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DIRETRIZES PARA A PRESUNO DE

AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS
ARQUIVSTICOS DIGITAIS

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 37, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos Arquivsticos
Digitais

Anexo

Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos


Arquivsticos Digitais

MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 37, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de
Documentos Arquivsticos Digitais
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuies, previstas no item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n. 2.588, do
Ministrio da Justia, de 24 de novembro de 2011, em conformidade com a deliberao do Plenrio em sua
68 reunio plenria do CONARQ, realizada no dia 5 de dezembro de 2012,
Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos
documentos de arquivo e as providncias para franquear aos cidados as informaes contidas na
documentao governamental;
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo
especial aos documentos de arquivo, independentemente da forma ou do suporte em que a informao est
registrada;
Considerando que a organizao dos arquivos e o gerenciamento das informaes neles contidas se
constituem em instrumento de eficcia administrativa, contribuindo para a modernizao da administrao
pblica;
Considerando que as organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais produzindo
documentos arquivsticos digitais e que governos, organizaes e cidados dependem do documento digital
como fonte de prova e de informao, e para garantia de direitos;
Considerando que os documentos arquivsticos digitais podem se apresentar na forma de texto,
imagem fixa ou em movimento, udio, base de dados, planilha e outras num repertrio crescente de
possibilidades;
Considerando que os documentos digitais so suscetveis alterao, lcita ou ilcita, degradao
fsica e obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco sua
autenticidade;
Considerando que a gesto arquivstica de documentos, independentemente da forma ou do suporte
adotados, tem por objetivo garantir a produo, a manuteno e a preservao de documentos arquivsticos
confiveis e autnticos;
Considerando o conceito de autenticidade dos documentos a partir da Arquivologia e da
Diplomtica;
Considerando a Resoluo n 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a
transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.
RESOLVE:
Art. 1 Aprovar as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos Arquivsticos
Digitais, disponibilizadas no sitio do CONARQ, em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br.
1 As Diretrizes de que trata essa resoluo tm por finalidade instrumentalizar os produtores e
custodiadores de documentos arquivsticos para essa presuno da autenticidade desses documentos.
2 A autenticidade dos documentos arquivsticos digitais deve estar apoiada em procedimentos de
gesto arquivstica de documentos.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 245, de 20 de dezembro de 2012 - Seo 1]

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Diretrizes para a presuno de autenticidade de


documentos arquivsticos digitais

dezembro 2012

I Introduo
A autenticidade dos documentos arquivsticos digitais ameaada sempre
que eles so transmitidos atravs do espao (entre pessoas e sistemas ou
aplicativos) ou do tempo (armazenagem contnua ou atualizao/substituio
de hardware/software usados para armazenar, processar e comunicar os
documentos). Como a guarda de documentos arquivsticos digitais
inexoravelmente ameaada pela obsolescncia tecnolgica, a presuno da
sua autenticidade deve se apoiar na evidncia de que eles foram mantidos
com uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantiram a
sua identidade e integridade (componentes da autenticidade); ou que, pelo
menos, minimizaram os riscos de modificaes dos documentos a partir do
momento em que foram salvos pela primeira vez e em todos os acessos
subsequentes.
A presuno de autenticidade dos documentos arquivsticos sempre fez parte
do processo tradicional de avaliao desses documentos e fortemente
apoiada na anlise de sua forma e de seu contedo, que nos documentos no
digitais esto inextricavelmente ligados ao suporte isto , forma, contedo
e suporte so inseparveis. Alm disso, essa presuno baseia-se na
confirmao da existncia de uma cadeia de custdia ininterrupta, 1 desde o
momento da produo do documento at a sua transferncia para a
instituio arquivstica responsvel pela sua preservao no longo prazo.
Caso essa cadeia de custdia seja interrompida, o tempo em que os
documentos no estiveram sob a proteo do seu produtor ou sucessor pode
causar muitas dvidas sobre a sua autenticidade.
Os documentos arquivsticos digitais apresentam dificuldades adicionais para
presuno de autenticidade em razo de serem facilmente duplicados,
distribudos, renomeados, reformatados ou convertidos, alm de poderem ser
alterados e falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes. Assim,
a presuno de autenticidade do documento arquivstico digital realizada
por meio da anlise da sua forma e do seu contedo, bem como do ambiente
de produo, manuteno/uso e preservao desse documento, e no apenas
com base em suas caractersticas fsicas ou em solues tecnolgicas.
As caractersticas fsicas de documentos digitais, isto , suporte e cadeias de
bits neles registradas, podem mudar ao longo do tempo. A mudana de
suporte no compromete a autenticidade do documento digital porque, nesse
caso, diferentemente dos documentos no digitais, forma e contedo esto
desvinculados do suporte. Com relao s cadeias de bits, em primeiro lugar
preciso esclarecer que, quando um documento digital salvo, ele
desmontado em uma ou mais cadeias de bits que contm os dados de forma,
1 Cadeia de custdia ininterrupta: linha contnua de custodiadores de documentos arquivsticos (desde o seu
produtor at o seu legitimo sucessor) pela qual se assegura que esses documentos so os mesmos desde o incio, no
sofreram nenhum processo de alterao e, portanto, so autnticos.

contedo e composio. Algumas estratgias de preservao digital,


baseadas na converso de formatos, implicam alterao das cadeias de bits.
Essa alterao deve manter a forma do documento originalmente produzido,
e com isso apoiar a autenticidade do documento digital.
importante esclarecer que o documento arquivstico digital o objeto
conceitual, isto , aquele normalmente apresentado em dispositivo de sada
(monitor, caixa de som), e no o objeto fsico (as cadeias de bits registradas
em um suporte). As cadeias de bits so necessrias para que o documento
arquivstico seja apresentado, mas no se constituem nesse documento.
II Conceitos
As diretrizes aqui apontadas esto baseadas nos seguintes conceitos:
1. Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que
foi produzido, no tendo sofrido alterao, corrompimento e
adulterao. A autenticidade composta de identidade e integridade.

Identidade o conjunto dos atributos de um documento


arquivstico que o caracterizam como nico e o diferenciam de
outros documentos arquivsticos (ex.: data, autor, destinatrio,
assunto, nmero identificador, nmero de protocolo).

Integridade a capacidade de um documento arquivstico


transmitir exatamente a mensagem que levou sua produo
(sem sofrer alteraes de forma e contedo) de maneira a
atingir seus objetivos.

Identidade e integridade so constatadas luz do contexto


(jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos,
documental e tecnolgico) no qual o documento arquivstico foi
produzido e usado ao longo do tempo.

2. Autenticao: declarao de autenticidade de um documento


arquivstico, num determinado momento, resultante do acrscimo de
um elemento ou da afirmao por parte de uma pessoa investida de
autoridade para tal.
3. Documento autntico: documento que teve sua identidade e
integridade mantidas ao longo do tempo.

4.

Documento arquivstico: documento produzido ou recebido por uma


pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que
seja o suporte, e retido para ao ou referncia.

5. Documento digital: informao registrada, codificada em dgitos


binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema computacional.
6. Documento arquivstico digital: documento digital reconhecido e
tratado como um documento arquivstico.
7. Forma: aparncia ou apresentao do documento.
8. Contedo: informao contida no documento.

9.

Composio: relao entre os dados de forma e contedo do


documento digital que permite sua apresentao.

10. Presuno de autenticidade: inferncia da autenticidade de um


documento arquivstico feita a partir de fatos conhecidos sobre a
maneira como aquele documento foi produzido e mantido.

11. Confiabilidade: credibilidade de um documento arquivstico enquanto


uma afirmao do fato. Existe quando um documento arquivstico pode
sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da
completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no
processo de sua produo.
III Da autenticidade de documentos arquivsticos
A autenticidade de documentos arquivsticos
importantes: legal, diplomtico2 e histrico.

envolve

trs

aspectos

Documentos legalmente autnticos so aqueles que do testemunhos sobre


si mesmos em virtude da interveno, durante ou aps sua produo, de
uma autoridade pblica representativa, garantindo sua genuinidade.
Documentos diplomaticamente autnticos so aqueles que foram escritos de
acordo com a prtica do tempo e do lugar indicados no texto e assinados
pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los.
Documentos historicamente autnticos so aqueles que atestam eventos que
de fato aconteceram ou informaes verdadeiras.
Os trs aspectos da autenticidade acima referidos so independentes um do
outro, de tal maneira que um documento no atestado por uma autoridade
pode ser diplomtica e historicamente autntico, mas sempre ser
legalmente inautntico. Um breve papal que no contenha a expresso
datum... sub anulo piscatores pode ser legal e historicamente autntico, mas
inautntico do ponto de vista diplomtico. Um certificado emitido por uma
2 Referente diplomtica, disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e
autenticidade dos documentos.

autoridade pblica segundo as regras burocrticas, mas contendo informao


que no corresponde realidade, legal e diplomaticamente autntico, mas
historicamente falso.
Observa-se uma relao entre o aspecto histrico da autenticidade e o
conceito diplomtico de confiabilidade no sentido de que ambos se referem
veracidade do contedo do documento. J no que tange ao ponto de vista da
diplomtica, a autenticidade se refere a no alterao do documento aps
sua produo, mesmo que o contedo no seja verdadeiro. Para fins destas
diretrizes ser considerado o conceito de autenticidade da diplomtica.
IV Presuno de autenticidade dos documentos arquivsticos
digitais
Conforme mencionado anteriormente, a presuno de autenticidade do
documento arquivstico digital se d com base na anlise da forma e do
contedo e no ambiente de produo, manuteno/uso e preservao desse
documento. Esse ambiente compreende: procedimentos de controle, o
sistema informatizado e o prprio produtor e/ou custodiador dos
documentos.
Os procedimentos de controle compreendem quem produz, mantm/usa e
preserva os documentos arquivsticos digitais e como essas aes so
realizadas. Assim, preciso que se definam direitos de acesso, espaos de
trabalho (produo, recebimento, alterao, classificao, registro de
metadados, arquivamento e destinao), conjunto de metadados e
procedimentos de preservao.
O sistema informatizado tem que ser confivel. Para tanto deve incluir trilhas
de auditoria, controle de acesso de usurios, mtodos robustos para garantir
a integridade dos documentos (como checksum3 ou hash4), meios de
armazenamento estveis e medidas de segurana para controlar o acesso
indevido infraestrutura tecnolgica (computadores, redes e dispositivos de
armazenamento).
A entidade produtora e/ou custodiadora dos documentos arquivsticos digitais
tem de possuir reputao idnea, demonstrar capacidade e conhecimento
especfico para gerenciar os documentos e, consequentemente, inspirar a
confiana dos usurios.
3 Valor, calculado a partir dos dados, que permite verificar se houve alterao.
4 o resultado da ao de algoritmos que fazem o mapeamento de uma sequncia de bits de tamanho
arbitrrio para uma sequncia de bits de tamanho fixo menor, conhecido como resultado hash, de forma
que seja muito difcil encontrar dois documentos digitais produzindo o mesmo resultado hash e que o
processo reverso tambm no seja realizvel (a partir de um hash, no possvel recompor o documento
digital que o gerou).

A adoo dos requisitos acima implica o estabelecimento e a aplicao


contnua e efetiva de polticas e procedimentos administrativos, fornecendo,
dessa forma, a melhor evidncia para apoiar a presuno de autenticidade
dos documentos arquivsticos digitais, independentemente de mecanismos
tecnolgicos de autenticao.
Nesse sentido, devem-se implementar, sempre que possvel, tcnicas de
autenticao apoiadas em polticas e procedimentos administrativos e
arquivsticos independentes de tecnologia e/ou neutros.
V Autenticao dependente de tecnologia
Tcnicas de autenticao dependentes de tecnologia, tal como a assinatura
digital, so usadas para fornecer um mecanismo tecnolgico que declara a
autenticidade dos documentos digitais em um dado momento.
preciso esclarecer que autenticao diferente de autenticidade. A
autenticidade a qualidade de o documento ser verdadeiro, isto , ser
exatamente aquele que foi produzido, ao passo que autenticao a
declarao da autenticidade feita em um dado momento por uma pessoa
autorizada para tal. Enquanto declarao, a autenticao no garante
necessariamente a autenticidade do documento, na medida em que se pode
declarar como autntico algo que no . Da mesma forma, um documento
pode ser considerado autntico sem que nele conste uma autenticao.
Uma boa utilizao da assinatura digital se d quando os documentos digitais
so transmitidos no espao, ou seja, entre pessoas, sistemas ou aplicativos,
de forma a permitir um ambiente de confiabilidade nas transaes. No Brasil,
o valor legal da assinatura digital foi reconhecido.5 No entanto, as tcnicas de
autenticao baseadas em tecnologia no so efetivas para a transmisso
dos documentos no tempo, ou seja, quando so armazenados no longo prazo
ou quando h atualizao/substituio de hardware, software ou formatos.
Isto porque, em virtude do seu objetivo e de sua forma de funcionamento, as
assinaturas digitais no podem ser migradas para as novas cadeias de bits
resultantes da converso dos documentos para outros formatos de arquivo.
A assinatura digital resultado de um clculo matemtico que envolve a
cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital. Se a cadeia de
bits for alterada, por motivo de corrompimento, adulterao ou converso, a
assinatura no corresponder mais a essa nova cadeia de bits e no poder
mais garantir a autenticidade do documento. Isto porque, embora o
documento conceitual seja o mesmo, passar a estar relacionado a uma nova
5 Medida Provisria n 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d
outras providncias.

cadeia de bits, que no tem mais a assinatura. Desta forma, a assinatura


digital garante somente a integridade da cadeia de bits original, mas no a
do documento conceitual ao longo do tempo.
Em razo da necessidade de converses, a assinatura digital no garante a
autenticidade do documento, no longo prazo, tornando-se necessrios outros
procedimentos de gesto e de preservao, como a insero de metadados.
Ao se receber um documento assinado digitalmente, deve-se registrar, como
metadado de integridade, a informao indicando que o documento foi
recebido com tal assinatura e que esta foi verificada. Da mesma maneira,
nas sucessivas converses de formatos, deve-se registrar, tambm como
metadado, o evento de converso.
Assim, a no ser que o desenvolvimento da tecnologia da assinatura digital
permita que, ao longo do tempo, sua codificao seja preservada na nova
cadeia de bits resultante das inevitveis converses, a autenticidade no
garantida por meio de assinatura digital.

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