IMPLEMENTACIN DE HERRAMIENTAS Y TCNICAS EN LA

GESTIN DE COSTOS EN LAS ETAPAS DE PLANIFICACIN,

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO
Andrea Hurtado
Alvaro Correal
Alvaro Montoya

Director: Luis Fernando Cruz

Gestin Integral de Proyectos

Orden del da

Descripcin del problema

Objetivos
Marco referencial
Metodologa
Conclusiones

Descripcin del problema

De todas las tcnicas de gestin de proyectos disponibles, la planificacin y el control
de costos son las que ofrecen una mayor capacidad de aumentar el valor de la
inversin, de optimizarlo, o en su defecto de destruirlo cuando no se emplean o se
emplean inadecuadamente. Por tanto, desarrollar y utilizar un conjunto de
procedimientos y/o tcnicas para controlar (detectar, informar y reaccionar) sobre los
costos durante el estudio y desarrollo del proyecto es funcin esencial para alcanzar
los resultados esperados.

Objetivos

OBJETIVO GENERAL

Identificar las herramientas y tcnicas que se implementan en la gestin de costos

en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.

1.

2.
3.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Generar una base de datos digital y fsica con la literatura especificada con el tema
de implementacin de herramientas y tcnicas para la gestin de costos en las
etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.
Seleccionar de la literatura especializada a consultar, las estrategias propuestas
por estos autores para la aplicacin de herramientas y tcnicas para la gestin de
costos en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.
Presentar un compendio de las tcnicas y herramientas para la gestin de costos
con base al anlisis de la informacin seleccionada.

MARCO REFERENCIAL
Autor: John Hopkins University Applied Physics Laboratory (JHU/APL)
Descripcin del Caso: Se requiere la implementacin de una herramienta consistente y
estandarizada para evaluar el rendimiento de un proyecto en el departamento Espacial.
Metodologa: EVMS - Sistema de Gestin de Valor Ganado
Ventaja: provee a la administracin de un marco consistente y estandarizado para evaluar el
rendimiento del proyecto
Desventaja: Resistencia inicial a la implementacin de estas herramientas porque el personal cree
que se sobrecarga su labor.

Autor: Dr Peter Smith

Descripcin del Caso: La necesidad de implementar a nivel mundial herramientas BIM, con
gobiernos de pases de Europa y USA que ya estn exigiendo su uso, pues no se trata simplemente
de generar cantidades automticamente.
Metodologa: BIM & 5D
Ventaja: La integracin de informacin, incluyendo costos, permite la generacin instantnea de
presupuestos y representaciones financieras del modelo contra el tiempo.
Desventaja: Se requiere de:
- Liderazgo y coordinacin entre la industria y el gobierno para su exigencia y cumplimiento.
- Educacin en universidades e institutos que ofrezcan cursos BIM en diferentes facultades y
disciplinas
-

Autor: Reza Aliverdi, Leila Moslemi Naeni, Amir Salehipour

Descripcin del Caso: El valor ganado es una tcnica de liderazgo en el seguimiento y anlisis del
desempeo del proyecto y el progreso del mismo. Aunque permite la medicin exacta de los avances
del proyecto, y puede descubrir en cualquier momento desviaciones de costos del plan, su capacidad
para informar el nivel aceptado de desviacin no est bien estudiado.
Metodologa: Aplicacin de grficos de control estadstico de la calidad
Ventaja: Desarrolla un acercamiento prctico de la combinacin de EV y grficos de control
estadstico para monitorear ndices del EV y para descubrir variaciones.Permite entender el
comportamiento de los ndices EV en el tiempo, ya que ayuda a medir mejor el desempeo y
progreso del proyecto.
Desventaja: Requiere el monitoreo constante y se limita a datos independiente

Identificacin de Herramientas para la gestin de

Costos en las etapas de Planeacin y Control
Etapas de Gestin de Costo
Herramientas

Planeacin

Control y Monitoreo

Planear la Gestin del Costo

Estimar los Costos

Determinar el Presupuesto

Juicio de Expertos

Tcnicas Analticas

Reuniones

Estimacin Anloga

Estimacin Paramtrica

Estimacin Ascendente

Estimacin Por Tres Valores

Anlisis de Reserva

Costo de la Calidad (COQ)

Software de Gestin de Proyectos

Anlisis de Ofertas de Proveedores

Tcnicas Grupales de Toma de

Decisiones

Controlar los Costos

Costos Agregados

Relaciones Histricas

Conciliacin del Lmite de

Financiamiento

Gestin de Valor Ganado (EVM)

Pronsticos

ndice de Desempeo del Trabajo por

Completar (TCPI)

Revisiones del Desempeo

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

JUICIO DE EXPERTOS

Ventaja: El experto tendr una mejor comprensin de los riesgos, problemas,

las limitaciones y supuestos que se afrontan y proporcionar estimaciones
precisas
Desventaja: en proyectos pequeos puede resultar costosa
Tipo de proyecto: Todo tipo de proyectos en donde se traten temas que
exista alguien con experticia.
Un estimador experto ser preciso si su experiencia es actual y relevante
Hihn y Habib Agahi 1990.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

ESTIMACIN ANLOGA

Ventaja: Es bastante preciso si se dispone de datos de proyectos previos. Es

una estimacin muy rpida.
Desventaja: Imposible realizar si no se han abordado proyectos comparables.
Es menos costosa que otras tcnicas pero menos exacta
Tipo de proyecto: Proyectos a corto plazo

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

ESTIMACIN PARAMTRICA

Ventaja: Cuando siempre se realizan proyectos similares, esta forma de

estimar puede ser muy rpida y sobretodo muy segura
Desventaja: Todos los proyectos son diferentes algunos en mayor medida,
otros en menor medida. la tecnologa cambia ao tras ao, las personas son
diferentes, las circunstancias son diferentes

Tipo de proyecto: Proyectos de Ingeniera y de construccin.

Este tipo de estimaciones se utiliza en industrias maduras, con mucha
experiencia en los entregables.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

ESTIMACIN ASCENDENTE
Ventaja: Tiene en cuenta los costos de resolver problemas tcnicos difciles
asociados con componentes especficos como las interfaces para hardware no
estndar. Justifica detalladamente la estimacin que se produce
Desventaja: Tiende a subestimar los costos de las actividades del sistema
como la integracin. Es costosa.
Tipo de proyecto: Proyectos de innovacin.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

ESTIMACIN POR TRES VALORES

Ventaja: Es la estimacin que ms se ajusta a la realidad
Desventaja: Cuanto mayor sea la distancia entre los valores optimistas y
pesimistas, mayores sern los riesgos de la estimacin de costos no previstos
Tipo de proyecto: Cuando no se dispone de mucha informacin del proyecto.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

ANALISIS DE RESERVA
Ventaja: agrega una reserva de costo adicional para contingencia sobre
aquellos eventos previstos pero inciertos.
Desventaja: una mala identificacin de los riesgos y deficientes planes de
contingencia frente a los riesgos, ponen en peligro el xito del proyecto si no
se cuenta con los recursos para suplirlos.
Tipo de proyecto: proyectos donde existan riesgos que afecten los costos del
proyecto.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

COSTO DE LA CALIDAD
Ventaja: satisfaccin de los interesados.
Desventaja: se puede incurrir innecesarios si no se define claramente las
actividades que hay que realizar para cumplir con los requerimientos.
Tipo de proyecto: en proyectos donde la calidad es la satisfaccin de los
interesados.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

SOFTWARE DE GESTION PROYECTOS

Ventaja: informacin clara, oportuna, clculos automatizados, el uso de las
herramientas, permiten tomar decisiones adecuadas. Mejora la eficiencia y la
precisin.
Desventaja: requiere de capacitacin frecuente. Se debe destinar tiempo en
investigacin tecnolgica para seleccionar la herramienta ms adecuada para
el proyecto .
Tipo de proyecto: en todo tipo de proyectos.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

ANLISIS DE OFERTAS DE PROVEEDORES

Ventaja: permite seleccionar la mejor oferta que existe en el mercado para
satisfacer las necesidades del proyecto.
Desventaja: investigacin ardua para seleccionar la oferta que ms satisface
las necesidades del proyecto
Tipo de proyecto: proyectos donde existan muchos proveedores de
suministros.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

TCNICAS DE DECISIN GRUPAL

Ventaja: mejora la exactitud de la estimacin de los costos ya que se obtiene
informacin adicional.
Desventaja: se de una buena organizacin para que sea til.

Tipo de proyecto: en proyectos donde la estructura organizacional es

matricial.

Conclusiones
El gerente debe conocer cul es la herramienta ms idnea para el proyecto
que desee implementar, sin embargo, no solo debe tener en cuenta los
criterios de aplicacin de cada una de stas, sino reconocer su viabilidad
por medio de los factores influyentes como la sociedad, las polticas,
necesidades o ambiente social, encontrados en el marco de implementacin
del mismo.
En la estimacin de costos, no existe una herramienta o tcnica que se
considere la mejor.
La mejor forma de estimar los costos en un proyecto, es utilizando diferentes
metodologas o herramientas para reducir el riesgo de estimacin incorrecta.
En la etapa de seguimiento y control, la herramienta que mejores resultados
ha mostrado es la de Valor Ganado.