PLAN

DE
DIRECCIN
EL
PROYECTO ANLISIS Y DISEO
DE CIRCUITO CERRADO DE
TELEVISIN Y GPS PARA
RUTAS ESCOLARES PARA LA
EMPRESA SOLUCIN TCNICA
SAS

Control de la documentacin

Ttulo:
Referencia:
Autores:

PLAN DE DIRECCIN EL PROYECTO ANLISIS Y DISEO DE CIRCUITO

CERRADO DE TELEVISIN Y GPS PARA RUTAS ESCOLARES PARA LA
EMPRESA SOLUCIN TCNICA SAS
Ninguna
Shirley Buitrago
Sara Crdenas
Alejandra Vargas
German Villegas
23/10/2015

Fecha:

Histrico de Versiones.
Versi
n
1.0

Fecha

Estado

Responsables

Nombre del documento

23/10/2015

Revisin

Shirley Buitrago
Sara Crdenas
Alejandra Vargas
German Villegas

TDG-2015-2-022-SOTEC-PP-PP1.0.docx

Histrico de Cambios.
Versin
1.0

Fecha
23/10/2015

Modificaciones
Ninguna primera versin.

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|2

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|3

Contenido
Control de la documentacin.................................................................................... 2
Histrico de Versiones...................................................................................... 2
Histrico de Cambios........................................................................................ 2
1.

Propsito..................................................................................................... 4

2.

Objetivo General del Proyecto........................................................................4

3.

Objetivos Especficos del Proyecto..................................................................4

4.

Descripcin del ciclo de vida del proyecto.........................................................4

5.

Descripcin del plan para la Direccin del proyecto...........................................5

Plan de Gestin de la Configuracin.........................................................................9

6.

Propsito..................................................................................................... 9

7.

Alcance....................................................................................................... 9

8.

Documentos Referenciados........................................................................... 9

9.

Abreviaturas, Siglas y Definiciones..................................................................9

10.

Sistema de Gestin de la Configuracin Herramienta.................................10

11.

Roles y Responsabilidades.......................................................................10

12.

Identificacin elementos de configuracin...................................................10

Plan de Gestin Control de Cambios.......................................................................14

13.

Propsito................................................................................................ 14

14.

Alcance.................................................................................................. 14

15.

Documentos Referenciados......................................................................14

16.

Identificacin de Roles............................................................................. 14

17.

Proceso de Gestin de Cambio.................................................................15

18.

Indicadores de Gestin............................................................................. 17

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|4

1. Propsito
El objetivo del plan de Direccin del proyecto Anlisis y Diseo de circuito cerrado de
televisin y GPS para rutas escolares para la empresa Solucin Tcnica SAS es
establecer como se especificarn, desarrollarn, coordinarn y controlarn los planes
secundarios del proyecto, con el fin de contar con un documento completo para la
direccin del proyecto el cual determine el trabajo a realizar durante el proyecto.
2. Objetivo General del Proyecto
Analizar y disear una solucin tcnica que permita instalar cmaras de video y
posicionamiento satelital dentro de los vehculos de servicio escolar, para acceso a los
padres de familia y personas del colegio cumpliendo con las caractersticas exigidas en el
decreto.
3. Objetivos Especficos del Proyecto
1.

Verificar las condiciones y alcance tecnolgico establecido en el decreto para

transporte escolar.
Definir un diseo que permita monitorear por navegacin satelital GPS, la
ubicacin exacta de la ruta escolar.
Disear una solucin que permita la implementacin cmaras de video en las
rutas escolares, para monitoreo por padres de familia y representantes del
colegio.
Definir los servicios tcnicos y humanos ofrecidos para cumplir con la
visualizacin en tiempo real y grabacin en las rutas escolares.
Entregar a SOTEC un diseo que cumpla los requerimientos del decreto y le
permita entrar al mercado con una solucin oportuna.

2.
3.
4.
5.

4. Descripcin del ciclo de vida del proyecto

ETAPA
Anlisis:

BREVE DESCRIPCIN
En esta etapa se definirn las especificaciones para dar
cumplimiento a cada uno de los requerimientos tecnolgicos
establecidos por el decreto y los numerales especificados.
Tambin incluir los lineamientos que establecen parmetros,
polticas, tecnologas y servicios que la empresa va a brindar en
las soluciones

Diseo:

En esta etapa se diseara la solucin y se realizarn los

siguientes entregables:
Planos de ubicacin de los elementos y equipos,
Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|5

Planos de interconexiones y recorrido de cableado, Memorias

de clculo, procedimientos de instalacin, operacin y
mantenimiento, procedimientos de marquillacin.
Listas de materiales, equipos, repuestos, chequeos y pruebas a
realizar.
Plan de mercadeo
Implementacin:

Piloto instalacin de cmaras y GPS

Cierre:

Formalizacin de cierre de proyecto entrega de documentacin

definida y aceptacin por parte de los interesados.

5. Descripcin del plan para la Direccin del proyecto

5.1.

Plan para gestionar el Alcance

Esquema de trabajo:
Se elaborar la Lnea Base de alcance del proyecto por medio de la construccin de la
EDT, el enunciado del alcance y el diccionario de la EDT. La cual ser aprobada por los
Interesados, Sponsor, el Director del proyecto y los Miembros del equipo de trabajo.
Se realizarn reuniones con cada una de las reas interesadas para complementar el
alcance, trabajando sobre la recopilacin de requisitos.
Herramientas y Tcnicas: Entrevistas, Reuniones, Encuestas y Juicio de Expertos.
5.2.

Plan para gestionar los Requisitos

Esquema de trabajo:
Para la gestin de los requisitos se realizar el anlisis del decreto 348 de febrero de
2015 del Ministerio de transporte (Capitulo II Articulo 19 literal d - Estructura tecnolgica
numerales 1,3 y 5), con el cual se generar la matriz de requerimientos definida para tal
fin, con el objetivo de determinar las especificaciones que darn cumplimiento a cada uno
de los requerimientos tecnolgicos establecidos por el Decreto, este documento tambin
contendr los lineamientos que establecen parmetros, polticas, tecnologas y servicios
que la empresa va a brindar en las soluciones.
Para la oficializacin de estos documentos de Requisitos se debe contar con la firma de
aprobacin de los Interesados Sponsor, el Director del proyecto y los Miembros del equipo
de trabajo.
Herramientas y Tcnicas: Entrevistas, Reuniones, Encuestas y Juicio de Expertos.
5.3.

Plan para gestionar el Cronograma

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|6

Esquema de trabajo:
En la reunin del cierre de alcance tcnico se solicitaran las duraciones de cada una de
las tareas, dependencias entre las tareas y responsables.
Cuando se tenga las fechas establecidas se solicitara la lnea base 1 del cronograma.
La estimacin se realizara bajo la tcnica PERT
(tO + 4tM+ +tP) /6
Estimado optimista (tO), El ms probable (tM), Estimado pesimista (tP)
Se tendr un cronograma para la gestin del tiempo del proyecto el cual ser elaborado
en Microsoft Project y las mtricas sern las definidas por el PMI para el control del
tiempo.
Herramientas y Tcnicas: Juicio de expertos, Tcnicas analticas (Estimacin PERT) y
Reuniones

5.4.

Plan para gestionar el Costo

Esquema de trabajo:
El tipo de moneda a utilizar en la ejecucin del proyecto ser: Pesos
Para la definicin de imprevistos se estima un monto de contingencia igual al 10%
respecto al presupuesto asignado para el proyecto.
Para el clculo de indicadores de desempeo del costo se emplear la tcnica del valor
ganado (EMV)
5.5.

Plan para gestionar la Calidad

Esquema de trabajo:
Para gestionar la calidad se validaran y verificaran los criterios de aceptacin definidos
durante la Gestin de alcance, as mismo se establecern reuniones quincenales de
seguimiento en las cuales se validar el avance de las actividades planeadas y los
inconvenientes presentados.
Se construa un plan de Gestin de Calidad en el cual se determinaran las mtricas y
escalamientos, ese plan ser comunicado y aprobado por el Sponsor, Director de
proyecto, e interesados.

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|7

Herramientas y Tcnicas: Anlisis Costo-Beneficio, Siete herramientas bsicas de calidad,

Estudios comparativos y Reuniones
5.6.

Plan para gestionar los Recursos humanos

Esquema de trabajo:
Para gestionar el capital humano se construir un lineamiento que permita definir, adquirir,
dirigir y finalmente liberar el talento humano del proyecto.
Herramientas y Tcnicas: Organigrama y descripcin de cargos, creacin de relaciones de
trabajo, reuniones, negociacin, habilidades interpersonales, reglas basicas.
5.7.

Plan para gestionar las Comunicaciones

Esquema de trabajo:
Para las comunicaciones se planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las
comunicaciones del proyecto.
En este plan se debe definir la informacin que debe ser comunicada, incluido idioma y el
formato, medio que se utilizara para distribuir la informacin, plazo autorizado para recibir
retroalimentacin en los casos que corresponda, responsables autorizados para divulgar
la informacin del proyecto, persona o los grupos que recibirn la informacin del proyecto
Herramientas y Tcnicas: anlisis de requisitos de comunicacin, tecnologa de
comunicacin reuniones, informes de desempeo.
5.8.

Plan para gestionar los Riesgos

Esquema de trabajo:
Para la gestin de riesgos se identificaran, estructurarn y se llevarn a cabo las
actividades de gestin de riesgos que permitan control y mitigacin.
Herramientas y Tcnicas: reuniones, revisin de documentacin, anlisis de supuestos,
evaluacin de probabilidad e impacto de los riesgos.
5.9.

Plan para gestionar las Adquisiciones

Esquema de trabajo:
Para la adquisicin de productos o servicios necesarios para la implementacin del
proyecto se definir un proceso que incluya la gestin del contrato.
Herramientas y Tcnicas: Investigacin de mercado, reuniones, tcnicas de evaluacin de
propuestas, negociacin de adquisiciones.

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|8

5.10.

Plan para gestionar los Interesados

Esquema de trabajo:
La identificacin de usuarios, definicin de expectativas y estrategias permitirn involucrar
a los interesados de manera eficaz en el proyecto.
Herramientas y Tcnicas: anlisis de interesados, reuniones, mtodos de comunicacin.

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|9

Plan de Gestin de la Configuracin

6. Propsito
El objetivo de este Plan de Gestin de la Configuracin (CM), es proporcionar una visin
general de cmo se definir y se mantendr la integridad de los documentos que se
generarn a lo largo del desarrollo del proyecto Anlisis y diseo de circuito cerrado de
televisin y GPS para rutas escolares para la empresa Solucin Tcnica SAS.
Se definirn las actividades de CM a desarrollar, su frecuencia, roles y responsabilidades.

7. Alcance
El plan de gestin de la configuracin se involucrar a lo largo de todas las etapas del
ciclo de vida del proyecto, permitiendo as garantizar un estndar de versionamiento y
nomenclatura adecuados para los elementos de configuracin identificados.
La identificacin de estos elementos de configuracin se realizar tomando como base los
entregables planeados en el proyecto.
As mismo las actividades contempladas dentro de la Gestin de la Configuracin para
este proyecto son las siguientes:

Identificacin de los elementos de configuracin

Mantenimiento de descripciones de los elementos de configuracin.
Establecimiento y administracin del repositorio.
Mantenimiento de la historia de los tems.
Control de los cambios.

8. Documentos Referenciados
Documento
Proceso de Gestin de la Configuracin

Nombre
Proceso_CM.jpg

9. Abreviaturas, Siglas y Definiciones

CM: Administracin de la Configuracin (Configuration Management).
Lnea Base (Baseline): Para nuestro caso sera un paquete de documentos o documento
previamente revisados y aprobados de una versin especfica, desde la cual se pueden
generar nuevas versiones o modificaciones de acuerdo con las necesidades del proyecto.
Estas modificaciones deben ser solicitadas por medio del proceso de Gestin de Cambios
establecido en el proyecto.
CMDB: Base de Datos de Gestin de la Configuracin
Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|10

CI tem de configuracin (Configuration Item): Los elementos (documentos) que son

puestos bajo el control de gestin de la configuracin

10.

Sistema de Gestin de la Configuracin Herramienta

Sistema de control de versiones, que se emplear para administrar las versiones de los
entregables planeados en el proyecto se definir con el cliente SOTEC teniendo en
cuenta la infraestructura requerida para la instalacin del software.

11.Roles y Responsabilidades

12.

Originador de cambios: Persona que solicita el cambio o ajuste en un

documento determinado, puede ser el Director del Proyecto, Sponsor o
Interesado.

Gestor de Configuracin Dueo del Proceso: responsable del

mantenimiento de la informacin contenida en los Elementos de
Configuracin. Valida con los interesados, integrantes del proyecto y el
Gestor del Cambio el impacto y complejidad de los cambios a implementar
y emite un concepto de Aprobacin o Rechazo del mismo. Adicionalmente
es el encargado de garantizar el correcto versionamiento de los CI dentro
de la herramienta destinada para tal fin.

Modificador: Responsable de hacer los cambios en un documento

determinado de acuerdo con una solicitud de cambio aprobada. Puede ser
cualquiera de los Estudiantes del equipo de trabajo del Proyecto.

Identificacin elementos de configuracin

La identificacin de los elementos de configuracin (CI) permitir determinar cules son

los documentos sujetos al proceso de Gestin de la Configuracin, con el fin de
establecer un identificador nico para los mismos.
Cada documento se identificar de la siguiente forma:
CodigoUniversidad_Empresa_TipoDeDocumento_NombreDelElemento_Versin,
ejemplo:

por

TDG-2015-2-022-SOTEC-PP-CMP-1.2.1
CodigoUniversidad: TDG-2015-2-022
Empresa: SOTEC
TipoDeDocumento: PP (Plan de Proyecto)
NombreDelElemento: CMP (Configuration Management Plan)
Versin
1.2.1 (Primera Versin. Dos modificaciones. Un error eliminado)
Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|11

A continuacin se listan los tipos de documentos a versionar y sus acrnimos:

PP Planes Proyecto
DA Documento de Anlisis
DD Documento Diseo
PM Plan Mercadeo
MM Memorias del Piloto
ARI Actas reuniones Internas
ARS Actas reuniones Interesados
ARD Actas reuniones Director Proyecto
AN Anexos (Documentacin Tcnica, reglamentacin, fichas de procesos,
y dems documentacin relacionada con el proyecto)

A continuacin se relacionan los elementos que se pondrn bajo la gestin de la

configuracin:

Planes del Proyecto

Documento de Anlisis
Documento de Diseo
Documento Plan Mercadeo
Documento Memorias del Piloto
Actas de Reuniones
Documentacin Tcnica, reglamentacin, fichas de procesos, y dems
documentacin relacionada con el proyecto

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|12

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|13

Plan de Gestin Control de Cambios

13.

Propsito

El objetivo de este Plan de Gestin del cambio (CHM), es definir un estndar para un
manejo eficaz y rpido de los cambios asegurando que estos sean evaluados,
autorizados, priorizados, planeados, probados, implementados, documentados y
revisados de acuerdo a los procedimientos establecidos, minimizando el riesgo del
proyecto

14.

Alcance

La gestin de cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta su finalizacin,

permite mantener actualizados los planes subsidiarios y toda la documentacin
relacionada al proyecto.
Los cambios pueden aplicar a:

15.

Descripcin del alcance del proyecto

Cronograma o actividades del proyecto
Presupuesto del proyecto
Indicadores de Calidad
Recursos Humanos
Riesgos
Cualquier plan subsidiario

Documentos Referenciados

Documento
Proceso de Gestin de Cambios

16.

Nombre
Proceso_CHM.jpg

Identificacin de Roles
NOMBRE DEL ROL

PERSONA

RESPONSABILIDADES

NIVELES DE
AUTORIDAD

Sponsor
Gerente SOTEC

Benjamn
Montesinos

Decidir entre varias

opciones en el Comit
de Control de
Cambios

Alto - Total

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|14

Comit de Control de
Cambios
Gerente General
Gerente de Operaciones
Gerente de proyecto
Lder Tcnico
Ingenieros Consultores
Director Proyecto de
Grado

Benjamn
Montesinos
Rafael Morales
Shirley Buitrago
Germn Villegas
Alejandra Vargas
Sara Crdenas
Samuel Maz

Aprobar o rechazar
cambios

Alto

Gerente de Proyecto
Jefe de Proyecto

Shirley Buitrago

Proponer, aprobar,
analizar y evaluar las
solicitudes de cambio
y sus posibles
impactos

Medio

Equipo de apoyo del

proyecto
Ingenieros Consultores

Alejandra Vargas
Sara Crdenas

Detectar las
necesidades de
cambio y formalizar
las solicitudes

Medio

Realizar solicitudes de
cambio

Moderado

Interesados
Gerente General
Gerente de Operaciones
Gerente de Proyecto
Lder Tcnico
Ingenieros Consultores
Director Proyecto de
Grado

17.

Proceso de Gestin de Cambio

5.1 Solicitud de Cambios: Se deben detectar las necesidades de cambio y formalizar
las solicitudes mediante el formato TDG-2015-2-022-SOTEC-PP-CHMP-1.0.

El Sponsor o el personal definido por SOTEC, sern quienes evidenciarn y harn

los requerimientos de las solicitudes de cambio.
Se realizarn reuniones con los solicitantes, para recopilar toda la informacin
referente al cambio.

Posteriormente se elaborar la documentacin necesaria para la formalizacin de

la solicitud de cambio en el formato TDG-2015-2-022-SOTEC-PP-CHMP-1.0.

Finalmente se presentar dicha solicitud ante el Comit de Cambios.

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|15

5.2

Verificar Solicitud de Cambios:

Se debe asegurar que se ha provisto toda la

informacin necesaria para el anlisis de la solicitud del cambio, entre esta se debe contar
con el formato de solicitud de cambios, de requerimientos y dems informacin ya sea de
proveedores, equipos tcnicos u otros que permitan realizar una adecuada evaluacin del
cambio

El Gerente de Proyecto analiza a profundidad la Solicitud de Cambio con el fin de

entender el objetivo de esta y las razones que la originaron.

Determinar la viabilidad de dicha solicitud y verificar que se cuente con la

informacin que permita realizar un anlisis del impacto del cambio

Cuando sea necesario se realizaran correcciones o se completar informacin con

el fin de hacer que la Solicitud de Cambio sea precisa y clara.

Finalmente se realiza el registro de la Solicitud en el Log de Control de Solicitudes

de Cambio.

Evaluar Impactos: Se debe realizar anlisis

5.3

y medicin de los impactos del cambio

en todas las reas del proyecto.

El Gerente de Proyecto evala que impacto generar el o los cambios en los

planes de gestin del proyecto, las lneas bases, en los requerimientos de SOTEC,
y en su entorno en general.

Se registran los resultados de la evaluacin de impactos en la Solicitud de

Cambio.

Se genera un concepto acerca de la solicitud de Cambio, en cual es tenido en

cuenta a la hora de tomar una decisin.

En ltimo lugar, se actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de

Solicitudes de Cambio.

5.4

5.5

Decidir y/o Realizar Ajustes

Segn los impactos encontrados, se toma una

decisin respecto al cambio; de ser necesario se realiza ajuste a la propuesta.

Segn el nivel de impacto, el Comit de Cambio decide si aprobar, rechazar o

pospondr la iniciativa de cambio. Si no se llega a un acuerdo entre los miembros
del comit, es el Sponsor quien tendr la ltima palabra

Una vez tomada la decisin, se realiza la actualizacin del estado de la solicitud en

el Log de Control de Solicitudes de Cambio.

Implementacin: Se materializa el cambio, se realiza seguimiento y control de este.

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|16

El Gerente de Proyecto modifica la estructura del proyecto (planes, lneas base,

etc.) segn sea necesario para que el cambio pueda ser implementado.

Una vez realizados los cambios en la estructura del proyecto, se notifica a quienes
hicieron el requerimiento inicial y a quienes se vean afectados por dicho cambio
como: proveedores de los servicios de internet, de equipos (Cmaras,
localizadores satelitales, grabadores etc), equipo de trabajo del proyecto, personal
de SOTEC, etc.

Se coordina con los ingenieros consultores y con el lder tcnico el nuevo plan
para ejecucin del proyecto.

Se actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de

Cambio.

Se mantiene un continuo seguimiento de la implementacin del cambio.

Cierre del Proceso de Cambio:

5.6

Se finaliza la implementacin del cambio, se

realiza actualizacin de registros.

El Gerente de Proyecto verifica que se haya realizado correctamente todo el

proceso de cambio.

Se realiza actualizacin de la documentacin relacionada y se elaboran las

lecciones aprendidas del proyecto para posterior uso de estas en proyectos
similares implementados en SOTEC.

Se actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de

Cambio.

18.

Indicadores de Gestin

Nmero de cambios recibidos y cambios aprobados.

Nmero de cambios ejecutados vs cambios ejecutados sin impacto.

Nmero de cambios ejecutados de acuerdo con el proceso de Control de

Cambios.

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|17

Plan de Direccin del Proyecto - SOTEC|18