Prazo de guarda de documentos fiscais

Diante da corriqueira dvida quanto necessidade da guarda

de documentos fiscais e trabalhistas, bem como acerca de quais
efetivamente precisam ser guardados e os perodos que precisam
permanecer em posse das empresas, seguem os esclarecimentos
pertinentes.
Basicamente,
os documentos
fiscais devem
ser
armazenados pelo perodo de cinco anos, uma vez que a
legislao tributria determina que o Fisco possui o aludido perodo
para solicitar a apresentao de tais documentos e, caso a empresa
no os possua, pode ser autuada em virtude da no apresentao.
Trata-se dos termos legais previstos no Cdigo Tributrio
Nacional pelos institutos da decadncia e da prescrio. Apesar
de serem institutos complexos, podemos resumir a questo, de
forma no-tcnica (juridicamente imprecisa), com o fim de otimizar
a gesto empresarial, em dois pontos:
1) A decadncia o direito que o Fisco tem de, por cinco anos,
solicitar a apresentao de documentos fiscais. Isto , desde o
perodo em que o tributo for devido, o Fisco ter cinco anos para
verificar se a empresa o declarou corretamente, se h alguma
irregularidade nos lanamentos etc.
Apenas para fins informativos, fazemos constar que a
decadncia, em verdade, ocorre antes do lanamento do tributo,
isto , antes de o crdito tributrio ser formalmente constitudo, o
que pode ocorrer em algumas hipteses: (a) entrega das
declaraes pertinentes pelo contribuinte (DCTF, GIA, GFIP etc.);
(b) apurao pelo Fisco dos valores devidos e emisso de cobrana
(por exemplo, IPTU, IPVA etc.); (c) entrega da declarao pelo
contribuinte e, com os dados desta, apontamento do tributo devido
(por exemplo, Imposto de Renda).
2) E a prescrio, por sua vez, o direito do Fisco de promover a
cobrana judicial dos crditos tributrios. Isto , desde a data do
lanamento do dbito, a autoridade fazendria possui cinco
anos para ajuizar a competente execuo fiscal.

Neste ponto, salientamos que h inmeras outras

particularidades que revestem tais institutos. Entretanto, a aluso a
tais caractersticas indiferente para a questo daguarda dos
documentos fiscais. Portanto, para facilitar a visualizao, segue
tabela, extrada do site fecomercio, contendo descrio dos
tributos, perodos de armazenamento e respectiva fundamentao
legal:
TRIBUTRIO

Salientamos, contudo, que tais orientaes so apenas de

ordem fiscal, no sendo aplicveis aos documentos
trabalhistas, para os quais vigoram os seguintes prazos,
conforme tabela abaixo:

TRABALHISTA/PREVIDENCIRIO

Rachel Nunes Mendona

Advogada Tributarista
Graduada pelo Centro Universitrio das Faculdades Metropolitanas
Unidas - UniFMU. Ps-graduada em Direito Tributrio pelo Instituto
Brasileiro de Estudos Tributrios - IBET.