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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Tabla de contenido
CAPTULO I OBJETIVO, ALCANCES Y USO DEL MANUAL DE
OPERACIONES..............................................................................5
1.1 Introduccin............................................................................................... 5
1.2. Objetivo y Alcances del Manual................................................................5
1.3. Uso y Modificaciones del Manual de Operaciones....................................6
CAPTULO II OBJETIVOS, COMPONENTES Y COSTOS.........................7
2.1

Introduccin............................................................................................ 7

2.2

Objetivo del Proyecto............................................................................. 7

2.3

Componentes del Proyecto.....................................................................7

2.3.1. Componente 1. Mejoramiento del Sistema de Estadstica


Agropecuaria................................................................................................ 7
2.3.2. Componente 2. Provisin de Informacin a Productores a travs de
TICS para Mejorar Decisiones de Produccin y Comercializacin.................8
2.4

Costo y Financiamiento..........................................................................9

CAPTULO III. MARCO INSTITUCIONAL DEL PROYECTO..................10


3.1.

Introduccin.......................................................................................... 10

3.2.

Estructura de Ejecucin del Proyecto...................................................10

3.3.

Roles y Funciones de las Entidades Participantes.................................12

3.4.

Esquema de Ejecucin del Proyecto.....................................................13

3.4.1. Comit de Gestin del Proyecto.....................................................13


3.4.2. Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP).......................................14
3.4.3. Coordinacin General.....................................................................15
3.4.4. rea Tcnica Operativa..................................................................16
3.4.5. rea de Administracin de la UCP apoyada por Oficina de
Administracin de AGRO RURAL.................................................................17
3.4.6. Oficina de Monitoreo y Evaluacin.................................................18
CAPTULO IV. DE LA PARTICIPACIN DEL INEI...............................19
4.1.

Introduccin.......................................................................................... 19

4.2.

Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional...............................19

4.3. Convenios Especficos de Cooperacin para la Implementacin de la


ENAs 20
4.4.

Ejecucin de las ENA Funciones y Responsabilidades........................21

CAPTULO V. ADMINISTRACIN FINANCIERA................................23

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

5.1.

Introduccin.......................................................................................... 23

5.2.

Fuentes de Financiamiento...................................................................24

5.2.1. Gastos Elegibles por Categora de Gasto.......................................24


5.3.

Programacin y Presupuesto................................................................24

5.3.1. Presupuesto................................................................................... 24
5.4.

Fases de Ejecucin de Gasto del Estado Peruano.................................26

5.5.

Contabilidad y Sistema de Informacin................................................26

5.5.1. Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF-SP)............28


5.6.

Informe Financiero del Proyecto..........................................................31

5.6.1. Presentacin de Estados Financieros..............................................31


5.6.2. Informe Financiero del Proyecto.....................................................31
5.7.

Flujo de Fondos y Desembolsos............................................................33

5.7.1. Flujo de Fondos.............................................................................. 33


5.7.2. Controles Internos..........................................................................36
5.8.

Personal de la UCP................................................................................ 37

5.9.

Auditora Financiera.............................................................................. 37

5.9.1. Auditora del Proyecto....................................................................37


CAPTULO VI. DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES DEL PROYECTO...............................................39
6.1.

Aspectos Generales.............................................................................. 39

6.1.1. Marco Legal.................................................................................... 39


6.1.2. Plan de Adquisiciones (PAC)...........................................................39
6.1.3. Responsabilidad por las Contrataciones.........................................39
6.1.4. Comit de Evaluacin.....................................................................40
6.2.

Montos Lmite y Tipos de Adjudicacin.................................................40

6.3.

Desarrollo de los Procesos de Contratacin..........................................40

6.3.1. Publicacin de Aviso General de Adquisiciones (AGA), Avisos


Especficos de Adquisiciones (AEA) y Avisos de Expresin de Inters (AEI) 41
6.3.2. Aprobacin de Expediente Tcnico y Documentos de Licitacin....41
6.3.3. Ejecucin del Proceso de Contratacin...........................................41
6.4.

Modalidades de Adquisicin y Mtodos de Contratacin......................41

6.4.1. Gastos Operativos: Concurso por Invitacin para la Adquisicin de


Bienes y Servicios de Menor Cuanta.........................................................42
6.4.2. Bienes y Servicios..........................................................................42
6.4.3. Seleccin de Consultores...............................................................44

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

6.5.

Condiciones para el Inicio de Procesos.................................................45

6.5.1. Trminos de Referencia y Especificaciones Tcnicas......................45


6.5.2. Comit de Evaluacin.....................................................................45
6.5.3. Publicaciones y Distribucin de documentos de los Procesos........47
6.5.4. Solicitudes de Aclaracin al Pedido de Propuestas o a los
Documentos de Licitacin..........................................................................47
6.5.5. Presentacin y Apertura de Propuestas..........................................47
6.5.6. Evaluacin de Propuestas..............................................................47
6.5.7. Finalizacin de Funciones del Comit de Evaluacin......................47
6.5.8. Asesoramiento en Procedimientos y Normas de Adquisicin.........47
6.6. Procedimientos detallados para el registro, manejo y archivo de la
Documentacin de Adquisiciones del Proyecto..............................................48
CAPTULO VII DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SERVICIOS DE
CONSULTORA POR LA UCP..........................................................50
7.1. Etapa I. Preparacin de los Instrumentos de Gestin del Proyecto.........50
7.2. Etapa II. Seleccin, Contratacin y Ejecucin de las Consultoras..........54
7.3. Etapa III. Supervisin y Monitoreo..........................................................63
CAPTULO VIII: DEL MONITOREO Y EVALUACIN DEL PROYECTO.....64
8.1.

Alcances del Seguimiento del Proyecto................................................64

8.2.

Indicadores y Metas del Proyecto.........................................................64

8.3.

Seguimiento del Proyecto.....................................................................69

8.4.

Informes de Progreso Semestrales.......................................................69

8.4.2. Revisin de Medio Trmino.............................................................70


8.4.3. Supervisin Operativa del Proyecto...............................................70
ANEXOS.....................................................................................71
Anexo 1: Costos para el rea Administrativa................................72
Anexo 2: Modelo de Resolucin Ministerial..................................73
Anexo 3: Convenio Marco............................................................77
Anexo 4: Convenio Especfico......................................................84
Anexo 5. Funciones y Perfiles Mnimos Requeridos para el Personal de
la UCP.......................................................................................98
Anexo 6. Manual Financiero para Organismos Ejecutores............107

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

ABREVIACIONES Y ACRNIMOS

AEA
AEI
AGA
AGRO RURAL
BID
DGTP
DNPP
EMDA
ENA
ESCO
INEI
MINAGRI
OEEE
PAC
POA
Proyecto
SIAF-SP
SIEA
TIC
UCP

Aviso Especfico de Adquisiciones


Aviso de Expresin de Inters
Aviso General de Adquisiciones
Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural
Banco Interamericano de Desarrollo
Direccin General de Teso Pblico
Direccin Nacional de Presupuesto Pblico
Evaluacin Mensual de la Dinmica Agrcola
Encuestas Nacionales Agropecuarias
Encuestas Sistemticas sobre Costos de Produccin
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
Ministerio de Agricultura y Riego
Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos
Plan de Adquisiciones y Contrataciones
Plan Operativo Anual
Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural
Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector
Pblico
Sistema Integrado de Estadsticas Agrarias
Tecnologas de Informacin
Unidad Coordinadora del Proyecto

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO I
OBJETIVO, ALCANCES Y USO DEL MANUAL DE OPERACIONES

1.1 Introduccin
El Manual de Operaciones es una herramienta para asegurar el cumplimiento
de los objetivos y proponer los instrumentos y procesos de gestin e
implementacin del Proyecto Informacin Agraria para el Desarrollo Rural (en
adelante, Proyecto), as como incorporar los acuerdos entre el Banco
Interamericano de Desarrollo (en adelante, BID) y el Gobierno Peruano a travs
del Ministerio de Economa y Finanzas del Per (en adelante, MEF), el cual
trasferir los recursos del prstamo as como los de la contrapartida local al
Ministerio de Agricultura (en adelante, MINAGRI). Este Manual recoge las
polticas, normas, estrategias, y dems arreglos institucionales y fiduciarios
que implementar el MINAGRI a travs del Programa de Desarrollo Productivo
Agrario Rural (en adelante, AGRO RURAL) durante la ejecucin del Proyecto,
apoyada por una Unidad Coordinadora.
1.2. Objetivo y Alcances del Manual
El Manual de Operaciones tiene como objeto establecer las normas,
procedimientos y arreglos institucionales que regularn la implementacin del
Proyecto en la ejecucin de las actividades que financiarn dos componente
del Proyecto: (i) Componente I Mejoramiento del Sistema de Estadstica
Agropecuaria y el Componente II provisin de informacin a productores a
travs de tics para mejorar decisiones de produccin y comercializacin. A
continuacin se describe la estructura del manual de operaciones del Proyecto.
El Manual est organizado en siete captulos. El captulo I presenta los
objetivos, alcances, usos y modificaciones y las definiciones ms importantes.
El captulo II desarrolla la descripcin del Proyecto, incluyendo sus objetivos,
componentes de inversin, el marco de resultados y su costo y financiamiento.
El captulo III desarrolla el marco institucional para la ejecucin del Proyecto,
incluyendo los roles, funciones y el esquema de relacionamiento operativo
entre la Unidad Coordinadora del Proyecto (en lo adelante, UCP) y AGRO
RURAL. El captulo IV presenta los roles y responsabilidades del Instituto
Nacional de Estadsticas e Informtica (en adelante, INEI), el cual apoyar al
MINAGRI, a travs de la Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos (en
adelante, OEEE), en el desarrollo de la ENA, mediante la ejecucin de
convenios marcos y especficos. El captulo V describe los procesos
administrativos financieros, mientras que el captulo VI detalla los procesos de
adquisiciones bienes, y servicios de consultora y de no consultora siguiendo
las polticas y normas de adquisiciones del BID. El captulo VII desarrolla los
procesos de los servicios de consultora por la UCP. Finalmente, el captulo VIII
describe el sistema de monitoreo y evaluacin que ser aplicado para la
supervisin y control del Proyecto.
El Manual incluye los siguientes anexos: Anexo 1: Costos de Administracin de
la Unidad; Anexo 2: Modelo de Resolucin Ministerial de delegacin de la
ejecucin del Proyecto a AGRO RURAL; Anexo 3: Convenio Marco entre el AGRO

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

RURAL y el INEI Anexo 4: Borrador de Convenio Especfico Anual entre AGRO


RURAL y el INEI; Anexo 5: Funciones y perfiles de los profesionales claves que
integran la UCP; y Anexo 6: Manual Financiero para organismos ejecutores.
1.3. Uso y Modificaciones del Manual de Operaciones
El Manual de Operaciones es de uso obligatorio para todos los funcionarios,
directivos, tcnicos, personal de las diferentes instancias e entidades
ejecutoras responsables del cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Estar
vigente durante el periodo de ejecucin del Proyecto En los casos que se
requiera incluir modificaciones, stas debern ser propuestas por el AGRO
RURAL como entidad ejecutora del Proyecto y sus modificatorias requerir la
No-Objecin del BID para entrar en vigencia.

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO II
OBJETIVOS, COMPONENTES Y COSTOS
2.1

Introduccin

Este Manual de Operaciones establece las normas y procedimientos que


requiere la implementacin del Proyecto de Informacin Agraria para el
Desarrollo Rural (en adelante, el Proyecto).
2.2

Objetivo del Proyecto

El objetivo del Proyecto es contribuir a mejorar la calidad, pertinencia,


confiabilidad y disponibilidad de la informacin agraria en el pas, con el fin de
mejorar la calidad de las polticas agrcolas y los ingresos de los agricultores.
2.3

Componentes del Proyecto

El Proyecto tiene dos componentes: (i) mejoramiento del sistema nacional de


estadsticas agrarias; y (ii) Provisin de informacin a productores para mejorar
sus decisiones de produccin y comercializacin a travs del uso de
Tecnologas de Informacin (en adelante, TICs).
El primer componente tiene como objetivo mejorar la calidad de la informacin
estadstica utilizada por los diseadores de las polticas pblicas para el sector
y por inversionistas en general, utilizando como base el marco muestral
provisto por el IV Censo Nacional Agropecuario.
El segundo componente busca proveer informacin a productores pequeos y
medianos vinculados con los mercados para mejorar sus decisiones de
produccin y comercializacin, va mecanismos que involucren la participacin
del sector privado.
2.3.1.Componente 1.
Agropecuaria

Mejoramiento

del

Sistema

de

Estadstica

El componente busca generar un conjunto de informaciones estadsticas


anuales y semianuales sobre variables claves del sector para los cuales se
conozca su confiabilidad estadstica, mejorar las metodologas de recopilacin
y anlisis de las evaluaciones mensuales de la dinmica agropecuaria, y
disear los procesos de armonizacin de este conjunto de estadsticas. Para
alcanzar estos objetivos se requiere: (i) fortalecer de la Oficina de Estudios
Econmicos y Estadsticos (en adelante, OEEE); (ii) disear y poner en marcha
el sistema de estadsticas probabilsticas peridicas; (iii) mejorar las
metodologas y la capacitacin de los equipos encargados del sistema de
evaluacin mensual de la dinmica agrcola (en adelante, EMDA); (iv)
armonizar las estadsticas probabilsticas y la informacin determinstica
generada por la EMDA. El proyecto contempla el financiamiento de las
siguientes actividades:
1.1. Fortalecimiento de la Oficina del MINAGRI encargada de estudios
econmicos y estadsticos. Incluye: (i) el diseo y puesta en marcha del marco

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muestral maestro para la Encuesta Nacional Agropecuaria (en adelante, ENA) y


otras encuestas agropecuarias; (ii) la actualizacin de los sectores estadsticos
que se utilizan para estas tareas; (iii) el diseo y puesta en marcha de un plan
para el montaje e implementacin de un sistema de encuestas agropecuarias
para complementar la ENA y la EMDA.
1.2. Sistema de Estadsticas Probabilsticas Peridicas. Incluye: (i) diseo y
prueba en campo de la ENA; (ii) implementacin de seis rondas (2 por ao) de
la ENA que permitan realizar todos los ajustes necesarios para su correcto
funcionamiento; (iii) diseo de encuestas sistemticas sobre costos de
produccin (en adelante, ESCO) y pruebas piloto en campo; (iv)
implementacin de tres rondas de encuestas de costos en nueve regiones y
seis cultivos para realizar todos los ajustes a su funcionamiento; y (v)
desarrollo y publicacin de cinco estudios analizando los resultados de las
rondas de las encuestas ENA y ESCO. La implantacin de la ENA y de la ESCO
(pruebas piloto y rondas de encuestas) ser realizada por el INEI mediante
convenio especfico con el MINAGRI.
1.3. Sistema de Evaluacin Mensual de la Dinmica Agropecuaria (EMDA).
Incluye: (i) desarrollo del directorio de informantes calificados; (ii) diseo de los
ajustes metodolgicos requeridos de la EMDA, (iii) seleccin y capacitacin de
los informantes calificados; (iv) prueba en campo de la EMDA ajustada; y (v)
implementacin sistemtica de la metodologa EMDA revisada a partir del ao
3 del Proyecto.
1.4. Armonizar las estadsticas probabilsticas y la EMDA. Incluye: (i) diseo
metodolgico para armonizacin y validacin de la EMDA con base en la ENA y
el IV CENAGRO; (ii) armonizacin de la EMDA; y (iii) desarrollo y puesta en
marcha del sistema de monitoreo de la EMDA.
2.3.2.Componente 2. Provisin de Informacin a Productores a travs
de TICS para Mejorar Decisiones de Produccin y Comercializacin
Este componente financiar las siguientes actividades:
2.1. Estudios de preparacin de concursos y monitoreo para: (i) la elaboracin
del diseo detallado de las bases 1, promocin de los concursos y de nuevos
emprendimientos; (ii) apoyo especializado para evaluacin de propuestas y
negociacin de contratos; (iii) evaluacin de los resultados del primer ao de
operacin del primer piloto (avances, operatividad, calidad, sostenibilidad,
recomendaciones, demanda a nivel nacional, etc.), los cuales se utilizarn para
la estructuracin de los nuevos pilotos y definir las opciones de ampliacin
geogrfica de las reas de cobertura (en el estudio de factibilidad se analizaron
cuatro departamentos) y las reas temticas (informacin climtica, sanitaria,
tcnica, otros); y (iv) el monitoreo y evaluacin anual de la operacin de los
emprendimientos pre identificados.
1 Parmetros tcnicos a solicitar en las propuestas: experiencia requerida de las empresas y capacidad
tcnica, nmero mnimo de beneficiarios a cubrir, productos y mercados locales a cubrir, frecuencia de los
mensajes; parmetros y reglas a utilizar en las licitaciones de los pilotos: aportes de capital y subsidio
requerido por beneficiario u otros; metodologa de evaluacin de propuestas y frmulas/procedimientos de
ajuste contractual a ser negociados cada ao de operacin de los pilotos.

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

2.2. Financiamiento de emprendimientos pre identificados (pilotos). Incluye los


aportes requeridos del Gobierno para: (i) cubrir parcialmente costos fijos y de
operacin de los pilotos hasta que estos alcancen su sostenibilidad financiera,
estimados preliminarmente durante la preparacin del proyecto pero que
seran definidos en los concursos y en la negociacin para adjudicar los pilotos;
se incluyen recursos estimados para los cuatro (4) pilotos pre identificados 2
un primer piloto a contratar en el primer concurso y tres (3) pilotos adicionales
en el segundo concurso, identificados con base en los estudios realizados
durante la preparacin del proyecto; (ii) el financiamiento e implementacin de
al menos dos (2) escalonamientos y/o ampliaciones de los primeros pilotos; y
(iii) el financiamiento de dos (2) nuevos emprendimientos en temas/regiones a
definir durante el proyecto. El primer piloto del primer concurso proveer
informacin de precios de productos e insumos, y oportunidades de
comercializacin. El sitio para este piloto se definir en el estudio de
estructuracin de las bases. El segundo concurso utilizar los resultados de
la evaluacin del primer piloto al terminar su primer ao de operacin y
contratar tres (3) emprendimientos adicionales en los departamentos
previamente identificados.
2.3. Institucionalizar en el MINAGRI el apoyo al uso de TICs en agricultura.
Estudios para definir las funciones y las tareas que deber desarrollar el
MINAGRI para apoyar de manera eficiente y efectiva la utilizacin de
tecnologas de informacin (en adelante, TICs) para provisin de informacin a
los productores, y puesta en prctica de una estrategia para el cumplimiento
de esta funcin.
2.4

Costo y Financiamiento

El costo del Proyecto se ha estimado en US$ 26.4 millones, los cuales


provendrn principalmente de recursos de endeudamiento externo con el BID
ascendiente a US$ 15 millones; y la diferencia, de la contrapartida nacional
ascendiente a US$ 11.4 millones. La distribucin por fuente de financiamiento
se presenta en el siguiente cuadro.
Los costos para el rea Administrativa se presentan en el Anexo 1.
Cuadro 1: Costo y Financiamiento del Proyecto (en US$ millones)
Categora de inversin

BID

I. Administracin

Local

Total

3.110

3.110

II. Costos Directos

23.890

2. 1 Mejoramiento de estadsticas agrarias

8.170

6.770

14.940

2.2 Provisin de informacin a productores


utilizando TICs a travs de participacin del
sector privado

6.000

2.950

8.950

%
11.1
7
85.8
4
53.6
8
32.1
6

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

III. Monitoreo y evaluacin

580

IV. Auditora

250
Total

15.0

10

580
12.83
0

2.08

250

0.91

27.83
0

100.
0

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO III.
MARCO INSTITUCIONAL DEL PROYECTO
3.1. Introduccin
En este captulo se describe el marco general institucional en el que se
desarrollar el Proyecto, cuya Unidad Ejecutora ser el Programa de Desarrollo
Productivo Agrario Rural (en adelante, AGRO RURAL) del Ministerio de
Agricultura y Riego (en adelante, MINAGRI).
Para ejecutar el Proyecto con recursos del financiamiento externo, se contar
con una Unidad Coordinadora del Proyecto (en adelante, UCP), la misma que
estar adscrita a la Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL 3. Asimismo, el Proyecto
contar con un Comit de Gestin, como mxima instancia del Proyecto, el cual
ser presidido por el Viceministro de Polticas Agrarias o su representante.
3.2. Estructura de Ejecucin del Proyecto
El esquema de ejecucin del Proyecto se presenta en el Diagrama 1 y muestra
la participacin de las entidades de gobierno que ejecutarn las actividades
relacionadas con el Proyecto y son: el MINAGRI, a travs de la Oficina de
Estudios Econmicos y Estadsticos (en adelante, OEEE), AGRO RURAL y el
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (en adelante, INEI).
La participacin y operacin de las entidades participantes se realizar bajo el
siguiente esquema:

El BID suscribir un Contrato de Prstamo con el Gobierno Peruano, el cual


traspasar los recursos del prstamo al MINAGRI, que es el organismo del
Estado que tiene bajo su responsabilidad la conduccin del Sistema
Integrado de Estadsticas Agrarias (en adelante, SIEA), a travs de la OEEE.

El MINAGRI encarga a el AGRO RURAL (institucin que tiene como objetivo


promover el desarrollo agrario rural a nivel nacional, y es Unidad Ejecutora
del Pliego Agricultura) la administracin del Proyecto 4.

El AGRO RURAL tendr las siguientes funciones y responsabilidades: la


planificacin, la administracin financiera-contable, la ejecucin de las
licitaciones y contrataciones, la supervisin de las actividades de inversin
propuestas y la evaluacin del Proyecto. Para la administracin y ejecucin
del Proyecto, AGRO RURAL conforma dentro de su organizacin las
siguientes reas: (i) un Comit de Gestin, y (ii) una Unidad Coordinadora
del Proyecto, que tendr la responsabilidad de ejecutar el Proyecto.

3 La estructura organizativa ser aprobada por el Comit de Gestin en el Manual de


Operaciones.

4 Ver modelo de Resolucin Ministerial en el Anexo 2.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Diagrama 1
Marco Institucional del Proyecto

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

La UCP estar conformada por las siguientes reas: (i) una Coordinacin
General, (ii) un rea Tcnica Operativa, (iii) una rea de Administracin
supervisada y dirigida por la Oficina de Administracin de AGRO RURAL,
como brazo fiduciario del proyecto, y (iv) el rea de Monitoreo y
Evaluacin.

En adicin, para lograr parte de las metas del Proyecto, el MINAGRI y el


AGRO RURAL suscribirn con el INEI un convenio marco y tres convenios
anuales especficos de cooperacin interinstitucional para la ejecucin de
las Encuestas Nacionales Agropecuarias ENA, durante el perodo 20152017, cuyos borradores se presentan en los Anexos 3 y 4, ambos con el
INEI.
A continuacin se presentan, en detalle, los roles y funciones de las
entidades participantes en la ejecucin del Proyecto, as como de la Unidad
Coordinadora del Proyecto y del Comit de Gestin.
3.3. Roles y Funciones de las Entidades Participantes
a) MINAGRI (Ministerio de Agricultura)
El MINAGRI es el organismo del Poder Ejecutivo que tiene bajo su
responsabilidad el diseo, establecimiento, ejecucin y supervisin de las
polticas nacionales y sectoriales en materia agraria; la rectora en relacin
con ella y la supervisin de su cumplimiento por los tres niveles de
gobierno, Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y,
entre sus competencias exclusivas, la conduccin del SIEA.
Para el cumplimiento de esta competencia exclusiva, cuenta en su
estructura orgnica, con un rgano dependiente de la Secretaria General, la
OEEE, cuya funcin es prestar apoyo en materia estadstica y de estudios
econmicos al MINAGRI, funcin que se ejecuta a travs de la Unidad de
Estadstica. Esta unidad orgnica ejecuta, directamente o a travs de
terceros, las encuestas u otros estudios estadsticos del sector y la
sistematizacin y evaluacin de la consistencia de la informacin estadstica
del sector agrario.
El MINAGRI es el titular del sector y est facultado a expedir las resoluciones
ministeriales que demanden las actividades del ministerio para su
funcionamiento, encargando o delegando funciones y/o actividades.
b) El AGRO RURAL
El AGRO RURAL es un Programa de Desarrollo Productivo Rural del Ministerio
de Agricultura. El Programa AGRO RURAL est constituido como unidad
ejecutora del MINAGRI, con autonoma tcnica y administrativa y adscrita al
Ministro de Agricultura, tiene por finalidad promover el desarrollo agrario
rural a nivel nacional, a travs del financiamiento de proyectos de inversin
pblica en zonas rurales en el mbito agrario en territorios de menor grado
de desarrollo econmico y tiene bajo su responsabilidad la ejecucin y
articulacin de las acciones para la promocin del desarrollo agrario rural en
el marco de los lineamientos de poltica establecidos por el sector
agricultura.
Una de sus funciones generales de AGRO RURAL, establecida en su Manual
de Operaciones (MOP), es mejorar el acceso de los productores rurales a

13

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

mercados de bienes y servicios, nacionales e internacionales, a partir de


asistencia tcnica, capacitacin y gestin de informacin.
La administracin financiera y presupuestaria del Proyecto propuesto se
realizar a travs de la Unidad Coordinadora del Proyecto, y cuya rea de
administracin se apoyar en la Oficina de Administracin de AGRO RURAL,
ejecutndose en el marco y de acuerdo a los montos presupuestales
asignados y disponibles anualmente provenientes del Tesoro Pblico, como
fuente principal de financiamiento, y provenientes de recursos obtenidos
mediante la fuente de crdito externo, segn contratos y convenios
firmados por AGRO RURAL.
Se encuentra bajo la direccin de un Director Ejecutivo nombrado mediante
Resolucin Ministerial, quien ostenta la representacin legal del Programa
AGRO RURAL, facultado a suscribir los convenios interinstitucionales que
demanden las actividades que desarrolla.
c) El INEI (Instituto Nacional de Estadistica e Informtica)
Organismo tcnico especializado, con personera jurdica de derecho pblico
interno, con autonoma tcnica y de gestin, dependiente del Presidente del
Consejo de Ministros.
Es el organismo central y rector del Sistema
Estadstico Nacional, responsable de normar, planear, dirigir, coordinar y
supervisar las actividades estadsticas oficiales del pas. Para el
cumplimiento de sus funciones, est facultado a celebrar convenios sobre
asistencia tcnica, capacitacin especializada y prestacin de servicios de
carcter estadstico e informtico.
3.4. Esquema de Ejecucin del Proyecto
Para la ejecucin del Proyecto se requiere una Resolucin Ministerial del
MINAGRI, en la cual delegue o encargue la responsabilidad al AGRO RURAL
la Gestin del Proyecto, y se le autorice a que apruebe el Manual de
Operaciones del presente Proyecto, adems que le permita las
modificaciones subsecuentes que se requieran al mismo, mediante
Resolucin Directoral y ambos procesos con la No Objecin del BID. Esta
resolucin deber tambin nombrar a los funcionarios que integran el
Comit de Gestin del Proyecto.
El esquema de ejecucin ha sido diseado teniendo en cuenta las
caractersticas, instituciones participantes y los componentes del Proyecto,
y es el siguiente:
3.4.1.Comit de Gestin del Proyecto
Naturaleza
El Comit de Gestin se constituye como una instancia de: (i) orientacin
poltica del Proyecto, (ii) supervisin de la ejecucin, y (iii) apoyo a su
gerenciamiento, propiciando la resolucin de los asuntos gerenciales,
administrativos y tcnicos que requiera el cumplimiento de los objetivos del
mismo, coadyuvando a que las unidades y entidades participantes realicen
sus actividades de forma eficiente.
Conformacin
El Comit estar integrado por los siguientes miembros:

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

El Viceministro de Polticas Agrarias del MINAGRI, el cual preside el


comit.
El Director General de la Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos
(OEEE de MINAGRI).
El Director General de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP de
MINAGRI)
El Director Ejecutivo de AGRO RURAL.
El Coordinador General del Proyecto, quin actuar como secretario
(UCP- Dependiente del Director Ejecutivo de AGRORURAL).

Sesiones y acuerdos
El Grupo sesionar ordinariamente como mnimo una vez al mes y
extraordinariamente, cuando la ejecucin del Proyecto lo requiera con el
objeto de asegurar el adecuado cumplimiento de sus objetivos, a solicitud
de uno de sus miembros, canalizada a travs del secretario del Comit
(Coordinador de la UCP). Los acuerdos se tomarn con el voto aprobatorio
de ms de la mitad de los miembros. El cumplimiento de los acuerdos ser
de carcter obligatorio.
Responsabilidades y facultades
Las funciones y responsabilidades del Comit de Gestin son:

Establecer los lineamientos de poltica general del Proyecto.


Aprobar los cambios en la poltica general del Proyecto (estrategias,
objetivos).
Aprobar el reglamento interno del Comit en la primera sesin.
Aprobar el Manual Operativo del Proyecto y sus modificaciones.
Seleccionar y participar en la seleccin del personal clave de la UCP, en
especial la seleccin del Coordinador del Proyecto y el personal
adicional, siguiendo los procesos acordado con el BID
Aprobar la estructura organizacional y organigrama de la UCP (deber
incluir la cantidad de personal contratado).
Aprobar las modificaciones a la estructura organizacional y todo
incremento de personal.
Revisar y aprobar el Plan Operativo Anual del Proyecto y el Plan de
Adquisiciones y Contrataciones y sus modificaciones.
Supervisar y monitorear la ejecucin y el progreso del Proyecto.
Aprobar los estados financieros e Informes de Gestin presentados por el
Coordinador General del Proyecto.
Revisar y/o aprobar los informes peridicos, las memorias anuales, y/o
los informes de auditora contable y tcnicas del Proyecto.
Evaluar el rendimiento general tanto de la UCP como del Proyecto en
general.
Resolver situaciones vinculadas especficamente con el desarrollo del
Proyecto y/o asuntos que por su naturaleza superan el mbito interno de
decisin de las entidades que conforman la estructura tcnica y/o
financiera
del
Proyecto,
para
ejecutar
los
componentes
y
subcomponentes del mismo.
Todas las dems que le correspondan en virtud del Contrato de Prstamo
con el BID o las que se le asignen.

15

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

3.4.2.Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP)


La UCP conducir el Proyecto, tiene dependencia directa del Director
Ejecutivo deAGRO RURAL y una relacin funcional con el MINAGRI a travs la
OEEE. La UCP estar bajo la responsabilidad de un Coordinador General,
quien actuar como interlocutor con todas las prerrogativas y respaldo, para
asumir la responsabilidad por la emisin de toda la documentacin,
acciones y coordinaciones con el BID, MINAGRI e INEI, as como la suficiente
autonoma para la toma de decisiones en relacin al Proyecto. Cabe sealar
que para la ejecucin de este Proyecto la UCP se apoyar
administrativamente en un rea fiduciaria asignada a la UCP y que ser
supervisada y apoyada en la Oficina de Administracin de AGRO RURAL. Los
costos de la UCP se presentan en el Anexo 1 del presente documento. En
el Anexo 5 se presenta los perfiles de los profesionales de la UCP.
Naturaleza
La UCP es el rgano responsable de coordinar la gestin, administracin,
operatividad, evaluacin y monitoreo del Proyecto y su Coordinador General
ser seleccionado por el Comit de Gestin, mediante un proceso
competitivo abierto siguiendo las normas de contrataciones del Banco para
consultores individuales y deber tener la no objecin del BID.
Funciones Generales
Gestionar la ejecucin directa de todos los componentes del Proyecto.
Dar cumplimiento de las estrategias y procedimientos establecidos en el
Manual Operativo del Proyecto.
Reportar al BID, AGRO RURAL, MINAGRI y MEF sobre los avances del
Proyecto.
Evaluar y monitorear la ejecucin de todos los componentes del
Proyecto.
Funciones especficas
Planificar, organizar, dirigir, controlar, implementar, ejecutar y evaluar
las actividades del Proyecto.
Dirigir y administrar con el apoyo del rea administrativa y de la Oficina
de Administracin de AGRO RURAL, los recursos humanos, financieros y
materiales asignados al proyecto, haciendo uso de los planes anuales,
presupuestos e informes peridicos solicitados por el BID.
Formular documentos normativos relacionados con el Proyecto.
Elaborar el Plan Operativo Anual y el Plan de Adquisiciones y
Contrataciones del Proyecto, para la aprobacin del BID.
Conducir los procesos de contratacin de consultoras, bienes, servicios
de no consultora segn lo estipulado en el Contrato de Prstamo.
Llevar el control financiero de los recursos del Proyecto por toda fuente.
Supervisar, monitorear y evaluar la ejecucin fsica y financiera del
Proyecto en todos sus componentes.
Preparar los estados financieros-contables del Proyecto.
Aprobar y gestionar las solicitudes de retiro de fondos del prstamo y
presentar su justificacin de acuerdo con lo dispuesto por las normas del
BID.
Aprobar y presentar la informacin de ejecucin presupuestaria y de los
estados financieros del Proyecto requeridos por el BID.

16

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Estructura
Tal y como se muestra en la Figura 1, Marco Institucional del Proyecto, la
UCP est bajo la conduccin de un Coordinador General 5 y cuenta con las
siguientes reas:

Coordinacin General.
especialista legal.

rea Tcnica Operativa. Integrada por un especialista Jefe del


componente I, un asistente de componente I, un especialista del
componente II, un asistente de componente II y un administrador de
contratos.

rea de Monitoreo y Supervisin. Integrada por un especialista en


supervisin del Proyecto, encargado de las siguientes tareas, entre otras,
en lnea de base y supervisin y monitoreo de los componentes, reportes
trimestrales de progreso, evaluacin de medio trmino y fin de termino.

rea de Administracin.
Encargada de los aspectos financieros
contable de la UCP, integrada por un coordinador del equipo, un
especialista contable, un especialista tesorera, y un especialista en
contrataciones y adquisiciones.

Integrada por un Coordinador General y un

3.4.3.Coordinacin General de la UCP


Es la instancia responsable del Proyecto y tiene por finalidad planificar,
dirigir y supervisar la ejecucin y desarrollo de todos los componentes del
Proyecto.
El Coordinador Generalactuar como interlocutor con el BID, el AGRO
RURAL, el MINAGRI, y otras entidades vinculadas con el Proyecto, teniendo
la responsabilidad por la emisin de toda la documentacin, acciones y
coordinaciones del Proyecto. Contar con autonoma para la toma de
decisiones con relacin a la ejecucin del Proyecto, y tendr la facultad por
delegacin de firmar contratos o visto bueno para la firma del Director
Ejecutivo o del jefe de la Oficina de Administracin cuando corresponda y
segn reglamento interno de AGRO RURAL.
La Coordinacin General est integrada por un Coordinador General, un
especialista legal y un asistente de gerencia.
Funciones
Representar oficialmente al Proyecto en las coordinaciones con entidades
pblicas y privadas, as como con las agencias financieras y organismos
bilaterales.
Dar cumplimiento a las condiciones contractuales del Convenio de
Prstamo _____con el BID.
Establecer las coordinaciones las instituciones relacionadas con la
ejecucin del Proyecto.

5 Para mayor detalle acerca de las funciones y calificaciones del Coordinador General del
Proyecto ver Anexo II.

17

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Planificar, organizar, dirigir, supervisar y evaluar el desarrollo de las


actividades de la UCP en correspondencia a los planes, polticas, normas,
manuales y directivas aprobadas por el Comit de Gestin.
Tener el control y responsabilidad general de la implementacin del
Proyecto.
Garantizar el manejo eficiente de toda la Unidad Coordinadora del
Proyecto.
Coordinar con la el rea Tcnica y Operativa, el rea de Administracin y
el rea de supervisin y Monitoreo en lo que le compete a la ejecucin
del Proyecto.
Formular y proponer al Comit de Gestin los planes, estados
financieros, los informes de gestin y seguimiento, los presupuestos y las
modificaciones del Proyecto.
Coordinar la celebracin de los convenios interinstitucionales requeridos
para la implementacin del Proyecto y supervisar el desarrollo de los
mismos, especialmente con el INEI.
Coordinar con la Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos en los
aspectos tcnicos del Proyecto.
Resolver en ltima instancia aspectos propios de la ejecucin del
Proyecto.
Delegar y asistir a las reas involucradas en la difusin del Proyecto, a fin
de que sta se oportuna y efectiva.
Las dems funciones que le asigne el Comit de Gestin.

3.4.4.rea Tcnica Operativa


El rea Tcnica Operativa es el rea encargada de la ejecucin, supervisin
y seguimiento de los componentes del Proyecto. Ser responsable de los
procesos de seleccin, contratacin y administracin de los contratos de las
firmas consultoras y consultores de monitoreo de proyectos.
El rea Tcnica Operativa estar integrada por: (i) un Coordinador del
Equipo Tcnico quien en ausencia del Coordinador General, asume la
representatividad y funciones del Coordinador General, as mismo el
Coordinador del Equipo Tcnico asume la responsabilidad de la ejecucin del
componente 1 del Proyecto; (ii) un asistente de componente 1; (iii) un
especialista del componente 2; (iv) un asistente de componente 2; y (v) un
Administrador Tcnico de Contratos.
Funciones
Revisar, evaluar y aprobar los estudios, informes de consultora,
conformidades de servicios, conformidades de adquisicin de materiales,
equipos y todo lo necesario para la implementacin del Proyecto.
Coordinar, evaluar y monitorear la ejecucin del componente 1 y 2 del
Proyecto.
Preparar la documentacin tcnica para la seleccin de Listas Cortas,
Pedidos de Propuesta para las convocatorias para la contratacin de
firmas consultoras y/o consultores individuales.
Conformar Comits de Evaluacin que tendrn a su cargo los procesos
de seleccin de encargndose de: la conformacin de Listas Cortas,
evaluacin tcnica, financiera y combinada de las ofertas, y adjudicacin
de los contratos.

18

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Administrar y monitorear los contratos de las firmas consultoras y


consultores individuales.
Apoyar en la formulacin el Plan Operativo y Presupuesto Anual del
Programa.
Colaborar en la formulacin el Plan de Adquisiciones de los componentes
1 y 2.
Proponer ajustes al Manual de Operaciones del Proyecto a fin que las
estrategias de intervencin se vayan perfeccionando y su aplicacin sea
viable.
Preparar y remitir los reportes de avance fsico e informacin requerida
por el rea Administrativa Financiera y por el Coordinador General.

3.4.5.rea de Administracin de la UCP apoyada por Oficina de


Administracin de AGRO RURAL
El rea de administracin de la UCP estar conformada por un Coordinador
Administrativo Financiero, un Especialista Contable, un Especialista en
Tesorera, un Especialista en Contrataciones y Adquisiciones, y un
Especialista en Presupuesto. Esta rea es la responsable de facilitar y
agilizar las acciones administrativas, financieras, y contables y de
licitaciones y contrataciones del Proyecto.
Funciones
Gestionar la asignacin de recursos financieros para la ejecucin de
todos los componentes del Proyecto, preparando las solicitudes de
desembolso oportunamente.
Tramitar los pagos correspondientes a las actividades del Proyecto coresponsabilizndose con la UCP del compromiso, devengado y girado de
los pagos de las actividades del Proyecto.
Preparar los estados financieros requeridos por el BID y la informacin
financiera requerida para la preparacin de los informes.
Elaborar la documentacin normativa (Manual de Operaciones) que sea
necesaria
en los aspectos financieros y de desembolsos para el
desarrollo del Proyecto y el logro de sus metas y objetivos.
Coordinar las actividades de los sistemas, de personal, Plan de
operaciones, Plan de Adquisiciones, presupuesto, contabilidad, tesorera,
administracin documentaria y archivo central y abastecimiento,
reportes de seguimiento financiero.
Preparar y evaluar la correcta aplicacin del Plan Contable.
Formular en coordinacin con rea Tcnica Operativa y modificaciones
del Manual de Operaciones, el Plan Operativo Anual, el Presupuesto y el
Plan de Adquisiciones del Proyecto;
Evaluar y coordinar con las reas competentes todo lo correspondiente al
Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual del Proyecto.
Consolidar la informacin que se remitir al BID, AGRO RURAL, MINAGRI
y dems instituciones que lo requieran.
Consolidar y preparar los Informes trimestrales, semestrales y anuales
de avance fsico y financiero del Proyecto.
Realizar los pagos al INEI segn trminos de referencia, cronograma de
pagos y productos esperaros establecidos en convenio interinstitucional
especifico
Implementar y mantener actualizado el Sistema de Informacin de
gestin del Proyecto.

19

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Elaborar reportes financieros y atender a los auditores externos y al


personal de BID en las misiones y visitas de inspeccin que se
realicen.

3.4.6.Area de Monitoreo y Evaluacin


Es el rea responsable del monitoreo, seguimiento y evaluacin de la
ejecucin de los componentes del Proyecto.
Funciones
Coordinar y dirigir el diseo metodolgico e implementacin de las
actividades de monitoreo, seguimiento y evaluacin del Proyecto.
Coordinar la planificacin de las acciones de monitoreo, seguimiento y
evaluacin y velar por su adecuada y oportuna ejecucin.
Promover y coordinar el anlisis y actualizacin de la o las metodologas
de monitoreo, seguimiento y evaluacin del Proyecto.
Promover la elaboracin y validacin de instrumentos de monitoreo,
seguimiento y evaluacin, as como de matrices y formatos de
recoleccin de informacin, y coordinar el apoyo tcnico a la
implementacin de herramientas informticas para ese fin.
Monitorear y dar seguimiento efectivo de los indicadores en la Matriz de
Resultados del Proyecto a ms tardar 60 das despus del fin de cada
semestre durante la ejecucin del Proyecto6.
Dirigir la elaboracin y emisin de informes peridicos de monitoreo,
seguimiento y evaluacin.
Dirigir la realizacin de las evaluaciones independientes, una intermedia
y otra final. La evaluacin intermedia ser presentada al Banco a ms
tardar 90 das despus de que se haya ejecutado el 50% de los recursos
del prstamo, y la final, a ms tardar 90 das despus de que se haya
ejecutado el 90% de los recursos del Proyecto
Elaboracin y emisin de informes finales de Evaluacin de Impacto 7 y
Seguimiento, Evaluacin Intermedia y Evaluacin de Culminacin/Final.
Promover el establecimiento de normas y criterios para la evaluacin
tcnica de los productos entregados.
Dirigir la verificacin de cumplimiento de los requisitos y trminos
previstos para los productos esperados en las contrataciones del
Proyecto.

6 Estos informes se focalizarn en el cumplimiento de los indicadores de productos y los


avances en resultados, la identificacin de problemas encontrados y las medidas correctivas
adoptadas

7 La metodologa de evaluacin de impacto del Proyecto se formara al manual.

20

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO IV.
DE LA PARTICIPACIN DEL INEI
4.1. Introduccin
Tal y como se explica en el captulo I. Descripcin del Proyecto, el objetivo
especfico del componente I: Mejoramiento del Sistema de Estadsticas
Agrarias es que los hacedores de polticas cuenten con informacin
estadstica confiable y oportuna sobre el comportamiento econmico de la
produccin agraria nacional.
Para lograr este objetivo el Proyecto plantea, entre otras acciones, ejecutar
con el apoyo del Instituto Nacional de Estadstica (INEI) una Encuesta
Nacional Agraria (ENA) el ao 2015, 2016 y 2017 de conformidad con lo
dispuesto en el Decreto Legislativo N 604 Ley de Organizacin y Funciones
del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica, donde se indica que el
INEI es el organismo central y rector del Sistema Nacional de Estadstica,
responsable de normar, planear, dirigir, coordinar y supervisar actividades
estadsticas oficiales del pas.
Durante estos tres aos (2015, 2016 y 2017) las encuestas sern
financiadas por el MINAGRI con recursos de endeudamiento del Proyecto
segn lo dispuesto en el Convenio de Prstamo____ y apartir del 2018 hacia
adelante las ENAs que se realicen sern financiadas por el INEI con recursos
propios8. Es decir, el INEI asumira, a partir del 2018, la ejecucin de la ENA
que se constituira en un gasto recurrente, luego de las 03 primeras
oportunidades que sirven para implantar el modelo que se propone
desarrollar.
Es as que para dar viabilidad a las funciones tanto del MINAGRI como del
INEI en la etapa de planeamiento, ejecucin, procesamiento y difusin de la
encuesta y sus resultados, el MINAGRI deber suscribir los siguientes
convenios de cooperacin:
(i) Un Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional que siente las
bases de la cooperacin para la ejecucin de las actividades referidas a
la ejecucin de la ENA y otras actividades necesarias para el adecuado
desarrollo de los componentes del Proyecto de Informacin Agraria para
el Desarrollo Rural.
(ii) Convenios Especficos Anuales donde se establecern los trminos de la
colaboracin interinstitucional para el desarrollo de las actividades de las
cuales se
requiera la participacin
especializada del
INEI,
establecindose en cada convenio las condiciones particulares, trminos
de referencia, costos, cronograma de cumplimiento de las actividades
previstas, informes (productos y resultados entregables), forma de pago
atada a productos y cronograma de pago.
Tanto el modelo de Convenio Marco de Cooperacin como el Convenio
Especfico Anual se presentan en el Anexo 3 y 4 del presente manual.
8 El INEI deber rendir cuenta de los gastos de cada ENA de acuerdo a los procedimientos e indicaciones
establecidas en el convenio especfico con AGRO RURAL y/o las normas del Estado Peruano, segn
corresponda.

21

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

4.2. Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional


El Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional se suscribir con el
objeto de sentar las bases de la cooperacin para la ejecucin de las
actividades del componente de Mejoramiento del Sistema de Estadsticas
Agrarias del Proyecto y dar pie a la suscripcin de Convenios Especficos
Anuales para la ejecucin de la ENA u otras actividades.
En dicho Convenio Marco el MINAGRI a travs de la OEEE como el INEI se
comprometen a unir esfuerzos y poner a disposicin sus capacidades y
especializacin para el desarrollo futuro de las siguientes actividades:

Desarrollo del Marco Muestral Mltiple (MMM)


Actualizacin del MMM y de los sistemas estadsticos
Desarroll e implementacin de la ENA.
Difusin de la ENA

A pesar de que el Convenio Marco no implica ningn tipo de compromiso


financiero para las partes, se debe tener en cuenta que stas se
comprometen a realizar las gestiones necesarias para el financiamiento de
los programas (con cargo a los recursos del financiamiento del BID),
proyectos y actividades, a travs de Convenios Especficos.
La vigencia del Convenio Marco en principio ser por el plazo de tres aos
para realizar las encuestas anuales, esto es, el periodo 2015 2017, sin
embargo, no existe inconveniente en que dicho plazo sea prorrogado a
travs de una Adenda.
Cabe sealar que para el diseo, financiamiento y ejecucin de cualquier
actividad, proyecto o plan de trabajo en virtud del presente Convenio, las
partes suscribirn anualmente, un convenio especfico para cada uno de
ellos, regulando las caractersticas y condiciones particulares en cada caso.
4.3. Convenios Especficos de Cooperacin para la Implementacin
de la ENAs
Para la adecuada implementacin de la ENA se suscribirn anualmente
Convenios Especficos Cooperacin en los cuales se establecern los
trminos de la colaboracin interinstitucional para el desarrollo de las
actividades en las que se requiera la participacin especializada del INEI
haciendo hincapi a:
(i) Las responsabilidades y actividades especficas a cargo de cada una de
las partes intervinientes en el Convenio Especfico, para la correcta
ejecucin de la ENA en el ao que corresponda.
(ii) Las condiciones o clausulas particulares mediante las cuales regirn su
actuacin como son: propuesta de trminos de referencia, estructura de
costos, cronograma de cumplimiento de las actividades previstas,
informes (productos y resultados entregables), forma de pago atada a
productos y cronograma de pago. Dichos documentos sern anexados al
convenio convirtindose as parte integrante del mismo.
El plazo de vigencia de cada uno de los convenios especficos debe ser no
mayor a un ao, puesto que en principio tienen por finalidad establecer las

22

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

actividades para la realizacin de las Encuestas Nacionales Agropecuarias


anuales para el periodo 2015 2017, sin embargo, no existe inconveniente
para prorrogar su vigencia mediante una Adenda, hasta la culminacin de
su objeto, en caso sea necesario, pudiendo inclusive exceder la vigencia del
Convenio Marco, continuando su ejecucin, salvo que se presenten
situaciones de caso fortuito o fuerza mayor que limiten o imposibiliten su
ejecucin.

4.4. Ejecucin de las ENA Funciones y Responsabilidades


En el cuadro 2 se presenta un resumen que facilita la visualizacin y el
relacionamiento de las responsabilidades y funciones especficas tanto del
MINAGRI OEEE como del INEI en funcin del planeamiento, ejecucin,
procesamiento y difusin de la ENA.
Cuadro 2. Funciones y responsabilidades para la implementacin de
la ENA
ETAPA

ACTIVIDADES
1. Definicin de la poblacin objetivo
2.Definicin de variables e indicadores
a estudiar
3.Construccin del Marco Muestral

I.
Planeamient
o

II.
Ejecucin y
Procesamie
nto
III.
Promocin y
Difusin

4.Determinacin de la muestra
5.Diseo del cuestionario
6.Diseo de la metodologa de la ENA,
estrategia de supervisin de campo,
manuales, etc.
7.Diseo y ejecucin de la prueba
piloto
8.Seleccin y capacitacin del
personal
1.Ejecucin de la ENA
2.Monitoreo operativo en campo
3.Procesamiento de la informacin y
obtencin de la base de datos
4.Almacenamiento principal en el
servidor
5.Almacenamiento espejo
1.Promocin de la ENA y gastos de
comunicacin
2. Difusin de los resultados de la ENA

ENTIDAD
RESPONSABLE
OEEE
OEEE
OEEE en coordinacin con
el INEI
OEEE en coordinacin con
el INEI
OEEE
INEI en coordinacin con
OEEE
INEI
INEI
INEI
OEEE
INEI
INEI
OEEE
OEEE
OEEE

Adicionalmente se incluir en el convenio funciones generales en relacin a


su implementacin entre las cuales el MINAGRI a travs de la OEEE deber:
a. Financiar la ejecucin de la ENA, con recursos del crdito otorgado por el
BID al Gobierno Peruano para el Proyecto PE-L1122, incluyendo costos
generales de administracin, operativos y logsticos equipos y los
materiales necesarios para lograr los objetivos del convenio y sus TdRs.

23

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

b. Gestionar la obtencin y financiar una asistencia tcnica para el


desarrollo metodolgico de las ENA y la validacin de resultados.
c. Colaborar en la elaboracin de los trminos de referencia, organizacin
administrativa y supervisar el desarrollo de las actividades.
d. Coadyuvar a la actualizacin y desarrollo del marco muestral, definiendo
conjuntamente con el INEI el tamao de la muestra.
e. Designar un profesional con nivel de decisin para las coordinaciones y
actividades relacionadas con la ejecucin de la ENA.
Mientras que el INEI en calidad de organismo central y rector del Sistema
Nacional de Estadstica se compromete a:
a. Poner a disposicin de MINAGRI, la experiencia general de sus
funcionarios y toda la infraestructura para desarrollar la parte operativa
de la aplicacin de la ENA.
b. Rendir cuenta de los gastos de la ENA 2015 de acuerdo a los
procedimientos e indicaciones establecidas en el convenio especfico,
poltica del BID y/o las normas peruanas, segn corresponda.
c. Incluir en su presupuesto a la ejecucin de la ENA a partir del 2018,
como seal de continuidad de lo ejecutado desde el 2014.
d. Aplicar los instrumentos de la ENA 2015 a nivel nacional, en coordinacin
con la OEEE.
Cabe sealar que el financiamiento de la ENA 2015 ser el indicado segn
las caractersticas, objetivos, y actividades establecidas en los trminos de
referencia que se adjuntaran a cada convenio anual. Los montos para
financiar los ENA 2016 y 2017 se definirn en el mes de diciembre de cada
ao, y dependern de las estimaciones que se hagan con base en:
-

Los montos resultantes para cada partida de gasto, de acuerdo a


las rendiciones de cuenta de la ENA anterior.
Indicadores de productividad y rendimiento.
Indicadores de variacin de precios de los factores de produccin
necesarios para le ENA.

24

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO V.
ADMINISTRACIN FINANCIERA
5.1. Introduccin
El desarrollo de este captulo tiene el propsito de dar un marco general
para la planificacin, organizacin, direccin y control de los aspectos
fsicos, econmicos, financieros y contables del Proyecto, para asegurar que
estos aspectos se encuentren integrados y relacionados, y su informacin
refleje las necesidades y avances del mismo, as como los acuerdos
sealados en el Convenio. Dentro de este contexto; se definen algunos
aspectos administrativos como son: fuentes de financiamiento,
programacin y presupuesto, contabilidad y sistema de informacin,
informes financieros, flujo de fondos y desembolsos y auditora financiera,
que constituyen informaciones de base para el manejo administrativofinanciero del proyecto por parte de la UCP del Proyecto. Esto permitir
establecer el desarrollo de los diferentes procesos y sus relaciones
(planificacin, presupuesto, programacin, asesora, contabilidad, controles
internos, reportes financieros y auditora).
La administracin financiera de bienes y servicios ajenos a la consultora se
regirn de acuerdo a los lineamientos y directrices para el manejo de los
recursos financieros de los proyectos y los procedimientos administrativos
del BID establecidos en el Manual Financiero para Organismos Ejecutores
que se presenta en el Anexo 6. En este Manual Financiero describe al
detalle los procesos relacionados a:
Desembolsos y rendiciones de cuentas
Esta primera seccin desarrolla lo referido a las condiciones previas,
acuerdos, mtodos, revisiones, y solicitudes de desembolsos. As mismo
tambin describe el origen de los fondos asignados por el Banco y gastos
elegibles.
Planificacin Financiera y Pronstico de desembolsos
Esta seccin describe los objetivos generales y especficos de la
Planificacin Financiera para desembolsos del Banco para lo cual incluye
una descripcin acerca de la planificacin Financiera consolidada y detallada
que debe realizar la UCP.
Transferencias de fondos y cuentas bancarias
Esta seccin brinda a la UCP-OEE instrucciones detalladas para las
transferencias bancarias, pagos directos, registros bancarios y contables
que debe realizar como Organismo Ejecutor.
Moneda de la operacin
Con respecto la moneda en las que se efectuar el desembolso el Manual
refiere que esta se realizar de acuerdo a la moneda de operacin. As
mismo esta seccin presenta los criterios y aplicacin del tipo de cambio as
como tambin las categoras de inversin.
Informes Financieros
En relacin a los informes financieros que debe presentar la UCP esta
seccin define los requisitos, normas de contabilidad y la informacin
necesaria del Proyecto. As mismo se establecen pautas para la

25

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

presentacin de los informes, la periodicidad y plazo en los que deben ser


presentados.

26

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Auditora externa e informes de auditora


Esta seccin detalla el alcance de las auditorias financieras, el auditor y las
normas que se aplicarn para dichos procesos. Cabe sealar que la UCP
ser auditada solo por los procesos de contratacin que lleve a cabo.
5.2. Fuentes de Financiamiento
El Proyecto contar con dos fuentes de financiamiento: (i) recursos del
prstamo del Banco por US$ 15 millones; y (ii) recursos de contrapartida del
Proyecto por US$ 12.830 millones.
Cuadro 3. Financiamiento del Proyecto
Monto
(miles US$)
15,000
12,830
27,830

Fuente de Financiamiento
BID
Contrapartida Local
Total financiamiento

Porcentaje
(%)
54%
46%
100%

5.2.1.Gastos Elegibles por Categora de Gasto


Los gastos elegibles son aquellos contemplados para los fines del Proyecto,
siguiendo las normativas de seleccin y contratacin para aquellas
categoras definidas en el Contrato de Prstamo. Se consideran como
gastos elegibles aquellos gastos que:
a.
Son necesarios para el proyecto y estn en lnea con sus objetivos y
que estn en el PAC,
b.
Obedecen las polticas y contratos o convenios legales del proyecto, y
c.
Estn adecuadamente registrados y sustentados en los sistemas del
ejecutor.
El porcentaje que se financiar depende de la categora a la que se aplique
dicho gasto, de acuerdo con el siguiente cuadro:
5.3. Programacin y Presupuesto
5.3.1.Presupuesto
a) Plan Operativo Anual
El Coordinador General de la UCP y su personal prepararn y mantendrn un
Plan Operativo Anual (en adelante, POA) que detalle todas las actividades
que se realizarn y los recursos necesarios para su ejecucin, por toda
fuente.
El POA deber contener informacin que se incorporar como parte de los
compromisos dentro del presupuesto formulado por el Proyecto. Este plan
debe contener los siguientes documentos: (i) resumen ejecutivo del
Proyecto; (ii) plan de actividades para todo el ao, de preferencia
presentado en un diagrama de GANTT; (iii) definicin de indicadores fsicos
que permitan medir el avance del Proyecto; (iv) presupuesto mensualizado
por componentes, subcomponentes, actividades, categoras de gasto y
fuentes de financiamiento; y (v) plan de adquisiciones y Contrataciones.

27

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

El POA correspondiente a los componentes y actividades a cargo del


Proyecto deber ser aprobado por el Director Ejecutivo/Comit de Gestin
/Coordinador General de la UCP. Servir de base de comparacin con la
ejecucin de las actividades del Proyecto que se reportan y se prepararn
peridicamente para la coordinacin y para
informar al BID de los
progresos.
b) Evaluacin del Plan Operativo Anual
Las actividades ejecutadas se informarn en el Reporte de Ejecucin del
Proyecto (semestral), el que ser remitida por el Coordinador General de la
UCP, al BID, luego de 30 das de concluido el semestre que se informa.
Este informe incluir: (i) el progreso logrado con relacin a los indicadores
definidos; (ii) una evaluacin de los problemas y asuntos derivados de la
implementacin del Proyecto; (iii) implementacin actualizada y proyeccin
de desembolsos para el prximo semestre; y (iv) estado de cumplimiento
con el Contrato de Prstamo.
La UCP, antes del primer ao de declarada la efectividad del Contrato de
Prstamo, efectuar con el BID una revisin del progreso logrado durante
dicho lapso, basado en los reportes mencionados en el prrafo anterior.
El especialista financiero de la UCP es el responsable de llevar adelante las
acciones necesarias para la programacin, aprobacin, ejecucin y
evaluacin del presupuesto.
La UCP aprobar el presupuesto elaborado, sobre la base de lo establecido
en el Contrato de Prstamo, el Plan Operativo Anual y el Plan de
Adquisiciones. Posteriormente, ser remitido al BID.
Luego de la elaboracin del POA se continuar con diferentes fases a fin de
conseguir el presupuesto para el Proyecto.
Programacin de recursos
El Coordinador General y el especialista financiero de la UCP son
responsables de la programacin trimestral. El presupuesto del Proyecto es
asignado trimestralmente en funcin del marco presupuestal anual
aprobado en la Ley de Presupuesto. El rea de Administracin de la UCP en
coordinacin con la Oficina de Administracin
de AGRO RURAL es
responsable de la programacin trimestral.
Calendario de compromisos
El presupuesto es aprobado mensualmente por la Direccin Nacional de
Presupuesto Pblico del MEF, como calendario inicial con cargo a la
asignacin trimestral. De no ser suficientes los recursos en el calendario
inicial, se deber tramitar una ampliacin de calendario de compromisos, la
cual debe ser presentada hasta diez (10) das despus de iniciado el mes al
que corresponda la asignacin, siempre dentro del marco trimestral.
Ejecucin y evaluacin del presupuesto
Para la ejecucin y evaluacin del presupuesto se aplicarn las normas que
rigen el Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico
(en adelante, SIAF-SP). En ese marco, se utilizar el mdulo del SIAF-SP

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

para la UCP a fin de facilitar la administracin y el registro de los ingresos y


gastos que se lleven a cabo.
Para la ejecucin presupuestaria, el rea de Administracin de la UCP y la
Oficina de Administracin de AGRO RURAL debern previamente registrar y
aprobar el presupuesto, a partir de lo cual podr realizar las solicitudes de
desembolso y reportes exclusivos de sus operaciones.
El registro de beneficiarios (consultores, firmas), gastos, pagos y
contabilidad de las operaciones, se realizar de conformidad a los
procedimientos establecidos en el SIAF-SP para los Sistemas de
Presupuesto, Crdito Pblico, Recursos Humanos, Tesorera y Contabilidad,
mediante tablas de conversin parametrizables que relacionan los insumos
con los clasificadores presupuestarios de ingresos y las categoras de
inversin con los clasificadores por objeto del gasto.
Se ejecutarn los gastos en el mdulo SIAF-SP las (factura, boleta de venta
u otros Comprobantes de pago, rdenes de Compra u rdenes de Servicio,
Valorizaciones de Obra con la respectiva factura ,planilla nica de pagos ,
relacin numerada de recibos por servicios ), afectando la asignacin
presupuestaria destinada al Proyecto en el Presupuesto Nacional de Egresos
de la Repblica del Per. Al mismo tiempo, se afectar la Categora de
Inversin disminuyendo la disponibilidad en el componente respectivo.
5.4.

Fases de Ejecucin de Gasto del Estado Peruano

El MEF gestiona la programacin y ejecucin del gasto pblico a travs del


SIAF-SP. Este sistema cuenta con un Mdulo de Procesos Presupuestarios en
el cual se programan los recursos presupuestales de las actividades y
proyectos para su ejecucin.
El rea de administracin de la UCP, en coordinacin, con Oficina de
Planificacin y Presupuesto de AGRO RURAL, ser la instancia responsable
de incorporar en el Presupuesto Institucional el fondo proveniente del
Prstamo BID y la Contrapartida Nacional en el mdulo (SIAF-SP). Una vez
asignado el presupuesto anual el MEF aprueba la ejecucin de gasto
mensual a travs del SIAF-SP.
En el flujograma 1 de programacin y aprobacin del presupuesto del
Proyecto.
5.5.

Contabilidad y Sistema de Informacin

Para llevar los registros contables se utilizar el mdulo del SIAF-SP. El


mdulo del SIAF-SP enlazar el presupuesto del Proyecto con las categoras
de inversin del contrato de prstamo, mediante el mdulo de ejecucin de
proyectos externos. El mdulo del SIAF-SP deber reunir los requisitos
necesarios para producir los informes exigidos por el BID, como el catlogo
de cuentas aprobado, adems de los requisitos exigidos jurdica y
reglamentariamente en Per.
a) Fase del Sistema de Contabilidad
Para los reportes del gobierno nacional, las fases que se utilizar ser el de
devengados. Para los estados financieros que se presentarn al BID,

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

tambin se usar la fase del girado y pagado, pues mediante l se registra


lo efectivamente gastado o desembolsado por el Proyecto.
Los procedimientos contables y administrativos en los que se detalla los
instrumentos de gestin, responsables de los registros de control e
inventario de activo y registros contables, debern ser preparados por la
UCP e incorporados en este Manual de Operaciones.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Flujograma 1
Programacin y Aprobacin del Presupuesto del Proyecto

31

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

b) Concepto de las fases que se utilizar en el devengado, girado y


pagado
Devengado
Es la etapa en la que se reconoce una obligacin de pago y se sustenta con
los
documentos reconocidos por la SUNAT, siendo los siguientes
documentos: (i) factura original de adquisicin de bienes y/o servicios; (ii)
valorizacin de estudios y obra con factura; (iii) rendicin de cuenta
documentada, comprobantes de gasto debidamente justificados y firmados
por personas autorizadas; (iv) recibo de honorarios por los servicios
prestados; y (v) declaracin jurada en caso de no existir ninguno de los
documentos mencionados (slo para el caso de viticos), hasta el monto
establecido en la Ley Anual de Presupuesto. Esta fase la realizar el
Contador de la UCP en coordinacin con la OGA de AGRO RURAL, en ella se
realizan los asientos contables derivados de la actividad.
Girado
Etapa en la cual el MEF autoriza el gasto a travs del SIAF-SP, debe ser
sustentado con todos los documentos antes mencionados. Se giran
comprobantes de pago y firman cheques para el cumplimiento de las
obligaciones. Esta etapa se realiza en la UCP, en coordinacin con la OGA
de AGRO RURAL, por el contador supervisado por el especialista financiero,
el tesorero, o jefe de esta rea que sera la persona administrativa
delegada para girar y firmar cheques, conjuntamente con el Director
General de la Oficina de Administracin.
Pagado
Es la etapa de pago propiamente dicha, en el cual el Banco depositario
efecta el pago del cheque al beneficiario final y atiende la carta orden de
transferencia y esta informacin es remitida a travs del SIAF-SP a la Oficina
de Administracin de AGRO RURAL.
5.5.1.Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF-SP)
La UCP, a travs de la Oficina de Administracin de AGRO RURAL, adoptar
para su gestin el SIAF-SP que, adems del Mdulo de Proyectos, incluye
mdulos de presupuesto, tesorera y contabilidad que generan informacin
que deben contener los reportes financieros para el BID. Estos informes
estarn focalizados en los aspectos financieros del Proyecto, y su objetivo es
el seguimiento de este y no su administracin.
a) Informacin procesada en el rea administrativo-financiera
Los documentos e informacin a cargo del contador son: (i) recibos de
ingreso y comprobantes de pago; (ii) proceso de informacin externa de
gastos; (iii) preparacin del libro de bancos para la conciliacin bancaria; (iv)
reporte de ingresos por fuente de financiamiento; y (v) custodia y control de
cartas fianza de proveedores.
b) Cancelacin de pagos a personas jurdicas y consultores
individuales
El pago de obligaciones a personas jurdicas nacionales se efectuar
mediante transferencia bancaria a travs del SIAF-SP. El pago ser realizado
si se ha presentado: (i) la realizacin de lo establecido para su respectiva
etapa; (ii) la conformidad con el producto recibido o con el servicio prestado;
(iii) el recibo de honorarios para consultores individuales o facturas para el

32

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

caso de personas jurdicas; y (iv) la Gua de Entrega de bienes o los informes


de avance/final de consultoras. En el flujograma 2 de la siguiente pgina, se
presenta el proceso de pago para contratistas, y en el flujograma 3 el pago
de bienes y servicios.

33

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Flujograma 2: Proceso de Pago para Contratistas del Proyecto

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Flujograma 3: Pago de Bienes y Servicios del Proyecto

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

b) Plan de cuentas del Proyecto


El plan de cuentas deber ser revisado y aprobado antes de iniciarse los componentes y subcomponentes a cargo del AGRO
RURAL. El plan de cuentas que se emplear ser el utilizado en el SIAF-SP, el cual cumplir con los requerimientos del BID.
c) Sistema de Cdigos
Los cdigos sirven para identificar el plan de cuentas del Proyecto y son esenciales en el sistema informtico. Se definirn los
cdigos de clasificacin por componentes y actividades del Proyecto, debido a que sern de utilidad para elaborar los
reportes financieros sobre la base del SIAF-SP.
5.6. Informe Financiero del Proyecto
5.6.1.Presentacin de Estados Financieros
Los estados financieros exigidos por el BID son: (i) Estado de Flujo de Efectivo y Desembolsos; (ii) estado de inversiones
acumuladas; (iii) estado de solicitud de desembolso; y (iv) adelantos en cuenta del fondo rotatorio, elaborados por fuente de
financiamientos.
Se deben preparar y mantener actualizados los sistemas contables semanalmente y el registro de activos fijos.
Los procedimientos contables y administrativos en los que se detallan los instrumentos de gestin, responsables de los
registros de control e inventario de activo y registros contables, debern ser preparados por la UCP, por el especialista
financiero e incorporados en este Manual de Operaciones.
El informe financiero tiene por objeto ayudar a los prestatarios en el seguimiento de sus proyectos. Los informes
correspondientes a los recursos administrados por AGRO RURAL debern ser preparado por la UCP sobre la informacin que
reporta el SIAF-SP y debe comprender los siguientes reportes: estado de flujo de efectivo y desembolso y estado de
inversiones acumuladas.
Los estados financieros auditados se presentan de acuerdo a lo acordado contractualmente, cualquier informacin financiera
interina ser solicitada por el BID.

31

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

5.6.2.Informe Financiero del Proyecto


Los informes financieros del Proyecto anuales. Incluirn, el estado de los efectivos y desembolsos y el estado de inversiones
acumuladas. En el estado De flujo de efectivo se reflejaran las entradas y uso del en efectivo por fuentes y por solicitud de
desembolso con los saldos de apertura en efectivo y los saldos en efectivo al cierre y en el estado de inversiones acumuladas,
un estado de uso de fondos por componente y subcomponente y fuentes y las notas a los estados financieros.
Los formatos que sern utilizados en los reportes financieros, de acuerdo con las directrices o gua de proyectos financiados
con recursos del BID (ver Anexo 6), debern ser preparados por la UCP para los recursos administrados.

Flujograma 4
Informe Financiero del Proyecto

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

a) Preparacin de los reportes financieros


La preparacin de los reportes financieros deber realizarse segn establecidos en el Manual Financiero para Organismos
Ejecutores que se presenta en el Anexo 6.
El SIAF-SP cuenta con el mdulo proyectos SIAF-SP para el registro y la obtencin de informacin del Proyecto, el cual ser
utilizado en la preparacin de los reportes financieros.

33

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

En este sentido, para facilitar la preparacin de los reportes financieros a partir del SIAF-SP, se clasificar cada registro de
ingreso segn su fuente y por gasto de cada componente, actividad, categora o cualquiera sea el gasto.
Los reportes financieros sern utilizados para fines de reporte y monitoreo y no para fines de desembolso.
b) Alcance de los reportes financieros
El reporte financiero abarca todo el Proyecto y no exclusivamente el uso de los fondos del BID. Estos reportes son estados
financieros especiales preparados en un formato acordado con el BID.
c) Moneda de los reportes financieros
Los reportes financieros sern preparados en moneda nacional y dlares americanos. Los saldos de apertura y de cierre de la
Cuenta tendrn como referencia el tipo de cambio vigente en la fechas de apertura y de cierre, respectivamente. Para los
recursos del prstamo se considerar el tipo de cambio de la fecha de monetizacin. El tipo de cambio de conversin lo
establece el Manual Operativo Financiero (ver anexo 6), y debe corresponder el T.C. compra al cierre del mes anterior a de la
ejecucin, salvo que sean pagos en conjunto (ambas fuentes) que sera el T.C. del BID.
d) Declaracin de gastos en el reporte financiero
Los gastos que se declaran en el reporte financiero son gastos efectivos correspondientes al semestre, desde el inicio del
Proyecto hasta la fecha y acumulados a la fecha.
e) Responsabilidad de la preparacin del reporte financiero
Las responsabilidades para la preparacin de los reportes financieros recaen en las siguientes instituciones y funcionarios:
Unidad de Coordinacin del Proyecto
La UCP tiene la responsabilidad de establecer y mantener mecanismos adecuados de gestin financiera, adquisiciones y
seguimiento del progreso del Proyecto para, finalmente, consolidar y conciliar toda la informacin necesaria para preparar los
reportes financieros relacionados a los recursos administrados por el Proyecto.
Coordinador General de la UCP
Velar por la preparacin del reporte financiero completo, y su oportuna distribucin a todos los participantes directos.
Tambin, su funcin es trabajar en forma coordinada con todos los funcionarios vinculados con el Proyecto y con su personal,
para proporcionar una descripcin del progreso de ste y adoptar las medidas necesarias para abordar los problemas o
aprovechar la informacin existente en los reportes financieros.
Especialista financiero de la UCP

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Prepara los informes intermedios financieros pertinentes y los presentar oportunamente (cada ao) al Coordinador General
de la UCP para su aprobacin. Adems adjunta los reportes adecuados los formatos de los reportes financieros que emite el
sistema SIAF-SP adaptados al Proyecto. Ver formatos en el Anexo 6.
5.7. Flujo de Fondos y Desembolsos
En esta seccin se describen las cuentas requeridas por la UCP para el manejo del Proyecto, la designacin de los funcionarios
responsables del manejo de las cuentas y los procedimientos para la modificacin de firmas autorizadas.
5.7.1.Flujo de Fondos
a) Apertura de cuentas requeridas para el Proyecto
Se constituir una Segunda Cuenta, creada especficamente para los fondos del BID destinados a implementar las actividades
que sern ejecutados por el Proyecto, en el Banco de la Nacin en dlares americanos. Adicionalmente, se constituir una
cuenta en el Banco de la Nacin en nuevos soles para la monetizacin de los recursos de financiamiento del BID.
La Cuenta se abrir y mantendr bajo trminos y condiciones aceptados por el BID, incluyendo proteccin apropiada contra
reservas, incautacin y embargo, y puede ser utilizada para gastos relacionados a la adquisicin de bienes, servicios,
entrenamiento y costos operativos.
Los recursos correspondientes a la contrapartida del Proyecto, que provienen del Gobierno Central, se depositarn en una
cuenta en moneda nacional en el Banco de la Nacin.
b) Designacin de funcionarios para el manejo de las cuentas
La administracin de los fondos destinados al financiamiento de los componentes a cargo de la UCP ser responsabilidad del
rea de Administracin, en coordinacin con la Oficina de Administracin de AGRO RURAL. Los funcionarios designados para
el manejo de las cuentas sern aquellos que dicha Unidad acredite con delegacin de firmas, como parte del cumplimiento de
las condiciones previas al primer desembolso.
Se designar a dos titulares y dos suplentes o alternos mediante resolucin interna de AGRO RURAL. No pueden ejercer
dichas funciones el tesorero o cajero, ni el personal del rea de abastecimiento o logstica, o quienes tengan a su cargo
labores de registro contable.
La responsabilidad sealada para los titulares de las cuentas bancarias es solidaria con los suplentes o alternos en lo
concerniente al giro o suscripcin de cheques.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Los titulares y suplentes o alternos son los mismos para la Cuenta en moneda extranjera y todas las cuentas corrientes en
moneda nacional. Una copia de la resolucin autenticada deber ser remitida a la Direccin General de Tesoro Pblico (DGTP)
para que autorice la apertura de las cuentas bancarias. Asimismo, una copia de la resolucin autenticada, adjunta a las
tarjetas de registro de firmas deber ser remitida al Banco de la Nacin y al Banco Comercial para el trmite de registro
digitalizado de firmas.
Una vez realizados estos procedimientos, las cuentas bancarias quedarn operativas para el ingreso y egreso de fondos.
Estos ltimos se realizarn a travs de cheques o transferencias bancarias que sern emitidas para pagar las obligaciones
derivadas de la ejecucin de actividades del Proyecto a cargo de AGRO RURAL. El rea de Administracin, en coordinacin con
la Oficina de Administracin de AGRO RURAL solicitar a la seccin de cuentas corrientes de cada banco la expedicin de los
talonarios de cheques correspondientes a cada cuenta. La custodia de estos talonarios de cheques es responsabilidad del
tesorero del rea de Administracin de la UCP.
c) Modificacin de firmas autorizadas
Las modificaciones de registro de firmas se inician con la designacin de nuevos funcionarios responsables por parte de UCP,
en coordinacin con la Oficina de Administracin de AGRO RURAL.
Arreglos de Desembolsos
Los arreglos de desembolsos aplicables al Proyecto se encuentran reflejados en los procedimientos de Desembolsos y en el
Manual Operativo Financiero la Gua presentada en el Anexo 6 (documento legal al convenio de prstamo), en la cual se
describen los procedimientos de desembolso y, adems, se da instrucciones sobre lo siguiente: autorizacin de signatarios
que firmarn las solicitudes de retiro de fondos; condiciones para el desembolso; plazo para presentar las solicitudes de retiro
de fondos; requisitos especficos para el funcionamiento de la Cuenta.
a) Procedimientos para solicitar fondos de la Cuenta
Las solicitudes de fondos al BID para reconstitucin de la Cuenta, se realizar mediante la elaboracin de la Solicitud de
Desembolso, acompaada segn corresponda del Estado de Gastos o Resumen de Gastos.
En el Flujograma 5 se presenta el flujo de fondos del Proyecto, que muestra el procedimiento de solicitud de desembolsos del
rea de Administracin al BID. Este procedimiento se explica con mayor detalle en los puntos que a continuacin se
presentan.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Flujograma 5
Flujo de Fondos del Proyecto

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Los pagos realizados por la UCP a los consultores, proveedores y servicios por administracin directa y contratistas
contratados para ejecutar las actividades, estudios y proyectos de los componentes y actividades del Proyecto asignado a
AGRO RURAL, debern corresponder a gastos elegibles conforme a las normas del Prstamo.
b) Condiciones previas para el primer desembolso del BID
Antes del primer desembolso, as como en la eventualidad de cambio de los responsables de la en el rea de administracin y
en la Oficina de Administracin de AGRO RURAL, deber cumplirse son las siguientes condiciones:
Se deber haber suscrito el Convenio para el Traspaso de Recursos entre el MEF y AGRO RURAL.
El presente Manual de Operaciones del Proyecto deber estar aprobado por MINAGRI y AGRO RURAL y recibir la no objecin
del BID.
El BID debe recibir el registro de firmas que faculta a las personas autorizadas a firmar las solicitudes de retiro de fondos.
Notificar al BID sobre las cuentas operativas abiertas para el Proyecto.
TdR y personal contratado que integrarn la UCP.
Plan de cuentas aprobado por el BID.
c) Mecanismo de desembolso a las Cuentas
El mecanismo de desembolso que ser utilizado en la implementacin del Proyecto estar basado en transacciones
individuales (desembolsos tradicionales en base a certificados de gastos, pagos directos, reembolsos, compromiso especial).
d) Responsabilidad de las solicitudes de retiro de fondos
El especialista financiero del rea de Administracin de la UCP en coordinacin con la Oficina de Administracin de AGRO
RURAL, ser la instancia responsable de elaborar y presentar las solicitudes de retiro de fondos para el financiamiento de las
actividades, estudios y proyectos a su cargo. Esta solicitud de retiro de fondos ser enviada al BID a travs del rea de
Administracin de la UCP en coordinacin Oficina de Administracin para su revisin y procesamiento.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

5.7.2.Controles Internos
Las acciones de control a la ejecucin de los componentes del Proyecto estarn a cargo de la Oficina de Control Interno de
AGRO RURAL.
La Oficina de Control Interno de AGRO RURAL preparar un plan de trabajo anual para realizar auditoras a los procesos y
cumplimiento de lo establecido en el manual de operaciones del Proyecto, y presentar dos informes semestrales en los que
detallar cmo se llev a cabo los procesos y el cumplimiento del manual.
Respecto del proceso de pago, el mismo se realizar de la siguiente manera:
En primer lugar, responsable el especialista financiero realiza las siguientes actividades:
a) En el caso de consultores individuales con pagos mensuales
Recibe del especialista de adquisiciones copia del contrato firmado.
Solicita al coordinador general de la UCP copia de la No-Objecin a la contratacin.
Incluye al consultor dentro de la programacin del pago de planilla mensual, considerando el monto establecido en el
contrato, las deducciones correspondientes y la(s) fuente(s) de financiamiento.
b) En el caso de consultores individuales y firmas consultoras con pagos por producto
Recibe del especialista de Adquisiciones copia del contrato.
Solicita al Coordinador General de la UCP, copia de la No-Objecin a la contratacin.
Recibe la solicitud de pago y aceptacin a los productos en los casos que aplique.
Verifica a travs del rea de Administracin de la UCP que la aceptacin de los productos est conforme a contrato en
tiempo y forma.
c) En el caso de bienes y servicios de diferentes de consultora

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Recibe del especialista de adquisiciones copia del contrato.


d) En el caso de adquisiciones menores
Solicitudes de cotizacin, cotizaciones, evaluacin tcnica y econmica, acta de recepcin, factura y recibo.
5.8. Personal de la UCP
El personal que integrar la UCP ser contratado bajo modalidad (plazo fijo), por el tiempo previsto para la duracin del
Proyecto de Inversin, segn la normas del BID para contratacin del consultores individuales. Los costos del personal y de
administracin del Proyecto sern financiados con recursos de contrapartida del Gobierno Peruano y forman parte de la
contrapartida del financiamiento externo del BID.
5.9. Auditora Financiera
5.9.1.Auditora del Proyecto
a) Responsabilidad de la UCP-AGRO RURAL
Las cuentas de la UCP incluyendo contratos, sus modificaciones y enmiendas, as como los depsitos y retiros de la Cuenta y
el uso de los recursos y reportes de gastos, sern auditados cada ao por una firma auditora independiente aceptable para el
BID, que ser contratada por la UCP y siguiendo las normas de la Contralora General de la Repblica, y bajo los trminos y
condiciones satisfactorias para ste, lo que incluir un informe administrativo sobre la estructura de control interno.
El mecanismo de seleccin de la firma auditora externa que revisar y emitir opinin sobre los estados financieros y la
gestin del Proyecto, se establecer en las bases, conforme a las normas vigentes de la Repblica de Per emitidas por la
Contralora General de la Repblica y las normas de auditora y control del BID. La UCP ser responsable de preparar los
trminos de referencia (TDR) en los que se sealar los alcances, normas que se a observarn, y resultados/productos de la
auditora externa. La UCP llevar a cabo el proceso de seleccin de firma auditora y deber explicitar los mecanismos que se
exige en el Contrato de Prstamo y las guas de auditora del BID para el proceso.
Los estados financieros del Proyecto, as como los reportes financieros del Proyecto sern auditados anualmente por auditores
independientes aceptados por el BID, quienes verificarn el cumplimiento de las condiciones contractuales y de desembolsos.
b) Informes de auditora

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Los informes anuales de auditora con los estados de cuenta relacionados sern presentados al BID dentro de los cuatro
meses del cierre del ao fiscal del Prestatario. Todos los registros de soporte sern mantenidos en el lugar del Proyecto
durante, al menos, tres aos despus de su trmino.
Los informes de auditora para el BID debern incluir los estados financieros, fuentes y usos, uso de fondos, los estados de
gastos, el cumplimiento de clusulas contractuales, la Cuenta Designada, los procedimientos y controles internos del Proyecto
y, el avance fsico contrastado con los avances financieros.
El informe deber presentar:
El informe y opinin del auditor con respecto a los estados financieros de la cuenta que administra el Proyecto y sus
correspondientes notas e informacin complementaria. Tambin, una opinin sobre la elegibilidad de los gastos reportados
y el uso correcto de los fondos del prstamo. Si existen, se identificarn los costos que no estn respaldados con registros
adecuados o que no sean elegibles bajo los trminos del acuerdo de prstamo (costos cuestionados).
El informe del auditor con respecto a su comprensin de la estructura de control interno relacionada con el Proyecto. El
informe debe revelar, entre otra informacin discutida en las Guas, las condiciones reportables (aquellas que tienen un
impacto sobre los estados financieros) y las debilidades materiales en la estructura de control interno de la UCP.
Este informe debe incluir una seccin referente al seguimiento de las recomendaciones hechas en auditoras anteriores,
indicando el estado actual de tales recomendaciones bajo las categoras de implementado, en proceso y no implementado.
Las deficiencias que todava no han sido corregidas debern ser reportadas nuevamente en el informe de auditora actual
conjuntamente con los correspondientes comentarios de la administracin del Proyecto.
Un resumen de los principales procedimientos de auditora ejecutados para planear la auditora, evaluar la estructura de
control interno, verificar las cifras incluidas en los estados financieros y otras reas sujetas a auditora, y para evaluar el
cumplimiento con los trminos de los convenios, y las leyes y regulaciones aplicables.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO VI.
DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL PROYECTO
6.1. Aspectos Generales
Este captulo describe los procedimientos necesarios para la contratacin de bienes y servicios de no consultora requeridos
dentro del Proyecto, de acuerdo con las normas y procedimientos del BID establecidos, as como las pautas a seguir para los
diferentes mtodos de contratacin a utilizar definidos en el Contrato de Prstamo. Este captulo norma los procesos de
contratacin de bienes, software y hardware que sern ejecutados por la UCP.
Las normas y procedimientos establecidos en el presente captulo son de uso y aplicacin obligatoria para la UCP.
6.1.1.Marco Legal
Toda contratacin de adquisicin de bienes y servicios o contratacin de servicios de no consultora con recursos del Proyecto
se realizar en el marco de los siguientes documentos:

De acuerdo a lo dispuesto en el Contrato de Prstamo.


En el caso de la adquisicin de bienes y servicios, se aplicarn las disposiciones establecidas en el Documento GN-2349-9
("Polticas para la adquisicin de bienes y obras financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo"), de fecha marzo
de 2011 (en adelante denominado las "Polticas de Adquisiciones).
En el caso de servicios de consultora, se aplicarn las disposiciones establecidas en el Documento GN-2350-9 "Polticas
para la seleccin y contratacin de consultores financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo".
Los procedimientos establecidos en el presente manual.

6.1.2.Plan de Adquisiciones (PAC)


El Plan de Adquisiciones y Adquisiciones (en adelante, PAC) es el instrumento administrativo de planificacin de la UCP que
permitir formular y acordar con el BID la contratacin de servicios de firmas consultoras y consultores individuales asi como
la adquisicin de bienes y servicios de no consultora necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Su
formulacin permite programar las acciones necesarias a realizar, en perodos determinados, para alcanzar los resultados
establecidos en el Plan Operativo Anual (en adelante, POA).

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

El Plan de Adquisiciones ser ingresado electrnicamente al Sistema Electronico de Planes de Adquisiciones (SEPA) por el
especialista de adquisiciones,
El PAC programado para un periodo de hasta dieciocho meses ser cargado por el Especialista de Adquisiciones previa
autorizacin del Director Ejecutivo y electrnicamente el SEPA mostrar que est en el BID para la No Objecin, de presentar
observaciones el BID lo hara saber electrnicamente en la menciona pgina del SEPA. Las contrataciones se ejecutarn en
concordancia con dicha planificacin. Asimismo, la UCP actualizar a traves del SEPA los planes de adquisiciones anualmente
o cuando sea necesario a lo largo de la duracin del Proyecto los que automaticamente pasaran al BID para su revisin y
aprobacin.
6.1.3.Responsabilidad por las Contrataciones
La conduccin de los procesos de contratacin estar a cargo de la UCP a travs del rea de Administracin Financiera en
Coordinacin con la Oficina de Administracin de AGRO RURAL.
El especialista de adquisiciones de la UCP ejecuta los procesos de adquisiciones y coordina con el INEI en relacin al convenio
de participacin especifico, en lo referente a: (i) las normas y procedimientos del BID para la contratacin de bienes y
servicios de no consultora, (ii) la preparacin de especificaciones tcnicas para bienes y servicios, (iii) preparacin de los
documentos de licitacin y contratacin de consultoras, (iv) elaboracin de informes de evaluacin, y (v) adjudicacin del
contrato. Asimismo, velar por el cumplimiento de los procedimientos y normas de adquisiciones y contrataciones
establecidas en el presente Manual, durante los procesos de contratacin a realizar segn lo acordado en el Contrato de
Prstamo con el BID y el Gobierno Peruano.
6.1.4.Comit de Evaluacin
El Comit de Evaluacin es la instancia designada por la UCP para llevar a cabo los procesos de contratacin de los bienes y
servicios de no consultora y emitir la recomendacin de adjudicacin del contrato.
Respecto a la conformacin de los comits de evaluacin, de preferencia estar conformado por tres miembros como mnimo:

El Especialista Temtico responsable de la actividad a desarrollar, en el componente que corresponda.


El Administrador de la UCP.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Los representantes formalmente designados por el Coordinador del Proyecto o el rea de adquisiciones de la OGA de
AGRO RURAL que cuenten con experiencia de carcter tcnico y/o administrativo sobre la prestacin que se requiere
contratar.

De ser necesario, por la complejidad del tema se puede recurrir a especialistas externos en el tema de la contratacin de los
servicios de consultora y de la adquisicin de bienes y servicios de no consultora. Dichos expertos podrn contratados por la
UCP como asesores del proceso de contratacin o integrantes del comit evaluador, y podrn participar en diferentes etapas
del mismo. Estos expertos debern actuar en forma imparcial y no podrn tener conflicto de inters alguno.
El especialista en adquisiciones de la UCP podr participar en los procesos de adquisiciones en calidad de integrante del
comit o de asesor-tcnico, garantizando el desarrollo procedimental, el archivo documentario del proceso y verificando el
cumplimiento de las normas contractuales de adquisiciones del BID.
6.2. Montos Lmite y Tipos de Adjudicacin
En el desarrollo del Proyecto se observar necesariamente los siguientes montos lmites y tipos de adjudicacin:
Cuadro 4: Montos y Tipos de Adjudicacin
Bienes
Contratos
superiores a US$
100.000y todas las
contrataciones
directas

Firmas
Consultoras
Contratos
superiores a US$
200.000 y todas
las
selecciones
directas

Consultores
Individuales
Todas
las
selecciones
directas

6.3. Desarrollo de los Procesos de Contratacin


Los procedimientos de adquisicin de bienes y servicios de no consultora se regirn de acuerdo a lo dispuesto en el Convenio
de Prstamos suscrito y a las normas especficas del BID.

45

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

6.3.1.Publicacin de Aviso General de Adquisiciones (AGA), Avisos Especficos de Adquisiciones (AEA) y Avisos de
Expresin de Inters (AEI)
La publicidad es un elemento importante de los procesos de contratacin, al permitir una amplia participacin de postores
elegibles y dar a conocer los diversos procesos de contratacin que realizar el Proyecto.
El Aviso General de Adquisiciones (AGA) que contiene informacin de las principales contrataciones que realizar el Proyecto
durante su ciclo de vida, deber contar con la No Objecin del BID y ser publicado en el Development Business (UNDB
Online), as como en un diario de amplia circulacin nacional.
En el caso de los Avisos Especficos de Adquisiciones (AEA), de acuerdo a la cuanta de los mismos, estos podrn ser
publicados, previa aprobacin del BID, en el Development Business (UNDB Online), siendo de obligatoriedad su publicacin en
un diario de amplia circulacin nacional. Asimismo, dichos AEA podrn publicarse en la pgina web de AGRO RURAL.
6.3.2.Aprobacin de Expediente Tcnico y Documentos de Licitacin
Todo proceso de contratacin se inicia con la elaboracin de las especificaciones tcnicas (en el caso de bienes y servicios),
los mismos que estn en base a las actividades previstas en el POA y en el PAC . La elaboracin de dichos documentos es de
responsabilidad de la UCP.
Una vez culminadas, las especificaciones tcnicas pasan al especialista de adquisiciones quien elaborar los Documentos de
Licitacin, considerando los documentos estndares aprobados por el BID. El Coordinador Administrativo de la UCP revisar
los mismos y con su aprobacin lo remitir al Coordinador General del Proyecto a fin de que sean enviados al BID para la No
Objecin. El Coordinador General del Proyecto enviar a No Objecin del BID los documentos y en forma paralela conformar
el comit de evaluacin de dicho proceso.
6.3.3.Ejecucin del Proceso de Contratacin
Una vez recibida la No Objecin del BID a los Documentos de Licitacin en los casos que corresponda (de acuerdo a la cuanta
de la contratacin), se realizar la convocatoria o invitacin correspondiente a los proveedores, los mismos que una vez
recibidos los documentos podrn realizar las consultas o aclaraciones necesarias al comit de evaluacin, quien deber
absolverlas de acuerdo al cronograma del proceso de contratacin.

46

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Posteriormente y en la fecha establecida en los Documentos de Licitacin, los proveedores presentarn sus ofertas de
acuerdo a lo establecido en los documentos del proceso. Una vez recibidas las mismas se proceder a la apertura en acto
pblico o privado, segn corresponda. Posteriormente, se realizar la evaluacin de las propuestas por parte del comit de
evaluacin, elaborndose un informe de evaluacin de propuestas, y en los casos en que se requiera revisin previa, debern
ser enviados al BID para la No Objecin correspondiente.
6.4. Modalidades de Adquisicin y Mtodos de Contratacin
A continuacin se presenta las modalidades de adquisicin y mtodos de contratacin que podran ocurrir durante la
ejecucin del Proyecto a cargo de la UCP. Tambin se ha diseado para cada una de las modalidades contempladas en el
Contrato de Prstamo, un proceso administrativo que describe secuencialmente las actividades, los actores responsables,
tiempos estimados parciales y acumulados.
6.4.1.Gastos Operativos: Concurso por Invitacin para la Adquisicin de Bienes y Servicios de Menor Cuanta
Las contrataciones referidas a gastos operativos financiados con la contrapartida local, como es el caso de artculos de
oficina, mantenimiento de equipos de oficina y contratacin de viajes, viticos, alquileres, y otros pagos de servicios se
ejecutarn siguiendo las normas del Banco, cuando corresponda, y en base a documentos de adquisicin aceptables para el
BID.
6.4.2.Bienes y Servicios
a) Comparacin de precios (Local Shopping)
Slo para contratos menores de US$ 50,000, no requiere de revisin previa por parte del BID, sin embargo, el BID se reserva
el derecho de revisar los documentos. El proceso de seleccin y adjudicacin se realiza de acuerdo a las Normas de
Adquisiciones con Prstamos del BID. El proceso es el siguiente:
Cuadro 5: Comparacin de Precios para la Adquisicin de Bienes y Servicios
(Menor de US$ 50,000)
Paso
1
2

Actividad
Entrega/Recepcin de las especificaciones
aprobados
VB a las especificaciones tcnicas

tcnicas

de

los

47

bienes

Responsable

Tiempo
das

Tiempo
Acumulado

UCP

Especialista Temtico de la

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Estudio de mercado (estimacin del costo de los bienes y servicios)

Solicitud de Cotizaciones por invitacin y en la pgina web institucional


y/oSEACE para obtener un mnimo de 3 ofertas o cotizaciones

Preparacin de ofertas

Presentacin de Ofertas

Apertura, revisin, evaluacin y propuesta de adjudicacin de contrato

Revisin de Informe de Evaluacin

Notificacin de adjudicacin

10
11

Elaboracin del Contrato o emisin de orden de compra


Orden de compra

UCP
Especialista de
Adquisiciones
Especialista de
Adquisiciones
Postores Invitados o
publico de mercado
Postores Invitados o
publico de mercado
Comit de evaluacin
Especialista Legal /
Administrador UCP
Especialista de
Adquisiciones
rea logstica
rea logstica y Proveedor

10

11

1
1

12
13

b) Licitacin Pblica Nacional


La licitacin pblica nacional es el tipo de licitacin que se emplea normalmente para las adquisiciones pblicas y puede
constituir la forma ms eficiente y econmica de adquirir bienes o servicios cuando, dadas las caractersticas y su alcance, no
es probable que atraigan la competencia internacional, para la licitacin pblica nacional no se necesita de un aviso general
de adquisicin y la publicidad puede quedar limitada a la prensa nacional o a la gaceta oficial, los documentos de licitacin
pueden emitirse en el idioma oficial del pas y por lo general se utilizar moneda local para la presentacin de las ofertas y los
pagos.
Se requiere No Objecin del BID a los documentos de licitacin.
Cuadro 6: Licitacin Pblica Nacional (Mayor de US$ 50,000 y Menor de US$ 250,000)
Pas
o

Actividad

Entrega/Recepcin de las
especificaciones tcnicas de

Responsable

UCP por rea Temtica

Tiemp
o en
das

Tiempo
Acumulad
o

48

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Pas
o

2
3
4
5
6

7
8
9
10
11

Actividad

los bienes aprobados


VB a las especificaciones
Estudio de mercado
(estimacin del costo de los
bienes y servicios)
Aprobacin del expediente
de Contratacin
Designacin del Comit de
evaluacin
Preparacin de Los
documentos de licitacin
(Instrucciones a los
licitantes, datos de la
licitacin, condiciones
generales del contrato y
especiales del contrato).
Revisin y aprobacin de los
Documentos de Licitacin
Envo a No Objecin del BID
No Objecin del BID a las
bases
Publicacin en los diarios del
llamado a licitacin
Venta de Bases

12
13
14

Consultas
Absolucin de consultas
Apertura Publica de las
ofertas

15
16

Evaluacin de las Ofertas


No Objecin del BID a

Responsable

Tiemp
o en
das

Tiempo
Acumulad
o

2
10

3
13

Coordinador General del


Proyecto
Coordinador General del
Proyecto
Especialista de Adquisiciones

14

15

19

Especialista Legal /
Administrador UCP
Coordinador General del
Proyecto
BID

20

21

28

Especialista de Adquisiciones

30

30

De acuerdo
a
convocatori
a*
40
46
60

10
7

70
77

Especialista Temtico de la UCP


Especialista de Adquisiciones

Tesorero UCP

Proveedores participantes
Comit de Evaluacin
Comit de Evaluacin / Notario
Pblico / Proveedores que deseen
asistir
Comit de Evaluacin
BID

49

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Pas
o

17
18
19

Actividad

Evaluacin de Ofertas
Publicacin en el diario de
los resultados de la
Licitacin
Elaboracin del contrato
Firma contrato

Responsable

Tiemp
o en
das

Tiempo
Acumulad
o

Especialista de Adquisiciones

78

Especialista Legal
Coordinador General del
Proyecto y Proveedor

5
7

83
90

c) Licitacin Pblica Internacional


El objeto de la Licitacin Pblica internacional es proporcionar a todos los posibles licitantes elegibles notificacin oportuna y
adecuada de las necesidades del prestatario y proporcionar a tales licitantes una oportunidad igual para presentar ofertas,
con respecto de los necesarios para el Proyecto. Se realiza una convocatoria pblica a nivel nacional e internacional.
Se requiere No Objecin del BID a todos los contratos.

50

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Cuadro 7: Licitacin Pblica Internacional (mayor de US$ 250,000)


Pas
o
1
2
3
4
5
6

7
8
9

Actividad
Entrega/Recepcin de las
especificaciones tcnicas de
los bienes aprobados
VB a las especificaciones
Estudio de mercado
(estimacin del costo de los
bienes y servicios)
Aprobacin del expediente
de Contratacin
Designacin del Comit de
evaluacin
Preparacin de Los
documentos de licitacin
(Instrucciones a los
licitantes, datos de la
licitacin, condiciones
generales del contrato y
especiales del contrato).
Revisin y aprobacin de los
Documentos de Licitacin
Envo a No Objecin del BID

11

No Objecin del BID a las


bases
Publicacin en los diarios del
llamado a licitacin, y en
Development Business y Dg
Market
Venta de Bases

12
13

Consultas
Absolucin de consultas

10

Tiempo
Acumulad
o
1

2
10

3
13

Coordinador General del


Proyecto
Coordinador General del
Proyecto
Especialista de Adquisiciones

14

15

19

Especialista Legal /
Administrador UCP
Coordinador General del
Proyecto
BID

20

21

28

Especialista de Adquisiciones

33

Responsable
UCP rea temtica
Especialista Temtico de la UCP
Especialista de Adquisiciones

Tiempo
en das

Tesorero UCP

De acuerdo
a
convocatori
a*
48
58

Proveedores participantes
Comit de Evaluacin

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Pas
o
14

Apertura Publica de las


ofertas

15
16

Evaluacin de las Ofertas


No Objecin del BID a
Evaluacin de Ofertas
Publicacin en el diario de
los resultados de la
Licitacin
Elaboracin del contrato
Firma contrato

17
18
19

45

Tiempo
Acumulad
o
78

10
7

88
95

Especialista de Adquisiciones

96

Especialista Legal
Coordinador General del
Proyecto y proveedor

5
7

101
108

Actividad

Responsable
Comit de Evaluacin / Notario
Pblico / Proveedores que
deseen asistir
Comit de Evaluacin
BID

Tiempo
en das

6.4.3.Seleccin de Consultores
El Proyecto en su mayora, requerir los servicios de consultores para llevar a cabo una variedad de servicios de consultora.
Estos se contratarn siguiendo las polticas del BID y utilizando los documentos.

Empresas consultoras. Se espera que la mayora de los contratos con empresas consultoras sean utilizando el mtodo
de seleccin basado en calidad y costo (SBCC). La seleccin de empresas consultoras de tipos especficos, segn lo
acordado previamente con el BID en el PAC, se pueden seleccionar mediante los siguientes mtodos de seleccin: (i)
seleccin basada en la calidad (SBC), (ii) seleccin cuando el presupuesto es fijo (SBPF), especialmente para los
contratos de supervisin de obras, (iii) seleccin basada en el menor costo (SBMC), (iv) seleccin basada en las
calificaciones de los consultores (SCC) para los contratos cuyo costo estimado sea inferior a US$ 100.000 equivalente,
y de forma excepcional (v) seleccin con base a una sola fuente (SSF).

Consultores individuales. Los consultores individuales sern contratados para prestar servicios de asesora y
apoyo tcnico al Proyecto y sern seleccionados de conformidad con la Seccin V de las Normas de
Consultora. Toda seleccin directa de consultores estar sujeta a revisin previa a no ser que se acuerde de
manera diferente en el PAC.

52

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

6.5. Condiciones para el Inicio de Procesos


Los procesos de contratacin se inician con la invitacin, el llamado a licitacin o la solicitud de cotizacin, segn sea el caso,
y culminan cuando se emite el fallo.
Son condiciones para dar inicio a un proceso de seleccin:
Que la contratacin est prevista en el PAC.
Que cuente con la disponibilidad presupuestal.
Que cuente con los documentos a entregar a los participantes debidamente aprobados, vale decir TR para servicios y
especificaciones tcnicas para bienes, y, de requerirse, con la No Objecin del BID.
Que se cuente con un comit de evaluacin.
6.5.1.Trminos de Referencia y Especificaciones Tcnicas
a) Trminos de Referencia
Deben precisar con la mayor claridad el alcance de los servicios y ajustarse al presupuesto que se dispone. Se consignan
antecedentes generales que permitan al consultor ubicarse en la materia de la contratacin a continuacin deben definir
claramente los objetivos, las metas y la extensin del trabajo encomendado, plazo total y plazos parciales de entrega de los
productos que recibir el contratante, la forma en que los recibir el producto final as como el nmero de copias de ser el
caso y forma de pago; si el pago de cada producto esta sujeto a revisin y aprobacin, los TDR deben consignar el tiempo que
demandar el proceso de revisin y aprobacin, este perodo debe estar incluido en el plazo de prestacin de los servicios. El
contratante suministrar la informacin disponible, informacin bsica (incluso una lista de los estudios y datos bsicos
pertinentes que ya existan) con objeto de facilitar a los consultores la preparacin de sus propuestas.
En los TDR, se debe enumerar los servicios y los estudios necesarios para llevar a cabo el servicio y los resultados previstos
(por ejemplo, informes, datos, mapas, levantamientos). Sin embargo, no deben ser demasiado detallados ni inflexibles, para
que los consultores que compitan puedan proponer su propia metodologa y el personal asignado. Se deben definir
claramente las responsabilidades respectivas del contratante y el consultor.
b) Especificaciones tcnicas
Deben precisar los bienes a suministrar, el lugar de entrega o instalacin, el calendario de entrega o terminacin, los
requisitos mnimos de funcionamiento, y los requisitos en cuanto a garantas y mantenimiento, as como cualesquiera otras
condiciones pertinentes; si fuere del caso, deben definirse las pruebas, normas y mtodos de constatacin del bien a adquirir.

53

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Las especificaciones tcnicas deben basarse en caractersticas aplicables y/o requisitos de funcionamiento relevantes. Debe
evitarse mencionar marcas comerciales, nmeros de catlogos o clasificaciones similares
6.5.2.Comit de Evaluacin
La constitucin de los comits de evaluacin es propuesta y autorizada por la UCP. Un mismo comit puede ser designado
para llevar a cabo uno o varios procesos, el documento de designacin deber precisarlo.
El comit de evaluacin estar integrado por tres o cinco miembros; pero, por lo menos, uno de ellos debe ser especialista en
la materia de la adquisicin.
El especialista en adquisiciones de la Oficina de Administracin de AGRO RURAL puede integrarse en el comit de evaluacin
como miembro o como asesor del proceso, el documento de designacin deber precisarlo, si es asesoreste especialista
acta slo con voz.
A continuacin, se presentan las pautas principales para el funcionamiento del comit:

El comit estar constituido como mnimo por miembros titulares y suplentes, con el mismo documento de encargo deber
designarse a los suplentes, siguiendo las normas internas de cada institucin.

La UCP brindar la orientacin y capacitacin respecto a las normas y procedimientos de contratacin, as como todas las
facilidades que se requieran para el cabal cumplimiento de las funciones del comit de evaluacin.

El Comit de Evaluacin es la instancia designada por la UCP para llevar a cabo los procesos de seleccin en materia de
licitacin y contratacin, y emitir la recomendacin de adjudicacin del contrato al ganador.

El comit de evaluacin debe guardar el principio de confidencialidad de las propuestas.

Desde su designacin y hasta que cese de sus funciones, el comit de evaluacin recibe y genera diversos documentos los
mismos que sustentan los actos y decisiones que adopte. La documentacin se indica a continuacin:
Recibe
Solicitud estndar de propuestas que incluya los TDR, especificaciones tcnicas o expediente tcnico aprobados.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Documento de invitacin.

Cartas, oficios y/o correos electrnicos con solicitudes de aclaracin de los participantes al Pedido de Propuestas o a los
Documentos de Licitacin

Respuesta de la UCP a las consultas de carcter tcnico.

Constancias de respuestas a las solicitudes de aclaracin, as como de cualquier otra informacin que haya decidido
comunicar a los participantes.

Propuestas de los oferentes hasta la hora y fecha lmite para tal actividad.

Cualquier otra documentacin relacionada con el proceso.

Genera
Comunicaciones a las diferentes oficinas de tcnicas y de asesora solicitando aclaracin a documentos tcnicos o
administrativos, as como a consultas de los adquirientes de bases o invitados que formen las listas cortas.

Comunicaciones para modificar el calendario del proceso.

Acta del Acto Pblico de apertura de propuestas.

La calificacin de las propuestas tcnicas en caso de consultora.

Acta del Segundo Acto Pblico (Fallo) solo en consultora.

Informe final del comit de evaluacin con recomendacin de la adjudicacin.

Actas (de instalacin, aclaraciones, observaciones, calificacin, de adjudicacin, negociacin si para ello hubiera sido
designado, etc.).

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

6.5.3.Publicaciones y Distribucin de documentos de los Procesos


Para los mtodos de seleccin de consultores que requieran la conformacin de una lista corta, la UCP, publicar conforme a
las Normas de Consultora una solicitud de expresin de inters por cada contrato de consultora en al menos un portal
electrnico de amplio uso y sin costo de acceso a nivel nacional e internacional, en un peridico de circulacin nacional,
durante un periodo de al menos 14 das. En los casos de contratacin de bienes o servicios de no consultora mediante
Licitacin Pblica Nacional- LPN, la UCP publicar los documentos de licitacin.
En el caso de invitacin, la entrega de documentos se hace mediante comunicacin escrita a todos los integrantes de la lista
corta. El documento de invitacin se ceir al modelo determinado en el formulario estantar de la Solicitud de Propuestas:
all, se consignar el lugar, la fecha lmite para la presentacin de las aclaraciones y la fecha, hora y lugar en que se
presentarn las ofertas y la de su correspondiente apertura. Es necesario contar con el acuse de recibo del invitado de la
Carta de Invitacion y el documento de Solicitud de Propuestas.
6.5.4.Solicitudes de Aclaracin al Pedido de Propuestas o a los Documentos de Licitacin
El comit de evaluacin consolidar las solicitudes de aclaracin de manera textual e idntica a lo formulado por el
consultor/invitado.
6.5.5.Presentacin y Apertura de Propuestas
No se debe exigir la entrega personal. El presidente del comit de evaluacin deber instruir con antelacin a la(s) persona(s)
encargada(s) de la recepcin de documentos con el fin de que los documentos referidos al proceso sean derivados con
prontitud al comit. No ser materia de evaluacin las propuestas que no hayan sido recibidas oportunamente para su
apertura en el acto pblico. Las actas de recepcin y apertura de propuestas se remiten al BID y a AGRO RURAL, a travs de
la UCP.
En el acto de apertura de propuestas no se realiza evaluacin alguna, mucho menos rechazo de propuestas.
6.5.6.Evaluacin de Propuestas
La evaluacin o verificacin se realiza en privado.
6.5.7.Finalizacin de Funciones del Comit de Evaluacin
El comit de evaluacin culmina sus funciones cuando se emite el informe de evaluacin y recomendacin de adjudicacin..

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

6.5.8.Asesoramiento en Procedimientos y Normas de Adquisicin


La UCP brindar asesoramiento tcnico con relacin a los procedimientos de contratacin de consultores del Proyecto y a la
aplicacin de las normas del BID y otros que requiera. Esta asesora podra ser a travs capacitacin, participacin en los
comits de evaluacin como miembros u observadores de los procesos que se realicen.
6.6. Procedimientos detallados para el registro, manejo y archivo de la Documentacin de Adquisiciones del
Proyecto
La UCP como unidad coordinadora del Proyecto ser responsable de mantener el registro y archivo de los procesos de
adquisiciones y contrataciones. Adicionalmente, deber mantener registro y archivo de todas las comunicaciones
intercambiadas con el BID.
El acceso a los archivos estar restringido al personal especficamente autorizado y el retiro de documentacin de las oficinas
asignadas se efectuar contra comprobante firmado.
Para garantizar un adecuado ordenamiento de la documentacin recibida y emitida por el Proyecto, debern observarse los
siguientes lineamientos:
a) Servicios de consultora (firmas consultoras)
La UCP, estar a cargo de los procesos de contratacin de firmas consultoras, debern contar con archivos fsicos y registros
informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se financie en el marco del Proyecto.
En cada una de ellas, se ubicar cronolgicamente la totalidad de la documentacin correspondiente al proceso de seleccin
y contratacin, especficamente:

Solicitudes de No Objecin y No Objeciones del BID.


Antecedentes vinculados con la solicitud de manifestaciones de inters (lista larga de firmas interesadas en participar).
Detalle, evaluacin de antecedentes y conformacin de la lista corta de firmas a invitar.
Trminos de referencia.
Cartas de invitacin (CDI) y solicitudes de propuestas emitidas.
Circulares emitidas en el proceso y confirmacin o acuse de recepcin del documento por el destinatario
Actas de evaluacin y adjudicacin.
Contrato firmado, con todas las modificaciones o adendas que se hayan formalizado.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Informes de avance y finales.


b) Consultores individuales
La UCP deber contar con archivos fsicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se
financie en el marco del Proyecto.
En cada uno de ellos, se ubicar cronolgicamente la totalidad de la documentacin de contratos de cada consultor,
especficamente:

Currculum vitae del consultor contratado, con documentacin comprobatoria de capacidad y experiencia.
Currculum de la terna con documentacin comprobatoria de capacidad y experiencia, cuando corresponda.
Informes de evaluacin de propuestas y evaluacin combinada con recomendacin de adjudicacin cuando corresponda.
Solicitudes de No Objecin y No Objeciones del BID cuando corresponda.
Trminos de referencia.
Contrato firmado por ambas partes, con todas las modificaciones o adendas que se hayan formalizado
Renuncia o acta de rescisin cuando correspondiere.
Informes de avance y finales de acuerdo a lo estipulado en el contrato.
Aprobacin de los informes por la Oficina de Administracin.
Evaluacin del desempeo del consultor en su caso.
Otras comunicaciones entre el consultor y el contratante.

c) Bienes y servicios de no consultora


La UCP, estar a cargo de los procesos de adquisicin de bienes o servicios no consultora, deber contar con archivos fsicos
y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se financie en el marco del Proyecto. En
cada uno de ellos, se ubicar cronolgicamente la totalidad de la documentacin correspondiente al proceso contratacin,
especficamente:
Para procedimientos por LPN
Evidencia de publicacin del llamado a licitacin y documentos de licitacin.
Documentos de Licitacin publicados con especificaciones tcnicas o trminos de referencia.
Solicitudes de aclaracin y respuestas a estas solicitudes.
Modificaciones a los Documentos de Licitacin, en su caso.
Actas del comit, documentos de aclaraciones, de apertura de ofertas e Informes de Evaluacin.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Propuestas de, al menos, los tres licitantes con precio ms bajo (en su caso).
Informe de evaluacin de propuestas y dictamen de fallo.
Contrato firmado y todas las modificaciones o adendas que se hayan formalizado.
Para procedimientos por Comparacin de Precios
Especificaciones tcnicas.
Solicitudes de cotizacin, con acuse de recibo del proveedor invitado, en su caso.
Cotizaciones recibidas.
Cuadro comparativo de cotizaciones.
Pedido u orden de compra formalizada.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO VII
DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE GESTION POR LA UCP
El presente captulo detalla el ciclo del Proyecto defiendo la interrelacin entre la UCP, el Comit de Gestin del Proyecto, la
Oficina de Administracin y la Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL. Incluyendo la definicin de las actividades que se
desarrollarn a lo largo del Proyecto, sus responsables y el tiempo de respuesta-servicio sugerido para llevar a cabo cada
actividad.
Este ciclo se compone de tres etapas: (i) preparacin de los instrumentos de gestin, (ii) seleccin, contratacin y ejecucin
de las consultoras y (iii) Monitoreo, supervisin y evaluacin del Proyecto.
A continuacin se definen y describen las actividades que sern ejecutadas en cada etapa del ciclo sealando
especficamente, los responsables, y los niveles de respuesta-servicios para cada actividad. As mismo se ha se ha diseado
un diagrama de procesos, los mismos que se presenta al inicio de cada etapa.
7.1. Etapa I. Preparacin de los Instrumentos de Gestin del Proyecto
En esta primera etapa del Proyecto la UCP elaborar en coordinacin con la OEEE los siguientes instrumentos metodolgicos
de gestin como son el PEP, PAC, POA, PF y PD, y la Matriz de Indicadores de Resultado que nos permitirn realizar un
seguimiento de la ejecucin del mismo y la propuesta metodolgica de incentivos que permitir establecer y motivar a las
Instituciones Involucradas con los compromisos, y niveles de respuesta - servicios establecidos.
En la siguiente pgina el Flujograma 6 presenta el ciclo de preparacin de los instrumentos metodolgicos del Proyecto, la
misma que comprende los siguientes pasos:
Paso 1.01. Formulacin y envo de actividades de acuerdo a los componentes de inversin. El proceso se inicia con
la formulacin y Proyecto de actividades de acuerdo a los componentes establecidos en el Convenio de Prstamo. Estas
actividades sern propuestas por el rea tcnica de la UCP y remitidas a la Oficina de Administracin de AGRO RURAL para su
revisin la cual tendr un lapso no mayor de 1 da para incorporar y/o eliminar las actividades que consideren necesarias.
Cabe sealar que de no obtener respuesta por parte AGRO RURAL durante el periodo de tiempo sealado (1 da), la UCP dar
por entendido que la institucin est conforme con las actividades propuestas.

60

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Responsable: UCP y OEEE


Duracin: 5 das
Paso 1.02. Elaboracin y consolidacin del PEP. El rea Tcnica de la UCP ser la encargada de verificar que las
actividades sugeridas por la OEEE guarden concordancia con los objetivos propuestos en el Proyecto posteriormente, con las
actividades revisadas, la UCP deber consolidar actividades y elaborar el PEP general.
Responsable: UCP
Duracin: 3 das

61

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Flujograma 6: Ciclo de preparacin de los instrumentos del Proyecto

62

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Paso 1.03. Elaboracin del PAC. Una vez consolidado el PEP, la UCP en
coordinacin con la OEEE proceder a la elaboracin del PAC del Proyecto, el
mismo que debe contener el detalle de las adquisiciones que se
implementarn anualmente. Considerando la dinmica del Proyecto y el
riesgo asignado, la UCP podr actualizar el PAC semestralmente o cuando se
presenten cambios que lo ameriten.
A fin de establecer los plazos, modalidades, tipos de procesos y dems
informacin el responsable tcnico del Proyecto deber sostener diversas
reuniones con los especialistas de la OEEE.
Responsable: UCP y OEEE
Duracin: 7 das
Paso 1.04. Envo del PEP y PAC a Oficina de Administracin de AGRO
RURAL. Una vez que estn terminados el PEP y el PAC del Proyecto sern
revisados por la Oficina de Administracin de AGRO RURAL.
Responsable: UCP y AGRO RURAL
Duracin: 1 da
Paso 1.05. Elaboracin del PF, PD y POA. Con el visto bueno de la
Oficina de Administracin de AGRO RURAL al PEP y PAC, se procede a la
elaboracin del PF y PD en un lapso no mayor de 5 das. La preparacin del
PF y PD es responsabilidad de la UCP. Paralelamente a la elaboracin del PF
y PD se elaborar el POA en coordinacin con la OEEE.
El POA deber definir como mnimo (i) el planeamiento de objetivos y
resultados, (ii) metas fsicas y financieras, (iii) la precisin de cada una de
las actividades para el ejercicio presupuestal, (iv) las necesidades de
liquidez y (iv) la planificacin y control de los flujos de fondos del Proyecto.
El POA deber incluir el PAC, PF y PD de tal manera de asegurar el flujo de
desembolsos.
Responsable: UCP y OEEE
Duracin: 7 das
Paso 1.06. Envo del POA y otros instrumentos consolidados para
aprobacin de la Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL. La UCP enviar
en una primera instancia a la Oficina de Administracin de AGORURAL todos
los instrumentos de gestin consolidados para su revisin, posteriormente
estos documentos sern enviados a la Direccin Ejecutiva, la cual deber
revisar y aprobar los instrumentos enviados en un periodo de tiempo
mximo de un da.
Responsable: UCP, Oficina de Administracin y Direccin Ejecutiva AGRO
RURAL.
Duracin: 2 das
Paso 1.07. Solicitud de No Objecin a los instrumentos de gestin.
Con los instrumentos de gestin consolidados y validados por la Direccin
Ejecutiva de AGRO RURAL, el organismo ejecutor, es decir, AGRO RURAL
deber solicitar la no objecin de los documentos enviados al BID.

63

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Responsable: AGRO RURAL


Duracin: 2 das
Paso 1.08. Elaboracin en coordinacin con la OEEE de la Matriz de
Indicadores de Resultados. Como complemento a los instrumentos de
gestin del Proyecto se elaborar la Matriz de Indicadores de Resultado del
Proyecto la cual permitir al Coordinador y su equipo determinar los
responsables de la consecucin de cada una de las actividades, controlar los
resultados de las acciones con base en los indicadores de resultados as
como tambin identificar las acciones que se tomarn para mitigar los
riesgos crticos del Proyecto.
La elaboracin de la matriz estar a cargo del rea Tcnica de la UCP en
conjunto con la OEEE.
Responsable: UCP y OEEE
Duracin: 2 das
Paso 1.09. Envo de matriz a la Oficina de Administracin para su
revisin. Al igual que los instrumentos anteriores la matriz de indicadores
deber ser revisada por la Oficina de Administracin de AGRO RURAL un
lapso no mayor de 2 das. La oficina de administracin de AGORORURAL
deber revisar minuciosamente las matrices referidas a su institucin y de
tener algn comentario o sugerencia deber ser enviado a la UCP en el
tiempo sealado (2 das).
Responsable: UCP y Oficina de Administracin
Duracin: 2 das
Paso 1.10. Aprobacin de la Matriz de Indicadores. Con el visto bueno
de la Oficina de Administracin, la matriz de Indicadores deber contar con
el visto bueno de la Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL, quien deber
aprobarla en un lapso no mayor de un da.
Responsable: UCP y Direccin Ejecutiva
Duracin: 2 das
Paso 1.11. Elaboracin de la Matriz de Incentivos. La UCP elaborar
una matriz de incentivos en la cual se definirn indicadores de
productividad/eficiencia para cada uno de las Instituciones involucradas en
base al tiempo de respuesta de los procesos a su cargo. Para la elaboracin
de la Matriz de Incentivos la UCP tendr un tiempo de dos das.
Responsable: UCP
Duracin: 2 das
Paso 1.12. Envo y revisin de la matriz de incentivos por parte de
la Oficina de Administracin de AGRO RURAL. Culminada la matriz de
incentivos ser enviada a la Oficina de Administracin de AGRO RURAL para
su revisin. Si pasado ese perodo de tiempo la UCP no recibe comunicacin
alguna dar por sentado que la matriz enviada cuenta con la aprobacin de
la Oficina de Administracin.
Responsable: UCP y Oficina de Administracin.
Duracin: 1 das

64

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Paso 1.13. Aprobacin por parte de la Direccin Ejecutiva de la


Matriz de Indicadores de Resultados y envo de los instrumentos de
gestin a la Direccin Ejecutiva. La Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL
en su calidad de organismo ejecutor y responsable del Proyecto deber
revisar y aprobar la Matriz de Indicadores de Resultados.
Responsable: Direccin Ejecutiva
Duracin: 2 das
Paso 1.14. Comienzo de la ejecucin del Proyecto. Finalmente, con
todos los instrumentos de gestin aprobados se dar inici a la ejecucin
del Proyecto.
7.2. Etapa II.
Consultoras

Seleccin,

Contratacin

Ejecucin

de

las

Esta segunda etapa del ciclo est orientada a: (i) la contratacin de firmas
consultoras bajo el procedimiento de SBCC, y (ii) la contratacin de
consultores individuales basada en las calificaciones de los mismos. As
mismo, se podr utilizar el mtodo de la seleccin directa en casos
debidamente justificados y que cumplan con las polticas de contrataciones
y adquisiciones del BID.
A pesar que en esta seccin se desarrollarn ambos procesos contratacin
de forma independiente, es necesario hacer nfasis en los siguientes
aspectos.

La UCP propondr la composicin del Comit de Evaluacin.


Los miembros del Comit de Evaluacin debern participar desde el
inicio del proceso hasta la formalizacin del contrato.
En caso se requiera la participacin de la OEEE, la Entidad deber
nombrar a un titular y suplenteantes del inicio del proceso.

Seleccin, Contratacin de Firmas Consultoras


A continuacin en el flujograma 7 se presenta el ciclo de contratacin de
una firma consultora.
Paso 2.01. Elaboracin de los Trminos de Referencia. La Unidad
Tcnica de la UCP preparar los TdR para la consultora los cuales
describirn en detalle el alcance del servicio y la estimacin de su costo de
acuerdo a las normas del BID. Para la elaboracin de los TdR la UCP contar
con un tiempo estimado de 5 das. Una vez finalizados deber remitirlos a la
Oficina de Administracin para su revisin.
Responsable: UCP
Duracin: 5 das
Paso 2.02. Revisin de TdR por parte de la Administracin de AGRO
RURAL. La Oficina de Administracin deber revisar los TdR en un lapso no
mayor a un da para posteriormente ser enviada a la Direccin Ejecutiva de
AGRO RURAL. De existir algn comentario o sugerencia deber ser enviada

65

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

a la UCP dentro del tiempo sealado (1 da), caso contrario la UCP dar por
aceptado el documento enviado.
Responsable: AGRO RURAL y UCP
Duracin: 2 das
Paso 2.03. Recepcin de comentarios a los TdR y solicitud de No
Objecin. La UCP recibir e incorporar en caso lo considere necesario los
comentarios y sugerencias realizados tanto por la Oficina de Administracin
como la Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL. Si no existen ms comentarios
la Direccin Ejecutiva deber solicitar la no objecin al BID a la versin final
de los TdR.
Responsable: Direccin Ejecutiva
Duracin: 2 das

66

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Flujograma 7: Ciclo de Contratacin de una firma consultora

67

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

68

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Paso 2.04. Invitacin a firmas consultoras y solicitud de


conformacin del Comit. Con la No objecin por parte del BID a los TdR
la UCP publicar el aviso de invitacin a firmas consultoras a presentar
expresiones de inters.
En caso se necesite la apropiacin de los productos de la consultora por
parte de la Oficina de Administracin y/o la OEEE, se solicitar que la
Entidad designe en un periodo no mayor a 10 das a un titular y su suplente
que participar en el comit de evaluacin. Estos miembros del Comit
debern estar designados con antelacin a la fecha de instalacin del
comit de evaluacin.
Responsable: UCP
Duracin: 10 das
Paso 2.05. Preparacin de documentos para expresiones de inters.
Se dar un mnimo 14 das para la presentacin de expresiones de inters.
Responsable: Firma Consultora
Duracin: 14 das mnimo
Paso 2.06. Recepcin y Evaluacin de expresiones de inters.
Presentadas la expresiones de inters de las firmas consultoras, el comit
de evaluacin liderado por la UCP deber comenzar con la evaluacin de las
expresiones de inters mismas en un lapso de 7 das.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 7 das
Paso 2.07. Conformacin de la lista corta. Ser responsabilidad del
Comit de Evaluacin elaborar la lista corta, la misma que debe estar
conformada en base a lo dispuesto a las normas del BID.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 1 da
Paso 2.08 y 2.09. Elaboracin de Solicitud de Propuestas y solicitud
de No Objecin. Una vez conformada la Lista Corta se procede a preparar
la Solicitud de Propuestas (bases) donde se incluyen las instrucciones a los
consultores, los criterios de evaluacin, los TDR y el Modelo de Contrato.
Tanto la Solicitud de Propuestas como la Lista Corta sern enviadas al BID
para su No Objecin.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 1 da
Paso 2.10. Pedido de Propuestas a Firmas Consultoras. Recibida la
No Objecin, la entidad invita a los que conforman la lista corta para que
presenten su propuesta, el plazo mnimo es de 28 das para que presenten
su propuesta tcnica y econmica.
Responsable: Oficina de Administracin
Duracin: 2 das

69

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Paso 2.11. Recepcin y Evaluacin de Propuestas Tcnicas. En acto


pblico el Comit de Evaluacin abre las propuestas tcnicas el da de la
fecha lmite para la presentacin. La propuesta econmica queda en
custodia hasta su apertura en otro acto pblico.
El proceso bajo esta modalidad contempla que cada miembro del comit
efecte una evaluacin de las propuestas separada e independiente a la de
los dems miembros de dicho comit, teniendo en cuenta los criterios de
calificacin incluidos en las bases.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 10 das
Paso 2.12. Elaboracin de informe Tcnico. El comit deber elaborar
un informe de Evaluacin en el Docmento Estandar de Evaluacin a partir
de las hojas de evaluacin de cada miembro del comit. En el informe se
fundamentarn los resultados de la evaluacin segn los criterios de
evaluacin establecidos en la solicitud de Propuestas y se describirn las
fortalezas y debilidades de cada propuesta. Todos los documentos
referentes a la evaluacin debern conservarse hasta que el proyecto
termine y se haya realizado la correspondiente evaluacin expost.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 2 das
Paso 2.13. Solicitud de No Objecin al Informe de Evaluacin de la
propuesta tcnica. Una vez culminado el informe la UCP solicitar la No
Objecin del BID.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 2 das
Paso 2.14 y 2.15. Invitacin a la apertura de propuestas financieras.
Recibida la no objecin del BID, el Comit de Evaluacin en coordinacin con
la UCP invitan a los participantes a asistir a la apertura de sus oferta
financieras en acto pblico.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 3 das
Paso 2. 16 y 2.17. Elaboracin y solicitud de no objecin al informe
combinado. Terminado el acto, el comit elaborar el Informe Combinado
de Calidad y Costo, establecer puntajes finales y recomendar la
adjudicacin del contrato. El informe combinado va para la No Objecin del
BID.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 3 das
Paso 2.18 y 2.19. Negociacin y suscripcin de contrato. Recibida la
no objecin del BID, se informa a todos los participantes el resultado final y
en la misma fecha se invita al postor con mayor puntaje a negociar el
contrato. Las negociaciones se inician en un plazo promedio de una semana.
En las negociaciones se definen las personas que van a participar como

70

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

personal clave, se precisa la fecha de inicio de los servicios, las mejoras


propuestas por el postor se adecuan a los TDR finales, se ajustan aspectos
tributarios y financieros y se firma un acta final de Negociacin.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 5 das
Paso 2.20. Orden de inicio de la consultora. Una vez firmado el
contrato la UCP remite una copia del contrato al BID para conocimiento y
registro y se da orden de inicio a la consultora
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP.
Duracin: 5 das
Paso 2.21. Revisin de productos y firma de acta de recepcin. Una
vez entregados los productos en el plazo establecido, la UCP revisar los
productos entregados y los remitir a la Oficina de Administracin para su
validacin quienes tendrn un periodo no mayor de 10 das. Para la revisin
y firma de acta de recepcin la UCP contar con un lapso de tiempo de 15
das en los que se incluyen los tiempos de validacin de los productos.
Responsable: UCP y OEEE
Duracin: 15 das
Paso 2.22 y 2.23. Inicio de trmite de pago e implementacin de
resultados. Una vez emitida la conformidad a los productos entregados
estos se remiten a la Institucin relacionada a la consultora para su
implementacin.
Seleccin, Contratacin de Consultores Individuales
La seleccin y contratacin de consultores individuales se emplear
consultores individuales para el caso de servicios en los que no se requiere
un equipo multidisciplinario de profesionales. As mismo, la contratacin de
Consultores Individuales se realizar conforme lo dispuesto en las normas
del BID, tomando en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo.
En la siguiente pgina, el flujograma 8 se presenta el ciclo de contratacin
de una firma consultora.
Paso 3.01. Elaboracin de los Trminos de Referencia. La Unidad
Tcnica de la UCP preparar los TdR para la consultora, los cuales
describirn en detalle el alcance del servicio y la estimacin de su costo de
acuerdo a las normas del BID. Para la elaboracin de los TdR la UCP contar
con un tiempo estimado de 5 das.
En los TDR se deben enumerar los servicios, los estudios necesarios para
llevar a cabo el trabajo y los resultados previstos (por ejemplo, informes,
manuales, datos, mapas, levantamientos, etc.). Asimismo, en los TDR se
deben definir claramente el perfil o caractersticas particulares que debe
reunir el consultor y las responsabilidades del contratante y del consultor.
Responsable: UCP

71

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Duracin: 5 das
Paso 3.02. Revisin de TdR por parte AGRO RURAL y DIRECCIN
EJECUTIVA. La Oficina de Administracin de AGRO RURAL deber revisar los
TdR en un lapso no mayor de dos das y remitirlos a la Direccin Ejecutiva
para su visto bueno. Tanto la Oficina de Administracin como la Direccin
Ejecutiva debern revisar minuciosamente los TdR y de tener algn
comentario o sugerencia deber ser enviada a la UCP dentro del tiempo
sealado, caso contrario la UCP dar por aceptado el documento enviado.
Responsable: Oficina de Administracin y Direccin Ejecutiva
Duracin: 3 das

72

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Flujograma 8: Ciclo de contratacin de un consultor individual

73

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

74

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Paso 3.03. Solicitud de No Objecin. En todos los casos, los trminos de


referencia debern contar con la No Objecin del Banco antes de iniciar el
proceso de contratacin. Una vez obtenida la No Objecin se continuar con
el proceso de contratacin.
Responsable: Direccin Ejecutiva
Duracin: 1 da.
Paso 3.04. Invitacin y designacin del comit. Recibida la NO
Objecin del BID se procede a elaborar la carta de invitacin. En este caso
no se requiere publicar un anuncio; sin embargo, en algunos casos la UCP,
puede considerar la ventaja de publicar un anuncio por opcin propia, en un
peridico de circulacin nacional, se podr continuar con el proceso de
contratacin si se ha recibido menos de tres (3) postulaciones, previa No
Objecin del BID. Los consultores no necesitan entregar propuestas. Se
pueden seleccionar sobre la base de comparacin de calificaciones de
quienes expresen inters en el trabajo.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 10 das
Paso 3.05. Preparacin de documentos por parte de los consultores.
Los consultores, en respuesta a la invitacin debern confirmar su
disponibilidad para el trabajo mediante nota de respuesta firmada y
fechada. Se otorgar un plazo razonable para la presentacin de las
postulaciones, el mismo que no ser menor a cinco (5) das calendario ni
mayor a quince (15) das calendario. Para postular se requiere que los
candidatos remitan su hoja de vida al correo electrnico que se haya
indicado en la Carta de invitacin.
Paso 3.06 y 3.07. Recepcin, evaluacin y emisin del informe. El
Comit de Seleccin proceder a evaluar y calificar los Currculum Vitae de
acuerdo a los requisitos o criterios de calificacin dispuestos en los Trminos
de Referencia. Una vez identificado al candidato con la mejor calificacin, El
Comit de Seleccin deber elaborar un Informe de Evaluacin y un cuadro
comparativo de calificaciones. En esta etapa si el comit considera
pertinente, debe solicitar al candidato a documentar su hoja de vida y
precisar las referencias de las instituciones que menciona para su
verificacin de ser necesario; toda la informacin puede ser remitida por
medio magntico.
Responsable: Comit de Evaluacin y UCP
Duracin: 10 das
Paso 3.08. Solicitud de No Objecin al Informe. Culminado el informe,
la UCP deber remitir el informe al BID para su no objecin.
Responsable: Direccin Ejecutiva
Duracin: 1 das
Paso 3.09 y 3.10. Notificacin de adjudicacin y envo de
resultados. Una vez obtenida la No Objecin por parte del BID, se
notificar la adjudicacin al consultor seleccionado y se comunicar los

75

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

resultados al resto de los postulantes que participaron del proceso de


seleccin.
En los casos de procesos que no estn sujetos a revisin previa por parte del
Banco, se notificar la adjudicacin y los resultados del proceso de
evaluacin a todos los proponentes que participaron del proceso de
seleccin.
Responsable: Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL
Duracin: 2 das
Paso 3.11, 3.12 y 3.13. Revisin de documentos, elaboracin y
Firma de contrato. Una vez recibida la adjudicacin del contratado por
parte del consultor, la UCP procede a revisar los documentos enviados por
dicho consultor para posteriormente elaborar y suscribir el contrato. Una vez
suscrito el contrato el contrato el consultor inicia con la ejecucin de la
consultora.
Responsable: UCP
Duracin: 5 das
Paso 3.14. Recepcin y revisin de productos. Una vez terminada la
consultora el consultor remitir los resultados de la misma a la UCP quien
tendr un periodo de 15 das para su revisin. Sin exceder dicho perodo la
UCP enviar a la Oficina de Administracin de AGRO RURAL los productos
para su validacin. En el caso de existir comentarios y sugerencias a los
productos enviados el consultor tendr un periodo para subsanar dichas
observaciones.
Responsable: UCP y Oficina de Administracin.
Duracin: N.A
Paso 3.15 y 3.16. Emisin de Conformidad de los productos e
implementacin. Una vez emitida la conformidad a los productos
entregados estos se remiten a la OEEE relacionada a la consultora para su
implementacin.
Responsable: UCP y OEEE
Duracin: Emisin de conformidad y envo de productos 2 das.
7.3. Etapa III. Supervisin y Monitoreo
La tercera etapa correspondiente a la supervisin y monitoreo del Proyecto
consiste en realizar evaluaciones peridicas y continuas a cargo de la UCP
con apoyo del Coordinador de General y el Responsable Tcnico de la UCP.
Es responsabilidad del Equipo Tcnico de la UCP, en el mbito de sus
competencias, gestionar, elaborar y proporcionar oportunamente la
informacin requerida para implementar las acciones de seguimiento,
evaluacin y auditorias de Proyectos
Las acciones de seguimiento, evaluacin y auditoras representan procesos
que tienen relacin directa con el cumplimiento de los compromisos,
acciones y resultados pactados en el Convenio y con los Convenios de
Participacin de los Beneficiarios. Asimismo, deben estar alineados al PEP y

76

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

POAs correspondientes, y al cumplimiento de las pautas planteadas en el


presente MOP y las normas aplicables del Sistema Administrativo de Control.
En trminos generales, los procesos y acciones de seguimiento, evaluacin
y auditora estarn orientadas a desarrollar los siguientes aspectos:

Supervisar el logro de los productos y resultados;


Valorar el aporte diferencial de las acciones de los componentes del
Proyecto;
Extraer las lecciones que permitan ampliar las intervenciones del
Proyecto;
Verificar el cumplimento de las acciones planteadas en el Proyecto;
Servir como soporte para la toma de decisiones que se requerirn a lo
largo del Proyecto.

La supervisin y monitoreo del Proyecto se desarrollar con mayor detalle


en el captulo VIII del presente manual.

77

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

CAPTULO VIII: DEL MONITOREO Y EVALUACIN DEL PROYECTO


En el presente captulo se presentan los alcances del seguimiento y
evaluacin as como se exponen los instrumentos para verificar el
cumplimiento de los compromisos del Proyecto, como son: el sistema de
monitoreo y evaluacin; los informes semestrales de progreso y las
revisiones anuales a ser presentadas al Comit de Gestin por la UCP.
8.1. Alcances del Seguimiento del Proyecto
El Proyecto requiere de un monitoreo y evaluacin que permita un marco de
supervisin, control y evaluacin de los avances y resultados en la ejecucin
de los componentes del Proyecto para informacin sobre la marcha del
mismo y la toma de decisiones del Comit de Gestin en lograr, evaluar y,
de ser necesario, corregir el curso de accin.
Debido a la complejidad en la ejecucin del Proyecto, se hace necesaria una
plataforma de informacin oportuna que permita el registro eficiente del
avance de las actividades, procesos e indicadores de producto y resultados
del Proyecto de manera de poder gerenciar su ejecucin y adoptar las
medidas correctivas en forma oportuna.
El marco del monitoreo y evaluacin del Proyecto deber considerar lo
siguiente: (i) una matriz de indicadores de procesos, productos, resultados e
impactos; y (ii) una plataforma informtica que la alimentacin de una base
de datos y facilite el registro de y procesamiento de los reportes de ingresos
y salidas de informacin para el gerenciamiento del Proyecto.
Finalmente, ser necesario elaborar la Lnea de Base Socio-Econmica de los
componentes del Proyecto para efectos de evaluar el impacto en las zonas
de intervencin, y en su momento evaluar el desempeo del proyecto.
Estas actividades estarn a cargo del rea de monitoreo y evaluacin de la
UCP.
8.2. Indicadores y Metas del Proyecto
El cuadro 7.1 presenta los principales indicadores de resultado y producto
del Proyecto a partir de los objetivos generales y especficos del Marco
Lgico del Proyecto. Este marco de indicadores ser la base del monitoreo y
evaluacin del Proyecto.

78

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Cuadro 7.
Matriz de Resultados del Proyecto

Objetivo General del Proyecto


Impacto

Mejorar la calidad y oportunidad de la informacin para el desarrollo de polticas agrcolas y la toma de


decisiones de produccin y comercializacin de los pequeo y medianos agricultores Peruanos.
Unidad de
Medida

Impacto: Mejorar la calidad de las polticas


del sector agrcola
Indicador: Tasa de crecimiento del producto
sectorial (PIB agrcola)
Impacto: Incrementar los ingresos agrcolas
de los productores beneficiarios con
programas de acceso a informacin a travs
de TICs
Indicador: Diferencia en el ingresos agrcola de
productores beneficiarios y no beneficiarios de los
pilotos de acceso informacin a travs de TICs

Lnea de
Base

Meta

Observaciones
a. Medio de Verificacin: MINAG
b.Fuente LB: Estadsticas sectoriales del MINAG
c. Fuente Meta:

a. Medio de Verificacin: Evaluacin de impacto del Proyecto (Plan de


monitoreo y evaluacin)
b.Fuente LB: El diseo de evaluacin de impacto (experimental)
permite asumir que la diferencia entre grupo de beneficiarios y
control es igual a 0 (No hay diferencias iniciales entre grupo de
beneficiarios y control)
13 c. Fuente Meta: Paper "The Role of Price Information in Agricultural
Markets: Experimental Evidence from Rural Peru"; Author: Eduardo
Nakasone (2013).

Componente I: Mejoramiento del sistema de estadsticas Agropecuaria


Resultado Componente 1

Unidad de
Medida

Lnea de
Base

Meta

Observaciones

Resultado:Mejorar la calidad de la informacin


estadstica provista para la toma de
decisiones de poltica agropecuaria
Indicador : Porcentaje del rea agrcola nacional
con informacin de produccin y rea sembrada
obtenida con base en encuestas probabilsticas

Indicador: # Productos agricolas que cuentan con


informacin de costos recolectada con encuestas
probabilsticas

100 Medio de verificacin: Encuestas recolectadas e informes de la


unidad ejecutora sobre el avance de la ENA y las encuestas de costos.
6

79

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Productos Componente I

Lnea
de base

Ao
1*

Ao
2

Ao
3

Ao
4

Ao
5

Ao
6**

Meta

Observaciones

Producto 1: Fortalecimiento de la OEE


Indicador 1.1: Marco Maestro para la ENA y
otras encuestas establecido
Indicador 1.2: Actualizacin de los sectores
estadsticos
Indicador 1.2: Plan para el montaje e
implementacin de un sistema de encuestas
agrcolas peridicas para complementar la ENA y
la EMDA
Producto 2: Sistema de Estadsticas
Probabilsticas Peridicas disenado e
implementado

0
0

Son 6029 sectores estadsticos

Indicador 2.1: Diseo de la ENA concluido y


probado en campo

Indicador 2.2: ENA implementada en campo


(# rondas)

Indicador 2.3: Diseo de encuestas peridicas


de costos concluido y probadas en campo

Indicador 2.4: Encuestas sistemticas de


costos implementadas en 9 regiones para 6
cultivos
Indicador 2.5: Anlisis de encuestas ENA y
costos elaborados y publicados
Producto 3: Sistema EMDA mejorado
Indicador : Directorio de informantes calificados
elaborado (#)
Indicador : Informantes calificados
seleccionados y capacitados (# cursos)
Indicador : Diseo metodolgico de la EMDA
elaborado y probado en campo incluyendo
controles de calidad de la informacin (#)
Indicador: EMDA implementada en campo
Producto 4: Armonizacin de las
estadsticas probablisticas y la
informacin determinstica EMDA realizada
Indicador : Diseno Metodolgico para la
Actualizacin intercensal realizado

El marco maestro es

El diseno incluye las siguientes actividades: (i) diseno de


la muestra a ser encuestada para la ENA; (ii) diseno del
cuestionario; (iii) pilotaje de encuestas

2
El diseno incluye las siguientes actividades: (i) diseno de
la muestra a ser encuestada; (ii) diseno del cuestionario;
(iii) pilotaje de encuestas

0
0

0
0

36
1

80

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Indicador : Actualizacin de las estadsticas


realizada
Indicador: Sistema de monitoreo de la EMDA
diseado e implementado

0
0

Componente II: Provisin de Informacin a Productores a travs de la PSP y el uso de TICs


Resultado Componente 2
Resultado 2.1: Agricultores con
mayor acceso a informacin agrcola
a travs del uso de TICs
Indicador: Nmero de productores
adicionales que adoptan TICs para
acceder a informacin de precios de
mercado
Indicador: Nmero de mujeres jefes de
hogar que adoptan TICs para acceder a
informacin de precios de mercado
Indicador: Nmero de productores
INDIGENAS que adoptan TICs para
acceder a informacin de precios de
mercado
Resultado 2.2: Agricultores
beneficiarios con mayor vinculacin a
los mercados
Indicador: Diferencia en productores
beneficiarios comparados con grupo
control que realizan transacciones
comerciales

Unidad
de
Medida

Lnea
de Base

Meta

Observaciones

0
Informacin agrcola incluye precios de productos, insumos, oportunidades de mercados
y otros.
a.Medio de Verificacin: Informes de la unidad ejecutora

a. Medio de Verificacin: Evaluacin de impacto del Proyecto (Plan de monitoreo y


evaluacin)
b.Fuente LB: El diseo de evaluacin de impacto (experimental) permite asumir que la
diferencia entre grupo de beneficiarios y control es igual a 0 (No hay diferencias
iniciales entre grupo de beneficiarios y control)
12
c. Fuente Meta: Paper "The Role of Price Information in Agricultural Markets:
Experimental Evidence from Rural Peru"; Author: Eduardo Nakasone (2013).

81

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Productos Componente 2

Lnea de
base

Ao
1*

Ao
2

Ao
3

Ao 4

Ao 5

Ao
6**

Meta

Medios de Verificacin: Informes de la


unidad ejecutora con base en los reportes
gerenciales de las empresas proveedoras del
servicio

Producto 1: Pilotos de provisin de


informacin agrcola diseados e
implementados en campo
Indicador 1.1: Estructuracin de los concursos
para la implementacin de los cuatro pilotos de
provisin de informacin de precios y
oportunidades de mercado con uso de TICs
Indicador 1.2: Pilotos de provisin de
informacin de precios y oportunidades de
mercado con uso de TICs implementados
Indicador 1.3: Estudio de oportunidades de
ampliacin de pilotos geogrficamente y/o para la
introduccin de temas adicionales
Indicador 1.4: Ampliacin de cobertura
geogrfica de los pilotos de provisin de
informacin de precios y oportunidades de
mercado y/o introduccin de temas adicionales
implementados
Indicador 1.5: Nmero total de productores y
productoras beneficiarios por los pilotos
Indicador 1.6: Nmero de productoras
beneficiarias por los pilotos
Indicador 1.7: Nmero de productores
INDIGENAS
Producto 2: Desarrollo dentro del MINAGRI
de capacidades para promover el uso de
TICs en la provisin de informacin agrcola
Indicador 2.1: Definir como funcin del
viceministerio de poltica la promocin de PSP
para la provisin de informacin agrcola a
travs de TICs y puesta en prctica de una
estrategia para el cumplimiento de esta funcin.
Indicador 2.2: Creacin de un grupo de trabajo
calificado dentro del viceministerio de poltica
agraria que tenga como funcin la promocin de
la PSP para la provisin de informacin agrcola a
travs de TICs

Observaciones

Los pilotos incluyen: (i) Cusco; (ii) Junin; (iii)


Piura; y (iv) San Martin

Otros temas adicionales incluyen: Sanidad,


alertas climticas, etc.

0
0
0
Medios de Verificacin: Informes de la
unidad ejecutora

82

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

83

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

8.3. Seguimiento del Proyecto


El seguimiento de la implementacin del Proyecto estar a cargo de la UCP y
comprende dos niveles. El primer nivel corresponde al seguimiento del
convenio de cooperacin institucional con el INEI, en especial al acuerdo
especfico. El segundo nivel se refiere al seguimiento de los contratos con las
firmas encargadas de TI y su promocin, difusin e implementacin.
Para cada uno de los niveles se supervisar el progreso y resultados de los
indicadores de previstos en el Marco Lgico del Proyecto y se implementar un
sistema de medicin del desempeo con un enfoque de ejecutabilidad del
Proyecto.
El seguimiento del Proyecto permitir:
Realizar la evaluacin oportuna y eficaz del logro de los productos y
resultados, y en su momento analizar los impactos del Proyecto.
Determinar la efectividad en la conduccin y gestin administrativa, tcnica
y financiera por parte de la UCP.
Monitorear el desempeo de las encuestas y en especial la labor del INE en
el cumplimiento de los Convenios Especficos anuales.
Ajustar y mejorar la implementacin del Proyecto, basado en las lecciones
aprendidas durante las primeras experiencias y procesos ejecutados.
El monitoreo posibilitar ampliar e incorporar mecanismos gerenciales que
faciliten la identificacin de desvos y factores restrictivos que impidan
ejecutar con eficacia el Proyecto.
La UCP realizar un monitoreo con una periodicidad semestral y al menos una
evaluacin anual integral del Proyecto.
8.4. Informes de Progreso Semestrales
La UCP preparar informes de progreso semestrales sobre el progreso del
Proyecto y de sus componentes durante la implementacin del mismo.
Los informes de progreso semestrales debern especificar lo siguiente:
El anlisis de desempeo de los indicadores incluidos en el Marco Lgico o
matriz de indicadores del Proyecto, por cada uno de los componentes. Este
anlisis ser realizado por la UCP.
El anlisis del cumplimiento del POA anual del Proyecto, el cual debe
contener, entre otras, la informacin sobre: (i) cronograma anual de
actividades, (ii) planes de adquisiciones; (iii) calendarios de desembolsos,
(iv) evaluacin de los convenios especficos anuales con el INE.

84

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Adems del anlisis de la informacin cuantitativa (sobre la implementacin del


Proyecto), la UCP deber incluir los problemas ocurridos en cada una de las
reas del Proyecto y las recomendaciones o acciones tomadas para superarlos.
La UCP deber incluir en el informe de progreso semestral una seccin en el
caso de que el progreso sea no satisfactorio, y preparar un plan de accin
correctivo en un plazo de dos meses despus de recibir la notificacin del
Comit de Gestin para mejorar el desempeo del Proyecto.
8.4.2.Revisin de Medio Trmino
A mitad del perodo de ejecucin del Proyecto, se realizar una revisin que
comprender una evaluacin integral de los progresos alcanzados y de las
perspectivas de culminarlo con xito. La evaluacin tocar todos los aspectos
de la revisin anual y, adems, examinar los avances hechos por la UCP y por
las instituciones participantes relacionados con: (i) la gestin de los planes
operativos anuales y de los planes de adquisiciones, y la necesidad de ajustar
el marco institucional y de gestin del Proyecto; (ii) funcionamiento de los
convenios especficos con el INE participante; (iii) la ejecucin de los
componentes del Proyecto; y, en caso necesario, (iv) la revisin considerar las
propuestas para reestructurar o reorientar el Proyecto.
8.4.3.Supervisin Operativa del Proyecto
La supervisin estar a cargo del rea de monitoreo y evaluacin y deber
elaborar los siguientes instrumentos de trabajo:

Mdulo de Equipamiento Informtico. Para facilitar el proceso de trabajo, se


las dotar de un mdulo de equipamiento informtico bsico, para uso
exclusivo de las actividades del Proyecto.

Diseo y desarrollo de la pgina Web exclusiva para el Proyecto. Mediante


esta pgina Web se podr acceder a informacin sobre el desarrollo y
ejecucin del Proyecto, compartir las mejores prcticas y las lecciones
aprendidas, y finalmente, podr implementarse algunos mdulos de
capacitacin a distancia sobre aspectos claves en el desarrollo del
componente TIC, cuando sea necesario

Mdulo de Seguimiento, Informacin y Administracin del Programa (SIAP).


Se podr disear un programa informtico y un plan de capacitacin y
entrenamiento para desarrollar los siguientes procesos: (i) rendiciones de
desempeo y evaluacin continua; (ii) control del avance de inversiones

85

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

realizadas por componente; y (iii) seguimiento del Plan de Fortalecimiento o


asistencia tcnica programado en el Proyecto, de ser necesario.

86

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

ANEXOS

87

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Anexo 1: Costos para el rea Administrativa

88

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Anexo 2: Modelo de Resolucin Ministerial


RESOLUCIN MINISTERIAL
N
Lima,

de

-2014-MINAGRI

de 2014.

CONSIDERANDO:
Que, el Ministerio de Agricultura y Riego - MINAGRI es el organismo del
Poder Ejecutivo, que tiene bajo su responsabilidad el diseo, establecimiento,
ejecucin y supervisin de las polticas nacionales y sectoriales en materia
agraria, constituyndose en el ente rector en dicha materia;
Que, dentro de las funciones especficas del MINAGRI y en el marco de
sus Competencias Exclusivas, se encuentra la de Conducir el Sistema
Integrado de Estadstica Agraria, funcin que realiza a travs de la Oficina de
Estudios Econmicos y Estadsticos OEEE, dependiente de la Oficina de
Administracin, cuya funcin es prestar apoyo en materia estadstica y de
estudios econmicos al Ministerio;
Que, mediante la Segunda Disposicin Complementaria Final Decreto
Legislativo N 997 de fecha 13 de marzo del 2008, se cre el Programa de
Desarrollo Productivo Agrario Rural AGRO RURAL como una unidad ejecutora
adscrita al Viceministerio de Agricultura del MINAGRI, con la finalidad de
promover el desarrollo agrario rural, a travs del financiamiento de proyectos
de inversin pblica en zonas rurales en el mbito agrario en territorios de
menor grado de desarrollo econmico, asignndole la responsabilidad de
articular las acciones relacionadas con la promocin del desarrollo agrario rural
en el marco de los lineamientos de poltica establecidos por el Sector
Agricultura;
Que, AGRO RURAL es un Programa con autonoma tcnica y
administrativa, constituyndose en una Unidad Ejecutora del MINAGRI, siendo
el rgano de mayor jerarqua ejecutiva y administrativa la Direccin Ejecutiva,
que tiene a su cargo el funcionamiento general del Programa; entre las
funciones generales de AGRO RURAL est mejorar el acceso de los productores
rurales a mercados de bienes y servicios, nacionales e internacionales, a partir
de asistencia tcnica, capacitacin y gestin de informacin, funcin esta
ltima que a su vez est directamente relacionada con las funciones a cargo de
la Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos - OEEE del MINAGRI;
Que, el Manual de Operaciones de AGRO RURAL vigente, aprobado por
Resolucin Ministerial N 1120-2008-AG del 23 de diciembre de 2008, establece
como objetivo principal de AGRO RURAL articular y ejecutar proyectos de
inversin pblica que se orienten a mejorar las condiciones de vida y de trabajo
de las familias ubicadas en el mbito rural, focalizando sus actividades en la
reduccin de la pobreza, en coordinacin con los Gobiernos Subnacionales, a

89

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

partir de la generacin de negocios agrarios y de proyectos de desarrollo rural


que faciliten a los agricultores integrarse a los mercados, como principal medio
de incremento de sus ingresos, consecuentemente, de su nivel de vida;
Que, el Banco Interamericano de Desarrollo BID viene apoyando el
desarrollo de diversos programas y proyectos en el Sector Agricultura, entre los
cuales se encuentra el proyecto Mejoramiento del Sistema de Informacin
Estadstica Agraria y del Servicio de Informacin Agraria para el Desarrollo
Rural en Per -Proyecto PE-L1122, a ser financiado con un aporte del BID por
US $ 15 millones y una contrapartida local por el mismo monto, cuyo objetivo
es incrementar la productividad y el ingreso de los productores agropecuarios,
principalmente pequeos productores rurales, a travs de mecanismos que
apoyen la generacin de informacin relevante y el uso de TICs para mejorar el
diseo de polticas, la toma de decisiones y el acceso a los mercados;
Que, el organismo ejecutor del Proyecto ser el MINAGRI. Sin embargo,
dado que la ejecucin del Proyecto requiere la implantacin de una unidad
ejecutora con relaciones de coordinacin apropiadas al interior del Sector
Agricultura y, encontrndose creada AGRO RURAL como una unidad ejecutora
del MINAGRI, resulta conveniente delegar a sta ltima la ejecucin directa del
Proyecto, en estrecha coordinacin con la Oficina de Estudios Econmicos y
Estadsticos - OEEE;
Que, con miras a la correcta y eficiente ejecucin del Proyecto, se hace
necesario que se conformen en el interior de la unidad ejecutora de AGRO
RURAL, las siguientes reas: (i) un Comit de Gestin, y (ii) una Unidad
Coordinadora del Proyecto.
Con la opinin favorable de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto
mediante Informe N
;
De conformidad con lo dispuesto en la Ley N 29158, Ley del Poder
Ejecutivo, la Ley N 30048 que aprueba la Ley de Organizacin y Funciones del
Ministerio de Agricultura y Riego y el Reglamento de Organizacin y Funciones
del Ministerio de Agricultura y Riego aprobado por Decreto Supremo N 0312008-AG;

SE RESUELVE:

Artculo 1.-

Creacin del Comit de Gestin

90

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Crear el Comit de Gestin del Proyecto de Mejoramiento del Sistema


de Informacin Estadstica Agraria y del Servicio de Informacin Agraria para el
Desarrollo Rural en Per -Proyecto PE-L1122, en el mbito del Programa de
Desarrollo Productivo Agrario Rural AGRO RURAL, como una instancia de
orientacin de lineamientos de poltica general, supervisin de la ejecucin y
apoyo al gerenciamiento del Proyecto. El Comit de Gestin estar a cargo de
un Coordinador General del Proyecto bajo la dependencia del Director Ejecutivo
de AGRO RURAL, y estar integrado por:

El
El
El
El

Viceministro de Polticas Agrarias del MINAGRI, quien presidir el comit.


Director Ejecutivo de AGRO RURAL.
Director de la Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos OEEE.
Director de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

El Secretario Tcnico del Comit de Gestin ser el Coordinador General del


Proyecto.

Artculo 2.- Funciones del Comit de Gestin

El Comit de Gestin del Proyecto de Mejoramiento del Sistema de


Informacin Estadstica Agraria, tendr entre sus funciones:

Aprobar las polticas, planes operativos y estrategias del Proyecto.


Seleccionar al Coordinador General del Proyecto.
Emitir opinin sobre las adquisiciones y contrataciones que sobrepasen
determinados montos, segn se establezca en el Manual Operativo del
Proyecto.
Promover la coordinacin interinstitucional.
Participar en las misiones de supervisin del ente cooperante.
Apoyar a la Direccin Ejecutiva de AGRO RURAL en la direccin tcnica o
financiera del Proyecto.

Artculo 3.- Creacin de Unidad Coordinadora del Proyecto

91

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Crear la Unidad Coordinadora del Proyecto de Mejoramiento del Sistema


de Informacin Estadstica Agraria y del Servicio de Informacin Agraria para el
Desarrollo Rural en Per -Proyecto PE-L1122, en el mbito del Programa de
Desarrollo Productivo Agrario Rural AGRO RURAL. La Unidad Coordinadora del
Proyecto tendr la responsabilidad de ejecutar el Proyecto as como las tareas
de evaluacin y monitoreo; tendr una dependencia directa de AGRO RURAL y
una relacin funcional con el MINAGRI a travs la OEEE.
La Unidad Coordinadora del Proyecto estar bajo la responsabilidad del
Coordinador General, quien tendr suficiente autonoma para tomar decisiones
en relacin al Proyecto y asumir la responsabilidad por la emisin de toda la
documentacin, programacin de acciones y coordinaciones con el BID,
MINAGRI e INEI. La Unidad Coordinadora del Proyecto contar con: i) un rea
tcnica-operativa, responsable de los procesos de seleccin y contratacin de
firmas y consultores, de acuerdo a las normas de adquisiciones del Banco
Interamericano de Desarrollo BID, as como por el seguimiento y supervisin
de los contratos; ii) un rea de monitoreo y evaluacin; y iii) un rea de
administracin que se apoyar en la Oficina de Administracin de AGRO RURAL
para las tareas financieras, contables y de adquisiciones.
Artculo 4.- Aprobacin del Manual Operativo del Proyecto

El Director Ejecutivo del Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural


AGRO RURAL en un plazo mximo de 60 das hbiles, deber aprobar el
Manual Operativo e instrumentos de gestin del Proyecto de Mejoramiento del
Sistema de Informacin Estadstica Agraria y del Servicio de Informacin
Agraria para el Desarrollo Rural en Per -Proyecto PE-L1122, mediante
resolucin directoral, incluyendo entre otros, las funciones especficas del
Comit de Gestin, la composicin y responsabilidades especficas de las reas
que conforman la Unidad Coordinadora del Proyecto, el perfil y funciones del
Coordinador del Proyecto y dems profesionales.

Las adecuaciones al Manual de Operaciones de AGRO RURAL que sean


necesarias, debern ser aprobadas mediante Resolucin Ministerial, de acuerdo
a lo establecido en el Manual de Operaciones aprobado por Resolucin
Ministerial N 1120-2008-AG.

92

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Artculo 5.- Publicacin

Publicar la presente Resolucin Ministerial en el Diario Oficial El Peruano,


en el Portal Electrnico del Estado Peruano: www.peru.gob.pe y en el Portal
Electrnico del Ministerio de Agricultura y Riego. www.minag.gob.pe.

Regstrese, comunquese y publquese.

93

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Anexo 3: Convenio Marco


CONVENIO MARCO DE COOPERACIN INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL
EL MINISTERIO DE AGRICULTURA y RIEGO (MINAGRI), EL PROGRAMA DE
DESARROLLO PRODUCTIVO AGRARIO RURAL (AGRO RURAL) Y EL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA E INFORMTICA (INEI)
Conste por el presente documento el Convenio Marco de Cooperacin
Interinstitucional que celebran, de una parte, El MINISTERIO DE
AGRICULTURA y RIEGO, al que en adelante se denominar el MINAGRI, con
RUC N 20131372931 y domicilio legal en Av. Alameda del Corregidor N 155,
La Molina, Provincia y Departamento de Lima, debidamente representado por
el Ministro de Agricultura, seor Juan Manuel Benites Ramos, identificado
con DNI N 07248338, designado mediante Resolucin Suprema N 079-2014PCM; el PROGRAMA DE DESARROLLO PRODUCTIVO AGRARIO RURAL, al
que en adelante se denominar AGRO RURAL, con RUC N 20477936882 y
domicilio en la Av. Salaverry N 1388, Distrito de Jess Mara, Departamento de
Lima, Per, debidamente representado por su Director Ejecutivo, seor Csar
Francisco Sotomayor Caldern, identificado con DNI N 23965761,
designado por Resolucin Ministerial N 034-2014-MINAGRI; y, de la otra parte
el INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA E INFORMTICA, al que en
adelante se denominar el INEI, con RUC N 20131369981 y domicilio legal en
Av. General Garzn N 654-658, distrito de Jess Mara, Departamento de Lima,
Per, debidamente representada por su Jefe, seor Alejandro Vlchez de los
Ros, identificado con DNI N 06806877, designado por Resolucin Suprema N
164-2011-PCM, en los trminos y condiciones siguientes:
CLUSULA PRIMERA.- ANTECEDENTES
1.1.

El MINAGRI es un organismo del Poder Ejecutivo, que tiene bajo su


responsabilidad el diseo, establecimiento, ejecucin y supervisin de
las polticas nacionales y sectoriales en materia agraria; ejerce la
rectora en relacin con ella y vigila su obligatorio cumplimiento por los
tres niveles de gobierno.
En el marco de sus Competencias Exclusivas, se encuentra la de
Conducir el Sistema Integrado de Estadstica Agraria.

1.2.

La Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos OEEE, rgano de


apoyo del MINAGRI, cuya funcin es prestar apoyo en materia estadstica
y de estudios econmicos al Ministerio, tiene las siguientes funciones
especficas:

a.

Producir, analizar y validar la informacin estadstica sobre las principales


variables agroeconmicas del Sector.

b.

Dirigir, consolidar y coordinar, a nivel nacional, la recopilacin y acopio de la


informacin estadstica agraria que produzcan las entidades
conformantes del Sistema Integrado de Estadstica Agraria SIEA.

94

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

c.

Elaborar estudios e investigaciones que determinen el impacto de las variables


y polticas macroeconmicas y sectoriales, as como de las
tendencias econmicas, tecnolgicas, sociales y ambientales en el
desempeo del Sector Agrario.

d.

Cumplir las
funciones que le delegue el Ministro y las dems que le
corresponda por mandato legal expreso.

e.
1.3.

El Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural AGRO RURAL es


unidad ejecutora
adscrita
al
Viceministerio
de Agricultura del
Ministerio de Agricultura, con la finalidad de promover el desarrollo
agrario rural, a travs del financiamiento de proyectos de inversin
pblica en zonas rurales en el mbito agrario en territorios de menor
grado de desarrollo econmico, asignndole la responsabilidad de
articular las acciones relacionadas con la promocin del desarrollo
agrario rural en el marco de los lineamientos de poltica establecidos por
el Sector Agricultura.

1.4.

El MINAGRI, a travs de AGRO RURAL, en su calidad de organismo


ejecutor del Proyecto Mejoramiento del Sistema de Informacin
Estadstica Agraria, Proyecto PE-L1122, financiado mediante
cooperacin internacional del Banco Interamericano de Desarrollo, viene
implementando acciones a fin de lograr los objetivos del citado Proyecto,
entre los cuales, resalta el incremento de la productividad y el ingreso
de los productores agropecuarios, a travs de mecanismos que apoyen
la generacin de informacin relevante y el uso de TICs para mejorar el
diseo de polticas, la toma de decisiones y el acceso a los mercados.

1.5.

El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI es un organismo


tcnico especializado, con personera jurdica de derecho pblico
interno, con autonoma tcnica y de gestin, dependiente del Presidente
del Consejo de Ministros, organismo central y rector del Sistema
Estadstico Nacional, responsable de normar, planear, dirigir, coordinar y
supervisar las actividades estadsticas oficiales del pas.
Entre sus funciones se encuentra la coordinacin y/o ejecucin de la
produccin de las estadsticas bsicas a travs de los censos, encuestas
por muestreo y registros administrativos del sector pblico, as como
mantener actualizada la cartografa censal. Asimismo, tiene la funcin
de celebrar convenios sobre asistencia tcnica, capacitacin
especializada y prestacin de servicios de carcter estadstico e
informtico.

CLUSULA SEGUNDA.- BASE LEGAL


Constitucin Poltica del Per.

Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

Decreto Legislativo N 997, modificado por Ley N 30048, que aprueba la


Ley de Organizacin y Funciones del Ministerio de Agricultura y Riego.

95

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Ley N 30048 que modifica el Decreto Legislativo N 997, que aprueba la


Ley de Organizacin y Funciones del Ministerio de Agricultura.

Decreto Ley N 21372, mediante el cual se crea el Sistema Estadstico


Nacional.

Decreto Legislativo N 604, Ley de Organizacin y Funciones del Instituto


Nacional de Estadstica e Informtica.

Decreto Supremo N 014-2008-AG, que aprob la fusin en el Programa


AGRO
RURAL,
de
los
programas
y
proyectos,
MARENASS,
PRONAMACHCS, PROABONOS y PROSAAMER.

Resolucin Ministerial N 1120-2008-AG, que aprueba el Manual de


Operaciones de AGRO RURAL.

Resolucin Directoral N 119-2013-AG-AGRO RURAL-DE, que aprueba la


Directiva N 001-2013-AGRO RURAL-DE Normas y Procedimientos para
la Formulacin, Trmite y Suscripcin de Convenios que celebra el
Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural AGRO RURAL.

CLUSULA TERCERA.- OBJETO DEL CONVENIO MARCO


El presente Convenio Marco tiene por objeto sentar las bases de
la cooperacin para la ejecucin de las actividades de los Componentes del
Proyecto Mejoramiento del Sistema de Informacin Estadstica Agraria,
Proyecto PE-L1122, financiado con recursos de endeudamiento externo del
Banco Interamericano de Desarrollo BID, cuyos componentes son:
a) Componente I: Mejoramiento del Sistema de Informacin Estadstica Agraria
(a nivel nacional).
b) Componente II: Provisin de Informacin a Productores a travs de TICs para
mejorar decisiones de produccin y comercializacin.
CLUSULA CUARTA.- COMPROMISOS DE LAS PARTES
Para la oportuna y adecuada ejecucin de los Componentes del Proyecto,
referidos en la clusula precedente, las entidades que intervienen en el
presente se comprometen a unir esfuerzos y poner a disposicin sus
capacidades y especializacin para el desarrollo de las siguientes actividades:
-

Desarrollo de la Encuesta Nacional Agropecuaria - ENA.

Desarrollar el Mtodo de Armonizacin de la informacin generada por la


ENA.

Disear el mecanismo de difusin de los resultados de la ENA y ejecutarlo.

Disear, planificar y ejecutar el taller internacional que presente los


resultados del mejoramiento de las estadsticas del Proyecto.

CLUSULA QUINTA.- FINANCIAMIENTO

96

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

La celebracin del presente Convenio Marco no generar ningn tipo de


compromiso financiero a las partes. Oportunamente, las partes involucradas
realizarn las gestiones necesarias para el financiamiento de los programas,
proyectos y actividades, a travs de Convenios Especficos.

CLUSULA SEXTA.- COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL


LAS PARTES convienen que los aspectos relacionados con la coordinacin del
presente Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional estarn a cargo de:

Por MINAGRI (OEEE): ______________________________, quien coordinar


las acciones necesarias para la ejecucin y evaluacin de las actividades
descritas en el presente Convenio.

Por AGRO RURAL: ______________________________, quien coordinar las


acciones necesarias para la ejecucin y evaluacin de las actividades
descritas en el presente Convenio.

Por INEI:___________________________________ , quien coordinar con los


responsables especficos de la institucin para implementar las acciones
necesarias para la ejecucin y evaluacin de las actividades descritas en
el presente Convenio.

CLUSULA STIMA.- DE LA VIGENCIA


El presente Convenio Marco tendr una vigencia de ________ aos, computados
a partir de la fecha de su suscripcin, el mismo que podr ser renovado
mediante la suscripcin de la Adenda correspondiente, para lo cual se
cumplirn las mismas formalidades a que se sujeta el presente documento.
CLUSULA OCTAVA.- DE LAS MODIFICACIONES
Cualquier modificacin de los trminos y compromisos establecidos en el
presente Convenio Marco, deber ser realizado mediante Adenda, la que
deber constar por escrito y ser suscrita bajo la misma modalidad y con las
formalidades que se suscribe el presente Convenio Marco.
La modificacin estar supeditada al inters de las partes y a los logros
obtenidos, la cual deber ser solicitada y sustentada por el rgano interesado
anticipadamente al trmino de su vigencia.
CLUSULA NOVENA.- LOS CONVENIOS ESPECFICOS

97

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Para el diseo, financiamiento y ejecucin de cualquier actividad, proyecto o


plan de trabajo en virtud del presente Convenio, las PARTES suscribirn
anualmente, un convenio especfico para cada uno de ellos, regulando las
caractersticas y condiciones particulares en cada caso (trminos de referencia,
costos, sistema de pagos, informes y productos esperados); asimismo, se
podrn celebrar convenios con todas aquellas personas jurdicas que deseen
colaborar con los objetivos del mismo.
Dichos convenios especficos sern considerados parte integrante del presente
Convenio, a partir de su suscripcin.
En caso los plazos de vigencia de los Convenios Especficos excedan la vigencia
del Convenio Marco, continuarn su ejecucin hasta la culminacin de su
objeto, salvo que se presenten situaciones de caso fortuito o fuerza mayor que
limiten o imposibiliten su ejecucin.
CLUSULA DCIMA.- RESOLUCIN Y/O SUSPENSIN
10.1. Son causales de resolucin del presente Convenio Marco, las siguientes:
a. El vencimiento de su plazo de vigencia, sin que hubiese acuerdo de
renovacin.
b. El incumplimiento injustificado de cualquiera de las obligaciones
contenidas en el presente Convenio Marco; para ello bastar que la parte
perjudicada, notifique el incumplimiento a la otra parte, dentro de los
quince (15) das hbiles siguientes de producido el hecho.
c. El acuerdo entre las partes, el mismo que deber ser expresado por escrito
y ser suscrito bajo la misma formalidad del presente Convenio.
10.2. En todos los casos, la resolucin surtir sus efectos a los treinta (30)
das calendarios siguientes a la notificacin de incumplimiento o de
acuerdo de resolucin. Las partes debern adoptar las medidas
necesarias para evitar o minimizar perjuicios tanto a ellas como a
terceros.
La suspensin y/o resolucin del Convenio, no afectar la culminacin de los
compromisos pendientes a la fecha de su resolucin.
CLUSULA DCIMA PRIMERA.- NOTIFICACIONES
Cualquier comunicacin que deba ser cursada entre las partes, se entender
vlidamente realizada a los domicilios legales consignados en la parte
introductoria del presente Convenio.
Los cambios de domicilios debern ser puestos en conocimiento de la otra
parte, con dos (02) das hbiles de anticipacin. Las comunicaciones se
realizarn mediante documentos formales cursados entre las personas
designadas como Coordinadores a que se refiere la Clusula Stima.
CLUSULA

DCIMA

SEGUNDA.-

LEY APLICABLE, SOLUCIN


CONTROVERSIAS, ARBITRAJE

98

DE

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

12.1. La validez del presente Convenio Marco, as como los derechos y


obligaciones de las partes bajo l, sern regulados de acuerdo a las
leyes de la Repblica del Per.
12.2. En caso surja reclamo y/o controversia derivadas del presente Convenio
Marco, las partes harn sus mejores esfuerzos para resolver estos
supuestos amigablemente en primera instancia, durante los treinta (30)
das calendarios posteriores a la recepcin por una de las partes de una
notificacin notarial de la otra parte comunicando el reclamo,
controversia o discrepancia.
12.3. En el plazo establecido en el prrafo anterior, las partes no encuentren
solucin a la o las controversias, desavenencias, diferencias o reclamos
que surjan entre las partes relativos a la interpretacin, ejecucin,
terminacin, eficacia, nulidad, anulabilidad o validez derivada o
relacionada al presente convenio ser resuelta de manera definitiva
mediante arbitraje ad hoc, a cargo de un rbitro nico, conforme a las
disposiciones establecidas en el Decreto Legislativo N 1071, Decreto
Legislativo que norma el Arbitraje.
12.4. El arbitraje se realizar en la ciudad de Lima, Per y en castellano. Las
partes renunciarn a la interposicin de recursos de apelacin al laudo
arbitral que se emita, el mismo que ser definitivo o inapelable.
12.5. Las disposiciones de la presente Clusula mantienen sus efectos luego
de la resolucin o conclusin o cualquier otra forma en que se d fin al
presente Convenio.
12.6. Los costos arbitrales relacionados con el arbitraje sern asumidos por la
otra parte a la que el Tribunal Arbitral no dio la razn. Si el Tribunal da la
razn parcialmente a ambas partes, este determinar la proporcin en
que dio la razn a cada parte y la aplicar a la distribucin de costos y
gastos.
CLUSULA DCIMA TERCERA.- TRANSPARENCIA Y BUENA GESTIN
Las partes expresan, dentro de un espritu de lucha contra la corrupcin, que
ninguna oferta, pago, remuneracin o ventaja de cualquier ndole, considerada
como un acto ilcito o una prctica de corrupcin, ha sido o ser acordad con
persona alguna, directa o indirectamente, con vista o en contrapartida a la
atribucin o ejecucin del presente convenio. Todo acto de esta naturaleza
constituir motivo suficiente para justificar la resolucin del presente convenio
marco y para tomar las medidas correctivas impuestas por la Ley.
CLUSULA DCIMA CUARTA.- LIBRE ADHESIN Y SEPARACIN

99

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Las partes suscriben el presente, de manera libre y de acuerdo a sus


competencias; en virtud de ello cualquiera de las partes podr separarse de l
sin expresin de causa, en cuyo caso el acto tiene efecto resolutorio, bastando
para ello cursar la correspondiente comunicacin con treinta (30) das de
anticipacin.
CLUSULA DCIMA QUINTA.- BUENA F ENTRE LAS PARTES
Las partes declaran conocer el contenido y alcance de todas y cada una de las
Clusulas estipuladas en el presente Convenio y se comprometen a
respetarlas, de acuerdo a las reglas de la buena fe y comn intencin de las
partes, sealando que no ha mediado dolo, vicio o error que pudiera
invalidarlo.
En seal de conformidad con el contenido y alcance del presente Convenio
Marco, los representantes de las instituciones intervinientes proceden a su
suscripcin en tres (03) ejemplares originales de igual valor, en la ciudad de
Lima, a los ______das del mes de _________del ao 2014.

MINAGRI

INEI
AGRO RURAL

100

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Anexo 4: Convenio Especfico


CONVENIO N ____-2014-MINAGRI-AGRO RURAL-DE
CONVENIO ESPECFICO DE COOPERACIN INTERINSTITUCIONAL ENTRE
EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y RIEGO, EL PROGRAMA DE
DESARROLLO PRODUCTIVO AGRARIO RURAL Y EL INSTITUTO NACIONAL
DE ESTADSTICA E INFORMTICA
Conste por el presente documento el Convenio Especfico de Cooperacin
Interinstitucional que celebran, de una parte, El MINISTERIO DE
AGRICULTURA y RIEGO, al que en adelante se denominar el MINAGRI, con
RUC N 20131372931 y domicilio legal en Av. Alameda del Corregidor N 155,
La Molina, Provincia y Departamento de Lima, debidamente representado por
el Ministro de Agricultura, seor Juan Manuel Benites Ramos, identificado
con DNI N 07248338, designado mediante Resolucin Suprema N 079-2014PCM; el PROGRAMA DE DESARROLLO PRODUCTIVO AGRARIO RURAL, al
que en adelante se denominar AGRO RURAL, con RUC N 20477936882 y
domicilio en la Av. Salaverry N 1388, Distrito de Jess Mara, Departamento de
Lima, Per, debidamente representado por su Director Ejecutivo, seor Csar
Francisco Sotomayor Caldern, identificado con DNI N 23965761,
designado por Resolucin Ministerial N 034-2014-MINAGRI; y, de la otra parte
el INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA E INFORMTICA, al que en
adelante se denominar el INEI, con RUC N 20131369981 y domicilio legal en
Av. General Garzn N 654-658, distrito de Jess Mara, Departamento de Lima,
Per, debidamente representada por su Jefe, seor Alejandro Vlchez de los
Ros, identificado con DNI N 06806877, designado por Resolucin Suprema N
164-2011-PCM, en los trminos y condiciones siguientes:
CLUSULA PRIMERA.- LAS PARTES
1.1.

El MINAGRI es un organismo del Poder Ejecutivo, que tiene bajo su


responsabilidad el diseo, establecimiento, ejecucin y supervisin de
las polticas nacionales y sectoriales en materia agraria; ejerce la
rectora en relacin con ella y vigila su obligatorio cumplimiento por los
tres niveles de gobierno.
En el marco de sus Competencias Exclusivas, se encuentra la de
Conducir el Sistema Integrado de Estadstica Agraria.

1.2.

a.

La Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos OEEE, rgano de


apoyo del MINAGRI, cuya funcin es prestar apoyo en materia estadstica
y de estudios econmicos al Ministerio, tiene las siguientes funciones
especficas:

Producir, analizar y validar la informacin estadstica sobre las principales


variables agroeconmicas del Sector.

101

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

b.

Dirigir, consolidar y coordinar, a nivel nacional, la recopilacin y acopio de la


informacin estadstica agraria que produzcan las entidades
conformantes del Sistema Integrado de Estadstica Agraria SIEA.

c.

Elaborar estudios e investigaciones que determinen el impacto de las variables


y polticas macroeconmicas y sectoriales, as como de las
tendencias econmicas, tecnolgicas, sociales y ambientales en el
desempeo del Sector Agrario.

d.

Cumplir las
funciones que le delegue el Ministro y las dems que le
corresponda por mandato legal expreso.

e.
1.3.

AGRO RURAL es una Unidad Ejecutora del Ministerio de Agricultura y


Riego - MINAGRI, responsable de articular las acciones relacionadas con
la promocin del desarrollo agrario rural en el especfico de los
lineamientos de poltica establecidos por el Sector Agricultura. Son
funciones del Director Ejecutivo del Programa, entre otras, asumir la
representacin legal de la institucin ante personas naturales y/o
jurdicas nacionales o extranjeras, tanto de naturaleza pblica como
privada; y suscribir los convenios que se desprendan de su propia
gestin institucional, en el especfico de los requerimientos sectoriales.

1.4.

La Oficina de Estudios Econmicos y Estadsticos OEEE, rgano de


apoyo del MINAGRI, tiene la funcin de prestar apoyo en materia
estadstica y de estudios econmicos al Ministerio, a travs de las
siguientes funciones especficas:

a.

Producir, analizar y validar la informacin estadstica sobre las principales


variables agroeconmicas del Sector.

b.

Dirigir, consolidar y coordinar, a nivel nacional, la recopilacin y acopio de la


informacin estadstica agraria que produzcan las entidades
conformantes del Sistema Integrado de Estadstica Agraria SIEA.

c.

Elaborar estudios e investigaciones que determinen el impacto de las variables


y polticas macroeconmicas y sectoriales, as como de las
tendencias econmicas, tecnolgicas, sociales y ambientales en el
desempeo del Sector Agrario.

d.

Cumplir las
funciones que le delegue el Ministro y las dems que le
corresponda por mandato legal expreso.

e.
1.5.

El INEI, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Legislativo N


604 Ley de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de
Estadstica e Informtica, es el organismo central y rector del Sistema
Nacional de Estadstica, responsable de normar, planear, dirigir,
coordinar y supervisar actividades estadsticas oficiales del pas.

CLUSULA SEGUNDA.- ANTECEDENTES

102

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

EL MINAGRI, INEI y AGRO RURAL suscribieron con fecha de . de


2014, un convenio marco de colaboracin interinstitucional con el objeto de
sentar las bases de la cooperacin para la ejecucin de las actividades materia
del Proyecto de Mejoramiento del Sistema de Informacin Estadstica Agraria
- Proyecto PE-L1122, financiado con recursos de endeudamiento externo del
Banco Interamericano de Desarrollo BID.
En ese contexto, y a fin de dar inicio a la implementacin de las actividades
concernientes al Proyecto, MINAGRI, AGRO RURAL y el INEI, consideran
conveniente suscribir el presente Convenio Especfico en el cual se fijan los
trminos, condiciones y responsabilidades de las entidades que participan.

CLUSULA TERCERA.- BASE LEGAL

Constitucin Poltica del Per.

Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

Ley N 30114, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal


2014.

Decreto Ley N 21372, mediante el cual se crea el Sistema Estadstico


Nacional.

Decreto Legislativo N 604, Ley de Organizacin y Funciones del Instituto


Nacional de Estadstica e Informtica.

Decreto Legislativo N 997, modificado por Ley N 30048, que aprueba la


Ley de Organizacin y Funciones del Ministerio de Agricultura y Riego.

Decreto Supremo N 014-2008-AG, que aprob la fusin en el Programa


AGRO
RURAL,
de
los
programas
y
proyectos,
MARENASS,
PRONAMACHCS, PROABONOS y PROSAAMER.

Resolucin Ministerial N 1120-2008-AG, que aprueba el Manual de


Operaciones de AGRO RURAL.

Resolucin Directoral N 119-2013-AG-AGRO RURAL-DE, que aprueba la


Directiva N 001-2013-AGRO RURAL-DE, Normas y Procedimientos para
la Formulacin, Trmite y Suscripcin de Convenios que celebra el
Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural AGRO RURAL.

Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional suscrito entre el


MINAGRI, AGRO RURAL y el INEI con fecha __________.

CLUSULA CUARTA.- OBJETO DEL CONVENIO ESPECFICO

103

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

El presente Convenio Especfico tiene por objeto establecer las


responsabilidades y actividades especficas a cargo de cada una de las partes
intervinientes en el Convenio Marco, para la correcta ejecucin de la Encuesta
Nacional Agropecuaria ENA 2015, que forma parte de los componentes del
Proyecto de Mejoramiento del Sistema de Informacin Estadstica Agraria Proyecto PE-L1122.
CLUSULA QUINTA.- COMPROMISOS DE LAS PARTES
5.1.

MINAGRI, a travs de la OEEE, se compromete a:


a. Realizar el acompaamiento durante el desarrollo de la metodologa
de la ENA y, como ente rector del Sector Agricultura, proponer los
indicadores que sern evaluados.
b. Colaborar con AGRO RURAL, en la elaboracin de los trminos de
referencia y supervisar el desarrollo de las actividades,
conjuntamente con dicho Programa.
c. Coadyuvar a la actualizacin y desarrollo del Marco Muestral,
definiendo conjuntamente con el INEI y AGRO RURAL el tamao de
la muestra.
d. Designar un profesional con nivel de decisin para las coordinaciones
y actividades relacionadas con la ejecucin de la ENA 2015.

5.2.

AGRO RURAL, a travs del Proyecto PE-L1122, se compromete a:


a. Financiar la ejecucin de la ENA 2015, con recursos
endeudamiento otorgado por el BID para el Proyecto PE-L1122.

del

b. Disear, en coordinacin con el MINAGRI y el INEI, el desarrollo


metodolgico y ejecucin de la ENA 2015.
c. Coadyuvar a la actualizacin y desarrollo del Marco Muestral,
definiendo conjuntamente con el MINAGRI y el INEI el tamao de la
muestra.
d. Elaborar los trminos de referencia y supervisar las labores de los
consultores en marcos muestrales, muestristas, cartografa y otras
especialidades que sean necesarias para el diseo del marco
muestral necesario para la ENA 2015, en coordinacin con el
MINAGRI y el INEI.
5.3.

INEI se compromete a:

104

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

5.4.

Poner a disposicin de AGRO RURAL, la experiencia general de sus


funcionarios y toda la infraestructura para desarrollar la parte operativa
de la aplicacin de la ENA.

Disear y ejecutar pruebas en campo de la ENA 2015.

Rendir cuenta de los gastos de la ENA 2015 de acuerdo a los


procedimientos e indicaciones establecidas por el BID y/o las normas
peruanas, segn corresponda.

Incluir en su presupuesto a la ejecucin de la ENA a partir del 2018,


como seal de continuidad de lo ejecutado desde el 2014.

Aplicar los instrumentos de la ENA 2015 a nivel nacional, en


coordinacin con AGRO RURAL, conforme al Plan de Trabajo adjunto
al presente Convenio.

LAS PARTES, sujetarn su actuacin a las obligaciones y atribuciones que


emanen de los siguientes documentos que, en anexo, forman parte del
presente Convenio:
Apndice 1: Trminos de Referencia para la ejecucin de la ENA y de las
EMDA 2015.
Apndice 2: Trminos de Referencia para contratacin de los consultores
que tendrn a su cargo las ENA y EMDA.
Apndice 3: Estructura de costos.
Apndice 4: Plan de trabajo
Apndice 5: Informes a entregar, porcentajes de pago y procedimiento
para la conformidad del servicio.
Apndice 6: Cronograma de pagos.
Asimismo, se sujetarn a los documentos que emitan conforme a lo
estipulado en los Trminos de Referencia y los lineamientos o directivas
que, sobre la materia especfica, dicte el MINAGRI para agilizar la
operatividad del presente Convenio.

5.5.

En caso de presentarse inconsistencias o incongruencias entre los


documentos antes referidos, prevalecern las disposiciones especficas
sobre las generales, en la medida que no sean contrarias al objeto y
finalidad del Convenio.

CLUSULA SEXTA.- FINANCIAMIENTO


6.1.

AGRO RURAL abonar al INEI, por la ejecucin de las actividades


materia del presente Convenio Especfico, el monto total de S/.
(
y 00/100 Nuevos Soles), incluido impuestos, suma que
cubre los costos administrativos y de ejecucin de los servicios a cargo
del INEI, segn detalle de la Estructura de Costos que en Anexo 3,
forma parte integrante del presente Convenio, con cargo a los recursos

105

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

del financiamiento otorgado por el BID para el Proyecto Mejoramiento


del Sistema de Informacin Estadstica Agraria.
6.2.

La asignacin de dichos recursos se realizar en funcin del


cumplimiento de metas segn Plan de Trabajo (Anexo 4) y de acuerdo
al Cronograma de Pagos (Anexo 6).

6.3.

El primer ao se efectuar un adelanto correspondiente al XX% del


presupuesto previsto, ascendente a S/.
., cuya finalidad es
facilitar y apoyar el inicio de la ejecucin de las actividades a
implementar por el INEI, y los siguientes desembolsos se realizarn
contra resultados, segn cumplimiento del Plan de Trabajo y de
acuerdo al Cronograma de Pagos. A partir del segundo ao y siguientes
Convenios Especficos, se aplicar estrictamente el mecanismo de
asignacin financiera segn los resultados cumplidos y acreditados, sin
excepcin.

6.4.

Cualquier modificacin, reajuste o actualizacin del monto a pagar por


parte de AGRO RURAL, debe estar objetiva y debidamente
sustentado, en lo contenido en la aludida Estructura de Costos y slo
ser efectuado previa suscripcin de la correspondiente adenda.

6.5.

Los costos de la ENA 2015 son los que se detallan en la Estructura de


Costos (Anexo 3). Los montos para financiar las ENA 2016 y 2017, se
definirn en el mes de diciembre de cada ao, y dependern de las
estimaciones que se hagan sobre la base de:
a. Los montos resultantes para cada partida de gasto, de acuerdo a las
rendiciones de cuenta de la ENA anterior.
b. Indicadores de productividad y rendimiento.
c. Indicadores de variacin de precios de los factores de produccin
necesarios para la ENA.

6.6.

La asignacin de dichos recursos se realizar en funcin del Anexo XX,


segn cumplimiento de actividades establecidas en el Plan de Trabajo
(Anexo XX).

CLUSULA STIMA.- COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL


LAS PARTES convienen que los aspectos relacionados con la coordinacin del
presente Convenio Especfico de Cooperacin Interinstitucional estarn a cargo
de:

Por MINAGRI (OEEE): _________________________________, quien actuar en


calidad de facilitador de la informacin y de las aprobaciones que se

106

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

requieran de parte del Sector, para la adecuada realizacin de las


actividades materia del presente Convenio.

Por AGRO RURAL: ______________________________, quien coordinar las


acciones necesarias para la ejecucin y evaluacin de las actividades
descritas en el presente Convenio.

Por INEI: ___________________________________ , quien coordinar con los


responsables especficos de la institucin para implementar las acciones
necesarias para la ejecucin y evaluacin de las actividades descritas en
el presente Convenio.

CLUSULA OCTAVA.- PLAZO DE VIGENCIA


El plazo de vigencia del presente Convenio Especfico se extiende hasta el
cumplimiento de todas las actividades establecidas en los Trminos de
Referencia para este ao, pudiendo ser extendido de comn acuerdo entre las
partes, previa evaluacin, en tanto se cumplan todas las actividades pactadas
en los Trminos de Referencia establecidos como productos y resultados a
entregar por el INEI para la primera operacin de las tres previstas.
CLUSULA NOVENA.- MODIFICACIONES
Cualquier modificacin de los trminos y compromisos establecidos en el
presente Convenio Especfico, deber ser realizado mediante Adenda, la que
deber constar por escrito y ser suscrita bajo la misma modalidad y con las
formalidades que se suscribe el presente Convenio Especfico.
La modificacin estar supeditada al inters de las partes y a los logros
obtenidos, la cual deber ser solicitada y sustentada por el rgano interesado
anticipadamente al trmino de su vigencia.
CLUSULA DCIMA.- RESOLUCIN Y/O SUSPENSIN
10.1. Son causales de resolucin de Convenio Especfico, las siguientes:
a. El vencimiento de su plazo de vigencia, sin que hubiese acuerdo de
renovacin.
b. El incumplimiento injustificado de cualquiera de las obligaciones contenidas
en el presente Convenio Especfico; para ello bastar que la parte
perjudicada, notifique el incumplimiento a la otra parte, dentro de los
quince (15) das hbiles siguientes de producido el hecho.
c. El acuerdo entre las partes, el mismo que deber ser expresado por escrito
y ser suscrito bajo la misma formalidad del presente Convenio.

10.2. En todos los casos, la resolucin surtir sus efectos a los treinta (30) das
calendarios siguientes a la notificacin de incumplimiento o de acuerdo de

107

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

resolucin. Las partes debern adoptar las medidas necesarias para evitar
o minimizar perjuicios tanto a ellas como a terceros.
10.3. La suspensin y/o resolucin del Convenio, no afectar la culminacin de
los compromisos pendientes a la fecha de su resolucin.
CLUSULA DCIMA PRIMERA.- NOTIFICACIONES
Cualquier comunicacin que deba ser cursada entre las partes, se entender
vlidamente realizada a los domicilios legales consignados en la parte
introductoria del presente Convenio. Los cambios de domicilios debern ser
puestos en conocimiento de la otra parte, con dos (02) das hbiles de
anticipacin.
Las comunicaciones se realizarn mediante documentos formales cursados
entre las personas designadas como Coordinadores a que se refiere la Clusula
Stima.
CLUSULA

DCIMA

SEGUNDA.-

LEY APLICABLE, SOLUCIN


CONTROVERSIAS, ARBITRAJE

DE

12.1. La validez del presente Convenio Especfico, as como los derechos y


obligaciones de las partes bajo l, sern regulados de acuerdo a las
leyes de la Repblica del Per.
12.2. En caso surja reclamo y/o controversia derivadas del presente Convenio
Especfico, las partes harn sus mejores esfuerzos para resolver estos
supuestos amigablemente en primera instancia, durante los treinta (30)
das calendarios posteriores a la recepcin por una de las partes de una
notificacin notarial de la otra parte comunicando el reclamo,
controversia o discrepancia.
12.3. En el plazo establecido en el prrafo anterior, las partes no encuentren
solucin a la o las controversias, desavenencias, diferencias o reclamos
que surjan entre las partes relativos a la interpretacin, ejecucin,
terminacin, eficacia, nulidad, anulabilidad o validez derivada o
relacionada al presente convenio ser resuelta de manera definitiva
mediante arbitraje ad hoc, a cargo de un rbitro nico, conforme a las
disposiciones establecidas en el Decreto Legislativo N 1071, Decreto
Legislativo que norma el Arbitraje.
12.4. El arbitraje se realizar en la ciudad de Lima, Per y en castellano. Las
partes renunciarn a la interposicin de recursos de apelacin al laudo
arbitral que se emita, el mismo que ser definitivo o inapelable.
12.5. Las disposiciones de la presente Clusula mantienen sus efectos luego
de la resolucin o conclusin o cualquier otra forma en que se d fin al
presente Convenio.

108

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

12.6. Los costos arbitrales relacionados con el arbitraje sern asumidos por la
otra parte a la que el Tribunal Arbitral no dio la razn. Si el Tribunal da la
razn parcialmente a ambas partes, este determinar la proporcin en
que dio la razn a cada parte y la aplicar a la distribucin de costos y
gastos.
CLUSULA DCIMA TERCERA.- TRANSPARENCIA Y BUENA GESTIN
Las partes expresan, dentro de un espritu de lucha contra la corrupcin, que
ninguna oferta, pago, remuneracin o ventaja de cualquier ndole, considerada
como un acto ilcito o una prctica de corrupcin, ha sido o ser acordad con
persona alguna, directa o indirectamente, con vista o en contrapartida a la
atribucin o ejecucin del presente convenio. Todo acto de esta naturaleza
constituir motivo suficiente para justificar la resolucin del presente convenio
especfico y para tomar las medidas correctivas impuestas por la Ley.
CLUSULA DCIMA CUARTA.- LIBRE ADHESIN Y SEPARACIN
Las partes suscriben el presente, de manera libre y de acuerdo a sus
competencias; en virtud de ello cualquiera de las partes podr separarse de l
sin expresin de causa, en cuyo caso el acto tiene efecto resolutorio, bastando
para ello cursar la correspondiente comunicacin con treinta (30) das de
anticipacin.
CLUSULA DCIMA QUINTA.- BUENA F ENTRE LAS PARTES
Las partes declaran conocer el contenido y alcance de todas y cada una de las
Clusulas estipuladas en el presente Convenio y se comprometen a
respetarlas, de acuerdo a las reglas de buena fe y comn intencin de las
partes, sealando que no ha mediado dolo, vicio o error que pudiera
invalidarlo.
En seal de conformidad con el contenido y alcance del presente Convenio
Especfico, los representantes de las instituciones intervinientes proceden a su
suscripcin en dos (02) ejemplares originales de igual valor, en la ciudad de
Lima, a los ______das del mes de _________del ao 2014.

MINAGRI

INEI

AGRO RURAL

109

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

APNDICE 1
TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIN DE LA ENA Y DE LAS
EMDA 2015

INSERTAR

110

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

APNDICE 2
TRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACIN DE LOS
CONSULTORES QUE TENDRN A SU CARGO LAS ENA Y EMDA

INSERTAR

111

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

APNDICE 3
ESTRUCTURA DE COSTOS

INSERTAR

112

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

APNDICE 4
PLAN DE TRABAJO
INSERTAR

113

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

APNDICE 5
INFORMES, PRODUCTOS Y RESULTADOS A ENTREGAR, PORCENTAJES DE
PAGO Y PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD DEL SERVICIO

INSERTAR

114

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

APNDICE 6
CRONOGRAMA DE PAGOS

INSERTAR

115

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Anexo 5. Funciones y Perfiles Mnimos Requeridos para el Personal de


la UCP

I. Coordinacin General
1. Coordinador General
Perfil
El Coordinador General del Programa dirige y supervisa el funcionamiento de
las labores administrativas, tcnicas, de monitoreo y evaluacin de cada uno
de los componentes del Proyecto.
Calificaciones
Ttulo Profesional en Economa, Administracin, Ingeniero Industrial,
Derecho o afn.
Ttulo de Magster en administracin o gerencia de proyectos o equivalente.
Mnimo 15 aos de experiencia profesional general.
No menos de 10 aos de experiencia en posiciones gerenciales en el Estado
o de direccin en Proyectos financiados por fuentes de cooperacin
internacional. Probada experiencia y slidas cualidades para la
implementacin o puesta en funcionamiento de proyectos de gran escala,
en especial respecto de la direccin y coordinacin de diferentes
componentes, profesionales y recursos humanos, necesarios para la
ejecucin de las operaciones a nivel nacional e internacional.
Probada experiencia en el planeamiento, ejecucin, supervisin, evaluacin
y elaboracin de reportes, de proyectos financiados con recursos de
organismos financieros multilaterales, en especial en sus aspectos,
financieros, contables, administrativos y de adquisiciones a nivel nacional e
internacional.
Amplio conocimiento de los procedimientos aplicables a proyectos
financiados con recursos del BID.
Conocimiento comprobado del sector de Agricultura.
Funciones
Actuar como Secretario Tcnico del Comit de Gestin.
Representar al Proyecto ante las Entidades Pblicas y sus rganos y
Dependencias Administrativas y funcionales, as como ante las entidades
privadas.
Representar al Proyecto ante el BID para solicitar las No Objeciones segn el
Contrato de Prstamo.
Coordinar, cumplir y hacer cumplir con los convenios suscritos con las
instituciones relacionadas a la ejecucin del Proyecto.
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecucin del Proyecto
conforme a lo establecido en el Contrato de Prstamo y las polticas y
directivas institucionales.

116

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Planificar, controlar, supervisar y evaluar el desarrollo de las actividades de


la Unidad Coordinadora, en concordancia con los planes, polticas, objetivos
y metas que apruebe el Comit de Gestin.
Supervisar el desarrollo y cumplimiento de las polticas, normas, manuales y
directivas aprobadas por el Comit de Gestin.
Formular y proponer al Comit de Gestin, los planes, los estados
financieros, los informes de gestin y seguimiento, la propuesta de
estrategia de asistencia tcnica, los presupuestos, y las modificaciones del
Proyecto.
Coordinar la celebracin de acuerdos y convenios con personas naturales
y/o jurdicas, y entidades pblicas y/o privadas.
Dirigir los procesos de seleccin y contratacin del personal segn los
procedimientos establecidos.
Apoyar el proceso de designacin del equipo tcnico contratado como parte
del equipo del rea Tcnica Operativa de la UCP.
Presentar para cada ao el PEP, POA y PAC del Proyecto y sustentarlo ante
la UCP para su aprobacin para despus ser enviado al BID para su No
Objecin.
Dirigir las acciones necesarias para la programacin, gestin, negociacin,
oficializacin, obtencin y ejecucin de las consultoras contratadas,
consultores individuales y firmas, hasta la finalizacin de los productos y
resultados que se emanen de los contratos.
Coordinar las convocatorias a las sesiones del Comit de Gestin, cuando
corresponda.
Coordinar con la Oficina de Administracin para todos los aspectos
fiduciarios referentes al Proyecto.

2. Asistente
Perfil
Es responsable de articular acciones de apoyo a las funciones del Coordinador
General y del Coordinador Administrativo, y del funcionamiento de las
actividades del Proyecto.
Calificaciones
Con estudios profesionales en Economa, Sociologa, Antropologa,
Abogaca, Administracin, Agronoma, Zootecnia.
Con cinco (05) aos de experiencia en proyectos pblicos y de organismos
financieros internacionales.
Conocimiento de procesos de administracin, abastecimiento, personal,
seguridad y servicios generales.
Conocimiento y relacin personal con instituciones pblicas y privadas a
nivel local.
Capacidad de coordinacin interinstitucional.
Capacidad de formular planes operativos.
Capacidad de elaborar informes y reportes tcnicos.
Conocimientos de mtodos de planificacin, seguimiento y monitoreo.
Conocimiento de aplicaciones informticas.

117

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Funciones
Organizar y mantener actualizado la recepcin y registro de todos los
documentos del Proyecto.
Clasificar los documentos y archivarlos en medios magnticos.
Organizar y mantener actualizado el trmite documentario y el archivo
general del Proyecto.
Coordinar las comunicaciones va telefnica, mensajeras (courier) y
conferencias que demande el Proyecto.
Organizar la distribucin de los documentos que deben ser remitidos dentro
y fuera del territorio nacional.
Apoyar en el desarrollo de los eventos que desarrolle el Proyecto.
Redactar comunicaciones de toda ndole para apoyar el desarrollo de las
actividades del Proyecto, que le encargue el Coordinador General y el
Coordinador Administrativo.
Mantener informado a los miembros del Proyecto sobre el trmite,
seguimiento y control documentario del Proyecto.
3. Especialista de Programacin, M&E
Perfil
Es responsable de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las labores
de seguimiento, monitoreo y evaluacin del Proyecto.
Calificaciones
Ttulo Profesional en Economa, Administracin, Ingeniera Industrial o afn.
Estudios de maestra concluidos en administracin, gestin pblica o afines.
De preferencia, cursos de especializacin o post grado relacionados a la
posicin en reas afines.
Experiencia no menor de 10 aos en monitoreo y evaluacin de proyectos
sociales y no menos de 05 aos desempendose en las reas de
monitoreo de proyectos de cooperacin internacional.
Conocimiento y experiencia en la administracin pblica y en
organizaciones de la sociedad civil.
Habilidad de trato interpersonal, liderazgo de equipos y comunicacin.
Conocimientos de informtica a nivel de usuario.
Funciones
Realizar el seguimiento y control de los indicadores de monitoreo y preparar
un reporte trimestral sobre el avance de dichos indicadores, el mismo que
ser aprobado por el Coordinador General del Proyecto y remitido al BID.
Participar en la preparacin del Plan Operativo Anual.
Dirigir la elaboracin de los Planes Operativos del Proyecto en coordinacin
con los coordinadores del Proyecto y el administrador.
Revisar y evaluar peridicamente el cumplimiento de los indicadores del
Marco Lgico del Proyecto.
Organizar y realizar el seguimiento de las actividades del Proyecto y
supervisar el cumplimiento de las metas fsicas en coordinacin con el

118

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

coordinador general y la ejecucin financiera con el coordinador


administrativo.
Supervisar que todos los productos se encuentren disponibles en los medios
magnticos y portal web de AGRO RURAL.
Participar en la medicin de indicadores de resultados e impacto y su
metodologa de medicin y llevar el archivo sobre las fuentes de
verificacin.
Elaborar los trminos de referencia para las evaluaciones del Proyecto a
cargo de terceros.
Supervisar la elaboracin de la lnea de base del Proyecto.
Mantener actualizado el Manual de Operaciones en los aspectos de
monitoreo y evaluacin.
Procesar y presentar la informacin general del avance de los planes
operativos, metas fsicas, indicadores de resultados e impacto del Proyecto
y proveer con reportes peridicos al Coordinador General del Proyecto.
Otras actividades que le asigne el Coordinador General del Proyecto.

4. Especialista Legal
Perfil
Es responsable de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las
actividades relacionadas con la elaboracin de los contratos que sean
necesarios. As mismo, deber velar por el cumplimiento de las condiciones
contractuales establecidas en el Contrato de Prstamo.
Calificaciones
Abogado colegiado.
Estudios de maestra concluidos en administracin, gestin pblica o afines.
De preferencia, cursos de especializacin o post grado relacionados a la
posicin en reas afines.
Mnimo 10 aos de experiencia profesional, no menor de 05 aos en
elaboracin de contratos y adquisiciones.
Conocimiento de las normas del BID, en especial de adquisiciones.
Amplio conocimiento de las normas administrativas y de los rganos de
control.
Manejo de informtica a nivel usuario.
Funciones
Velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales establecidas en
el Contrato de Prstamo, debiendo emitir reportes al Coordinador General
del Proyecto.
Mantener un registro de las condiciones contractuales del Contrato de
Prstamo y coordinar con el personal del Proyecto a fin de dar cumplimiento
en las fechas establecidas.
Elaborar los contratos por la adquisicin de bienes y contratacin de
servicios.
Elaborar los contratos del personal que sea contratado para la
administracin del Proyecto.

119

Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Visar las bases, pedidos de propuestas, y contratos a ser suscritos por el


Coordinador General del Proyecto.
Asesorar y mantener permanentemente informado al personal del proyecto
sobre las disposiciones legales que sean emitidas y repercutan sobre el
Proyecto.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones impartidas por la Contralora
General de la Repblica, coordinando con las reas que corresponda para su
oportuno cumplimiento.
Elaborar las Directivas u otros que sean necesarios para la correcta marcha
del Proyecto, a solicitud del Coordinador General y Coordinador
Administrativo del Proyecto.
Coordinar y realizar las acciones de seguimiento y verificacin de la
ejecucin de los contratos que suscribe el Proyecto.
Asesorar a los comits de evaluacin del Proyecto.
Informar al Coordinador Administrativo de la ejecucin de los contratos que
suscribe el Proyecto.
Asesorar en materia legal al Coordinador General del Proyecto y los equipos
fiduciario y tcnico del Proyecto.

II. Equipo Fiduciario


1. Coordinador Administrativo
Perfil
Organizar, planificar, dirigir y supervisar el rea administrativa financiera del
programa, segn las normas y procedimientos de carcter administrativo
financiero, establecidos en el convenio de prstamo y en concordancia con la
normatividad legal vigente
Calificaciones
Licenciado en Administracin de Empresas o Economista.
Experiencia de diez (10) aos en administracin financiera, tesorera,
contabilidad, vinculado a instituciones del sector pblico y/o del BID.
Conocimiento y relacin personal con instituciones pblicas y privadas a
nivel local, regional y nacional.
Dominio de Software de Proceso Presupuestario, Administrativo Financiero.
Manejo bsico de procesadores de textos y hojas de clculo.
Conocimiento de la problemtica rural del mbito de trabajo.
Capacidad de diseo e implementacin de polticas y normas
administrativas.
Capacidad de dirigir y trabajar en equipo.
Capacidad de formular planes operativos y presupuestos.
Capacidad de elaborar informes y reportes financieros administrativos.
Conocimiento de mtodos de planificacin, seguimiento y monitoreo.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Proactivo, orientado a la obtencin de resultados y dispuesto a trabajar en


equipo.
Inters por promover el desarrollo personal del equipo de trabajo.

Funciones
Dirigir al Equipo Fiduciario de acuerdo a las normas vigentes del sector
pblico y del BID.
Conducir la gestin administrativa, presupuestal, financiera y contable del
Proyecto, as como del sistema de personal.
Coordinar los mecanismos permanentes para brindar informacin
administrativa, financiera y contable a AGRO RURAL, MEF, BID, organismos
de auditora y otros organismos pertinentes que la soliciten.
Preparar, solicitar, registrar y sustentar ante AGRO RURAL, MEF y BID las
solicitudes de retiro de fondos y rendiciones de cuenta de los desembolsos
del prstamo, de acuerdo al cronograma de gastos.
Formular el Plan y Presupuesto Operativo Anual, coordinando
corporativamente su formalizacin y ejecucin.
Elaborar la formulacin oportuna de las proyecciones financieras, as como
controlar y evaluar su ejecucin.
Dirigir, coordinar y controlar la funcin de tesorera, as como el adecuado
destino y aplicacin de los fondos racionalizando su uso.
Analizar la rentabilidad y dems indicadores a fin de evaluar el
comportamiento econmico y financiero del Proyecto y proponer medidas
correctivas cuando el caso lo amerita.
Establecer, en coordinacin con el Coordinador General, los criterios de
priorizacin para la distribucin de los recursos financieros del Proyecto.
Coordinar las gestiones necesarias ante las instituciones y entidades
correspondientes para la asignacin de desembolsos con cargo a los
recursos financieros del Proyecto.
Formular, proponer y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones de bienes y
servicios (nacionales e importados).
Dirigir, controlar y evaluar los procesos de adquisiciones de insumos,
equipos, repuestos, materiales y servicios que permitan el normal
funcionamiento del Proyecto.
Supervisar las actividades logsticas del Proyecto, as como los
requerimientos mensuales de bienes y servicios, establecido en el plan
anual de adquisiciones.
Administrar los servicios generales y supervisar el proceso de
almacenamiento de insumos, equipos, repuestos y materiales.
Dirigir controlar, y evaluar los procesos de registro y control de personal as
como de la seleccin y contratacin de recursos humanos.
Formular, proponer, implementar los procedimientos para la administracin
de remuneraciones, beneficios sociales, asistencia social y condiciones de
trabajo.
Atender y resolver quejas, reclamos y/o denuncias individuales y/o
colectivas de carcter laboral.
Mantener permanentemente informado al Coordinador General, respecto a
los principales indicadores de la gestin administrativa del Proyecto.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Realizar las dems funciones afines y/o complementarios que le sean


asignadas por el Coordinador General.

2. Especialista Contable
Perfil
Es el responsable de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las
actividades relacionadas al manejo contable del Proyecto.
Calificaciones
Contador pblico colegiado.
Estudios de maestra concluidos en administracin, gestin pblica o afines.
De preferencia, cursos de especializacin o post grado relacionados a la
posicin (contabilidad, auditora, administracin o afines).
Mnimo 10 aos de experiencia profesional en contabilidad en el sector
pblico y no menos de 5 aos en contabilidad de proyectos de cooperacin
internacional.
Experiencia en el manejo del SIAF-SP del MEF, en sus mdulos
administrativos, presupuestal, contable, planillas y de proyectos de
inversin.
Conocimiento de las normas de nacionales y del BID.
Conocimiento de las normas financieras, elaboracin de reportes
financieros.
Funciones
Planear, organizar, desarrollar e implementar sistemas de control interno
contable, efectivo para garantizar la confiabilidad del proceso de
desembolsos y ejecucin del Proyecto.
Procesar la informacin contable en el SIAF-SP.
Preparar los reportes financieros del Proyecto semestral y anual de acuerdo
a los lineamientos del BID.
Preparar los reportes financieros para la consolidacin de las partidas
contables siguiendo las normas gubernamentales.
Realizar el ingreso de datos de la fase de devengados del SIAF-SP.
Registrar los ingresos por desembolsos realizados por al BID.
Preparar las Notas de Recepcin de desembolsos.
Efectuar las conciliaciones del flujo de desembolsos con el Ministerio de
Economa y Finanzas.
Coordinar y conciliar con el BID la ejecucin de desembolsos.
Supervisa y controla la ejecucin de los recursos financieros del Proyecto
SOEs.
Generar los asientos contables a partir de las operaciones que se efecten.
Efectuar el anlisis de las cuentas y mantener los saldos debidamente
comprobados.
Supervisar y controlar las acciones tributarias y pago de impuestos.
Coordinar y facilitar la labor de los auditores (tanto internos como externos).
Presentar y exponer los Estados Financieros del Proyecto.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Mantener el archivo contable ordenado y actualizado.


Procesar la informacin general del manejo contable del Proyecto y proveer
con reportes peridicos al Coordinador General del Proyecto.
Efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes.
Otras actividades que sean asignadas por el Coordinador Administrativo.

3. Especialista en Contrataciones y Adquisiciones


Perfil
Es responsable de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar la realizacin
de los procesos de contrataciones y adquisiciones con Normas del BID y otras
normas que sean aplicables.
Calificaciones
Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de acuerdo a
procedimientos y normas de adquisiciones del BID.
Preparar las bases administrativas y coordinar la preparacin de los
trminos de referencia y expedientes tcnicos de los estudios y bienes a ser
contratados y adquiridos por el Proyecto, con los responsables respectivos.
Publicar los avisos de convocatoria autorizados.
Sugerir con el apoyo de los especialistas de los componentes las listas
cortas de empresas a participar en procesos de consultora.
Coordinar y organizar las reuniones previas al proceso de consultas de
postores y consultores invitados y coordinar la apertura de las propuestas.
Asegurar que los informes preparados por los Comits de Evaluacin sean
presentados oportunamente.
Participar en la negociacin de contratos con los postores ganadores.
Coordinar y monitorear la adecuada ejecucin de los contratos que
impliquen adquisiciones de bienes e informar al Coordinador Administrativo
y al Especialista Legal.
Recibir las Cartas Fianzas solicitadas en las ofertas, de ser el caso, y
entregarlas al Tesorero para su custodia y control.
Coordinar con los beneficiarios la aceptacin formal de los bienes recibidos.
Elaborar los Reportes de Seguimiento Financiero de adquisiciones.
Mantener un archivo ordenado y actualizado de todos los procesos de
adquisiciones y contrataciones realizados por el Proyecto.
En coordinacin con el Especialista Legal, preparar los informes solicitados
por la Contralora General de la Republica en lo que respecta a
adquisiciones.
Emitir las rdenes de compra y suscribirlas en forma conjunta con el
Coordinador Administrador.
Realizar el ingreso de datos de la fase de compromisos del SIAF-SP.
Funciones
Ttulo Profesional en Economa, Administracin, Ingeniera Industrial o afn.
Estudios de maestra concluidos en administracin, gestin pblica o afines.
De preferencia, cursos de especializacin o post grado relacionados a la
posicin en reas afines.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Experiencia no menor de 10 aos en la aplicacin de las normas y


procedimientos de contratacin y adquisiciones de organismos financieros
multilaterales, de preferencia del BID.
Conocimiento del mdulo de ejecucin de proyectos-SIAF-SP.
Experiencia en la implementacin, utilizacin, supervisin y evaluacin de
sistemas y procedimientos de logstica.
Experiencia en la implementacin, utilizacin, supervisin y evaluacin de
sistemas y procedimientos de adquisicin de bienes y servicios, mediante
licitaciones, concursos e invitaciones directas, de preferencia que
correspondan a proyectos financiados con recursos de organismos
financieros multilaterales.
Experiencia en la elaboracin de expedientes tcnicos, trminos de
referencia, bases de licitacin, cuadros de evaluacin y otros
correspondientes a procedimientos de adquisiciones de bienes y servicios,
de preferencia que corresponden a proyectos financiados con recursos de
organismos financieros multilaterales, de preferencia del BID.
Experiencia comprobada de haber trabajado en proyectos financiados por el
BID.
Habilidad para trabajar como miembro de un equipo de gerencia ejecutiva,
con capacidad de tomar decisiones crticas para garantizar la adecuada
implementacin del Proyecto.

4. Especialista en Tesorera
Perfil
Es responsable de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las
actividades relacionadas al manejo de las cuentas corrientes y el pago de las
obligaciones del Proyecto.
Calificaciones
Contador Pblico Colegiado, Administrador o Economista con Ttulo
Profesional.
Estudios de maestra concluidos en administracin, gestin pblica o afines.
De preferencia, cursos de especializacin o post grado relacionados a la
posicin en reas afines.
Mnimo 8 aos de experiencia en tesorera en el sector pblico y no menos
de 3 aos de experiencia en tesorera en proyectos de cooperacin
internacional.
Experiencia en el manejo del SIAF-SP del MEF.
Conocimiento de las normas de desembolsos del BID.
Funciones
Revisar los requerimientos de pago con la documentacin sustentatoria.
Apertura las cuentas bancarias del Proyecto.
Efectuar las conciliaciones de las cuentas con el Banco de la Nacin por los
fondos de la contrapartida que se recibe de Tesoro Pblico.
Verificar la categora de desembolsos antes de efectuar un pago.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Controlar los saldos de las cuentas bancarias del Proyecto e informar al


Contador y Coordinador Administrativo.
Custodiar y llevar el control de las cartas fianzas.
Coordinar y preparar los Reportes Financieros solicitados por el BID.
Monitorear el oportuno pago de las obligaciones contradas por el Proyecto.
Realizar el ingreso de datos de la fase de giro del SIAF-SP.
Elaborar y mantener actualizado el libro bancos.
Solicitar el calendario de pagos mensual, proyectado en el ao y de ser
necesario solicitar su ampliacin.
Procesar la informacin general del manejo de las cuentas corrientes y el
pago de las obligaciones del Proyecto y proveer con reportes peridicos al
Coordinador General del Proyecto y Coordinador Administrativo.
Otras actividades que sean asignadas por el Coordinador Administrativo del
Proyecto.

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Manual de Operaciones del Proyecto de Informacin Agraria para el Desarrollo Rural

Anexo 6. Manual Financiero para Organismos Ejecutores

Ver versin electrnica del manual para Organismos Ejecutores con prstamos
nuevos. En archivo separado se encuentra el manual de la referencia.

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