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Dans la fentre Base de donnes, placez-vous dans longlet Requtes, puis cliquez Crer
une requte en mode Cration.
Double-cliquez
les
suivants :
CodeAd,
Prnom, Ville
Vous obtenez
champs
NomAd,
Access initiation
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Requte Tri
Vous voulez disposer tout moment dune liste des clients trie par codes postaux puis
alphabtiquement lintrieur de ce classement.
Ajoutez les champs CodePostal, NomAd, Prnom, Adresse, Ville (dans cet ordre-l)
Dans la ligne Tri des champs CodePostal et NomAd, choisissez tri Croissant. Un premier tri
va seffectuer sur le code postal, premier champ rencontr par le systme puis un
deuxime tri sur le champ Nom.
Excutez la requte puis refermez-la en lui donnant le nom Liste des clients par localits.
Pour linstant, inutile dexcuter la requte, car il ny a pas de donnes saisies dans les
tables. Refermez-la et donnez-lui comme nom Pour formulaire rservations.
Dans la fentre Base de donnes, placez-vous sur la requte que vous venez de crer et
cliquez sur Formulaire instantan de faon crer votre formulaire automatiquement en se
basant sur les tables regroupes dans la requte.
Access initiation
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Vous obtenez :
Passez en mode Affichage et remplissez votre formulaire pour tester son fonctionnement
avec cette rservation : Monsieur GUEGUEN Alphonse rserve une croisire AU FIL DE
L'EAU pour le 20/07 pour un groupe de 32 personnes (17 adultes et 15 enfants)
Constatez que lorsque vous choisissez une croisire dans la liste droulante, ses
caractristiques se reportent automatiquement dans les autres champs. Ceci se fait en
fonction de tout ce que vous avez dtermin dans le modle de base. De mme, la ville o
habite ladhrent se reporte automatiquement.
Le formulaire commence
prendre tournure.Toutefois vous
pensez peut-tre avec raison quil
serait intressant de pouvoir
calculer directement le cot de
cette rservation pour le client. Le
nombre dadultes et denfants est
connu, de mme que les tarifs. Il
faudrait pouvoir crer un champ
qui calcule. Cest possible ! Mais
rappelez-vous, le formulaire est
bas sur une requte. Cest dans
celle-ci quil faut prparer le
champ calcul ; ensuite il suffira
dinsrer ce nouveau champ dans
le formulaire.
Access initiation
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Placez-vous sur le premier champ libre (tout--fait droite de tous les autres) et saisissez
trs exactement lexpression de calcul suivante (attention, toute erreur de crochet ou de
majuscules provoquera un dysfonctionnement). Noubliez pas le signe deux-points aprs
Cot. Rappel : le crochet sobtient en actionnant la touche AltGr et la touche 5 ou .
Cot:[NbAd]*[TarifAd]+[NbEnf]*[TarifEnf]
Cliquez licne Liste des champs. Celle-ci a lavantage de se tenir toujours jour des
modifications que lon pourrait apporter au support de notre formulaire.
En effet, dans la liste qui apparat vous voyez le champ Cot que vous venez de crer.
Prenez-le avec la souris et placez-le dans le formulaire.
Madame LUCAS
Access initiation
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Cette fentre vous montre toutes les proprits de tous les lments de votre cran. Ici
vous tes dans le formulaire Rservations. Cliquez sur le champ CodeResa et dans la
fentre des proprits, prenez longlet Autres. Regardez la ligne Index Tabulation : il y 0, ce
qui veut dire que cest la premire zone remplir.
Sans fermer la fentre des proprits, cliquez sur CodeAd ; mettez 1 la place de lindex
tab. Continuez de la mme manire pour tous les autres champs, jusquau Cot qui sera le
10e. Dornavant, la touche tabulation vous emmnera du dbut la fin selon votre
paramtrage !
Access initiation
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Jacques FERRUGIA
84 route de Vannes
56740 LOCMARIACQUER
Tl. 02 97 45 78 12 N le 7/3/51
Individuel
Loue un CAT CAMP pour 3 semaines pour
4 personnes compter du 10 aot
Vous allez lenregistrer dans le formulaire ADHRENTS ; toutefois vous avez remarqu
que vous tes oblig de taper en majuscules le nom de famille ; il serait prfrable de
disposer dun systme o la saisie serait faite en majuscules mme si on tape en
minuscules. Il y a une solution !
Repassez en mode Affichage pour saisir votre nouvel adhrent et constatez que votre
manipulation a port ses fruits.
Dans llment Requtes de la fentre Base de donnes, crez une requte en mode
Cration.
Ajoutez la table TYPES DE BATEAUX, affichez tous les champs sauf les nombres de
personnes.
Cliquez sur le menu Requte et choisissez Requte Mise jour, ce qui aura pour effet
dajouter une ligne Mise jour dans vos champs.
Access initiation
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Saisissez comme ci-dessous les expressions de calcul dans les champs des tarifs
(attention, pas derreur de saisie, sans quoi cela ne marchera pas !)
Excutez la requte. Attention, ne faites la manuvre quune seule fois ! Si vous la lancez
plusieurs fois, les prix seront augments plusieurs fois de 10 %, et chaque fois sur la
base dj augmente Il faudra alors calculer le coefficient capable de ramener les
choses leur tat initial. Donc vous lexcutez une seule fois et vous cliquez sur Feuille de
donnes pour voir le rsultat.
Requte Somme/Regroupement
Vous aimeriez disposer dun moyen permanent de connatre ce qua rapport globalement
chaque type de croisire
Crez une requte en mode Cration, ajoutez la requte Pour formulaire RSERVATIONS,
affichez les champs Cot et CROISIERES.CodeCrois.
Cliquez licne de la barre doutils qui aura pour effet dajouter une ligne Regroupement
dans vos champs.
Dans cette ligne pour le champ Cot, droulez la liste et choisissez Somme. Pour le
deuxime champ, laissez Regroupement.
Crez une requte en mode Cration, ajoutez les tables ADHRENTS, RSERVATIONS,
CROISIRES.
Affichez les champs :Nom, Prnom, Ville, Individuel de la table ADHRENTS, NbAd et
NbEnf de la table RSERVATIONS, NomCrois de la table CROISIERES.
Access initiation
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Pour connatre le nombre total de personnes de chaque croisire, crez un champ calcul
sur le premier champ vierge, ainsi paramtr :
Nb Total :[NbAd]+[NbEnf]
Excutez la requte.
Vous voudriez que la liste soit trie par ordre alphabtique des clients. Que pouvez-vous
modifier dans la requte pour lobtenir ?
A vous de jouer !
Crez une autre requte pour connatre par type de bateau les locations qui ont eu lieu.
Vous calculerez dans un champ le nombre total de personnes et dans un autre la dure
totale de la location. Les donnes seront tries alphabtiquement sur la catgorie puis sur
le nom de ladhrent.
Access initiation
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Chapitre 9
Crer diffrents types d'tat
L'tat, dans un systme de bases de donnes, est l'lment qui permet d'obtenir une
prsentation des donnes sur papier. Bien sr vous pouvez imprimer n'importe quel autre objet,
table, formulaire, etc. Mais vous aurez une liste exhaustive de toutes les donnes et de tous les
champs, alors qu'un tat donne la possibilit de n'imprimer que certains champs, avec une mise
en forme choisie, et de plus on peut obtenir des calculs et des regroupements. Il est aussi
possible par le biais de l'tat de crer des tiquettes pour envoyer des courriers.
tat-liste
Pour obtenir une tat ainsi prsent, vous allez utiliser l'assistant-tat d'Access.
Cet tat, comme vous le voyez, affiche les adhrents et les classe par ville. Tri alphabtique
l'intrieur de chaque ville.
Dans le fentre Bases de donnes, placez-vous dans l'onglet Etats et cliquez crer un Etat
l'aide de l'assistant.
Double-cliquez les champs suivants : Civilit, NomAd, Prnom, Adresse, CodePostal, Ville,
DateAd. Cliquez Suivant.
Cliquez encore deux fois Suivant et la fin acceptez le nom Adhrents pour votre tat.
Access initiation
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L'tat se prsente l'cran en mode Affichage ; mais le fait d'avoir utilis l'assistant ne
vous oblige pas accepter la prsentation exactement telle qu'il la propose ! Vous
prfreriez juste titre avoir une prsentation en Paysage pour ne pas tronquer certains
champs.
Regardez comment se prsente la structure de cet tat ; dans la section En-tte de page,
vous avez les tiquettes (les titres des colonnes) dans la section En-tte de groupe vous
avez le champ de regroupement (Ville) et dans la section Dtail, ce sont les zones de texte
(l o saffichent les donnes).
Commencez par mettre ltat en Paysage (Fichier Mise en page, Page, Paysage).
Ensuite arrangez, dplacez, agrandissez les tiquettes pour quelles ne soient pas
tronques ; vous pouvez changer leur contenu si vous le souhaitez (par exemple, au lieu
de DateAd saisissez Date dadhsion). Puis modifiez la place des zones de texte de la
section Dtail pour quelles soient conformes au tiquettes. Ne changez rien au contenu
des zones de texte, car comme vous le savez, ces contenus correspondent des champs
bien prcis de la base.
Passez en Affichage pour voir (pour les tats, le mode Affichage est symbolis par licne
Aperu). Les traits bleus sont trop courts maintenant que vous avez mis la page en
Paysage.
Repassez en Cration, reprez les traits (ils sont dans la section En-tte de page au ras en
haut et en bas de cette zone) et agrandissez-les avec la souris.
Planche dtiquettes
Double-cliquez sur les champs insrer dans ltiquette en plaant des espaces entre
eux. Si vous ne mettez pas despaces, ne vous plaignez pas ensuite que la prsentation
est vilaine.
Dans le panneau suivant, choisissez le tri sur le NomAd pour diter vos tiquettes en ordre
alphabtique. Suivant. Terminer. Vos 10 tiquettes doivent tenir sur une page A4.
Access initiation
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Vous avez cr prcdemment une requte qui prsente les locations par types de
bateaux. Vous souhaiteriez disposer dun Etat bas sur cette requte qui effectuerait des
calculs : dabord le nombre total et le nombre moyen de participants un sjour pour un
type de bateau, ensuite la dure moyenne dun sjour ainsi que la dure totale par type de
bateau.
Dans Etats, cliquez Crer un tat laide de lassistant. Basez-vous sur la requte
LOCATIONS PAR TYPE DE BATEAU.
Ajoutez les champs Catgorie, NomBateau, NomAd, Nb total, Dure. Cliquez 3 fois
Suivant.
Laissez Dtail et Total, cliquez Ok. Choisissez NomAd comme critre de tri, cliquez 3 fois
suivant. Donnez comme nom ltat : TAT DES CROISIRES PAR CATGORIE DE
BATEAUX.
<
Revenez en Affichage pour voir si cela vous convient. Si vous le souhaitez, vous pouvez
apporter des amliorations la prsentation.
Access initiation
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Madame MARIN
Monsieur LE GUEN
Monsieur MALECK
AU FIL DE L'EAU
AU FIL DE L'EAU
DETENTE
24 adultes
enfants
et
15 adultes
enfants
et
18
27 adultes 0 enfants
2 aot
24 juillet
26 juillet
Madame MARIN
Monsieur GUEGUEN
Mademoiselle
DURUEL
EVASION
EAU FRAICHE
EAU FRAICHE
34 adultes
15
adultes
enfants
5 aot
7 aot
12
20
adultes
enfants
13
10 aot
Vous allez crer un tat qui permettra de connatre le chiffre d'affaires des croisires, avec le
dtail par croisire. Il aura cette allure :
Vous allez d'abord pour plus de facilit crer une requte qui regroupe les tables utiles, d'o
vous pourrez extraire les champs que vous voulez utiliser.
Access initiation
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Crez une nouvelle requte en mode Cration. Ajoutez les tables ADHRENTS,
RSERVATIONS et CROISIRES.
Crez la suite des champs affichs deux champs calculs comme suit :
Nb Pers : [NbAd]+[NbEnf]
Cot total : [TarifAd]*[NbAd]+[TarifEnf]*[NbEnf]
Excutez la requte pour voir le rsultat puis fermez-la et enregistrez-la sous le nom POUR
TAT CROISIRES.
Choisissez la requte POUR TAT CROISIRES, ajoutez tous les champs en cliquant sur
le double chevron.
Triez selon les NomAd. Suivant. Allez jusqu'au bout, donnez comme nom CHIFFRE
D'AFFAIRES CROISIRES.
Passez en Cration, agrandissez les tiquettes et/ou les zones qui pourraient tre
tronques (faites notamment attention aux zones qui contiennent des chiffres, car si elles
sont tronques, on peut croire que les calculs sont faux alors qu'ils sont cachs).
Pour peaufiner, rapprochez les mots Somme et Moyenne des chiffres concerns. Ecrivez
en clair les intituls.
A vous de jouer !
Crez une requte puis un tat bas sur elle pour obtenir un tat des dates de locations de
bateaux, classes par Type de bateau puis par Nom de bateau. Il faudra avoir aussi le nom
de l'adhrent et bien entendu les dates.
Faites de mme pour obtenir un tat des croisires classes par nom de croisire puis par
adhrent, avec la date, le nombre d'adultes et le nombre d'enfants.
Access initiation
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Chapitre 10
Liaisons avec Excel et Word
Vous savez dj qu'un certain nombre de possibilits d'change entre logiciels est offert par
Windows. Access aussi peut exporter ou importer des donnes, ou servir de base des travaux
faits sous d'autres logiciels.
Dans ce chapitre vous allez tudier trois exemples d'application :
crer un tableau sous Excel et le transformer directement en table Access,
transfrer des donnes d'Access vers Excel et ensuite tracer un graphique,
utiliser un fichier Access comme base de mailing Word.
Votre collgue a rcupr deux nouveaux clients dont il a saisi les coordonnes sur son
micro-ordinateur portable. ll faut les intgrer dans la base de donnes (pour la cohrence
du cas, imaginez qu'il n'y en a pas 2 mais 50)
Ouvrez Excel et saisissez le tableau ci-dessous (respectez bien la saisie des ttes de
colonnes)
Depuis la fentre Base de donnes d'Access, placez-vous dans l'lment Tables et faites
Fichier Donnes externes, Importer.
Dans le panneau qui suit, pensez bien choisir dans la fentre Type de fichier, les fichiers
Excel puisque c'est un tableau Excel que vous devez importer.
Dans le panneau suivant, cochez dans une table existante et choisissez ADHRENTS.
Cliquez Terminer. Allez vrifier si les champs se sont bien insrs dans la table (les
donnes manquantes seront compltes quand les nouveaux adhrents viendront au club
pour la premire fois).
Access initiation
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CodePers
Saisissez ce tableau sur Excel, enregistrez-le sous le nom PERSONNEL, fermez le fichier.
Ville
DateEmb
DateNaiss
GREVAL
NomPers
Fabrice
Prnom
23 rue Pasteur
Adresse
CodePostal
56000
VANNES
10/06/95
05/03/63
Directeur
Poste
H/sem
35
HAMON
Raymond
56000
VANNES
23/09/98
12/09/79
Homme d'entretien
25
LE COADEC
Yann
44 route de Rosporden
29334
QUIMPER
04/06/00
07/08/89
Instructeur permis
20
LE GOFF
Yvon
10 route de St Symphorien
22370
PLENEUF
12/06/99
28/05/78
Moniteur
20
KERGELEC
Elise
23 rue de l'Arbalte
56400
AURAY
19/09/01
05/10/74
Assistante
20
Passez sur Acess. Depuis la fentre Bases de donnes, cliquez Fichier, Donnes externes,
Exporter, allez chercher le fichier PERSONNEL sans oublier de demander les fichiers de
type Excel.
Ensuite, laissez-vous guider par les crans ; demandez index : Oui sans doublons, posez
la cl primaire sur le champ CodePers.
Vous avez maintenant une nouvelle table dans Access. Ouvrez-la pour voir.
Refermez.
Depuis la fentre Base de donnes d'Access, dans l'lment Requtes, placez-vous sur
Pour Etat Croisires.
Access initiation
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NomAd
MALECK
MALECK
EVASION
MARIN
24
0
24 720,00
1 184,20
AU FIL DE L'EAU MARIN
24
7
31
1 260,60
AU FIL DE L'EAU LE GUEN
15
18
33
1 222,40
AU FIL DE L'EAU GUEGUEN
17
15
32
EAU FRAICHE
GUEGUEN
15
12
27 756,00
EAU FRAICHE
DURUEL
20
13
33 924,00
Les croisires sont dtailles, mais vous n'avez pas les regroupements par croisires ;
vous allez utiliser la fonction Donnes Sous-Totaux, en demandant une somme chaque
changement de NomCrois avec synthse sous les donnes.
Lorsque les sous-totaux sont affichs, crez un graphique secteurs qui reprsente la part
de chiffre d'affaires de chaque croisire (sous-total) dans le chiffre d'affaires total. Dans le
tableau des sous-totaux, amnagez les contenus de cellules pour que le mot Somme
n'apparaisse pas.
EAU FRAICHE
21%
EVASION
28%
AU FIL DE L'EAU
44%
Access initiation
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Depuis Access, crez une requte en mode cration en prenant la table Adhrents et en
ajoutant les champs utiles pour le mailing ( vous de les choisir).
Pour le champ Individuel, dterminez le critre suivant : =Faux (les champs cocher sont
de type OUI/NON ou VRAI/FAUX ; donc si le champ = Faux, vous n'aurez dans le rsultat
que les non individuels). Otez la coche du champ pour qu'il soit pris en compte mais ne
s'affiche pas.
Access initiation
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Lorsqu'il s'agit de rfrencer le fichier de donnes : faites Ouvrir le fichier de donnes, puis
dans le panneau suivant pensez bien dterminer le type de fichier (Access). Dsignez le
fichier AURAY.MDB.
Dans le panneau suivant, vous allez choisir quel lment de cette base va tre utilis.
Faites OK.
Access initiation
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