La Cuenta

LA

CUENTA

1. Definicin de Cuenta
La Cuenta en contabilidad puede definirse como la agrupacin de bienes, valores o circunstancias
similares.
La cuenta es el elemento bsico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas
suponen la clasificacin de todas las transacciones y valores que tiene una organizacin. Se refiere
al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la organizacin.
La cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa
bienes, derechos, obligaciones, erogaciones e ingresos de los que dispone una entidad en una fecha
determinada.
Dentro de la actividad de cualquier organizacin se manejan muchos valores por diferentes
operaciones, los cuales integran su patrimonio o afectan su situacin financiera. Por medio de la
cuenta se registran dichos valores, clasificados por conceptos y agrupados bajo un mismo nombre
con el propsito de manejar ordenadamente sus aumentos y disminuciones.
La cuenta es un concepto fundamental de la contabilidad. Permite simplificar el registro de los
datos, el ordenamiento de los hechos y la comunicacin comprensible a los diversos usuarios. Tan
importante es el trmino cuenta que hay expertos que lo consideran como el aporte de la
contabilidad al conocimiento humano.
Por cuenta tambin puede entenderse el instrumento de representacin y medida de cada
elemento patrimonial. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la
empresa. Grficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Dbito" o
"Debe" y a la parte derecha "crdito" o "haber", sin que estos trminos tengan ningn otro
significado ms que el indicar una mera situacin fsica dentro de la cuenta.

2. Representacin de la Cuenta
As como los grupos de cuentas tienen una parte Debe y una parte Haber, as tambin las
tienen cada una de ellas. De all que el medio tradicional para representar las operaciones y
cambios de una cuenta sea la T grfica.

Debe

Haber

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3. Clasificacin de la Cuenta
Hay dos grupos bsicos de cuentas: de patrimonio y de resultado. Las cuentas de patrimonio,
tambin llamadas reales o de valores, aparecern en el Balance y pueden formar parte del Activo o
del Pasivo. Por su parte, las cuentas de resultados, tambin llamadas cuentas nominales, son las
que reflejan ingresos o gastos y aparecern en el Estado de Resultados.
Los dos principales grupos de cuentas son los siguientes:

Cuentas reales, patrimoniales o de

valores

Cuentas de resultados

Activo

Pasivo

Prdidas

Ganancias

Activo: Lo constituyen los bienes y derechos de la organizacin.

Pasivo: Est conformado por las deudas, obligaciones y compromisos de la organizacin.
Prdidas: Comprenden los desembolsos de dinero o prdidas que cubren los rubros ordinarios y
extraordinarios de funcionamiento de la organizacin, sin que ocasionen una contraprestacin en
una cuenta de activo.
Ganancias: Est formado por los ingresos o beneficios que percibe una organizacin, generados por
la actividad habitual de sta o por una actividad extraordinaria, sin que ocasionen una
contraprestacin en una cuenta de pasivo.
Es importante destacar en este punto que, aunque las cuentas patrimoniales y de resultado, son
bsicas en cualquier nomenclatura de cuentas, no son las nicas que existen. En una nomenclatura
bien elaborada habr tambin otros grupos de cuentas, como cuentas de capital,
complementarias o regulizadoras del activo, de orden y liquidadoras.

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4. Clasificacin Bsica de Cuenta

Las cuentas ms comunes que se encuentran en las cuentas patrimoniales o las de resultado son:
CUENTAS PATRIMONIALES,
REALES O DE VALORES

ACTIVOS

Caja
Bancos
Cuentas por cobrar
Clientes
Deudores
Documentos por
cobrar
IVA crdito fiscal ( o
por cobrar)
Almacn
Mercaderas
Papelera y tiles
(existencia)
tiles de oficina
(existencia)
Material de empaque
(existencia)
tiles y enseres
(existencia)
Repuestos y accesorios
(existencia)
Seguros, Sueldos,
Alquileres o
Publicidad pagada
anticipada
Inmuebles
Terrenos
Edificios
Maquinaria
Mobiliario y equipo
Vehculos
Equipo de computacin
Libros y colecciones
literarias
Herramientas
Bestias y animales de
carga o trabajo
Gastos de constitucin
Gastos de organizacin
Gastos de instalacin

CUENTAS DE RESULTADOS

PASIVOS

PRDIDAS

Cuentas por pagar

Proveedores
Acreedores
Documentos por
pagar
IVA dbito fiscal (o
por pagar)
Cuotas patronales
por pagar
Cuotas laborales por
pagar
Impuestos y
contribuciones por
pagar
Intereses por pagar
Comisiones por
pagar
Comisiones,
intereses o
alquileres cobrados
anticipados
(percibidas no
devengadas)
Hipotecas
Prstamos bancarios

CUENTAS
COMPLEMENTARIAS DEL
ACTIVO:
Depreciaciones
acumuladas
Amortizaciones
acumuladas
Estimacin para
cuentas malas

Sueldos pagados
Comisiones pagadas
Alquileres pagados
Intereses pagados
Honorarios pagados
Publicidad y
propaganda
Seguros pagados
Energa elctrica
Agua, luz y telfono
Cuotas patronales
Bonificacin incentivo
Aguinaldo
Bono anual
Indemnizaciones
Compras
Gastos sobre compras
Viticos
Devoluciones, rebajas y
descuentos sobre
ventas
Combustible y
lubricante (consumido)
Papelera y tiles
(consumidos)
Material de empaque
(consumido)
tiles y enseres
(consum.)
Comisiones sobre
ventas
Repuestos y accesorios
(consumidos)
Depreciaciones
Amortizaciones
Gastos generales
(varios o diversos)

GANANCIAS

Ventas
Servicios prestados
Cuotas cobradas
Comisiones
cobradas
Alquileres cobrados
Intereses cobrados
Dividendos
cobrados
Devoluciones,
rebajas o
descuentos sobre
compras

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5. Significado de Cuentas de Activo

Ya que el activo est conformado por el conjunto de bienes y derechos de una organizacin, las
cuentas ms comunes de este grupo pueden definirse de la manera siguiente:
Caja: Comprende el dinero en efectivo y cheques por cobrar.
Bancos: Depsitos que la empresa u organizacin tiene en las instituciones bancarias, en cuentas
de depsitos de ahorro, monetarios (cheques) o a plazo fijo.
Cuentas por cobrar: Son deudas a favor de la organizacin por la actividad de giro habitual, sin que
se tengan firmados pagars como respaldo y garanta.
Clientes: En las organizaciones de carcter mercantil personas o empresas que adeudan a la
empresa por concepto de mercancas, sin haber firmado documento alguno.
Deudores: En las organizaciones de carcter mercantil personas o empresas que adeudan a la
empresa por un concepto diferente de mercancas, sin haber firmado documento alguno.
Documentos por cobrar: Comprende las letras de cambio o pagars que se tiene el derecho a
cobrar.
IVA crdito fiscal: IVA que se cancela en la compra de bienes y servicios. Tambin puede llamarse
IVA acreditable o IVA por cobrar.
Almacn: Conjunto de bienes destinados para la venta o el uso de una organizacin.
Mercaderas: En el mbito de las organizaciones mercantiles, conjunto de bienes muebles que se
tienen destinados para la venta. Por ejemplo: medicinas, abarrotes, ropa, escritorios,
electrodomsticos.
Papelera y tiles: Abarca todos los tiles de oficina de consumo o uso inmediato como papel,
lpices, bolgrafos, clips, folders.
Material de empaque: Bolsas de papel o nylon, cajas, cinta adhesiva que se utiliza en la envoltura o
embalaje de producto.
tiles y enseres: Artculos diversos que se emplean para actividades de limpieza, como
trapeadores, desinfectantes, jabn, detergente.
Alquileres, publicidad, seguros pagados anticipados: Comprende pagos adelantados por servicios
que se han de recibir en el futuro.
Inmuebles: Comprende todas las posesiones de bienes inmuebles que se tengan. Abarca tanto las
casas, locales, edificios, como terrenos, fincas y predios.

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Terrenos: Cuenta que registra el valor los terrenos que posea la organizacin. Ejemplo: lotes, fincas,
predios.
Edificios: Cuenta que registra el valor de las construcciones que posea la organizacin. Ejemplo:
edificios, locales comerciales, casas y sus instalaciones adheridas permanentemente.
Mobiliario y equipo: Abarca todos los bienes muebles de uso de oficinas, como escritorios, sillas,
archivos, exhibidores, libreras.
Maquinaria: Comprende toda la maquinaria instalada destinada a actividades productivas.
Vehculos: Esta cuenta sirve para el registro de todos los vehculos propiedad de la organizacin,
destinados al traslado de carga o personas. Ejemplo: bicicletas, motocicletas, pick-up, camiones.
Equipo de computacin: Equipo informtico que se posea y sus perifricos. Ejemplo:
computadoras, impresoras, escaners, reguladores.
Herramientas: En esta cuenta se registran todas las herramientas y aperos de labranza de uso de la
empresa. Ejemplo: alicates, tenazas, martillos, palas, piochas.
Gastos de constitucin: Todas las erogaciones necesarias para la legalizacin de una organizacin
en sus inicios, ante el Registro Mercantil, la Superintendencia de Administracin Tributaria y otras
dependencias gubernamentales.
Gastos de instalacin: Conjunto de gastos que se efectan en los inicios de la organizacin, para la
preparacin y remodelacin de las instalaciones donde se ha de laborar.

6. Significado de Cuentas de Pasivo

El pasivo, como ya se ha dicho con anterioridad est conformado por las deudas, obligaciones y
compromisos de una organizacin; las cuentas ms comunes de este grupo, tienen el significado
siguiente:
Cuentas por pagar: Deudas contradas por una organizacin, por su actividad de giro habitual, sin
que se tengan firmados pagars como respaldo o garanta.
Proveedores: En el mbito de las organizaciones mercantiles personas o empresas a quienes se
debe por concepto de mercancas, sin haber firmado documento alguno.
Acreedores: En el mbito de las organizaciones mercantiles personas o empresas a quienes se debe
por concepto diferente de mercancas, sin haber firmado documento alguno.
Documentos por pagar: Pagars que la organizacin tiene la obligacin de pagar a sus acreedores.
IVA dbito fiscal: Es el IVA que se cobra en la venta de bienes y servicios. Puede llamarse tambin
IVA debitable o IVA por pagar.

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Alquileres, comisiones, intereses cobrados por anticipado (percibidos no devengados): Ingresos,

que se convertirn seguramente en ganancia, que la empresa ha percibido con anticipacin.
Prstamos bancarios: Prstamos que se reciben de una institucin bancaria, por los que se
comprometen como garanta bienes muebles y/o personales (fiadores).
Hipotecas: Prstamos que se reciben de una institucin bancaria, por el que se compromete como
garanta bienes inmuebles.

7. Significado de Cuentas de Prdidas

Las cuentas ms comunes de prdida son las siguientes:
Sueldos: Es la remuneracin pagada a los empleados de las diferentes reas de la organizacin.
Bonificacin incentivo: Registra la remuneracin que se le da a los empleados como incentivo
laboral por Q 250.00 mensuales. Esta bonificacin es de carcter obligatorio, segn el Decreto 372001 del Congreso de la Repblica.
Cuotas Patronales: Registra las cuotas del 12.67% sobre el total de sueldos, que patrono paga al
IGSS, IRTRA e INTECAP para garantizar para sus empleados asistencia social, recreacin y
capacitacin.
Aguinaldos: Cuenta que registra la prestacin laboral de aguinaldo cancelado a todo el personal de
la organizacin al final de un ao calendario o en la liquidacin de un empleado.
Bono anual: Cuenta que registra el bono anual, comnmente llamado Bono 14, cancelado a todo el
personal de la organizacin en el mes de julio de cada ao o en la liquidacin de un empleado.
Indemnizacin: Esta cuenta sirve para contabilizar el pago de la indemnizacin por despido
injustificado que se reconozca a un trabajador al trmino de su relacin laboral, segn las
condiciones establecidas en el Cdigo de Trabajo.
Comisiones pagadas: Registra al valor pagado al personal de la organizacin como prestacin
laboral o a otras organizaciones por la realizacin de un servicio.
Viticos: Esta cuenta se utiliza para contabilizar el gasto efectuado para garantizar hospedaje,
alimentacin y transporte al personal que labora fuera del domicilio de la organizacin,
generalmente en tareas de venta.
Honorarios pagados: Registra los emolumentos cancelados por los servicios recibidos de
profesionales independientes, contratados para una actividad especial.
Seguros pagados: Es la cuenta que se usa para contabilizar el pago de seguros que por diferentes
riesgos se contraten con una institucin financiera.

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Energa elctrica: Registra el desembolso efectuado en el pago del servicio de energa elctrico
recibido mensualmente.
Agua, luz y telfono: Es la cuenta que se emplea para registrar el pago de servicios de agua, energa
elctrica y telefona que se brinden a la organizacin.
Combustibles y lubricantes: Esta cuenta se emplea para contabilizar el gasto que se haga en la
compra de combustibles, lubricantes y aceites para los vehculos o mquinas de la organizacin.
Publicidad y Propaganda: Son los pagos efectuados para dar a conocer los productos o servicios
que la organizacin ofrece.
Alquileres pagados: Registra los pagos por arrendamientos de oficinas, bodegas o salas de ventas
para la institucin.
Reparacin y mantenimiento: La constituyen los gastos por reparaciones y mantenimiento de
equipos, vehculos, mobiliario, etc.
Papelera y tiles consumidos: Son todos los gastos efectuados por hojas de papel, lapiceros, tintas
para impresoras y dems enseres de oficina, y que ya se han usado o consumido.
Depreciaciones: Registra el desgaste que sufren los activos fijos debido a su uso o el avance de la
tecnologa. Se calculan atendiendo las disposiciones de la Ley del Impuesto sobre la Renta ISR-.
Amortizaciones: Registra el valor que por ley se debe rebajar a los activos intangibles por agotarse
el beneficio que garantizan para la organizacin. Se calculan atendiendo las disposiciones de la Ley
del Impuesto sobre la Renta ISR-.
Compras: Registra las adquisiciones de artculos para la venta (mercaderas).
Gastos sobre compras: Son todos los gastos en los que se incurre como consecuencia de las
compras de mercaderas. Ej: transporte, impuestos, seguros.
Devoluciones y rebajas sobre ventas: Son el costo ocasionado por la devolucin de mercancas ya
vendidas o rebajas concedidas a los clientes.
Intereses gasto: En esta cuenta se registran los intereses pagados por prstamos obtenidos ya sea
de una institucin financiera o por otro medio.
Gastos generales: Esta cuenta se emplea para contabilizar los desembolsos realizados en la compra
eventual de artculos o servicios de poco valor, y que por su poca ocurrencia no amerite abrir una
nueva cuenta.

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8. Significado de Cuentas de Ganancia

Ventas: Registra los ingresos obtenidos por la venta de mercaderas al crdito o al contado.
Servicios prestados: Esta cuenta se utiliza para las organizaciones que su giro habitual es la
prestacin de servicios y registra los ingresos obtenidos por este concepto.
Cuotas cobradas: Como su nombre lo indica comprende el registro de cuotas cobradas
generalmente por un servicio. Para las instituciones educativas puede ser una alternativa para el
registro de cuotas de inscripcin o mensualidades.
Devoluciones y rebajas sobre compras: Registra los ingresos obtenidos por la devolucin que la
organizacin hace de las compras de mercancas para la venta, as como rebajas concedidas por los
proveedores.
Alquileres cobrados: Constituye los ingresos provenientes de inmuebles arrendados a terceras
personas.
Intereses cobrados: En esta cuenta se registran los ingresos obtenidos por intereses generados en
prstamos otorgados a terceras personas, o recibidos por depsitos bancarios.
Comisiones cobradas: Cuenta que sirve para el registro de comisiones recibidas como
compensacin por un servicio prestado o la venta de un producto en consignacin, previa
condicin.
Dividendos cobrados: Registra los ingresos recibidos por concepto de acciones que se tienen en
alguna sociedad annima, siempre que al final de un perodo contable se obtenga ganancia.

9. Terminologa de la Cuenta
Se llama Terminologa de la cuenta al conjunto de operaciones que se efectan en la T grfica.
Ellas son:

Nominar la cuenta: Es darle o asignarle nombre a la cuenta.

Abrir la cuenta: Es escribir la primera cantidad en la T grfica. Las cuentas de Activo y

Prdida se abren en el Debe, las cuentas de Pasivo y Ganancia se abren en el haber.

Cargar la cuenta: Es escribir una cantidad en el debe de la T grfica.

Abonar la cuenta: Es escribir una cantidad en el haber de la T grfica.

Saldar la cuenta: Es encontrar la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber, y
anotar la misma en el lado que menos haya sumado.

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Balancear la cuenta: Es sumar ambos lados de la T grfica, incluido el saldo, encontrando

con eso el mismo resultado.

Cerrar la cuenta: Es trazar dos lneas horizontales y paralelas a continuacin del balance,
encontrando con eso el mismo resultado.

Reabrir la cuenta: Es abrir nuevamente la cuenta, con el saldo existente antes del cierre.
Generalmente la cuenta se reabre en el mismo lugar donde se abri.

La aplicacin de la terminologa muestra la dinmica de la cuenta, sus aumentos y disminuciones. El

lugar en que se escriban las cantidades, dependiendo de la cuenta que se trate, representan el
aumento del saldo de la cuenta o su disminucin, no son cantidades colocadas al azar o sin mayor
relevancia.

10. Principios para Cargar y Abonar las Cuentas

La aplicacin del sistema de partida doble atiende adems los principios siguientes:

Todas las cuentas de activo y prdida primero se cargan.

Todas las cuentas de activo y prdida al cargarse aumentan.
Todas las cuentas de activo y prdida al abonarse disminuyen.
Todas las cuentas de pasivo y ganancia primero se abonan.
Todas las cuentas de pasivo y ganancia al abonarse aumentan.
Todas las cuentas de pasivo y ganancia al cargarse disminuyen.

La comprensin y aplicacin de estos principios son necesarias para una buena prctica contable.
Buena parte de los registros de los libros principales se basa en la resolucin de la jornalizacin en
partidas o plizas, que tiene implcita los principios citados.

11. Partida doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento
que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de
la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuacin patrimonial.
La partida doble se basa en que todo hecho econmico tiene origen en otro hecho de igual valor
pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el
que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una accin u hecho
econmico. Cuando se recibe dinero por una venta, debe tambin despojarse de un bien, debe
entregarse algo a la otra parte de quien se recibe dinero.
Esto explica dos de los principios bsicos de la partida doble:
Quien recibe debe a quien entrega
No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor

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Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en
movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un
banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que seala
que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dndose la contrapartida, como caracterstica
propia de la partida doble, puesto que sin sta no podra existir equilibrio. No pueden haber un
movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en un
sentido positivo, la otra se debe afectar en sentido negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un cdigo y un valor
negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crdito y el valor positivo corresponde
a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser
igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crdito.
En algunos casos se pueden afectar ms de dos cuentas, pero aun as, los dbitos y los crditos de
las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los crditos de los debitos
el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio que tambin profesa la ecuacin patrimonial. Si los dbitos
representan lo que se tiene, los crditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y
lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ah la ecuacin patrimonial (Activo es igual a
pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio)
La tcnica contable de hoy da, esta fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el
aumento y disminucin de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente
econmico.

12. Principios de la Partida Doble

Los siguientes son los principios fundamentales de la partida doble:
1. No hay deudor sin acreedor.
2. Ni acreedor sin deudor.
3. No hay cambio sin valor.
4. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Las sumas del debe tienen que ser iguales
a las sumas del haber)
5. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Lo que entra con un
nombre con ese nombre sale).

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