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UNE BASE DE DONNÉES AVEC EXCEL

Qu’est-ce qu’une base de données ? C’est le nom moderne que l’on donne à ce que l’on appelle
plus communément un fichier. C'est-à-dire un ensemble organisé d’informations sur un sujet
donné. Par exemple, un fichier Élèves, un fichier Clients.

Une base de données se présente sous la forme d’un tableau. C’est pourquoi Excel
permet de constituer rapidement une base de données simple à utiliser.

Une base de données comprend divers renseignements (ou CHAMPS) et des individus
(clients, élèves …) pour lesquels ces informations ont été rassemblées, ce sont les
ENREGISTREMENTS.

Exemple de base de données :

les CHAMPS

Numéro Nom Prénom classe

1 Adam Marcel 1
2 Astruc Raymond 1
3 Blondel René T
les ENREGISTREMENTS
4 Cadot Jean T
5 David Robert 2
6 Drouard Louis 2

Que fait-on avec une base de données ?

1.Saisir
Le premier travail à faire est de saisir les informations. C’est ce que vous allez
réaliser avec la liste d’élèves jointe en annexe. Attention, pour qu’Excel considère
qu’un tableau est une base de données, il faut et il suffit que les champs figurent
sur la première ligne.

Travail à faire :

1. Ouvrez un nouveau classeur Excel, et saisissez les différents champs sur la

ligne 1.
2. Saisissez les informations en vous servant d’une grille de saisie (Données +
Formulaire ou Grille). Passez d’un champ à l’autre en utilisant la touche
tabulation. Appuyez sur Entrée pour passer à l’enregistrement suivant.

ATTENTION : vous devez absolument conserver intacte dans une

feuille de calcul la saisie que vous venez de réaliser. Vous ferez donc
toutes vos manipulations sur des copies de feuille. Par ailleurs,
vous trouverez toutes les commandes concernant les bases de
données dans le menu Données.
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2.Trier
Il est courant d’avoir à présenter une série de fiches dans différents ordres possibles. Trier
une base de données, c’est modifier l’ordre des enregistrements. À vous maintenant
de trier votre base de données comme suit :

Tris sur un critère :

 Ordre croissant de la ville,
 Ordre croissant des âges des élèves,

Tri sur plusieurs critères :

 Appliquer simultanément les deux critères de tris ci-dessus, dans
leur ordre respectif.

3.Transformer
À l’usage, une base de données peut s’avérer incomplète. Il est alors nécessaire de
compléter les informations qu’elle contient. Ainsi, vous allez ajouter le champ sexe à
la base de données. Puis vous saisirez les informations nécessaires (1 pour les
garçons, 2 pour les filles).

4.Sélectionner, filtrer
Enfin, il est souvent utile de travailler uniquement sur certains enregistrements de la
base de données. Par exemple, envoyer une lettre de relance aux clients qui n’ont pas
payé, écrire aux parents d’un élève absent etc..… Dans ces cas, il faut sélectionner
un ou plusieurs enregistrements. On parle d’opération de sélection, ou de filtre
dans le langage d’Excel.
Rien de plus simple : il suffit d’utiliser l’outil Filtre automatique du menu Données.
Une petite flèche apparaît à chaque nom de champ qui permet de filtrer les
enregistrements très facilement.

À vous d’effectuer les sélections suivantes :

 Liste des filles,

 Liste des garçons,
 Liste des élèves nés en 1982,
 Liste des élèves dont le nom de famille commence par la lettre B.

À l’issue de ce travail, vous avez appris les éléments suivants :

• Qu’est-ce qu’une base de données ?,

• Comment une base de données est-elle constituée ?,
• Saisir des informations,
• Trier des enregistrements,
• Filtrer (ou sélectionner) des enregistrements.
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n° Nom Prénom option naissance ville

1 BARDY Sylvia AAC 24/04/82 Vitry aux Loges
2 BENARD Benoît AAC 07/03/83 Orléans
3 BERDUCAT Jennnyfer AAC 03/03/82 St Jean Braye
4 BERGERARD Alexandra AAC 09/06/82 Orléans
5 BESNARD Sandrine AAC 08/07/83 Chécy
6 CARRE Alice AAC 30/01/83 Bucy le Roi
7 COULLON Emmanuelle AAC 19/02/82 Orléans
8 CUCCURREDU Audrey AAC 05/04/83 St Jean Blanc
9 DEJARDIN Alexis AAC 18/10/82 Orléans
10 EL KARYMY Zoubida AAC 19/03/82 Sully sur Loire
11 FERNANDES Isabel AAC 17/11/82 Chevilly
12 FIGUEIRA Cécile AAC 06/03/83 Orléans
13 FILHO Angélique AAC 25/01/82 St Jean Braye
14 FORLINO Caroline AAC 25/02/82 St Jean Braye
15 GABELLE Anne-Frédérique AAC 14/05/82 Orléans
16 GILLET Céline AAC 15/02/82 La Chapelle
17 GORDAROV Nikolina AAC 08/08/83 Fleury
18 GREFFIER Peggy AAC 09/09/80 St Jean Braye
19 HUET Matthieu AAC 09/03/83 Fay aux Loges
20 JATTEAU Lydie AAC 17/02/82 Neuville
21 JOURDAIN Myriam AAC 23/10/83 Orléans
22 KUDEDA Anne AAC 17/09/81 Orléans
23 LUMUOT Vanessa AAC 17/05/81 Fleury
24 MANKESSI Sophie AAC 22/08/82 Orléans
25 MÉRIGOT Claire AAC 13/04/82 Artenay
26 MOLVEAU Arthur AAC 26/12/82 Chécy
27 PLISSON Christelle AAC 07/12/82 Artenay
28 POINTEREAU Émilie AAC 23/09/83 Orléans
29 RAIMBAULT Davina AAC 09/04/83 Orléans
30 RICHY Jessica AAC 17/11/81 Boigny
31 ROY Ophélie AAC 08/12/82 Orléans
32 ROYER Cyrille AAC 22/08/83 Gidy
33 TARDIF Sandra AAC 07/04/83 Gidy
34 THÉVENET Renaud AAC 28/07/80 Versailles