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AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS
ARQUIVSTICOS DIGITAIS
MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 37, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos Arquivsticos
Digitais
Anexo
MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 37, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de
Documentos Arquivsticos Digitais
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuies, previstas no item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n. 2.588, do
Ministrio da Justia, de 24 de novembro de 2011, em conformidade com a deliberao do Plenrio em sua
68 reunio plenria do CONARQ, realizada no dia 5 de dezembro de 2012,
Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos
documentos de arquivo e as providncias para franquear aos cidados as informaes contidas na
documentao governamental;
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo
especial aos documentos de arquivo, independentemente da forma ou do suporte em que a informao est
registrada;
Considerando que a organizao dos arquivos e o gerenciamento das informaes neles contidas se
constituem em instrumento de eficcia administrativa, contribuindo para a modernizao da administrao
pblica;
Considerando que as organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais produzindo
documentos arquivsticos digitais e que governos, organizaes e cidados dependem do documento digital
como fonte de prova e de informao, e para garantia de direitos;
Considerando que os documentos arquivsticos digitais podem se apresentar na forma de texto,
imagem fixa ou em movimento, udio, base de dados, planilha e outras num repertrio crescente de
possibilidades;
Considerando que os documentos digitais so suscetveis alterao, lcita ou ilcita, degradao
fsica e obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco sua
autenticidade;
Considerando que a gesto arquivstica de documentos, independentemente da forma ou do suporte
adotados, tem por objetivo garantir a produo, a manuteno e a preservao de documentos arquivsticos
confiveis e autnticos;
Considerando o conceito de autenticidade dos documentos a partir da Arquivologia e da
Diplomtica;
Considerando a Resoluo n 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a
transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.
RESOLVE:
Art. 1 Aprovar as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos Arquivsticos
Digitais, disponibilizadas no sitio do CONARQ, em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br.
1 As Diretrizes de que trata essa resoluo tm por finalidade instrumentalizar os produtores e
custodiadores de documentos arquivsticos para essa presuno da autenticidade desses documentos.
2 A autenticidade dos documentos arquivsticos digitais deve estar apoiada em procedimentos de
gesto arquivstica de documentos.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 245, de 20 de dezembro de 2012 - Seo 1]
dezembro 2012
I Introduo
A autenticidade dos documentos arquivsticos digitais ameaada sempre
que eles so transmitidos atravs do espao (entre pessoas e sistemas ou
aplicativos) ou do tempo (armazenagem contnua ou atualizao/substituio
de hardware/software usados para armazenar, processar e comunicar os
documentos). Como a guarda de documentos arquivsticos digitais
inexoravelmente ameaada pela obsolescncia tecnolgica, a presuno da
sua autenticidade deve se apoiar na evidncia de que eles foram mantidos
com uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantiram a
sua identidade e integridade (componentes da autenticidade); ou que, pelo
menos, minimizaram os riscos de modificaes dos documentos a partir do
momento em que foram salvos pela primeira vez e em todos os acessos
subsequentes.
A presuno de autenticidade dos documentos arquivsticos sempre fez parte
do processo tradicional de avaliao desses documentos e fortemente
apoiada na anlise de sua forma e de seu contedo, que nos documentos no
digitais esto inextricavelmente ligados ao suporte isto , forma, contedo
e suporte so inseparveis. Alm disso, essa presuno baseia-se na
confirmao da existncia de uma cadeia de custdia ininterrupta, 1 desde o
momento da produo do documento at a sua transferncia para a
instituio arquivstica responsvel pela sua preservao no longo prazo.
Caso essa cadeia de custdia seja interrompida, o tempo em que os
documentos no estiveram sob a proteo do seu produtor ou sucessor pode
causar muitas dvidas sobre a sua autenticidade.
Os documentos arquivsticos digitais apresentam dificuldades adicionais para
presuno de autenticidade em razo de serem facilmente duplicados,
distribudos, renomeados, reformatados ou convertidos, alm de poderem ser
alterados e falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes. Assim,
a presuno de autenticidade do documento arquivstico digital realizada
por meio da anlise da sua forma e do seu contedo, bem como do ambiente
de produo, manuteno/uso e preservao desse documento, e no apenas
com base em suas caractersticas fsicas ou em solues tecnolgicas.
As caractersticas fsicas de documentos digitais, isto , suporte e cadeias de
bits neles registradas, podem mudar ao longo do tempo. A mudana de
suporte no compromete a autenticidade do documento digital porque, nesse
caso, diferentemente dos documentos no digitais, forma e contedo esto
desvinculados do suporte. Com relao s cadeias de bits, em primeiro lugar
preciso esclarecer que, quando um documento digital salvo, ele
desmontado em uma ou mais cadeias de bits que contm os dados de forma,
1 Cadeia de custdia ininterrupta: linha contnua de custodiadores de documentos arquivsticos (desde o seu
produtor at o seu legitimo sucessor) pela qual se assegura que esses documentos so os mesmos desde o incio, no
sofreram nenhum processo de alterao e, portanto, so autnticos.
4.
9.
envolve
trs
aspectos