REEMBOLSO A CAJA MENOR:

En toda empresa es frecuente que se realicen una gran cantidad de desembolsos de cuantas menores, ya sea por pagos
de elementos de papelera, por compras de artculos de aseo y cafetera, transportes para gestiones de mensajera, pagos
por servicios de mantenimientos y reparaciones menores. Si una empresa empieza a manejar todo este tipo de
desembolsos mediante pagos con cheque, o efectuando un comprobante de egreso afectando la caja general cada vez
que se presente una compra de menor cuanta, se puede volver engorroso el manejo contable por la gran cantidad de
comprobantes de egreso que se elaboran, y la gran cantidad de registros contables que afectan los movimientos de caja
y bancos, es por ello que es necesario constituir un fondo de caja menor, del cual se efectuarn todo este tipo de pagos.
Dicho fondo, debe ser manejado por una sola persona, y la cantidad de dinero con que se constituya depende de la
cantidad de operaciones de menor cuanta que se efecten en la empresa.
Contablemente el registro de apertura del fondo de caja menor, se har debitando la cuenta 110510 CAJAS MENORES, y
acreditando la cuenta de CAJA GENERAL, o BANCOS segn sea el caso.
Se deben establecer una polticas para el pago de gastos a travs de caja menor, indicando unos valores mximos para
que el pago de efecte de dicho fondo (por ejemplo, que el pago que no exceda los $80.000) La persona encargada del
manejo de este fondo, deber conservar una factura o soporte por cada uno de los desembolsos que efecte, de manera
que cuando se le realice un arqueo de caja, la sumatoria de todas las facturas o soportes que presente, ms el dinero en
efectivo del que disponga, debe ser igual al valor del fondo de caja que inicialmente se ha establecido.
Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya agotado las provisiones de efectivo para
continuar efectuando desembolsos, se deber solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar
todos los comprobantes o facturas que presente el encargado del manejo del fondo; para efectuar el reembolso a caja
menor, se elaborar un comprobante de egreso donde se contabilizarn en las cuentas de gastos los diferentes
desembolsos que consten en las facturas que se presenten, contra un crdito a la cuenta de caja o bancos segn sea el
caso.
CODIGO

CUENTA

DEBITOS

5135XX

Gastos

XXX

5195xx

Otros gastos

XXX

110505

Caja General

CREDITOS

XXX

Al recibir el reembolso de dinero, el encargado nuevamente quedar con el fondo de caja menor completo, para que de
esta manera se repita el ciclo.
Es importante anotar, que el comprobante de egreso de reembolso a caja menor debe efectuarse el ltimo da de cada
mes, as no se haya agotado la totalidad del dinero del fondo, ya que por un principio de causacin, en la contabilidad
deben quedar registrados todos los gastos en que incurri la empresa en dicho mes.
Cuando se efecta el registro de reembolso a caja menor, nunca se afecta la cuenta de dicho fondo (110510), ya que esta
cuenta solo se afecta en el momento de la apertura, aumento, disminucin o cancelacin del fondo de caja menor.