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Ministerio de Educacin Nacional

Repblica de Colombia
Proyecto de Modernizacin de Secretaras de Educacin

PROCESO DE VALIDACIN DE DATOS


El Proceso de Validacin de Informacin de HUMANO, es un proceso a travs
del cual la Secretara de Educacin busca validar la veracidad de la
informacin de datos bsicos y de historia laboral del funcionario.
Este proceso es realizado a travs de HUMANO en Lnea, que es la aplicacin
en la cual los funcionarios pueden consultar su desprendible de pago y su
certificado de ingresos y retenciones. De esta forma la secretara pondr a
disposicin del funcionario, toda la informacin bsica y de historia laboral,
para que sea consultada y revisada a travs de Internet, una vez el funcionario
desee consultar su comprobante pago.
En este orden de ideas el Proceso de Validacin de datos evita el
desplazamiento del funcionario para verificar la validez de la informacin y
permite que la Secretara tenga informacin real, consistente y actualizada
sobre los funcionarios, para llevar a cabo los diferentes procesos de nmina y
recursos humanos que la entidad requiera

1. VALIDAR INFORMACIN BSICA


Para poder consultar de manera exitosa su comprobante de pago es necesario
realizar los siguientes pasos que le indica el Sistema; Paso 1, consiste en validar la
informacin bsica (Imagen 1):

Centro Administrativo Nacional-CAN


PBX: 222 2800 / 315 7777 ext. 1419 Tel. 222 4918
www.mineducacion.gov.co
Bogot D.C., Colombia

Carrera 7 N 33-42 Piso 4


PBX: 340 3270 - FAX: 340 1205
www.soportelogico.com.co
Bogot D.C., Colombia

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Imagen 1

Una vez seleccione el vnculo Paso 1: Validar informacin bsica visualizar la


siguiente ventana (Imagen 2):

Paso 4

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Imagen 2
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En esta ventana podr identificar la informacin bsica de la cual dispone la


Secretara sobre el funcionario. Si la informacin contenida en esta ventana es
correcta continue con el proceso, si es incorrecta o est desactualizada, tiene
la oportunidad de modificarla. Recuerde que el diligenciamiento de todos los
campos es obligatorio.
En caso de necesitar corregir la informacin de direccin, debe dar clic en el
botn buscador del respectivo campo y el Sistema abrir la siguiente ventana
de insercin de datos (Imagen3):

Imagen 3

En el campo Abrevieturas, se encuentran los diversos items por los cuales puede
estar constituida una direccin; si se desea elegir alguna, es necesario dar
doble clic en la opcin elegida, al realizar esta accin, la opcin elegida se
visualizar de forma abreviada, en el campo de Direccin y en caso de ser
necesario en este campo se puede ingresar informacin adicional.

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Si desea borrar la informacin ingresada en el campo Direccin, la opcin


Limpiar permite el borrado total de toda la informacin ingresada en el campo.
Una vez se haya ingresado la direccin correctamente, es necesario dar clic en
el checkbox de Confirmar Direccin y posteriormente en el botn Aceptar para
guardar la informacin de direccin.
Para finalizar Toda la Validacin de Informacin Bsica se debe dar clic en el
botn Aceptar.
Nota: todos los campos que esten en rojo son obligatorios. El campo de Ttulo
Profesional se activar unica y exclusivamente si en el campo Nivel Educativo
seleccion una opcin que requiere ttulo profesional. El campo rea Educativa
Tcnica slo se activar para validacin si en el campo rea Educativa se elige
la opcin No Aplica.

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2. DESCARGAR REPORTE HISTORIA LABORAL


Una vez validada la Informacin Bsica en el Paso 1 y despus de dar clic en el
botn Aceptar, ser redirigido a la primera ventana donde ver el vnculo del
Paso 2: Descargar Reporte Historia Laboral, como se ilustra en la siguiente
imagen:

Imagen 4

Cuando d clic en el vnculo observar la siguiente ventana (Imagen 5), donde


automticamente se generar el reporte de Revisin Historia Laboral :

Paso 4

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Imagen 5
Para poder obtener el reporte de Historia Laboral es necesario dar clic sobre la
opcin Ver.
En caso de que el reporte se visualice en blanco, es necesario dar clic en el
Botn Actualizar hasta que el campo de DetalleEstado, sealado en la figura
anterior, indique Terminado.

Nota: Al dar clic en el Botn Aceptar se generar un nuevo reporte de Historia


Laboral.
Una vez se d clic en el vnculo Ver, visualizar el reporte de Historia Laboral
(imagen 6) del que dispone la Entidad, donde es posible revisar y verificar la
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validez de las novedades de planta actual e histrica que conforman su historia


laboral:

Imagen 6

Una vez se visualice el reporte de Historia Laboral, se determin la validez de la


informacin y se desee continuar el proceso de validacin es necesario dar clic
en el vnculo de Continuar Proceso.

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3. VALIDACIN HISTORIA LABORAL


Una vez d clic en el vnculo de Continuar proceso ser redirigido a la ventana
inicial donde el Paso 3 de: Validar Historia Laboral estar habilitado para que
reporte las inconsistencias presentadas (si es que existen), como se muestra en
la siguiente Imagen (Imagen 7):

Imagen 7

Al dar clic en Validar Historia Laboral visualizar la siguiente ventana (Imagen 8)


donde se encontrarn algunos datos de su vinculacin actual y las opciones
Registrar Inconsistencia y Continuar Proceso:

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Imagen 8
Si en la revisin de las novedades del reporte de Historia Laboral se encontraron
inconsistencias es necesario seleccionar la opcin Registrar inconsistencia.
Cuando haya seleccionado la opcin Registrar inconsistencia, ver la siguiente
ventana de insercin de datos (Imagen 9). En sta se podr reportar
especficamente qu tipo de inconsistencia se encontr en el reporte de
Historia Laboral que fue generado:

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Imagen 9
A continuacin se describir brevemente a qu hace referencia cada campo.
Inconsistencia: Se refiere al tipo de inconsistencia que encontr en el reporte.
Fecha Inicial: Fecha inicial en la cual inici la novedad de Planta.
Fecha Final: Fecha inicial en la cual finaliz la novedad de Planta.
Acto Administrativo: Corresponde al tipo de Acto Administrativo con el cual fue
generada la novedad de planta: Resolucin, Acta, Decreto etc.
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Fecha Acto Admvo: Fecha del acto administrativo con el cual fue generada la
novedad de planta.
Nmero Acto Admvo: Nmero del Acto Administrativo con el cual fue generada
la novedad de planta.
Institucin Educativa: Institucin Educativa asociada a la novedad de planta.
Ciudad de Ubicacin Laboral: Este campo corresponde a la ciudad de
ubicacin laboral del funcionario para la novedad de planta.
Observaciones Empleado: El funcionario debe diligenciar este campo en caso
de que tenga que realizar alguna observacin a la Secretara con respecto a la
inconsistencia que est reportando.
Observaciones Secretara: El diligenciamiento de este campo estar nica y
exclusivamente a cargo de la entidad una vez el funcionario haya reportado la
validacin y sea necesario realizar observaciones con respecto a la
inconsistencia registrada.

3.1 INCONSISTENCIAS
En el campo Inconsistencia se podr seleccionar el tipo de inconsistencia que
se encontr en el reporte:

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Nota: Los campos que estn en rojo son estrictamente obligatorios, por eso es
necesario verificar su diligenciamiento. Cada tipo de inconsistencia requiere
ciertos campos como obligatorios
A continuacin se explicar a qu hace referencia cada tipo de inconsistencia.
En caso que se vaya a reportar un error en una novedad existente en la historia
laboral del funcionario, el campo Novedad contendr todas las novedades
que ha tenido el funcionario en su historia laboral, junto con la fecha de la
misma.
-

No existe una Novedad en la historia laboral: Se debe seleccionar este


tipo de inconsistencia si en el reporte de historia laboral no est registrada
una novedad de planta. El campo Novedad contendr todos los tipos
de novedad que tiene contemplados la Secretara. Se debe seleccionar
el tipo de novedad que no se encontr y llenar todos los campos de la
ventana de insercin. Todos los campos son requeridos.

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Ciudad de Ubicacin laboral incorrecta: Se debe seleccionar esta opcin


nica y exclusivamente si dentro de las novedades del reporte, se
encontr que la ciudad de Ubicacin laboral est errada.

Dependencia y ubicacin laboral Inexistente: Se debe seleccionar esta


opcin en caso de que la inconsistencia corresponda a que el
establecimiento educativo asociado a la novedad est errado y la
ciudad de ubicacin laboral sea incorrecta.

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Fecha inicial incorrecta: En caso de que la fecha inicial y/o final de la


novedad est incorrecta, se debe seleccionar esta opcin.

Institucin Incorrecta: Se debe seleccionar esta opcin nica y


exclusivamente si dentro de las novedades del reporte, se encontr que
la institucin asociada a la novedad de planta est errada.

Tipo de Acto administrativo incorrecto: En caso de que esta sea la


inconsistencia.

La fecha de Ingreso es incorrecta: En caso de que la fecha de ingreso a


la empresa sea errnea se debe seleccionar esta opcin

Falta una novedad en Ausencias: Si existi una novedad de ausencias


que no est registrada en el reporte, es necesario seleccionar este tipo de
inconsistencia para diligenciar la informacin respectiva.

La fecha de afiliacin a fondo es incorrecta: Esta opcin debe


seleccionarse si la fecha de afiliacin a fondo es incorrecta.

La fecha final de una novedad de Ausentismo es incorrecta: Si en el


reporte existe una novedad de ausencia con una fecha inicial errada es
necesario seleccionar esta opcin.

La informacin del retiro no es correcta: En caso de que exista


informacin de retiro en el reporte y sta sea errada, es necesario
seleccionar este tipo de inconsistencia.

Las observaciones registradas no son vlidas: Si en el reporte el campo de


observaciones tiene errores o informacin no veraz se debe seleccionar
este tipo de inconsistencia.

Los fondos anteriores a la afiliacin al FPM son incorrectos: Esta opcin


debe seleccionarse si muestra informacin errada de los fondos anteriores
a la afiliacin a FPM.

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3.2 EDITAR INCONSISTENCIAS


En caso de que se haya reportado una inconsistencia y sta necesite
modificaciones o correcciones, se podr editar en la ventana de Validacin De
Historia Laboral en la opcin Editar. Este vnculo mostrar la ventana de
insercin de inconsistencias con la informacin que ya haya sido ingresada.

Una vez se hayan registrado todas las inconsistencias encontradas, para


finalizar el Paso 3 se debe dar clic en el botn Continuar Proceso.

Paso 4

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4. REPORTAR VALIDACIN DE INFORMACIN.


Despus de dar clic en el vnculo de Continuar Proceso, ser redirigido a la
ventana inicial, donde se visualizar un checkbox de certificacin de la
informacin: (Imagen 10)

Imagen 10
Para certificar que la informacin reportada por usted es vlida debe dar clic
en el checkbox de certificacin de la informacin. Inmediatamente de clic
sobre ste, se activar el vnculo de Reportar Toda La Revisin como se indica
en la siguiente imagen (Imagen 11):

Paso 4

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Imagen 11

Al dar clic sobre el vnculo de Reportar Toda La Revisin el Sistema mostrar un


mensaje de confirmacin del reporte del proceso de validacin de datos:

Paso 4

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Una vez d clic en el botn Aceptar el reporte de la revisin ser enviado a la


Secretara de Educacin, pero no estar sujeto a modificaciones, sin embargo
puede consultar su reporte a travs del men de Humano En Lnea.
Cuando de clic en el botn Aceptar, el Sistema habilitar el acceso a las
funcionalidades para que pueda consultar su desprendible de pago y el
certificado de Ingresos y Retencin en HUMANO En Lnea.

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