2 Registro de Operaciones Contables

1.
- NORMATIVIDAD DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA
Decreto 2649 de 1993 Por medio del cual se reglamentan las normas del cdigo
de comercio en materia de contabilidad y se fijan los principios y normas contables
generalmente aceptados en Colombia.
Decreto 2650 de 1993 Plan nico de Cuentas para los comerciantes.
El plan nico de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones

econmicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia
de la informacin contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y
comparabilidad.
El plan nico de cuentas est compuesto por un catlogo de cuentas y la

descripcin y dinmica para la aplicacin de las mismas, las cuales deben
observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones
econmicas.
El catlogo de cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases,

grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos,
costo de ventas, costos de produccin o de operacin y cuentas de orden
identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin.
La descripcin o dinmica expresa o detallan los conceptos de las diferentes

clases, grupos y cuentas incluidas en el catlogo e indican las operaciones a
registrar en cada una de las cuentas.
Las dinmicas sealan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los
diferentes movimientos contables que las afecten.
Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn
El plan nico de cuentas deber ser aplicado por todas las personas naturales o
jurdicas que estn obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto
en el Cdigo de Comercio.
Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominarn entes
econmicos.
No estarn obligados a aplicar el plan nico de cuentas de que trata este decreto,
los entes econmicos pertenecientes a los sectores financiero, asegurador y
cooperativo para quienes se han expedido planes de cuentas en virtud de
legislacin especial.
En las subcuentas indicadas en el catlogo sealado, se podrn utilizar las

auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente econmico,
para lo cual bastar con que se incorporen a partir del sptimo dgito.
Ley 43 de 1990 Reglamento de la profesin de contador pblico
2.- PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

La contabilidad, como ciencia que interpreta los hechos econmicos de los
negocios y los ordena en forma de cuentas para su control y presentacin,
descansa en principios que son la base sobre la que se han ido construyendo los
pilares que la sustentan, y que han sido definidos de acuerdo con la experiencia
de la profesin contable y el afn constante de superacin y bsqueda de la mejor
manera de interpretar los hechos econmicos en el mundo de los negocios.
1. Equidad: los estados financieros deben prepararse de tal modo que refleje con
legitimidad e igualdad los distintos intereses en una empresa.
2. Ente contable: Los estados financieros siempre se refieren a
un ente
(persona natural o jurdica).
3. Bienes econmicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y

obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en trminos
monetarios.
4. Moneda: La contabilidad se mide en trminos monetarios, lo que permite

reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador. En los
estados financieros, se utiliza como moneda, el dinero que tiene curso legal en
el pas dentro del cual funciona el ente econmico.
5. Empresa en marcha: Salvo indicacin expresa en contrario, se entiende que

los estados financieros pertenecen a una 'empresa en marcha', que tiene plena
vigencia y proyeccin futura.
6. Perodo de tiempo: En las empresas es necesario medir el resultado del

ejercicio, para satisfacer la administracin, aspectos legales, fiscales o para
cumplir con compromisos financieros la duracin de los ejercicios deben ser
iguales, para que los resultados de dos o ms sean comparables entre s.
7. Devengado: La determinacin de los resultados de operacin y la posicin

financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del
perodo, aunque stos hayan sido o no pagados, con el objeto que de esta
manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los
respectivos ingresos que generan.
8. Realizacin: Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean

realizados, (operacin origina perfeccionada).
9. Costo histrico: El registro de las operaciones se basa en costos histricos

(produccin, adquisicin o canje), lo que condiciona la elaboracin de los
estados financieros de una empresa en marcha. salvo que para concordar con
otros principios se justifique la aplicacin de un criterio diferente (valor de
realizacin).
10. Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable

del patrimonio, deben reconocerse formalmente en los registros contables tan
pronto se identifiquen.
11. Prudencial: Cuando exista dificultades para medir de manera confiable y

verificarle un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la
alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los
ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
12. Uniformidad: Los principios generales y las normas particulares para preparar
los estados financieros, sern aplicadas uniformemente de un ejercicio a otro.
Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber
informarse este hecho y su efecto.
13. Significatividad o importancia relativa: aplicar el mejor criterio para resolver

lo referido en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en
cuenta el efecto en los activos, pasivos, patrimonio o el resultado de las
operaciones.
14. Exposicin (Exhibicin): Los estados financieros deben contener la
informacin bsica y adicional, que sea necesaria para una adecuada
interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del
ente a que se refieren.
3.- REGISTROS DE OPERACIONES CONTABLES
El registro de operaciones contables, requiere de diversos procedimientos, intrnsecos en

las operaciones comerciales. Para realizar contabilizaciones de operaciones comerciales,
registro activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, gastos, cuentas de orden deudoras
y acreedores.
Cuenta
Nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada las operaciones que diariamente
realiza una empresa. Las cuentas pueden ser de naturaleza debito o crdito, segn la
operacin que se haya realizado la empresa.
Las cuentas que se registren el activo y gastos, son de naturaleza debito cuando lo
incrementan, excepto las depreciaciones, amortizaciones y provisiones que son de
naturaleza crdito. La disminucin o cancelacin, se realiza con registros realizados en el
crdito, excepto las depreciaciones, amortizaciones y provisiones que se disminuyen por
el dbito.
Las cuentas que se registran en el pasivo, patrimonio, ingresos y costos, son de

naturaleza crdito cuando estos se incrementan. La disminucin o cancelacin se realiza
con registros realizados en el debito.
Partida doble
Principio universal introducido por el monje Fray Lucas Paciolo segn el cual si debita de
una cuenta por un valor se debe acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que
en cualquier asiento contable la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los
crditos. Es decir si hay un ingresos de inventarios, debe haber una salida de recursos
para cancelarlos. Si hay un ingreso de dinero, hay una salida de bienes. En estos
movimientos de partida doble, se puede afectar una o varias cuentas en cada naturaleza
segn corresponda (debito o crdito)
Ejemplo
Se realiza el pago del servicio de acueducto por $150.000.

CUENTA
DEBITO
Servicios acueducto (gasto)
CREDITO
150.000
Caja (activo)
150.000
SUMAS IGUALES
150.000
150.000
Si observamos las cuentas caja se acredita por $ 150.000 y la cuenta Servicios pblicos
se debita por la suma de $150.000, de esta manera se presenta el punto de equilibrio que
es el principio que se aplica a la ecuacin contable en el registro de cada operacin
contable.
4.- DOCUMENTOS SOPORTE DE LA CONTABILIDAD
Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
Todos los asientos contables, para su justificacin, deben tener su soporte con los
siguientes datos.
Nombre o razn social de la empresa que lo emite.
Nombre, nmero y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento.
Firma de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
Los principales soportes de contabilidad son:

Recibo de caja
Recibo de consignacin bancaria
Comprobante de depsito y retiro de cuenta de ahorros
Factura de compraventa
Cheque
Comprobante de pago
Letra de cambio
Pagar
Nota dbito
Nota crdito
Recibo de caja menor
Nota de contabilidad
Comprobante de diario
Recibo de Caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan as:
una para el archivo consecutivo y otra para anexar el comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta Caja, y el crdito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el
soporte es la factura.
Recibo de consignacin Bancaria

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuenta-habientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del
cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora, sirve de soporte para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta
de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y
exigencia del cliente.
Factura de compraventa
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales
de todos los documentos una descripcin de los artculos comprados o vendidos, los
fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta; y del comprador,
factura de compra.
Cheque
Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador, (quien posee una
cuenta corriente bancaria), ordena a un banco llamado girado que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
Comprobante pago (egreso)

Llamado tambin orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de
una determinada cantidad de dinero en efectivo o por medio de un cheque.
Al contabilizar este documento se acredita la cuenta caja o bancos y se debita la cuenta

que corresponda segn el concepto de pago.
Letra de Cambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago y ventas a crdito. El

vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denomina Letras por Cobrar; el
comprador acepta letras de cambio a sus proveedores y se llaman letras por Pagar.
Pagar
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero
en una fecha determinada. Generalmente, este documento se utiliza para respaldar los
prstamos bancarios y otras obligaciones similares.
Nota Dbito
Es un comprobante que se utiliza para cargar la cuenta de sus clientes, un mayor valor
por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por
financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.
Al contabilizar se debita Cuentas por Cobrar o Deudores Varios y se acredita la cuenta

que corresponda segn el concepto.
Nota Crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura,
o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su
contabilizacin se utiliza un soporte que se denomina nota de crdito.
Al contabilizar se acredita Cuentas por Cobrar o Deudores Varios y se debita la cuenta
que corresponda segn el concepto.
Recibo de Caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas
mnimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo
denominado caja menor que puede ser de $10,000, $20,000, $50,000, de acuerdo con las
necesidades de la empresa.
Al contabilizar la constitucin del fondo fijo de caja menor, se debita Caja Menor y se
acredita Bancos, teniendo en cuenta los soportes generados por los diferentes conceptos
de gastos.
Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y
en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen
5.- GENERALIDADES DE LOS COMPROBANTES Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
La preparacin del comprobante diario de contabilidad, requiere de todos los soportes por
concepto de movimientos financieros realizados en la empresa, estos deben ser anlisis y
codificados para efectuar el asiento en dicho comprobante.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes expedidos por escrito, en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos, costumbres generalizadas y disposiciones de la ley. Estos son de
vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compaa o empresas.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la

empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. La misin
que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, como se precisa a
continuacin:
En ellos queda plasmada la relacin jurdica entre las partes que intervienen
en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de

los actos de comercio
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas

operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificacin de los comprobantes
1.
De uso externo:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados,
10
2.
De uso interno:
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y
cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es fuente de
informacin (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locacin (traspaso) de bienes.
Conservacin de los documentos:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la
fecha de emisin del documento (Ley 962 de 2005).
6.- LA ECUACIN CONTABLE
Las propiedades del negocio se especifican en el activo, los compromisos por cumplir
estn contenidos en el pasivo y el patrimonio que es el valor del negocio, se encuentra
representado por el excedente que se conoce con el nombre de capital contable y que
precisamente corresponde por derecho a los propietarios, dueos o accionistas del
negocio."
La ecuacin permite efectuar los clculos aritmticos por flujos econmicos que se
representan en la contabilidad. Tradicionalmente la ecuacin contable se representa:
Activo = Pasivo + Capital
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Activo
Representa los bienes y derechos apreciables en dinero de propiedad de la empresa, el
activo se caracteriza por:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la empresa.
Generar un derecho de reclamacin.
Algunos grupos son: Disponible, inventarios, propiedad, planta y equipo, inversiones,

cargos diferidosAlgunas cuentas son: Caja, bancos, cuentas por cobrar, clientes. Las
cuentas se encuentran intrnsecas en los grupos, ya que en cada grupo se encuentran
diversas cuentas. (Consultar decreto 2650 de 1993)
Pasivo
Representa las obligaciones o deudas contradas por la empresa con terceros para ser
cancelados en un futuro.
Algunos grupos son: Obligaciones financieras, cuentas por pagar, obligaciones
laborales. Algunas de las cuentas son: proveedores nacionales, cuentas por pagar,
obligaciones bancarias, prestaciones sociales por pagar. Se caracteriza porque la
obligacin tiene que haberse causado. Implicando el deber de hacer el pago y que refleje
una deuda con un beneficiario cierto.
Patrimonio
Representa los aportes de los dueos o socios, para constituir la empresa, adicionalmente
incluye las utilidades y las reservas. Matemticamente es la diferencia entre el activo
menos el pasivo.
Caractersticas del Patrimonio:

1. Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la
empresa.
2. Se incrementa con las utilidades, reservas y dividendos y participaciones
decretados
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Cambios en la Ecuacin Contable

Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afecta a uno o varios elementos
de la ecuacin contable as:
Un aumento en el total del activo traer como consecuencia:
Un aumento en el pasivo
Un aumento en el patrimonio
Un aumento en ambos
Ejemplo
El seor Pedro Sarmiento compr a crdito una moto por valor de $5.000.000, en este
caso el valor del activo aumenta en $5.000.000 y el pasivo tambin aumenta en
$5.000.000 as:
NOMBRE DE LA CUENTA
Propiedad plata y equipo (Aumento activo)
DEBE
HABER
5.000.000
Cuentas por pagar (Aumento del pasivo)
5.000.000
Ejemplo 2
Se constituye una sociedad con dos socios, cada uno aporta $1.500.000 en efectivo, en
este caso aumenta el activo en $3.000.000 y a la vez aumenta el patrimonio en
$3.000.000:
NOMBRE DE LA CUENTA
Caja (Aumento activo)
DEBE
HABER
3.000.000
Patrimonio (Aumento capital social)
3.000.000
Una disminucin en el total del activo traer como consecuencia:

Una disminucin en el pasivo
Una disminucin en el patrimonio
Una disminucin en ambos
13
Ejemplo
El seor Pedro Sarmiento cancela el 50% del crdito por la compra de moto, para este
caso el activo disminuye en $ 2.500.000 y el pasivo disminuye en $ 2.500.000:
NOMBRE DE LA CUENTA
Cuentas por pagar (Disminuye el pasivo)
DEBE
HABER
2.500.000
Bancos (Disminuye el activo)
2.500.000
Cuentas Reales o de Balance

Las cuentas reales y de balance son las que tienen duracin permanente y representan
valores tangibles como la propiedad y las deudas. Forman parte de la ecuacin
fundamental. Estas cuentas se subdividen en Activos, Pasivos y Patrimonio.
Cuentas de Activo
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e
intangibles de propiedad del ente econmico, que en la medida de su utilizacin, son
fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: El
disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y equipo,
los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.
Cuentas de pasivo
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contradas por el ente
econmico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o
en servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por
pagar, los impuestos, los gravmenes y tasas, las obligaciones laborales, los diferidos,
otros pasivos, los pasivos estimados, provisiones, los bonos y papeles comerciales.
Cuentas del Patrimonio

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el valor
del activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente
econmico que han sido suministrado por el propietario de los mismo, ya sea
directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende los
aportes de los accionistas, socios o propietarios, el supervit de capital, las reservas, la
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revalorizacin del patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones, las

cuotas o partes de inters social, el resultado del ejercicio, los resultados de ejercicios
anteriores y el supervit por valorizacin.
Nominales o de Resultado
Son de resultado porque al final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, los
costos y gastos. y son transitorias porque se cancelan a cierre del periodo contable.
Estas cuentas se originan de las operaciones del negocio, por esta razn ocasionan
aumento o disminucin del patrimonio. Estas cuentas se dividen en tres grandes grupos:
Ingresos, Costos y Gastos.
Cuentas de ingreso
Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el
ente econmico en desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio
determinado.
Se clasifican en:
1. Operacionales:
Comprende los valores recibidos y/o causados en desarrollo de su objeto social.
Comercializacin de productos, prestacin de servicios.
2. No operacionales
Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o
giro normal de los negocios.
La naturaleza de los ingresos o renta es crdito empiezan y aumentan en el haber,

normalmente no se debitan solamente al final del ciclo contable para cancelar su saldo.
Cuentas de Gastos
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el
ente econmico en el giro normal de los negocios en un ejercicio econmico determinado.
Se clasifican en:
1. Operacionales
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Comprenden las erogaciones causados en desarrollo de su objeto social. Gastos

operacionales, Gastos de ventas.
2. No operacionales
Comprende erogaciones no causadas por la explotacin del objeto social como:
financieros, prdidas en ventas, retiro de bienes, gastos extraordinarios
Ejemplo
Se venden 8.000 unidades de lpices negros por valor de $300 cada uno.
NOMBRE DE LA CUENTA
Caja (Activo)
DEBE
HABER
2.400.000
Ingresos (Aumenta los ingresos)
2.400.000
Costos
Este grupo comprende las cuentas que sirven para determinar el costo de ventas en la
actividad comercial.
Costo de ventas
Compras de bienes o servicios
Devoluciones y rebajas en compras
Clasificacin de las Cuentas

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de la empresa. Tambin los
costos y gastos, los ingresos de un periodo determinado. Por muy grande que sea la
contabilidad de la empresa, las cuentas las podemos clasificar de acuerdo a su naturaleza
as:
Reales: Activo, pasivo y patrimonio
Nominales: Ingresos, gastos y costos
Valorizaciones
De orden y de orden por contra
En la estructura del PUC las clases de Naturaleza Dbito son:

Activo
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Costos
Gastos
Cuentas de orden deudoras
Por la naturaleza dbito de las cuentas, estas se inician y aumentan su movimiento en el

debe, disminuyen y se cancelan por el haber y generalmente su saldo es dbito.
En la estructura del PUC las clases de Naturaleza Crdito son:

Pasivo
Ingresos
Cuentas de orden acreedoras
Por la naturaleza crdito de las cuentas estas se inician y aumentan su movimiento en el

haber, disminuyen y se cancelan por el debe y generalmente su saldo es crdito.
Ciclo contable
Es el proceso ordenado y sistemtico de registros contables, ya sea manualmente o en
medios magnticos desde la elaboracin de comprobantes de contabilidad y el registro en
libros hasta la preparacin y anlisis de estados financieros.
A partir de una o varias entradas de informacin da lugar a una o varias salidas tambin
de informacin pero con un valor aadido til para la toma de decisiones.
Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueo o
socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se
elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.
Movimiento
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar
respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a
los libros principales y auxiliares de contabilidad.
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El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se

puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y
libros. Al final se elabora el balance de prueba.
Cierre
En esta etapa se producen:
Asientos de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad,
denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y
auxiliares.
Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve como base para
preparar los estados financieros: balance general y estado de resultados.
Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas
nominales o de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.
7.- DESARROLLO DEL CICLO CONTABLE
El mundo de los negocios da a da genera operaciones que afectan alguna o algunas

cuentas bsicas de la contabilidad como ejemplos podemos traer: Venta de productos,
prestacin de servicios, transformacin de materias primas, pago de nmina, cancelacin
de una cuenta por cobrar. Todas ellas se denominan transacciones comerciales.
En la contabilidad se realiza un conjunto de registros por las transacciones, para dar a

conocer su situacin financiera en un momento cierto e informar los resultados de la
actividad de la empresa en un perodo determinado. La contabilidad debe analizar con
detenimiento las diferentes transacciones, los documentos que de ella se generan, el
registro de los hechos econmicos que de ellos se derivan con los derechos y
obligaciones que traen consigo.
El ciclo contable es la realizacin de un hecho econmico, sus soportes, el registro de las

transacciones en los comprobantes de contabilidad y en forma cronolgica en los libros de
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contabilidad, el proceso de ajuste a las cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la

preparacin de los estados financieros.
El objetivo bsico de la contabilidad es brindar informacin financiera sobre un ente

econmico a los administradores de la empresa, para la planeacin y el control de las
actividades y la toma de decisiones, el ciclo contable se inicia con los hechos econmicos
realizados, los cuales son cualquier evento que implique un intercambio financiero,
susceptible de expresarse en trminos monetarios.
Los hechos econmicos son el fundamento de la informacin presentada en los estados

financieros, por lo cual para que una transaccin comercial se considere hecho
econmico debe ser cuantificable y ejercer influencia en los estados financieros. Cada
hecho contable debe estar soportado por un documento fuente, base para el registro en la
contabilidad y su punto de partida. El ciclo contable tiene los siguientes pasos:
1. Realizacin de un hecho econmico.

2. Elaboracin de un soporte o documento (factura)
3. Elaboracin del comprobante de contabilidad
4. Registr de los comprobantes en orden cronolgico, en los libros de contabilidad
5. Anlisis, conciliacin y revisin de las transacciones
6. Generacin peridica del resumen de las operaciones por cada cuenta.
6. Resumen de la informacin en los estados financieros.
Reconocimiento de los hechos econmicos
Las transacciones constituyen hechos econmicos que deben reconocerse es decir se

deben identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad, en la misma
forma cada perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la
informacin.
Causacin de los hechos econmicos
Los hechos econmicos deben ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no
solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente de acuerdo con el
principio de causacin.
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Clasificacin de los hechos econmicos

Los hechos econmicos deben ser apropiadamente clasificados segn su naturaleza, de
manera que se registren en las cuentas adecuadas.
La clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el
ente econmico.
El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso,
con indicacin de su descripcin, de su dinmica y de los cdigos o series cifradas que
las identifiquen.
Las partes de un plan contable son:

Catlogo de cuentas. Corresponde a una relacin ordenada y clasificada de las
clases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un cdigo
numrico y su respectiva denominacin.
Descripciones. En las descripciones se detallan los conceptos tcnicos de registro de
cada cuenta reseada en el catlogo, es decir, se define su comportamiento
contable.
Dinmicas. Siguiendo la estructura de la cuenta T, con las dinmicas de las cuentas
se precisa su movimiento dbito y crdito.
Asiento contable
Es el registro en el comprobante de contabilidad y en los libros de contabilidad, de los
hechos econmicos que se describen en los documentos contables que le sirven de base.
El contenido del respectivo asiento contable se integra as:

Las cuentas, subcuentas y auxiliares, deudoras y acreedoras: las cuales resultan de
aplicar el principio fundamental de la partida doble.
Los valores dbitos y crditos correspondientes: se deben escribir a la derecha de las

respectivas cuentas con cantidades iguales en las deudoras y acreedoras de cada
asiento.
A continuacin se realizar asientos de contabilidad enunciando diferentes transacciones:

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8.- EJERCICIO
Dos socios constituyen la empresa Arte-modas Ltda., el 1 de junio de 2014, mediante

escritura pblica N 5481 de la notara 2da de Bogot con los siguientes aportes:
El socio Juan Prez aporta un terreno por valor de $12500,000, segn escritura
pblica N 4132, Notara 2da de Bogot.
El socio Julio Zapata aporta $12500,000 en efectivo, segn recibo de caja N 001, y
muebles para oficina por valor de $1800,000, segn factura N 230.
01 de junio de 2014, aporte socio Juan Prez

CUENTAS
Terrenos
DEBE
HABER
12.500.000
Capital Social
12.500.000
Sumas iguales
12.500.000
12.500.000
01 de junio de 2014, aporte socio Julio Zapata

CUENTAS
Caja
DEBE
HABER
12.500.000
Muebles y enseres
1.800.000
Capital social
14.300.000
Sumas iguales
14.300.000
14.300.000
Al iniciar el negocio, mediante un comprobante de apertura se registrarn las

transacciones, constituyndose en un balance inicial por concepto de aportes de los
diferentes socios, el cual quedara de la siguiente forma.
21
Empresa Arte-modas Ltda.

Balance inicial a 01 de Junio de 2014
NIT. 800520314-7
DEBE
HABER
ACTIVO
Caja
12.500.000
Terreno
12.500.000
Muebles y enseres
1.800.000
TOTAL ACTIVO
26.800.000
PASIVO
Obligaciones financieras
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
Capital social
26.800.000
TOTAL PATRIMONIO
26.800.000
TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO
26.800.000
Ejercicios registr operaciones contables
La Empresa Arte-modas Ltda., realiza las siguientes transacciones comerciales en mes

de junio de 2014:
1.- Toma en arrendamiento un local el 01 de junio de 2014 por valor de $ 500.000

mensuales, durante un ao, cancela el arriendo mes anticipado, el primero de cada mes.
CUENTAS
Arrendamientos
pagados
DEBE
por
HABER
500.000
anticipado
Caja
500.000
Sumas iguales
500.000
500.000
22
2.- El 3 de junio de 2014, compra 100 unidades de un producto por valor de 7.540.000 IVA
incluido del 16%, paga de contado el 50% y el 50% a crdito a 30 das. Factura de
compra 2035. Retencin en la fuente del 3.5%.
CUENTAS
DEBE
Inventarios mercanca para venta
6.500.000
IVA descontable por compras
1.040.000
HABER
Rete-fuente por pagar
227.500
Caja
3.656.250
Cuentas por pagar proveedores
3.656.250
Sumas iguales
7.540.000
7.540.000
3.- Vende 31 unidades del producto del contado por valor de 2.505.600 IVA incluido del
16%. La retencin en la fuente es del 3.5%. Factura de venta No. 001 del 05 de junio de
2014.
CUENTAS
Caja
DEBE
HABER
2.430.000
Rete-fuente en ventas
75.600
Ingresos operacional por Venta
2.160.000
IVA generado por ventas

Sumas Iguales
345.600
2.505.600
2.505.600
Se disminuyen los inventarios trasladando el costo de la mercanca vendida
CUENTAS
Costo de venta
DEBE
HABER
2.015.000
Inventario de mercanca
Sumas iguales
2.015.000
2.015.000
2.015.000
23
4.- Vende 69 unidades del producto por valor de 5.800.000 IVA incluido del 16%. Le
cancelan el 60% de contado y el 40% a 30 das. La retencin en la fuente es del 3.5%.
Factura de venta No. 002 del 07 de junio de 2014.
CUENTAS
DEBE
Caja
3.375.000
Cuenta por cobrar clientes
2.250.000
Rete-fuente en ventas
HABER
175.000
Ingresos operacional por Venta
5.000.000
IVA generado por ventas
800.000
Sumas Iguales
5.800.000
5.800.000
Se disminuyen los inventarios trasladando el costo de la mercanca vendida
CUENTAS
DEBE
Costo de venta
HABER
4.485.000
Inventario de mercanca
4.485.000
Sumas iguales
4.485.000
4.485.000
5.- El 30 de junio de 2014 se causa el gasto del arrendamiento del local por valor de $
500.000.
CUENTAS
DEBE
Gastos de arrendamiento
Arrendamientos
pagados
HABER
500.000
por
500.000
anticipado
Sumas iguales
500.000
500.000
CUENTA T
24
Es la representacin grfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos. La

cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma ms utilizada para registrar
los diferentes hechos econmicos. Los elementos de la cuenta como son:
1. Nombre de la cuenta y cdigo

3. Lado debito
4. Lado crdito
5. Movimientos dbitos y crdito
6. Saldo
El saldo de la cuenta es el resultado de restar a los dbitos el valor de los crditos, en el

caso del activo. En el caso del pasivo y el patrimonio, de restar a los crditos los dbitos.
Ejercicio
Registrar en cuentas T los movimientos realizados en el ejemplo anterior.
CUENTAS T
Caja
Debito
Crdito
2.430.000
500.000
3.375.000
3.656.250
5.805.000
4.156.250
Cuentas por cobrar clientes

Debito
Crdito
2.250.000
IVA por pagar

Debito
Crdito
345.600
800.000
1.145.600
Retefuente por pagar

Debito
Crdito
227.500
25
Inventario mercanca para la

venta
Debito
Crdito
6.500.000
Cuentas por pagar

Proveedores
Debito
Crdito
2.015.000
3.656.250
4.485.000
6.500.000
6.500.000

Debito
Crdito
Arrendamiento pagado por

anticipado
Debito
Crdito
1.040.000
500.000
Ingresos operacionales
Debito
Crdito
Retefuente en venta
Debito
Crdito
2.160.000
75.600
5.000.000
7.160.000
.
175.000
250.600
.
500.000
Debito
Crdito
Costo de ventas
Debito
Crdito
500.000
2.015.000
4.485.000
6.500.000
BALANCE DE COMPROBACIN
Instrumento financiero que se utiliza para registrar de manera consolidada los dbitos y
los crditos de las cuentas de balance y de resultado; permitiendo establecer un resumen
bsico de un estado financiero.
26
El balance de prueba est compuesto por los saldos iniciales, el movimiento del mes y los
saldos finales para establecer el resumen bsico de los estados financieros (balance
general y estado de resultados).
Ejercicio
Trasladar al balance de prueba: El balance inicial y los movimientos registrados en las

cuentas T, calcular el saldo final.
Empresa Arte-modas Ltda.

Balance de prueba a 30 de Junio de 2014
NIT. 800520314-7
SALDO ANTERIOR
Debito
Crdito
CUENTAS
MOVIMIENTO DEL MES

Debito
Crdito
SALDO SIGUIENTE
Debito
Crdito
ACTIVO
Caja
12.500.000
5.805.000
4.156.250
14.148.750
Cuentas por cobrar clientes
2.250.000
2.250.000
1.040.000
1.040.000
Retefuente en venta (a favor)

Inventario mercancia para la
venta
250.600
250.600
Terrenos
12.500.000
12.500.000
Muebles y enseres
Arrendamiento pagado por
anticipado
PASIVO
1.800.000
1.800.000
6.500.000
Obligaciones financieras
500.000
6.500.000
500.000
IVA por pagar
1.145.600
1.145.600
Cuentas por pagar proveedores Retefuente Por pagar
3.656.250
3.656.250
27
227.500
227.500
PATRIMONIO
Capital social
INGRESOS
26.800.000
26.800.000
Ingresos Operacionales
GASTOS
7.160.000
500.000
COSTOS
7.160.000
500.000
-
Costo de ventas
6.500.000
6.500.000
SUMAS 26.800.000 26.800.000 23.345.600 23.345.600 38.989.350 38.989.350
BIBLIOGRAFA
Rincn Soto Carlos Augusto, Lasso Marmolejo Giovanny, Parrado Bolaos lvaro E.
Contabilidad siglo XXI. Editorial ECOE ediciones. Primera edicin 2009. Reimpresin
2012.
Bolao Cesar y lvarez Nio Jorge, Contabilidad comercial. Grupo Editorial Norma.
Recuperado el 30 de agosto de 2014 a la 3:33 PM. De la pgina:

https://docs.google.com/document/d/1xzAyMDlq64un_HDW_DzVEvwpt1en06fhcEM0Xda
3P78/edit?pli=1
Recuperado el 26 de diciembre de 2014 a las 8:05 PM. De la pgina: http://www.mcgrawhill.es/bcv/guide/capitulo/8448199359.pdf
BUSTAMANTE, Engel Sofia. Recuperado el 26 de diciembre de 2014 a las 8:20 PM. De

la pgina: http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml#ixzz3N3XuIzgd
Recuperado el 27 de diciembre de 2014 a las 5:12 PM. De la pgina:

http://definicion.de/empresa/#ixzz3N8i34hSL
28
Recuperado el 26 de diciembre de 2014 a las 8:05 PM. De la pgina:

http://www.gerencie.com/la-cuenta-t.html
Recuperado el 22 de enero de 2015 a las 6:00 PM. De la pgina:

http://definicion.de/balance-de-comprobacion/#ixzz3PasxB0s2
29

2 Registro de Operaciones Contables

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1.

- NORMATIVIDAD DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA

Decreto 2650 de 1993 Plan nico de Cuentas para los comerciantes.

El plan nico de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones

El plan nico de cuentas est compuesto por un catlogo de cuentas y la

El catlogo de cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases,

La descripcin o dinmica expresa o detallan los conceptos de las diferentes

Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn

En las subcuentas indicadas en el catlogo sealado, se podrn utilizar las

Ley 43 de 1990 Reglamento de la profesin de contador pblico

2.- PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn

2. Ente contable: Los estados financieros siempre se refieren a

(persona natural o jurdica).

3. Bienes econmicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y

4. Moneda: La contabilidad se mide en trminos monetarios, lo que permite

5. Empresa en marcha: Salvo indicacin expresa en contrario, se entiende que

6. Perodo de tiempo: En las empresas es necesario medir el resultado del

7. Devengado: La determinacin de los resultados de operacin y la posicin

8. Realizacin: Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean

9. Costo histrico: El registro de las operaciones se basa en costos histricos

10. Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable

11. Prudencial: Cuando exista dificultades para medir de manera confiable y

13. Significatividad o importancia relativa: aplicar el mejor criterio para resolver

3.- REGISTROS DE OPERACIONES CONTABLES

El registro de operaciones contables, requiere de diversos procedimientos, intrnsecos en

Las cuentas que se registran en el pasivo, patrimonio, ingresos y costos, son de

Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn

Se realiza el pago del servicio de acueducto por $150.000.

Servicios acueducto (gasto)

4.- DOCUMENTOS SOPORTE DE LA CONTABILIDAD

Los principales soportes de contabilidad son:

Recibo de consignacin Bancaria

Comprobante pago (egreso)

Al contabilizar este documento se acredita la cuenta caja o bancos y se debita la cuenta

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago y ventas a crdito. El

Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn

Al contabilizar se debita Cuentas por Cobrar o Deudores Varios y se acredita la cuenta

Recibo de Caja menor

Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn

5.- GENERALIDADES DE LOS COMPROBANTES Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de

Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

Son una constancia de las operaciones realizadas.

Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificacin de los comprobantes

Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn

Obligados a emitir documentos comerciales:

Quienes comercializan cosas muebles.

Quienes comercializan o prestan servicios.

Quienes se dedican a la locacin (traspaso) de bienes.

Conservacin de los documentos:

6.- LA ECUACIN CONTABLE

Algunos grupos son: Disponible, inventarios, propiedad, planta y equipo, inversiones,

Caractersticas del Patrimonio:

Cambios en la Ecuacin Contable

Cuentas por pagar (Aumento del pasivo)

Patrimonio (Aumento capital social)

Una disminucin en el total del activo traer como consecuencia:

Bancos (Disminuye el activo)

Cuentas Reales o de Balance

Cuentas del Patrimonio