MANAGEMENT DES ORGANISATIONS ET GRH

Le SS
Systme
Systme d
dI
Information
nformation RH
RH::Impact etmportance
Importance
dans
dans
lesles
organisations
II
I
organisations

Ralis par : Fredriche MOUYABI MOUKOUYOU

Aot 2009

SOMMAIRE

I.
II.
III.
IV.
V.

Introduction
Particularits du Systme dInformation RH (SIRH)
Importance du SIRH
Impact du SIRH dans les organisations
Conclusion

I. INTRODUCTION
Baudouin, un spcialiste de la gestion des ressources humaines affrmait en son temps que :
il n y a de richesses que dhommes . Cela revient dire que le capital humain est le
facteur le plus important dune organisation quelle soit but humanitaire comme mdecins
sans frontires , but lucrative comme Total ou quelle soit publique comme la Mairie.
Depuis quelques annes donc, les manageurs des organisations portent un intrt croissant aux
questions lies la gestion de lhomme au travail. Les Etats srieux ne sont pas rester en
marge de cette nouvelle science du management . Ils ont donc lgifrer sur la question et
promulgu des lois (DIF, CIF, NRE, GPEC) permettant non seulement lpanouissement de
lhomme salari mais aussi laugmentation de la productivit des organisations . Ces
lois garantissent le dveloppement du capital humain (par la formation), les congs, les
modalits de licenciement, les modalits dattribution des avantages en nature et des salaires,
les modalits de gestion des carrires des salaris etc.
Aujourdhui, la gestion des ressources humaines a volu et tend sindividualiser. De la
gestion des ressources humaines on se dirige tout droit vers la gestion de la ressource
humaine .Toutes ces mutations ne sont possibles quavec la mise en place dun systme
dinformation.
Quelles sont donc les particularits de ce systme dinformation RH ? Quel est son impact et
son importance au sein des organisations ?

II. PARTICULARITES DU SIRH

Le systme d'information RH prsente des particularits lies la nature mme de ses
informations et la frquence des vnements individuels et collectifs qui modifent les
informations. Les informations individuelles sont trs varies. On ne peut prtendre dcrire
compltement chaque salari au travail, l'tendue du vocabulaire ncessaire est en soi un
obstacle l'informatisation. Aussi, les informations sont entaches de nombreuses
incertitudes. Dans ce contexte, dcrire les capacits relationnelles d'un agent, lorsqu'elles ont
une grande importance dans la tenue du poste occup, est une opration dlicate. Un individu
ragit aux personnes qui l'entourent et au milieu dans lequel il travaille : toute information
portant sur la personne devrait donc tenir compte des circonstances pour prtendre un
minimum d'exhaustivit. Dans le domaine des Ressources Humaines, le qualitatif l'emporte
sur le quantitatif, il ne peut tre standardis de manire exhaustive en raisons des jugements
de valeurs implicite qu'il vhicule et de la multiplicit des facteurs dterminants. Les
informations individuelles doivent tre fables. Comme dans d'autres domaines, la gestion
collective du personnel consolide les informations individuelles, sa qualit dpend de la
fabilit des donnes traites, sur leur mise jour, autant que sur les traitements effectus.
Lors de dcisions collectives, la richesse des informations qualitatives cre un obstacle li aux
ambiguts du vocabulaire utilis par les diffrents acteurs. Les informations individuelles sur
le personnel sont soumises des contraintes lgales. Certaines informations sont exclues par
la loi pour viter toute discrimination. D'autres sont soumises une obligation de
confdentialit : leur communication n'est autorise que dans certaines limites, et pour un
usage prcis. Par ailleurs tout salari peut connatre le contenu des dossiers le concernant et
demander la correction des erreurs qu'ils comporteraient. D'autres informations sont soumises
de nombreuses obligations lgales de fond et de forme : respect des droits des salaris, tenue
des registres, mises jour, archivage d'un ensemble de preuves. Par exemple, la paie doit tre
justife dans son calcul, archive avec le double du bulletin de paie assorti de la preuve des
paiements aux salaris et aux caisses de prestations sociales. Les informations nouvelles
concernant la situation d'un individu surviennent de manire imprvisible (vie familiale) ou
prvue (vie professionnelle) Elles doivent tre immdiatement enregistres dans son dossier,
et prises en compte (Exemples : Modifcation de la rmunration, Dmission, etc.) Il peut
s'agir galement d'vnements collectifs alatoires concernant la gestion du personnel (Taux
de cotisation, SMIC etc.)

Des informations collectives sont fournir obligatoirement, la loi franaise par exemple
impose de multiples dclarations : Bilan social, DADS, enqutes des fdrations
professionnelles, communications aux instances reprsentatives sous forme de bilans passs et
prvisionnels (formation, galit professionnelle, volution de

l'emploi...) Il s'agit d'une

contrainte de rsultats : tant donn le contenu et la forme de chaque dclaration faire, il faut
collecter et traiter les informations individuelles ncessaires la production des indicateurs
demands. Un des problmes poss par ces dclarations est la disparit des indicateurs
produire pour des partenaires aux proccupations diffrentes.
La gestion du personnel est alimente d'informations externes. Les spcialistes doivent tre
informs en permanence sur l'volution du march du travail et des pratiques des autres
organisations pour en tenir compte dans leurs dcisions. Le droit social doit tre connu,
respect et utilis, y compris pour rsoudre des cas particuliers. Toute une partie de
l'information ncessaire la fonction est collecter l'extrieur. La fonction gestion du
personnel est anime par un rseau de communication interne, le dveloppement de
l'entreprise et des salaris suppose l'entretien des relations organiques entre les diffrents
acteurs et niveaux hirarchiques. Les salaris eux mmes sont destinataires d'information
concernant leurs droits, les opportunits de carrire lies l'avenir de l'organisation, et les
moyens mis leur disposition, informations utiles l'laboration d'un projet professionnel
raliste.
La fonction Ressources Humaines est la garante de la cohrence des actions concernant le
personnel, et assure son intgration effcace la politique gnrale. Son systme d'information
est mis au service des diffrents acteurs afn de les aider dans leurs dcisions.

III. IMPORTANCE DU SIRH

Les gestionnaires des ressources humaines tout comme les autres praticiens du management
(agents marketing et commerciaux) se doivent de grer les informations. Le SIRH est donc un
outil qui permet de suivre en temps rel les informations du personnel. La connaissance de ces
informations permet de grer au mieux le personnel. En effet, le SIRH permet aux
gestionnaires dlaborer leur politique de gestion des emplois et des carrires et donc de
mieux prvoir les dparts la retraite et les ajustements internes que cela exigent. Le SIRH
permet aussi la DRH de bien grer ses relations avec les administrations car il facilite
laccs aux donnes des salaris en quelques clics. Le SIRH rend aussi lvaluation du
personnel beaucoup plus objectif et impartial.
Le SIRH permet en outre de motiver les salaris et donc daugmenter leur productivit ds
lors que ces derniers pensent que cet outil va permettre la rationalisation des promotions .
La motivation des salaris peut ensuite baisser le taux de turn-over dans les entreprises ou ce
dernier tait lev cause de la dmotivation ne de lingalit de traitement des salaris par
la DRH.
Le SIRH permet aussi aux gestionnaires des ressources humaines de recruter lhomme quil
faut en interne. En effet, lorsquil y a un poste pourvoir en interne, grce au SIRH et donc
grce linformatique, lon cherche dans la base des donnes le collaborateur qui rpond le
mieux aux critres exigs pour ce poste.
Le SIRH peut aussi permettre dans une certaine mesure la rduction des cots lis la
formation des ressources humaines. En effet, ce systme lorsquil est continuellement mis
jour permet aux gestionnaires de planifer les formations en tenant compte de ce qui a dj t
ralis durant les 12 ou les 18 derniers mois vitant ainsi de renvoyer les salaris faire les
mmes formations.
Enfn le SIRH permet de sanctionner dune manire beaucoup plus objective les salaris car il
permet de demmagasiner toutes les sanctions antrieures. Par exemple, un salari qui aurait
commis une faute assez lourde une premire fois, notife dans son fchier, et a qui on avait
interdit de reproduire cette faute, le jour ou il referait cette mme erreur il recevra la sanction
quil mrite. Grce au SIRH les GRH verront cette premire mise en garde dan son dossier et

ce mme si la premire faute avait t commise il y a plus de 5 ans. Cela permet donc
lentreprise de bien grer ses relations avec les inspecteurs du travail.

IV. LIMPACT DU SIRH DANS LES ORGANISATIONS

Le SIRH en tant quoutil rvolutionnaire, est venu en quelque sorte ouvrir le mtier de
gestionnaire des ressources humaines dautres praticiens. Si avant, on recrutait comme
gestionnaire des ressources humaines, des personnes qui avaient fait des tudes de droit, de
psychologie ou des tudes de gestion, aujourdhui les informaticiens sont aussi recruts dans
les DRH. En effet, le service informatique global de lentreprise nest pas mme de grer le
SIRH vu limportance des informations grer et la confdentialit que ces dernires obligent.
Les DRH ont donc recrut des informaticiens RH qui grent les bases de donnes du
personnel.
Le SIRH est venu aussi amliorer les relations entre les diffrents centres de responsabilit et
de dcision de lentreprise. En effet, en vue de constituer le fchier dun collaborateur ou de le
mettre jour la DRH doit prendre des informations auprs de son responsable hirarchique.
Avec le SIRH donc, les centres de responsabilit travaillent en synergie et cela ne peut
quavoir que deffet positif pour lorganisation.

V. CONCLUSION
En somme, on se rend compte que le Systme dInformation Ressources Humaines est venu
rvolutionner la fonction RH dans les organisations. Son impact et son importance au sein des
organisations sont si grands que nul gestionnaire des ressources humaines dune organisation
srieuse ne peut se permettre de ne pas dune part le mettre en place et dautre part
lutiliser rationnellement. En effet, de son utilisation rationnelle dpendra le bon
fonctionnement non seulement de la fonction RH mais aussi de lentreprise toute entire car
linformation est une ressource grer si lon veut accrotre leffcacit de la fonction et donc
de lentreprise en gnral.