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VICERRECTORADO DE INTERNACIONALIZACIN Y
COOPERACIN AL DESARROLLO

Curso 2014/2015

GUA DE TRMITES
DEL ESTUDIANTE
v 1.0

MUY IMPORTANTE: El contenido de esta Gua de Trmites tiene carcter exclusivamente divulgativo, est sujeta a cambios y ,
en ningn caso, puede subvertir la Normativa de toda ndole que rige los procedimientos administrativos de modo que no puede
generar derechos ni expectativas de derechos no contemplados en dicha Normativa. Es obligacin del administrado conocer la
normativa legal reguladora y observar su cumplimiento.

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NDICE
SOBRE ESTA GUA Y SU DESARROLLO POSTERIOR
RESUMEN DE TRMITES

3
5

1.

ANTES DE TU SALIDA

2.

DURANTE TU ESTANCIA

10

3.

A TU REGRESO A LA UAL

12

DETALLE SOBRE DETERMINADOS TRMITES


A. GUIA DE USO DEL CAU

13

B.

GUIA DEL CONTRATO DE ESTUDIOS / LEARNING AGREEMENT

16

C.

EN RELACIN CON LA COBERTURA SANITARIA

22

SECCON DE IMPRESOS
Learning Agreement
Certificado de Incorporacin
Certificado de Estancia
Carta del Estudiante Erasmus
Formulario de Ampliacin de Estancia
Formulario de reduccin de estancia

23

MUY IMPORTANTE: El contenido de esta Gua de Trmites tiene carcter exclusivamente divulgativo, est sujeta a cambios y ,
en ningn caso, puede subvertir la Normativa de toda ndole que rige los procedimientos administrativos de modo que no puede
generar derechos ni expectativas de derechos no contemplados en dicha Normativa. Es obligacin del administrado conocer la
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SOBRE ESTA GUA Y SU DESARROLLO POSTERIOR


La presente Gua de Trmites tiene que ser entendida como un Documento vivo que cambia y se
adapta a las modificaciones reglamentarias y al desarrollo que los organismos financiadores hagan del
programa.
Por todo ello, desde el Servicio de Relaciones Internacionales intentaremos mantenerte puntualmente
informado de todas las modificaciones que puedan surgir, y que sern reflejadas en sus sucesivas
versiones, mediante nuestros boletines INFOERASMUS que recibirs en el correo-e que dejaste de
contacto en tu solicitud.
En ellos, adems de informarte de las modificaciones de la Gua, te pondremos al da sobre:
Los pagos de tu Ayuda que vamos realizando
Las alertas sobre los plazos antes de su vencimiento.
Recordatorios sobre trmites concretos en el momento que resulte ms adecuado.
Aclaraciones sobre temas que surgen y que pueden no haber quedado claros
Cualquier informacin que consideremos relevante para ti (oferta de cursos de idiomas,
peticiones de contacto de otros estudiantes,).

RECUERDA QUE NUNCA DEBES DAR NADA POR SOBRENTENDIDO.


La Administraciones Publicas tenemos funcionamientos que, en ciertos casos y materias, son
difcilmente comprensibles para quien carece de una visin global y un conocimiento amplio de las
disposiciones legales que regulan los procedimientos. En el Servicio de Relaciones Internacionales
intentamos superarnos da a da para darte un servicio gil y de la mayor calidad posible, pero en
algunos casos nos vemos limitados por esas disposiciones legales que nos obligan y que te obligan
y que ponen un punto de equilibrio en tus relaciones con la administracin, te garantizan un trato
igualitario y evitan cualquier posible arbitrariedad.
Cabe destacar el elevado nmero de renuncias fuera de plazo que se producen todos los aos, con el
grave perjuicio que esto supone para otros estudiantes que perdieron su plaza a favor de otras personas
que finalmente no han hecho uso de ellas, como para la universidad como institucin. Por ello te
rogamos encarecidamente que, si no tienes muy claro que vas a hacer uso de la plaza que se te ha
adjudicado, toma una decisin ya y, por favor, comuncanoslo a la mayor brevedad posible: No
perjudiques al resto de tus compaeros.
ALGUNOS CONCEPTOS BSICOS:

Vicerrectorado de Internacionalizacin y Cooperacin al Desarrollo (VICD): estructura de toma


de decisiones en materia de internacionalizacin en la UAL.
Servicio de Relaciones Internacionales (SRI): estructura administrativa encargada de toda la
gestin del Programa.
Organismo Autnomo de Programas Educativos Europeos (OAPEE): Es la Agencia Nacional
para la gestin del programa Erasmus + (Europa).
Coordinador Acadmico: profesor/a encargado/a de toda la gestin acadmica del programa
(muy especialmente del Contrato de Estudios/Learning Agreement del estudiante)
Contrato de Estudios on-line: aplicacin en la que se plasma el acuerdo de las partes implicadas
(UAL, Institucin de destino y estudiante) que aporta garanta jurdica para el estudiante de cara
al reconocimiento acadmico en la UAL de las asignaturas cursadas en el extranjero y de las
correspondientes calificaciones.
Learning agreement: documento que refleja las asignaturas que cursaris el ao que viene en el
extranjero y su correspondencia con las asignaturas que os sern reconocidas en la UAL. Este
documento es uno de los que exige la OAPEE para considerar justificada la subvencin. Es

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en ningn caso, puede subvertir la Normativa de toda ndole que rige los procedimientos administrativos de modo que no puede
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indispensable que tengamos un ejemplar firmado (se admiten firmas escaneadas) del learning
agreement inicial y de sus modificaciones.

PROTOCOLO DE COMUNICACIONES CON EL SERVICIO DE RELACIONES INTERNACIONALES


Con el objeto de mejorar la eficacia en los servicios que prestamos, utilizamos para nuestra gestin el
Centro de Atencin al Usuario (CAU) como herramienta para realizar todas las consultas y/o
comunicaciones que quieras enviar a la Unidad de Relaciones Internacionales.
VER GUIA DE USO DEL CAU (pag. 13)

A continuacin puedes encontrar una lista de comprobacin con todos los pasos a seguir durante tu
movilidad, puedes utilizarla para comprobar el estado de cada uno de los trmites a cumplir.

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RESUMEN DE TRMITES
Lista de comprobacin
Hecho

a. Nominacin.........................................................................................................................
b. Credencial de becario ........................................................................................................
c. Transcript of records (cert. notas en ingls) .......................................................................
d. Carta del estudiante Erasmus ............................................................................................
e. Compromiso de aprovechamiento acadmico JUNTA ......................................................
f. Convenio financiero con la UAL .........................................................................................
g. Datos cuenta bancaria .......................................................................................................
h. Cobertura Sanitaria ............................................................................................................
i. Learning agreement ...........................................................................................................
j. Contrato de estudios on-line ..............................................................................................
k. Matrcula .............................................................................................................................
2. Durante tu estancia ....................................................................................................................
a. Certificado de incorporacin ...............................................................................................
b. Modificaciones al Contrato de estudios/Learning agreement ............................................
c. Matrcula all .......................................................................................................................
d. Alojamiento all ...................................................................................................................
e. Ampliacin de estancia ......................................................................................................
f. Recogida del certificado de estancia .................................................................................
3. A tu regreso a la UAL .................................................................................................................
a. Entrega del certificado de estancia ....................................................................................
b. Informe del estudiante ........................................................................................................
c. Liquidacin de pagos .........................................................................................................
d. Reconocimiento acadmico ...............................................................................................
1. Antes de tu salida .......................................................................................................................

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1.

Antes de tu salida

a. Nominacin
Desde Relaciones Internacionales ya hemos comunicado a tu Universidad de Destino tus datos para que
te enven el Paquete Informativo y ms adelante la Carta de Aceptacin.
Cada universidad tiene su propio procedimiento de registro para los estudiantes de intercambio, Puede
que sea online, en una aplicacin propia, rellenando un formulario y mandndolo por email, e incluso
enviando la documentacin por carta a la oficina de relaciones internacionales de all.
Normalmente la documentacin que te llegar al correo-e debera incluir:
o Plazo y Procedimiento de inscripcin.
o Forma, Plazo y Procedimiento para, en su caso, reservar alojamiento.
o Calendario Acadmico
o Acceso a los Planes de Estudio.
o Informacin General del sitio al que vas (vuelos, coste de la vida, transporte, cursos de
idiomas)
o Modelos de Formularios que tendrs que utilizar.
De acuerdo con lo que establezca esa informacin debers, al menos:
o Formalizar tu inscripcin (formularios on-line, en papel,)
o Cursar, en su caso, tu solicitud de alojamiento.
o Remitir cuanta documentacin te sea requerida por la Universidad de Destino (algunas
exigen un learning agreement especifico de ellos).
En algunos casos necesitars que determinados documentos vayan firmados o sellados bien por
el Vicerrectorado, bien por tu Coordinador En ese caso debes recabar las firmas lo antes
posible.

IMPORTANTE!: En cualquier caso, y especialmente de no recibir informacin por parte de tu


Universidad de Destino, debes buscar la informacin necesaria en la pgina Web de la
Universidad a la que puedes acceder desde la web de la UAL, entrando en la pestaa de
movilidad del Grado correspondiente:
http://cms.ual.es/UAL/estudios/grados/index.htm

b. Credencial de becario
Recibirs por Correo-e la Credencial de Becario que te identifica como estudiante Erasmus de la UAL y
que incluye tu universidad de destino y el nmero de meses de la plaza adjudicada.
c. Transcript of records (cert. notas en ingls)
Recibirs por Correo-e un certificado de notas en ingls que te pedirn algunas universidades al
registrarte (para otras no es necesario).
d. Carta del estudiante Erasmus
Documento que recoge los derechos y obligaciones de los estudiantes Erasmus. Est incluido en la
seccin de Impresos de esta Gua.

e. Compromiso de aprovechamiento acadmico JUNTA


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Firmar el compromiso de aceptacin de los criterios de percepcin de la ayuda complementaria de la


Junta de Andaluca para el programa Erasmus, en su caso.
Dicha firma se realizar mediante procedimiento electrnico, por lo que necesitars tener activa tu firma
electrnica, por este motivo, recomendamos encarecidamente a todos los participantes en la
convocatoria que obtengan con suficiente antelacin su firma digital, debiendo realizar previamente el
trmite de obtencin del cdigo de solicitud. Puedes encontrar informacin detallada sobre el trmite en
el siguiente enlace.
http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/araties/Pagina/PAGINA39866
Una vez que haya obtenido dicho cdigo de solicitud, deber personarse en el ARATIES con su
documento de identificacin para la acreditacin de identidad. Para evitar colas y tiempos de espera,
solicite cita previa en https://citaprevia.ual.es (seleccionar el servicio Firma Digital FNMT).
Debes firmar antes de irte.

f.

Convenio financiero con la UAL

Firmar el convenio que regula los trminos y condiciones para el abono de la Ayuda Financiera (es un
documento obligatorio de acuerdo con las normas del Programa).
Dicha firma se realizar mediante procedimiento electrnico, por lo que necesitars tener activa tu firma
electrnica. Puedes encontrar informacin detallada sobre el trmite en el siguiente enlace.
http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/araties/Pagina/PAGINA39866
Una vez que haya obtenido dicho cdigo de solicitud, deber personarse en el ARATIES con su
documento de identificacin para la acreditacin de identidad. Para evitar colas y tiempos de espera,
solicite cita previa en https://citaprevia.ual.es (seleccionar el servicio Firma Digital FNMT).
Debes firmar antes de irte.

g. Datos cuenta bancaria


Debes introducir dicho nmero de cuenta en la aplicacin web dentro del apartado habilitado para ello.
Es imprescindible que t seas el titular de dicha cuenta.

h. Cobertura Sanitaria
Tienes que obtener tu Tarjeta Sanitaria Europea. Para ello te debes dirigir, con la Credencial de Becario
que te habremos enviado y la copia de tu matrcula, a uno de los Centros de Atencin e Informacin de
la Seguridad Social (CAISS) del Instituto Nacional de la Seguridad Social.
Los estudiantes que vayan a realizar su estancia en Turqua o Croacia, debern obligatoriamente
contratar un seguro mdico privado que cubra las contingencias que puedan producirse durante el
perodo de estancia en casos de enfermedad, accidente o repatriacin sanitaria del asegurado. Previa a
la movilidad el alumno deber entregar en la Unidad de Relaciones Internacionales una copia del seguro
mdico contratado.
MS INFORMACION EN PAG. 22

i.

Learning agreement

Es el modelo oficial que debemos aportar a la OAPEE para justificar el reconocimiento acadmico de tu
movilidad, contiene los datos de contacto de las universidades de origen y destino, as como los
coordinadores acadmicos de aqu y de all (que son los que lo firman y autorizan), y las asignaturas que
se van a cursar all y las asignaturas de aqu que se reconocern en su lugar. Debe ser firmado por el
Alumno y por el coordinador aqu y enviado al coordinador all para su firma y posterior devolucin al
alumno. Este debe presentarlo por CAU para su control por el Servicio de Relaciones Internacionales.
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Muchas universidades lo piden desde el principio (slo con las firmas del alumno y el coordinador de
aqu) para hacer el registro del alumno, la inscripcin, el alojamiento
MODELO 1 LEARNING AGREEMENT.

j.

Contrato de estudios on-line

Debes acordar la propuesta de Contrato de Estudios con tu Coordinador, que es quien da validez al
Contrato. El Contrato de Estudios se realizar va web tal y como se explica en apartado dedicado a l
en esta gua.
Si bien no te es necesario en la UAL hasta que est abierto el periodo de matrcula.
VER GUIA CONTRATO DE ESTUDIOS/LEARNING AGREEMENT

MUY IMPORTANTE!:
El contrato de estudios debe reflejar exactamente lo firmado en el Learning agreement en
papel. No se reconocer ninguna asignatura que no aparezca en el Contrato de Estudios. Por
ello, es imprescindible que planifiques muy bien tu matrcula para este curso.

k. Matrcula en la UAL
Debes estar matriculado con carcter de movilidad de las asignaturas incluidas en el Contrato de
Estudios. El Servicio de ARATIES actualizar tu matrcula antes de cada convocatoria de examen.
Debes comprobar a travs de Campus Virtual, antes de cada convocatoria si tu matrcula se corresponde
con las asignaturas incluidas en tu contrato de estudios. En todo caso, el 15 de abril es el ltimo da en
que podrs introducir cambios en tu contrato. Lo que no hayas introducido hasta esa fecha no ser
reconocido acadmicamente. En caso de que tu matrcula en movilidad no coincida con las asignaturas
del Contrato de Estudios, debes ponerte en contacto con matricula@ual.es
Al Contrato de Estudios, sus posteriores Modificaciones y los plazos para realizarlas, le dedicamos un
captulo aparte en esta Gua por su importancia ya que es el objetivo ltimo de tu estancia Erasmus y
puede resultar un poco complejo.
En cuanto a la Matrcula en Movilidad:
a)

A partir del 11 de septiembre puedes consultar, a travs de la web automatricula.ual.es o del


servicio de Campus Virtual, la cita previa que se te ha asignado para realizar tu matrcula del
curso 2014/2015. Recuerda que el periodo de matrcula en continuacin de estudios es del 17 al
26 de septiembre.

b)

Debes matricularte de todas las asignaturas que quieras cursar este ao, tanto de las que
aparezcan en tu contrato de movilidad de Estudios como de aquellas otras que quieras cursar en
la UAL.

c)

En caso de que tengas que incorporarte a la Universidad de destino antes de tu cita previa,
recuerda que solo se te exige TENER TU CONTRATO DE ESTUDIOS ACEPTADO POR TU
COORDINADOR. Nosotros comunicaremos tu situacin al rea de Matrcula para que ellos
realicen tu prematrcula (sin incluir asignaturas) slo con los conceptos de Tarjeta Universitaria y
Seguro Escolar, para que quedes reconocido desde tu incorporacin a la Universidad de destino
como alumno oficial de la UAL para el curso 2014/2015.

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d)

Despus, y dentro siempre del plazo ordinario de matrcula, debes realizar tu matrcula por
Internet, y seguir las instrucciones de los apartados a) y b) desde donde te encuentres destinado
con tu beca ERASMUS.

USO DE UNA CONVOCATORIA EN MOVILIDAD Y OTRA EN LA UAL Y A LA INVERSA


Como sabes, cuando te matriculas tienes derecho a hacer uso de una convocatoria ordinaria
(febrero o junio) y otra extraordinaria (septiembre). Puedes (siempre en espera de lo que diga la
Normativa):

Hacer uso de una convocatoria ordinaria aqu en la UAL, y luego (si suspendes o no te
presentas) incluir esa asignatura en el contrato de Estudios. Por ejemplo, te examinas de una
asignatura de 1er cuatrimestre y la suspendes, y tienes una estancia Erasmus de 2
cuatrimestre, puedes incluir en tu contrato dicha signatura (siempre de acuerdo con tu
Coordinador), pero debes tener en cuenta que habrs agotado las 2 convocatorias a las que
tienes derecho al hacer la matrcula, y ya no podrs examinarte aqu en la UAL en Septiembre.
Si aprobaras la asignatura en el extranjero el reconocimiento se hara en la convocatoria de
Septiembre al haber agotado en la UAL la ordinaria de Febrero.

Hacer uso de una convocatoria ordinaria en el extranjero y, si suspendes o no te presentas,


presentarte aqu en la UAL en la extraordinaria de Septiembre. Para ello debes solicitarlo en las
dependencias de la Secretara nica de ARATIES, antes 31 de julio.

No puedes renunciar al carcter de movilidad de una/s asignatura/s incluida/s en tu Contrato


pasados los plazos establecidos antes sealados para comunicar las posibles modificaciones.

En caso de que renunciaras a tu estancia (independientemente de las consecuencias de


renunciar fuera de plazo) bien antes o despus de tu incorporacin a tu universidad de destino, y
siempre antes de hacer uso de convocatorias de examen en el extranjero, debes comunicar tu
renuncia a Relaciones Internacionales a fin de quitar el carcter de movilidad de las asignaturas
que tuvieras contratadas en ese momento y, de ese modo, puedas continuar con tus estudios
normalmente en la UAL.

RECUERDA!

Debes introducir tu Contrato de Estudios as como sus posteriores modificaciones en el Mdulo


Web habilitado a tal efecto.

Hars tu automatrcula en las fechas en que te corresponda.

Debes estar matriculado con carcter de movilidad en todas y cada una de las asignaturas que
se te vayan a reconocer a tu vuelta a la UAL. De no ser as no se te podrn reconocer a la
vuelta.

Respeta los plazos para presentar las Modificaciones de Contrato. Fuera de esos plazos no ser
posible hacer modificaciones. Recuerda que de existir circunstancias objetivas que te impidan
efectuar las modificaciones en plazo, debes justificarlo documentalmente con escrito de la
Universidad de destino y comunicar dentro de plazo a Relaciones Internacionales que te
encuentras en esa situacin.

No seguir estas instrucciones puede acarrearte serios problemas con el reconocimiento a tu


vuelta e incluso hacerlo imposible.

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2.

Durante tu estancia

A tu llegada a tu Universidad de Destino debes dirigirte a la Oficina Internacional, acreditarte con tu


Credencial de Becario, y all te darn las instrucciones necesarias para los siguientes pasos a seguir.
Debes tener en cuenta que al integrarte como alumno en la Universidad de Destino, debes conocer y
cumplir sus normas como un estudiante ms. Por ello te recomendamos que te informes sobre las
normativas y reglamentos que te pueda afectar: Rgimen acadmico y disciplinario, convocatorias de
exmenes, etcLas normas pueden ser muy distintas de un pas a otro o incluso de una Universidad a
otra, y lo que aqu puede tener consecuencias pequeas, en tu destino puede representar una falta muy
grave, con consecuencias de expulsin por varios aos.

a. Certificado de incorporacin
Debers presentar este certificado durante los primeros das de estancia en la universidad de destino.
Deben firmarte y sellarte el Certificado de Incorporacin con la fecha exacta de llegada para que lo
enves lo antes posible a nuestra Unidad a travs del CAU. Una vez lo recibimos quedas habilitado para
empezar a recibir los pagos de tu Ayuda.
Esto es lo primero que debes hacer a tu llegada ya que la fecha indicada es la que se utiliza para el
cmputo de la estancia real.
Est incluido en la seccin de impresos de esta Gua.
MODELO 3 CERTIFICADO DE INCORPORACIN
b. Modificaciones al Contrato de estudios/Learning agreement
Una vez all, y de acuerdo con la oferta real de asignaturas, podrs hacer modificaciones de tu Contrato
de Estudios/Learning agreement. Estas deben estar acordadas con tus coordinadores, tanto aqu como
all, que debern firmar los cambios efectuados en el learning agreement.
Tambin debers acordar la propuesta de Contrato de Estudios con tu Coordinador, que es quien da
validez al Contrato. El Contrato de Estudios se realizar va web tal y como se explica en la Gua del
Contrato de estudios / Learning agreement, en su apartado modificaciones.
Los plazos para realizar estos cambios en el Contrato de estudios online son:
Primer cuatrimestre: Hasta el 30 de Noviembre
Segundo cuatrimestre: Hasta el 15 de Abril
El 15 de abril es el ltimo da en que podrs introducir cambios en tu contrato. Lo que no hayas
introducido hasta esa fecha no ser reconocido acadmicamente.
VER GUIA CONTRATO DE ESTUDIOS/LEARNING AGREEMENT

c. Matrcula all
Debes formalizar tu matrcula en tu Universidad de destino, con las asignaturas o cursos que hayas
incluido en tu Contrato de Estudios/Learning agreement. No debes pagar matrcula en tu destino, slo
pueden cargarte, en su caso, algunos pequeos gastos como fotocopias, apertura de expediente,
afiliacin a alguna asociacin de estudiantes
d. Alojamiento all
La heterogeneidad que hemos definido como caracterstica principal del proceso al que nos enfrentamos
llega a su expresin mxima en el tema del alojamiento. Cada pas, cada ciudad y cada universidad es
un mundo diferente en la forma de entender y organizar este tema. Nos encontramos con casos en que
todo est organizado de forma que un alumno Erasmus tiene plaza de alojamiento en una residencia
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universitaria automtica y obligatoriamente (p.ej. Mikeli en Finlandia) al ser admitido, a casos, en los que
la universidad no proporciona ayuda alguna en este tema, y son otros organismos los encargados de
gestionar o informar sobre este tema ( p.ej. algunas universidades italianas). Otro claro ejemplo es la
Universidad de la Sorbona en Paris, que advierte a los estudiantes de que no deben incorporarse si no
han gestionado el alojamiento por su cuenta.
Ante ello, muchas universidades se desentienden de este tema y dejan la gestin totalmente en manos
del alumno.
Distinguimos, en principio, entre:

ALOJAMIENTO UNIVERSITARIO: Cuando la universidad dispone de instalaciones que pone a


disposicin de los alumnos Erasmus o bien tiene concertado el alojamiento con alguna empresa
u organismo estatal (CROUS en Francia, UCAS en Inglaterra o empresas privadas en Blgica).
Las solicitudes se envan normalmente a la vez que el resto de la documentacin y el alumno
recibe la confirmacin de la reserva.
ALOJAMIENTO ALTERNATIVO: La universidad de destino no presta ayuda en este trmite, no
dispone de residencias propias (como la UAL), o bien, tu decides gestionar el alojamiento por tu
cuenta o con la ayuda de tus contactos (pisos compartidos, suele ser la opcin ms atractiva y
en muchos casos la ms econmica para la mayora de estudiantes por la autonoma que
comporta).

En cualquier caso, debes cumplir estrictamente las condiciones en las que se te proporcione el
alojamiento de manera que, antes de contratarlo, asegrate bien que vas a poder hacer frente a tus
obligaciones, ya que en caso contrario, tendrs problemas que son ms difciles de solucionar en un pas
extranjero, con una legislacin que desconoces, que si los tuvieras en Espaa.

e. Ampliacin de estancia
En algunos casos puede interesarte ampliar tu estancia o incluso resultarte absolutamente necesario. En
cualquier caso, debes motivar tu peticin de ampliacin. Para cualquier ampliacin de estancia de
destinos inferiores a un curso acadmico debers tramitar t mismo dicha ampliacin en la universidad
de destino y, si sta te concede la ampliacin, debes comunicarlo rpidamente a Relaciones
Internacionales de la UAL, a travs de un documento firmado por tu Universidad de destino donde se
acepte dicha ampliacin (se incluye el formulario de Ampliacin de Estancia en la seccin Impresos). Es
muy importante que tengas en cuenta que:
Una ampliacin de estancia no es un derecho que tengas a priori: precisa de la valoracin y de la
autorizacin expresa de tu universidad de destino y del coordinador en la UAL.
Una ampliacin de estancia no da derecho a ampliacin de la ayuda, aunque dependiendo de
diversos factores la ayuda puede ser ampliada. Del mismo modo, una ampliacin de estancia
tampoco da derecho a la alteracin del Contrato de Estudios fuera de los plazos y
procedimientos establecidos a no ser que existan causas documentalmente justificadas.
Est incluido en la seccin de impresos de esta Gua.
MODELO 2 SOLICITUD DE AMPLIACION DE ESTANCIA.

f.

Recogida del certificado de estancia

Por ltimo, y antes de regresar a la UAL, debes volver a pasar por la Oficina Internacional de tu
Universidad de Destino para que te firmen y te sellen el Certificado de Estancia (incluido en la Seccin
Impresos). Este documento es el que acredita tu estancia real en destino, que es por la que se te paga la
Ayuda definitiva.
Est incluido en la seccin de impresos de esta Gua.
MODELO 4 CERTIFICADO DE ESTANCIA

MUY IMPORTANTE: El contenido de esta Gua de Trmites tiene carcter exclusivamente divulgativo, est sujeta a cambios y ,
en ningn caso, puede subvertir la Normativa de toda ndole que rige los procedimientos administrativos de modo que no puede
generar derechos ni expectativas de derechos no contemplados en dicha Normativa. Es obligacin del administrado conocer la
normativa legal reguladora y observar su cumplimiento.

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COOPERACIN AL DESARROLLO

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3.

A tu regreso a la UAL
a. Entrega del certificado de estancia

Entregar a travs del CAU el Certificado de Estancia original en el que consten las fechas de llegada y
salida reales debidamente firmado y sellado por la Universidad de Destino.
Tambin es muy importante que la fecha en que se firma el certificado sea siempre igual o posterior a la
fecha en que abandonis la Universidad, nunca puede ser anterior.
El plazo para la entrega es de 1 semana desde la finalizacin de tu estancia (segn lo establecido en el
Convenio Financiero que firmas con la UAL). De no recibir el Certificado en ese plazo se aplicaran las
condiciones establecidas en el Convenio Financiero (no se abonara el resto de la ayuda y nos veramos
obligados a reclamar el dinero ya abonado), por ello, os rogamos que cumplis escrupulosamente con
este trmite en el plazo establecido.

b. Informe del estudiante


Desde la web del Vicerrectorado de Internacionalizacin debes descargar el Formulario de Informe del
Estudiante, que es un documento de cumplimentacin obligatoria por parte de todos los estudiantes
Erasmus de acuerdo con las normas del Programa.
Tendrs que cumplimentarlo, firmarlo y presentarlo en el Registro General de la UAL en el mismo plazo
establecido para el Certificado de Estancia. Los efectos de no hacer la entrega en plazo son los mismos.

c. Liquidacin de pagos
Una vez cerrada la estancia, recopilado el certificado de estancia, y comprobada la entrega en plazo de
toda la documentacin del proceso, desde Relaciones Internacionales procedemos a emitir una
Liquidacin de Pago en la que se indican los pagos parciales realizados, junto con el importe total de la
ayuda a abonar, de acuerdo con tu estancia real. Despus procedemos a efectuar el ltimo pago (o la
reclamacin del importe percibido en exceso, en el caso de que el dinero abonado haya superado el
que te corresponda, bsicamente por recortar la estancia prevista o no haber cumplido con los 3 meses
mnimos necesarios para poder percibir la parte correspondiente de dicha ayuda).

d. Reconocimiento acadmico
La Universidad de Destino debe remitirnos directamente al Vicerrectorado el Certificado de Notas (se
denomina ECTS Transcript of Records en el marco del Programa). El OAPEE, autoridad nacional del
Programa, recomienda a las universidades la no admisin de Certificados de Notas entregados en la
Unidad directamente por los estudiantes, por cuestiones de seguridad orientadas a prevenir el fraude.
Los Certificados de Notas deben reflejar las calificaciones y los crditos en el Sistema Europeo (ECTS).
Una vez recibido tu Certificado de Notas (ECTS TOR), ste ser remitido a tu Coordinador Acadmico
para que proceda a su calificacin en la aplicacin del contrato de estudios on-line. Una vez finalizada la
estancia y recibido el Transcript of Records se hace el reconocimiento nunca antes.

NOTA IMPORTANTE: En el caso de que finalices tus estudios durante tu periodo de movilidad
Erasmus o a efectos de solicitar otra beca, debes tener en cuenta que el Reconocimiento
Acadmico de los estudios realizados es un procedimiento administrativo que requiere cierto
tiempo para su tramitacin, su resolucin y para su reflejo en el expediente acadmico.

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en ningn caso, puede subvertir la Normativa de toda ndole que rige los procedimientos administrativos de modo que no puede
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A - GUIA DE USO DEL CAU

Con el objeto de mejorar la eficacia en los servicios que prestamos, utilizamos para nuestra gestin el
Centro de Atencin al Usuario (CAU) como herramienta para realizar todas las consultas y/o
comunicaciones que quieras enviar a la Unidad de Relaciones Internacionales.
Por lo tanto, y dado que ya nos resulta imposible prestar un servicio adecuado a travs de las cuentas de
correo, y por otra parte contamos con esta herramienta, que nos permite a todos, vosotros y nosotros, un
mayor control sobre consultas, respuestas, e incidencias, te comunicamos que a partir de este momento
no se responder a ninguna consulta o incidencia que no se reciba a travs del CAU
(http://otrspas.ual.es/otrs/customer.pl).
A travs del CAU, podis tambin subir documentos, (como el certificado de incorporacin), as
tendris confirmacin inmediata de que hemos recibido estos documentos. Tambin podis recibir
documentos que os enviemos; (para abrirlos bastar con mantener pulsada la tecla control mientras se
hace click en el enlace del documento).
Puedes encontrar un acceso directo en la web del Vicerrectorado de Internacionalizacin y Cooperacin
al Desarrollo
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinternacional/index.htm

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Debes realizar a travs del CAU cualquier consulta o aclaracin relacionada con Contrato de Estudios,
Reconocimiento de Estudios, Pago de la Beca, etc.
Para acceder al CAU, solamente necesitis vuestro usuario y contrasea del Campus Virtual.

Una vez que accedas al CAU, tenis que abrir un nuevo ticket, pinchar en Para y seleccionar la
siguiente opcin: INTERNACIONALIZACIN, SALIENTES

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Adems de seleccionar a quin va dirigida la incidencia (Internacionalizacin), es necesario que rellenis


el Asunto y expliquis detalladamente en el apartado Texto vuestra duda o consulta.
Una vez expuesta la duda o consulta, debis enviar la incidencia. A partir de ese momento estaris
informados en todo momento a travs de vuestro correo electrnico del estado de vuestra consulta,
recibiendo el aviso de la solucin y/o respuesta a travs de esta va.
Muy importante: un CAU se abre una vez para hacer una consulta y se cierra cuando se soluciona
esa consulta.
No abras un nuevo CAU para preguntar lo mismo: si no has recibido respuesta es porque hay otros
muchos caus delante del tuyo o ms urgente. Entra en el que pusiste y aade comentarios o
aclaraciones o busca nuestra respuesta. Cuando consideres que te hemos contestado, debes cerrar
esa incidencia.
Procura leer primero todos nuestros INFOERASMUS y la gua de trmites. Usa el CAU slo si
despus de leer estos documentos te queda alguna duda. Os rogamos que primero tratis de
encontrar la respuesta a vuestra duda en la informacin publicada, y por otra parte que no los
dupliquis porque eso slo retrasa el tiempo de respuesta.

UN CAU = UNA CONSULTA = RESPUESTA.


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B - GUIA DEL CONTRATO DE ESTUDIOS / LEARNING AGREEMENT

Learning Agreement (contrato de estudios): Se trata del documento que refleja las asignaturas que
cursaris el ao que viene en el extranjero y su correspondencia con las asignaturas que os sern
reconocidas en la UAL. Para elaborarlo, deberis informaros de los cursos ofrecidos en vuestra
universidad de destino y solicitar la ayuda y la aprobacin de vuestro coordinador acadmico. Cada vez
ms universidades lo exigen como requisito previo e indispensable para la admisin y, en muchos casos
para la gestin de alojamiento.
Somos conscientes de la dificultad que entraa para vosotros y para vuestros coordinadores acadmicos
el elaborar un listado de asignaturas con tanta antelacin y, en algunos casos premura. Se hace difcil
conocer los pormenores de los planes de estudio en las universidades de destino, carga ECTS de las
asignaturas, asignaturas matriculadas este ao que pueden resultar suspensas o no para el que viene,
periodos de docencia (semestres), etc.
En la Universidad de Almera se utiliza el modelo oficial que nos exige la OAPEE (organismo
representante de la Comunidad Europea) que est disponible en la web. Este documento consta de
diferentes secciones:
En la primera pgina aparecen los datos de contacto del alumno, de la universidad de origen y de la de
destino. En las siguientes, las asignaturas que se van a cursar en la universidad de destino y las
asignaturas a reconocer aqu, as como los datos de los coordinadores acadmicos y por ltimo las
firmas de estos y del alumno.

VER MODELO 1
Este Learning Agreement debe completarse con la introduccin que estas mismas asignaturas en el
contrato de estudios on-line que nos servir para el reconocimiento acadmico.
Ver Realizacin del Contrato de Estudios va Web

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Carga mxima de los Contratos de Estudios:


La carga mxima a incluir en los Contratos de Estudios ser aquella que el Coordinador y el Estudiante
consideren oportuna (sin perjuicio del lmite mximo establecido por el Vicerrectorado de
Internacionalizacin y Cooperacin al Desarrollo que a continuacin se indica), con el nico requisito de
que el Estudiante pueda matricularse con carcter de movilidad en las asignaturas a incluir en el
Contrato. No obstante lo anterior, la carga mxima a incluir en el Contrato de Estudios (incluidas sus
posteriores modificaciones) ser de:
a)
b)
c)
d)

60 crditos ECTS para una estancia de 9 meses o ms.


50 crditos ECTS para una estancia de 8 meses.
30 crditos ECTS para una estancia de 5 a 6 meses.
20 crditos ECTS para una estancia de 3 a 4 meses.

MUY IMPORTANTE: Lo anteriormente expuesto explica los criterios aplicables en la UAL, no


obstante, la Institucin de destino puede haber fijado una carga mxima diferente

Carga mnima de los Contratos de Estudios:


Los contratos de estudios, segn la duracin de la estancia, debern incluir un mnimo de crditos para
poder cumplir el compromiso de aprovechamiento acadmico de la Junta de Andaluca:
Estancia de 3 meses ..................................................................... Mnimo de 6 crditos ECTS
Estancia de un cuatrimestre/semestre.......................................... Mnimo de 9 crditos ECTS
Estancia de un curso completo ................................................... Mnimo de 18 crditos ECTS

MUY IMPORTANTE: Al igual que sucede con la carga mxima, las Instituciones de destino
pueden exigir, como partes firmantes del contrato de Estudios, la matrcula del estudiante en
un nmero mnimo de crditos diferente al anterior.

Asignaturas Contratables:
El Contrato de Estudios puede incluir cualquier asignatura en la que el estudiante pueda
matricularse, siempre con acuerdo de Coordinador/a y Estudiante, e incluidas aquellas que hayan
podido ser calificadas con suspenso en anteriores convocatorias.
No obstante se recomienda a los Coordinadores mantener en la medida de lo posible un cierto equilibrio
entre el tipo de asignaturas a cursar en el extranjero (troncales, obligatorias, optativas y de libre
configuracin) de modo tal que un estudiante no curse toda la troncalidad u obligatoriedad de un ciclo
durante su estancia, del mismo modo que no se vea forzado a cursar solamente la libre configuracin.
En cualquier caso y habida cuenta de las diferencias entre los contenidos de los Planes de Estudio en la
UAL y en destino, estos criterios deben ser entendidos con la mxima flexibilidad admisible.
Es posible adems la inclusin en el Contrato de Estudios del curso de idiomas ofertado a los
estudiantes por las Instituciones de destino, como crditos de libre configuracin (se matriculan como
Asignatura de X crditos de Libre Configuracin), siempre y cuando no haya asignaturas del mismo tipo
incluidas en el propio plan de estudios de la UAL, por las que no sera reconocible (troncales,
obligatorias u optativas propias del plan de estudios). El hecho es que, si bien dicho curso de idioma no
forma parte del plan oficial de la Institucin de destino, s forma parte directamente de la estancia
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Erasmus y puede formar parte del itinerario curricular del estudiante en cuanto a la libre configuracin del
currculo, o puede servir para completar la carga necesaria de alguna equivalencia.

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Realizacin del Contrato de Estudios va Web


El contrato de estudios y sus modificaciones se realizan exclusivamente a travs del Mdulo Web al que
puedes acceder a travs del enlace en la web del Vicerrectorado de Internacionalizacin y Cooperacin
al Desarrollo.

Para la realizacin de tu Contrato de Estudios debes seguir los siguientes pasos:


1.- Usa la opcin de men Registro de Equivalencia de Asignaturas. En esta pantalla hars las
propuestas que llegarn a tu Coordinador y que sern Aceptadas o Denegadas. Utiliza la pgina de
Ayuda que encontrars en la pantalla para obtener informacin detallada de su uso. Recuerda que la
Convocatoria Erasmus establece un nmero mximo de crditos ECTS de la UAL que se podrn cursar
en el extranjero, as que la aplicacin te permitir los siguientes lmites mximo por estancia inicial
prevista en la plaza (los meses de la beca):
a)
b)
c)
d)

60 crditos ECTS para una estancia de 9 meses o ms.


50 crditos ECTS para una estancia de 8 meses.
30 crditos ECTS para una estancia de 4,1 a 6 meses.
20 crditos ECTS para una estancia de 3 a 4 meses

Pretender superar estos lmites significa un retraso considerable en la aceptacin de tu contrato de


estudios, en el mejor de los casos. No olvides que puedes matricular asignaturas para examinarte en la
UAL en caso necesario.

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Lmites a las equivalencias en el contrato de estudios

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Existen dos lmites en los crditos que puedes incluir en tu Contrato y que debes observar para que tu
Coordinador pueda aceptar una equivalencia:
1.- En el nivel de cada equivalencia: Los crditos a cursar en el extranjero y a reconocerse en la UAL
no pueden diferir en ms de un 50% por encima o por debajo. Los posibles desequilibrios se pueden
corregir bien matriculndote de alguna asignatura complementaria en el extranjero en un caso, o bien
matriculando crditos de libre configuracin en la UAL en otro.
Ejemplo: Asignatura UAL = 6 crditos ECTS luego la/s Asignatura/s Extranjera/s deben
estar entre 3 y 9 crditos. En este caso, si la Asignatura Extranjera fuera de 2 crditos
podrs cursar una complementaria de 1 crdito en destino. Si la Asignatura Extranjera
fuera de 16 crditos deberas matricularte de 2 crditos ms de libre configuracin para
que te fueran reconocidos en la UAL.
El sistema aplicar una validacin a las Equivalencias, de manera que tu Coordinador no podr
aceptarlas y te sern devueltas sin aprobacin. Tenlo en cuenta al hacer tus propuestas para evitar
demoras innecesarias.
2.- En el global del Contrato: La suma total de los crditos a cursar en el extranjero y la suma total de
los crditos a reconocerse en la UAL, no pueden diferir en ms de un 20% por encima o por debajo.
Esto quiere decir que si incluyes en el contrato un total de 30 crditos de asignaturas aqu, el total de
crditos de asignaturas en el extranjero que se te pueden reconocer estar entre 24 y 36.
Tambin os rogamos que si tienes dudas con la plataforma informtica del contrato de estudios,
consultes la ayuda, donde puedes encontrar una gua paso a paso.
Una vez que hayas grabado tu propuesta de equivalencias, debers enviar un e-mail a tu coordinador
avisndole para que valide tu contrato, para esto no puedes utilizar la utilidad de mensajera de la
aplicacin, sino el correo ordinario. Pdele que te avise de la misma forma cuando lo haya validado. La
aplicacin tiene una ventana donde puedes aadir comentarios a tu coordinador, pero slo los ver al
entrar en tu contrato, por eso es necesario que le enves un aviso por e-mail.
Aceptacin del coordinador: Una vez que hayas grabado el Contrato, y si todo funciona correctamente,
recibirs un correo electrnico de tu coordinador aceptando o denegando tus propuestas de
equivalencia. Una vez introducido el Contrato en la Web, y aceptado por tu Coordinador, ya podrs
matricular con carcter de movilidad las asignaturas de la UAL que tienes contratadas.

MUY IMPORTANTE!:
No se reconocer ninguna asignatura que no aparezca en el Contrato de Estudios.
Por ello, es imprescindible que planifiques muy bien tu matrcula para este curso.

Modificaciones del contrato de estudios /Learning agreement


Las modificaciones al Learning agreement inicial deben hacerse en el modelo suministrado por la
OAPEE adems de en contrato de estudios on-line.
En este documento incluye las asignaturas que se eliminan del contrato inicial, as como las que las
sustituyen. Deben indicarse los motivos de la sustitucin, de entre un listado que aporta el propio
modelo. Tambin debe indicarse si se han producido cambios en los coordinadores indicados en el
Learning agreement inicial.

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El modelo a utilizar se encuentra en la web y es el que se muestra a continuacin:

Debers realizar las modificaciones al Learning agreement a partir de la segunda semana desde el
comienzo de las clases (de los dos semestres) y tendrs de plazo para presentarla por CAU hasta la
quinta semana. El coordinador de UAL dispondr de dos semanas ms para firmarlo.
Debers realizar las mismas modificaciones sobre el Contrato de Estudios On-line, siempre de acuerdo
con tu Coordinador. Habr dos plazos para realizar las modificaciones del Contrato
Primer plazo: terminar el 30 de Noviembre y se os comunicar por correo electrnico.
Segundo plazo: terminar el da 15 de Abril, y que tambin se os comunicar por correo electrnico.

MUY IMPORTANTE:
Por favor, respetad los plazos establecidos para evitar problemas con vuestro
reconocimiento de estudios a la vuelta.
TODO LO QUE NO EST EN TU CONTRATO EL 15 DE ABRIL NO PODR SER OBJETO DE
RECONOCIMIENTO

Espera para proponer modificaciones a estar bien seguro de todo lo que deseas modificar, trata tambin
de que con esas modificaciones tu contrato cumpla las normas, en caso contrario tendr que pasar un
nuevo proceso de validacin; lo ideal es que hagas una o mximo dos modificaciones de tu contrato.
Las modificaciones del contrato de estudios se realizarn tambin a travs del Mdulo Web,
procediendo de la misma forma indicada en el apartado anterior.
ARATIES os matricular y os enviar el recibo de las asignaturas nuevas que incluyis en el contrato.

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Casos particulares
Hay algunas universidades (especialmente alemanas) que no aprueban su oferta docente de 2
cuatrimestre al principio de curso, con lo que en algunos casos no podris saber que asignaturas
podis elegir hasta pasado el plazo que os damos para comunicar las modificaciones (el 15 de
abril de 2015). En este caso, justificado por escrito por la universidad de destino, podis hacer la
modificacin fuera de este plazo, pero tenis que avisarnos de que estis en esa situacin antes del
fin de plazo de modificaciones.
Pueden darse otras situaciones similares a la anterior por otros motivos distintos. En cualquier
caso debis actuar igual: justificar documentalmente la imposibilidad de hacer las
modificaciones en los plazos establecidos comunicndonoslo dentro de dicho plazo.

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C - EN RELACIN CON LA COBERTURA SANITARIA


Tienes que obtener tu Tarjeta Sanitaria Europea. Para ello te debes dirigir, con la Credencial de Becario
que te habremos enviado y la copia de tu matrcula, a uno de los Centros de Atencin e Informacin de
la Seguridad Social (CAISS) del Instituto Nacional de la Seguridad Social. En Almera capital se
encuentra en:
1. Ctra. de Sierra Alhamilla, 170
04007 ALMERIA (ALMERA)
Telfono(s): 950 150888
Dispone de servicio de CITA PREVIA - Telfono(s): 901 106570 / 950 150938
2. c/ Manuel Azaa, 14
04006 ALMERIA (ALMERA)
Telfono(s): 950 221655
Dispone de servicio de CITA PREVIA - Telfono(s): 901 106570 / 950 150938
3. Podris encontrar las direcciones de otros CAISS en
http://www.seg-social.es
4. Ms informacin acerca de la Tarjeta Sanitaria Europea en:
http://www.seg-social.es/
http://ec.europa.eu/social/main.jsp?langId=es&catId=509
5. Para aquellos estudiantes que tengis algn tipo de cobertura distinta de la de Seguridad Social
(MUFACE, ISFAS,) debis dirigiros a las Oficinas correspondientes para conseguir el
documento equivalente que os d cobertura en Europa, aunque tambin podis tramitar la TSE
si sois menores de 27 aos.
6. Igualmente, te recomendamos que te informes de si los Reales Decretos aprobados por el
gobierno te afectan en lo que a la cobertura sanitaria de la Seguridad Social se refiere,
especialmente si eres mayor de 26 aos.
7. Los estudiantes que vayan a realizar su estancia en Turqua o Croacia, debern
obligatoriamente contratar un seguro mdico privado que cubra las contingencias que puedan
producirse durante el perodo de estancia en casos de enfermedad, accidente o repatriacin
sanitaria del asegurado. Previa a la movilidad el alumno deber entregar en la Unidad de
Relaciones Internacionales una copia del seguro mdico contratado. En la unidad disponemos
de algunas ofertas de aseguradoras, especficas para alumnos Erasmus.
Habida cuenta de que la cobertura de la Tarjeta Sanitaria Europea se limita a asuntos sanitarios y no
cubre todas las situaciones que os pueden presentar durante una estancia en el extranjero, desde
Relaciones Internacionales os recomendados la contratacin de una pliza individual de viaje que cubra
el resto de circunstancias que se os pudieran presentar (responsabilidad civil, prdida de equipaje,
traslado de familiares en caso de enfermedad). Hemos recibido en la Unidad de Relaciones
Internacionales varias ofertas de varias empresas que publicaremos en la web. Consultadlas y elegid
bien entre estas o cualquier otra aseguradora la que ms os convenza.

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http://cms.ual.es/idc/groups/public/@vic/@vinternacional/documents/documento/drelint03062014_1.doc
MODELO 2 SOLICITUD AMPLIACION DE ESTANCIA
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinternacional/actividades/actividad/ssLINK/DRELINT
21072014_4
MODELO 3 SOLICITUD REDUCCIN DE ESTANCIA
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinternacional/actividades/actividad/ssLINK/DRELINT
21072014_5
MODELO 4 CERIFICADO DE INCORPORACION A LA UNIVERSIDAD DE DESTINO
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinternacional/actividades/actividad/ssLINK/DRELINT
21072014_1
MODELO 5 CERIFICADO DE ESTANCIA EN LA UNIVERSIDAD DE DESTINO
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinternacional/actividades/actividad/ssLINK/DRELINT
21072014_2
MODELO 6 CARTA DEL ESTUDIANTE ERASMUS
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinternacional/actividades/actividad/ssLINK/DRELINT
21072014_3

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El equipo del Servicio de Relaciones
Internacionales de la UAL
MUY IMPORTANTE: El contenido de esta Gua de Trmites tiene carcter exclusivamente divulgativo, est sujeta a cambios y ,
en ningn caso, puede subvertir la Normativa de toda ndole que rige los procedimientos administrativos de modo que no puede
generar derechos ni expectativas de derechos no contemplados en dicha Normativa. Es obligacin del administrado conocer la
normativa legal reguladora y observar su cumplimiento.

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