AUDITORA

ADMINISTRATIVA
PRACTICA DE AUDITORIA
PRACTICA
INGENIERIA EN GESTION DE PROYECTOS
30/11/2015

UNIVERSIDAD TECNLOGICA DELSUR DEL ESTADO DE MXICO

INGENIERA EN GESTIN DE PROYECTOS

ASIGNATURA:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

PROFESOR:
HORACIO JARAMILLO PLATA

PLAN DE AUDITORIA
ALUMNOS:
ESCOBAR HERNNDEZ JSE GUSTAVO
HERNNDEZ RAMREZ LUCA LIZBETH.
MARTNEZ LPEZ MARA TERESA
RIVERA MARTNEZ JOHANA CITLALLI.

GRUPO:
1001

Tejupilco, Estado de Mxico, noviembre 2015

NDICE
1.

Introduccin ..............................................................................................................................3

2.

Objetivo de la auditoria ...........................................................................................................4

3.

Alcance de la auditoria ............................................................................................................4

4.

Plan de auditoria ......................................................................................................................4

5.

Verificaciones realizadas. .......................................................................................................4

6.

Listado de funciones del departamento................................................................................5

6.1 Auditoria .................................................................................................................................7
6.1.1 Evidencias y papeles de trabajo ......................................................................................7
6.1.2 Informe ................................................................................................................................9
6.1.3 Conformidades .................................................................................................................10
6.1.4

Observaciones ...........................................................................................................10

6.1.5 No conformidades............................................................................................................10
7.

Conclusiones ..........................................................................................................................11

8.

Anexos ....................................................................................................................................12

1. Introduccin
El presente trabajo tiene como finalidad conocer cada proceso de la auditoria y
llevarlo a cabo como una prctica en el departamento de planeacin y evaluacin
verificando cada proceso estipulado en la gaceta y viendo si es llevado a cabo.
Por consiguiente se llevaron a cabo reuniones, entrevistas y el apoyo de un
cuestionario para la recoleccin de la informacin.
Este plan de auditoria fue ejemplificado con auditores internos, en este caso
nosotros para tener una nocin ms clara de cmo se lleva a cabo la auditoria en
las empresas.
Se utiliz un programa de actividades para la ejecucin de cada una de ellas de
acuerdo a tiempos estipulados, pues las especificaciones son necesarias durante
este proceso.
Durante el desarrollo de las actividades se trabaj en conjunto con el personal de
cada departamento para llevar a cabo esta prctica y hacerla lo ms real posible.
Cabe mencionar que el departamento donde se trabajo fue muy accesible y gracias
a esto se logr conocer a fondo cada actividad y proceso y as mismo hacer la
comparacin de cada una de ellas con lo descrito en gaceta.

2. Objetivo de la auditoria
Verificar cada uno de los procesos del departamento de planeacin y evaluacin,
haciendo una comparacin de lo estipulado contra lo realizado.
3. Alcance de la auditoria
El presente trabajo est realizado en la subdireccin de Planeacin y Evaluacin
que tiene a su cargo el Ing. Julio Mercado Ordez y el departamento de
Informacin y Estadstica el cual est a cargo la Lic. Paola Macedo Meneses.
4. Plan de auditoria
La presente auditoria se llevara a cabo en los siguientes tiempos.

REUNION DE CIERRE

ELABORACION DEL INFORME DE AUDITORIA

REUNION DE INFORMACION COMPLEMENTARIA

REUNION DE RECOLECCION DE DATOS

REUNION DE PRESENTACION

Reunion de apertura

Auditores

AREA
DEPARTAMENTO DE INFORMACION Y ESTADISTICA

REALIZACION DE AUDITORIA
ESCOBAR HERNANDEZ JOSE GUSTAVO
X
X
X
X
X
HERNANDEZ RAMIREZ LUCIA LIZBETH
X
X
X
X
X
MARTINEZ LOPEZ MARIA TERESA
X
X
X
X
X
RIVERA MARTINEZ JOHANA CITLALI
X
X
X
X
X
DIA
LUNES
JUEVES
VIERNES
MARTES
JUEVES
MARTES
HORA
09/11/2015 12/11/2015 13/11/2015 24/11/2015 26/11/2015 01/12/2015
DURACION (HORAS)
1
1
2
1
4
1

5. Verificaciones realizadas.
El proceso de la presente auditoria se logr mediante entrevistas, encuestas y
revisin documental y as se procedi a verificar el cumplimiento de los criterios de
la auditora en los procesos y reas bajo alcance de la misma. Para la identificacin
de hallazgos de conformidad y, en su caso establecer y calificar las No
conformidades encontradas, el equipo auditor utiliz los siguientes criterios:

Norma ISO 9001:2008

6. Listado de funciones del departamento

Recopilar, integrar y analizar la informacin que generan las unidades

administrativas del Instituto, a fin de que sea utilizada en la elaboracin,

Seguimiento, evaluacin de programas y en la realizacin de reportes y

estadsticas.

Mantener actualizados los aspectos normativos y procedimentales para el

desarrollo de los sistemas de evaluacin e integracin de la informacin estadstica.

Elaborar planes y programas operativos a corto, mediano y largo plazo, as

como coordinar el desarrollo y operacin de los procesos de evaluacin institucional.

Formular e instrumentar los lineamientos y criterios bsicos para la

integracin de los programas anuales de trabajo de las distintas unidades
administrativas, as como los mecanismos para la integracin del Plan General del
Instituto.

Disear y elaborar folletos, trpticos, revistas, libros, compendios e informes

en que se muestre la actividad realizada, as como los avances y resultados en
materia educativa, tecnolgica y cientfica del Instituto.

Coordinar el establecimiento de las estrategias, polticas y procedimientos

para la realizacin de las actividades de cada unidad administrativa de la Institucin
Educativa, de acuerdo a la naturaleza, propsito, autoridad y responsabilidad que
tiene encomendada.

Elaborar, conjuntamente con las distintas unidades administrativas del

Instituto, los programas operativos anuales para efectos programtico
presupuestales, que permitan identificar las directrices y recursos del Instituto.

Llevar a cabo el seguimiento permanente de las acciones institucionales,

programas operativos, proyectos de desarrollo, avances presupuestales,
determinando as causas de las variaciones, sugiriendo las correcciones y proponer
las acciones procedentes. Con relacin a las metas establecidas y, en general,
aquellas actividades que estn vinculadas con la evaluacin institucional.

Mantener actualizado los aspectos normativos de la evaluacin institucional

de educacin media superior y educacin superior, mediante el diseo y desarrollo
del proyecto de evaluacin de la Institucin.

 Elaborar el informe semanal, bimestral y anual del quehacer de las

unidades administrativas del Instituto, que se presenta a la instancia
correspondiente.

Promover el desarrollo de sistemas de informacin, que permitan revisar las

acciones iniciadas por el Instituto y determinar los parmetros de gestin de la
informacin necesarios para el cumplimiento de los programas y proyectos
especficos de su competencia.

Elaborar las estadsticas relativas al comportamiento, que permitan revisar

las acciones iniciadas por el Instituto, para realizar el anlisis y la evaluacin
peridica que requieran las Secretarias de Educacin Pblica y de Educacin,
respectivamente.

Mantener actualizados los aspectos normativos y metodolgicos de la

evaluacin institucional de la educacin media superior y educacin superior
mediante el diseo y desarrollo de modelos de evaluacin de la Institucin
educativa, que permitan obtener parmetros de medicin del grado de eficiencia de
la estructura del Instituto y los servicios que se otorgan.

Promover el intercambio tcnico-metodolgico a nivel nacional e

internacional en materia de planeacin, evaluacin y sistemas de informacin para
la educacin media superior y superior.

Realizar el seguimiento permanente de las acciones institucionales, de los

programas operativos, proyectos de desarrollo y avances presupuestales relativos
con las metas establecidas y con las actividades que tengan vinculacin con la
evaluacin.

Proponer al Director General los cambios o modificaciones a la estructura de

organizacin, manuales generales de organizacin y de procedimientos que se
requieran, para elevar la eficiencia y eficacia del Instituto.

Integrar la carpeta informativa que el Director General presenta al H. Consejo

Directivo y llevar el control de las reuniones ordinarias y/o extraordinarias; proponer
el proyecto del acta correspondiente y recabar las firmas de los consejeros
asistentes, as como registrar y vigilar el seguimiento de los acuerdos que se deriven
de las reuniones, acuerdos, reportes y asuntos de las principales actividades,
estados financieros y avances de los programas de inversin.

Proponer las estrategias, polticas, lineamientos y procedimientos para la

ejecucin de las actividades en forma ordenada, con la finalidad de dar
cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del
Estado de Mxico y Municipios.

6.1 Auditoria
6.1.1 Evidencias y papeles de trabajo
Imagen 1.0

El documento anterior representa una de las encuestas que se realizan a los

alumnos peridicamente para conocer la calidad de los servicios que se les
proporciona en la Universidad, cada ITEM representa un indicador del programa
MECASUT con el que cuenta el departamento.

Imagen 2.0

6.1.2 Informe

Informe de
auditora No.:

AU-01/15

Fecha de
auditora:

23 al 27 de
diciembre de 2015

Tipo de
auditora:

Interna.

Fecha del
informe:

02 de diciembre
de 2015

Norma:

ISO 9001-2008

La presente auditora es realizada al departamento de Planeacin y Evaluacin de

la Universidad Tecnolgica del Sur del Estado de Mxico, los auditores son un
equipo de cinco alumnos de la misma casa de estudios, quienes en conjunto con
los colaboradores del departamento a auditar determinan los alcances y objetivos a
conseguir con la aplicacin de la auditoria.
El departamento de Planeacin y Evaluacin de la Universidad Tecnolgica del Sur
del Estado de Mxico, cuenta con un adecuado cumplimiento de sus procedimientos
establecidos, entre sus funciones desarrolladas en tiempo y forma estn:

Se realiza el programa anual y plan institucional para la gestin de

recursos al gobierno estatal y federal, y recursos propios de acuerdo al
nmero de matrcula registrada.
El departamento solicita a otros departamentos de la universidad
programas mensuales de seguimiento al programa anual que elaboraron,
esto con la finalidad de justificar los recursos solicitados.
Se realizan adecuadamente evaluaciones institucionales por medio de
cuestionarios, determinando una muestra previa enfocada al tamao de
alumnos encuestados.
Se cuenta con un sistema no muy actualizado para la captura de la
informacin recopilada.
El departamento realiza un modelo de evaluacin a travs de una
comparacin de la situacin de la universidad vs otras universidades
tecnolgicas.
Se realiza un sistema de evaluacin de presupuesto para justificar los
gastos realizados para evitar contingencias y sanciones.

De acuerdo a la ley de transparencia se brinda informacin

pblica a los solicitantes que justifiquen su requerimiento.
En materia de planes de estudio, se cumplen de acuerdo a los tiempos
establecidos, donde se da prioridad a la comunicacin con los clientes
(alumnos) por medio de encuestas para identificar con perciben los
servicios institucionales y determinar el cumplimiento de los procesos
establecidos en la normatividad educativa, y dar seguimiento a quejas y/o
sugerencias.
El departamento planea dos auditoras internas por ao a los
departamentos involucrados en el proceso educativo y a los
departamentos administrativos y de vinculacin.
Se capacita al personal para el desarrollo de actividades con auditoras
internas en la universidad.
Dentro del control de documentos el departamento da seguimiento a cada
documento registrando debidamente la informacin y protegindola
eficazmente.
El departamento realiza la estadstica institucional de la informacin de
acuerdo a actividades desarrolladas y al cumplimiento de los
procedimientos.

6.1.3 Conformidades
De acuerdo a la norma ISO 9001- 2008 el departamento tiene el mayor nmero de
conformidades dentro de la Universidad ya que es el encargado de generar un
adecuado control de gestin de la calidad y por lo tanto conoce al pie de la letra los
procedimientos de auditoria, as como la norma ya citada con anterioridad.

6.1.4 Observaciones
El departamento trabaja de forma eficiente dentro de la Universidad lo cual beneficia
a los procedimientos de la institucin apegndose a la ley y a la norma de calida
ISO 9001-2008

6.1.5 No conformidades
En la revisin de auditoria del departamento de planeacin y evaluacin no se
encontr ninguna no conformidad y que cada proceso es llevado a cabo de
manera correcta y como est estipulada.

7. Conclusiones
El departamento de Planeacin y Evaluacin de la Universidad Tecnolgica del Sur
del Estado de Mxico, cuenta con un adecuado cumplimiento de sus procedimientos
establecidos, entre sus funciones desarrolladas en tiempo y forma estn:

Se realiza el programa anual y plan institucional para la gestin de recursos

al gobierno estatal y federal, y recursos propios de acuerdo al nmero de matrcula
registrada.

El departamento solicita a los dems departamento de la universidad

programas mensuales de seguimiento al programa anual que elaboraron, esto con
la finalidad de justificar los recursos solicitados.

Se realizan adecuadamente evaluaciones institucionales por medio de

cuestionarios, determinando una muestra previa enfocada al tamao de alumnos
encuestados.

Se cuenta con un sistema no muy actualizado para la captura de la

informacin recopilada.

El departamento realiza un modelo de evaluacin a travs de una

comparacin de la situacin de la universidad vs otras universidades tecnolgicas.

Se realiza un sistema de evaluacin de presupuesto para justificar los gastos

realizados para evitar contingencias y sanciones.

De acuerdo a la ley de transparencia se brinda informacin pblica a los

solicitantes que justifiquen su requerimiento.

En materia de planes de estudio, se cumplen de acuerdo a los tiempos

establecidos, donde se da prioridad a la comunicacin con los clientes (alumnos)
por medio de encuestas para identificar con perciben los servicios institucionales y
determinar el cumplimiento de los procesos establecidos en la normatividad
educativa, y dar seguimiento a quejas y/o sugerencias.

El departamento planea dos auditoras internas por ao a los departamentos

involucrados en el proceso educativo y a los departamentos administrativos y de
vinculacin.

Dentro del control de documentos el departamento da seguimiento a cada

documento registrando debidamente la informacin y protegindola eficazmente.

El departamento realiza la estadstica institucional de la informacin de

acuerdo a actividades desarrolladas y al cumplimiento de los procedimientos.

8. Anexos