Como Tener Control de Su Tiempo y de Su Vida

FACULTAD DE INGENIERA
DIVISIN DE ESTUDIOS DE POSGRADO

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
COMO TENER CONTROL DE SU

TIEMPO Y DE SU VIDA
Alan Lakein
FEBRERO 2003
Como tener control de su tiempo y

de su vida. Alan Lakein (1973).
10. Actividades que mejor no hacemos

11. Acoplndonos con otras personas
Propsito.
Describir
experiencias,
sugerencia y tcnicas sobre el mejor uso del
tiempo. El sistema propuesto es flexible y
considera la voluntad de la persona.
CONTENIDO
1.
Por qu deberamos cuidar el
tiempo?
2. El pago: control de su vida
12. Cmo tener tiempo tranquilo?

13. La pregunta de Alan Lakein
14. El mtodo del queso suizo
15. Cmo encontrar tareas instantneas
para enrolarse instantneamente?.
16. Cambie de estmulo para mantenerse
involucrado.
17. Algunas veces paga el bajar el ritmo
3. Soar, hundirse o decidir
18. No permita que el miedo entre en su

camino.
4. El control empieza con planeacin
19. El precio real de retrasarse
5. Qu quiere realmente de su vida?
20. Aprenda a estirar los beneficios
6. Empiece ahora mismo
21. Cmo regresar de un escape?
7. La programacin ayuda
22. Cmo ser mejor la prxima vez?
8. Cmo encontrar tiempo que no

sabamos que tenamos?
23. Haga su mejor esfuerzo y considrelo

un xito.
9. Haciendo la mayora de las prioridades

Anexo. Cmo ahorro mi tiempo?.
Recuerde que no hay tal cosa como "me

falta tiempo". Todos tenemos suficiente
tiempo para hacer lo que realmente
queremos. Si piensa que est muy ocupado,
recuerde que existen personas que estn
an ms ocupadas y hacen todava ms
cosas. El uso efectivo del tiempo es una
habilidad como manejar o nadar, y este
libro le proporciona las tcnicas para
mejorarla
1. Por qu deberamos cuidar el

tiempo?
El tiempo es vida. Es irreversible e
irremplazable. Desperdiciar el tiempo es
desperdiciar la vida. Manejar el tiempo es
manejar la vida.
El presente libro no es un organizador del
"tiempo y el movimiento" para tratar de
hacer todo lo que deseamos en el menor
tiempo posible. Este tipo de eficiencia le
quita lo inteligente y creativo a una
actividad, reducindola a una serie de
rutinas mecnicas. Lo que se pretende es
que pensemos mas (en calidad) acerca de
cmo queremos usar el tiempo, trabajando
menos duro y haciendo lo que siempre
quisimos hacer disfrutar la vida.
2. El Pago: Control de su vida

Control es el concepto clave en este libro.
Una manera de entenderlo es como sigue:
Si mantenemos la mano cerrada y
fuertemente firme por unos minutos,
notaremos que despus de esta tensin no
podemos casi moverla. Si mantenemos la
mano floja y sin fuerza por unos minutos
tampoco tendremos control de la misma.
Lo ideal es que est moviendo y podamos
sentir que los msculos responden.
El libro no es acerca de la eficiencia del

tiempo sino de la efectividad, entendiendo
por esto la seleccin de la mejor actividad
dentro de todas las posibles para proceder
a realizarla de la mejor manera.
El tipo de control que se recomienda en

este libro es anlogo a un msculo que
responde. El control que debemos tener del
tiempo (y la vida) no es ni demasiado tenso
(i.e., compulsivo, obsesivo, restringido) ni
demasiado flojo (i.e., aptico, indiferente).
Este tipo de control le ayudar a realizar
cosas y tambin le permitir ser flexible y
espontneo. Lo ideal es el balance.
Hacer la actividad adecuada, en trminos

de tiempo, es mejor que hacer una tarea
cualesquiera de manera eficiente. La
eficiencia tiene su lugar, pero la efectividad
es mucho mas importante.
El mtodo que se propone le ayudar de
manera sorprendente a tener control de su
vida. Le ayudar a eliminar la posposicin
de actividades y mantener el ritmo que
necesita para realizar su trabajo. El
sistema propuesto pretende que usted
controle su propia vida y obtenga lo que
quiere de ella. Se pretende que alcance sus
metas.
Con el propsito de tener una idea de lo

que se pretende en este libro describiremos
tres tipos de personas a las que no
deseamos llegar a ser:
a. La persona sobreorganizada. Es
la persona que siempre est haciendo listas
y gastando el tiempo en detalles de la
planeacin. Est ms interesada en sentirse
Sin embargo, puede que a los cuarenta

deba romper esos planes, si desea crecer.
organizada en su cabeza que en llegar a

realizar algo. Est tan organizada que
frecuentemente est ciega a los cambios,
nuevas oportunidades y necesidades de
otros.
En el uso del tiempo usted es el juez. El uso

del tiempo es una decisin personal y las
sugerencias de este libro slo servirn para
complementar esta decisin. Lo que si
conviene sealar es que usted puede lograr
hacer esas actividades importantes que
desea an cuando sean difciles,
desagradables o imposibles.
b. La persona sobreocupada. Es la
persona que est tan ocupada que no tiene
tiempo para evaluar lo que hace. Es una
persona difcil de tratar. Le falta
espontaneidad
y
flexibilidad.
Es
terriblemente
eficiente
pero
frecuentemente est subindose al rbol
equivocado. No tiene tiempo de relajarse.
Aunque sea una contradiccin decirlo, si

usted lee el libro completo con reflexin
observar que ganar control de su tiempo
y de su vida con mayor libertad.
c. La persona sobrepreocupada. Es
la persona que siempre est nerviosa
consigo misma y vuelve nerviosos a los
dems acerca de la posibilidad de perder
un minuto. Es la persona que ahorra once
segundos en el desayuno con un mtodo
especial para comer su cereal.
3. Soar, hundirse o decidir

Suponga que cruza un eje vial y un trailer
viaja a 100 km/hr hacia donde usted esta.
Si le presentan las opciones a) correr o b)
peinarse e investigar el nmero de placa
del trailer, es obvio que la primera es la
mejor. En este caso la decisin es sencilla.
Sin embargo, existen otras situaciones
donde la decisin no es tan fcil.
Si usted piensa tener control de su tiempo y

su vida no debe caer en la trampa de ser
superorganizado, ocupado o preocupado.
Cada uno de estas personas est tan mal
como aquella que es totalmente
desorganizada y nunca sabe que hacer o
nunca planea o bien viaja de crisis en
crisis.
Qu hacer el da de hoy?. Visitar a un

amigo, escribir una carta, hacer la tarea,
escribir un poema. El tiempo es limitado
pero la imaginacin no. La mayora de las
personas pueden, en minutos de uso de la
imaginacin, generar actividades que nos
pueden mantener ocupados por das o
meses. Por ello se dice que la imaginacin
es la loca de la casa (mente).
Ningn extremo es deseable. Demasiada

organizacin es tan inefectiva como cuando
existe poca organizacin. Diferentes
personas requieren diversos grados de
estructura y espontaneidad en sus vida.
Es ms, una persona, en diferentes pocas
de su vida o distintas situaciones, tiene
diversas necesidades. A los treinta aos
existe la necesidad de tener metas claras y
saber exactamente como usar el tiempo.
Si pensamos en el futuro, tenemos an ms

cosas que hacer. Tenemos sueos que
realizar.
Muchos
de
estos
estn
constantemente cambiando. Tenemos
mucho que hacer y existe poco tiempo.
Por otra parte, todos tenemos diferentes

roles en la vida. Podemos ser el peatn,
jefe, empleado, esposo (a), etc. y en cada rol
alguien demanda tiempo. Existen muchas
opciones y recomendaciones pero una sola
decisin. Dicha decisin es resultado de lo
que queremos. Existen restricciones en
todos aquellos que tienen que decidir.
Tambin existen distintas situaciones, pero
si estamos en control de nuestra vida las
decisiones son personales.
c. Escapismo. Usted se sienta en la sala
En el proceso de decisin es importante

sealar que cada vez que ocurre un cambio
o ajuste en nuestros roles bsicos -ingresar
a la escuela, casarse, cambiar de trabajo,
mudarse de ciudad- necesitamos ajustar o
cambiar dicho proceso. Cambia el marco
de referencia y lo mismo sucede con las
decisiones.
f. Decisiones conscientes. Usted se
de su casa y deja volar la imaginacin

acerca de su trabajo o vida personal.
d. Pasar el momento. Usted decide

sbitamente ir al cine o invitar a cenar a
sus vecinos para platicar.
e. Default. Usted espera una visita o un

amigo en el aeropuerto.
sienta en su oficina o casa y hace un plan

detallado para una actividad o propsito.
En resumen, usted puede soar, no hacer
nada y hundirse, o bien decidir.
4. El control
planeacin
Por qu decidir es difcil?
empieza
con
Las quejas tpicas de las personas sin

control del tiempo son: pierdo demasiado
tiempo en cosas sin importancia. Tengo
mucho que hacer y no me alcanza el
tiempo. Me siento cansado, tenso y tengo
mucho que hacer. Detrs de estas quejas
est un deseo: Si pudiera dominar mi
trabajo. Si pudiera hacer lo que deseo. Si
tuviera control de lo que hago.
Las decisiones difciles involucran factores

econmicos, emocionales y requieren
satisfacer necesidades diversas y poco
cuantificables. Existe conflicto respecto a
metas de corto y largo plazo cuando
realizamos ciertas actividades. El uso de su
tiempo es resultado de miles de pequeas y
grandes decisiones a lo largo de los aos,
meses, das y minutos. Las razones
principales detrs de estas decisiones son:
El control empieza con la actividad de

planear. La planeacin es traer el futuro al
presente y tratar de hacer algo. Es la toma
anticipada de decisiones.
a. Hbitos. Existe muchas actividades

para los que hemos desarrollado
procedimientos en automtico como medio
de ahorrar tiempo.
Todo mundo hace planes. Algunos son

pequeos otros grandes. Unos son
instantneos y otros necesitan toda la vida.
Cmo planear adecuadamente?. Aprenda
b. Demandas de otros. Su esposo,

pareja, amigo, el jefe le pide que lo invite a
cenar y usted accede, entre otros.
de los profesionales. Para explicar esto

considere la siguiente metfora:
implican diferentes prioridades y causan

distintos conflictos de intereses.
Considere la diferencia (de habilidades)

entre un fotgrafo amateur y un
profesional. El primero solo se preocupa
por llevar la cmara y esperar el momento
de tomar una foto. Despus descubre que
no haba luz, se movi la persona o bien el
acercamiento era incorrecto. En cambio, el
profesional ya super esta etapa de
aprendizaje y va preparado fsica y
mentalmente para realizar un trabajo
serio. La diferencia entre ambos es
planeacin. Lo mismo sucede con el uso del
tiempo.
Muchas personas tienen dificultad al

planear, pues consideran que solo consiste
en pensar. Sin embargo, la actividad de
planear es mas "escribir" que pensar.
Las decisiones involucran responder al
qu, cundo y cmo. En toda planeacin
debe existir una lista de metas a corto,
mediano y largo plazo para despus
establecer prioridades. Ninguna lista est
completa sin fechas lmites y prioridades.
El sistema de prioridades ABC
Un planeador serio del tiempo hace

bosquejos
de
diversos
planes
y
gradualmente termina por delinear uno.
Tiene una visin (o una foto) ms clara de
sus metas y los planes para obtenerlas.
En el sistema de prioridades ABC se asigna

una A1, A2,...,A7, a las actividades ms
importantes mientras que se asigna un B1,
B2,..., B6, a las siguientes en importancia.
Las menos importantes son sealadas
como C1, C2,...,C4.
El planeador serio hace un seguimiento

diario de sus planes. Busca eliminar
problemas y dificultades, as como falsas
suposiciones. Hace los ajustes necesarios,
igual que el fotgrafo profesional, para
hacer mejores planes. Tiene sesiones
peridicas
para
preguntarse
a
profundidad. Estoy haciendo aquello que
deseo?. Voy en rumbo?.
La prioridad ABC puede cambiar a lo

largo del tiempo. Recuerde que usted es el
juez. Usted es resultado de sus decisiones
no de las condiciones. Las prioridades
apuntan a las metas y cambiaran si las
ltimas cambian.
Cmo establecer prioridades?
5. Qu quiere realmente de su
vida?
La planeacin y la toma de decisiones

requieren trabajo duro. Involucran
decisiones y un pensamiento cuidadoso.
Nos fuerzan a establecer prioridades.
Qu es ms importante en este momento?.
Resolver una tarea, pagar el telfono o
visitar a mi hermana. Diferentes criterios
Las preguntas que sirven de introduccin a

esta seccin son: Cules son sus metas a
largo plazo en esta vida? Cmo le
gustara usar el tiempo en los prximos
tres aos? Si supiera que va a morir
dentro de seis meses a partir de hoy, cmo
le gustara vivirla hasta ese da?.
palabras los millones de pensamientos que

hemos tenido en nuestra vida.
La ventaja de tener por escrito las metas

de nuestra vida es que nos permite
descubrir lo que queremos y lo que no. Nos
proporciona una motivacin y un
significado a la manera en que deseamos
usar nuestro tiempo. Proporciona una
direccin a nuestra vida y nos ayuda a
sentir control de nuestro destino.
Ejercicio 1. Metas de nuestra vida

Consiga una hoja de papel y una pluma o
lpiz as como un reloj (el ejercicio consta
de quince minutos). Escriba en la parte
superior de la hoja Cules son mis metas
en esta vida?.
Las metas representan un termmetro que

permite evaluar la "temperatura" de las
diversas actividades u oportunidades que
se presentan en nuestra vida. Esto le
permitir tener un balance en los diversos
aspectos de su vida y reducir el conflicto
en el uso del tiempo.
Use dos minutos para contestar esta

pregunta en el papel. Usted puede ser muy
general y abstracto. Slo genere las ideas,
no las avale. Puede incluir aspectos
familiares,
sociales,
personales,
profesionales, espirituales, emocionales.
Sea tan exhaustivo como desee. Puede
incluir metas como conquistar una cima,
bajar 30 kilos, casarse con la ms rica de su
trabajo, etc.
El escribir las metas de nuestra vida no es

un ejercicio mgico. Hay que tomar lpiz y
papel y empezar. Muchas personas se
sienten incmodos acerca de este propsito.
Otras se sienten que al escribir dichas
metas se pierden opciones y creatividad en
la vida. Lo cierto es que en los seminarios
de uso del tiempo un porcentaje muy
pequeo ha escrito alguna vez las metas de
su vida. Sin embargo, si lo hacemos
tendremos una "foto" ms clara de lo que
queremos en la vida.
Use otros dos minutos para efectuar los

cambios necesarios y sentirse satisfecho
con su misin o escritura de metas de vida.
Recuerde que pensar acerca de nuestras

metas en la vida es muy distinto de
escribirlas. Las metas no escritas
permanecen vagas o son sueos utpicos
como "viajar" o "ser millonario". El
escribir las metas las hace concretas y le
permiten examinarlas mas de cerca,
afinarlas, cambiarla, actualizarlas y
evaluarlas.
Cuando escribimos nuestras metas
volvemos ms especficos de lo
queremos, cerramos el abanico de
deseos, pues no podemos escribir
Escriba en el encabezado de una hoja

Cmo quiere usar los siguientes tres
aos? (si es mayor de 30 cambie el tres por
cinco). Use dos minutos para listar sus
respuestas y tome otros dos mas para
afinarlos.
nos
que
los
en
Escriba el encabezado "si supiese que voy a

morir dentro de seis meses a partir de la
fecha, cmo me gustara vivir hasta
entonces?. El propsito de la pregunta es
los escribimos en el papel. Existen otros

que son ms difciles de resolver. Si esto
sucede recuerde que siempre puede ajustar
prioridades. No estn escritas en piedra.
encontrar qu cosas son importantes para

usted que no est haciendo o que requieren
mas atencin; use dos minutos para
escribir su respuesta y dos mas para
afinarla.
No existe salida. Debemos enfrentar el reto

de decidir lo que es importante para
nosotros y reflejarlo en nuestras
prioridades.
Use tres minutos mas para revisar las

respuesta de sus tres preguntas. Si no ha
realizado el ejercicio, hgalo ahora mismo.
Es un ejercicio importante y el hacerlo le
reportar un beneficio.
Cmo establecer prioridades?
Al observar los tres conjuntos de

respuestas, usted puede encontrar que las
respuestas a la pregunta 2 son una
extensin de la primera y esto es deseable.
Algunas
personas
encuentran
una
discontinuidad con las respuestas de las
preguntas 1 y 3 debido a la escala de
tiempo. Corto plazo versus largo plazo.
En sus tres listas de metas de vida

seleccione los tres ms importantes. En
cada lista asigne A-1 a la meta ms
importante, A-2 a la siguiente menos
importante y A-3 a la que le sigue.
En este momento usted tiene nueve metas
que lograr.
Si usted encuentra un balance entre las tres

respuestas est muy bien. De otra manera
esto le permitir ajustar lo que realmente
quiere en la vida. Lo importante es que
tiene una lista de metas y probablemente
tendr que pensar ms para decidir cmo
usar su tiempo.
Ahora escriba en un papel "mis tres metas

ms importantes" en la vida son,...,".
Escriba sus metas en el orden A-1, A-2, A3.
La tarea de escribir las metas ms
importantes de la vida puede requerir
varios borradores y dos o tres semanas.
Tambin puede usted tratar de repetir el
ejercicio y encontrar metas distintas.
Hgalo pues necesitamos establecer el
rumbo antes de zarpar. Primero la
direccin y despus el momento.
Es usual que exista conflicto de metas en la

lista. Esto lo puede estimular a aumentar la
calidad de tiempo que usa en cada meta y
realizarlas. Si an se siente molesto con
este conflicto, use tiempo para pensar de
manera ms profunda y trate de resolverlo.
Cmo
metas?
resolver
conflictos
de
Las metas deben revisarse de manera
peridica, pues todo cambia. Siempre
debemos de crecer ante el cambio. Haga
una revisin peridica cada tres meses o un
ao.
Los conflictos de metas se resuelven

estableciendo prioridades. Usted debe
decidir qu metas son importantes.
Algunos conflictos desaparecen en cuanto
6. Empiece ahora mismo
Estamos listos y podemos empezar. Tome

tres hojas blancas y coloque en cada una su
meta tipo A en la parte superior. Ahora
vamos a descomponer la meta en
actividades. Use tres minutos para cada
lista. Considere tres minutos adicionales
para revisarlas, modificarlas, alargarlas o
refinarlas. Identifique tantas actividades
como sea posible.
El establecer metas de nuestra vida ayuda

a traer el futuro al presente y nos
proporciona una visin ms clara de lo que
el futuro ser. El segundo gran paso es
decidir sobre las actividades especficas
que nos ayudan a lograr nuestras metas.
Recuerde que usted no "hace" una meta
sino que la logra por medio de actividades.
Aqu es importante balancear la
planeacin a largo plazo con la de corto
plazo. Cuando las actividades de estos tipos
de planeacin engranan a la perfeccin las
metas se podrn lograr.
Cmo listar actividades

lograr las metas tipo A?
Ejercicio 1. Un estudiante quiere ser

futbolista profesional y tambin realizar
una carrera de ingeniera. La primera
meta equivale a prepararse fsica y
mentalmente para el deporte. La segunda
involucra un estudio mas largo. El
estudiante puede listar las actividades de
cada meta y posteriormente decidir cuales
realizar.
para
Si usted desea alcanzar metas de felicidad,

xito o independencia financiera, una
inmensa variedad de acciones son posibles.
Para determinar las actividades adecuadas
a) liste todas las posibles actividades que
pueden contribuir a una meta tipo A; b)
establezca prioridades que le permitan
seleccionar la mas efectiva a realizar ahora
mismo.
Ejercicio 2. Una persona casada desea

regresar a trabajar de enfermera,
actividad que realiz de soltera. Tambin
tiene dos hijos pequeos que desea ayudar
a educar. Ella puede listar las actividades
para cada una de estas metas, en forma tan
exhaustiva
como
sea
posible.
Posteriormente decidir cuales actividades
realizar.
En la operacin de listado de actividades

sea tan exhaustivo como pueda y no trate
de evaluar tales actividades (tendremos
tiempo para esto). Mantngase escribiendo
o perder su tiempo. No ate su
pensamiento ni tenga miedo a las
actividades. Ninguna persona la va a forzar
a realizarlas. Mantngase escribiendo.
Una ancdota viene al caso. Un vendedor

de seguros deca que su trabajo no le
gustaba y que deseaba trabajar en
relaciones pblicas. Deca que todos los
das que tena un momento libre llamaba a
diferentes personas para tratar de obtener
trabajo. El nico problema es que las
personas a las que llamaba eran siempre
las mismas cinco personas. Deseaba
resolver su problema de trabajo pasndolo
a otras personas.
Una precaucin es importante: No

confunda metas con actividades. Una meta
es un estado mientras que una actividad es
algo que podemos hacer.
La siguiente etapa es establecer

prioridades. Clasifique la actividad ms
importante como A-1. Es la que representa
el mejor uso de su tiempo. Haga lo mismo
con el resto de las actividades asignadas A2, A-3, etc.
Es obvio que si esta persona deseaba

cambiar de trabajo, tena una meta muy
clara y que la actividad de bsqueda era
tipo A, por lo que deba llamar a 20 o 30
personas distintas cada mes. Deba
consultar el peridico, tratar de
capacitarse y tener una mentalidad de
"encuentro trabajo". En este caso se nota
que no exista un plan, solo la molestia de
no agradarle el trabajo.
Elimine actividades
prioridad
de
Seleccione una prioridad ahora

Ahora nos podemos mover a lograr las
metas. Cada da ofrece una oportunidad.
Seleccione una actividad tipo A cada da y
hgala en tan poco tiempo como sea
posible. Usted puede aplicar el principio de
la accin para lograr sus metas. Una vez
que tiene una actividad, se ha
proporcionado una realizacin clara de
algo que contribuye a sus metas de vida.
En las 16 horas que permanece despierto
tiene usted la oportunidad de hacer algo
por tal actividad. Adelante! Construya su
futuro.
baja
A llegado el momento de establecer

prioridades; cambiar del modo creativo e
imaginativo (hemisferio derecho) al modo
prctico y realista (hemisferio izquierdo).
Una manera de empezar es eliminando
actividades de baja prioridad.
Para cada actividad en las listas que
dispone
haga
la
pregunta:
Me
comprometera a usar 10 minutos en esta
actividad, los prximos siete das. Si la
respuesta es no, elimine la actividad. No
tiene que sentirse mal pues tiene que
trabajar para lograr sus metas.
7. La programacin ayuda
En este libro le hemos pedido que primero
establezca las metas de su vida y despus
que liste las actividades que permiten estos
logros. Usted quiere realizar estas
actividades pero tambin tiene muchas
cosas que hacer en la vida diaria. Qu
hacer?. La respuesta es programe sus
actividades todos los das. Haga su lista de
"Hacer hoy" con su correspondiente
prioridad. Para ello recuerde:
No importa que la lista de actividades se

reduzca dramticamente. Muchas de esas
actividades pueden ser vueltas a considerar
la siguiente semana. Recuerde que al inicio
de cada semana usted planea como usar su
tiempo.
Despus de podar la lista de actividades del
tipo A, combnelas en una lista que
contiene las actividades ms importantes
que contribuyen a la realizacin de sus
metas de corto y largo plazo. Son las
actividades a realizar la prxima semana.
En la vida diaria existe una variedad de

actividades esenciales como comer, dormir,
vestirse, ir al trabajo, etc. Tambin existen
actividades
rutinarias
como
hacer
ejercicio, limpiar la casa, leer el peridico,
ver televisin, etc. Las actividades
esenciales y rutinarias son tan normales

que no pensamos mucho en ellas y en el
tiempo que nos llevan.
La planeacin del uso del tiempo es mejor
al inicio de la maana, pues directamente
podemos empezar a realizar la tarea A-1.
La ventaja de planear la noche anterior es
que tenemos una mejor perspectiva pues
podemos considerar lo que deseamos, y al
siguiente da podemos modificarlo, esto es,
producir una segunda respuesta.
La vida actual hace que continuamente se

tenga comprometido el tiempo debido a las
actividades que estuvimos realizando la
semana o mes pasado. Asimismo, debemos
considerar las interrupciones inesperadas y
las crisis que demandan nuestro tiempo.
Usted espera llegar slo diez minutos tarde
a una junta y descubre que su coche no
circula o se descompuso y llega una hora
tarde.
Una sugerencia del autor es planee en la

maana y vuelva a planear en la noche. Si
logra formar este hbito los beneficios del
uso del tiempo sern evidentes. Como un
dato interesante se sabe que las personas
efectivas en el uso del tiempo emplean
menos de cuatro horas a la semana para la
planeacin de este recurso y producen
RESULTADOS.
Las actividades esenciales y rutinarias as

como los compromisos pasados e
interrupciones inesperadas puede hacer a
un lado nuestras metas de vida, por unos
minutos, pero no por siempre. Para
aumentar la posibilidad de lograr nuestras
metas debemos planear nuestro tiempo
todos los das.
Tambin hacen un plan semanal y uno

mensual de sus actividades para tener una
mayor perspectiva de cmo usar el tiempo
para lograr las metas.
Quin tiene tiempo para planear?

No importa que tan ocupado se encuentre
usted, debera usar tiempo para planear.
Entre menos tiempo tenga mas necesidades
tiene de planear. Use de 10 a 15 minutos al
empezar el da o bien al fin del mismo. Este
tiempo se paga solo. Se lo aseguro. Estamos
hablando del proyecto ms importante de
su vida: Usted.
Apartar bloques de tiempo A

Una de las principales herramientas para
la planeacin del tiempo es su
programacin, pero no en horas, sino en
las actividades que debemos hacer, esto es,
actividades tipo A. Lo ideal es siempre
trabajar en estas actividades.
Si usted no planea entonces realiza sus

actividades en desorden y esto no impacta
en las metas de su vida. Usted puede lograr
algo mejor si decide como usa su recurso
mas precioso: el tiempo, en las actividades
que apoyan el logro de las metas de su
vida.
En la programacin semanal es adecuado

apartar bloques bien definidos de tiempo
para la realizacin de la actividad A ms
importante. Usted puede reservar das
especiales para proyectos en los que se
concentra
profundamente
interrupciones.
Use su tiempo interno para la realizacin

de sus proyectos ms importantes.
Recuerde que un uso adecuado -y con
calidad del tiempo- le permitir no invadir
otras reas de su vida personal. Lo usual es
que la tarde sea el tiempo ms adecuado
para el tiempo interno mientras que la
maana sea ms apropiada para las juntas
y reuniones con subordinados. Sin
embargo, es una sugerencia. Lo importante
es identificar y usar convenientemente
estos tipos de tiempo: uno personal y otro
interpersonal.
sin
En la programacin del tiempo trate de

encontrar la combinacin de actividades
ms adecuada. Una ama de casa se
quejaba de tener poco tiempo para una
actividad personal, pues despus de las
11:00 A.M. que terminaba las labores de su
casa se senta tan cansada que no tena
energa para poner su costura sobre la
mesa y empezar a trabajar. El autor le
pidi que empezara mas temprano -aun
cuando la casa no estuviese completamente
limpia- y despus limpiara la casa.
Funcion. La solucin fue obvia cuando se
observ pero no lo era para la ama de casa.
Finalmente conviene sealar que en la

programacin diaria debemos dejar al
menos una hora de tiempo sin
comprometer. Esto permite la flexibilidad
adecuada para eventos inesperados.
Lo interesante en el uso del tiempo es que

siempre existe suficiente tiempo para
realizar las cosas importantes. Las
personas ms ocupadas encuentran tiempo
para lo que quieren haciendo una
programacin adecuada.
8. Cmo encontrar tiempo que no

sabamos que disponamos?
Muchas personas destruyen sus vidas en el
camino hacia el "xito". El trabajo se
vuelve tan importante que arrastran su
vida personal. Un estudio de las personas
que fracasan demostr que la mayora no
tena un balance entre la vida personal y
profesional.
Recuerde que hacer la misma actividad

todos los das a la misma hora ahorra
energa pues nos corta la indecisin sobre
uso del tiempo y se desarrollan hbitos de
accin y eficiencia.
Dos tipos de tiempo valioso
Una ancdota interesante es la de aquel

arquitecto que trabajaba 60 horas a la
semana y se enfermo de lcera por los
problemas personales que tena. El autor
del libro le dijo que dejase de trabajar
despus del medio da del viernes hasta el
siguiente lunes. Hizo esto y empez a
disfrutar de tiempo con su familia.
Existe en la programacin dos tipos de

tiempo que debemos identificar: tiempo
interno que est relacionado con la hora en
que desarrollamos mejor nuestro trabajo.
Tiempo externo que se relaciona con la
hora en que mejor podemos atender a las
personas, juntas, vida social, en general,
interaccionar con el mundo exterior.
10
Despus de seis semanas observ que era

ms eficiente durante sus horas de trabajo
y que los momentos de descanso le
proporcionaban nuevas ideas y energa
para trabajar ms intensamente. Se volvi
ms creativo como resultado del balance de
actividades.
El problema de las amas de casa

El trabajo de una ama de casa es
traumtico. Tiene demandas que satisfacer
las veinticuatro horas. Deben hacer
comida, arreglar la ropa, escuchar a los
nios, vestir bien a la hija que va a una
fiesta, ir de compras y mantenerse
atractiva, entre otras actividades.
Hacer ms no haciendo nada
Lo que se recomienda en este caso es

apartar una maana o tarde para ellas
misma. Esto puede ser salir de la casa o
bien no cocinar, estar en una atmsfera
relajada o bien asistir a una clase. Si la
ama de casa analiza sus actividades es
seguro que existe por ah algn espacio de
tiempo para que ella desarrolle sus propias
metas.
Si usted arregla sus actividades de manera

de encontrar tiempo para relajarse y "no
hacer nada", lograr mejores resultados en
lo que hace.
Esto nos recuerda a un ingeniero espacial
que todo el tiempo estaba haciendo algo.
En su tiempo "libre" jugaba ajedrez, lea
revistas cientficas. Se le recomend que
hiciese el experimento de "desperdiciar el
tiempo". Lo hizo y logro sentarse en un
silln para dejar volar la imaginacin, esto
es, soar despierto. Una vez realizada esta
actividad durante dos semanas reconoci
lo divertido de no hacer nada. Aos ms
tarde encontr que este hbito le
proporcionaba nuevas ideas. Nuevamente
se probo la necesidad del balance en el uso
del tiempo.
Tambin es importante sealar que una

ama de casa pasa por diferentes etapas, de
acuerdo a la edad de los hijos, y que debe
se flexible con sus metas y el uso de su
tiempo.
Haga uso del tiempo de transicin

Un clase importante de tiempo que
usualmente se relega es el tiempo de paso
de una actividad a otra. Por ejemplo, saba
que las personas ms ocupadas usualmente
se levantan a las 5:00 A,M. y que desde esa
hora hasta el tiempo del desayuno logran
tener por lo menos una hora y media para
actividades tipo A-1 o eventos inesperados.
Hay personas que en el tiempo que
emplean para ir al trabajo escuchan un
casete motivacional o bien de aprendizaje
de un idioma extranjero.
Otra ancdota es la de una persona que

estaba sobrecargada de trabajo y pidi un
ayudante y durante dos aos se lo negaron.
Tena tanto trabajo que no vea a su
familia. Un da se harto y busco otro
trabajo. Entonces se dieron cuenta, en su
trabajo anterior, de contratar otra
persona. Lo interesante de esto es que si l
hubiese pensado ms rpido pudo haberse
ahorrado dos aos de miseria.
11
Recuerde usted decide que debe hacer y

una vez decidido realiza la actividad en el
menor tiempo posible.
Cmo usar el tiempo de la

comida?
Lo conveniente es tener una comida ligera
y sin bebidas alcohlicas si es que desea
seguir trabajando en buenas condiciones.
Tambin es conveniente sentarse un
momento y relajarse antes de seguir
trabajando.
La prxima vez que usted diga no tengo

tiempo lo ms seguro es que est
bromeando.
9. Haciendo la mayora de las

prioridades.
Cmo hacer que el sueo trabaje

para usted?
El principal secreto para lograr hacer mas

cosas -importantes-, tipo A-1 es escribir
una tarjeta diaria de lo que vamos a
realizar y empezar por la actividad que
tiene mayor prioridad. Las personas ms
efectivas -y ocupadas- en la historia
pertenecen a la clase de personas que
hacen una lista de lo que hay que hacer
cada da con sus prioridades. Esta lista est
relacionada con el plan semanal y mensual
que se lleva para lograr las metas de
nuestra vida.
Lo primero que debemos hacer es

identificar cuantas horas de sueo
requerimos. Est comprobado que para
muchas personas son suficientes entre 6 y 7
horas. Claro existen los das de fin de
semana en donde usted se proporciona un
descanso extra.
Por otra parte, si usted lo desea puede
poner a trabajar al subconsciente antes
dormir. Recuerde que el subconsciente
trabaja mientras dormimos. Usted puede
de manera deliberada buscar la respuesta
a un problema y a la maana siguiente
tener algunas respuestas. Practique este
hbito y obtendr grandes resultados.
Solo una lista diaria puede ayudar

Las personas altamente eficaces usan una
lista de actividades a realiza para hacer un
mejor uso del tiempo. La lista debe estar en
lugar visible y servir de gua para lo que
vamos a realizar. En la lista debemos
poner aquellas actividades tipo A-1 y sus
consecuentes. Lo ms importante es
empezar por la actividad A-1. Realice sus
actividades por prioridades no importa
que no las termine, siempre estar
haciendo un uso adecuado de su tiempo.
Cmo evitar la ley de Parkinson?

Segn Parkinson todas las personas
tienden a ocupar todo el tiempo que se le
asigne a una actividad. si es poco
completan la actividad y si es mucho
tambin. Para evitar esta ley usted debe
estar motivado y ser creativo con su
tiempo.
12
"preparando" para ser buena cocinera. Lo

mismo sucede con los atletas y
profesionistas.
Siempre
se
estn
preparando y se olvidan de competir.
Arregle su lista en trminos funcionales o

bien por bloques y empiece. Sea
suficientemente flexible en sus actividades.
No deje que la lista lo esclavice. Es solo un
recordatorio de lo que usted considera
importante. Usted decide
Usted no debera esperar a hacer las

actividades A de forma perfecta a la
primera. Recuerde que tal actividad es
usualmente nueva, desconocida o incierta.
Hacerla implica riesgo, que calculado o no,
puede llevar a eventos no exitosos. La
actividad A puede ser compleja o
desgastante o bien requerir el resumir y
compatibilizar diferentes puntos de vista
de personas en conflicto.
10. Actividades que mejor no

hacemos
Es frecuente que estemos impulsados a
realizar trabajo de rutina (para obtener la
satisfaccin de hacer algo eficientemente) y
evitemos actividades importantes que nos
producen un sentimiento de incapacidad o
ineficiencia. Es natural arreglar el
escritorio o hacer una tarea trivial para
obtener satisfaccin temporal en lugar de
atacar tareas importantes y de alto valor
pero frustrantes.
Con todo lo anterior en contra de una

actividad A es fcil (y cmodo) escapar a
una actividad (B o C) que podemos hacer
bien (para sentirnos temporalmente bien).
Deje de bromear consigo mismo: Usted
hace una actividad B o C como pantalla
para no realizar una actividad A.
Es ridculo que exista personas que pierden

el avin para un viaje de negocios de dos
semanas (actividad A-1) por realizar tareas
de rutina (actividad C-4) de ltima hora.
La regla 80/20
Un paso hacia atrs que puede ayudarle a
evitar demasiadas actividades C es la regla
80/20. Dicha regla establece que en
cualquier lista de actividades o proyectos
ordenados en jerarqua de importancia se
cumple que 80% del valor total de los
mismos est concentrado en 20 de ellos.
Ejemplos tpicos son:
Por qu las personas tienen una tendencia

a empantanarse con actividades C's?. Una
razn es que muchas de las actividades de
gran valor, por su propia naturaleza, no se
realizan perfectamente. Sin embargo, parte
de ese valor en la actividad es que nunca
antes se han realizado.
Ejemplos tpicos son: introducir un nuevo
producto, escribir un libro, publicar un
reporte, etc. Otro ejemplo es aquella ama
de casa que coleccionaba recetas. Tena 500
y empleaba tiempo para obtener algunas
mas. Estaba tan ocupada que no hacia
comida y se olvidaba de proporcionar una
alimentacin mnima adecuada a su
familiar. Su excusa era que se estaba
- 80% de las ventas proviene de 20% de

los productos.
- 80% de la produccin est basada en
20% de los productos de lnea.
- 80% del uso de archivos se concentra en
20% de los mismos.
13
- 80% de los lugares donde se come

afuera se realiza en 20% de los
restaurantes favoritos.
lista "hacer hoy" -sin tener que hacerla.

Para ello forme el hbito de pensar: Quizs
no tengo que hacer esta tarea C.
Es por ello importante recordar no

empantanarnos en actividades de poco
valor y enfocarnos en ese 20% de
actividades que tienen 80% del valor total
de lo que hacemos.
Como se dice usualmente, "lave" su lista

de actividades de tareas C, no hacindolas.
No permita que actividades irrelevantes
aparezcan en su lista y menos que le quiten
tiempo. Recuerde que tiene una misin en
la vida: realizar su meta producto de sus
sueos en accin.
El autor del libro (Alan Lakein) refiere la

ancdota de un candidato a un puesto
poltico que se senta abrumado con las
actividades que deba realizar. El autor le
pidi que se concentrara en ese 20% de
presentaciones o reuniones que le daran
80% de los votos. As lo hizo y gan.
Tambin menciona que en 1960, Nixon
emple los ltimos das de su campaa
visitando doce ciudades mientras que
Kennedy se concentr en los principales
estados americanos y gan.
Cundo una C se convierte en

crisis?
Algunas actividades -como llenar el tanque
de gasolina- que son del tipo C se pueden
volver una crisis si son pospuestas
indefinidamente. Sin embargo, pueden
posponerse por un tiempo pequeo para
dar lugar a las actividades tipo A.
Jerarquice sus actividades y tenga un cajn
de actividades C. Recuerde que es raro que
una actividad C pase repentinamente a
crisis. Lo usual es que la actividad C escale
gradualmente a B y posteriormente a
actividad A o crisis. Tambin considere
que muchas actividades C mueren por si
solas.
Otra ancdota es la de aquella dama rica

que deseaba ayudar al prjimo en forma
desinteresada y se senta abrumada por las
actividades que realizaba. Se le pidi que
jerarquizara sus actividades y que
realizase nicamente ese 20% que le
produca el 80% de satisfaccin total. Lo
hizo y tuvo tiempo para emprender otras
tareas importantes.
Un cajn de actividades C
Cuando no hacer una actividad
C?
Establezca un lugar para guardar sus

actividades ABC. En lugar de tener
mezcladas las actividades A con las C's,
reserve un espacio especial -un cajn Cdonde los pendientes no importantes se
puedan amontonar. Una forma de
mantener separadas las actividades A, B y
C es usar folders.
Una de las mejores formas de tener tiempo

para la realizacin de actividades A es
reducir el nmero de actividades C.
Cundo no hacer una actividad C?.
Bueno, piense en la gran satisfaccin de
dibujar una lnea en una actividad C de su
14
Conviene por un momento enfocar la

atencin en los cajones de algunas amas de
casa donde se guardan: correo, recados,
revistas, recibos de luz, telfono, libreta de
citas del dentista, notas de un curso de
historia de la India, y tarjetas de
felicitacin por un cumpleaos. El da que
algo urgente se necesita se tiene que revisar
todo el cajn y esto implica tiempo
perdido.
Maneje
la
informacin
sobrecarga
de
En la actualidad nos vemos atacados por

un mar de informacin: peridicos,
revistas, reportes, informes, libros,
panfletos, anuncios, etc. Dado lo limitado
del tiempo usted se pone a pensar: Cul
es la proporcin de tiempo que debo
emplear en cada peridico, libro o revista.
Bueno, la decisin es suya y debe estar
relacionada con el balance de actividades
que desarrolla para cumplir sus metas. No
hay respuesta correcta. Algunas veces,
conviene leer el peridico y otras un buen
libro.
La solucin a las amas de casa es tener un

archivo con varias separaciones que le
permita tener en orden todos sus papeles
en alguna jerarqua. Un paso adelante en el
caso de las amas de casa es que dispongan
de un escritorio para ellas. Despus de todo
son las que responden a muchas "crisis de
informacin" en la casa.
Muchos ejecutivos se quejan que no tienen

suficiente tiempo para leer libros que
podran ser tiles para su trabajo. Sin
embargo, se proporcionan varias horas al
mes para leer peridicos. Quizs porque
estos estn mas cerca, ms disponibles,
cuestan menos y se pueden leer en forma
entretenida. Por otra parte, los libros
requieren esfuerzo para conseguirse,
cuestan ms, requieren concentracin y se
leen "seriamente".
Mantngase encima del montn de

papeles de trabajo.
Cuando se dice "nunca maneje un papel
mas de una vez" no se quiere decir
textualmente que solo se toca una vez. La
idea es motivarlo a tomar decisiones
rpidas y tener el trabajo listo, usando
notas informativas, decidiendo o tirando a
la basura. Tal vez deberamos cambiar el
consejo anterior por "Maneje cada pedazo
de papel solo una vez", entendiendo por
esto que "Hacemos algo" al respecto. Tal
vez se requiere una llamada difcil o iniciar
un proyecto. Bien, si no puede dar un gran
paso, efectuamos uno pequeo, pero haga
algo que cuente.
Lea libros como peridico

Si usted siente que necesita leer mas libros
para su trabajo, trate de leerlos como si
fuesen peridicos. Tngalos cerca, lea con
cuidado el prefacio, el resumen y la
introduccin. Formese una
idea de lo que se pretende y genere muchas
preguntas que el libro debera contestar (si
no para que le sirve). No emplee ms
tiempo que el que asigna a un peridico.
15
preparados para observar la molestia en

varias personas.
Muchos de los libros actualmente se

escriben bajo un enfoque que permite al
lector conocer el objetivo y principales
ideas -que despus son desarrollados en
detalle. El trabajo de leer un libro ya sea de
200 o 500 hojas es encontrar las ideas clave
y entender su aplicacin. La lectura de
detalles se efecta si es necesario.
Aprenda a decir "NO"

Algunas veces la mejor solucin es decir
"NO". Dicha palabra, usada con
propiedad y cortesa nos puede ahorrar
una gran cantidad de tiempo. Es
importante no permitir que otras personas
desperdicien nuestro tiempo y entonces
decir con firmeza NO, aunque esto parezca
rudo o inapropidado. Todo mundo sabe lo
difcil que es esto.
Por otra parte, recuerde que cuando ms

libros se lee ms ampla el panorama del
tema y resulta mas sencillo abordarlos. En
los primeros libros no se desespere, pague
el precio del aprendizaje. Es el precio del
xito.
Usted puede decirle a las personas que

demandan su tiempo lo importante que es
su actividad pero si se encuentra
demasiado ocupado -en una actividad A-1no puede distraerse. Pida disculpa si lo
desea o bien explqueles lo importante de
su actividad y espere que la otra persona
pida disculpas por haber interrumpido.
Muchas personas olvidan lo que han ledo.

Es por ello que conviene releer o -como
dice un conocido autor- repensar el
contenido de lo que se supone conocemos.
Seale las ideas claves y haga un mapa
conceptual que le permita recordar o bien
ordenar sus ideas. Tenga un archivo donde
usted guarde un resumen o notas de los
diferentes libros que ha ledo. Uno nunca
sabe cuando le servir.
Una educada dama, la seora Filmore,

encontr que la mayora de su tiempo la
pasaba resolviendo las prioridades de otras
personas. Tena dificultad para decir NO.
Su problema es que venia de una familia de
padres dominantes que siempre la
limitaron e hicieron que ella obedeciera,
aprendi a decir SI a todo. Una vez
reconocido su problema trabajo en ello y
aprendi a decir NO.
Use cualquier otra tcnica de libros que le

acomode. El autor de libros seala que su
esposa y l leen libros en voz alta. Es una
forma ineficiente de leer pero una manera
de pasar el tiempo en familia.
11. Acoplandonos a otras personas
Existen otros casos de personas que deben

aprender a or un NO a lo que piden. Ellos
son: el asistente o colaborador que llega
con una peticin "urgente", el amigo que
nunca nos visita y se aparece porque tiene
un problema o bien el que solo pasa a
"informarse" como va el mundo.
Algunas veces la manera en que usemos el

tiempo va a molestar a otras personas.
Todo mundo quiere atencin. Dar esta
atencin requiere tiempo y no podemos
satisfacer a todos. No tenemos tiempo para
todo lo que se nos demanda. Debemos estar
16
satisfacer prioridades y al mismo tiempo

evitar conflictos.
Compromisos que trabajan

Qu sucede si la persona que pide su
atencin es la esposa(o), hijo(a) o familiar,
y usted no puede decir NO?. Bien,
usualmente podemos satisfacer estas
peticiones y tambin las asociados a
nuestras prioridades.
El denominado tiempo compartido trabaja

de manera adecuada para los hijos. Es
conveniente recordar que el propsito de
los padres es que sus hijos obtengan la
educacin adecuada: valerse por s mismos
en forma responsable.
Cuando otra persona nos pide hacer algo

de manera inmediata, lo mas seguro es que
est interesada en la rapidez y no en la
perfeccin. Si usted piensa que sus
peticiones son razonables, busque atajos
sea elegante y creativo en su respuesta.
Otras personas que demanda su tiempo
son aquellas que ha entrenado para un
trabajo y buscan la seguridad de su
respuesta. A estas personas debemos tratar
de motivar a no usar este canal y pedirles
que maduren.
El autor recomienda que cada padre asigne

un tiempo con un hijo y que lo usen como
se desee. Este tiempo puede ser 15 minutos
por nio al da, especialmente a la hora de
dormir o bien asignar una tarde con un
hijo (a) y platicar en forma amigable. Este
tiempo de amistad y compaerismo es una
verdadera
inversin
emocional
y
sentimental a largo plazo.
En resumen, considere el tiempo que le
piden los dems y tambin el que usted
necesita para lograr sus metas.
Otros veces existe conflicto entre las

actividades de grupo que realizan varias
personas y entonces debemos sentarnos a
discutir las reas de responsabilidad. Tal
vez yo piense que usted debe hacer
determinada tarea y la verdad es
completamente al revs
12.
Cmo
tranquilo?
tiempo
Suponga que ha reservado sus bloques de

tiempo para pensar en forma profunda. La
pregunta ahora es: Podr permanecer
solo sin interrupciones?. Recuerde que
existe el telfono, las urgencias, las visitas
inesperadas y aquellas que tocan la puerta
y dicen puedo interrumpir un minuto?.
Cuando se trabaja con colaboradores muy

cercanos puede existir la necesidad de
comparar las listas "Hacer hoy" para fijar
prioridades en conjunto, basado en
habilidades, importancia y recursos
disponibles.
Es conveniente tener respuestas. Por

ejemplo, a las personas que dicen puedo
interrumpir un minuto? debemos decirles:
claro, si es slo un minuto y no ms, o bien,
decir, un minuto ahora, pero si es ms
tiempo, despus.
Tiempo compartido
Cuando existen
demanda nuestro
mismo tiempo, lo
reglas de uso del
tener
varias personas que

tiempo y atencin al
adecuado es poner las
tiempo claras. Se debe
17
acostumbrado y como consecuencia la

seora Jones terminaba su novela.
Una persona usa la estrategia de no

contestar sus llamados y pedir a las
personas que dejen recado. Cuando revisa
las mismas encuentra que la regla 80/20 se
cumple, esto es, 80% de las interrupciones
provienen de las mismas personas: Su
asistente y un subordinado. Habl con ellos
y estableci un horario para reunin y
discusin de tpicos y lineamientos
generales y logr ahorrar su tiempo.
Tiempo de contacto versus tiempo

para pensar.
Si usted encuentra que 80% de las
interrupciones se deben a personas o
clientes nuevos, obviamente no puede
evitarlos. Necesita estar en contacto y
tambin necesita tiempo para pensar. Por
lo tanto debe balancear las demandas de
tiempo.
Es importante ubicar un tiempo de

tranquilidad de manera frecuente para
pensar sobre nuestro proyecto de vida y la
manera en que usamos el tiempo.
Una primera sugerencia es establecer

horas de disponibilidad para las personas.
Observe que los mdicos establecen sus
horas de consulta en determinados das y
tienen tiempo para el estudio y cirugas. Lo
mismo puede hacer usted. No se requiere
ser tremendamente importante para
definir horas de disponibilidad y horas de
estudio profundo. Dse a respetar y
triunfe.
Cuando el interruptor de tiempo es

un nio de cinco aos.
La seora Jones es escritora y se
encontraba a la mitad de su novela. No
poda avanzar por las interrupciones
constantes de su hijo de cinco aos. Ella
soaba en que al ao siguiente ira al
Kinder y tendra ms tiempo para escribir.
La seora Jones permita que el nio
entrara a su privado y empezara a pedir
cosas. La seora lo permita pensando en
que su hijo deba desarrollarse de esa
manera. Sin embargo, no poda trabajar.
13. La pregunta de Alan Lakein

La lista de metas de vida, las actividades
que las sustentan y la programacin de las
mismas le proporcionan control sobre la
manera en que usar su tiempo. Cada una
de estas es una herramienta valiosa de
planeacin.
Un da se arm de coraje y llev al hijo a su

cuarto llevando consigo un reloj. Le dijo:
Todos los das voy a jugar contigo de 10:00
a 10:30 en la maana y de 5:00 a 5:30 en la
tarde. En ese tiempo te leer cuentos o
haremos lo que quieras. El resto del tiempo
mam se pondr a trabajar.
Sin embargo, cuando nos encontramos en

el ajetreo de la vida diaria, entonces es
difcil tener en mente las listas anteriores y
es ah donde necesitamos hacer la pregunta
de Alan Lakein: Cul es el mejor uso de
mi tiempo ahora?.
El primer da hubo un gran lloriqueo pero

al cabo de dos semanas el nio se haba
18
Es conveniente adquirir el hbito de hacer

esta pregunta cada vez que perdemos
control de lo que estamos haciendo o bien
cuando
estemos
empantanados
en
actividades tipo C. Puede ser despus de
que se va una visita o cuando terminamos
una conversacin telefnica.
Si tiene dificultad para terminar una tarea

y el tiempo avanza, hgase la pregunta de
Alan Lakein. Recuerde, usted debe tener
control de su tiempo (vida) todo el tiempo.
Mantener una mente clara y dirigida a
nuestros objetivos de vida no solo es valioso
es fundamental.
Tambin es conveniente poner signos de

cul es el mejor uso de mi tiempo ahora?
en lugares visibles de la casa u oficina.
Ponga este letrero en su escritorio.
14. El mtodo del queso suizo.

Un plan bien pensado y definido en cuanto
a metas y actividades es un paso gigante en
el control del tiempo (y su vida). Sin
embargo, muchos planeadores
olvidan un detalle: Un plan al igual que
cualquier herramienta es de utilidad si se
usa. Los mejores planes pueden ser solo
sueos si no los llevamos al mundo de la
accin.
Hacer un trabajo o tarea rpidamente es

una fortaleza. Sin embargo, es adecuado
verificar si estamos haciendo un buen
trabajo y para ello podemos hacer la
pregunta de Lakein peridicamente.
Cuando ayuda el perfeccionismo y

cuando no.
En el caso de tareas de rutina -como

comer, manejar, copiar, etc.- la planeacin
conduce directamente a la accin. Pues
bien, la planeacin y la accin estn tan
relacionados que son una misma cosa.
El perfeccionismo tiene cabida cuando

80% del valor del mismo proviene del
ltimo 20% de esfuerzo. Ejemplos tpicos
son: recordar la fecha del aniversario de
bodas o cumpleaos de una persona cada
ao, la incorporacin de detalles
importante de una presentacin o los
dulces favoritos de la familia.
Un buen plan tiene la propiedad de

hacernos "saltar a la accin" por el simple
hecho de estar frente a nosotros. Es el plan
que al terminar de disearlo queremos
empezar con las actividades de alta
prioridad. Es el plan que esta metido en
nuestra piel. Se siente y se desea realizar.
El perfeccionismo es una prdida de

tiempo en tareas como: planchar la ltima
arruga de una falda o pantaln. Revisar
una carta de baja prioridad varias veces.
Existen ocasiones en que la transicin de la

planeacin a la accin se lleva a cabo de
manera lenta. Suponga que como resultado
de su planeacin. (Establecer metas,
prioridades, etc.) hemos seleccionado una
actividad A-1 como: arreglar el cubculo,
empezar un curso de francs, escribir un
reporte, investigar un mtodo de
matemticas, etc. Sin embargo, no me
Una forma de combatir este deseo de

perfeccionismo es asignarse tiempos lmites
para terminar un tarea. Si no hemos
terminado, nos asignamos un tiempo
adicional, ese mismo da. Lo importante es
que eliminamos dicha actividad.
19
centro en la tarea A-1 y en lugar ello me

involucro en actividades C's. Qu me
sucede? Por qu no empiezo ya?.
ese trabajo y lo hizo inmediatamente, con

lo cual regres a atacar la actividad A-1.
Miles de personas responden al

comportamiento anterior diciendo: No
puedo evitarlo, me es imposible empezar a
trabajar en lo que considero importante
(actividad A-1). Una de las explicaciones a
esto es el hbito de posposicin que
bloquea a las personas y no les deja
realizar sus metas a corto y largo plazo.
La posposicin es.....
El hbito de posposicin se presenta
cuando tenemos una actividad A-1 que
hemos seleccionado y estamos seguros que
debe realizarse y la cambiamos por una
actividad B o C de menor valor. Qu
diablos nos est sucediendo?.
Una primera explicacin es que somos
humanos y lo que existe detrs de esa
actividad es algo a) desagradable o b)
abrumador y desgastante. Las personas
evitan las tareas largas y abrumadoras
porque consumen mucho tiempo (como
redecorar la casa, bajar 20 kgs. de peso,
dejar de fumar, aprender francs, etc). Las
tareas desagradables son mas manejables
pero implican una asociacin emocional
que no queremos (como disciplinar a un
empleado, admitir un error, etc).
Hemos escogido correctamente la

actividad A-1?
Una vez que usted decidi realizar una
actividad A-1 se debe encontrar en la
posicin "hacerla ahora mismo". Si
pospone esta actividad, puede que no sea la
correcta. Recuerde que si la estamos
posponiendo, la intuicin nos dice que no
es la ms adecuada y entonces debemos
cambiarla.
Estas dos categoras de obstculos no son

mutuamente exclusivos.
Por otra parte, puede suceder que la

actividad A-1 es la correcta pero existe un
cambio de condiciones o bien surgen
eventos que no tenamos considerados.
Bien, en este caso, es de esperar que
tengamos una resistencia justificada a la
realizacin de la actividad A-1.
Cmo lograr hacer una actividad

abrumadora A-1?
Suponga que se encuentra en casa y
termin sus quehaceres. Su hijo regresa en
media hora de la escuela. Usted debe
empezar a pintar un cuadro pero en lugar
de hacerlo limpia la cocina o arregla el
librero, o bien lee un peridico de noticias
pasadas.
Un vendedor se negaba a realizar la

actividad de presentacin de nuevos
servicios a una gran compaa. La
posposicin se deba no a la poca
importancia de la actividad sino a la gran
cantidad de trabajo que deba realizar y al
hecho que se senta tremendamente
cansado en esta temporada. El autor le
sugiri que capacitara a otra persona para
Suponga que ha terminado una

conversacin telefnica y le llamaran
nuevamente en 15 minutos. Usted piensa
20
en su actividad A-1 pero la pospone (por

falta de tiempo) y arregla los papeles del
escritorio.
experimentos o pruebas y quien los va a

realizar, etc.
La mejor respuesta para empezar a

realizar un proyecto A-1 que es abrumador
-cuando no hay tiempo- es posponerlo. Sin
embargo, veamos la realidad. No existen
grandes
bloques
de
tiempo
sin
interrupcin. Continuamente estamos
siendo interrumpidos por el telfono, los
colaboradores o las horas de comida.
Lo que 5 minutos pueden lograr

La suposicin bsica del mtodo del queso
suizo es que es posible hacer algo en 5
minutos. Lo ms interesante es que si inicia
una actividad se proporciona la
oportunidad de seguir con ella. Se inicia
con algo que no compromete y se termina
uno por involucrar completamente. As es
la naturaleza humana y debemos aprender
a manejarla en forma positiva.
Suponga que debe escribir un reporte y

que esta tarea involucra 50 horas. Suponga
que slo tiene 30 minutos antes de ir a
comer. Lo ms sencillo es posponer la tarea
y empezar en la tarde o maana. Sin
embargo, en la tarde o maana no tiene
disponible las 50 horas y tenemos el mismo
problema.
Bien, si el primer esfuerzo falla sea

paciente y piense en otra actividad
instantnea que pueda iniciar o ensayar.
No trate de trabajar en el mismo hoyo dos
veces. Si trata de iniciar una actividad
instantnea y no funciona ensaye otra
diferente. Puede que intente varias
actividades. Una de ellas lo conducir a
lograr el "momentum" necesario para
involucrarse en serio.
La clave para lograr hacer una tarea

abrumadora A-1 es empezar en cuanto la
hemos identificado. Una manera de lograr
realizarla es usar el mtodo del queso
suizo, esto es, identificar "hoyos" que el
autor asocia con tareas instantneas que
deben realizarse.
Una parte agradable del mtodo de queso

suizo es que no importa que tarea
instantnea seleccione mientras que se
cumpla: 1) sea fcil -entre ms fcil mejory 2) este relacionado con la actividad A-1.
En cuanto empiece seguro que podr
realizar varias de ellas.
Una tarea instantnea es aquella que

requiere de 5 a 15 minutos y contribuye a
la realizacin de la actividad A-1. Debemos
hacer una lista de todas estas tareas y
asignarles prioridades. Esto equivale a
descomponer la gran tarea en pequeas
tareas independiente.
El mtodo del queso suizo permite la

construccin de amplios caminos en la
realizacin de proyectos complejos. Una
vez que usted realice diez o doce "hoyos"
descubrir que puede cerrar un ciclo y la
tarea ya no le parecer tan difcil y
abrumadora. En este proceso es tpico que
encuentre atajos insospechados o sucede
que el trabajo se hace agradable y sencillo.
Un ejemplo de este mtodo al problema de

escribir un reporte consistir en realizar
las siguientes actividades: conseguir la
informacin asociada, artculos, reportes
similares, discutir el contenido con los
colaboradores o jefe, establecer los
21
sido probado por muchas personas y

curiosamente trabaja.
Quizs lo que usted necesitaba era

descomponer la actividad en pequeas
tareas que fuesen manejables. Lo
importante es que empez
Use cualquier otra tcnica de lectura de

libros que le acomode. El autor del libro
seala que su esposa y l leen libros en voz
alta. Es una forma ineficiente de leer pero
una manera de pasar el tiempo en familia.
Un esfuerzo adicional
Si no puede lograr empezar una actividad
A-1 quizs debera negociar consigo
mismo. Suponga que piensa escaparse de la
actividad A-1. Bien, antes de ir a otra
actividad haga un intento adicional de
involucrarse. Use cinco minutos en A-1 y
despus termine por el da Seguro que
usted puede emplear slo 5 minutos!. Es un
trato que no podemos rechazar.
15.
Cmo encontrar tareas
instantneas
para
enrolarse
instantneamente?
Suponga que tiene problema para
involucrarse en una actividad A-1.
Pregntese: Estoy apuntando a lo que
realmente quiero hacer?. Si este es su
problema, lo ms probable es que necesite
realizar una planeacin ms detallada.
Recuerde que entre ms detallado est un
plan mejores son las posibilidades de
empezar a trabajar. Equivalentemente,
planear es decidir de manera anticipada.
Piense que est de vacaciones en el verano

y que frente a usted se encuentra una
alberca de agua fra. Usted pregunta a las
personas que estn nadando y le dicen que
el agua est fra. Se acerca y toca el agua
con los dedos, despus mete un pie y, poco
a poco, el resto del cuerpo. Es claro que lo
que est haciendo es torturarse lentamente.
Describiremos algunas tcnicas que nos

inducen a centrar la atencin en una
actividad A-1 y empezar a realizarla.
Sin embargo, si usted piensa estar en la

alberca solo cinco minutos tiene un mejor
recurso. Prese enfrente de la alberca y
salte o chese un clavado. Nade cincuenta
metros y, si no le gusto, slgase y vyase a
jugar ping-pong o lo que sea.
Coloque una hoja en blanco sobre su

escritorio y ponga como ttulo "he
decidido", y registre todas las decisiones
que lleguen a su mente. Especifique
diversos aspectos como cundo empezar
una actividad, qu hacer primero, cunto
tiempo asignar, etc. Entre ms detalladas
estn las decisiones, ms sencillo ser
realizarlas
y
eventualmente
estar
trabajando en la actividad A-1.
Lo interesante es que despus de estar en el

agua lo ms seguro es que le agrade y
puede que permanezca hasta una hora o
mas jugando o disfrutando el agua fra.
Use esta metfora para iniciar sus
ejercicios
matutino
y
mantenerse
fsicamente bien. Tambin la puede usar en
sus proyectos o actividades A-1. Haga el
hbito de tener bloques de una hora cada
da para estas actividades. El mtodo ha
Si todava tiene problemas use la actitud

mgica "si pudiese.....". Para lograr esta
actitud empiece por admitir el postulado
"No puedo planear" y, a continuacin,
22
El viejo adagio de desprecio por lo familiar

es
frecuentemente
falso.
La
nofamiliaridad tambin conduce a una falta
de inters y un desprecio al aprendizaje.
En un experimento sobre objetos no
conocidos de un museo, se pregunt a los
alumnos que asignasen una calificacin de
1 a 5 para reflejar aqullos objetos sobre
los que desearan informacin. Se
proporcionaba
informacin
y
lo
sorprendente es que exista una tendencia
significativa a tener mayor curiosidad por
objetos que aparecan varias veces.
dgase a si mismo: "si pudiese planear

cul sera el plan?. La ventaja de la
expresin "No puedo...., pero si pudiese...",
es que nos releva temporalmente de todas
las limitaciones y problemas que
enfrentamos. Desbloquea los msculos
mentales.
O bien, imagine que ha sido relevado de
todas responsabilidad para efectuar la
actividad A-1. En lugar de ello, slo tendr
que escribir el plan para que alguien ms
lo realice. Proporcione un consejo valioso.
Qu recomendara a esta persona?.
Estamos conscientes que existen algunos
pasos que a usted le resultan difciles, pero
otra persona es la encargada de realizarlos.
La evidencia experimental demuestra que,

en Estados Unidos, las personas que ven las
noticias de las 6:00 PM tambin ven los de
las 11:00 P.M. En Mxico, las personas que
ven el partido de foot-ball tambin ven las
noticias sobre deportes y la repeticin de
los
"goles".
Equivalentemente,
la
informacin sobre un evento o actividad
genera
necesidad
de
tener
ms
informacin.
En computacin, la persona que conoce un
procesador de textos, desea conocer otros
para compararlos. Quin lee revistas de
pasatiempos?. Pues las personas que tienen
distintos pasatiempos. Las personas que no
tienen un pasatiempo encuentran difcil de
entender que se vendan grandes cantidades
de estos.
Una vez que tengan el plan en el centro de

su escritorio, tmese un descanso. Reljese
y cuando regrese- pensando de manera
diferente- al escritorio, vea el plan que otra
persona va a realizar y pregntese si hay
algo en lo que usted puede colaborar.
Hasta que la otra persona llegue usted
podra hacer algo. Qu tal si empieza por
aquello que ms le agrade?. En resumen
estaramos trabajando en la actividad A-1.
Es impresionante lo que la tcnica anterior
produce en resultados. sela!
En resumen, se requiere cierto nivel de

familiaridad para promover un mayor
nivel de curiosidad e inters sobre lo que
hacemos. Una vez adquirido este nivel,
existen
grandes
posibilidades
de
involucrarnos en lo que hacemos. Esto
sucede en el amor, la poltica, las
matemticas y el deporte, entre otros.
Obtener ms informacin
Algunas veces no podemos empezar un
proyecto o actividad, independientemente
de nuestro esfuerzo. En este caso debemos
buscar otra respuesta. Esta puede ser
obtener ms informacin. Es comn entrar
a la cadena de no saber mucho acerca de lo
que queremos hacer y llegar a una puerta
cerrada.
Otra manera de obtener informacin es

platicar con personas en el trabajo o la
familia sobre lo que hacemos y a donde
23
queremos llegar si realizamos la actividad

A-1.
hasta terminar. La mayora de las tareas

inductivas toman un momento.
Muchas veces, personas alejadas de lo que

hacemos nos pueden proporcionar un
punto de vista diferente sobre lo que
hacemos y ms importante un apoyo o
compromiso.
Otra tarea inductiva es "seleccionar el

canal mental adecuado". Si tiene que
escribir una carta en la computadora,
encindala y escriba "No puedo pensar en
nada" o lo que desee. Empiece a escribir
cualquier cosa y, de pronto, estar
realizando su tarea A-1.
Realice una tarea inductiva
Lo importante de todo esto es convencerse

que en muchas ocasiones una simple accin
fsica conduce a involucrarse de manera
significativa en la tarea A-1.
Cuando no pueda empezar con su tarea A1 pero tenga posibilidad de mover una
mano o alguna parte del cuerpo, Ud. puede
empezar a realizar un paso fsico que le
permita hacer su trabajo. A esta tcnica se
le denomina la tarea inductiva.
Use su estado de nimo
Una tarea inductiva es aquella en la que

necesitamos escribir una carta y nos
levantamos y empezamos a sacarle punta
al lpiz. No es broma pero hacer esto nos
induce a querer escribir la carta. Quiere
leer una libro, pues pngalo cerca de su
lugar favorito de descanso. La presencia
fsica del libro motiva a empezar.
Una razn por la que las personas tienen

dificultades para involucrarse en una tarea
A-1 es que no estn emocionalmente
preparadas para ellas. en este caso tiene
usted dos opciones: Olvidarse de A-1 y
empezar a hablar con las personas de
cualquier cosa, o bien, usar su estado de
nimo e ir a realizar la tarea A-1.
Una persona deca que le gustaba el tenis

pero su raqueta estaba guardada en el
stano debajo de muchas cosas que no
sirven. Es evidente que si desea jugar tenis
debera tener la raqueta y todo su equipo
en la cajuela del coche. Cualquier da se
presentara la oportunidad y jugara tenis.
La idea es revisar su estado de nimo y ver

la manera en que puede conectarlo con la
tarea A-1. Una de ellas es hablar con otras
personas de la tarea A-1 y decirles "no
puedo empezar" para que le digan, no
bromees, si puedes hablar de la actividad
A-1 puedes realizarla. Otra forma es
arreglar todos los papeles o cosas
relacionadas con A-1 y despus pregntese
No sera mejor empezar con A-1 en lugar
de hacer cosas triviales?.
Una persona adopta el hbito de levantarse

una hora mas temprano para iniciar un
nuevo pasatiempo. Por qu no usamos
esa hora para lo que nos agrade o
necesitamos a largo plazo?. Pinselo. Esto
es como dar la primera mordida a un buen
platillo. Una vez empezado no paramos
Si la respuesta a lo anterior es NO, deje

que su mente divague un poco y mientras
est conectada haciendo algo relacionado
con A-1 no hay problema, eventualmente
24
Nunca sabrs que sucede hasta que lo

intentes!.
se centrar de manera seria en esa

actividad. Algunas veces lo mejor es
esperar a estar en el estado de nimo
correcto para empezar a realizar algo. Un
trabajo personal es identificar estos estados
de nimo.
Estas palabras ayudarn a disminuir los

sentimientos negativos que aparecen al
realizar una tarea A-1.
Tambin puede preguntarse de la tarea A1: Qu es lo ms tolerable que puede

hacer en relacin con A-1?. Encuentre esa
parte y realcela. Mantngase en control de
su vida y realice sus sueos. Usted vale
mucho!.
Haga compromiso con alguien

Algunas veces usted dice: Usar dos horas
en este trabajo en la oficina y cuando llega
a la misma hace otra cosa. Sin embargo, si
usted ha hecho una cita o compromiso con
una persona no se distrae en otra cosa. Es
por ello que es necesario comprometernos
con nosotros mismos y nuestra autoestima.
Platique consigo mismo

Quizs la falta de involucracin en una
actividad es debido a la ausencia de
motivacin. En este caso unos minutos de
motivacin son una buena inversin.
Suponga que prometi a su esposa limpiar

el coche durante la maana del sbado
para asistir a una boda. Entonces esta
actividad A-1 debe realizarse.
Estudios experimentales han demostrado

que las personas no inician trabajos que
creen no terminar. Recprocamente, las
personas intentan la mayora de cosas que
creen fciles aunque puedan ser
imposibles. La base de esta voluntad radica
en la estimacin subjetiva de la
probabilidad de xito.
Una fecha lmite es frecuentemente

desagradable pero es una fuerza de accin.
La promesa de cumplir en una fecha lmite
en lugar de "lo hago despus" es un buen
hbito.
Una advertencia sobre las reuniones de
trabajo es que si no estn planeadas
representan una verdadera prdida de
tiempo.
Recuerde, si usted siente que algo es difcil

o imposible, lo ms seguro es que no
intente hacerlo con pasin. Pero recuerde
que esto es solo su estimacin sentimental.
No es un hecho. Y dado que no es un hecho
mejor suponga que es una tarea sencilla.
Tendr mas probabilidades de tener xito.
16. Cambie de estmulo para

mantenerse involucrado.
Una vez que se involucra en algo,
mantngase as hasta el final. Este es
especialmente recomendable en tareas que
no nos agradan. Usted conoce que el mejor
uso de su tiempo es continuar trabajando
en la actividad A-1. No existe tiempo para
Si usted piensa que va a tener xito,

trabajar ms duro para realizar la tarea
A-1. Recuerde lo que dicen los
entrenadores a sus jugadores: T puedes
hacerlo! ?Deja de tenerte lstima!
25
la necesidad de una distraccin o cambio.

Sin embargo, si usted quiere tener control
de su vida, proporcionese el estmulo
adecuado.
la posposicin. Usted debe mantenerse

involucrado.
Existen ocasiones en que nos perdemos en
lo que hacemos. Aqu la solucin es
preguntarse Cul es el siguiente paso?.
Lo usual es que hayamos perdido la
secuencia de lo que sigue.
Descanso de relajamiento o de
trabajo
Una cosa que frecuentemente hacemos es
tomar un descanso para estirar el cuerpo,
caminar o socializar para despus
continuar trabajando una o dos horas ms.
No necesita aburrirse
En muchas actividades el deseo de cambio
es natural. La variedad no solo es "el
picante de la vida" es un ingrediente
esencial.
Usted tambin puede tomar descansos de

trabajo. Realice otra tarea diferente. Lo
recomendable que sta le proporcione un
cambio de estmulo dentro del marco de la
actividad A-1.
Un experimento interesante es aquel en

donde se coloc a varias personas en
cuartos obscuros y separados con una
cama confortable y todos los alimentos
necesarios. Se le dej ah sin hacer nada
durante cinco das. Al final de la prueba,
las personas sufran de histeria o fantasa.
Como dato adicional diremos que les tom
meses recuperarse de esta prueba. Esto
confirma que el cambio de estmulo es
necesario.
Existe una variedad de tareas instantneas

que ayudan a lograr un cambio de
estmulo. Usted puede planear, hablar con
otra persona o darse una platica de
motivacin. Puede reunir informacin o
escribir notas sobre lo que hace. Puede
imaginarse lo que har en cuanto termine
la actividad A-1. Siempre existen
oportunidades de cambio dentro de un
mismo proyecto.
El hombre de las cavernas dependa de su

habilidad para detectar y responder al
cambio. Equivalentemente, el cambio de
estmulo era una necesidad para nuestros
antepasados. Sin embargo, el hombre
moderno se ha llenado de comodidades que
le han cortado ese radar biolgico que se
alimenta del cambio de estmulo.
Cambie su posicin de trabajo. Si lo hace

en su escritorio vaya a la mesa de trabajo o
la biblioteca, lea sentado en el silln o
simplemente camine. Identifique los
cambios fsicos que trabajan para usted.
La evolucin natural de un proyecto

genera muchas tareas. Mantenga una lista
de "hacer hoy" y elija a aqulla que le
proporciona un cambio de estmulo. En
ocasiones la tarea que realizamos se vuelve
rutinaria y usted se siente aburrido. Siente
Demasiada o poca informacin?

Empecemos con la recoleccin de
informacin. Se ha dicho que el nivel de
inters de una actividad o tarea crece a
medida que nos movemos de poca o no
26
entusiasmo
necesario
que
balancear lo desagradable.
informacin a suficiente informacin. Es

por ello que si usted necesita mantenerse
involucrado en un proyecto seleccione
aquella rea donde existe poca informacin
y aumente su conocimiento sobre la misma.
permita
Estos tres pasos se tratan en detalle en las

siguientes secciones.
Existe el caso opuesto donde uno tiene

mucha informacin. Muchas personas se
sienten invadidas de informacin y de ideas
que no saben que hacer. Existe un nivel
ptimo de conocimientos para cada
proyecto o actividad. Demasiada o poca
informacin pueden disminuir el inters.
18. No permita que el miedo entre

en su camino.
Cuntas veces ha usted evitado hacer algo
importante por miedo al fracaso, la
humillacin
o
el
sentimiento
de
culpabilidad?. Muchas veces estamos
seguros, pues bien nos sucede a todos. Sin
embargo, existen tcnicas que nos permiten
trabajar en esos aspectos o actividades
importantes sin tener en cuenta la raz del
problema, el miedo. Si conquista el miedo
podr ayudarnos a realizar actividades
tipo A-1.
17. Algunas veces paga el bajar el

ritmo.
En algunas situaciones, las tcnicas de
tareas instantneas y cambio de estmulo
no logran pasar la posposicin de una
tarea.
Existen
tareas
que
son
desagradables como hacerse una revisin
mdica anual, ir a ver al profesor de su
hija, etc. Esto hace que siempre cambiemos
una actividad desagradable A-1 por
cualquier actividad agradable que nos
proporcione beneficio inmediato.
No permita que sus emociones bloqueen

sus capacidades intelectuales o sus
habilidades manuales. Mantener el control
de la persona es base del xito.
Si sospecha que el miedo le evita realizar
algo, pregntese seriamente: A que le
tengo miedo?. Haga una lista de las
posibilidades e identifique aquella aversin
o dificultad que produce el mayor miedo. A
continuacin, enfrntelo con la mirada fija
en el problema. Rompa ese miedo en
pedazos. Nada puede parar a una persona
decidida.
En este caso es necesario reconocer que

estamos en un punto crucial. Hacer una
actividad A-1 (desagradable) o evitarla. En
este momento lo recomendable es irse con
calma. No decida inmediatamente pues
elegir evitar la tarea A-1. Dse una
oportunidad para ver los aspectos positivos
de la actividad A-1 y acte, realice lo que
tenga que hacer.
Cmo extinguir el miedo?.
En resumen cuando est usted en el punto

de la decisin recuerde que a) es necesario
enfrentar lo desagradable de manera
directa; b) reconozca lo incmodo de
retrasar los resultados; c) cree el
Si tiene miedo por alguna cosa, reptase

peridicamente Puedo hacerlo puedo
lograrlo!. Slo necesito pensar de manera
27
clara. Este es un problema pequeo. Nada

me detendr.
a. Si la tarea no desaparece, el tiempo

necesario para realizarla aumenta.
Se dice que un fuego pequeo es sencillo de

extinguir. Si el fuego es mayor lo mejor es
tratar de acotarlo. Lo conveniente es hacer
un crculo y elegantemente decir: puedes
quemar lo que quieras dentro de este
crculo pero no puede cruzar esta lnea.
b. El impacto o resultado de la tarea es

distinto si lo realiza hoy que dentro de unos
meses o aos.
En resumen, la prxima vez que posponga
una actividad A-1, clmese. Por qu
sufrir un dolor innecesario asociado con
esta tarea y no obtener un beneficio?. Lo
ms seguro es que usted haya sobrevivido a
peores situaciones. No ser cierto que
estas experiencias son tolerables y aun
placenteras?.
Recuerde que la mayora de veces nuestro

miedo est fundado en nuestras propias
suposiciones,
donde
exageramos
indebidamente las debilidades. En estas
suposiciones consideramos que las otras
personas son muy fuertes -no humanas- y
terminamos por atormentarnos sin ningn
sentido.
Considere los riesgos
Limpie su cabeza de tonteras y sela para

lo que est diseada; para realizar trabajo
creativo y consolidar sus sueos en esta
vida.
Puede usted soportar el riesgo de retrasar

un proyecto grande e importante?. Cul
es el estado de sus nervios en el ltimo
minuto antes de entregar el proyecto?.
Cuando usted retrasa el proyecto hasta el
ltimo minuto existe el riesgo de algo
inesperado que conduzca a un trabajo
inadecuado o bien no cumplir con la fecha
lmite.
19. El precio real de retrasarse

Suponga que se encuentra en el punto de
una decisin y sospecha que est a punto
de posponer una tarea A-1 que resulta
desagradable. Entonces, tmese un instante
para contemplar las consecuencias de
retrasar la actividad A-1. El retraso es una
penalizacin sobre algo que ya de por s es
desagradable.
Algunas personas dicen que trabajan

mejor bajo presin. Si usted est
convencido de esta idea, perfecto. para
algunos la presin es un alimento y para
otros es una fuerza devastadora.
El precio de trabajar bajo presin se
refleja en fatiga fsica y mental. Las
emociones pueden emplear un tiempo
valioso. Es sencillo cambiar de carcter con
tanta presin tal vez lo mas peligroso es
que no nos demos la oportunidad de hacer
un trabajo de calidad y agradable en
condiciones favorables.
Analice con cuidado las consecuencias del

retraso y pregntese: Si no hago la tarea
A-1 ahora, lo har despus?, Cundo?.
Estoy dispuesto apagar el precio del
retraso. Vale la pena pagar esto?.
En esta respecto conviene recordar los
siguientes lineamientos:
28
voluntad. Esto le proporcionar un sentido

de libertad y autoconfianza. Se sentir ms
relajado y tendr control sobre su tiempo
(vida).
Los inconvenientes de la presin en

el trabajo.
La necesidad de realizar diversas
actividades en un proyecto cuando cada
minuto cuenta hace que podamos perder la
oportunidad de delegar tareas. Suponga
que est por terminar un proyecto y que
necesita servicios secretariales y copiado,
pero son las 3:00 A.M.
20. Aprenda a estirar los beneficios

Una tcnica que resulta adecuada para
asimilar entusiasmo en el punto de una
decisin se describe a continuacin:
Aqu cabe preguntar Le gusta trabajar

bajo presin?. Le agrada el ltimo
minuto de pnico para terminar el
proyecto?. Siente control de su vida?.
Hace feliz o miserables a los que le
rodean?. recuerde que las personas van a
pensar que el proyecto es ms importante
que ellas.
Suponga que tiene una idea que puede

beneficiar a su organizacin. Sin embargo,
la idea involucra tambin consecuencias
negativas. En este caso haga un diagnstico
de lo positivo y lo negativo de la actividad
A-1. Una vez que conozca con mayor
profundidad las consecuencias acte. Otra
tcnica es la basada en proporcionarse una
retribucin por lo que est usted haciendo.
Dgase a s mismo, si termino mi trabajo
antes de las 6:00 P.M., me tomar el resto
del da en visitar a un amigo y tener una
platica agradable. Imagnese lo que va a
lograr si termina su actividad A-1.
Si usted siente que las demandas de trabajo

se acumulan y le crean una presin
exagerada tal vez debera pensar si est en
el trabajo adecuado. Si la presin es
originada por su hbito de posposicin
entonces usted puede hacer algo por su
vida. Modifique sus hbitos y triunfe.
Sea positivo y concentrese en los beneficios

de su actividad y estrelos.
Suponga que usted trabaja bajo presin.

Qu pasa cuando termina un trabajo?. Se
siente cansado y desinflado. No logra
reponerse. Pues bien, y si no piensa con
claridad dentro de poco estar en otra
actividad con mucha presin. Sin embargo
si usted est vivo puede empezar a planear
el uso de su tiempo.
21. Cmo regresar de un escape?.

Todos tenemos alguna tendencia a
posponer nuestras actividades tipo A. Si
usted no hace una actividad A-1 hace
"algo" independientemente de su valor.
Sin embargo, es un escape. Cada uno de
nosotros tiene sus escapes favoritos. Puede
ser una tarea tipo B o C o bien revisar
revistas o simplemente dejar volar a la loca
de la casa: la imaginacin. En las oficinas
privadas o en el hogar los escapes son
Una sugerencia para evitar el hbito de

vivir bajo la fecha lmite es: No espere
demasiado y enrlese en lo que tiene que
hacer. Proporcionese un tiempo de
terminacin antes de la fecha limite. Sea
elegante en lo que realiza. Hgalo con
calidad. Disfrute su trabajo. Haga valer su
29
diferentes podemos llegar hasta tomar una

siesta.
dificultad
es
cuando
usted
est
desarrollando actividades A-1. Se escapa
de la lnea para lograr sus metas.
Siete errores comunes.
Existen otros escapes ms sutiles y menos

reconocidos que estn en la periferia de
una actividad A-1, como usar demasiado
tiempo en detalles irrelevante en lugar de
atacar el meollo del problema. Tratar de
entender demasiado el problema en lugar
de hacer algo.
Algunos de los escapes ms comunes que

tiene uno para no seguir en una tarea
importante tipo A-1 son:
Gratificarse. Hacer algo que nos agrada

como premio adelantado o justificado por
nuestro trabajo.
Finalmente existen lo que podramos

llamar escapes emocionales como sentirnos
enojados, preocupados o culpables;
preguntarnos si tenemos el trabajo
errneo, la esposa equivocada o haber
comprado la casa menos indicada. Cuando
tenga estos pensamientos consulte la lista
de preguntas de Lakein (Apndice).
Socializar. Visitar a otras personas.

Realizar pequeas charlas con los amigos
sin ningn propsito.
Lectura de revistas. Leer libros o

peridicos que tenemos olvidadas por ah.
Hacerlo
nosotros
Identifique cuando esta perdiendo

el tiempo
mismos.
Transcribir tres hojas de un libro en lugar

de sacar una copia. Hacer algo que
podramos delegar.
Algunos escapes de la tarea A-1 tienen un

cierto valor. Por ejemplo, organizarse,
hacer listas de trabajo, descansar, etc. Sin
embargo, no estamos haciendo el mejor
uso del tiempo. Recuerde que usted mismo
decidi establecer una prioridad sobre el
uso del tiempo y est asociado a la
actividad A-1.
Extralimitarse. Revisar a los empleados

en forma cercana. Arreglar la oficina para
que luzca como modelo.
Salirse. Si estamos en la oficina querer ir

a casa y si estamos en casa querer ir a la
oficina. Tomar un caf con mucha platica.
El autor menciona que uno de sus clientes,

un investigador pospona continuamente el
trabajo en un proyecto difcil de alta
prioridad. Lo primero que l mismo
investigador observ es que detrs de esta
posposicin estaba un sentimiento de
tensin que lo haca sentirse incmodo.
Para remediar esto revisaba los resultado
de un proyecto que le era familiar y en el
cual haba tenido xito. Tena un escape
emocional de la actividad A-1.
Soar despierto. Planear lo que va a

hacer el fin de semana. Preocuparse por
cosas que no ha terminado. Pensar como
gastar el dinero si le diesen un aumento.
No dudamos que existen otros escapes y
algunos de ellos muy personales. Sin
embargo, recuerde no haya nada malo con
gratificarse, socializar, leer revistas, etc. la
30
proyecto aunque algunas de las tareas

que realiza conduzcan a caminos
cerrados.
La recomendacin de Alan Lakein es que

cuando esto sucediese se repitiera
mentalmente "estoy perdiendo mi tiempo".
Esto le servia para recordarle que estaba
identificando su escape y que tena que
hacer algo. El beneficio de esta
recomendacin vino tres meses despus en
que pudo realizar proyectos an ms
difciles. Reprogram su mente para evitar
escaparse de la actividad tipo A.
c. Evitar sus escapes favoritos.

d. Mantener una actitud positiva a pesar
de sus fracasos anteriores.
e. Hacer algo cada da por sus metas.
f. Vencer el miedo real o imaginario.
Cmo cortar las rutas de escape?
g. Resistirse a realizar una tarea fcil

enfrente de usted.
Otra manera de concentrarse en la

actividad A-1 es cortar todas las rutas de
escape. El principio es simple y es el mismo
usado por aquellos que desean bajar peso,
dejar de fumar o beber. Primero debemos
quitar todo lo que nos induzca a escapar o
bien hacer difcil, paulatinamente, el
querer escapar.
Todo mundo sabe que donde existe

voluntad existe un camino. Todo mundo
tiene fuerza de voluntad. Sin embargo,
cmo desarrollar la fuerza de voluntad?.
Esto lo ensearemos a continuacin.
Ejercicios para la construccin de

la fuerza de voluntad.
El gran escape es la televisin. Olvdese de

ella y camine con paso majestuoso hacia su
actividad A-1. Si ve televisin pregntese
cmo podra usar mi tiempo?.
El desarrollo de un programa para la

fuerza de voluntad es como un programa
de levantamiento de pesas. No empezamos
tratando de levantar 100 kg. sino que
trabajamos de manera gradual.
22. Cmo ser mejor la prxima

vez?
Los buenos maestros saben que los nios

aprenden mejor cuando trabajan a su
propio nivel de capacidad. Por lo tanto
usted debe empezar a aumentar su fuerza
de voluntad practicndola en situaciones
pequeas y sencillas antes de aplicarla a
situaciones difciles.
Para obtener el mayor beneficio de las

sugerencias y tcnicas descritas se requiere
ejercer nuestra fuerza de voluntad.
Especficamente, usted necesita fuerza de
voluntad para:
a. Planear cuando se siente presionado o
abrumado.
La voluntad es como un caballo salvaje. Si

deseamos domarlo para hacer un trabajo
productivo, necesitamos mantenernos en
contacto.
b. Mantenerse involucrado en un
31
oportunidad de lograr el xito, aunque el

fracaso sea todava una posibilidad. Qu
hacer?.
Existe una sola forma de tener xito:

montar el caballo y mantenernos en l.
Trate de domarlo. Algunas veces morder
el polvo, pero debe continuar. La idea es
permanecer, an si el caballo va en
direccin contraria.
Muchas personas emplean su vida

minimizando costos en lugar maximizar
beneficios. Muchas personas usan un
tiempo precioso para evaluar los pros y
contras de fallar. Sin embargo, fallar es
muchas veces una forma de ahorrar
tiempo.
La clave es avanzar en etapas graduales.

Tenemos que empezar por identificar
cuando actuamos por impulso haciendo
una decisin equivocada. Es necesario
desarrollar el hbito de decir, sentir y ver
que hacemos lo que decidimos hacer.
Usted encuentra que trabaja y que no. Se

evita metas utpicas. En cierta forma el
fracaso tiene un aspecto constructivo:
permite establecer o reconocer puentes que
eventualmente nos llevan a donde
queremos.
Como safarse de la TV?.

El primer paso aqu es vencer el reflejo
compulsivo a mirar televisin. Es
importante pensar en qu desea ver o
podra ver. Si no lo encuentra olvdese, no
pierda el tiempo.
Estudios clsicos han demostrado que las

personas que esperan (y se esfuerzan) el
xito son ms felices y alcanzan mayores
metas que aquellas que tienen miedo (y
esperan) al fracaso.
Recuerde que tiene usted una sola vida.
Haga lo mejor de ella.
Si prende la TV levntese a bajar el

volumen cada vez que aparece un anuncio
repetidamente hasta que se canse y apague
el aparato. Otra manera es lea algo
interesante entre anuncios y no ponga
atencin hasta que termine una idea del
libro que lee. Reptase a usted mismo no
existe algo mejor que hacer?, seguro que si,
apague el aparato y pngase a usar
correctamente su tiempo.
Cuando sienta que las cosas no funcionan

piense que est en la cadena del ensayo y
error y que eventualmente este proceso de
aprendizaje le llevara al xito.
Cuando haga algo que no haba hecho
antes, no importa que tan mal salgan las
cosas, las har mejor la prxima vez.
Parece difcil aceptar el fracaso pero
recurdese a usted mismo:
23. Haga su mejor esfuerzo y

considrelo un xito.
"Si una cosa vale la pena hacerla,

empecemos a realizarla aunque al
principio no salga bien". Los expertos
empezaron haciendo cosas que no eran
perfectas. Tenga fe en lo que hace y
construya su xito.
Estara dispuesto a usar todas las tardes

de esta semana en alcanzar una meta de su
vida, aunque el xito de la misma no este
garantizado?. Si usted no trata, garantiza
su fracaso. Si usted trata, tiene
32

Como Tener Control de Su Tiempo y de Su Vida

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DIVISIN DE ESTUDIOS DE POSGRADO

COMO TENER CONTROL DE SU

Como tener control de su tiempo y

10. Actividades que mejor no hacemos

12. Cmo tener tiempo tranquilo?

3. Soar, hundirse o decidir

18. No permita que el miedo entre en su

4. El control empieza con planeacin

19. El precio real de retrasarse

5. Qu quiere realmente de su vida?

20. Aprenda a estirar los beneficios

6. Empiece ahora mismo

21. Cmo regresar de un escape?

22. Cmo ser mejor la prxima vez?

8. Cmo encontrar tiempo que no

23. Haga su mejor esfuerzo y considrelo

9. Haciendo la mayora de las prioridades

Recuerde que no hay tal cosa como "me

1. Por qu deberamos cuidar el

2. El Pago: Control de su vida

El libro no es acerca de la eficiencia del

El tipo de control que se recomienda en

Hacer la actividad adecuada, en trminos

Con el propsito de tener una idea de lo

Sin embargo, puede que a los cuarenta

organizada en su cabeza que en llegar a

En el uso del tiempo usted es el juez. El uso

Aunque sea una contradiccin decirlo, si

3. Soar, hundirse o decidir

Si usted piensa tener control de su tiempo y

Qu hacer el da de hoy?. Visitar a un

Ningn extremo es deseable. Demasiada

Si pensamos en el futuro, tenemos an ms

Por otra parte, todos tenemos diferentes

c. Escapismo. Usted se sienta en la sala

En el proceso de decisin es importante

f. Decisiones conscientes. Usted se

de su casa y deja volar la imaginacin

d. Pasar el momento. Usted decide

e. Default. Usted espera una visita o un

sienta en su oficina o casa y hace un plan

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