5 maneiras de debater solues

para no conformidades
20
ago
2015
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O maior desafio em relao a no conformidades descobrir a causa raiz. Quando

a gente descobre a causa raiz conseguimos gerar aes mais diretas agindo com mais
eficincia no problema. Mas difcil encontrar boas solues para os problemas,
principalmente conduzir uma reunio para que seja produtiva. Como criar um ambiente
criativo para chegar nas solues?
Neste texto vou apresentar algumas formas de conduzir reunies que buscam causas raiz
e solues para no conformidades.

1 O jogo dos porqus

Quem tem filhos ou j conviveu com uma criana em fase de conhecimento sabe como
funciona esse jogo sem tcnica nenhuma. No geral uma tcnica bem simples que
Sakichi Toyoda chamou de 5 porqus. Ele diz que quando ocorre um problema, ao
perguntar o porqu 5 vezes voc conseguir chegar a raiz do problema. Nada impede
que voc pergunte mais vezes, mas para termos algum limite, vamos seguir o conceito do
Toyoda.
Como aplicar?
Rena a sua equipe e escreva seu problema em um quadro branco, uma cartolina na
parede, ou de qualquer forma que fique visvel para todos. Focados no problema, comece
a perguntar por qu?. Por que gastamos tanto tempo nisso? Por que temos que fazer
isso? Por que o processo no funciona? Por que o cliente ficou irritado? Por que no foi
entregue no prazo? Por que a mquina estragou? E assim por diante.

2 Categorizando as causas
Uma boa forma de categorizar as causas do seu problema utilizando o Diagrama de
Ishikawa. Eu fiz um refletindo sobre meu problema de falta de tempo, mas quando
discutimos problemas que envolvem mais pessoas, muito mais produtivo fazer uma
reunio com a equipe. Voc categoriza as causas da no conformidades relacionadas

a pessoas, mtodo, medida, mquina, ambiente e materiais. Uma por vez.

Assim descobrir os fatores que influenciam aquele problema.
Como aplicar?
Desenhe o Diagrama de Ishikawa em um lugar visvel a todos, pode ser no seu
computador ou a mo mesmo. Tpico a tpico discuta com a sua equipe o que pode
influenciar o problema. Vamos supor que meu problema seja reclamao de cliente. Em
relao a pessoas, o que pode estar afetando negativamente o cliente? Em relao ao
nosso mtodo de fazer as coisas, o que irrita o cliente? O que a gente est medindo ou
no est medindo que deixou que o cliente reclamasse antes de percebermos que ele
estava insatisfeito? E assim por diante.
Se voc no quer utilizar essas 6 categorias, voc pode simplifica-las em Pessoas,
Processos, Informaes e Tecnologia. Ou at criar categorias que para voc seja
mais interessante.
Se a sua equipe um pouco maior e estender essa discusso tpico a tpico ir deixar
tudo mais extenso, voc pode dividir sua equipe pelo nmero de categorias, por exemplo,
se voc escolheu trabalhar com 4 categorias (Pessoas, Processos, Informaes e
Tecnologia) voc organizar as pessoas em 4 equipes e vai dar a cada equipe uma cor
diferente de papel, ou post-it. As cores representaro as categorias. D 10 ou 15 minutos
para as equipes discutirem e passe por cada grupo ajudando-as sem deixar que uma
equipe influencie a outra.
Se as pessoas da sua empresa so competitivas, voc pode premiar equipes que
consigam ter mais ideias relevantes. Isso torna as pessoas mais envolvidas com a soluo
e vai ajudar a resolver o problema. Voc vai se surpreender com o resultado.

3 Brainstorming de todo mundo

Essa ferramenta muito boa se voc tem pessoas de diferentes personalidades
na sua empresa. Existem pessoas que so mais quietas, tmidas, no se sentem
vontade para falar em pblico e elas acabam sendo esquecidas nesses debates, abafadas
pelas pessoas mais desinibidas. Este mtodo ajuda a todas as pessoas a falarem, pois
voc vai envolver pessoas progressivamente. Comece com poucas e depois vai dando voz
para outros.
Como aplicar?
O primeiro passo deixar todo mundo ciente do problema. Envie um e-mail, a pauta da
reunio com antecedncia, ou faa uma pr-reunio para apresentar o problema. D um
prazo e marque uma reunio onde cada um deve ter pelo menos 1 ideia sobre qual a
causa daquele problema, ou at uma soluo. Geralmente pessoas tem medo de
falar em pblico, mas se sentem bem em se expressar em uma reunio com no
mximo 3 pessoas, se a sua equipe grande, chame apenas 3 pessoas, se possvel,
comece pedindo para a mais silenciosa explicar sua ideia. Chame mais 3 pessoas e pea
para elas explicarem a ideia delas para as outras 3 que j esto na reunio, e assim
simultaneamente.

Mesmo que as equipes apresentem ideias semelhantes, sempre h um ajuste ou uma

nova forma de ver aquilo. Desta forma voc d voz a todos da equipe e no perde boas
ideias.

4 Ideias Transversais
Buscar ideias de outros departamentos pode ser uma boa iniciativa. Boas ideias podem vir
de pessoas que no sabem exatamente o que, por que e como.
Se voc tem pessoas suficientes para fazer um brainstorming desses, uma experincia
muito interessante.
Como aplicar?
Convoque uma pessoa de quantos departamentos achar relevante e d a eles o poder de
darem ideias. Se o seu problema est em processos de gesto de pessoas, a equipe de
recursos humanos pode dar contexto explicando o problema, a situao e impactos.
Depois disso, deixe as pessoas falarem. Novas perspectivas podem gerar grandes ideias.

5 O que nos atrapalha?

um pouco semelhante a descoberta de causas pelo 5 porqus e Diagrama de Ishikawa,
mas a direo um pouco diferente. O objetivo descobrir tudo o que
atrapalha o resultado desejado.
Como aplicar?
Nesse caso, voc vai inverter seu problema em soluo. Vamos voltar para nosso exemplo
de reclamao do cliente. O objetivo o cliente satisfeito, certo? O que faz um cliente ficar
satisfeito? Entregar produto no prazo. O que nos atrapalha a entregar o produto no prazo?
E deixe a lista correr
Neste caso voc encontrar uma lista de ideias do que fazer para resolver tal problema
onde cada item da lista pode se transformar em um plano de ao.