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SECTOR PBLICO
En este apartado intentaremos responder a la pregunta de si es posible que un
mismo marco conceptual y unas tcnicas de intervencin idnticas puedan ser
utilizados tanto en el sector privado como en el sector pblico. En efecto, un
largo y polmico debate ha acompaado siempre a los intentos de relacionar a
la auditora operativa, y en trminos ms generales a la teora de la
organizacin, con la Administracin pblica. En primer lugar, la mayora de los
profesionales vinculados con la auditora operativa consideran que los avances
tericos e instrumentales de su disciplina son vlidos para cualquier tipo de
complejo organizativo siendo indiferente que sea ste privado o pblico. En
cambio, la mayora de los especialistas en el anlisis de la Administracin
pblica consideran que nos encontramos ante una organizacin especial y
diferenciada que requiere un tratamiento cientfico y tcnico propio. Pero como
las organizaciones pblicas tienen las mismas necesidades que las
organizaciones del sector privado por lo que respecta a alcanzar sus objetivos
de una forma eficaz y eficiente, se acepta que sus zonas ms operativas
puedan y deban nutrirse de los conocimientos, herramientas y avances de la
auditora operativa y, ms en general, de la teora organizativa. Estos dos
principios, necesidad de una disciplina propia y la permeabilidad hacia las
proyecciones organizativas en los sectores ms operativos, son reconocidos
por la mayora de los analistas de las Administraciones pblicas. Es decir, el
sector pblico necesita nutrirse de las posibilidades y avances que ofrece la
auditora operativa pero requiere una conceptualizacin y unas tcnicas
distintas y ms elaboradas de las que se puedan implementar en las
organizaciones de naturaleza privada. Por lo tanto, parece bastante claro que
la traslacin directa de herramientas organizativas propias del sector privado
sobre el sector pblico no es posible debido a las especificidades de este
ltimo. Per o, en cambio, s es posible la traslacin inversa, es decir, ideas y
tcnicas pensad as especficamente para la intervencin sobre organizaciones
de naturaleza pblica transferirlas a las organizaciones propias del mbito
privado. No slo es posible si no tambin recomendable, ya que estamos
hablando de un tipo de herramientas ms sofisticadas debido a que estn
orientadas a organizaciones extremadamente diversas, extensas y complejas.
Pero la complejidad y la diversidad son tambin caractersticas tpicas de las
empresas prestadoras de servicios las cuales, en cierta forma, no han acabado
de haber visto satisfechas sus demandas de cambio organizativo debido a que
las tcnicas organizativas y operativas tradicionales estn todava demasiado
apegadas a planteamientos pensados para las empresas de produccin
industrial, principios que no son vlidos para las modernas empresas
prestadoras de servicios.
LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una
evaluacin cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa
de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo.
En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la
empresa que estamos auditando, y seala el grado de efectividad con el que
opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, seala
aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin por parte de la
direccin de la empresa. Por ejemplo, las polticas inadecuadas en relacin con
la funcin de compras, pueden resultar en dificultades que no aparecen en el
informe de auditora financiera.
Objetivo
Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita,
sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones
(compras, ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores
resultados, ayudando a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la
empresa.
LA AUDITORA OPERACIONAL
Es una revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y procedimientos
adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la direccin a
eliminar las deficiencias por medio de la recomendacin de medidas
correctivas. Comprende adems de la financiera, el examen y evaluacin de la
planeacin, organizacin, direccin y control interno administrativo; de la
eficiencia, eficacia y economa con que se han empleado los recursos
humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones
programadas para saber si se han logrado o no los objetivos propuestos.
Objetivo
LA FASE DE
ORGANIZACIN
ELABORACIN
DEL
DIAGNSTICO
DE
LA
elaboracin del plan de trabajo hay que definir exactamente el tiempo que
requiere la investigacin, estimar el tiempo por fases, determinar los
recursos humanos que participarn, estimar los recursos materiales que
han de utilizarse y evaluar previamente los costes generales del estudio.
El plan de trabajo de la auditora operativa agrupa un conjunto de etapas,
algunas de las cuales se pueden ejecutar simultneamente;
Deficiencias
en
la
estructura,
en
los
LA FASE DE LA
ORGANIZACIN
ELABORACIN
DE
LA
PROPUESTA
DE
Una vez localizados los principales errores del sistema organizativo de la zona
auditada, se debe elaborar una estrategia de organizacin que permita
superarlos.
Conocida la naturaleza y las causas de las disfunciones, el auditor apotra
soluciones a los problemas planteados estructurales, procedimentales,
personales y materiales.
Dada la complejidad social
y poltica de la organizacin es mucho ms
prctico presentar las propuestas de manera flexible, de tal forma que se
pueda renunciar a alguna sub-propuesta sin invalidar en trminos generales la
propuesta; o bien presentar un conjunto de propuestas alternativas con sus
respectivas ventajas y desventajas y posicionamientos por parte del auditor de
sus preferencias personales en virtud de sus criterios tcnicos. Las propuestas
del tipo men facilitan, en gran medida, los acuerdos sobre las lneas bsicas a
seguir en el futuro.
Desarrollo del programa En esta seccin se presentan los siguientes puntos:
Secciones del programa anual de control
Resumen del programa, se muestra de manera grfica las auditoras
calendarizadas y el personal que participar en la misma. En caso de tratarse
de varias dependencias se pueden programar actividades de manera
simultnea, a fin de llegar a un diagnostico general final. Tambin es
importante indicar en esta seccin el nmero y nombre del proyecto,
Detalle del programa, se establecen los objetivos que se pretenden lograr,
los aspectos especficos que se revisarn en las instituciones, la fecha de inicio
y trmino de la misma, as como el total de horas-hombre que se utilizarn.
Informacin Complementaria, se describen las bases que sustentan la
auditora, como son: los criterios que se utilizaron para la seleccin del
personal participante, el organigrama, la plantilla y el presupuesto asignado al
rgano de control interno. Con la finalidad de agilizar el trmite burocrtico de
aprobacin y autorizacin, los rganos de control interno deben presentar el
desarrollo del programa con dos meses de anticipacin, al inicio del mismo.
Informe final, se debe presentar la evidencia suficiente, relevante y
pertinente que permita al auditor o auditores demostrar la confiabilidad de los
resultados presentados. Este informe debe estar redactado en forma clara,
precisa, alcanzable y convincente. Es necesario darles prioridad a las
indicaciones preventivas, de promover la atencin inmediata a las acciones
correctivas e impulsar el mejoramiento en las reas estudiadas. Finalmente, se
requiere la firma del titular del rgano de control interno para avalar el
documento.
Qu son las Normas Generales de Auditora?
Para que una auditora administrativa en el sector pblico tenga validez, debe
cubrir con las Normas Generales de Auditora.
Estas normas definen los requisitos mnimos que debe observar el auditor
pblico para llevar a cabo un programa de auditora administrativa y se
encuentran en el documento oficial publicado por la Secretara de Contralora y
Desarrollo Administrativo.
Cules son los tipos de Auditoras Pblicas?
En la auditora pblica se pueden distinguir cuatro tipos que se diferencian
entre ellas por su alcance, profundidad y objetivos planteados.
Los cuatro tipos de auditora pblica son:
Integrales. En este tipo de auditora se evala la transparencia y forma
en que se administraron los recursos asignados a la institucin, as como
su apego al Presupuesto de Egresos de la Federacin.
Es importante que en este tipo de auditora quede bien claro cul fue el flujo de
los recursos asignados a cada operacin.
Especficas, este tipo de auditora evala solo determinadas unidades
administrativas, recursos, reas o programas cuando existe inters
pblico o cuando una autoridad superior requiere de informar o
emprender acciones de tipo administrativo, penal o civil. Por ejemplo:
cuando se duda del costo de algn monumento u obra pblica.
Evaluacin de programas. Valorar los programas que el gobierno seala
a una institucin para comprobar que el presupuesto fue debidamente
asignado, si se cumplieron los tiempos y si se lograron los objetivos
establecidos.
Seguimiento. Es aplicada por el rgano de control interno para verificar
que se atiendan las recomendaciones, resultado de auditoras previas.
Planeacin.
Instrumentacin.
Examen.
Informe.
Seguimiento
Planeacin.
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la
auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores
prioritarios.
Qu cubre la planeacin?
Objetivo.
Factores a revisar.
Fuentes de informacin.
Investigacin preliminar.
Preparacin del proyecto de auditora.
Diagnstico preliminar.
Objetivo.
En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones
que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y
ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar.
rganos de gobierno
rganos de control interno
Socios
Niveles de la organizacin
Unidades estratgicas de negocio
Sistemas de informacin
Investigacin Preliminar.
El siguiente paso lgico es realizar un reconocimiento o investigacin
preliminar para determinar la situacin de la organizacin.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal y toda
clase de documentos relacionados y de inters.
Este procedimiento puede provocar una
estrategias, acciones o tiempos de ejecucin.
reformulacin
de
objetivos,
Propuesta Tcnica
Programa de Trabajo
Propuesta tcnica: Tipo de auditora que se pretende realizar.
Alcance: reas de aplicacin.
Antecedentes: Recuento de auditoras administrativas y estudios de
mejoramientos previos.
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la
auditora administrativa.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y
asignacin d recursos.
Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla.
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos.
Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios.
Resultados: Beneficios que se espera lograr.
Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden
servir como elementos de apoyo.
Programa de trabajo.
Identificacin: Nombre de la auditora.
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin.
rea(s) Universo bajo estudio.
Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin.
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase.
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e
imgenes.
Formato: Presentacin y resguardo de avances,
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Gnesis de la organizacin:
Creacin de la organizacin.
Cambios en su forma jurdica.
Conversin del objeto en estrategias.
Manejo de la delegacin de facultades.
Infraestructura:
Esquema de operacin (procesos/funciones)
Modificaciones a la estructura organizacional.
Programacin institucional.
Nivel de desarrollo tecnolgico.
Forma de operacin:
Desempeo registrado.
Logros alcanzados.