UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTA
C.V.G VENALUM, C.A.

TECNLOGA:
Artilez, Yeriynett
C. I: 16.914.879.

CIUDAD BOLVAR, MAYO DE 2012.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTA
C.V.G VENALUM, C.A.

Informe Tcnico Final de Pasantas para optar al Ttulo de:

LICENCIADA EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

TUTOR ACADMICO:

TECNLOGA:

Lcda. Tovar, Ruth

Artilez, Yeriynett
C. I: 16.914.879.

TUTOR INDUSTRIAL:
Ftco. Luis, Pereira

CIUDAD BOLVAR, MAYO DE 2012.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTIA
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESA

Informe Tcnico Final de Pasantas para optar al Ttulo de:

LICENCIADA EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

TUTOR ACADMICO

TUTOR INDUSTRIAL

Lcda. Tovar, Ruth

Ftco. Luis, Pereira

CIUDAD BOLVAR, MAYO DE 2012.

DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso y a la Virgen Del Valle, por guiarme, protegerme y

darme la fortaleza para alcanzar mis logros y por colocarme en el camino personas
que me han ayudado y enseado para poder obtenerlos.

A mis padres, Artilez Flix Rafael y Pino de Artilez Omaira R. Por ser
ellos unas de las personas ms importantes en mi vida, la cual siempre me han
apoyado ya que con mucho esfuerzo y sacrificio me han guiado por el buen camino, y
por ellos he llegado a donde estoy ahora, viendo as culminar una de mis metas.

A mi hija Oskarina del Valle Artilez Pino por ser el enfoque principal de
todos mis esfuerzos y por ser la razn e inspiracin de todas mis metas.

A mis hermanos, por su apoyo, cario, comprensin, amistad y confianza.

ARTILEZ, YERIYNETT

iv

AGRADECIMIENTO

A Dios Todopoderoso y a la Virgen Del Valle por haberme dado vida y salud
para poder culminar una de mis metas.
A la empresa CVG. VENALUM por brindarme la oportunidad de realizar la
pasanta, permitindome adquirir ms conocimientos y experiencias para mi
formacin como profesional.
A mis padres, Artilez Flix Rafael y Pino de Artilez Omaira R., porque
siempre estn a mi lado brindndome todo su apoyo, cario, amor incondicional, que
siempre me fortalece.
A mi hija Oskarina del Valle Artilez Pino, porque cada sonrisa y mirada de
cada da me llena de fortaleza y esperanza para seguir adelante.
A toda mi familia por haberme apoyado y brindarme todo su cario.
A mi tutor industrial Farmacutico Luis Pereira por contribuir, brindarme
todo su apoyo y darme todo el asesoramiento para la realizacin de este informe.
A mi tutora acadmico Lcda. Ruth Tovar, por brindarme su colaboracin,
dedicacin y asesora durante la elaboracin de este informe.
Al, personal del departamento de Salud Ocupacional que de alguna u otra
forma colaboraron conmigo a la realizacin de este documento.

A todos mil gracias

NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA.
AGRADECIMIENTO
INTRODUCCIN..
DESARROLLO..
1. Identificacin de la organizacin..........
1.1 Nombre de la empresa.
1.2 Razn social.
1.3 Ubicacin de la empresa..
1.4 Resea histrica...
1.5 Ubicacin geogrfica...
1.6 Descripcin de la empresa...
1.7 Misin..
1.8 Visin......
2. Funciones..
3. Objetivos..
4. Estructura organizativa de la empresa.
5. Identificacin del departamento donde se realizo la pasanta........
5.1 Objetivos del departamento.
5.2 Funciones especificas..
5.3 Organigrama estructural del departamento.
5.4 El departamento de salud ocupacional mantiene contacto.
6. Breve explicacin de los problemas observados..
7. Objetivos de las pasantas..
7.1 Objetivo general..
7.2 Objetivo especficos
8. Plan inicial de trabajo
9. Logros del plan de trabajo
10. facilidades y dificultades encontradas en el proceso del desarrollo de
las pasantas.
10.1 Facilidades.
10.2 Dificultades
11. Aportes dados a la organizacin..
12. Apreciacin sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de
pasantas..
13. Conclusiones y Recomendaciones...
13.1. Conclusiones.
13.2. Recomendaciones.
14. Referencias bibliogrficas
15. Anexos
15.1 Plan de trabajo.
Anexo N 1 Pantalla principal del SISO..
vi

iv
v
1
3
3
3
3
3
3
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4
5
5
5
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28
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30
31
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35
36

Anexo N 2 Incorporacin de ordenes de farmacias en el

SISO..
Anexo N 3 Descarga de la entrega de las rdenes de medicamentos
Anexo N 4 Pantalla de facturacin mensual
Anexo N 5 Pantalla para Imprimir Relacin de Facturas
Anexo N 6 Relacin de Facturas generadas por el Sistema SISO..
Anexo N 7 Inventarios de medicamentos
Anexo N 8 Relacin del inventario de medicamentos en el sistema...

vii

36
37
37
38
38
39
39

NDICE DE FIGURAS
Pg.
Figura N 1 Estructura organizativa de C.V.G VENALUM
Figura N 2 Organigrama estructurar del departamento de salud
ocupacional
Figura N 3 Estructura organizativa de la gerencia de seguridad y control
de perdidas

viii

8
10
17

INTRODUCCIN

Las pasantas son una actividad curricular sistemtica, planificada, organizada

y evaluada que facilita la incorporacin al medio de trabajo, con el propsito de
fortalecer los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas en el Pensum de
Estudios de Administracin de Empresas, mediante un proceso de entrenamiento y/o
adiestramiento en instituciones u organismos pblicos o privados. Las pasantas
permitieron analizar de manera terico-prctico, el proceso de Registro y Control de
las facturas de Farmacia del Programa Tratamiento Permanente de la Empresa CVG
VENALUM, C.A, dicha empresa tiene como propsito general la produccin y
comercializacin de aluminio reconocida a nivel nacional e internacional por la alta
calidad de su producto Para tener una visin ms completa del trabajo a realizar, se
requiri de la asesora y supervisin de un Tutor Acadmico (docente adscrito al
Programa de la Carrera Administracin de Empresas de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana); y un Tutor Empresarial (designado por la Empresa CVG
VENALUM, C.A.).
La presentacin del informe tcnico final como requisito obligatorio est
dirigido bsicamente a contribuir con el desarrollo de la empresa donde se realiz la
pasanta; que en este caso fue en una institucin pblica que funciona en Puerto
Ordaz Municipio Caron, denominada CVG VENALUM; durante un perodo de
diecisis (16) semanas, desde el 16/01/2012 hasta el 04/05/2012; como una actividad
de carcter prctico permitiendo afianzar conocimientos previos obtenidos hasta este
momento de la carrera.
Las pasantas a este nivel constituyen un requisito estrictamente acadmico
que se establece para optar al Ttulo de Licenciada en Administracin de Empresas.
Se desarrollaron actividades fundamentadas en la ejecucin de un plan de trabajo
planteado desde el inicio.
Todas las actividades realizadas para desarrollar el tema de la pasanta se
ejecutaron de manera satisfactoria, permitiendo interactuar dentro de los procesos que
1

se llevan a cabo dentro de la Empresa CVG VENALUM, especficamente en el

Departamento de Salud Ocupacional, obteniendo

la oportunidad de crecer

profesionalmente adquiriendo nuevos conocimientos.

En funcin al plan de trabajo se efectuaron todas las actividades planteadas en
el proceso de registro y control de las facturas, de igual manera se presto de apoyo
en cuanto a la realizacin de las tareas en esta rea durante el periodo de pasanta
brindndole la colaboracin posible al personal que labora en el departamento.
El informe tcnico final de pasantas tiene como propsito fundamental el
anlisis del proceso de registro y control de las facturas de la

Farmacia

Autogestionada del Programa Tratamiento Permanente de CVG VENALUM,C.A. y

su importancia radica en el hecho de que implica que servir como esencia para que
se lleve un buen manejo de las facturas y reducir al mximo los errores ,as como
tambin que los proveedores estn satisfechos por tener su pago al da y muestren
una informacin clara y oportuna, permitiendo una revisin continua sobre el proceso
y as mantener un debido control de las facturas.
La estructura del informe se presenta de la siguiente manera: Breve
descripcin de la empresa, los problemas observados o detectados, los objetivos de la
pasanta, los logros del plan acordado, las facilidades y dificultades encontrada
durante el desarrollo de la pasanta, el aporte dado a la Organizacin, la apreciacin
sobre los conocimientos adquiridos, y por ltimo las conclusiones y recomendaciones
del mismo.

DESARROLLO
DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACION
1.

IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIN

1.1. Nombre De La Empresa

Industria Venezolana del aluminio, CVG VENALUM C.A.
1.2. Razn Social
La Industria Venezolana del Aluminio, C. A. (CVG VENALUM), adscrita al
Ministerio de Industrias Bsicas y Minera (MIBAM), y a la Corporacin Venezolana
de Guayana (CVG), es de capital mixto y por su condicin jurdica es una Compaa
Annima.
1.3. Ubicacin De La Empresa
CVG VENALUM, C.A., Est ubicada en la Avenida Fuerzas Armadas Norte,
al Lado De Hornos Elctricos De Venezuela S.A. (HEVENSA), Zona Industrial
Matanzas, Ciudad Guayana, Estado Bolvar.
1.4. Resea Histrica
En 1973 se constituy la empresa Industria Venezolana de Aluminio C. A.,
CVG VENALUM con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas
para fines de exportacin. CVG VENALUM es una empresa mixta, con 80% de
capital venezolano, representado por la Corporacin Venezolana de Guayana (CVG),
y un 20% de capital extranjero, suscrito por el consorcio japons integrado por Showa
Denko K.K., Kobe Steel Ltd, Sumitomo Chemical Company Ltd., Mitsubishi
Aluminium Company Ltd, y Marubeni Corporation.
Inaugurada oficialmente el 10 de junio de 1978, la planta de CVG VENALUM es la
mayor de Latinoamrica, con una capacidad instalada de 430.000 toneladas de
3

aluminio al ao. Est ubicada en Ciudad Guayana, estado Bolvar, sobre la margen
sur del ro Orinoco. El 75% de la produccin est destinado a los mercados de los
Estados Unidos, Europa y Japn, colocndose el 25% restante en el mercado
nacional.
1.5. Ubicacin Geogrfica:
CVG VENALUM est ubicada en la zona Industrial Matanzas en Ciudad
Guayana, urbe creada por decreto presidencial el 2 de julio de 1961 mediante fusin
de Puerto Ordaz y San Flix. Durante los ltimos 19 aos, Ciudad Guayana se ha
constituido en la zona industrial ms importante y prometedora de Venezuela, con
una poblacin con ms de 500.000 habitantes.
Ciudad Guayana es propicia para una planta de aluminio como CVG
VENALUM, gracias al inmenso potencial hidroelctrico procedente de la represa
Ral Leoni en Guri, situada a penas a 100 Km., de CVG VENALUM. Esta cercana
de Guri, asegura el suministro de energa a bajo costo, recurso bsico para el proceso
de reduccin electroltica. (Ver figura n 2 en anexo)
1.6. Descripcin De La Empresa
La empresa CVG VENALUM se encarga de la produccin del aluminio,
utilizando como materia prima la almina, criolita y aditivos qumicos (fluoruro de
calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se realiza en celdas
electrolticas.
Dentro del proceso de produccin de la planta industrial, existe mecanismos
de alimentacin que desempean un papel fundamental en el funcionamiento de la
misma, los cuales son: la planta de carbn, la planta de colada, planta de reduccin e
instalaciones auxiliares.

1.7. MISIN
CVG VENALUM, tiene por misin producir y comercializar aluminio de
forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social
en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los proveedores
para as contribuir a fomentar el desarrollo endgeno de la Repblica Bolivariana de
Venezuela.
1.8. VISIN
CVG-VENALUM ser la empresa lder en productividad y calidad en la
produccin sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un
ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificacin
productiva y la soberana tecnolgica, fomentando el desarrollo endgeno y la
economa popular de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
2. FUNCIONES
La Industria Venezolana del Aluminio, tiene con principal funcin producir y
comercializar aluminio primario y sus derivados en forma rentable. Para cumplir con
este propsito CVG VENALUM se orienta hacia aquellos productos y mercados que
resulten estratgicamente atractivos. Es una empresa dedicada a la excelencia, a los
costos ms bajos posibles de la industria y participar en aquellos negocios que
ofrezcan las mayores posibilidades de crecimientos y utilidad. Entre las funciones que
conforman la industrial del aluminio se pueden mencionar:
Produccin: alcanzar el nivel ptimo de productividad, respondiendo a las
exigencias del mercado bajo controles de calidad establecidos, asegurando las
mejores condiciones de rentabilidad y seguridad, en concordancia con la
capacidad instalada y de acuerdo a las exigencias de los mercados internacionales
con relacin a calidad, costo y oportunidad.

Comercializacin: optimizar la gestin de comercializacin para elevar las

ventas de la empresa y cumplir oportunamente con los requerimientos y necesidades

del mercado.

Tecnologa: establecer y desarrollar la tecnologa adecuada para alcanzar una

produccin eficiente, que aumente la competitividad de la industria del aluminio.

Mercado y Ventas: maximizar los ingresos de la empresa mediante la venta

de productos, cumpliendo oportunamente con los clientes, con la calidad requerida y

a precios competitivos.

Procura: Garantizar la adquisicin de materia prima, equipos, insumos y

servicios en la calidad y oportunidad requerida a costos competitivos.

Finanzas: mantener una adecuada estructura financiera que contribuya a

mejorar la competitividad y el valor de la empresa.

Organizacin: disponer de una ptima estructura organizativa de los sistemas

de soportes que faciliten el cabal cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Recursos Humanos: disponer de un recurso humano competente, identificado

con la organizacin de la empresa y asegurar que sea el ms efectivo y especializado.

Imagen: proyectar a CVG VENALUM como una empresa rentable

competitiva vinculada con el desarrollo nacional y regional.

3. OBJETIVOS
Proyecto Simn Bolvar Plan De Desarrollo Econmico Y Social De La Nacin.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

ESTRATEGIAS

Modelo
Productivo Socialista

Garantizar la sostenibilidad de la
empresa.
6

Nueva tica
Socialista

Reorientar
las
actividades
productivas hacia el modelo de la
empresa de propiedad social indirecta.

Fomentar y consolidar la
soberana tecnolgica.

Desarrollar polticas integrales de

calidad, ambiente, seguridad y salud
laborar.

Contribuir a la formacin de la
conciencia

revolucionaria

de

los

trabajadores.

Garantizar el disfrute de los

derechos sociales de los trabajadores y

Suprema Felicidad
Social

sus familiares.

Contribuir el disfrute de los

derechos

socioeconmicos

de

las

comunidades.
Democracia Protagnica
Revolucionaria

Contribuir

la

estructura

institucional necesaria para el desarrollo

del poder popular, en funcin de
garantizar la participacin protagnica.

Diversificar

los

canales

de

distribucin del producto hasta llegar a

Nueva Geopoltica
Nacional

todas las reas del pas.

Promover en el sector aluminio

que

diversifiquen

la

distribucin

desarrollar

territorial.
Nueva Geopoltica
Internacional

Profundizar

relaciones comerciales con reas de

inters geoestratgicas.

4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA

La estructura organizativa de CVG VENALUM es de tipo lineal y de asesora,
donde las lneas de autoridad y responsabilidad se encuentran bien definidas,
actualmente fue reestructurada y aprobada por la Corporacin Venezolana de
Guayana el 28 de Febrero del presente ao, debido a la disolucin de la Industria
Aluminios de Venezuela, est constituida por gerencias administrativas y operativas.

Organigrama Estructural Nivel Gerencia

Cd.:OE.00.10
Aprobacin

Junta Directiva

Presidente

Jose Sequea

Fecha

29-06-05

Sustituye al documento de fecha 10-09-04

Presidencia

Gerencia

Economa Social y
Desarrollo Endgeno

Gerencia

Seguridad y Control
de Prdidas

Gerencia

Proyectos

Gerencia

Administracin y
Finanzas

Auditoria Interna

Consultora
Juridca

Gerencia

Gerencia

Ingeniera Industrial

Planificacin
y Presupuesto

Gerencia

Gerencia

Sistemas y
Organizacin

Logstica

Gerencia

Investigacin y
Desarrollo

Gerencia

Personal

Gerencia

Comercializacin

Gerencia General

Planta

Gerencia

Gerencia

Gerencia

Reduccin

Colada

Carbn

Gerencia

Mantenimiento
Industrial

Gerencia

Suministros Industriales

Gerencia

Control de Calidad y
Procesos

Figura N 1 Estructura Organizativa de CVG VENALUM

Fuente: Intranet http://Venalumi (marzo) 2012

Gerencia

Asuntos Pblicos

5. IDENTIFICACIN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZ LA

PASANTA
La divisin de salud ocupacional esta adscrito a la gerencia de seguridad y
control de perdidas, la cual esta comprendida en la farmacia autogestionada por
C.V.G. VENALUM C.A., su misin primordial es proporcionar los medicamentos a
los trabajadores y a los familiares de los mismos que tienen un tratamiento
permanente, dando as con el fiel cumplimiento de las disposiciones vigente y los
estndares de las normativas de la empresa

5.1. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO

Ofrecer asistencia mdica preventiva y beneficiosa a los trabajadores
aplicando los programas y proyectos de mejoras de gestin de salud ocupacional
asegurando la salud del trabajador dentro y fuera de su actividad laboral, y a los
familiares que poseen un tratamiento permanente proporcionando igualmente las
disposiciones legales y contractuales, que van dentro de la normativa interna y
reglamentaciones en materia de Salud Ocupacional

5.2. FUNCIONES ESPECFICAS:

Promover el desarrollo y aplicacin de Programas y Proyectos de mejoras en
Salud Ocupacional.
Establecer y aplicar programas de evaluaciones anuales (EMIS) y peridicos
en funcin de los riesgos presentes.
Mantener Seguimiento y Control a trabajadores lesionados por enfermedad
Ocupacional.
Suministrar asistencia mdica de emergencia, general y especializada
(Ocupacional, fisitrica y odontolgica).
Adquisicin, administracin, resguardo y despacho de los medicamentos que
corresponden a los tratamientos de los trabajadores de CVG VENALUM, que
integran el Programa de Tratamientos Permanentes (P.T.P) del Sistema
Autogestionado de Salud.
9

 Ofrecer al trabajador un servicio dentro de las instalaciones de la Empresa,

brindndole al mismo y a sus familiares que forman parte del Programa de
Tratamientos Permanentes, toda la comodidad para poder obtener sus
medicamentos a tiempo.

JEFE DEPARTAMENTO SALUD

OCUPACIONAL
SECRETARIA
ASISTENTE A CONSULTAS
MEDICAS
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ENFERMERO JEFE
BIONALISTA
ODONTOLOGO
AUXILIAR DENTAL
AUXILIAR LABORATORIO
AUXILIAR DE FARMACIA
AUXILIAR DE APOYO
LOGISTICO
PSICOLOGO
FARMACEUTA
FISIOTERAPEUTA

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO

SALUD OCUPACIONAL
Fuente: manuales organizacin 2012
Figura N2
10

Jefe Departamento Salud Ocupacional: Se encarga de asegurar la asistencia

oportuna y de calidad prevista los servicio de medicina general y ocupacional,

asistencia mdica de emergencia, las condiciones de operatividad y servicios de la
farmacia, odontologa, sala de emergencia, y observacin, mediante una ptima
distribucin de los recursos disponibles y desarrollo de los programas de salud
preventiva y ocupacional, a fin de preservar la salud fsica y mental de los
trabajadores de acuerdo a los establecido en las convenciones colectivas, normas y
procedimientos, leyes y decretos as como contribuir la ejecucin de Programa de
Tratamiento permanente establecido en el Plan Integral de Salud y dems
lineamientos de la Divisin Salud e Higiene Ocupacional. Se reporta directamente al
Jefe de Divisin Salud e Higiene Ocupacional, en paridad con el Jefe Departamento
Higiene Ocupacional, de quien reciben lineamientos directos para el desempeo de
sus funciones.

Secretaria: Se encarga de organizar y ejecutar las actividades secretariales

(redaccin, mecanografiado, archivo, atencin de clientes y similares), as como

apoyar en los procesos administrativos generados en la Unidad de adscripcin, a fin
de apoyar en el cumplimiento de los planes y gestin establecidos, de acuerdo a las
Normas y Procedimientos de la Empresa y lineamientos del supervisor inmediato.
Se reporta directamente al Supervisor Inmediato segn el rea de adscripcin y recibe
instrucciones directas para el desempeo de sus funciones.
No ejerce responsabilidad supervisora sobre otros Cargos.

Asistente a Consultas Mdicas: Se encarga de atender al personal de la

Empresa que solicite consulta mdica, as como organizar, actualizar y resguardar las
historias mdicas de los trabajadores, a fin de facilitar la informacin a los mdicos
tratantes y mantener su disponibilidad en trminos de oportunidad, de acurdo a las
Normas y Procedimientos de la Empresa y siguiendo los lineamientos del
Departamento Salud Ocupacional.

11

Le reporta directamente al Jefe Departamento Salud Ocupacional, en paridad

con Medico General, Mdico Especialista, Fisioterapeuta, Bioanalista, Odontlogo,
Psiclogo, Enfermera Jefe, Enfermera Industrial, Auxiliar de Laboratorio, Auxiliar
Farmacia y Auxiliar Dental de quien recibe instrucciones directas para el desempeo
de sus funciones.
No posee responsabilidad supervisora.

Asistente Administrativo: Se encarga de asistir y apoyar la gestin

administrativa de su rea de adscripcin (recepcin de solicitudes de servicio y

control de servicios prestados), as como realizar los diversos trmites
administrativos, cuando sea requerido, a fin de facilitar la fluidez de las operaciones
de la oficina y optimizar el tiempo de ejecucin de los procesos asociados, de acuerdo
a las normas y procedimientos de la Empresa y siguiendo instrucciones del
Supervisor Inmediato.
Se reporta directamente al Jefe Departamento o Jefe Divisin, de acuerdo a su
Unidad de adscripcin, en paridad con el personal operativo del rea de gestin, de
quien reciben instrucciones directas para el desempeo de sus funciones. No ejerce
responsabilidad supervisora.

Enfermero Jefe: Se encarga de coordinar y controlar la ejecucin de las

actividades de enfermera, a fin de contribuir con la efectiva atencin medica del

personal de la empresa, de acuerdo a las normas y procedimientos internos y
lineamientos del Departamento Salud Ocupacional.
Se reporta directamente al Jefe Departamento Salud Ocupacional en paridad con el
Mdico Especialista, Medico General, Fisioterapeuta, Bioanalista, Odontlogo,
Auxiliar de Farmacia, Asistente Consultas Mdicas y secretaria.
Supervisa al Enfermero Industrial.

Enfermero Industrial: Se encarga de prestar asistencia paramdica y

para_clnicas a los trabajadores que lo requieran en la aplicacin de primeros auxilios

12

(Emergencias) y al mdico durante las consultas (Curativas y Preventivas), a fin de

proporcionar atencin oportuna y confiable a los trabajadores de la empresa,
siguiendo instrucciones de la jefatura de enfermera y lineamientos del departamento
Salud Ocupacional.
Se reporta directamente a la Enfermera Jefe.
No posee responsabilidad supervisara.

Bioanalista: Se encarga de generar resultados cuantificables de sustancias

propias y metablicas producidas en el organismo, a fin de suministrar informacin al

mdico tratante como complemento de las evaluaciones medicas de acuerdo a la
programacin establecida y metodologa de trabajo segn las normas y procedimiento
de la empresa y lineamientos del Departamento Salud Ocupacional.
Se reporta directamente al Jefe Departamento Salud Ocupacional, en paridad
con el Mdico Especialista, Medico General, Fisioterapeuta, Odontlogo, Enfermera
Jefe, Auxiliar de Farmacia y Asistente Consultas Mdicas.
Le reporta directamente el Auxiliar de Laboratorio.

Odontlogo: Se encarga de prestar asistencia odontolgica a todo el personal

de la empresa por medio de tratamiento preventivo y/o curativo, a fin de garantizar la

salud bucal de los trabajadores, de acuerdo con los planes y lineamientos del
Departamento Salud Ocupacional.
Se reporta directamente al Jefe Departamento Salud Ocupacional, en paridad
con el Mdico Especialista, Medico General, Fisioterapeuta, Bioanalista, Enfermera
Jefe, Auxiliar de Farmacia y Asistente Consultas Mdicas.
Supervisa al Auxiliar Dental.

Auxiliar Dental: Se encarga de preparar el material Mdico Quirrgico,

equipos e implementos utilizados en la consulta Odontolgica y realizar la

esterilizacin de los mismos, a fin de facilitar, agilizar y asegurar asistencia
13

Odontolgica a los trabajadores de la empresa en trminos de oportunidad y calidad,

de acuerdo a normas y procedimientos de la empresa y lineamientos del Supervisor
inmediato.
Se reporta directamente al Odontlogo.
No tiene responsabilidad supervisora.

Auxiliar Laboratorio: Se encarga de recibir y extraer muestras de sangre a

los trabajadores, as como tambin realizar la preparacin de los implementos

requeridos, a fin de facilitar la elaboracin del anlisis bioqumico que permita
delectar y/o diagnosticar enfermedades en los trabajadores de la Empresa, de acuerdo
a Normas y Procedimientos de la Empresa y siguiendo lineamientos del supervisor
inmediato.
Le reporta directamente al Bioanalista, de quien recibe instrucciones directas
para el desempeo de sus funciones.
No tiene responsabilidad supervisora.

Auxiliar de Farmacia: Se encarga de recibir y suministrar los medicamentos

requeridos por los trabajadores, a fin de mantener un stock permanente de

medicamentos y material mdico quirrgico, de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos en funcin de cumplir con la disposicin de los mismos.
Le reporta directamente al Farmaceuta, de quien recibe instrucciones directas para el
desempeo de sus funciones.
No tiene responsabilidad supervisora.

Auxiliar de Apoyo Logstico: Se encarga de apoyar en la distribucin y retiro

de correspondencia de personas y/o Unidades Organizativas dentro y fuera de las

instalaciones de la Empresa, a fin de contribuir con el desarrollo de las actividades y
el flujo de informacin en la unidad de adscripcin, siguiendo lineamentos del
Supervisor inmediato y Practicas de trabajo establecidas.
14

Psiclogo:

Se

encarga

de

identificar,

diagnosticar

evaluar

el

comportamiento de las personas en su ambiente de trabajo, as como desarrollar

programas de atencin y ayuda a nivel individual y grupal, a fin de que el desempeo
laboral sea el ms satisfactorio tanto para la Empresa como para el trabajador, de
acuerdo con las normas y procedimientos internos y siguiendo instrucciones y
lineamientos del Departamento Salud Ocupacional.
Le reporta directamente al Jefe Departamento Salud Ocupacional, en paridad
con Medico General, Mdico Especialista, Fisioterapeuta, Bioanalista, Enfermera
Jefe, Enfermera Industrial y Asistente Consultas Mdicas, Auxiliar Dental, Auxiliar
Laboratorio Y Auxiliar de Farmacia de quien recibe instrucciones directas para el
desempeo de sus funciones.

Farmaceuta: Se encarga de prestar asistencia en materia de medicamentos y

material mdico quirrgico, de acuerdo a los rcipes mdicos suministrados a los

trabajadores, disponibilidad de medicamentos en la farmacia as como los posibles
sustitutos considerando la composicin farmacolgica y resultados esperados, a fin de
contribuir en condiciones de calidad y oportunidad en la atencin de enfermedades.
Le reporta directamente al Jefe Departamento Salud Ocupacional, en paridad
con Medico General, Mdico Especialista, Fisioterapeuta, Bioanalista, Odontlogo,
Psiclogo, Enferma Jefe, Enfermera Industrial y Asistente Consultas Mdicas,
Auxiliar Dental, Auxiliar de Laboratorio y Auxiliar de Farmacia.

Fisioterapeuta: Se encarga de prestar asistencia de fisioterapia a los

trabajadores que lo requieran segn los programas preventivos, evaluativos y

teraputicos en el rea de rehabilitacin, referidos previa evaluacin fisitrica, a fin
de promover la salud tanto fsica y mental de los mismos y reinsertarlos con el
mximo de sus capacidades al rea laboral, de acuerdo con la Normativa interna y
Legal vigente, de manera oportuna y con calidad.

15

Se reporta directamente al Jefe Departamento Salud Ocupacional, en paridad

con Mdico Especialista, Medico General, Bioanalista, Odontlogo, Enfermera Jefe,
Auxiliar de Farmacia y Asistente Consultas Mdicas.
5.4.

EL

DEPARTAMENTO

SALUD

OCUPACIONAL

MANTIENE

CONTACTO CON:
Departamento Compensacin y Empleo: a objeto de establecer estrategias y
programas para la aplicacin de los exmenes mdicos pre-empleo.
Departamento Higiene Ocupacional: para establecer los programas de
identificacin, evaluacin, correccin y control de las condiciones de riesgo, a fin
de prevenir factores de riesgos y/o condiciones de trabajo que pueda afectar la
salud de los trabajadores.
Divisin Ambiente: para obtener informacin sobre de sobre condiciones
ambientales en las reas y factores determinantes de enfermedades profesionales,
as como para la realizacin de programas o campaas orientadas a la deteccin y
prevencin de enfermedades que puedan afectar la salud de los trabajadores.
Divisin Administracin de Seguros y Salud: a fin de coordinar el suministro
de informacin sobre el Programa de Tratamiento Permanente que facilite el
suministro de los medicamentos y contribuir con la ejecucin del Plan Integral de
Salud en lo relacionado al Servicio Odontolgico Externo.
Ministerio de Salud y Desarrollo Social (MSDS): Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales (I.V.S.S) y organismos oficiales, a los fines de coordinar
programas dirigidos al estudio de aquellas enfermedades que afecten ms
frecuentemente al trabajador, as como la atencin de casos crticos de
trabajadores convalecientes por enfermedades ocupacionales y/o accidentes de
trabajos.
Organismos pblicos y privados de atencin mdica y de salud de la Regin:
tales Hospitales, Institutos de Sanidad, Clnicas, para intercambiar informacin en
16

materia de salud ocupacional y enfermedades comunes, solicitar y/o apoyar en

campaas especiales de prevencin de enfermedades endmicas y epidmicas que
puedan afectar la regin.
Clnicas privadas especializadas e institutos de salud: clnicas y hospitales
regionales y nacionales, para tramitar servicios de exmenes especiales,
radiolgicos que sean necesarios y apoyo asistencia para precisar diagnsticos de
los trastornos que padecen los trabajadores as como participar en las inspecciones
de aquellos que estn registrados en el Plan Integral de Salud.
Unidades de igual naturaleza de las Empresas del Grupo CVG y Empresas
ubicadas en las adyacencias de CVG VENALUM: a los fines de intercambio
de informacin sobre prevencin de accidentes, ambiente, salud ocupacional y
control de emergencias, as como intercambiar informacin, impresiones, ideas y
planes en pro de optimizar las actividades programadas en materia de salud
ocupacional.

Estructura Organizativa De La Gerencia Seguridad Y Control De Perdidas.

Figura N 3

17

6. BREVE EXPLICACION DE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS

En CVG VENALUM, como retribucin del esfuerzo prestado por los

Trabajadores a la Empresa, y debido a la alta demanda en atenciones medicas
especializadas y por consiguiente reembolsos de medicinas producto de someter a un
paciente a tratamiento permanente por patologas crnicas se genera una situacin
que

creaba un engorroso cmulo de facturas reiteradas en el Departamento de

Seguro con los mismos medicamentos que todos los meses el trabajador deba
comprar y reembolsar aunado a eso una vez que se inicia la autogestin de La
Empresa CVG VENALUM se analiza la situacin y se procede a realizar un estudio
ya que dicho escenario generaba fuertes gastos para la empresa llegando a

la

conclusin de que si se compraban los medicamentos de mayor demanda para los

pacientes crnicos a las drogueras y farmacias se obtena un recorte importantsimo
de los gastos, por tal motivo se da origen a un Programa de Tratamiento Permanente
de despachos de medicinas para los trabajadores con enfermedades crnicas, estos
medicamentos se le despachan mensualmente a los pacientes bien sea dndosele
directamente Por La Farmacia Autogestionada Por CVG VENALUM o a travs de
una orden de farmacia y siendo estas retiradas por una farmacia externa afiliadas a
Seguro Venalum esto se da cuando el medicamento solicitado es de poca demanda
dentro de los pedidos en el grupo de pacientes crnicos.
Para ello existe un grupo de trabajo que van desde el auxiliar de farmacia
quien despacha el almacenista que se encarga de mantener surtido el estante de
medicamentos, una analista que transcribe a seguros las facturas de aquellas
medicinas que fueron dadas por la farmacia externa afiliadas a travs de la orden de
farmacia y el farmacutico que supervisa coordina, controla, y hace una revisin de
inventario constantemente de la demanda de los medicamentos de los pacientes
sometidos a tratamiento crnico previamente adscritos a seguro.
Este tambin realiza baremo intermediario entre las drogueras y la empresa
para as tratar de reducir costos y cual le sea el ms factible para el suministr
adecuado de cantidades y precios de dichos medicamentos.
18

A pesar del esfuerzo prestados por los trabajadores de La Farmacia

Autogestionada de C.V.G. VENALUM C.A, esta que cuenta con nueve (9) aos de
funcionamiento ya muestra dificultades, debido a la demanda existente y a la escasez
de medicamento, por lo cual se ha visto en la necesidad de emitir rdenes de farmacia
permitiendo al trabajador retirar dichos insumos en farmacias externas o drogueras
afiliadas al programa, generando as un proceso de pago que actualmente est
presentando una serie de fallas tales como: Aglomeraciones de facturas, las mismas
no se llevan de forma cronolgica, provocando retrasos al instante de registrarlas,
ocasionando inconvenientes al momento de hacer el pago a los proveedores.
De no solucionarse esta situacin probablemente la farmacia autogestionada
continuara con la provisin de facturas, impidiendo de esa manera cumplir con los
pagos correspondientes a las deudas contradas en la fecha acordada, por lo tanto los
proveedores no seguirn suministrando los medicamentos a los trabajadores con
enfermedades crnicas y a sus familiares hasta no resolverse dicho problema, por ello
se hace necesario que todas las relaciones de facturas se procesen diariamente para as
7. OBJETIVO DE LAS PASANTIAS
7.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar y revisar el proceso del registro y control de facturas en la farmacia
autogestionada por C.V.G. VENALUM C.A.
7.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Diagnosticar la situacin actual del proceso de Recepcin, Registro y Control
de las facturas correspondientes a las rdenes de Farmacia del Programa
Tratamiento Permanente (P.T.P), e integrarlas al sistema SISO.
Verificar la relacin de la factura mensual de las farmacias P.T.P (desde
16/01/2012 hasta el 04/05/2012).
Efectuar un anlisis descriptivo del proceso de revisin y control de las
facturas de las farmacias autogestionada por C.V.G VENALUM.
19

 Determinar las fallas que se ocasionan en el proceso y control de las facturas

de las farmacias autogestionada por C.V.G VENALUM.

8. PLAN INICIAL DE TRABAJO

El plan de trabajo fue acordado de forma conjunta por el tutor industrial y
acadmico en el cual se explica detalladamente las actividades realizadas en el
transcurso de las pasantas en la Empresa C.V.G. VENALUM, C.A., la duracin de
la pasanta fue de diecisis (16) semanas dando inicio desde 16/01/2012 hasta el
04/05/2012 en la gerencia de seguridad y control de perdidas, divisin de salud
ocupacional, departamento de la farmacia autogestionada. A continuacin se define el
plan de trabajo:
Semana n 1
INDUCCIN A LA EMPRESA
Al momento de ingresar a la empresa el departamento de formacin y empleo
realiz un curso de induccin la cual consta de una breve resea, visin, misin,
poltica y estrategias de la empresa as como tambin brindan diferentes charlas
dentro de las cuales se encuentran las siguientes:
1. Higiene, Seguridad Industrial y Control de Ambiente
2. Actividades y Funciones De La Empresa.
3. Visita y conocimiento de las principales reas de produccin de la empresa
(Reduccin, Carbn, PIM, Almacn, Complejo I y II y V Lnea).
Semana N 2

PRESENTACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO:

Conocer al personal que labora en el Departamento de Salud Ocupacional de

C.V.G. VENALUM, C.A y al Tutor Industrial; as como tambin

orientaciones respectivas para el desarrollo de la pasanta.

20

recibir las

CONOCER E IDENTIFICAR EL SISTEMA SISO (SISTEMA

INTEGRAL DE SALUD OCUPACIONAL).

Este es un sistema interno utilizado por la Empresa para manejar todo lo
referente al departamento de salud ocupacional.
El Sistema (SISO) es un programa fundamental para la ejecucin de todas las
actividades en el transcurso de la pasanta profesional y es utilizado para llevar a
cabo todas las tareas administrativas del departamento, este programa muestra una
estructura donde se pueden observar las diferentes ventanas que se manejan, es por
ello que es de vital importancia identificar y conocer todo lo que se maneja, ya que se
trabaja en este sistema todo lo referente a los trabajadores en cuanto a salud
ocupacional se refiere.
Los procesos que se llevan por sistema son: Ordenes de farmacia, entrega de
medicamentos, reemplazo de medicamentos por otros sustitutivos que cumplen con la
misma funcin y por ultimo la relacin de facturas en donde se procede a introducir
la informacin de la misma: primeramente se compara la informacin de esta con
respecto a la existente en el sistema; de manera que todos los datos concuerden y
posteriormente como parte final del proceso se envan esta relacin a la divisin
administracin de seguros y salud que es la unidad encargada de realizar los trmites
pertinentes para cancelar el monto de las mismas correspondientes a los
medicamentos que no se encuentran en la farmacia autogestionada de la empresa.
Particularmente en estas semanas, se recibi el entrenamiento necesario para
trabajar con el proceso de recepcin, registro y control de las facturas, es decir, fueron
explicados paso a paso cada uno de los tems que se deben llenar para este proceso
dentro del sistema (SISO), este representa a un sistema administrativo muy completo
integrado y visual, tiene una gama de posibilidades que facilita el aprovechamiento
del sistema, el mismo es muy fcil de comenzar a usar. Se pudo ver de cerca todos los
comandos y datos que deben ser suministrados a la hora de registrar las facturas, as
como tambin cual es la estructura de las ventanas que se deben manejar y todas las
celdas en las cuales se debe vaciar la informacin.
Dentro de las ventajas que nos brinda este programa se encuentran:

21

 Rapidez y facilidad de uso: ya que est diseado para ofrecer la mayor eficacia
y eficiencia en el procesamiento de los datos administrativos.
Muy Prctico: las pantallas de entradas de datos han sido diseadas para
brindar a los usuarios celeridad y exactitud a la hora de desplegar sus labores.
(Ver anexo N 1)
Semana N 3 y 4

ASIGNACIN DEL TEMA A DESARROLLAR DURANTE LAS

PASANTAS
Una vez asignado el tutor industrial se procedi a establecer el tema a
desarrollar durante la ejecucin de la pasanta. El mismo lleva por titulo: anlisis y
revisin del proceso, registro y control de facturas en la farmacia autogestionada Por
C.V.G. VENALUM C.A.
REGISTRO DE LAS FACTURAS DE LOS PROVEEDORES A LA
FARMACIA P.T.P EN EL SISTEMA (SISO).
Se procedi a efectuar el registro de las facturas recibidas de los proveedores
afiliados al sistema de salud autogestionado de la empresa CVG VENALUM,
correspondientes a las rdenes de farmacia del programa tratamiento permanente
(P.T.P.), con la finalidad de llevar un control y seguimiento de los medicamentos que
los trabajadores adquieren por este medio, dicho registro consiste en incorporar las
facturas al programa. Esta actividad se realiza introduciendo el nmero de orden
generada por el sistema (SISO) plasmada en la orden de farmacia. Y al hacer clic en
el icono ejecutar el resto de la informacin aparece automticamente en la pantalla
(Ver anexo N 2 y 3).
Aplicacin: Sistema de Salud Ocupacional
Nombre: Ordenes de farmacia Tipo: pantalla Cdigo: SSA1022

22

Objetivo: Consultar la informacin de las ordenes de farmacia y registrar los

datos de su facturacin realizada por los proveedores afiliados al Sistema
Autogestionada de Salud.
Semana N 5 y 6
EFECTUAR LA RELACIN DE LA FACTURAS MENSUAL DE LAS
FARMACIAS P.T.P
Una vez que se descarga la factura en el sistema SISO Permite a la analista
consultar los datos de todas las facturas asociadas a un proveedor que han sido
registradas en un periodo de tiempo, esto se hace con el fin de verificar que la
relacin emitidas por las farmacias externas concuerden con dicha relacin que ellos
anexan al lote de facturas que llegan para ser relacionadas, corroborando as el monto
y de las mismas.
Ya descargada la factura El Sistema (SISO) se procede ha ingresar la fecha de
registro (desde-hasta) y all aparecern automticamente la relacin de facturas que se
hicieron en la fecha incorporada, pero si hay una factura que no aparece se vuelve
hacer el mismo procedimiento ya que si no aparece es porque hubo un error. (Ver
anexo N 4, 5 y 6).
Semana N 7 y 8
ANLISIS DESCRIPTIVO DEL PROCESO DE REVISIN Y CONTROL
DE LAS FACTURAS AUTOGESTIONADA POR C.V.G VENALUM
Una vez registradas y relacionadas las facturas como se describe en la actividad
anterior se procede a la revisin y control de las mismas con la finalidad de:
Verificar que la relacin emitida por el programa de la farmacia autogestionada
concuerde con la relacin anexa al lote de facturas a registrar que enva la farmacia
externa afiliada para confrontar as el monto de ambas.
Llevar un seguimiento de los medicamentos que los trabajadores adquieren por
este medio y que no se de el caso en que los trabajadores retiren medicamentos mas
de una vez por mes.

23

Posterior a esta revisin, se procede a enviar la relacin de facturas a la Div. de

Seguros en donde culmina el estricto control de las mismas para su respectivo pago y
en caso de no conformidad por este departamento estas son regresadas con una
Remisin De Documentos emitida por la analista de la farmacia autogestionada anexo
a un soporte que proviene de las ordenes de farmacias que quedan archivadas en el
departamento de salud ocupacional para luego ser retirado por el mensajero o analista
de la Farmacia Externa que incurri en dicho error.

Semana N 9 y 10
REVISAR Y DETERMINAR CUALES SON LAS FALLAS EXISTENTES
EN EL PROCESO Y CONTROL DE LAS FACTURAS DE LAS
FARMACIAS AUTOGESTIONADA POR C.V.G VENALUM

Se carece de una asistente administrativa para la relacionar las facturas. La

analista administrativa es la encargada de realizar todas las relaciones de factura y en
ocasiones remisin de documentos por: devolucin de facturas cuando hay errores en
las mismas como fallas en el despacho por parte de las farmacias externas puesto que
no concuerdan los medicamentos despachados en la factura con los registrados en el
sistema aquellas facturas que no son procesadas por firma de las farmacias externas,
adicionalmente las que vienen con errores en los montos, siendo regresadas a la
Farmacia Autogestionada de la Empresa. Cuando esto sucede se fotocopia la orden y
la factura para posteriormente devolverla a los proveedores a fin de que corrijan el
error.
Falta de coordinacin entre los departamentos involucrados en el proceso ya
que la Farmacia Autogestionada se encuentra como enlace entre dos divisiones (Div.
de Seguridad y Control de Perdidas y Div. de Seguros) perteneciendo a uno que no
tiene que ver con Seguros ente donde se gestiona como tal los tramites del pago
haciendo compleja la gestin porque una vez lista la relacin de facturas, la analista
administrativa debe enviarlas personalmente a seguro para su respectivo pago y en
caso de no conforme ella debe hacer su respectivo anlisis y Remisin De
24

Documentos para que este sea retirado por el mensajero o analista de la Farmacia
Externa que incurri en dicho error.
Algunas de las Farmacias Externas afiliadas no llevan un orden cronolgico
en la emisin de factura lo cual repercute de manera negativa en el manejo de la
relacin de las misma ejecutada por la analista.
Todo este abanico de tramites genera sobrecarga de actividades para una sola persona
y mas aun de la manera como se gestiona siendo necesario la labor de una analista
que reduzca la carga de trabajo de la asistente y evaluar la posibilidad de automatizar
los procesos de modo que este paso tuviese mayor celeridad al crear una fuente de
conexin directa y automatizada entre la farmacias externas que despachan y la
Empresa; tan engorroso trabajo provoca retrasos en la cancelacin de las facturas
generando molestia en los proveedores.

Inexistencia de un manual de normas y procedimiento igualmente de polticas

Internas que regulen el cumplimiento de las actividades esenciales que sirvan de gua
para realizar las actividades en la farmacia autogestionada por tanto hay cierta
dificultad al momento del entrenamiento del personal pasante.
El sistema con el que cuenta la farmacia autogestionada muchas veces no es el
apropiado porque se colapsa debido a que necesita una ampliacin del software y a
principio de mes que es cuando el programa da la actualizacin automtica para el
despacho de medicinas y por tanto hay una mayor demanda de entrega bien sea de
medicinas u ordenes de farmacia; este se hace lento e incluso se cae de manera
reiterada la seal del mismo generando molestia e incomodidad tanto en los usuarios.

Semana N 11 Y 12

INVENTARIO DE MEDICAMENTOS
Esta actividad se maneja con el propsito de tener en claro las medicinas

recibidas y las medicinas que se encuentran disponibles en la farmacia autogestionada

CVG VENALUM. (Ver anexo N 7 y 8 ) Esto con la finalidad de tener un control de
lo que se mantiene disponible.
25

Semana N 13 Y 14
IMPLEMENTAR CORRECCIN EN EL PROCESO Y CONTROL DE
LAS FACTURAS DE LAS FARMACIAS AUTOGESTIONADA DE CVG
VENALUM

Para llevar en a cabo el proceso y el control de las facturas de las farmacias

autogestionada de CVG VENALUM podemos seguir los siguientes pasos:
Ordenar cada paquete de facturas por farmacias.
Buscar en las carpetas de archivos de las computadoras del Departamento, el
formato de Comunicacin Interna de Justificacin de Compra de
Medicamentos a Farmacias Externas, elaborado para cada una de las
Farmacias.
Elaborar la comunicacin interna de solicitud de tramitacin de pago en el
cual se especifica los diversos montos que se deben cancelar, especficamente
los montos totales.
Enviar los documentos debidamente conformados por la

Divisin

Administracin de Seguros y Salud para realizar los trmites pertinentes y se

realice el pago correspondiente y con prontitud.
Semana N 15 Y 16
REDACCIN DEL INFORME DE PASANTAS, PRESENTACIN DE
ANLISIS,

CONCLUSIN

RECOMENDACIONES,

ASPECTOS

FINALES.

Cumpliendo con los parmetros de la gua establecida para realizar el informe

tcnico final por la Coordinacin de Pasantas de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana, exigida por nuestra casa de estudios, para cumplir con

26

dicho requisito se conto con la asesora de la tutora acadmica ya que en todo

momento aclaro todas las dudas planteadas.

9. LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ACORDADO.

El presente informe tcnico final, se basa en un estudio tipo descriptivo,
debido a que los datos del mismo se obtienen de las circunstancias reales para el
anlisis y revisin del proceso, registro y control de las facturas correspondientes a
las rdenes de farmacia del programa tratamiento permanente de la empresa CVG
VENALUM, C.A. En la recoleccin de informacin se cont con una serie de
tcnicas e instrumentos entre ellos: la revisin documental (textos, trabajos de
investigacin, enciclopedias, gua de especialidades farmacuticas), la entrevista no
estructurada para obtener de una manera clara y concreta las respuestas de las
preguntas planteadas y la observacin directa para conseguir una mayor visin de
las circunstancias en la cual se desenvuelve el proceso., dando as facilidad a su
desarrollo y de este modo se logro adquirir un mayor conocimiento de la situacin
existente.
Se dio cumplimiento al cronograma de actividades a realizar durante las
diecisis (16) semanas de pasantas, habiendo una pequea modificacin en las
actividades correspondientes a la semana 9 y 10 por sugerencia de la Tutora
acadmica (debido a que dos actividades presentadas hacan referencia a un mismo
tema) sin que dicha situacin alterara el plan de trabajo inicial debido a que se
incluyo la actividad de inventario de medicinas. Esta tarea la hice con la mayor
satisfaccin, se consigui obtener los conocimientos y la mayor experiencia posible
en el tema; pero, con cierto grado de dificultad en mi iniciacin, debido a que no
existen manuales especficos de procedimientos que sirvan de gua para realizar las
actividades en la Farmacia Autogestionada.

27

10. FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS EN EL PROCESO

DEL DESARROLLO DE LAS PASANTAS.
10.1. FACILIDADES:

Se cont con el apoyo del personal capacitado de la unidad de farmacia,

dispuesto a ayudar con su conocimiento en las actividades a realizar durante la

pasanta.

Apoyo total y absoluto del tutor industrial y acadmico para la realizacin de

las actividades encomendadas a lo largo de las pasantas, as como la elaboracin del

informe.

Fue necesario la puesta en prctica de los conocimientos tericos adquiridos

en la carrera durante las pasantas.

Adquisicin de nuevas herramientas necesarias para el manejo de los procesos

administrativos desarrollados.

10.2. DIFICULTADES:

Durante el proceso de pasantas tuve una dificultad en la iniciacin al

programa, debido a que no existe un manual de normas y procedimiento igualmente

de Normas Internas que sirvan de gua al pasante para la realizacin de las
actividades dentro de la Farmacia Autogestionada.

11. APORTES DADOS A LA ORGANIZACIN

En el transcurso de las semanas se fueron realizando algunos aportes,
haciendo nfasis en los conocimientos previos, tales actividades fueron:
Entrega de medicamentos disponibles dentro del expendio con el fiel propsito de
cubrir las necesidades de los trabajadores y sus familiares en cuanto a salud se

28

refiere. As como tambin generar rdenes para que las medicinas que no se
encuentran disponibles puedan adquirirlas en farmacias externas afiliadas.
Contribuir con el inventario de medicamento ya que la misma actividad permite
tener coordinacin de lo disponible o faltante, ya que es de vital importancia saber
con cuantos insumos cuenta la farmacia autogestionada de la empresa C.V.G
VENALUM.
12. APRECIACIN

SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS

DURANTE EL PROCESO DE PASANTAS.

En

el desarrollo de la pasanta profesional se alcanzaron muchos

conocimientos nuevos de los cuales se logr un aprendizaje factible.

Entre ellos puedo mencionar: todo lo referente a salud ocupacional, en qu
consiste el programa tratamiento permanente (P.T.P.), como manejar el Sistema
integral de salud ocupacional (SISO) para ejecutar las labores administrativas que son
realizadas en esta gerencia, as como tambin conocimientos sobre droguera un tema
del cual no manipulaba mucha informacin al respecto.
Obtuve nuevos conocimientos, generalidades en la parte de manejo de
programas internos, expendio de medicamentos, inventarios que llevan a cabo un
mayor control para la existencia, entrada y salida de productos y

reforc mis

conocimientos administrativos en registro y relacin de facturas participando de

manera positiva en la sugerencia de criticas constructivas para mejorar la calidad con
la que se dan los mismos obteniendo as un adecuado control de los procesos
administrativos de facturacin.

29

CONCLUSIONES
En la ejecucin de la actividades realizadas durante el periodo de Pasanta en
la Empresa CVG VENALUM, C.A., especficamente en el departamento salud
ocupacional, se logro prestar apoyo en el despacho de medicamentos a los
trabajadores y beneficiarios con enfermedades crnicas, y la realizacin del
inventario para llevar el control de las medicinas que se encuentran en el estante de
despacho y el pequeo almacn que all se encuentra.
Durante la realizacin y desarrollo de las pasantas, para optar al ttulo de
Licenciado en Administracin de Empresas adems de la puesta en prctica de los
conocimientos y aplicacin del aprendizaje adquirido durante el desarrollo de la
carrera, se llega a las siguientes conclusiones:
1) Se conoci el funcionamiento del sistema integral de salud ocupacional
(SISO) en lo que respecta a la incorporacin de las facturas de los proveedores
afiliados al Programa Tratamiento Permanente (P.T.P.).
2) A travs de la elaboracin del informe tcnico final queda claro que el proceso
de recepcin, registro y control de las facturas correspondientes al Programa
tratamiento permanente ( P.T.P.) presenta fallas debido al retraso en la
incorporacin de las facturas al Sistema SISO, trayendo como consecuencia
descontento entre los proveedores y la empresa, ya que no son cancelados a
tiempo los montos correspondientes a dichas facturas; aunado a ello el
sobrecargo de tareas ya que la responsabilidad de este proceso en particular
recae en una sola persona como lo es: la asistente de consultas medicas.
3) El departamento no cuenta con un manual o instructivo de procedimientos,
donde se reflejen las diferentes actividades que se realizan en el mismo.
4) El espacio fsico con el que cuenta la farmacia autogestionada de la empresa
es muy reducido.

30

RECOMENDACIONES
Para la Empresa:

1. Elaborar una gua de usuario para el sistema administrativo (SISO), en la cual

se refleje el funcionamiento de cada una de sus ventanas y comandos.

2. Gestionar la labor de una asistente administrativa que reduzca la carga de

trabajo de la analista administrativa y evaluar la posibilidad de automatizar los
procesos de modo que este paso tuviese mayor celeridad al crear una fuente de
conexin directa y automatizada entre la farmacias externas que despachan y
la empresa; tan engorroso trabajo provoca retrasos en la cancelacin de las
facturas generando molestia en los proveedores.

3. Realizar un manual de normas y procedimiento donde se establezca de forma

clara cuales son las actividades que deben ejecutar a cabalidad y as lograr que
la ejecucin de las mismas sean ms eficaz.

4. Crear un espacio fsico ms amplio permitiendo de esta manera fluir con ms

facilidad y de esta forma el empleador se sienta en condiciones ms favorable
para el desarrollo de su actividad.

Para la universidad:
Ejecutar talleres de orientacin e informacin en cuanto a la elaboracin del
Informe Final de Pasantas, cumpliendo con la normativa establecida en el nuevo
Reglamento, ya que se han presentado dudas en la redaccin y presentacin del
mismo.

31

Para los prximos pasantes:

Dar todos sus conocimientos adquiridos dentro de su casa de estudios en el
rea donde sean asignados para realizar su pasanta, de manera que puedan aportar
nuevas ideas y puedan dar lo mejor de s para que tenga responsabilidad y xito en lo
largo de su carrera y pueda triunfar en la vida.

32

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Arias, F. (2006). Proceso de Investigacin. Gua para su elaboracin. Quinta

Edicin. Editorial Espteme.
Caracas-Venezuela.

Chiavenato, I. (2003). Introduccin a la Teora General de la Administracin.

Mxico. Mc Graw Hill.

Lzaro, V. (1995) Sistemas y procedimientos administrativos. Segunda

Edicin. Editorial Diaria.

Universidad Abierta. (1992) Tcnicas de documentacin e investigacin.

8va Edicin).
Caracas. Venezuela.

33

34

Universidad Nacional Experimental Guayana.

Vicerrectorado Acadmico.
Coordinacin General de Pregrado.
Proyecto de carrera: Administracin De Empresa.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FECHA DE INICIO: 16/01/2012.

FECHA DE CULMINACION: 04/05/2012.

SEMANAS

ACTIVIDADES
1

10 11 12 13 14 15 16

Induccin a La Empresa.
Presentacin al equipo del trabajo.
Conocer e identificar el sistema administrativo (SISO).
Asignacin del tema a desarrollar durante las pasantas.
Registro de las facturas de los proveedores a la farmacia P.T.P en el
sistema (SISO).
Efectuar la relacin de la facturas mensual de la farmacias P.T.P
Anlisis descriptivo del proceso de revisin y control de las facturas
de las farmacias auto gestionada por C.V.G. VENALUM.
Revisin de las fallas existentes en el proceso y control de las facturas
de las farmacias auto gestionada por C.V.G. VENALUM
Determinar cuales son esas fallas que se ocasionan en el proceso y
control de las facturas de las farmacias auto gestionada por C.V.G.
VENALUM
Implementar correccin en el proceso y control de las facturas de las
farmacias auto gestionada de C.V.G. VENALUM
Redaccin de informe de pasantas presentacin de anlisis,
conclusin recomendaciones y aspectos finales.

FIRMA TUTOR ACADMICO

FIRMA TUTOR INDUSTRIAL

35

SELLO EMPRESA

Anexo N 1- Pantalla Principal del Sistema SISO

Fuente: Intranet Venalumi/ Sistemas Administrativos/ SISO

Anexo N 2 Incorporacin de ordenes de farmacia, en el sistema SISO

Fuente: Intranet Venalumi/ Sistemas Administrativos/ SISO

36

Anexo N 3 Descarga de la entrega de las rdenes de medicamentos con

tratamientos permanentes despachados por las farmacias afiliadas

Fuente: Intranet Venalumi/ Sistemas Administrativos/ SISO

Anexo N 4 Pantalla de facturacin mensual

Fuente: Intranet Venalumi/ Sistemas Administrativos/ SISO

37

Anexo N 5 -Pantalla para Imprimir Relacin de Facturas

Anexo N6-Relacin de Facturas generadas por el Sistema SISO

Fuente: Intranet Venalumi/ Sistemas Administrativos/ SISO

38

Anexo N 7 Inventarios de medicamentos.

Anexo N 8 Relacin del inventario de medicamentos en el sistema.

Fuente: Intranet Venalumi/ Sistemas Administrativos/ SISO

39