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prcticas en mi empresa?
Evidentemente lo ms fcil y cmodo es no hacer nada. Pero el valor negativo que
se aporta a la empresa es ms costoso y a la larga supone ms trabajo que adoptar
una forma de trabajo basada en una gua de buenas prcticas.
El Cliente quiere que le entreguemos un valor a travs de un servicio. Y no quiere
solo ese valor, tambin quiere disponer de una serie de extras, como un buen
soporte, una buena disposicin por parte de la empresa, un servicio agradable,
profesional y respetuoso, un lenguaje que pueda entender, etc. Ms adelante
hablaremos del Rol del Cliente.
Tambin tenemos proveedores que debemos tratar como parte externa de nuestra
empresa y gestionarlo como un activo ms. Tambin hablaremos de ellos.
Todo esto nos fuerza a necesitar una serie de herramientas y a seguir unos
protocolos que nos ayuden a dar un buen servicio y ser competitivos, adems de
aumentar nuestra productividad.
Podemos utilizar algunas herramientas para conseguir nuestros objetivos, de
algunas de ellas hablaremos ms adelante, y seguir algunas normas, como por
ejemplo las que nos aconseja ITIL . Tambin disponemos de otras como (Cobit ,
CMMI , eSCM-SP, PRINCE2, PMBOK , M_o_R , eTOM , Six Sigma, ISO ) por
mencionar algunas.
Todos los artculos de est gua practica para la empresa estn escritos por m.
Evidentemente hace referencia a ITIL en su nomenclatura tcnica y en sus
descripciones, pero todo el desarrollo es original.
gran medida, todo los necesario para dotar a nuestra empresa de las mejores
prcticas posibles.
Un servicio, es un valor que se entrega a un Cliente facilitando los resultados que
los Clientes quieren lograr sin que recaiga en ellos los costos ni los riesgos
especficos. El ciclo de vida de ITIL est basado en cinco servicios:
Estos servicios tienen un orden especfico, el arriba indicado, e implica una serie de
departamentos, personas, roles especficos, procesos, etc. de los que hablar ms
adelante.
El valor que le pasamos al Cliente a travs de un servicio debe seguir estos pasos y
es necesario que se realice de una forma transparente para el Cliente, en un
lenguaje que entienda y con las especificaciones que nos pidi en el momento de la
contratacin. Un Cliente no quiere saber nuestros costes a nivel de procesos,
personal, problemas surgidos. Como tampoco quiere saber cuales han sido los
riesgos que hemos tenido o que hemos necesitado para realizar todo el trabajo
hasta conseguir el producto final.
La gente quiere un agujero de cuarto de pulgada, no un taladro de cuarto de
pulgada. (2)
Es por eso que el Cliente quiere el producto que ha comprado sin ms explicaciones
que las necesarias y en su lenguaje.
Ejemplo
Para este ejemplo voy a utilizar dos empresas dispares para ver mejor la diferencia
en las respuestas pero manteniendo las mismas preguntas.
Industrias crnicas:
Kiosco de prensa:
A grandes rasgos, la Estrategia del servicio crea el portafolio de servicio, del que
hablaremos a continuacin, y los requisitos para las fases de Diseo del servicio,
Transicin del servicio y Operacin del servicio.
Las actividades principales del proceso de estrategia del servicio son las siguientes:
servicio y elCatlogo del servicio y los requisitos necesarios para las fases
siguientes.
Evidentemente la Estrategia del servicio est compuesta por muchos procesos y
funciones que el lector podr ver en los numerosos manuales de referencia que
existen. Pero algo a lo que hay que prestarle mucha atencin es al Portafolio de
servicio y el Catlogo del servicio.
El Portafolio de servicio es la expresin de la Estrategia del servicio de una
empresa. Representa todos los recursos actualmente involucrados o en proceso de
estarlo en varias fases del ciclo de vida del servicio. El Portafolio incluye
el Catlogo del servicio y los servicios en proyecto (servicios en proceso de
desarrollo).
El Catlogo del servicio es la parte pblica del Portafolio del servicio que consiste
en los activos en la fase de Operacin del servicio, es decir los que se pueden
ofrecer al Cliente y es muy importante porque es el que representa las capacidades
actuales de la empresa.
Tener un buen Catlogo de servicio nos da competitividad en el mercado. Es
importante estar continuamente gestionando el Catlogo del servicio si queremos
dar lo mejor a nuestros Clientes.
Hay que tener una o ms personas, segn las necesidades de la empresa, dedicada
a este servicio, que debern interactuar ms estrechamente con el Diseo del
servicio y que deber ser personal altamente cualificado.
Ni que decir tiene que en este servicio, como en los dems, el trabajo en equipo ser
fundamental para un buen desarrollo. Para ello, adems de las reuniones
peridicas con las dems reas y la documentacin correspondiente, deber estar
disponible para cualquier pregunta o duda que tengan los componentes de los
dems servicios.
condiciones del mercado. Para ello debe disponer de una buena documentacin y
escrita en un lenguaje correcto. Un lenguaje correcto, es un lenguaje escrito en los
trminos necesarios para que lo entienda y lo interprete perfectamente quien lo
necesite para su trabajo. A veces tcnico para nuetros departamentos, a veces no
tcnico para el Cliente.
El Diseo del servicio proporciona soluciones de negocio para cumplir objetivos, de
servicios nuevos o modificados, y as incluirlos en un entorno real. Este paso tiene
un coste elevado, por lo que el Diseo del servicio no empieza si no se acepta el
presupuesto del servicio.
Los principales objetivos del Diseo del servicio son los siguientes:
Reducir, minimizar o limitar los costos a largo plazo del la prestacin del
servicio.
Disear procesos eficientes y efectivos para el diseo, la transicin, la
documentos.
Desarrollar las habilidades y la capacidad.
Contribuir al mejoramiento de la calidad general de servicios dentro de las
Los procesos principales del Diseo del servicio son los siguientes:
Gestin de capacidad
Gestin de disponibilidad
Gestin de suministradores
conversaciones, ya que en cada caso hay que hacerlo desde el punto de vista a quin
va dirigido ese documento o esa conversacin, sobre todo si se trata del Cliente.
El Diseo del servicio debe cuidar cinco aspectos fundamentales como son los
procesos, la tecnologa y arquitectura, la medicin, los sistemas de gestin del
servicio y las soluciones o requisitos del servicio.
En muchas ocasiones los diseos, planes y proyectos fallan a causa de la falta de
preparacin y gestin. Hay que planificar y preparar eficazmente a Personas,
Productos, Procesos y Participantes (proveedores, socios/partners,
suministradores). Lo que ITIL llama las Cuatro Ps.
El Diseo del servicio tiene que garantizar un nivel acordado para todos los
servicios actuales y que los servicios futuros se entreguen alcanzando las metas
acordadas. Debe implementar medidas de mejoramiento para el nivel del servicio
prestado y concentrarse en la relacin y la comunicacin entre el negocio y los
Clientes.
A continuacin os muestro los modelos de externalizacin que existen en el
mercado:
una posible venta del servicio que nos prestan a nosotros a los Clientes
directamente. Si esto fuese as perderamos parte de nuestro servicio.
Para dejar ms claro lo que significa los ANS y otros acuerdos que tambin
intervienen a este nivel, vamos a hacer una pequea descripcin:
suministrador del servicio y otra parte de la misma organizacin que ayuda con
la prestacin de servicios (por ejemplo un departamento de la misma empresa
que realice el posterior soporte del servicio). Un OLA debe contener metas que
apoyen a aquellos dentro de un SLA para garantizar que no haya
incumplimiento de las metas a causa de un fallo en las actividades de soporte.
Contrato de apoyo (UC): Es un contrato entre un suministrador de
Antes de terminar con el Diseo del servicio hay que tener claro que todo es
medible, para eso podemos utilizar los KPI que son indicadores Clave de
Rendimiento. Estos parmetros deben desarrollarse desde la perspectiva del
servicio, del Cliente y de los negocios y deben cubrir las mediciones subjetivas y
objetivas.
B.
C.
D.
2.
A.
B.
C.
D.
3.
A.
B.
C.
D.
4.
A.
B.
C.
5.
A.
B.
C.
D.
3.
4.
Participante (Partners)
Procesos
Resumen
La Estrategia del servicio es sumamente importante, pero es el Diseo del
servicio el que necesita afinar ms en sus procesos, ya que de l depende que el
resto del ciclo de vida funcione correctamente. Es necesario que el personal
del Diseo del servicio tenga formacin en componentes finales, ya que deber
incluir en su diseo suministradores y componentes especficos para cada servicio.
No solo es posible sino necesaria la interaccin de todos los componentes del ciclo
de vida, pero recae en el Diseo del serviciola responsabilidad final de conocer
todos los productos que se vayan a utilizar en el servicio final.
Procesos
Los procesos de los que consta la Transicin del servicio son los siguientes:
Actividades
Adems de los procesos, la Transicin del servicio cuenta con dos actividades,
entre otras cosas.
del cambio en el cual debe estar basada la Transicin del servicio. Las
innovaciones modernas significan que la propia organizacin tambin va a
cambiar inevitablemente para hacer uso de los servicios nuevos y modificados
disponibles.
Comunicaciones: Una de las principales deficiencias de la Transicin del
Solicitar un cambio
Todos los que formen parte del servicio pueden solicitar un cambio. Este cambio se
encolar con otros y se expondr en la reunin que realice la Gestin de Cambios.
Si el cambio es Estndar (CAB) se reunir el Comit de Cambio. Puede estar
compuesto por parte del Cliente, el gestor de usuarios, una muestra de usuarios,
desarrolladores de aplicaciones, personal tcnico, personal de servicios y
operaciones y algn subcontratado en el caso de que existiera. Normalmente, por
experiencia, suele ser un grupo mucho ms reducido.
Si el cambio es de Emergencia (ECAB) se reunir el Comit de Emergencia.
Normalmente est formado por los componentes del cambio estndar, aunque se
renen de emergencia para el cambio, sin esperar a la reunin del cambio estndar.
Cuando el cambio tiene un alto riesgo o un alto coste, normalmente el Directivo de
negocio suele estar en el Comit de Cambio. Tambin puede estar el Consejero de
administracin si el cambio afecta a divisiones de la organizacin o a servicios
mltiples.
Lo que hay que tener claro es que todos estos comits son meramente
consultivos, el nico que autoriza o desautoriza el cambio es el Gestor del Cambio.
Existen muchos tipos de cambios as como de solicitudes y actividades, tales como
la autorizacin del cambio o la valoracin y la evaluacin y todo ello es medible
utilizando mtricas especiales para esos procesos. No es cometido de este Ensayo
profundizar tanto, pero podrn encontrar toda esa informacin en Internet y en
libros especializados.
Nota:
Como dato interesante, quiero hacer referencia a lo que ITIL llama las Siete Rs
de laGestin de Cambios para la evaluacin de la solicitud de cambio.
1.
Requerido
2.
Razn
3.
Retorno
4.
Riesgo
5.
Recursos
6.
Responsable
7.
Relacin
B.
3.
A.
B.
Resumen
Procesos
Los principales procesos de la Operacin del servicio son los siguientes:
Gestin de Eventos: El objetivo es detectar eventos, entenderlos y determinar la
accin de control adecuada. Tambin hay que tener en cuenta la automatizacin de
las actividades de rutina de Gestin de Operaciones.
Este proceso tiene como meta la monitorizacin de todos los eventos que ocurren
en la infraestructura para permitir la normal Operacin del Servicio y detectar y
escalar las excepciones para poder tratarlas.
Gestin de incidentes: La gestin de incidentes es el proceso para solucionar
todos los incidentes que aparezcan en el servicio que ya est en produccin. El
pensar que nuestro servicio no tendr incidentes porque se han cuidado todos los
detalles y por ello no invertir en herramientas adecuadas para la monitorizacin, es
caer en un error comn que puede ponernos en una situacin complicada ante el
Cliente. Las metas que debemos conseguir con este proceso son principalmente
tres. La primera y ms importarte es la restauracin de la Operacin normal del
Servicio tan pronto como sea posible. La segunda es minimizar el impacto adverso
Funciones
Las funciones de la Operacin del Servicio son las siguientes:
Gestin Tcnica: Es la funcin que brinda las habilidades tcnicas detalladas y
los recursos necesarios para dar soporte a la operacin continua de la
infraestructura TI. La gestin tcnica juega un rol importante en el ciclo de vida
completo del servicio, no slo en la Operacin del Servicio.
De inters
Quiero hacer una mencin especial a dos puntos clave dentro de la Operacin del
servicioque son el Centro de Servicio al Usuario y la Monitorizacin y tratamiento
de incidencias (dentro de la Gestin de problemas).
Aqu voy a dejar un poco de lado a ITIL (aunque lo tiene perfectamente
estructurado e implementado) y dedicar una breve disertacin a estos dos temas.
Monitorizacin y tratamiento de incidencias: Hay empresas que prefieren
ser reactivas en estos temas en vez de proactivas. Prefieren enterarse de una
incidencia por el Cliente. Esto es muy grave. No slo para el servicio que se entreg
al Cliente, sino tambin para futuros negocios con esa u otras empresas. Ya que las
malas prcticas corren como la plvora en el mundo de los negocios y nuestra
imagen corporativa se puede ver gravemente daada.
Si pensamos que la inversin en herramientas para una buena monitorizacin no
nos compensa, estamos equivocados. Primero porque existen herramientas de
monitorizacin gratuitas muy potentes. Por lo que la inversin se acotara a la
Resumen
La Operacin del Servicio quizs sea el ms conocido dentro del ciclo de vida de
ITIL , ya que es el servicio en produccin, el que se ve. Pero no hay que olvidar
que el resto del ciclo de vida es tan importante como este. Evidentemente aqu
mostramos la cara al Cliente, pero hay que hacer un buen trabajo en todos para
que ste sea de calidad.
Es evidente que esto es un reflejo del complejo funcionamiento de la Operacin del
servicio, que habra que complementar con las actividades y roles propios. Pero
como en captulos anteriores, no quiero sobrecargar la lectura, tan solo reflejar lo
ms importante para que el lector se haga una idea. No se trata de poner todo, para
eso ya existen numerosos libros e infinidad de publicaciones en Internet.
En ambos casos ganaremos como empresa para futuros Clientes y sobre todo
haremos un trabajo correcto.
Objetivos
Podemos destacar cinco servicios:
procesos de TI.
Mejorar la rentabilidad sin sacrificar la satisfaccin del Cliente (esto hay que
Ciclo de Deming
Aunque no quiero profundizar mucho, hay que mencionar el Ciclo de Deming
(planificar hacer comprobar actuar) como modelo para la mejora y la gestin
de la calidad.
Hay una frase de W. Edwards Deming que lo resume bastante bien:
Hemos aprendido a vivir en un mundo de errores y productos
defectuosos como si estos fueran necesarios para vivir. Es tiempo de
adoptar una nueva filosofa.
La calidad con la que se entrega un Servicio es ms que importante para cumplir
los estndares que nos hemos fijado y por los que queremos que nos evalen
nuestros Clientes.
El Sistema de la gestin de la Calidad define la estructura, los roles y
responsabilidades, las polticas, los procedimientos, los procesos, las normas y los
recursos de la organizacin requeridos para suministrar servicios TI de calidad.
Evidentemente esto funciona si la persona o personas encargadas del Sistema de
gestin de Calidad estn comprometidas con sus objetivos.
Modelo CSI
Sin entrar en detalles, podemos decir que este modelo se basa, a grandes rasgos, en
hacernos preguntas para saber dnde estamos y hacia dnde vamos.
Modelos de mediciones
Hay varios modelos de mediciones. Podemos echarles un vistazo en Internet.
Despus podemos aplicar uno u otro, pero lo importante es saber por qu debemos
medir.
Medimos:
KPI
Los KPI son indicadores clave de rendimiento definidos durante el Diseo del
servicio y la Transicin del servicio (aunque podemos definir alguno ms en la
Operacin y en la Mejora continua). La provisin de KPI es esencial para brindar
respaldo al modelo CSI. Las tablas KPI se convierten en los datos para analizar e
identificar oportunidades de mejora.
Debemos tener muy claro para qu utilizamos un KPI determinado. Aqu es
importante no recurrir al copy-paste de Internet. Lo importante no es utilizar
muchos KPI, sino utilizar los que necesitamos. Los que nos den la informacin que
queremos.
Hay algunas preguntas que nos podemos hacer para averiguar, en gran parte, como
actuar con los KPI.
CSF
Los CSF son los factores crticos para el xito, que determinan el xito o el fracaso
de una Estrategia de servicio.
Los CSF se definen en trminos de aptitudes y recursos, los lderes del sector los
confirman como determinantes claves del xito. Estn definidos por el mercado,
son la base para la competencia, son dinmicos, requieren inversin y tiempo para
desarrollarse y el valor se extrae en combinacin con otros factores.
El mejor punto de partida es establecer una lnea base como marcadores o puntos
de partida para poder compararlo posteriormente. La lneas de base tambin se
utilizan para establecer un punto inicial en los datos, con el fin de determinar si un
servicio o proceso debe perfeccionarse. As que, como todo, esto tambin es
importante que est documentado y que todo el mundo lo entienda y lo acepte.
Para eso es necesario establecer las lneas de base en cada nivel: fines y objetivos
estratgicos, madurez de procesos tcticos y medidas operacionales y KPI.
Tipos de mtricas
Para dar soporte a CSI, necesitamos tres tipos de mtricas:
Mtricas de tecnologas: Medidas que se basan en componentes y aplicaciones
(rendimiento, disponibilidad, etc.).
Mtricas de proceso: CSF (Factor crtico para el xito) y KPI (las mtricas que
indican el buen funcionamiento general de un proceso).
Mtricas de servicio: Son las mtricas que indican el resultado del servicio de
extremo a extremo.
Actividades
Las actividades del CSI deben estar planificadas y programadas de forma continua
y deben tener un propietario dentro de la organizacin, ya que no se producen
automticamente.
Roles CSI
El Gestor de CSI es el responsable del xito de todas las actividades de
mejoramiento. Debe ser una persona proactiva, debe estar en contacto con el resto
de departamentos y tiene que tener una estrecha relacin con el Cliente.
De inters
Antes de terminar este captulo es interesante, entre otras cosas, mencionar la
Gestin de riesgos. El riesgo es la incertidumbre acerca de los resultados. Ya sea
una oportunidad positiva o de una amenaza negativa derivada de acciones o
eventos: la combinacin de probabilidad de impacto, que incluye la importancia
percibida.
Existen dos fases: anlisis de riesgos y gestin de riesgos. El anlisis se basa en la
recoleccin de informacin acera de la exposicin a riesgos para, posteriormente,
poder tomar decisiones adecuadas. La gestin se refiere a la implementacin de
procesos para la monitorizacin de riesgos, estableces procesos de toma de decisin
y evaluar riesgos. Tambin identifica, selecciona y adopta contramedidas
justificadas por los riesgos identificados.
El hecho de no aprovechar una oportunidad es un riesgo. El cambio en el Portafolio
de servicios tambin puede provocar un riesgo. Por todo esto, hay que estar
valorando continuamente las acciones a tomar a nivel de negocio.
Resumen
Creo que podemos tomar como resumen de este captulo la introduccin del
mismo. As que poco ms que aadir salvo una valoracin personal:
Quizs sea el Gestor de CSI el que ms me gusta dentro del ciclo de vida de ITIL. Es
una figura muy importante y uno de los que defiende ms la imagen corporativa
de la empresa de cara al Cliente.
Espero, como es mi intencin cada vez que publico algo, que ayude en la medida de
lo posible a los dems.