Los Impresos y Documentos

Los Impresos y Documentos

Quin no ha ido alguna vez a alguna Administracin Pblica a solicitar cualquier

cosa y le han dicho: rellene este impreso, por favor. Un impreso?
Despus de rellenarlo y firmarlo, del mejor modo posible, se lo entregamos a la
persona del mostrador, sta le estampa un sello y nos da una copia, una vez que nos
recuerda que para cualquier reclamacin aporte dicho documento.
O sea, que ya no es un impreso sino que es un documento que no puedo perder.
Concepto de Impreso y Documento
Un impreso es un formulario, con las partes elementales ya efectuadas y con otras en
blanco para ser cumplimentadas con los datos especficos de cada operacin
administrativa o comercial.
Por ejemplo, el impreso del impuesto sobre la renta de las personas fsicas.
Un documento es un impreso cumplimentado, firmado y sellado, el cual alcanza
fuerza de prueba de los hechos que en ellos se resean.
Por ejemplo, una vez entregado el impreso del impuesto sobre la renta de las
personas fsicas cumplimentado, firmado y nos lo devuelven sellado, se convierte en
un documento acreditativo de nuestra intencin.
Caractersticas de los Impresos
Independientemente del uso que se le da a un tipo u otro de impreso, todos tienen

unas caractersticas en comn. Seguidamente vamos a sealar

dichas caractersticas:

El papel. Algunos impresos tendrn un papel de mayor calidad en funcin de

su vida. Para una corta duracin ser de calidad inferior y para una larga, superior.

Los colores. Cuando de un impreso se hacen varias copias, es conveniente

que dichas copias sean de distintos colores, para as diferenciar qu copia es para un
departamento y cul para otro. Por ejemplo, un albarn suele tener varias copias, ya
que una copia es para el transportista, otra para el almacn, otra para el cliente, etc.

Homogneos. Es decir, todos los impresos para un mismo uso han de ser
iguales con respecto al tamao y contenido.

Diseo. Debe permitir una sencilla y rpida cumplimentacin, as como facilitar

la recogida de informacin.

Presentacin y esttica. Es una caracterstica muy importante, puesto que un

impreso es un medio de presentacin y de relaciones pblicas de la organizacin.

Los Impresos y Documentos

Contenido de los Impresos

El contenido de cada impreso depender de su finalidad, pero tienen en comn tres

partes: elencabezamiento, el cuerpo y el pie.
Vamos a comentar cada una de las partes de un impreso.

Encabezamiento
En el encabezamiento de cualquier impreso debe de aparecer una serie
de datos como son:

Definicin del impreso. Deber de especificar qu tipo de impreso es.

Por ejemplo, factura, albarn, impuesto sobre la renta de las personas fsicas, etc.

Nmero de referencia. Para poder localizar con facilidad un impreso y para

que sirvan de referencia en el registro de los libros de la organizacin, stos se
encuentran numerados.

Identidad del emisor y del receptor. El emisor es la empresa que crea el

impreso, y porreceptor quien lo recibe. Por tanto, deber figurar en el impreso el
nombre, direccin, etc., tanto del emisor como del receptor.

Instrucciones. Sirven para saber cmo rellenar el impreso y

suelen figurar en elencabezamiento, aunque pueden aparecer en el reverso del
papel.
Cuerpo
Va a depender de su uso y en funcin de la informacin solicitada. Aunque s tendrn
en comn que han de ser claros en la solicitud de los datos a rellenar, seguir un orden
lgico en la cumplimentacin de los datos y fciles a la hora de hacer operaciones
matemticas.
Pie
El pie del impreso es la parte inferior del mismo, donde aparecen los siguientes datos:

Fecha de la cumplimentacin del impreso (puede aparecer en el

encabezamiento)

Firma y sello del emisor y, si es necesario, del receptor.

Espacio en blanco para las observaciones oportunas.