INGENIERA DE REQUERIMIENTOS

Gestin de la Distribucin de Productos Impresos

Profesor:
Huamn Chvez, Omar Jasid
Seccin:
E61A

Integrantes:
Silva Guizado, Daniel Kevy
Flores Palma, Edgar
Chambi Ochoa, Pedro Adolfo
Rojas Medina, Manuel Alejandro
Arias Egusquiza, Johan Adolfo

Septiembre, 2012

PRESENTACIN

El Grupo de Estudios que realiz el presente trabajo est

conformado por alumnos pertenecientes a la Divisin de Estudios
Profesionales para Ejecutivos (EPE) de la Universidad Peruana de
Ciencias Aplicadas (UPC).Todos los miembros del equipo poseen
aos de experiencia en el mbito de las Tecnologas de la
Informacin.
El desarrollo del proyecto se ha realizado empleando los recursos
tcnicos y tericos adquiridos mediante el curso de Ingeniera de
Requerimientos, los cuales fueron aplicados en un escenario real
con la finalidad de obtener resultados acordes a la situacin
actual de los procesos de la empresa en estudio.

INDICE
1. Captulo 1: Modelado del Negocio.
1.1.

Descripcin de la organizacin objetivo.

1.2.

Descripcin del negocio.

1.3.

Especificacin de las Reglas del negocio.

1.4.

Modelo de Casos de Uso del Negocio.

1.4.1.

Especificacin de los actores del negocio.

1.4.2.

Diagrama de Casos de Uso del Negocio.

1.5.

Modelo de Anlisis del Negocio.

1.5.1.

Especificacin de los trabajadores del negocio.

1.5.2.

Especificacin de las entidades del negocio.

1.5.3.

Diagrama de Clases del Negocio.

1.6.

Realizacin de los Casos de Uso del Negocio.

1.6.1.

Especificacin de los casos de uso del negocio.

1.6.2.

Diagramas Actividades.

1.6.3.

Lista de las actividades a automatizar.

INTRODUCCIN

En el presente trabajo se utiliz como objeto de estudio a la

empresa Enotria S.A., para el cual se realiz la revisin de sus
caractersticas generales, la situacin actual de su ciclo
productivo y el anlisis del proceso de Gestin de la Distribucin
de Productos Impresos como tema central del proyecto.
Mediante el estudio del proceso seleccionado, se llev a cabo el
anlisis del flujo completo de trabajo, las actividades que lo
componen, los roles, las entidades que se ven beneficiadas y
aquellas que participan directamente en su realizacin. Dado que
actualmente dicha informacin no se encuentra centralizada en la
compaa, realizar el seguimiento de los problemas productivos
es muy engorroso. La gestin de la informacin resultante
permitir, como parte de los aportes prcticos esperados, que se
puedan identificar brechas en la ejecucin del proceso.
En base a lo expuesto anteriormente, lo que se espera a groso
modo es proponer los cambios necesarios en el proceso elegido a
fin de contribuir con la automatizacin de aquellas actividades
ms relevantes y la mejora continua del flujo de trabajo.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

El objetivo general del trabajo consiste en el planteamiento de

mejoras al proceso de Gestin de la Distribucin de Productos
Impresos de la empresa Enotria S.A., para lograr aquello es
necesaria la realizacin de un anlisis exhaustivo a todos los
componentes que forman parte de su ejecucin.
La elaboracin de la documentacin del proceso, su
representacin grfica mediante el modelado del negocio y el
anlisis e identificacin de los problemas presentes en su
situacin actual (AS-IS), sern la base que permitirn alcanzar el
objetivo general (TO-BE). Adems, sern necesarios para ordenar
su flujo de actividades, automatizarlos, optimizarlos y establecer
procedimientos de ejecucin y control del ciclo de trabajo.

CAPTULO 1
MODELADO DE NEGOCIO
1.1.

Descripcin de la organizacin Objetivo

La empresa Enotria S.A. se dedica a brindar servicios de

comunicacin impresa y digital. Ofrece una amplia gama de
productos en el mercado, los cuales estn agrupados en las
distintas lneas de negocio que la compaa posee.
En primer lugar, brinda el servicio de Impresin de Productos
Offset, con el cual se producen las plantillas de las Facturas,
Estados de Cuenta, Comprobantes de Pago, Notas de Dbito y
Notas de Crdito. Adems, realiza la produccin de Folletos,
Revistas, Libros, Volantes, etc.
En segundo lugar, ofrece el servicio de Impresin Variable,
mediante el cual realiza la personalizacin de muchos de los
documentos
mencionados
anteriormente,
debido
al
tratamiento de los datos que se les van adicionando y
dependiendo del propietario original de los productos
procesados.
Adicionalmente, brinda el servicio de Produccin de Valorados,
tales como Cheques, Tarjetas de Crdito, Tarjetas de Dbito y
Tarjetas PVC en general. Asimismo, mediante el servicio de
Distribucin brinda a sus clientes productos en formato
electrnico y el seguimiento a la distribucin de los
documentos que sern llevados ante sus propietarios finales.
Tambin, se dedica a la fabricacin del Documento Nacional de
Identidad.
La compaa surgi a inicios del ao 1970 como unidad de
servicios de impresin internos del Banco de Crdito del Per.
Posteriormente se independiz en el ao 1977 bajo el nombre
de Enotria S.A. y a consecuencia del crecimiento de la
organizacin con el paso del tiempo, fue necesaria la creacin
de nuevas lneas de negocio y formas de expandirse en el
mercado. Debido a la buena calidad de sus productos y al
xito obtenido por la compaa, actualmente cuenta con ms

de 100 clientes nacionales, tales como el Banco Falabella, el

Banco de Crdito del Per, Luz del Sur, Sedapal, Grupo
Telefnica, DirecTV, Calidda, Claro, Scotiabank, entre otros.
1.2.

Descripcin del negocio

El proceso de Distribucin de Productos Impresos y Digitales

de Enotria S.A. surge como la respuesta a la necesidad de un
servicio integral de impresin existente en el mercado. En
base a aquella premisa la compaa hall la oportunidad para
ampliar su cadena productiva y fortalecer su posicionamiento
en el mercado.
Como antecedente de su concepcin, se observ que los
clientes de la compaa solan llevar a cabo esta gestin por
su cuenta, pero al no especializarse en este tipo de flujos de
trabajo el ndice de errores que obtenan era demasiado alto.
Por tal motivo, la organizacin decidi asignar personal
totalmente avocado al seguimiento, coordinacin y control de
las actividades de este proceso, con la finalidad de liberar de
la carga excesiva de trabajo que aquejaba a la clientela.
El rea de Distribucin se encarga de su ejecucin y desde su
fundacin, hace un ao, se enfoca a la integracin entre los
procesos de produccin y la entrega del producto a su
propietario final, de modo que la compaa pueda ofrecer un
servicio completamente integral.
El Asesor Comercial, en representacin del Cliente, solicita al
Jefe de Distribucin la prestacin de sus servicios mediante el
documento de Solicitud de Servicio, el cual contiene el cdigo
y nombre del cliente y el cdigo, descripcin, clasificacin y
volumen del producto en emisin. El Jefe de Distribucin
deriva dicho documento a un determinado Asesor de
Distribucin, quien se encargar de analizar la informacin con
la finalidad de contratar a los Couriers ms aptos para la
atencin del requerimiento.
El Asesor de Distribucin revisar los resultados consolidados
de los servicios previos, en los cuales se detalla el nombre del
Courier, el cdigo del producto, la descripcin del producto, los
sectores de entrega, la cantidad de entregas oportunas, no
oportunas, no efectivas por motivo (Mudanza, deficiencia,
direccin
desconocida,
propietario
ausente,
entrega
rechazada), fecha de inicio, fecha de fin y las horas de trabajo.

Con aquella informacin decidir si es necesario contratar los

servicios de uno o ms Couriers con los que ya ha trabajado
previamente o si es necesario buscar los servicios de otros
disponibles en el mercado. En ambos ambos casos, el Asesor
de Distribucin solicitar una nueva cotizacin a cada Courier
con los que decida trabajar y ellos enviarn sus respuestas
detallando los precios por sectores de entrega, volumen, peso
y tipo de producto. Dichas cotizaciones las enviar al Jefe de
Distribucin, quien aprobar aquellas que se encuentran
dentro del presupuesto disponible.
Si en un plazo de una semana se contrataron los servicios de
todos los Couriers necesarios, enviar un email de
confirmacin de puesta en marcha al Asesor Comercial, de lo
contrario enviar un email de servicio anulado.
Si se confirm la puesta en marcha del servicio, el Jefe de
Distribucin ordenar al Asesor de Distribucin que inicie la
gestin de Georeferenciacin de la informacin y este
solicitar al Encargado de Soporte de Procesamiento, por
medio de un email de solicitud de Georeferenciacin, que se le
haga entrega del archivo Journal Estndar para realizar la
sectorizacin del producto que va a emitirse. Con aquellas
indicaciones el Encargado de Soporte de Procesamiento
recibir la data sin formato a imprimirse que le enviar el
Cliente, acceder a un determinado Aplicativo de Formateo de
Datos, seleccionar la opcin de generacin de Journal
Estndar, ingresar los datos enviados por el Cliente y el
software generar los archivos de Pre-Impresin y Journal
Estndar, el cual ser enviado al Asesor de Distribucin segn
lo indicado por correo electrnico. Este al recibir los datos
solicitados analizar las direcciones de los productos a
distribuirse, decidir que Courier realizar la entrega por
calles, avenidas y distritos, y elaborar el documento de
Sectorizacin del Journal Estndar, en el cual detallar por
sector de entrega, que grupos de productos sern distribuidos
por un determinado Courier. Posteriormente, dicho documento
ser enviado al Encargado de Soporte de Procesamiento, quien
dividir el Journal Estndar segn las indicaciones y entregar
cada
seccin
a
los
Couriers
asignados
para
su
Georeferenciacin. Luego, al de recibir todos los Journals
actualizados los procesar junto a los archivos de PreImpresin mediante un aplicativo de generacin de impresos
que crear los archivos de impresin. Dichos archivos sern
enviados al rea de Impresin Variable para iniciar el proceso

productivo y aquello ser comunicado al Asesor Comercial,

quien a su vez se lo har saber al Jefe de Distribucin.
Al concluir el proceso productivo, el Jefe de Distribucin
ordenar al Asesor de Distribucin que inicie la gestin del
despacho. El cual solicitar al Supervisor de Habilitado los
detalles de su produccin, este elaborar el documento
requerido y se lo entregar. En el verificar cuantos productos
fueron elaborados y realizar el Packing List de la distribucin,
indicar por grupos de direcciones, los productos que se
encajarn clasificados por Courier y otras observaciones
acerca del despacho. Dicho documento se enviar al rea de
despacho y transporte, y al Jefe de Distribucin.
Concluida la gestin de despacho y transporte, el Asesor
Comercial solicitar al Asesor de Distribucin el seguimiento y
la entrega de resultados de la distribucin. El Asesor de
Distribucin enviar emails de confirmacin de inicio de
entregas a los Couriers y al recibir sus respuestas empezar a
verificar los resultados de los servicios en el sistema de
Gestin de Entrega. Si encuentra inconsistencias y entregas no
efectivas en pleno proceso, coordinar con el Courier y el
Cliente para tratar de efectuar medidas correctivas durante la
ejecucin. Cuando la distribucin concluya el Asesor de
Distribucin
elaborar
el
documento
de
Resultados
Consolidados y las enviar al Cliente con copia al Jefe de
Distribucin.
1.3.

Especificacin de las Reglas del negocio

RN01: La seleccin de los Couriers se llevar a cabo solo

por el Asesor de Distribucin.
RN02: El jefe de Distribucin aprueba las cotizaciones de
los Couriers.

RN03: El jefe de Distribucin aprobar la atencin del

servicio solo si en un plazo de una semana se contrataron a
todos los Couriers requeridos.
RN04: El tiempo de espera de la data depender de las
fechas de emisin establecidas por el Cliente.
RN05: La generacin del Journal Estndar se llevar a cabo
solo si el Asesor de Distribucin lo solicita.
RN06: La sectorizacin de los productos se llevar a cabo
solo por el Asesor de Distribucin.
RN07: La georeferenciacin se llevar a cabo solo por el
Courier indicado por el Asesor de Distribucin.
RN08: La elaboracin del Packing List se llevar a cabo
solo por el Asesor de Distribucin siempre y cuando exista
una Solicitud de Distribucin. Caso contrario, lo realizar el
Encargado de Despacho.
RN09: El registro de los resultados la llevar a cabo el
Courier en el Sistema de Gestin de Entrega conforme va
realizando la distribucin.

1.4.

Modelo de Casos de uso del negocio

1.4.1 Especificacin de los actores del negocio

10

Asesor Comercial: Es quien solicitar el rea de

Distribucin la prestacin de sus servicios para los Clientes
de la compaa. Durante la gestin comercial l se encarga
de vender los servicios que la empresa posee y establece
los contratos de produccin.
Courier: Es el proveedor de servicios de entrega de
productos que la compaa contrata. Una vez concluido el
proceso productivo, se encargar de realizar la distribucin
fsica de lo producido a los consumidores de los Clientes de
la compaa.
Cliente: Es quien compra el servicio de produccin y
distribucin de sus productos. Durante el proceso de la
Impresin Variable entregar la data que se va a imprimir al
Encargado de Soporte de Procesamiento y una vez
finalizada la produccin esperar los resultados de la
distribucin para tomar medidas correctivas con respecto a
la informacin de sus consumidores.
Jefe de Distribucin: Se encargar de ordenar al Asesor
de Distribucin la atencin del servicio cuando todos los
contratos con los Couriers se hayan establecido. Luego, al
finalizar el proceso productivo solicitar el inicio de la
gestin del despacho- de productos. Finalmente, revisar
los resultados consolidados del proceso de distribucin para
realizar sus indicadores de trabajo.
1.4.2 Diagrama de Casos de Uso del Negocio

11

Asesor Comercial
(from Actores del negoci o)

Solicitud de Servicio
(from Casos de uso del negocio)

Courier
(from Actores del negoci o)

Seguimiento y entrega de Resultados

(from Casos de uso del negocio)

Gestin de Georeferenciacin
(from Casos de uso del negocio)

Cliente
(from Actores del negoci o)

Gestin de Despacho
(from Casos de uso del negocio)

Jefe de Distribucin
(from Actores del negoci o)

1.5.

Modelo de Anlisis del Negocio

12

1.5.1.
Especificacin de los trabajadores del
negocio

Jefe de Distribucin: Es el encargado de dar el visto

bueno para que inicie la atencin del servicio despus de
aprobar las cotizaciones enviadas por los Couriers y
establecer el contrato de distribucin con ellos. Controlar
los resultados de los Asesores de Distribucin y emitir
mensualmente los indicadores de trabajo.
Asesor de Distribucin: Es el encargado de gestionar
todo el trabajo a realizarse durante la atencin del servicio
de distribucin. Verificar que la data se procese
correctamente y se contactar con los Couriers que
realizarn el servicio. Posteriormente realizar el
seguimiento al trabajo que llevarn a cabo a fin de detectar
anomalas en las entregas y gestionar su solucin junto al
Cliente.
Encargado de Soporte de Procesamiento: Es quien
recibe los datos que enva el Cliente y los procesa mediante
unos aplicativos de formateo de datos con la finalidad de
obtener los archivos de impresin. Dichos archivos los
enviar al rea de Impresin Variable para que el ciclo
productivo contine su curso.
Aplicativo de Formateo de Datos: Utilizado por el
Encargado de Soporte de Procesamiento, dependiendo del
producto a procesarse las opciones del aplicativo
cambiarn. Se usa con la finalidad de estandarizar el orden
de la informacin que enva el Cliente y genera los archivos
de Pre-Impresin y Journal Estndar.
Aplicativo de Generacin de Impresos: Utilizado por el
Encargado de Soporte de Procesamiento, dependiendo del
producto a procesarse las opciones del aplicativo
cambiarn. Se usa con la finalidad de generar los
documentos de impresin en base a los archivos de PreImpresin y, de forma opcional, el Journal Estndar. Dichos
resultados son enviados al rea de Impresin Variable.
Supervisor de Habilitado: Se encargar de elaborar el
informe de detalles de produccin que posteriormente
utilizar Asesor de Distribucin para realizar el Packing List.
Sistema de Gestin de Entrega: Aplicativo que
consolida los resultados de los Couriers mientras el proceso
se va ejecutando. Mediante este aplicativo el Asesor de
Distribucin puede observar el estado de las entregas.

13

1.5.2.

Especificacin de las entidades del negocio

Documento de Solicitud de Servicio: Contiene la

peticin formal del servicio de Distribucin por Cliente, en
el se detallan las caractersticas del producto a entregarse.
Resultados de los Servicios: Contiene la informacin de
cada entrega realizada por Courier en un determinado
sector.
Cotizacin del Courier: Contiene los precios que el
Courier cobrar por la prestacin de su servicio.
Email de confirmacin de puesta en marcha: Contiene
la confirmacin de que el proceso de la gestin de la
distribucin iniciar. Lo enva el Jefe de Distribucin al
Asesor Comercial.
Email de servicio anulado: En l se indica que no podr
iniciarse el servicio ya que no existen proveedores de
distribucin disponibles. Lo enva el Jefe de Distribucin al
Asesor Comercial.
Email de solicitud de Georeferenciacin: Este email es
necesario para que el Encargado de Soporte de
Procesamiento genere los Journal Estndar. Lo enva el
Asesor de Distribucin.
Archivo Journal Estndar: Hace referencia a la cabecera
de los datos que envan los clientes. Es utilizado para
establecer cdigos de Georeferenciacin a los documentos.
Data sin formato a imprimirse: Es la data enviada por el
cliente y que se va a imprimir. Dado que el cliente maneja
sus propios formatos de archivos y ordenamiento de sus
datos, se les asignar un formato estndar en el rea de
Soporte de Procesamiento mediante unos aplicativos. El
contenido de estos archivos siempre es variable.
Archivos de Pre-Impresin: Son los datos que enva el
cliente en un formato que pueda ser utilizado en el rea de
Impresin Variable. Se generan en el rea Soporte de
Procesamiento. El contenido de estos archivos siempre es
variable.
Documento de sectorizacin de Journal Estndar:
Especifica de qu forma se han de distribuir los datos del
Journal Estndar para que los Couriers puedan agregar a los
datos los cdigos de Georeferenciacin.
Archivos de Impresin: Se tratan de archivos en formato
PDF que contienen la data finalmente procesada. Estos
archivos se envan al rea de Impresin Variable. El
contenido de estos archivos siempre es variable.

14

Documento de detalles de la produccin de

habilitado: Indicar la cantidad de productos que se
procesaron en el rea de Habilitacin y Correspondencia.
Packing List de la distribucin: Indicar cmo debern
clasificarse los productos antes de ser entregados a los
Couriers.
Email de confirmacin de inicio de entregas: Servir
como un indicador formal de que el Courier ha empezado la
entrega de los productos. Son enviados por el Asesor de
Distribucin a los Couriers contratados.
Resultados consolidados: Llevado a cabo por el Asesor
de Distribucin con la data obtenida de los resultados en
curso. Esta informacin ser enviada tanto al Cliente como
al Jefe de Distribucin.

1.5.3.

Diagrama de Clases Del Negocio

1.5.3.1.Solicitud de Servicio

Email de Confirmacin de puesta en marcha

Documento de Solicitud de Servicio

(from Enti dades del negocio)

(from Enti dades del negocio)

Resultados consolidados
(from Enti dades del negocio)

Email de servicio anulado

Jefe de Distribucin

(from Entidades del negocio)

(from T rabajadores del negoci o)

Cotizacin del Courier

(from Enti dades del negocio)

Asesor de Distribucin
(from T rabajadores del negoci o)

1.5.3.2.Gestin de Georeferenciacin

15

Email de solicitud de Georeferenciacin

(from Entidades del negocio)

Asesor de Distribucin
(from Trabajadores del negocio)

Documento de sectorizacin de Journal

Estndar
(from Entidades del negocio)

Archivos de Impresin
(from Entidades del negocio)

Archivo Journal Estndar

Aplicativo de generacin de Impresos

Encargado de Soporte de Procesamiento

(from Enti dades del negocio)

(from Trabajadores del negocio)

(from Trabajadores del negocio)

Archivo de Pre-Impresin
(from Entidades del negocio)

Data sin formato a imprimirse

Aplicativo de Formateo de Datos

(from Entidades del negocio)

(from Trabajadores del negocio)

1.5.3.3.Gestin de Despacho

16

Supervisor de Habilitado
(from Trabajadores del negocio)

Documento de detalles de la produccin de

habilitado
(from Entidades del negocio)

Asesor de Distribucin
(from Trabajadores del negocio)

Packing List de distribucin

(from Entidades del negocio)

1.5.3.4.Seguimiento y entrega de Resultados

Email de confirmacin de inicio de entrega

(from Entidades del negocio)

Sistema de Gestin de Entrega

(from T rabajadores del negocio)

Resultados de los Servicios

(from Enti dades del negocio)

Asesor de Distribucin
(from Trabajadores del negocio)

Resultados consolidados
(from Enti dades del negocio)

1.6.

Realizacin de los Casos de Uso del Negocio.

17

1.6.1.
Especificacin de los casos de uso del
negocio.
1.6.1.1.Solicitar Servicio
1. Actores del Negocio
1.1

Asesor Comercial

1.2

Courier

2. Propsito
Solicitar los servicios del rea de distribucin.
3. Breve Descripcin
El caso de uso comienza cuando el Asesor comercial
solicita al Jefe de Distribucin la prestacin de los
servicios del rea de Distribucin, quien en coordinacin
con el Asesor Comercial se encargar de contratar a los
Couriers necesarios para la atencin del servicio. El caso
de uso finaliza cuando Jefe de Distribucin comunica al
Asesor comercial si la atencin del servicio procede o no.
4. Flujo de Eventos
4.1
4.1.1

Flujo Bsico
El Asesor Comercial solicita el servicio de
distribucin al Jefe de Distribucin mediante el
Documento de Solicitud de Atencin.

4.1.2 El Jefe de Distribucin recibe el Documento de

Solicitud de Servicio.
4.1.3 El Jefe de Distribucin entrega Documento de
Solicitud de Servicio al Asesor de Distribucin.
4.1.4 El Asesor de Distribucin revisa el Documento
de Solicitud de Atencin.
4.1.5 El Asesor de Distribucin revisa los Resultados
Consolidados de los servicios previos.

18

4.1.6 El Asesor de Distribucin contacta a Couriers

conocidos.
4.1.7 El Asesor de Distribucin solicita cotizacin de
servicio a los Couriers.
4.1.8 Los Couriers entregan las Cotizaciones de
Servicio.
4.1.9 El Asesor de Distribucin entrega las
Cotizaciones de Servicio al Jefe de Distribucin
4.1.10
El Jefe de Distribucin revisa las
Cotizaciones de Servicio.
4.1.11
El Jefe de Distribucin aprueba las
Cotizaciones de Servicio.
4.1.12
El Jefe de Distribucin contrata a los
Couriers elegidos.
4.1.13
El Jefe de Distribucin comunica al Asesor
Comercial la aprobacin del servicio mediante el
email de confirmacin de puesta en marcha.
4.1.14
4.2

El Asesor Comercial recibe la notificacin.

Flujos Alternos

4.2.1 Nuevos Couriers

Actividad 4.1.5 del Flujo Bsico, el Asesor de Distribucin
no est conforme con los resultados de los Couriers
previamente contratados.
4.2.1.1 El Asesor de Distribucin contacta a Couriers
alternativos en el mercado.
El Caso de uso contina en el punto 4.1.7 del Flujo
Bsico
4.2.2 Cotizacin desaprobada

19

Actividad 4.1.10 del Flujo Bsico, el Jefe de Distribucin

no est conforme con los precios que los Couriers
imponen.
4.2.2.1 El jefe de Distribucin solicita al Asesor de
Distribucin que contine con su bsqueda de
proveedores.
El caso de uso contina en el punto 4.2.1.1 de los Flujos
Alternos.
4.2.3

Plazo de contratacin vencido

Actividad 4.1.11 del Flujo Bsico, el Jefe de Distribucin,

despus de una semana, no cuenta con los Couriers
necesarios para realizar el servicio.
4.2.3.1 El Jefe de Distribucin notifica al Asesor
comercial que el servicio ser anulado mediante el
email de Anulacin de Servicio.
El caso de uso contina en el punto 4.1.14 del Flujo
Bsico.
5. Precondiciones
El caso de uso no presenta Precondiciones.
6. Poscondiciones
El caso de uso no presenta Poscondiciones.
7. Informacin Adicional
El Caso de Uso no presenta informacin adicional.
1.6.2.

Gestin de Georeferenciacin

1. Actores del Negocio

1.1

Jefe de Distribucin

1.2

Cliente

1.3

Courier

20

2. Propsito
Gestionar la georeferenciacin de los datos que se van a
imprimir.
3. Breve Descripcin
El caso de uso comienza cuando el Jefe de Distribucin
ordena al Asesor de distribucin que inicie la gestin de
Georeferenciacin. Este coordina por email la generacin
del archivo Journal Estndar con el Encargado de
Soporte de Procesamiento para luego sectorizarlo y
georeferenciarlo por medio de los Couriers. El caso de
uso termina cuando se le comunica al Jefe de
Distribucin, que con los datos actualizados, ha iniciado
la fase de impresin.
4. Flujo de Eventos
4.1

Flujo Bsico

4.1.1 El Jefe de Distribucin ordena inicio de la

gestin de Georeferenciacin.
4.1.2 Asesor de Distribucin solicita entrega de
Journal Estndar mediante email de solicitud de
Georeferenciacin al Encargado de Soporte de
Procesamiento.
4.1.3 El Encargado de Soporte de Procesamiento
recibe email de solicitud de Georeferenciacin.
4.1.4 El Encargado de Soporte de Procesamiento
recibe la Data sin formato a Imprimirse del
Cliente.
4.1.5 El Encargado de Soporte de Procesamiento
accede al Aplicativo de formateo de datos.
4.1.6 El Encargado de Soporte de Procesamiento
selecciona la opcin de generacin de Journal
Estndar.

21

4.1.7 El Encargado de Soporte de Procesamiento

ingresa la Data sin formato a Imprimirse.
4.1.8 El Encargado de Soporte de Procesamiento
solicita procesamiento de datos al Aplicativo de
formateo de datos
4.1.9 El Aplicativo de formateo de datos genera los
Archivo de Pre-Impresin y Journal Estndar.
4.1.10
El Aplicativo de formateo de datos
entrega ruta de acceso a resultados.
4.1.11
El Encargado de Soporte de
Procesamiento accede a la carpeta de
resultados.
4.1.12
El Encargado de Soporte de
Procesamiento enva Journal Estndar al Asesor
de Distribucin.
4.1.13
Estndar.

El Asesor de Distribucin recibe Journal

4.1.14
El Asesor de Distribucin analiza las
direcciones contenidas en el archivo.
4.1.15
El Asesor de Distribucin elabora
documento de Sectorizacin del Journal
Estndar.
4.1.16
El Asesor de Distribucin enva
documento de Sectorizacin del Journal
Estndar al Encargado de Soporte de
Procesamiento.
4.1.17
El Encargado de Soporte de
Procesamiento recibe documento de
Sectorizacin de Journal Estndar.
4.1.18
El Encargado de Soporte de
Procesamiento divide el Archivo Journal
Estndar por sectores.

22

4.1.19
El Encargado de Soporte de
Procesamiento enva cada Journal Estndar a los
Couriers asignados.
4.1.20
El Encargado de Soporte de
Procesamiento recibe los Journals Estndar de
los Couriers.
4.1.21
El Encargado de Soporte de
Procesamiento accede al aplicativo de
Generacin de Impresos.
4.1.22
El Encargado de Soporte de
Procesamiento ingresa los Archivos de PreImpresin y los Journals Estndar.
4.1.23
El Encargado de Soporte de
Procesamiento solicita al aplicativo de
Generacin de Impresos el procesamiento de los
datos.
4.1.24
El Aplicativo de Generacin de Impresos
genera los archivos de Impresin.
4.1.25
El Aplicativo de Generacin de Impresos
entrega ruta de acceso a resultados.
4.1.26
El Encargado de Soporte de
Procesamiento accede a la carpeta de
resultados.
4.1.27
El Encargado de Soporte de
Procesamiento enva los archivos de Impresin
al rea de Impresin Variable
4.1.28
El Encargado de Soporte de
Procesamiento comunica inicio de Impresin
Variable al Asesor de Distribucin.
4.1.29
El Asesor de Distribucin comunica inicio
de Impresin Variable al Jefe de Distribucin.
4.2 Flujos Alternos

23

El Caso de Uso no presenta flujos alternos.

5. Precondiciones
5.1

Aprobacin del servicio

Se aprob el servicio de Distribucin de Impresos.

6. Poscondiciones
El caso de uso no presenta poscondiciones.
7. Informacin Adicional
El Caso de Uso no presenta informacin adicional
1.6.3.

Gestin de Despacho

1. Actores del Negocio

1.1

Jefe de Distribucin

2. Propsito
Establecer las bases para que el rea de despacho
realice la entrega de los productos a los Couriers sin
inconvenientes.
3. Breve Descripcin
El caso de uso inicia cuando el Jefe de Distribucin
solicita al Asesor de Distribucin que coordine el
despacho de los productos impresos. Este se contactar
con el Supervisor de Habilitado para obtener los detalles
de su produccin. El caso de uso termina cuando el
Asesor de Distribucin genera el Packing List de
Distribucin y lo entrega al rea de Despacho y
Transporte con copia al Jefe de Distribucin.
4. Flujo de Eventos
4.1

Flujo Bsico

4.1.1 El Jefe de Distribucin ordena al Asesor de

Distribucin el inicio de la gestin de despacho.

24

4.1.2 El Asesor de Distribucin solicita documento de

Destalles de la produccin de Habilitado al
Supervisor de Habilitado.
4.1.3 El Supervisor de Habilitado elabora el
Documento de la produccin de Habilitado.
4.1.4 El Supervisor de Habilitado entrega el
Documento de la produccin de Habilitado al
Asesor de Distribucin.
4.1.5 El Asesor de Distribucin revisa el Documento
de la produccin de Habilitado.
4.1.6 El Asesor de Distribucin elabora el Paking
Paking List de Distribucin de la produccin
realizada
4.1.7 El Asesor de Distribucin enva el Packing List
de Distribucin al rea de Despacho y
Transporte
4.1.8 El Asesor de Distribucin entrega el Packing List
de Distribucin al Jefe de Distribucin.
4.1.9 El Jefe de Distribucin recibe el Packing List de
Distribucin
4.2

Flujos Alternos

El Caso de Uso no presenta flujos alternos.

5. Precondiciones
5.1

Proceso productivo concluido

El proceso productivo en planta ha concluido.

6. Poscondiciones
El caso de uso no presenta poscondiciones.
7. Informacin Adicional
El Caso de Uso no presenta informacin adicional.

25

Diagramas Actividades.
1.6.3.1.Gestin de Georeferenciacin

1.6.3.2.Solicitar Servicio
1.6.3.3.Gestionar Despacho

26

27

1.6.4.

Lista de las actividades a automatizar.

Gestin de la Georeferenciacin
1. El Encargado de Soporte de Procesamiento enva Journal Estndar al Asesor de
Distribucin.
2. El Asesor de Distribucin recibe Journal Estndar.
3. El Asesor de Distribucin elabora documento de Sectorizacin del Journal
Estndar.
4. El Asesor de Distribucin enva documento de Sectorizacin del Journal Estndar
al Encargado de Soporte de Procesamiento.
5. El Encargado de Soporte de Procesamiento recibe documento de Sectorizacin
de Journal Estndar.
6. El Encargado de Soporte de Procesamiento divide el Archivo Journal Estndar
por sectores.
Gestin de despacho
1. El Asesor de Distribucin elabora el Paking Paking List de Distribucin de la
produccin realizada
2. El Asesor de Distribucin enva el Packing List de Distribucin al rea de
Despacho y Transporte
Seguimiento y entrega de resultados
1. El Asesor de Distribucin elabora el documento de Resultados Consolidados

28

CONCLUSIONES
El proceso de Distribucin de Enotria pese a ser nuevo tiene una
fuerte demanda productiva, por lo cual es vital que sus
actividades se continen automatizando y ordenado. Si bien es
cierto, los resultados obtenidos durante la gestin del rea de
Distribucin han sido muy positivos desde sus primeros servicios
y que actividades como el
registro de entregas se han
automatizado mediante aplicativos como Gestin de Entrega, an
existen brechas dentro de sus subprocesos que requieren del
apoyo tecnolgico para mejorar los tiempos de respuesta dentro
de la cadena productiva.

29

GLOSARIO DE TERMINOS

Journal Estndar: Formato estndar de envo de

informacin entre Enotria y sus proveedores. Posee la
informacin de Cabecera de los documentos que van a
imprimirse en forma bsica y hace referencia a las
direcciones.
Georeferenciacin: Identificacin de ubicacin geogrfica
de una direccin mediante su codificacin. Los Couriers
utilizan este mtodo para facilitar su desplazamiento
durante las entregas.
Sectores: Agrupacin de ubicaciones (distritos, provincias,
etc.).
Archivos de Pre-Impresin: Archivos que contienen los
datos enviados por el Cliente pero en un formato estndar
para facilitar su procesamiento.
Habilitado: Correspondiente al rea de Habilitacin y
Correspondencia donde se realiza el ensobrado y
embolsado de los productos producidos.
SIGLARIO

GE: Sistema de Gestin de Entrega

IV: rea de impresin Variable
BIBLIOGRAFIA

Pgina web de Enotria: http://www.enotria.com

ANEXOS

No presenta.

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