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Ville dAsnires

Rapport Audit Achats


VERSION FINALE

Sommaire
1. Rappel du contexte
2. La Fonction achats publics
3. Analyse Achats
4. Prconisations Juridiques
5. Prconisations Achats
6. Echanciers des marchs
7. Compte rendu des entretiens
8. Analyse Organisation
9. Prconisations Organisation
10. Les axes stratgiques et plans dactions
11. Couts associs
12. Les Potentiels dconomies
13. Planning
14. Actions 6 mois
15. Bilan gnral

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

1 RAPPEL DU CONTEXTE

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

CONTEXTE ET ATTENTES
Contexte
Dans le cadre dun changement de lquipe de direction de la Mairie il a sembl opportun de
lancer une dmarche sur lefficience de la fonction Achats au sens large:

Organisation
Procdure
Economie
Juridique

Attentes
Analyse de la performance antrieure et de la situation actuelle
Mise en vidence des insuffisances et des risques majeurs
Sur la base du diagnostic, recommandations en termes de :

Besoins humains, logistiques, outils, formation, organisation


Optimisation des procdures
Dfinition dindicateurs de performance
Evaluation des impacts (bnfices apports)
Evaluation des cots associs aux mesures
Planning de dploiement

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

2 FONCTION ACHATS
PUBLICS

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

TYPOLOGIE DES DEPENSES


EVOLUTION DES DEPENSES ENTRE 2012 et 2013

2013 : 65,8 M

2012 : 57 M
29,3

Investissement

23,3

Fonctionnement

33,7

36,5

La hausse des dpenses dachats analyses entre 2012 et 2013 est de 15,1 %, due notamment
une croissance importante des investissements.
La hausse des dpenses de fonctionnement est significative, 8,5% (+2,8M)

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

PART DES DEPENSES < 15 K


K
REPARTITION 2013

Investissement

65,8 M

28,5

0,7

Fonctionnement

33,5

Dpenses
infrieures
15K HT: total
de 3,8 millions

3,1
Les fournisseurs mouvements en 2013 moins de 15K HT reprsentent 3,8 M (8,5% des
achats de fonctionnement et 2,2% des achats dinvestissement)
Lanalyse dmontre une faiblesse du nombre de fournisseurs infrieurs 15K HT

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COUVERTURE MARCHES
DONNEES 2013
Dpenses > 15K HT
hors march

Dpenses > 15K HT


sous march

Dpenses < 15K HT

65,8 M
4,2
2,4

EDF et GDF

0,8

UGAP

0,2

Fournisseurs galement sous march

0,8

Relle dpense
hors march

57,8

3,8

La relle dpense hors march se situe entre 0,8M et 1M soit environ 1,5% de la dpense
totale suprieure 15K, qui est de 62 M.
Ce ratio de couverture marchs montre que la culture marchs publics est implante dans la
collectivit.
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SEGMENTATION DES ACHATS INVESTISSEMENTS


2%

6%

Travaux et prestations associes

2%

Prestations lies aux espaces publics


7%

Prestations lies aux btiments


Dpenses lies aux tlcommunications et
l'informatique
Fournitures - fournitures administratives
et scolaires

11%

Mobilier urbain
Mobilier scolaire
70%

Informatique
Autres investissements

Les dpenses dinvestissement sont majoritairement lies des travaux et prestations


associes.

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SEGMENTATION DES ACHATS FONCTIONNEMENT


Prestations lies aux espaces publics
Prestations lies aux btiments

1%

Services - restauration & alimentation

12%

1%

Fournitures - nergie

1% 1%

Dpenses lies aux tlcommunications et l'informatique


29%

1%

Fournitures - fournitures ateliers et assimiles


Services - prestations d'accueil enfance

2%

Fournitures - fournitures administratives et scolaires

2%

Services - sjours enfance

2%

Services - transports collectifs

3%

Services - gestion parking incl. DSP


3%

Services - insertion et qualification professionnelles


Services - assurances

4%

Services - honoraires
Services - impression et communication

4%
16%
7%

Prestations lies aux festivits


Services - gardiennage et scurit

10%

Services - courrier et logistique


Autres fonctionnements

70% des achats de fonctionnement se concentrent sur 6 segments: ce sont les priorits
dactions

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3 PRECONISATIONS
JURIDIQUES

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

CONFORMITE DES PROCEDURES


Analyse rtroviseur

MISE EN UVRE DES RECOMMANDATIONS DE LA CRC


Utilisation des chques Cadhoc: 130 532,59 en 2012; 4 935,10 en 2013.
Lutilisation des chques Cadhoc a effectivement t supprime par la
Collectivit
Visa dun lu pralablement lengagement juridique
Il nous a t indiqu que le visa dun lu pralablement lengagement
juridique (non obligatoire) avait t supprim. Nanmoins, la fiche projet
mentionne toujours le visa dun lu.
CONFORMITE DE LA LISTE DES MARCHES PUBLICS PUBLIES (Art. 133) AVEC LA
REALITE
Lanalyse des dlibrations depuis 2008 montre que les articles 133 sont
conformes.
Nanmoins, les marchs Sipperec (Tlcoms, Rseaux) ne sont pas
mentionns dans les articles 133.
Les marchs passs par le CCAS ne sont mentionns qu compter de 2010.
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POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2


FIXATION MINI/MAXI (Marchs bons de commande)
9 marchs (ou lots de marchs) prsentent sur 2013 un risque de non atteinte du
montant mini ou un dpassement du montant maxi:
Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des coles de la Ville
Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres et
maintenance et rparation de bornes d'apport volontaire enterres
Travaux pour l'entretien et les grosses rparations du patrimoine communal : maonnerie,
carrelage et canalisations
Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-sjours
Matrise d'uvre pour les travaux de construction et de rhabilitation des ouvrages
d'assainissement
Contrle de pr-rception concernant les rseaux d'assainissement
Travaux d'entretien de second uvre dans les btiments communaux
Fourniture et pose de pneumatiques, contrles de gomtrie et de tachymtrie
Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie arms (RIA), colonnes
sches et grand secours

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POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2


DUREE DE MARCHE
Un march public ne peut avoir une dure suprieure 4 ans sauf dans des cas exceptionnels
dment justifis ou par le fait que leur excution ncessite des investissements amortissables sur
une dure suprieure quatre ans: cette disposition est particulirement applicable aux DSP,
aux marchs dexploitation chauffage, voire de collecte des dchets mais pourrait tre
conteste pour le lot nettoiement voirie , 7 ans, ou les rservations de berceaux (10 ans et 7
ans).

MODALITE DE REVISION DE LA FORMULE DE REVISION DES PRIX


Le CCAP du march collecte et nettoiement prvoit que la formule de rvision de prix
pourra tre revue, entre autres, si son application engendre une variation de plus de 20%: en
plus de prvoir une variation inacceptable, la formule de rvision est juridiquement intangible
pendant la dure du march.
Recommandation: prvoir clauses butoir et de sauvegarde identiques pour tous les marchs
concerns.

MODALITE DANALYSE DES PRIX


March nettoyage: Bannir les formules telles que en cas de discordance entre le montant
total indiqu au DQE et laddition des lignes du DQE, le montant le plus lev sera pris en
compte pour lanalyse . En plus de risquer de vous priver dune offre conomiquement
intressante, elle prsente le risque de ne pas prendre en compte lerreur manifeste

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4 PRECONISATIONS
ACHATS

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

RECOMMANDATIONS ACHATS
PREPARATION DES MARCHES
80% de la performance dun achat se situe dans la prparation
Anticipation de la date dchance
Recueil des besoins
Recueillir en amont toutes les possibilits doptimisation envisages et impliquer le
Titulaire actuel dans la dmarche
Challenger les besoins

UTILISATION DUN OUTIL SOUPLE ET FLEXIBLE: LACCORD CADRE


LAccord-Cadre est un rfrencement de fournisseurs
Le recours lAccord Cadre permet une plus grande souplesse
Laccord-cadre est particulirement adapt aux marchs dinformatiques et de
sjours

PENSER SON MARCHE DANS LE SENS DE LA PERFORMANCE ACHATS


Augmenter la dure ferme des marchs, source dattractivit
Slectionner les indices de rvision des prix les plus appropries ainsi que les
modalits de rvision de prix
Privilgier les MAPA pour augmenter la souplesse et surtout permettre la ngociation

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16

RECOMMANDATIONS ACHATS
SIMPLIFIER/CLARIFIER LES PERIMETRES DES MARCHES
Diminuer le nombre de lots: Espaces verts, Sjours enfance, Nettoyage locaux,
Transports publics
Regrouper les marchs de nature identique ou similaire
Harmoniser les usages

VEILLER AUX LIMITES DE PRESTATIONS


March de collecte OM et nettoiement voirie
Fourniture de mobilier urbain
Equipements de maintenance de la signalisation tricolore
Marchs rcurrents de travaux

PROFESSIONNALISER LANALYSE FINANCIERE DES OFFRES


Professionnaliser la ngociation
Calculer/expliquer les impacts tarifaires chaque renouvellement de march
Mener une analyse de la valeur

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5 ECHEANCIER DES MARCHES

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

DONNEES CHIFFREES
ECHEANCIER DES MARCHES : Cet exercice t particulirement complexe raliser
et chronophage en labsence doutil ad hoc au sein de la Mairie
Nb de marchs
chance dfinitive

Dont sup 90 K en nb

Dont sup 90 K en
valeur

T3 T4 2014

406

T1 2015

698

T2 2015

10

130

T3 2015

599

T4 2015

540

Priode

S/T 2014-2015

39

2 373

T1 2016

13

1 270

T2 2016

2 053

T3 2016

10

2 908

T4 2016

127

S/T 2016

35

15

6 358

2017 et suivant

36

18

23 315

TOTAL GENERAL

110

42

32 046

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ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T3-T4 2014
Chrono
march

Intitul du march

Fourniture, pose de pabx et maintenance de l'ensemble du parc de matriel


tlphonie

aot-14

Location de matriel pour l'organisation du 33me Forum des Associations

aot-14

Ralisation et rparation de prothses dentaires pour le CMSM des 4 routes


2 lots

sept-14

Fourniture de mobilier urbain

5
6

Mission de ralisation d'une maquette et d'une cartographie 3D simulateur


virtuel interactif du projet de rnovation urbaine des Hauts d'Asnires
Prestations de services en assurances
4 lots

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Montants si chance
sup 90 K dfinitive

186

nov-14
dc-14

220

dc-14

20

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T1 2015
Chrono
march

Intitul du march

Entretien des espaces verts


2 lots

Fourniture de signalisation verticale et de panneaux de rue

9
10

Acquisition de titres de transports ariens aux personnels communaux et


leurs familles, au titre des congs bonifis
Fourniture de modules sanitaires mobiles pour divers chantiers et
manifestations de la ville

Montants si chance
sup 90 K dfinitive
698

janv-15
janv-15
fvr-15
fvr-15

11

Fourniture de produits de voirie

fvr-15

12

Fourniture de sapins de Nol

mars-15

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21

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T2 2015
Chrono
march

Intitul du march

13

Acquisition darticles de puriculture, de matriel et de mobilier pour les


tablissements daccueil de jeunes enfants
3 lots

14

Acqusisition de serveurs

15

Acqusisition de micro-ordinateurs

16

Acqusisition de solutions logicielles standard

17

Entretien et grosses rparations sur les portes et barrires de parking

18

Fourniture de carburant

19

Prestations de restauration pour les cocktails organiss par la Ville


6 lots

mai-15

20

Rception, stockage et chargement de verre issu de la collecte

mai-15

21
22

Impression et dition de supports de communication (hors magazine


mensuel Asnires Infos)
Organisation d'une classe thtre et d'une classe orchestre au sein du Ple
Excellence
2 lots

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

Montants si chance
sup 90 K dfinitive
avr-15

avr-15
avr-15
avr-15
mai-15
130

mai-15

juin-15
juin-15

22

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T3 2015
Chrono
march
23

24

25
26

27

Intitul du march
Contrles rglementaires dans les btiments communaux, les aires de jeux
et terrains de sports
Oprations de dpigeonnisation et actions contre les corvids, de
dratisation, la capture et le ramassage des animaux errants sur la voie
publique avec l'exploitation de la fourrire animale municipale
3 lots
Prestations de services pour la gestion technique et des abonnements des
parcs de stationnements souterrains de la Ville
Acquisition de fournitures scolaires et d'activits manuelles, pour
l'approvisionnement de divers services municipaux
2 lots
Acquisition de matriel lectromnager, de groupes frigorifiques
professionnels et de petit matriel hifi standard pour les besoins des services
de la Ville
2 lots

Montants si chance
sup 90 K dfinitive
juil-15

juil-15

225

juil-15

217

aot-15

aot-15

28

Fourniture de dcorations lumineuses

29

Fourniture de mobiliers scolaires pour les coles et les centres d'accueil de


loisirs sans hbergement

30

Installation, entretien et rparation des quipement de dsenfumage

aot-15

31

Achat de produits de dsinfection et de strilisation et de fournitures


mdicales diverses pour les besoins des services municipaux

sept-15

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aot-15
157

aot-15

23

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T4 2015
Chrono
march
32
33
34

Intitul du march

Montants si chance
sup 90 K dfinitive

Achat de bons d'achat destination des jeunes Asnirois


2 lots
Acquisition de jouets pour les besoins des services municipaux
6 lots
Prestations d'assistance juridique comprenant des missions de conseil et de
reprsentation lors des contentieux
3 lots

oct-15
oct-15
oct-15

35

Installation, entretien et exploitation des quipements de climatisation

36

Travaux de signalisation horizontale et d'amnagements annexes

400

nov-15

37

Assurance de la flotte automobile municipale

140

dc-15

38

Fourniture de vgtaux d'intrieur et d'extrieur


4 lots

dc-15

39

Fourniture et pose de cltures

dc-15

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nov-15

24

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T1 2016
Chrono
march

Intitul du march

40

Entretien du patrimoine arbor

41
42
43

44

45
46
47

Travaux neufs et de maintenance des quipements statiques de signalisation


lumineuse tricolore
2 lots
Dispositif d'information et d'accompagnement de porteurs de projet et
crateurs d'entreprises Asnirois

Montants si chance
sup 90 K dfinitive
212

janv-16

142

janv-16
janv-16

Maintenance des quipements de cuisine du Self Municipal


Prestations de gardiennage, de scurit des biens et des personnes pour les
diffrents services de la Ville et surveillance du systme SSI Complexe
Sportif des Courtilles
3 lots
Acquisition de papier ncessaire au fonctionnement des diffrents services
6 lots
Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation
lumineuse tricolore, comptages de trafic et tudes de circulation
Fourniture de denres alimentaires ncessaires aux prestations de
restauration du self municipal
6 lots

janv-16

janv-16

95

fvr-16

69

fvr-16

206

fvr-16

48

Reliure et plastification de livres des mdiathques municipales

fvr-16

49

Entretien des rseaux arauliques

mars-16

50

Fourniture de produits et matriels d'entretien

402

mars-16

51

Fourniture d'quipements vestimentaires ncessaires au fonctionnement


des diffrents services municipaux
8 lots

144

mars-16

52

Fourniture et plantation d'arbres

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mars-16

25

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T2 2016
Chrono
march

Intitul du march

53

Intgration de solutions pour la gestion et la diffusion de vido sur Internet

54

Travaux d'entretien et de grosses rparations dans les btiments


10 lots

55

Location et maintenance d'une machine affranchir

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

Montants si chance
sup 90 K dfinitive
mai-16
2053

mai-16
juin-16

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ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T3 2016
Chrono
march

Intitul du march

56

Impression et dition du magazine mensuel Asnires Infos

57
58
59

60

61
62

Travaux de rnovation et de rhabilitation du rseau communal


d'assainissement
Acquisition d'une solution logicielle de dmatrialisation des marchs publics
et autres contrats, interface Internet et prestations associes
Cration, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports
2 lots
Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation gnrale
ncessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines 4
ans
3 lots
Transports collectifs pour les besoins des diffrents services municipaux
3 lots
Entretien gnral, surveillance et conservation des cimetires et reprise des
spultures
3 lots

Montants si chance
sup 90 K dfinitive
179

juil-16

879

juil-16
juil-16

404

juil-16

446

aot-16

610

aot-16

390

sept-16

63

Acquisition de matriels, fournitures et cblage courant faible

sept-16

64

Distribution de supports de communication dans les botes aux lettres des


administrs Asnirois

sept-16

65

Maintenance d'un parc de photocopieurs

sept-16

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

27

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES T4 2016
Chrono
march
66

67

68
69
70
71
72
73
74

Intitul du march

Montants si chance
sup 90 K dfinitive

Entretien du parc automobile municipal


4 lots
Excution par un laboratoire des prestations danalyses mdicales et
examens biologiques prescrits par les mdecins et pour lesquels les
prlvements sur les patients sont effectus par le personnel du Centre
Mdico-social Municipal (CMSM)

oct-16

oct-16

Fourniture de panneaux et plaques signaltiques


Fourniture de boissons alcoolises et non alcoolises pour les services
2 lots
Blanchissage et repassage du linge utilis dans les btiments communaux,
scolaires, sociaux et sportifs
Fourniture d'abonnements divers priodiques pour les mdiathques
municipales
Prestations de services d'assurances - lot risques statutaires
Installation, entretien et exploitation des installations individuelles de
chauffage, d'eau chaude sanitaire et des daaf
Tri, affranchissement, acheminement et distribution destination de la
France et de l'international des envois postaux

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

oct-16
nov-16
127

nov-16
nov-16
dc-16
dc-16
dc-16

28

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES 2017
Chrono
march
75
76
77
78
79
80
81
82

83

84
85
86
87
88
89
90

Intitul du march
Fourniture de coupes et mdailles
5 lots
Organisation de sjours pour les jeunes de 11 ans 17 ans
4 lots

Montants si chance
sup 90 K dfinitive
janv-17
126

Contrle technique des vhicules

mars-17

Acquisition de documents sur tous supports pour les mdiathques


municipales
8 lots
Rseau d'assainissement : Pr-tudes et conception
Assistance matrise d'ouvrage
Matrise d'uvre pour les travaux de construction et de rhabilitation des
ouvrages d'assainissement
Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des coles de la
Ville
Fourniture de vaisselle et d'instruments de cuisine pour les crches, coles
primaires et lmentaires et self municipal
Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres
et maintenance et rparation de bornes d'apport volontaire enterres
2 lots

mars-17
juin-17
juin-17
juin-17
juil-17

203

Contrle de pr-rception concernant les rseaux d'assainissement


Travaux d'entretien de second uvre dans les btiments communaux
5 lots
Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de
mini-sjours
10 lots
Services d'insertion et qualifications professionnelles
2 lots
Fourniture de vtements lis la fonction professionnelle
Fourniture et pose de pneumatiques, contrles de gomtrie et de
tachymtrie
Achat de produits et fournitures dentaires pour le Centre Mdico-Social
Municipal (CMSM)

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

fvr-17

juil-17

juil-17
juil-17
757

aot-17

511

sept-17
oct-17
oct-17
dc-17

29

ECHEANCIERS DES MARCHES


MARCHES 2018 ET SUIVANTES
Chrono
march
91
92

Intitul du march
Travaux pour l'entretien et les grosses rparations du patrimoine communal :
maonnerie, carrelage et canalisations
Fourniture de linge pour les crches et les coles
2 lots

Montants si
sup 90 K

chance
dfinitive

144

janv-18
janv-18

93

Fourniture d'enveloppes et de papier en-tte pour les services municipaux


2 lots

fvr-18

94

Rvisions et rparations du matriel moteur des espaces verts, de la voirie


et du service des Sports

fvr-18

95

Fourniture de matriels et produits pour les ateliers rgies, btiments et voirie


8 lots

96
97

Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie arms


(RIA), colonnes sches et grand secours
Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Nol, de bibliothque et de
dictionnaires pour les coles et les ALSH
2 lots

98

Collecte OM et nettoiement voirie

99

Suivi - animation d'un programme d'intrt gnral "Habitat Indigne"

100

Entretien et grosses rparations sur les appareils lvateurs

101
102
103
104

Nettoyage des btiments communaux


4 lots
Travaux d'entretien et d'amnagement des voiries communales
2 lots
Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les
tablissements scolaires
Rnovation et maintenance garantie des rsultats des installations
d'clairage public

319

fvr-18
mars-18

91

mars-18

7428

avr-18
juil-18

180

oct-18

2251

oct-18

2783

oct-18

96

nov-18

851

nov-18

105

Rservation berceaux lots 2 et 3

764

mars-19

106

Stationnement payant de surface

567

mai-19

107

Exploitation des installations de chauffage des btiments communaux

2153

dc-20

108

DSP restauration

3313

avr-21

109

Exploitation des installations de chauffage Courtilles

778

juin-22

110

Fourniture, installation, maintenance, nettoyage et exploitation de mobiliers


urbains doccasion reconditionns neufs ou neufs des fins publicitaires
ou non publicitaires

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

janv-27

30

6 COMPTE RENDU DES


ENTRETIENS

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

SYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENS


23 entretiens effectus dans le cadre de la mission
4 personnes des fonctions supports (Rle Acheteur)
Direction financire
Commande publique
Direction administrative des Services Techniques
19 personnes des fonction achats (Rle prescripteur)
Pas de personnes avec un rle utilisateur

Dure en moyenne de 1h30


Echanges en groupe ou en tte tte mais un impratif : Participatifs
Objectif : avoir un retour terrain de lacte dachats dans tous les axes
damlioration
Conseil
Dlai
Ractivit
Facilit

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

32

SYNTHESE DES ENTRETIENS


RESUME DES FAITS MARQUANTS REMONTES EN ENTRETIENS
SYNTHESE DES REP O NSES
O RGANISATIO N ACHATS

Sauf cas trs particuliers (Jeunesse), les prescripteurs rdigent le DCE complet et le transmettent la Commande
Publique pour relecture et validation.
qui dfini, qui rdige, qui dcide ? Suite multiples changes par mail le march est publi.
La commande publique intervient sur l'ensemble du DCE y compris les documents techniques

P RO CEDURES

Les procdures sont considres comme lourdes et longues. En effet de nombreux paramtres lgaux du code ou
des pratiques achats classiques (rgle des 3 devis par exemple) sont alourdie de dcisions plus contraignantes. Le
processus pour acheter temps de ractivit de la CP est long.

O UTILS
CMP

Pas ou trs peu d'outils disponibles. Les informations sont all chercher la CP.
utilisation ? ASTRE est semble t il lourd a utiliser et peu adapt au suivi des dossiers.
Service considr comme en sous-effectif qui expliquerait une partie des remontes ngatives de son
Application, respect, vivre avec fonctionnement avec les autres services.

SUIVI ACHATS
Vie du contrat

Les contrats de service ne sont pas tous bien suivi, la notion de qualit fournisseurs et de qualit des prestation est
semble t il peut dtaille dans les CCTP, les pnalits ne sont jamais appliques.

RELATIO NS AVEC LA CP

Vision trs partage allant de aucun contact travail trs collaboratif et remarques constructives. Le faible niveau
de conseil ne donne pas une vision positive du service. La CP semble enferm dans un moule juridique
VA, conseil, ractivit difficilement volutif.
P O INTS A AMELIO RER
Consolidation et stabilit de l'quipe.
Avoir plus de soutien et de conseils
Formation achats pour les prescripteurs
Manque de communication
Pilote achats
P O INTS A GARDER

RAS

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

33

SYNTHESE DES ENTRETIENS


Une commande publique trs/trop juridique
Des procdures trop lourdes qui deviennent contre productives
Un manque de culture achats
Des outils pas adapts ou inexistants
Des relations intra services avec la commande publique disparates
Un sous effectif de la CP qui rallonge les dlais et napporte pas le service
souhait

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

34

7 - ANALYSE DE
LORGANISATION

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

PROCESSUS ACHATS/MARCHES
Une organisation dcentralise sur les Services Oprationnels (SO) (la DST
possde son propre rdacteur technique)
Mais, dans tous les cas une intervention de la Commande Publique (CP)
pour validation finale
Une organisation du travail en Srie et non en Parallle
Allongement de la dure des procdures
perte de temps
aucun
contact donc aucun conseil
Une ingnierie des marchs fige aux procdures standards
Utilisation frquente de lUGAP mais pas trs organise
Rpartition des taches Achats

SO : Service Oprationnel
CP : Commande publique

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

36

LES MAGASINS
3+1 magasins pour 4 activits diffrentes
Voirie
Espaces verts
Btiments
Garage

Surface occupe considrable


Redondance des postes de magasiniers
Utilisation ou non dASTEC pour lmission des bons de commandes
Organisation centralise qui semble bien fonctionne
Magasins bien rangs, propres et ordonns
Accs semble bien rglement

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

37

SYNTHESE DE LORGANISATION
POINTS FORTS
Organisation
Une forte dcentralisation des tches qui permet de passer la charge de travail
avec une quipe restreinte en central la CP
Une optimisation possible sur les magasins nombreux et indpendants les uns des
autres
Une Direction Administrative dcentralise au niveau de la DST qui fonctionne
correctement et emporte ladhsion des agents oprationnels

Processus et procdures
Des DCE complets et bien structurs
Des trames de document existantes
Une validation systmatique de la CP de tous les marchs, ce qui cautionne une
bonne protection juridique, mais pas doutil dalerte pour quelques achats hors
marchs

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

38

SYNTHESE DE LORGANISATION
POINTS FORTS
Ressources humaines
Une expertise juridique certaine au niveau de la CP
Des Services Oprationnels :
Demandeur de conseils
Demandeur de soutien
De bonne volont
Conscience des services oprationnels de pouvoir faire mieux :
Potentiel defficience de la fonction achats reconnu
Arguments:
Manque de ressources donc manque de temps
Frein de la commande publique (ractivit, conseils, )

Outils
Utilisation du logiciel ASTEC permettant une traabilit des commandes et une
fluidit des documents

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

39

SYNTHESE DE LORGANISATION
POINTS DAMELIORATION
Organisation
4 postes sont ouverts la commande publique mais suite des mutations
professionnelles rcentes seulement 1 est pourvu. Il y a un risque darrt de
production si les recrutements ne sont pas faits rapidement !
Pas de stabilit des personnes en place (pas de capitalisation, perte de
connaissance et de crdibilit)
La FFVM (Fdration Franaise Villes Moyennes, de 20 000 200 000 habitants) indique 7 8 personnes
pour occuper la fonction (dans un primtre diffrent, il est vrai comme on le verra plus loin)

Renforcement des groupements de commande

Achat mode projet

Par manque danalyse des dpenses des besoins ne sont pas traits en mode
projet avec un leader et une volont de regroupement de ceux-ci :
Sjours
Analyse micro biologiques
Barrirage, traiteurs,

Processus et procdures
La rigueur du code t pousse trop loin

Simplification

Le code est suffisamment lourd utiliser pour ne pas le charger de contraintes


supplmentaires
Aspect juridique exacerb au dtriment de limpact conomique et
oprationnel
05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

40

SYNTHESE DE LORGANISATION
POINTS DAMELIORATION
Ressources humaines
Il ny a pas de culture achats au sens conomique du terme aussi bien la
Commande Publique que dans les Services Oprationnels Formation
Les basiques ne sont pas connus et encore moins respects (voir graphique en
toile de lanalyse des entretiens)
La perception de ce point est cependant diffrente dun service lautre (non
comptence, manque de ressources, )

Outils
Peu ou pas doutils formaliss Cration doutils
Absence de politique achats formalise
Absence de guide achats formalis (procdures)
Trames disponibles mais la demande. On ne pousse pas linformation, il faut
venir la chercher !
Liste des marchs inconnue ou non disponible avec un outil informatique
simple?
Une communication Achats interne/externe renforcer

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

Communiquer

41

8 PRECONISATIONS
ORGANISATION

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

RECOMMANDATIONS
PROCESSUS ET PROCEDURES
Allgement des procdures :
Utilisation des souplesses
montants

proposes par le code pour les marchs de faibles

ALLEGER LES TACHES PUREMENT ADMINISTRATIVES DE LA CP


Suppression des CAO douverture des plis
Suppression des reconductions expresses : la tacite reconduction allge la charge
Allgement des tches chronophages de relecture des DCE: le service commande
publique doit imposer des documents-types pour tous les services afin dhomogniser
les modles et ainsi fluidifier le processus de contrle pr-publication.

PROCESSUS ET PROCEDURES
Harmoniser les rfrences des marchs et le tableau de suivi

La recherche de conformit juridique et administrative ne doit pas prendre le pas sur la


recherche de performance conomique

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

43

RECOMMANDATIONS
RESSOURCES HUMAINES
Recrutement
En fonction du scnario retenu les recrutements pourront porter sur

Directeur achats
Acheteurs
Assistants administratifs
Juriste

Formation
Le manque de maturit achats reconnu par lensemble des personnes
interroges nous pousse vous conseiller de lancer un plan de formations trs
orientes achats:
Rdaction dun CCTP fonctionnel
Rdaction dun DCE
Reflexes achats
Ngociation
Achats en mode projet (Prescripteur+CP+acheteur)
+ formations diplmante terme pour les acheteurs
Ces formations seront spcifiques en fonction du public concern :
Commande publique
Prescripteurs

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

44

RECOMMANDATIONS
OUTILS COMMUNICATION INTERNE
Nous vous recommandons de mettre en place une batterie doutils qui clarifieront
les rles et les missions de chacun et qui simplifierons les relations interservices :

Politique achats
Guide des bonnes pratiques
Trames de documents types (DCE,CCTP, RC)
Intranet regroupant lensemble des documents et procdures officiels
Runions rgulires avec les acteurs du processus

Organisation des runions de prsentation du projet


Mise en vidence des objectifs
Prsentation des conclusions
Explication des dcisions
Mise en vidence des rles
Hot line pour guider le personnel si besoin

OUTILS COMMUNICATION EXTERNE


Refonte dun portail achats/marchs ddi sur lextranet
Communication externe via la CCI et les diffrentes manifestations de type forums
inverss
Organiser de manire formalise le sourcing
fournisseurs) auprs des prescripteurs

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

(recherche des meilleurs

45

RECOMMANDATIONS
PILOTAGE DE LA FONCTION
Mise en place de tableaux de bord de suivi dactivit avec des KPI (indicateurs
clefs) pertinents
Nombre de marchs, davenant,
Nombre de commandes, factures par lot, par march, par direction et par service
demandeur
Dlai de traitement, Nombre de recours
Liste des marchs ou besoins regroups
Intgrer au tableau de bord le nombre de marchs notifis pendant la priode et la
prvision de march sur les priodes venir.
Btir un tableau visuel pour communiquer
Communiquer sur les rsultats

PILOTAGE DES MARCHES


Cration dun guide des procdures
Simplification de la nomenclature (code CPV)
Sassurer que loutil informatique permette de sortir des extractions achats fiables et
pertinentes
Systmatisation de lutilisation dASTEC pour toute saisie de bon de commande afin
davoir une traabilit et des statistiques fiable en terme de consommation

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

46

RECOMMANDATIONS
PILOTAGE DES MARCHES BATIR 2 INDICATEURS DE PERF. ECONOMIQUE
Ces indicateurs, prsenter en marge de la CAO ou de toute instance de dcision, doivent
tre obligatoires pour toute passation de marchs rcurrents de plus de 90 K HT annuels:
Fiche de recensement des optimisations
Fiche de calcul des conomies achat

ORGANISATION
Renforcement de la structure Commande Publique pour une volution vers un service
Achats Publics
2 scnarii proposs en fonction de la performance achats souhaite :
I.

Cration dune coordination achats (version lgre)

II.

Cration dune DHA avec intgration dune fonction Gestionnaire de March


(version forte)

Se pose aussi le problme du rattachement hirarchique, 2 options


I.

A la DAF

II.

A un DGA

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

47

ORGANISATION ACTUELLE
FONCTIONS

SERVICE ACHATS PUBLICS

Surveillance juridique
Accompagnement administratif
Conseil Achat

1 chef de service CP
1 Admin
2 Gestionnaires

Chef service CP
Gestionnaire
Admin
Gestionnaire

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

48

SCENARIO N
N1 RENFORCEMENT HA
SERVICE ACHATS PUBLICS
1 Chef HA
2 Admin
2 Gestionnaires
Option AMO Achats

NOUVELLES FONCTIONS
Centralisation de la rdaction des DCE (hors
DST)
Conseils et accompagnement Achats
Renforcement fort des profils
CV adapts
Formation
Changement de la culture ferme vers une
culture de service support et de clients
interne

DAF/CP
Chef service

Chef service CP

AMO HA

Gestionnaire
Admin
Gestionnaire

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

Admin

Gestionnaire

Admin

Gestionnaire

49

SCENARIO N
N2 SERVICE HA PUBLIC
SERVICE ACHATS PUBLICS
1 DIR HA
1 Juriste
2 Admin
3 Gestionnaires

NOUVELLES FONCTIONS
Centralisation de la rdaction des DCE (y compris DST)
Cration du poste de Gestionnaire et Juriste Marchs
Gestion des marchs (pilotage, regroupement, suivi,
Renseigne le systmes des informations stratgiques
pour les HA
Code CPV
Imputations comptables
Rdaction des DCE
Support achats
Anime et organise ses marchs

Option 1

Option 2

DAF/CP

DGA

Chef service CP

Directeur HA

Gestionnaire

Juriste HA

Gestionnaire

Admin

Admin

Gestionnaire
Gestionnaire

Admin

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

Gestionnaire

50

9 AXES STRATEGIQUES &


PLANS DACTIONS

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

AXES STRATEGIQUES
METTRE EN PLACE UN PLAN DACTION BASE SUR 5 AXES STRATEGIQUES
Maitriser les volumes financiers
Savoir qui achte, comment et pourquoi
Sapproprier une culture Achats(conomique vs juridique)
Intgrer la composante Economique dans la commande publique pour devenir
un service Achats Publics
Btir et professionnaliser la fonction
Recruter, former et construire les processus les plus efficients
Chercher les conomies
Instrument central de la dmarche, lobjectif est de trouver les conomies sans
dgrader ni la qualit ni le service rendu
Prenniser la dmarche

Appropriation des reflexes achats par lensemble des personnes impliques dans
le process dacquisition

Que le service Achat publics ne soit plus un gendarme de la rgle mais un


vritable service support

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

52

COMMENTAIRES
La recherche des conomies est un des axes forts de la dmarche, qui ne doit pas se
dployer au dtriment de la qualit des produits et/ou des services acquis.
Au vu du diagnostic, il manque de faon vidente la dimension conomique la
culture de la Mairie en termes dachats.
Latteinte des objectifs de cette mission passe par lappropriation par lensemble des
acteurs de ce que lon appelle des reflexes achats , des incontournables dans le
process complet (de lingnierie du march son suivi oprationnel)
Il existe une multitude de leviers qui, une fois actionns, gnrent des conomies
tous les niveaux du processus :
Marketing achats, Sourcing vaste et imaginatif
Notion de juste besoin
Ngociation

Le rle du service Achats est :


Tant que ces reflexes ne sont pas acquis, les reprendre sur tous les marchs jusqu ce quils
soient intgrs dans la culture de la Mairie
Une fois que les reflexes sont acquis, piloter la fonction en termes de visibilit pour la DG et en
terme daccompagnement pour les services oprationnels

A court terme, il est ncessaire, dans le cadre dun accompagnement des services
oprationnels et sur des marchs cibles, de:
Publier des marchs sur les dpenses hors marchs significatives
Relancer, la date de reconduction, les marchs significatifs sur laxe conomie

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

53

10 COUTS ASSOCIES

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

COUTS ASSOCIES
RECRUTEMENT
Administratif CP :
Gestionnaire de march :
Directeur Achat :

18/22 k
30/35 K
45/50 k

ENVELOPPE ESTIMEE
Les couts sont mettre en parallle des gains potentiels (7% 15% des dpenses
gres) qui couvrirons largement les frais de ce nouveau service
SCENARIO N1 CO UT UNITAIRE
ANNUEL
EFFECTIF
DIRECTIO N
GESTIO NNAIRE
JURISTE
ADMINISTRATIF

1
2
0
2

EFFECTIF TO TAL

35 000,00
30 000,00
20 000,00

TO TAL
P RO JET

SCENARIO N2 CO UT UNITAIRE
ANNUEL
EFFECTIF

35 000,00
60 000,00
-
40 000,00

1
3
1
2

135 000,00

AMO ACHATS *
50 000,00
* Paiement sur rsultats donc sans couts pour la collectivit

50 000,00
30 000,00
35 000,00
20 000,00

EQUIPE ACTUELLE CO UT UNITAIRE ESTIMATIO N


ANNUEL ESTIME
P RO JET
EFFECTIF

TO TAL
P RO JET
50 000,00
90 000,00
35 000,00
40 000,00

1
2
0
1

215 000,00

35 000,00
25 000,00
20 000,00

35 000,00
50 000,00
-
20 000,00
105 000,00

La rpartition des marchs ou des clients internes devra se faire en fonction des
profils recruts et des priorits dfinies par la Direction Gnrales
FORMATION
Formation intra :
400 600/personne
Formation sur site (10 p) :
De 6 000 HT 10 000 HT
Accompagnement march : de 4 000 15 000 HT le march
05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

55

11 POTENTIELS
DECONOMIES

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

POTENTIEL DECONOMIES
MARCHES SUPERIEURS A 90 K HT ANNUELS
Le potentiel dconomies est bas sur une estimation raliste de 7% dconomies achats
en moyenne, associant optimisations des besoins et mise en place de leviers achats
performants. En tant performant lobjectif peut approcher les 15%.
Il prend en compte la non-reconduction lchance intermdiaire de tous les marchs
rcurrents suprieurs 90 K HT ayant t notifis depuis plus de deux ans.

Anne

Echance
dfinitive
Nb

Valeur

chance
intermdiaire
Nb

Valeur

Total
Nb

Economie
gnre

Valeur

Impact
annuel
cumul

2014-2015

2 373 17

7 072 26

9 445

661

330

2016

0 10

7 598 10

7 598

530

926

2017

0 0

0 0

1 191

2018

7 428 0

0 1

7 428

520

1 451

2019

1 331 0

0 2

1 331

93

1 711

2020 et suiv.

6 244 0

0 3

6 244

437

2 241

TOTAL

15

17 376 27

32 046

2 241

2 241

14 670 42

Impact annuel = 50% de lconomie gnre de lanne en cours + 100%conomies de chaque anne
prcdente.
Limpact annuel maximal de 2241 K est en 2023 (chance march la plus lointaine en 2022)
05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

57

MARCHES A TRAITER
AVANT LECHEANCE DEFINITIVE S1 2015
Chrono
march

Intitul du march

40

Entretien du patrimoine arbor

41
45
46
47
50
51
54

Type
d'chance
chance
intermdiaire

Montants si Prochaine chance


sup 90 K chance dfinitive
212

janv-15

janv-16

142

janv-15

janv-16

95

fvr-15

fvr-16

69

fvr-15

fvr-16

Travaux neufs et de maintenance des quipements statiques de signalisation


lumineuse tricolore
2 lots
Acquisition de papier ncessaire au fonctionnement des diffrents services
6 lots
Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation
lumineuse tricolore, comptages de trafic et tudes de circulation
Fourniture de denres alimentaires ncessaires aux prestations de
restauration du self municipal
6 lots

chance
intermdiaire
chance
intermdiaire
chance
intermdiaire

206

fvr-15

fvr-16

Fourniture de produits et matriels d'entretien

chance
intermdiaire

402

avr-15

mars-16

chance
intermdiaire

144

avr-15

mars-16

chance
intermdiaire

2053

mai-15

mai-16

Fourniture d'quipements vestimentaires ncessaires au fonctionnement


des diffrents services municipaux
8 lots
Travaux d'entretien et de grosses rparations dans les btiments
10 lots

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

chance
intermdiaire

58

MARCHES A TRAITER
AVANT LECHEANCE DEFINITIVE S2 2015
Chrono
march

Intitul du march

56

Impression et dition du magazine mensuel Asnires Infos

57
59

83

60

61
87
62
70

Travaux de rnovation et de rhabilitation du rseau communal


d'assainissement
Cration, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports
2 lots
Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres
et maintenance et rparation de bornes d'apport volontaire enterres
2 lots
Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation gnrale
ncessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines 4
ans
3 lots
Transports collectifs pour les besoins des diffrents services municipaux
3 lots
Services d'insertion et qualifications professionnelles
2 lots
Entretien gnral, surveillance et conservation des cimetires et reprise des
spultures
3 lots
Blanchissage et repassage du linge utilis dans les btiments communaux,
scolaires, sociaux et sportifs

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

Type
d'chance
chance
intermdiaire
chance
intermdiaire
chance
intermdiaire

Montants si Prochaine chance


sup 90 K chance dfinitive
179

juil-15

juil-16

879

juil-15

juil-16

404

juil-15

juil-16

chance
intermdiaire

203

juil-15

juil-17

chance
intermdiaire

446

aot-15

aot-16

610

aot-15

aot-16

511

sept-15

sept-17

chance
intermdiaire

390

sept-15

sept-16

chance
intermdiaire

127

nov-15

nov-16

chance
intermdiaire
chance
intermdiaire

59

MARCHES A TRAITER
AVANT LECHEANCE DEFINITIVE 2016
Chrono
march
91
76
95

97

86
100
101
102
103
104

Travaux pour l'entretien et les grosses rparations du patrimoine communal :


maonnerie, carrelage et canalisations
Organisation de sjours pour les jeunes de 11 ans 17 ans
4 lots

Type
d'chance
chance
intermdiaire
chance
intermdiaire

Fourniture de matriels et produits pour les ateliers rgies, btiments et voirie


8 lots

Intitul du march

Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Nol, de bibliothque et de


dictionnaires pour les coles et les ALSH
2 lots
Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de
mini-sjours
10 lots
Entretien et grosses rparations sur les appareils lvateurs
Nettoyage des btiments communaux
4 lots
Travaux d'entretien et d'amnagement des voiries communales
2 lots
Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les
tablissements scolaires
Rnovation et maintenance garantie des rsultats des installations
d'clairage public

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

Montants si Prochaine chance


sup 90 K chance dfinitive
144

janv-16

janv-18

126

fvr-16

fvr-17

chance
intermdiaire

319

fvr-16

fvr-18

chance
intermdiaire

91

mars-16

mars-18

chance
intermdiaire

757

aot-16

aot-17

180

oct-16

oct-18

2251

oct-16

oct-18

2783

oct-16

oct-18

96

nov-16

nov-18

851

nov-16

nov-18

chance
intermdiaire
chance
intermdiaire
chance
intermdiaire
chance
intermdiaire
chance
intermdiaire

60

12 PLANNING

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

PLANNING GENERAL
AMO HA
FONCTION
OUTILS
METIER

Nomenclature

Groupe de
travail

Regroupement
marchs
Politique
HA
Elaboration
fiche de
poste

K
PI

Procdures

Quick Win

Outils :
Trames
Guide HA

Communication permanente

Plan de formation

Recrutement

formations

AMO ACHATS
Coaching, Accompagnement sur dossiers
cibles
2014 T4

2015 T1

2015 T2

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

2015 T3

2015 T4

62

13 ACTIONS A 6 MOIS
Actions additionnelles aux tches rcurrentes et rgulires du service commande
publique (administration des marchs leurs chances naturelles)

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

ACTIONS A 6 MOIS
OCTOBRE 2014
Performance marchs:
Mise en uvre des leviers achats dans la prparation des marchs Fourniture de
mobilier Urbain , chance dfinitive en novembre 2014 (interactions ventuelles
avec le march JC Decaux), Assurances ( chance dfinitive dcembre
2014) et Espaces Verts , chance dfinitive en Janvier 2015 (notamment le
passer en article 30, MAPA avec ngociation).
Slection des marchs suprieurs 90 K HT annuels chance intermdiaire et
qui ne seront pas renouvels, parmi:
Intitul
Entretien du patrimoine arbor
Travaux neufs et de maintenance des quipements statiques de SLT
Acquisition de papier
Entretien et exploitation des installations dynamiques de la SLT
Fourniture de denres alimentaires self municipal

Montant
2013
212
142
95
69
206

chance
intermdiaire
janv-15
janv-15
fvr-15
fvr-15
fvr-15

Organisation :
Validation du scnario dorganisation cible
Rdaction des fiches de postes

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale

64

ACTIONS A 6 MOIS
NOVEMBRE 2014
Performance marchs:
Mise en uvre de runions avec les services demandeurs concernant tous les
marchs chance intermdiaire que vous avez dcid de ne pas renouveler (cf
mois prcdent): explications de la dmarche et des enjeux.
Prparation des marchs slectionns chance janvier et fvrier 2015 (cf
tableau page 94)

Process et indicateurs:
Btir une communication interne autour de la dmarche achats et la ncessaire
adhsion de tous la recherche dconomies.
Mettre en place la nouvelle trame de rfrencement des marchs (cf . Page 65)
Modifier la fiche de suivi projet en supprimant le visa pralable de llu

Organisation :
Lancement du recrutement
Priorit sur le directeur des achats

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ACTIONS A 6 MOIS
DECEMBRE 2014
Prparation marchs:
Slection et prparation des marchs suprieurs 90 K annuels, chance avril
et mai 2015, et qui ne seront pas renouvels, parmi:
Intitul
Fourniture de produits et matriels d'entretien
Fourniture d'quipements vestimentaires
Travaux d'entretien et de grosses rparations dans les btiments

Montant
2013
402
144
2053

chance
intermdiaire
avr-15
avr-15
mai-15

Analyse prcise des dpenses hors march afin dassurer la mise en conformit
Analyse prcise des dpenses rcurrentes infrieures 15K HT afin dassurer la mise
en conformit.

Process et indicateurs:
Formaliser les modles des fiches de recensement des optimisations et de calcul
des conomies ralises (cf page 69)
Revoir les procdures et exigences de passation des marchs et publier le guide
associ, applicable pour janvier 2015 (page 64).

Organisation :
Reception des 1er CV et des 1er entretiens
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ACTIONS A 6 MOIS
JANVIER 2015:
Prparation marchs:
Prparer la publication des nouveaux marchs assurant la mise en conformit hors
marchs et rcurrents infrieurs 15K : Objectif publication mars 2015:
Identification des dpenses
Runions avec demandeurs
Prparation des DCE

Process et indicateurs:
Btir le modle de tableau de bord de pilotage (page 68) et sassurer avec
linformatique de la faisabilit technique des extractions.
Sentraner posteriori remplir les fiches doptimisations des besoins et de calcul
des conomies sur le march de nettoyage des locaux.

Organisation :
Elaboration du plan de formation
Si le Directeur/trice est arriv:
Rdaction de la politique achats
Rdaction des procdures en fonction de la nouvelle organisation, de ses
prrogatives et de ses objectifs
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ACTIONS A 6 MOIS
FEVRIER 2015
Prparation marchs:
Slection et prparation des marchs suprieurs 90 K annuels, chance juillet
2015, et qui ne seront pas renouvels, parmi:
Intitul
Impression et dition du magazine mensuel Asnires Infos
Travaux de rnovation et de rhabilitation du rseau d'assainissement
Cration, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports
Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres

Montant
2013
179
879
404
203

chance
intermdiaire
juil-15
juil-15
juil-15
juil-15

Process et indicateurs:
Extraction Bta du tableau de bord: objectif tableau de bord finalis en mars 2015.
Remplir les fiches doptimisation des besoins et de calcul des conomies pour le
march espaces verts

Organisation :
Campagne de communication
Objectifs
Organisation
Nouveau process, nouvelles rgles

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ACTIONS A 6 MOIS
MARS 2015
Prparation marchs:
Se former et investiguer la mise en place des accords-cadres au sein de votre
commune, impratifs au moins pour les marchs informatiques (chance juillet
2015) et sjours (chances 2016)
Publier les marchs rsultants de la mise en conformit hors march et
rcurrents infrieurs 15 K .

Process et indicateurs:
Edition fin mars du tableau de bord de suivi dactivit T1 2015
Premire dition rcapitulative des fiches doptimisation des spcifications sur les
marchs prpars jusqualors.

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14 BILAN GENERAL

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

BILAN GENERAL
UNE SITUATION ADMINISTRATIVEMENT ET JURIDIQUEMENT MAITRISEE AVEC
QUELQUES POINTS DATTENTION
Couverture marchs publics
98,5% des dpenses fournisseurs suprieurs 15K HT sont couverts par un march
public. Les hors marchs suprieurs 15K doivent tre tous expliqus.
La vigilance globale doit tre cependant maintenue, notamment sur les dpenses
fragmentes pour les marchs infrieurs 15K ou sur la sant financire des
fournisseurs (voir exemples en annexe 4)

Publication de la liste des marchs passs (article 133 du CMP)


Depuis 2009, la liste des marchs publis est conforme la ralit des marchs
notifies
Intgrer les marchs Sipperec dans la publication 133

Recommandations du rapport de la CRC


Les points soulevs lors du rapport de la CRC sont globalement traits et corrigs
Veiller modifier la fiche de suivi projet mentionnant lengagement pralable
dun lu

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BILAN GENERAL
UNE ABSENCE DE PILOTE DE LACTE DACHAT
Mesure de la performance absente
A de rares exceptions prs, la mesure de la performance conomique est occulte
lors du renouvellement de march.

Absence dindicateurs
Indicateurs de suivi dactivit perfectibles malgr un volume important de marchs
traits.
Pas dindicateurs de suivi conomique par marchs.

Une dilution des rles (rels ou supposs) nuisant la responsabilisation


Interactions finance commande publique (enregistrement des marchs) ne
favorisant pas le pilotage de lactivit
Interactions commande publique demandeurs: positionnement aval du service
commande publique ne favorisant pas les changes productifs
Une situation organisationnelle la commande publique ne facilitant pas la monte
en puissance

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BILAN GENERAL
MAIS UNE SITUATION PROPICE A LA MISE EN PLACE DACTIONS ACHATS
Pr-requis: structure achats mettre en place (recrutements, formations)

Une ville attractive


Une centaine de marchs rcurrents actifs pour un montant de plus de 30 M TTC
Attractivit perfectible par des actions cibles de marketing achats

La ncessaire culture administrative et juridique est prsente


Les points de vigilance juridique identifis dans les marchs sont aisment
adressables:
Par lutilisation obligatoire de documents et clauses types
Par une veille marketing (indices de rvision de prix)
Par un suivi des dpenses par marchs (fixation mini/maxi)

Les attentes (hirarchie/demandeurs/lus) sont fortes


Ce mandat qui vient peut tre plac sous le signe des achats
Le potentiel de gain est important

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