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de documents
Patricia Plaza Gruber, Domaine IT, patricia.plaza@ep.ch
Comment a marche ?
Un dispositif de GED est intimement li au cycle de vie
des documents, de leur cration leur limination en passant
par leur stockage, archivage, diffusion et retrouvage. Il est
constitu de plusieurs tapes, dont voici les principales:
Lacquisition de donnes
classement
Lindexation consiste en la description des documents et
a pour but de faciliter leur exploitation ou leur retrouvage.
Cette description peut porter sur la forme du document
(titre, auteur, date, type, etc.) ou sur son contenu (selon le
nombre doccurrences dun terme dans un document, une
liste de mots-cls ou un thsaurus) et se fera en renseignant
un jeu de mtadonnes pralablement dnies.
Si une partie de lindexation peut tre ralise de manire
automatique (en extrayant des donnes des proprits des
documents ou de leur contenu lors de la numrisation), on
ne peut exclure un travail manuel pour certaines donnes (par
exemple la date gurant sur un document). Il est important
alors dvaluer la charge de travail que cette indexation manuelle va reprsenter par rapport au gain attendu (classement
ou recherches plus efcaces).
Le plan de classement est une organisation hirarchique
de dossiers sous forme darborescence. Les documents y sont
regroups en fonction des activits et processus de travail
de lorganisation ou du service dans lequel le systme de
GED est dploy. Cette organisation, familire puisquelle
rappelle celle des chiers sous Windows, offre la fois une
vue synthtique des activits dune organisation et permet
une recherche plus intuitive des documents.
La recherche de documents et la
consultation
Il existe plusieurs manires de rechercher des documents:
la recherche en texte intgral: cest une recherche de
type Google. Elle porte sur les mots des documents et
ncessite une reconnaissance optique de caractres des
documents numriss. La plus simple, elle est aussi la
moins prcise;
la recherche avance: elle concerne les mtadonnes. Elle
permet de rechercher des documents selon des critres
spciques (un auteur, un titre, une date, etc.) pour
autant que le champ sur lequel porte la recherche ait t
renseign lors de lindexation des documents. Il est possible deffectuer des recherches en combinant plusieurs
critres de recherches avec des oprateurs boolens. Certaines GED offrent galement la possibilit de combiner
la recherche en texte intgral avec la recherche avance;
la recherche via le plan de classement: cette recherche
correspond une dmarche plus intuitive. Elle est
utile lorsquon na pas une ide prcise de ce que lon
recherche ou que lon veut avoir une vision complte
dun dossier.
Rglement
1. Le concours est ouvert aux tudiants et employs dune des EPF (et autres instituts du domaine du CEPF), dune
universit ou dune HES suisses. Les membres du comit de rdaction du Flash informatique et du jury, ainsi que
leur famille, ne peuvent concourir.
2. La meilleure nouvelle sera rcompense dun prix de 1000.- frs et sera publie dans le numro spcial t 2008 du
Flash informatique. Elle sera aussi publie sur le Web ainsi que les nouvelles retenues par le jury.
3. La forme du concours est la nouvelle, soit un rcit indit rdig en franais de 1500 2500 mots. Lhistoire devra
commencer par ces quelques mots de Victor Hugo tirs des Misrables: II t un pas, referma machinalement la porte
derrire lui, et resta debout, considrant ce quil voyait. Ctait une assez vaste enceinte peine claire, tantt pleine de
rumeur, tantt pleine de silence, .
4. Le thme du concours 2008 doit donner un rle prdominant dans le droulement de son histoire au thme du
spcial t 2008: PrenneIT ou vers une informatique durable et responsable.
5. Les textes numriques (documents Word, OpenOfce, RTF, HTML ou au format texte) doivent tre soumis avant
le dimanche 1er juin 2008 minuit travers le formulaire se trouvant ladresse: ditwww.ep.ch/concoursFI08,
qui garantit lanonymat des auteurs.
Toutes les informations relatives au concours sont accessibles depuis la page dit.ep.ch/ n
ISSN 1420-7192