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INTRODUCCIN
Las Auditoras de los Sistemas de Gestin (ASG) tienen como propsito evaluar el desempeo, la
eficacia y la eficiencia de ste, que forma parte de una organizacin o parte de ella.
El objetivo principal de estas auditoras no es resolver problemas, sino detectarlos y definirlos, para
que se pueda trabajar sobre ellos y eliminarlos lo antes posible.
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Para llegar a este objetivo es necesario conocer qu dice la normativa acerca de las Auditoras de los
Sistemas de Gestin, cules son sus objetivos especficos, con qu fuentes de informacin podemos
contar, riesgos que se pueden correr y todo lo que tiene que ver con la formacin de un buen
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auditor.
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OBJETIVOS
Conocer las definiciones bsicas de Auditora de Sistemas de Gestin.
Informar de los aspectos fundamentales de la Norma ISO 19011.
Aprender cules son los objetivos de una auditora de un sistema de gestin.
Estudiar los principios profesionales que rigen el trabajo de auditora.
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MAPA CONCEPTUAL
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Regularizar la produccin.
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Cuando un sistema de la calidad incluye las actividades que permiten demostrar que la empresa
cumple los requisitos de la calidad, que reflejan las necesidades y expectativas de los clientes, se
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los problemas identificados en su realizacin, sino detectar y definir los problemas. Desarrollar
soluciones y llevarlas a la prctica es responsabilidad de la direccin de la organizacin auditada.
El concepto de resolver los problemas identificados mediante una tcnica u otra no es nuevo; la
auditor revise la adecuacin de las soluciones implantadas por la organizacin auditada o incluso,
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recomiende soluciones para los problemas identificados. Sin embargo, por definicin la
recomendacin de soluciones no es una tarea de la auditora sino competencia de la funcin
direccin.
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Las actividades generales de la Auditora de Sistemas de Gestin definidas mediante las distintas
fases necesarias para detectar y documentar situaciones problemticas y oportunidades de mejora
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Planificacin de la auditora.
Preparacin de la auditora.
Realizacin de la auditora.
Informe de los resultados de la auditora.
En la auditora de sistemas de gestin, el auditor intenta determinar hasta qu punto se han logrado
los objetivos de la empresa. Antn Steven (Operational Audits of Construction Contracts: The
Internal Auditor XXX) la define de la siguiente manera: Auditora de Sistemas de Gestin es usar el
sentido comn junto con las tcnicas normales de auditora desde una perspectiva de gestin, y
aplicarlas a los objetivos, operaciones, controles, comunicaciones y sistemas de informacin de la
empresa. El auditor tiene que ver ms con el quin, qu, cundo, dnde, por qu y cmo dirigir un
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negocio eficiente y rentable que con los aspectos contables y financieros de las funciones
empresariales.
Por supuesto, no todo el mundo apoya este concepto de Auditora de Sistemas de Gestin. A pesar de
las crticas, la auditora de sistemas cubre la necesidad de una valiosa herramienta de gestin. A
medida que las organizaciones se hacen ms complejas, la direccin se encuentra con crecientes
dificultades para mantenerse informada respecto a todas las reas a su cargo. Las tradicionales
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fuentes de informacin de direccin no cubren todas las necesidades de la gestin en las grandes
organizaciones.
Los directivos, necesitan un tipo de sistema de seales de deteccin de problemas reales, problemas
La empresa moderna ha tenido que desarrollar una serie de vas para prevenir y afrontar elevados
riesgos y el uso de unos recursos muy sofisticados que han de manejarse para el logro de sus
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objetivos.
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La norma Internacional, ISO 19011, fue preparada conjuntamente por el Comit Tcnico
ISO/TC176/SC3 (Gestin y aseguramiento de la calidad, subcomit de tecnologa de apoyo) y el
Comit Tcnico ISO/TC207/SC2 (Gestin Ambiental, subcomit de Auditorias e investigaciones
ambientales)
Esta norma nos proporciona orientacin sobre la gestin de los programas de auditora, la
realizacin de auditoras internas o externas del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) o del Sistema
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Consultores.
Entre las novedades que introdujo la norma, est el requisito de establecimiento de un programa de
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auditora, por parte de una organizacin, que contribuya determinar la eficacia del sistema. Segn la
norma ISO 19011, un programa de auditora es Una serie de una o ms auditorias previstas para un
periodo de tiempo especfico y dirigidas a un fin especfico.
Para el establecimiento del programa de auditora hay que tener presente:
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La gestin de un programa de auditora abarca todas las actividades pertinentes que son necesarias
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para facilitar la realizacin de las auditorias individuales, como efectuar una planificacin adecuada,
proporcionar recursos (econmicos y humanos) y establecer procedimientos. En definitiva, en la
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Generalidades.
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instalaciones.
Por su parte, la Auditora de Sistemas de Gestin, tiene como objetivos generales contribuir a la
mejora del sistema de gestin y a su desempeo, cumplir los requisitos externos, (como la
certificacin de una norma de sistemas de gestin) y verificar la conformidad con los requisitos
contractuales. En este caso el auditor de sistemas de gestin, utiliza una gran variedad de medios
Los aspectos de evaluacin de una Auditora de Sistemas de Gestin exigen al auditor la utilizacin
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de procedimientos que no son los usuales en la auditora financiera. El parecido entre los dos tipos
de auditora estriba en que el auditor en la ejecucin de ambas utiliza ciertos principios o marco de
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particular.
El marco de referencia del sector al que pertenece la empresa incluye datos promedios y prcticas
corrientes.
El marco de referencia especfico de la empresa incluye una lista de objetivos, metas, planes y
presupuestos, informes de desempeo anteriores, polticas, procedimientos e instrucciones.
No siempre existe un marco de referencia objetivo, y en estos casos el auditor no debera
comprometerse a ofrecer lo que no dejara de ser una opinin a un tercero. No obstante, los juicios
personales pueden usarse para identificar reas problemticas. No hay que olvidar que el objetivo
de una Auditora de Sistemas de Gestin es sealar situaciones en que la eficiencia y la eficacia
puedan ser incrementadas.
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4. Fuentes de informacin
Las principales fuentes de informacin del auditor de sistemas de gestin incluyen las obtenidas
durante la inspeccin in situ del rea auditada (taller, departamento administrativo, etc.) y de las
entrevistas con las personas que realizan sus actividades en estas reas.
Normalmente una Auditora de Sistemas de Gestin se inicia con una reunin orientativa (reunin de
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objeto de decidir qu reas sufrirn una auditora ms intensiva, las cuales conformarn el alcance
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organizacin a auditar conoce de antemano cules son las reas que han de ser auditadas a fondo,
por ejemplo:
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Una auditora del departamento de compras por haber existido costosos retrasos en el
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En la prctica, los departamentos que se revisan son aquellos que permitirn alcanzar mayores
ahorros para la empresa. Hay que recordar que, en general, las Auditoras de Sistemas de Gestin
no son obligatorias y, por tanto su justificacin habr de apoyarse en un criterio de coste/beneficio.
Por tanto el auditor tiene que limitar su actuacin a las reas en las que ms resultados se puedan
conseguir.
El anlisis financiero desempea un papel clave en la fase preliminar de la Auditoras de Sistemas de
Gestin. Diversos ratios financieros referidos a la compaa tanto del ejercicio corriente como de
aos anteriores y al sector industrial en su totalidad pueden ser herramientas tiles para ayudar al
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uso particular. El memorndum no deber someterse a nadie, porque se basa slo en indicios. La
nica razn de ser de este documento es la de permitir al auditor reunir sus ideas antes de elegir un
particular departamento o un rea funcional para su posterior auditora. Aunque la auditora
preliminar pueda indicar ineficiencia en un rea particular, el auditor no ha llevado a cabo an el
necesario trabajo para estar seguro de este hecho as como tampoco para conocer sus causas.
fase:
El personal.
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auditado con rigor. Hay tres amplias fuentes de informacin que el auditor debera utilizar en esta
La observacin directa.
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El personal del departamento auditado es la primera fuente de datos de la auditora. Una buena
entrevista y un buen cuestionario son esenciales. El tiempo invertido en el desarrollo de un buen
cuestionario puede ser la parte ms fructfera de todo el proceso.
Un cuestionario minucioso asegura que la auditora es completa y que todas las auditoras
responden al mismo fin, es decir, son homogneas. El cuestionario debera someterse a diferentes
personas para contar con varias respuestas para cada pregunta. Esto no una actuacin superflua
porque al disponer de varias opiniones aumentan las probabilidades de obtener la verdad.
Los documentos internos del departamento que deberan manejarse seran entre otros: manuales de
procedimientos, organigramas, diagramas de flujo, documentos de seleccin del personal, estados
financieros, presupuestos e informes.
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Finalmente la inspeccin in situ sobre el terreno es una potente herramienta que puede descubrir
problemas ocultos de ineficiencia o ineficacia, y problemas que las personas estn intentando
ocultar o de los que no se han apercibido. La inspeccin proporciona una fuente de ejemplos que
sern tiles ms adelante para documentar conclusiones generales. De hecho, algunos auditores
llevan cmara fotogrfica con el fin de apoyar sus recomendaciones con fotografas.
Una vez completada la auditora en detalle del departamento, se celebrar una entrevista final con
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personas de ese departamento. Una discusin sobre resultados de la auditora beneficiar tanto al
auditor como al personal de la empresa. Los empleados pueden anticiparse a resolver los problemas
que se han identificado y el auditor puede contrastar las deficiencias encontradas antes de emitir el
informe final. De hecho un avance del informe final de auditora deber estar disponible para
discutirlo en esta reunin. Por ejemplo, el auditor puede haber descuidado el hecho de que
determinada ineficacia es ineludible debido a disposiciones legales. Explicar esto al auditor antes de
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Aunque pueda haber desacuerdo sobre la importancia de algunos problemas, las opiniones
contradictorias pueden ayudar a precisarla.
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El resultado de una Auditora de Sistemas de Gestin es un informe escrito a la direccin del rea
auditada. El informe deber detallar los problemas encontrados. La finalidad del informe es el de
asesorar a la direccin sobre cmo la empresa puede convertirse en ms eficiente y eficaz; por
consiguiente, el informe deber incluir muchos ejemplos, fotografas, cuadros, grficas y esquemas.
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Sera conveniente incluir algunos de los comentarios hechos por los gestores de las reas auditadas
(por lo general los expresados durante la entrevista final).
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Muchas empresas no pueden permitirse contratar un auditor de sistemas interno con dedicacin
plena. Por lo tanto estas empresas han de apoyarse en personal externo. Incluso para una gran
empresa que podra contar con sus propios auditores le sera ms beneficioso contratar auditores
externos.
Segn William B. Haasc, Cooperation Makes the Difference. Internal Auditor (July- Augusty 1973)
He conocido muchos casos en que los auditores internos han hecho valiosas recomendaciones para
lograr mejoras. Por diferentes razones, poltica interna o la residencia a los cambios por parte de los
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El auditor de la revista Forbes (Malcolm. S Forbes, Fact and Comment, Forbes CXIV (October 1.
1974)) abord el problema en la seccin Hechos y comentarios: Por qu los gestores dicen todo
a consultores externos y callan ante el personal de la empresa que intenta hacer el mismo tipo de
anlisis? Principalmente porque los expertos externos no intentan reemplazar a los vicepresidentes y
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gestores con los que hablan. Un consultor contratado generalmente no representa este tipo de
amenaza.
Por la razn que sea, lo cierto es que aparentemente una persona ajena a la organizacin puede
lograr algo que otra persona de igual talento, pero que pertenece a la organizacin, no puede. El
American Institute of Certified Public Accountants (Instituto Americano de Auditores Colegiados)
ha acabado por reconocer el papel del auditor independiente en la Auditora de Sistemas de Gestin
al publicar el informe especial Operational Auditing by C.P.A. Firms.
Otra cuestin importante respecto a quin tendra que realizar Auditoras de Sistemas de Gestin es
la de si estas auditoras pertenecen al campo de la contabilidad. Histricamente esas auditoras se
han realizado por auditores internos. Ya que el auditor interno, por lo general, tiene antecedentes
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experiencia contable. Algunas empresas consultoras acometen esta actividad, aunque la mayora no
lo hace, porque consideran que su autntica potencia radica en la resolucin de problemas no en su
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6. Principios profesionales
Hay varios principios adoptados por la profesin contable que son de aplicacin en la Auditoras de
Sistemas de Gestin. Los auditores independientes deberan seguir tanto las reglas deontolgicas
(cdigo tico) como las de orden tcnico y prctico. Entre las deontolgicas las de ms aplicacin
son las siguientes (AICPA Professional Standards. Vol. 2 (New York: AICPA: 1978)):
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Integridad y Objetividad
Los miembros no debern desvirtuar los hechos conscientemente, y en sus actuaciones,
Principios generales
Los miembros se ajustarn a los siguientes principios generales, segn la interpretacin del Comit,
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Competencia profesional. Los miembros emprendern slo aquellas actuaciones que ellos o su
empresa pueden llevar a cabo competentemente.
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Rigor profesional. Los miembros debern ejecutar sus actuaciones con rigor.
Planificacin y supervisin. Los miembros planificarn y supervisarn sus actuaciones
adecuadamente.
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Datos suficientes. Los miembros obtendrn datos suficientes para apoyar razonablemente sus
conclusiones o recomendaciones.
Pronsticos. Los miembros no permitirn que su nombre sea utilizado en relacin con
pronsticos de futuras transacciones de forma que se pueda hacer creer a terceros que ellos
garantizan el cumplimiento de la prediccin.
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El cobro de los servicios no debe quedar supeditado ni debe variar en proporcin de los resultados.
No obstante la tarifa puede ser variable hacindola depender, por ejemplo, de la complejidad de las
tareas realizadas.
Las tarifas no pueden considerarse contingentes si se han fijado por tribunales u otra autoridad
pblica, o, en materia fiscal, si estn establecidas en relacin con los resultados de procedimientos
administrativos judiciales de naturaleza tributaria.
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Acciones de descrdito
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Comisin
Los miembros no intentarn conseguir clientes por medio de publicidad u otra forma de oferta de
Los miembros no pagarn comisiones para obtener clientes, ni aceptarn comisiones para
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recomendar a un cliente productos o servicios de otros. Esta norma no impedir los pagos a
personas o a sus herederos derivados de prcticas ocurridas antes de la vigencia de esta regla.
Todas las normas citadas se explican por s mismas, y su cumplimiento no debera suponer un lastre
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en las actuaciones del auditor, ya sea un miembro de la organizacin auditada o sea un auditor
externo.
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Hoy en da, cuando un auditor se enfrenta al asunto de los riesgos en la auditora, su mayor
dificultad no est en el conocimiento y manejo de la teora que lo sustenta, sino ms bien en como
evaluarlos para as poder minimizarlos al mximo. El auditor cada vez que se enfrenta a una
auditora debe considerar la posible existencia de riesgos, los que tienen relacin con su actividad
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En este sentido hay que tener claros una serie de conceptos fundamentales como:
Riesgo
Amenaza
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Cualquier variable importante de incertidumbre que interfiera con el logro de los objetivos y
estrategias del negocio. Es decir es la posibilidad de la ocurrencia de un hecho o suceso no
deseado o la no-ocurrencia de uno deseado.
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Vulnerabilidad
Es el grado de impacto que puede sufrir un determinado objeto por la exposicin de ste a los
riesgos.
Ocurrencia
Nivel cuantitativo, de efecto relativo o probabilstico, de materializacin de un riesgo de
acuerdo a hechos estadsticos y/o histricos.
Control/mitigacin
Es la accin de corregir o reducir la incertidumbre de los eventos significativos de riesgo a
travs de la administracin, la transferencia o eliminacin del riesgo.
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Exposicin
Susceptibilidad de los objetivos y estrategias de negocio frente a la materializacin de los
riesgos aun despus de haber ejecutado las actividades de mitigacin y control.
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actividad profesional, como los relacionados a cada trabajo de auditora en particular, de lo anterior
surge la siguiente clasificacin de los riesgos en auditora a los que puede enfrentarse un profesional
del rea:
Riesgo de auditora:
Riesgo inherente.
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Riesgo de control.
Riesgo profesional.
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Riesgo de deteccin.
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Es el riesgo a que est expuesto el auditor frente a la posibilidad de emitir una opinin errnea o un
informe equivocado o que no satisfaga a su cliente. ste de materializarse puede provocar en el
auditor dao en su imagen o prestigio profesional, personal o incluso en su patrimonio.
En cuanto a la evaluacin del riesgo profesional; el primer riesgo que debe ser evaluado por el
auditor cuando se enfrenta a un nuevo trabajo de auditora corresponde al riesgo profesional, el cual
depende de los siguientes factores:
Grado de satisfaccin de los auditados con relacin al trabajo efectuado por el auditor.
Caractersticas de la organizacin que ser auditada y sus integrantes.
El riesgo profesional, se relaciona al dao que puede sufrir el auditor al no poder satisfacer las
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Pero, cmo pudo producirse esta situacin anormal en el rea XY, si los auditores nos
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Si la sucursal fue auditada recientemente, significa entonces que, excepto por lo indicado por
los auditores en su informe de auditora, el resto est bien?
Dnde estaban los auditores cuando se produjo esta situacin fraudulenta o anormal?
En base a este tipo de comentarios anteriores y muchos otros, el auditor antes de comprometerse a
realizar un trabajo de auditora, deber definir en forma clara y en conjunto con el auditado los
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procedimientos de auditora.
Los tres elementos componentes del riesgo de auditora antes citados dan origen a los riesgos que se
describen a continuacin.
El riesgo inherente (RI) est dado por la posibilidad de la existencia de omisiones, errores o
irregularidades significativas en el objeto sometido a examen, ya sean estos estados financieros,
procedimientos operativos o administrativos, gestin, etc. Es aquel propio de la naturaleza del objeto
auditado y est influido tanto por factores internos y como por externos. Aqul que no se puede
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El riesgo de control (RC) corresponde a la posibilidad que se materialicen los riesgos inherentes y
que stos no se hayan detectado, controlado o evitado por el sistema de control interno diseado
para tales efectos.
Dado que es posible que el sistema de control interno no detecte o neutralice los riesgos inherentes
significativos, la organizacin deber considerar, mientras sea costo - beneficio, la participacin
activa del auditor a travs de la realizacin de sus labores de auditora, las que tendrn como uno de
sus objetivos el detectar aquellos riesgos inherentes que no fueron detectados por el sistema de
control interno vigente en la organizacin, agregndose as el tercer elemento componente del
riesgo de auditora, que es el:
El riesgo de deteccin (RD) es la posibilidad que los procedimientos de auditora seleccionados no
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detecten los errores, o irregularidades existentes en el objeto auditado situaciones que tampoco
fueron detectadas o neutralizadas por el sistema de control interno de la organizacin.
Esto puede originarse en el alcance de las pruebas, la oportunidad en que fueron efectuadas y la
calidad con que fueron aplicadas.
Los riesgos antes mencionados debern ser evaluados por el auditor durante la ejecucin de su
trabajo, apoyando as a la consecucin de su objetivo de auditora en forma eficaz como eficiente. La
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En la evaluacin del riesgo de auditora hay que tener en cuenta que el riesgo de auditora es
Cada uno de estos riesgos se puede expresar en forma cuantitativa, a travs del uso de
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probabilidades, con valores que van desde ceso (0) a uno (1), es decir, desde aquello que es casi
imposible a aquello de certeza casi absoluta.
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Cuando el riesgo inherente tiende a cero, es decir, cuando su materializacin es casi imposible, no
se justifica invertir en controles internos, por la alta probabilidad de que dicha inversin no sea
beneficiosa, menos hacer grandes inversiones en auditorias para emitir una opinin adecuada al
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naturaleza, oportunidad y alcance, siendo este nivel de riesgo, el riesgo de deteccin, el que el
auditor debe manejar para lograr el nivel de riesgo de auditora que ha sido previamente
determinado por l, dado un nivel de riesgo inherente y de control existente en el objetivo auditado.
Segn la expresin anterior el riesgo de deteccin depende directamente del riesgo de auditora e
inversamente de los riesgos inherentes y de control, siendo el riesgo de deteccin permitido para
de lmites aceptables.
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que dado un cierto nivel de riesgo inherente y de control, el riesgo de auditora se mantenga dentro
La expresin anterior nos indica que para poder determinar en nivel de seguridad que se debe
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alcanzar con un trabajo de auditora, ser necesario en primer lugar determinar el nivel de riesgo de
auditora aceptable, nivel que depender de la importancia relativa del componente auditado en
relacin con un todo.
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Pruebas
Pruebas de cumplimiento
Los controles se aplican tal como se describe en la documentacin del programa o segn lo que
describa el personal de la empresa auditada y determina si los controles se aplican en una manera
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Pruebas sustantivas
Son las pruebas que sustentan la adecuacin de los controles existentes para proteger a la
empresa de actividades fraudulentas. Un auditor utilizar una prueba sustantiva para determinar o
Evidencias
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probar los errores que afectan en forma directa el objeto bajo examen.
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Evidencia Oral
Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o
entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditora debern corroborarse siempre
que sea posible mediante evidencia adicional. Tambin ser necesario evaluar la evidencia
testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran
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Encuestas: pueden ser tiles para recopilar informacin de un gran universo de datos o
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Evidencia Escrita
grupos de personas.
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Evidencia Documental
Consiste en la informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de
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Rastreo: es utilizado para dar seguimiento y controlar una operacin de manera progresiva, de
un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una
Evidencia Analtica
Evidencia Fsica
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Es el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su
existencia y autenticidad. Esta evidencia se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de
las actividades, bienes y/o sucesos. La evidencia de esa naturaleza puede presentarse en forma de
memorando (donde se resuman los resultados de la inspeccin o de otra observacin), fotografas,
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El auditor responsable de cada hallazgo utilizar papeles de trabajo para respaldar lo encontrado,
los cuales sern verificados por el coordinador. En los mismo papeles, para cada hallazgo, (favorable
o desfavorable, positivo o negativo) deber consignarse cada una de las pruebas obtenidas,
verificando que se cumplan con las siguientes condiciones:
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a la cual l lleg. Cuando sea conveniente se podrn emplear mtodos estadsticos para
probar la suficiencia.
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Papeles de trabajo
Estos papeles contienen la evidencia que respalda los hallazgos, observaciones, opiniones de
funcionarios responsables de la empresa examinada. En estos documentos se registra todo el trabajo
realizado por el auditor y constituyen la base de justificacin para el informe final que prepara con
recomendaciones.
Estos papeles ayudan a los auditores a proporcionar un medio de coordinacin del trabajo realizado,
a supervisar y revisar este trabajo, soporte para realizar el informe final, en conclusin ayuda a la
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Glosario
Sistemtica: 1. Ciencia que estudia los principios, mtodos y fines de la clasificacin de los
seres vivos en funcin de su semejanza 2. Clasificacin u ordenacin en grupos de cosas que
tienen unas caractersticas comunes, especialmente la de grupos de animales o vegetales que
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se hace en biologa.
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Recuerda
La Auditora de los Sistemas de Gestin (ASG) es una auditora no financiera cuyo
propsito es el de evaluar tanto el desempeo como la eficiencia/eficacia del mismo de una
organizacin o de parte de ella. Esta evaluacin es considerada como un anlisis crtico
constructivo.
La Norma ISO 19011 constituy el primer esfuerzo de colaboracin entre dos comunidades
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El riesgo inherente (RI) est dado por la posibilidad de la existencia de omisiones, errores o
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En la evaluacin del riesgo de auditora hay que tener en cuenta que el riesgo de auditora
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Autoevaluacin
1. Los destinatarios de una auditora pueden ser: (Respuesta mltiple)
Alta Direccin.
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Certificadores.
Clientes.
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Optimizar recursos.
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Regularizar produccin.
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Verdadero.
Falso.
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Los clientes.
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Los proveedores.
Planificacin.
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Idea clave.
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Informacin confidencial.
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