AOF03 Combinar Correspondencia

Combinar Correspondencia
Es una funcionalidad de OpenOffice.org que permite crear cartas, sobres y otros documentos
personalizados, obteniendo los datos de los destinatarios de un documento
creado con el propio programa o desde cualquier base de datos. Para ello
dispone de un asistente que se encuentra en Herramientas/Asistente para
Combinar Correspondencia, nos presenta la siguiente pantalla, con
diferentes opciones aunque el programa nos va guiando en el proceso de
elaboracin.
A continuacin se explican los pasos para crear un documento para combinar correspondencia, el
asistente nos va dirigiendo en el proceso:
1.
Seleccionamos el documento que deseamos crear, podemos hacerlo desde el documento en el

que estamos trabajando, cargar un documento o una plantilla guardados en el disco o crear un
documento nuevo.
2. Seleccionamos el tipo de documento carta o mensaje de correo electrnico
3.
Seleccionamos la lista de destinatarios, es posible cargar una que ya est almacenada en el disco
para ello pulsamos en la opcin de agregar y localizamos el archivo; tambin en este momento
podemos crear una lista nueva seleccionando los campos que formarn parte de la misma e
introduciendo los datos.
En esta ventana introduciremos los datos correspondientes a cada fila, cada vez que introducimos
uno nuevo, pulsamos Nuevo para crear un registro en blanco, si deseamos eliminar alguno
pulsamos Borrar. Para navegar por los diferentes registros tenemos en la parte inferior de la
ventana los botones de navegacin.
Si queremos modificar la estructura de la tabla pulsamos en el botn Personalizar para elegir la
nueva estructura de nuestra tabla, nos presenta la siguiente ventana, para eliminar los campos no
deseados, cambiar el orden, cambiar el nombre o agregar alguno que no se encontrara en la lista.
Por ejemplo podemos crear una tabla que tenga nicamente el DNI, Apellido1, Apellido2,
Nombre, Sexo, Salario. Una vez establecido el diseo, podemos introducir datos en las filas o no,
pero en ambos casos nos pide que introduzcamos el nombre y la ruta donde deseamos almacenar
el fichero.
Posteriormente podemos introducir nuevas filas a nuestra tabla, para ello desde la ventana
seleccionar lista de direcciones abrimos la tabla deseada y pulsamos editar.
Para seleccionar filas de la tabla pulsamos el botn filtrar, en la ventana que nos muestra
podemos seleccionar filas atendiendo a los criterios de bsqueda por uno o varios campos,
utilizando para su combinacin los operadores Y y O (si utilizamos el operador Y tienen
que cumplirse ambas condiciones, por ejemplo Apellido1=Garca Y salario>1000, solo
selecciona los que se apelliden Garca y su salario sea superior a 1000, por el contrario si
utilizamos el operado O Apellido1=Garca O salario>1000, selecciona todos los que se
apelliden Garca independientemente del salario y los que su salario sea mayor que 1000
independientemente de cmo se apelliden).
Con la opcin de filtrar seleccionamos de nuestra tabla aquellas filas solamente que cumplan una
o varias condiciones, para enviar solamente carta a esos registros.
4. Ahora seleccionamos el saludo de la carta, disponiendo de diferentes posibilidades. Eligiendo
entre los diversos campos de la tabla, o estableciendo un saludo en funcin de algn campo, en
nuestro ejemplo hemos puesto un saludo diferente en funcin del sexo. Nos es obligatorio
establecer el saludo podemos personalizarlo posteriormente insertando campos de la tabla.
5. Si la carta tuviera bloque de direcciones o de saludo seleccionamos su posicin dentro de la hoja.
6. En el siguiente paso editamos el documento para escribir nuestra carta, pudiendo eliminar alguno
de los destinatarios. En la edicin del documento si deseamos redactar una carta e incluir alguno
de los campos de la tabla, en el lugar donde deseemos que aparezcan tenemos que ir a la opcin
Insertar/Otros/Campos combinados, seleccionamos nuestra tabla de datos, elegimos el campo
y pulsamos insertar.
7. A continuacin personalizar documento nos genera las cartas a todos los destinatarios y
podemos editar alguna carta individualmente para aadir algn texto concreto.
8. En este punto guardamos el documento con la carta inicial y permite la posibilidad de imprimir o
guardar todas las cartas personalizadas pudiendo seleccionar el intervalo que se deseemos.
Una vez creadas las cartas el documento original se puede modificar en cualquier momento y volver a
generar otras cartas
Un ejemplo de un documento combinado en el cual se han introducido los campos desde la opcin
insertar campos puede ser el siguiente
LICENCIAS RECURSOS AOF03_Combinar Correspondencia.pdf

Ttulo: AOF03_701.jpg
Autora: Elaboracin propia(autor textos)
Tipo de licencia: Uso Educativo no comercial
Procedencia: Captura de pantalla del programa OpenOffice Writer,
propiedad Sun Microsystems bajo licencia LGPL
Autora:
Tipo de licencia: CC
Procedencia:
http://recursostic.educacion.es/bancoimagenes/ArchivoImage
nes/DVD13/CD05/25055_82_a_1.jpg

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Seleccionamos el documento que deseamos crear, podemos hacerlo desde el documento en el

2. Seleccionamos el tipo de documento carta o mensaje de correo electrnico

5. Si la carta tuviera bloque de direcciones o de saludo seleccionamos su posicin dentro de la hoja.

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