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Administracin Escolar
ADMINISTRACIN ESCOLAR
Sesin No. 1
Fundamentos de la Administracin Escolar
Planeacin, Organizacin y Direccin Escolar
Contextualizacin
Introduccin al Tema
ADMINISTRACIN ESCOLAR
El departamento de Servicios Escolares es el rea que brinda y genera la
informacin y documentacin en cuanto a la
situacin escolar de cada uno de los
alumnos, ofreciendo as trmites y servicios
respetando
la
reglamentacin
escolar
ADMINISTRACIN ESCOLAR
8. Coordinar la realizacin de investigaciones de nuevos mtodos, tcnicas y
procedimientos relativos a servicios escolares as como de los estudios de
factibilidad para su aplicacin.
Explicacin
Conceptos Bsicos
La administracin se define como el proceso de crear, disear y mantener un
ambiente en el que las personas alcancen con eficiencia metas seleccionadas.
Es la ciencia social y tcnica que se ocupa de la planificacin, organizacin,
direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el
mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social,
dependiendo esto de los fines que persiga la organizacin (Reyes Ponce, 2004).
Etimolgicamente, la palabra administracin; de las palabras griegas ad que
significa direccin y, minister que quiere decir sirviente o subordinacin, se
entiende como el logro de los objetivos gracias a la labor de otros.
Diversos autores dan la definicin de administracin; son varias, pero todos
llegan a lo mismo: hacer ms con menos, aprovechando al mximo los recursos
con los que se cuenta para obtener los mejores resultados. En pocas palabras la
administracin es eficientar cualquier proceso evitando el desperdicio y
fomentando la cooperacin.
ADMINISTRACIN ESCOLAR
Hay que tomar en cuenta que esta manera de ver a la administracin no ha sido
la misma desde su aparicin, que se da desde el momento mismo en que el
hombre tiene que organizarse como sociedad. Fue por ah de 1900, cuando F.
W. Taylor convencido del mtodo cientfico lo aplic a la administracin, con una
estrecha vinculacin a la produccin industrial. Antes de esta fecha, la ciencia de
hacer ms con menos, fue muy diferente; por ejemplo, en el periodo medieval,
los pueblos slo tenan que cubrir sus necesidades de auto conservacin,
concediendo muchos poderes al emperador o rey, el cual -claro est- abusaba
de este poder. En la revolucin industrial (1700-1785), los administradores
realizaban su labor de una manera emprica, y llegaron a ser considerados los
hombres del ltigo, con una visin reducida e incomprensiva.
Con la aparicin de Taylor todo esto cambi. Integr al trabajo del administrador
los conceptos de planeacin, direccin, organizacin, objetivo y evaluacin; al
ver los resultados, se extendi a otras reas como ventas, produccin, compras,
contabilidad, etc. Todo se mejor, desde la seleccin del personal, hasta la
calidad del producto, pasando por las condiciones del trabajo, tiempo de
produccin, etc.
A continuacin, analizaremos algunos conceptos que hacen referencia a los
fundamentos
de
los
servicios
escolares
la
administracin
escolar.
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ADMINISTRACIN ESCOLAR
Despus de revisar el video anterior, podemos entender mejor las fases del
proceso administrativo:
1. Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de
accin adecuado para lograrlos.
2. Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que
trabajan juntas de manera estructurada, con el propsito de alcanzar una
meta o una serie de metas especficas.
3. Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de
los miembros de un grupo o una organizacin entera, con respecto a una
tarea.
4. Coordinacin: Integracin de las actividades de partes independientes
de una organizacin con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
5. Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a
las planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas
funciones simultneamente Las funciones o procesos detallados no son
independientes, sino que estn totalmente interrelacionados. Cuando una
organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la
ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez en forma simultnea) se
controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificacin, o en caso
de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente,
del control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, lo que
realimenta el proceso.
Administracin Escolar
La Administracin Escolar, es una disciplina que en los ltimos tiempos ante la
"sociedad de conocimiento" est haciendo un llamado a los actores educativos
para que recuperen la capacidad de crear un nuevo futuro. Con mayor
ADMINISTRACIN ESCOLAR
imaginacin y con base en las posibilidades que somos capaces de visualizar
como factibles.
En este sentido, la planeacin, la organizacin, la gestin y el control son
factores determinantes para explicar la Administracin Escolar debido a que
stos permiten ordenar la estructura de la institucin educativa y ejecutar los
planes.
Concepto de administracin aplicado a la educacin.
La supervisin y administracin educativa es un elemento fundamental para el
desempeo eficiente de las instituciones educativas modernas. El administrador
educativo es responsable de la calidad del servicio brindado por la institucin y
debe ser capaz de llevar a cabo todos los procesos gerenciales (planificacin,
administracin, supervisin y control) para poder tener xito en su gestin. El
administrador debe ser adems lder, ya sea adaptndose a la cultura existente
en el centro educativo o modificndola si lo considera necesario.
Generalmente, cuando hablamos o escuchamos la frase administracin escolar,
nos remitimos a las actividades de suministro de materiales, el ejercicio de los
ingresos, los servicios de intendencia, vigilancia, mantenimiento, asistencia y
trmites de prestaciones. Sin embargo, la administracin escolar implica la
direccin de la organizacin misma, el uso y ejercicio estratgico de los
recursos, humanos, intelectuales, tecnolgicos y presupuestales; la proyeccin
de necesidades humanas futuras; la previsin estratgica de capacitacin de los
recursos humano y la formacin docente; la vinculacin con el entorno; la
generacin de identidad del personal con la organizacin; la generacin de una
visin colectiva de crecimiento organizacional en lo colectivo y profesional en lo
individual y el principio de colaboracin como premisa de desarrollo.
ADMINISTRACIN ESCOLAR
Justamente, quien logra una administracin escolar efectiva, de xito, tiene
amplias habilidades directivas que incluso pueda desarrollar una gama de
dinmicas e implemente entre su poblacin docente y no docente la del juego
como rutina de aprendizaje.
Las dimensiones de la administracin sern tan amplias como lo sea la
organizacin social en la que se aplique. En una institucin educativa es tambin
muy importante un buen uso de la administracin, debido a que la educacin es
la frmula para lograr el avance de toda nacin, por lo que debe administrarse
de la mejor manera posible para aprovechar de una manera ptima recursos
naturales, recursos humanos, instalaciones, equipos, materiales, tiempo, dinero,
tecnologa, mtodos o sistemas, segn sea el caso.
Toda persona que dirige una escuela debe ser capaz de detectar problemas,
analizar sistemas, plantear probables estrategias de solucin, ejecutar la elegida
y evaluar los resultados.
Funcin operativa de la administracin y organizacin escolar
La institucin educativa cuenta con un organigrama, en el cual se observa la
estructura de la misma. Asimismo, cuenta con un reglamento escolar en donde
se estipulen las funciones de cada integrante del grupo docente.
De manera general, el director, que es el que encabeza el organigrama, tiene las
funciones de planear, dirigir y coordinar las actividades que se presenten, como
reuniones docentes, de padres de familia o de alumnos, eventos deportivos o
culturales, convivencias. Adems, que tiene que conocer y manejar asuntos del
tipo administrativo como el control escolar.
Adems de lo anterior, funge como el lder de la escuela, que se encarga de que
en la institucin se trabaje adecuadamente.
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Anteriormente, se han ya estudiado los conceptos de planeacin y organizacin;
ahora, conoceremos el concepto de direccin.
Direccin Escolar
En trminos generales, la direccin es guiar a un grupo de individuos para lograr
los objetivos de la empresa. A esta etapa del proceso administrativo, tambin se
le conoce como ejecucin, precisamente porque las actividades se dirigen hacia
la consecucin de los objetivos que se plantearon en la etapa de planeacin. Se
le conoce como ejecucin, precisamente porque es la etapa donde se supervisa,
se guan y se conducen las actividades para que se ejecuten los planes de
acuerdo con la estructura organizacional, para que de esta manera se puedan
alcanzar las metas de la organizacin.
Se pueden encontrar al menos dos definiciones; la primera se refiere a la amplia
gama de actividades mediante las cuales los directivos, establecen el carcter y
el tono de la organizacin, como por ejemplo articular y ejemplificar los valores
propios de la organizacin. El segundo significado denota el proceso de influjo
interpersonal en virtud del cual los directivos se comunican con sus subalternos
respecto a la ejecucin del trabajo, de esta manera se facilita el trabajo ya que
ADMINISTRACIN ESCOLAR
se intercambia informacin acerca de problemas tcnicos, de coordinacin y de
motivacin.
Esta etapa del proceso administrativo se caracteriza por actividades de
planeacin, organizacin, ejecucin, supervisin, coordinacin y control; cada
una de estas actividades encaminadas a alcanzar las metas de la organizacin.
En este sentido, se debe tener siempre presente la misin de la institucin.
Todos los miembros de la organizacin deben de identificarse con ella, de esta
manera todas sus actividades estarn dirigidas a cumplir con la misma.
Todos los colaboradores del sistema UNID, conocen que el objetivo fundamental
del sistema, plasmado en la misin de la institucin, es el de: Formar personas
ntegras de ah, se desprende fcilmente que durante el desempeo de tus
actividades diarias, ests tratando con personas; al mismo tiempo, se dirige a un
equipo de personas, es por ello que uno de los factores ms importante en la
direccin, es de hecho, el factor humano. Es precisamente es este punto donde
se hace relevante el trmino de liderazgo.
Liderazgo Administrativo
Las nuevas tendencias en el campo de la administracin educativa sealan al
director como el lder de la escuela. Una de las dimensiones cruciales en el
ejercicio de sus funciones es la de ejercer liderazgo administrativo hacia el logro
de la visin de la institucin. El director de escuela, como lder administrativo
debe tener el conocimiento, las destrezas y atributos para entender y mejorar la
organizacin, implantar planes operacionales, manejar los recursos fiscales y
aplicar procesos y procedimientos administrativos descentralizados. Tienen a su
cargo la fase operacional de la escuela con el propsito de lograr la visin, la
misin, las metas y los objetivos institucionales.
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ADMINISTRACIN ESCOLAR
esto es, que posea un conjunto de habilidades directivas para influir en la forma
de ser de las personas o de un grupo de personas determinado, haciendo que el
equipo trabaje con entusiasmo en el logro de las metas y objetivos. Debe tener
la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar,
motivar y evaluar a un grupo o equipo de trabajo.
El liderazgo es aquella parte de las actividades de la direccin, mediante las
cuales se puede influir en la conducta de las personas y grupos, para que
voluntariamente confluyan en los logro de los objetivos.
Se debe de inducir al equipo para que cooperen en la ejecucin de determinada
actividad o tarea, y es aqu donde se da un nuevo reto, el de la motivacin. Se
deben conocer los intereses y necesidades de los individuos; por naturaleza, el
ser humano sigue sus propios intereses y necesidades, en la medida en la que
se vean satisfechos esos intereses y necesidades al realizar una tarea, mucho
ms motivada se encontrara una persona para realizarla de manera que
beneficie de manera eficiente en el logro de las metas y objetivos.
Por tanto, para que exista un verdadero liderazgo se debe ver a la realizacin de
todas las actividades, como un medio para satisfacer las necesidades e
intereses propios, de esta manera habr ms motivacin y por ende ser ms
fcil influir en las dems personas, precisamente porque vern en la
consecucin de los objetivos, una manera de satisfacer sus propias necesidades
e intereses. Por ello es necesario conocer las necesidades relacionadas con el
trabajo que se desempea, las creencias y expectativas de las personas con las
que ste est relacionado, de esta manera se alcanzaran ms fcilmente los
objetivos y las metas que se pretendan.
Para dirigir con liderazgo, se debe ver a la autoridad que se posee, no como un
privilegio de mandar, sino como un privilegio de servir; se debe estar
comprometido con las acciones y con las tareas que se realizan para que de
esta manera de inspire confianza. Ms que en la aplicacin de un poder, el dirigir
con liderazgo, se basa en la negociacin, explica y convence. Escucha, y no
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ADMINISTRACIN ESCOLAR
solamente para conseguir informacin, sino tambin para comprender y brindar
a las personas un apoyo humano y no slo tcnico o terico. El buen lder de
equipo ha de saber jugar entre dos actitudes diferentes, en funcin de la
situacin o de las tareas. Otro punto importante para tener en cuenta en la
direccin de un grupo es la resolucin de conflictos; ntimamente relacionado
con el uso de la autoridad, desde sus dos extremos, es decir desde la imposicin
hasta la persuasin. Ambos conceptos son importantes, un lder tiene que ser
capaz de utilizar su autoridad y capaz de persuadir.
La toma de decisiones, es la base para la resolucin de conflictos, este proceso
se puede convertir en un facilitador o generador de conflictos; por ello es
importante que se conozca el procedimiento para la toma de decisiones y sea
conocido por todos; pero igual de importante es que se practique siempre una
comunicacin efectiva, es decir que la informacin se transmita adecuadamente
a travs del proceso de escucha y habla, sin perder en cuenta la comunicacin
no verbal, tambin se comunica algo sin tener que hablar, mediante actitudes,
posturas, lenguaje facial y/o corporal.
Para complementar este tema, revisaremos la lectura siguiente:
http://cie.uprrp.edu/cuaderno/ediciones/20/pdf/c20art3.pdf
A partir de esta lectura, responderemos las siguientes preguntas:
Cul es la responsabilidad de un director o de un coordinador de servicios
escolares como un lder?
Cules son las funciones de un lder administrativo?
De qu manera se optimizan los recursos a travs de un liderazgo efectivo?
La direccin, vista como una etapa del proceso de administracin escolar, se
realizan las actividades para
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seguimiento de la incorporacin de estudios de nivel superior. Durante esta
etapa se dirigen, se coordinan y se realizan las actividades de administracin
escolar en base a la normatividad y a los requerimientos de servicio del sistema
UNID.
Comunicacin interna y externa
La comunicacin en toda organizacin es fundamental para el logro de los
objetivos. En una institucin de educacin superior y, an ms, en un rea de
servicios escolares este tema es de vital importancia. Para revisar este tema
analizaremos el siguiente video y nos responderemos las siguientes preguntas:
http://brd.unid.edu.mx/sesion-1-tema-7-coca-cola/
Por qu hay un intermediario en la conversacin?
Es importante el espacio fsico para una adecuada comunicacin?
Cul es el objetivo de la comunicacin? Se logra en este video?
Cmo podemos mejorar la comunicacin entre nuestros equipos de trabajo y
con nuestros clientes?
Motivacin y Servicio
Segn Mariana Pizzo, cuando se trata de prestar un servicio, el personal
encargado de producirlo es una pieza fundamental y decisoria para la calidad de
ese servicio. De hecho, muchas empresas encuentran que la tarea de motivar a
su personal para conseguir orientarlos al cliente es una misin a veces
imposible.
Hay muchas dificultades en este mbito, ya que no es sencillo transmitir una
cultura determinada, o bien cambiar una cultura existente. Sin embargo, hoy es
necesario dar otro enfoque de la relacin entre calidad y motivacin del personal.
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ADMINISTRACIN ESCOLAR
Lo natural es asociar que si no hay motivacin del personal, la calidad del
servicio se ver afectada, y esto es cierto. Personas que no estn conformes con
su trabajo, que se levantan todos los das con mucho esfuerzo para hacer algo
que no les entusiasma, difcilmente puedan llegar a encantar a los clientes.
Para asimilar este concepto es necesario entender que un buen servicio no
depende exclusivamente del accionar del empleado que est en contacto con el
cliente.
Aqu C. Grnroos nos enumera los recursos generadores de calidad de la parte
interactiva (clientes-empresa), y estos son:
Los clientes implicados en el proceso
El personal de contacto
Los sistemas y las rutinas operativas
Los recursos fsicos y los equipos
Adicionalmente, existe una parte de apoyo (no interviene en el contacto clienteempresa), que sin embargo impacta en la calidad del servicio. Sera como la
cocina del servicio (lo que no se ve). En esta parte tenemos los siguientes
recursos:
Tecnologa y sistemas
Directivos y supervisores
Funciones y personal de apoyo
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ADMINISTRACIN ESCOLAR
es un factor clave para el xito de las ventas, buscando alternadamente la
satisfaccin del trabajador como la del cliente. Cuando ms se pueda interpretar
a los clientes, apreciar sus inquietudes y motivaciones, ser ms factible la
posibilidad de que se encuentre una solucin y una estrategia de ventas
acertadas.
Si ya se conoce que servicios requieren los clientes, se tiene que detectar la
cantidad y calidad que ellos desean; para hacerlo, se puede recurrir a varios
elementos, encuestas peridicas a consumidores, buzones de sugerencias,
numero 800 y sistemas de quejas y reclamos, que nos permitir conocer mejor la
demanda, de necesidades y defectos de los productos que ofrecemos a nuestros
consumidores, demostrndoles as la gran importancia que tienen para nosotros
como empresa.
Teniendo cubiertos los dos puntos anteriores, se maximiza la oportunidad de
conocer los niveles de satisfaccin y en que se est fracasando, por lo que se
recomienda tener disponibles algunos elementos del servicio a clientes para su
motivacin: contacto cara a cara, relacin con el cliente, correspondencia,
reclamos y cumplidos, instalaciones.
Las actitudes se reflejan en acciones, el comportamiento de las distintas
personas con las cuales el cliente entra en contacto conseguirn ese
conocimiento y comportamiento de la creatividad que producir un impacto sobre
el nivel de satisfaccin del cliente incluyendo la cortesa general con el que el
personal maneja las preguntas, los problemas, como ofrece o amplia
informacin, provee servicio y la forma como la empresa trata a los otros
clientes.
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Conclusin
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Para aprender ms
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Actividades de Aprendizaje
Instrucciones:
1. Explica
los
procesos
de
la
Administracin
Escolar:
b)
c)
b)
c)
d)
Formato de entrega:
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Bibliografa
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