Tutorial de Excel 2007

Tutorial de Excel 2007
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
CENTRO AGROPECUARIO BUGA

14 de febrero de 2011
Autor: Ing. Omar Acosta Torres
1
SENA- Centro Agropecuario Buga
Tutorial de Excel 2007

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Punteros
Son las diferentes formas que toma el puntero del mouse a medida que se posesiona en diferentes partes de la
hoja.
+ Copiar - Generador de secuencias

1. Posesinese en la celda A1 y escriba el da de la semana en que estamos.
2. Ubique el puntero en la esquina de la celda A1
Tutorial de Excel 2007 | 14 de febrero de 2011
3. Cuando el puntero cambie a una forma de una mas +, haga clic sostenido y arrastre hacia abajo.
4. Observe como aparecen los siguientes das de la semana
5. Ensaye en la celda B1 con los meses del ao. (Escriba el mes en que estamos y haga clic sostenido en la
esquina derecha abajo de esa celda y arrastre hacia abajo o en sentido horizontal)
6. En la celda C1 escriba el nombre de cualquier persona y ensaye igualmente.
7. En la celda D1 escriba el nmero 1 y arrastre el puntero como hemos aprendido.
Podemos concluir que Excel, cuando no

conoce la secuencia que sigue o no puede
predecir cul de las infinitas secuencias
que pueden suceder (como en el caso de
los nmeros), se limita a copiar lo que
contiene la celda inicial
8. Ahora en E1 vuelva a escribir el nmero 1 coloque el puntero en posicin de copiar y pulse la tecla
CTRL sostenido y haga clic y arrastre. (Note que aparece al lado del puntero en forma de +, otro ms
pequeo- eso indica que est en posicin de hacer una secuencia )
Autor: Omar Acosta Torres
9. Ensaye ahora en la celda F1 escribiendo el 5 y en la celda F2 el 10, sombree estas dos celdas suelte el clic
y coloque el puntero en la esquina de la celda F2, en posicin de copia y haga clic sostenido y arrastre.
Observe que Excel tomar el modelo que le

hemos dado cuando sombreamos las celdas y
generar las secuencias que siguen.
Modificar ancho de columna.
12. Vuelva a modificar el ancho de la columna al tamao que tena antes.

13. Colquese de nuevo para modificar el ancho cuando el puntero cambie de forma haga doble clic. (Esto
permite que automticamente se modifique el ancho de la columna al tamao de la celda con ms
contenido en la columna)
Modificar alto de columnas

14. Para modificar el alto de las filas el proceso es muy similar al del acho de columnas, se ubica entre las
divisiones de las filas donde estn los nmeros el puntero cambia de forma a una flecha doble con una
lnea de divisin y puede realizar los cambios de alto de manera muy parecida a los pasos anteriores.
10. Vuelva a la celda A1 y escriba encima de lo existe su nombre completo y pulse la tecla ENTER. Observe
como el nombre se ve cortado en la celda, pero si vuelve a la celda A1 se dar cuenta que en la barra de
formulas se puede visualizar el nombre completo.
11. Coloque el puntero del mouse en la divisin de las columnas arriba en el nombre entre la A y la B y
observe como el puntero se cambia a una doble flecha con una lnea de divisin.
3
Desocultar columnas
Desocultar filas
15. Primero oculte una columna modificando el ancho, por ejemplo ubquese entre la columna C y D y
haciendo clic sostenido arrastre hacia la izquierda hasta que traspase un poquito la columna B. De esa
manera se ocultar la columna C.
16. Ahora ubique el cursos entre la divisin de la columna B y D donde est un poco ms grueso que las
dems divisiones y corra un poco hacia la derecha, note que debe aparecer algo como lo siguiente.
17. Haga clic sostenido y arrastre hacia la derecha y note como va apareciendo la columna C que estaba
oculta.
18. Ensaye volvindola a ocultar y ahora en vez de hacer clic y arrastrar haga doble clic.(debe desocultarse
automticamente).
19. Ensaye ahora con las filas lo aprendido de desocultar.
Mover o duplicar
20. Haga un Clic en A1 y ubique el cursor de tal manera que toque el recuadro de la celda. El puntero
cambiara de forma
y esto le permitir mover el contenido de la celda con todo el formato.
Haga clic en esa forma y arrastre a un nuevo lugar que este en blanco.
21. Vuelva a mover la celda con su nombre a una celda que ya tenga informacin. Lea el letrero que de
advertencia y haga clic en aceptar.
22. Vuelva a intentar mover otra celda, presionando ahora la tecla CTRL sostenido, arrastre a un nuevo lugar
y la informacin se duplicar.
Teclas de movimiento de cursor

Generalmente usamos el mouse para realizar tareas dentro de las diferentes opciones de los programas, pero con
el tiempo comenzamos a usar las teclas de acceso directo, para hacer nuestras tareas, aunque Excel tiene en su
ayuda el resumen de todas estas teclas, vamos a aprender algunas para movernos dentro de la hoja electrnica.
1. Escriba algo en la celda A1 para que esta tambin tenga informacin.
2. Realice las siguientes pulsaciones de teclas y concluya para que sirven las diferentes opciones
CTRL INICIO
CTRL INICIO
CTRL
CTRL
CTRL INICIO
CTRL
CTRL
CTRL INICIO
AVPAG
AVPAG
REPAG
REPAG
CTRL AVPAG
CTRL REPAG
3. Llene el siguiente recuadro
PARA QUE SIRVE
TECLA O COMBINACION DE
TECLAS
CTRL INICIO
CTRL
CTRL
CTRL
CTRL
CTRL
AVPAG
REPAG
CTRL AVPAG
CTRL REPAG
5
FORMULAS
Como ejercicio matemtico realice las siguientes operaciones en una hoja de papel o si lo prefiere en la mente:
Recuerde que en Excel algunos smbolos cambian
* Multiplicacin
/ Divisin
OPERACION
RESULTADO
5 + 10 * 5 - 5
(((5+10)*5)-5)
(5+10)*(5-5)
5+(10*5)-5
Las respuestas correctas son:

50
70
0
50
Compare y si tiene diferencias con sus propias respuestas deber estudiar jerarqua de operadores y ser mejor
cuando se trate de dos o ms operadores usar siempre parntesis donde uno cree necesario.
EN EXCEL
1. Cambie a la hoja2 y escriba los valores sin signos.
2. Sombree el rango que tienen los nmeros, es decir A1:D1.
3. Ubquese en la esquina de la derecha debajo de la celda D1, cuando salga el puntero de copiar haga clic y
arrastre hasta la celda D4.
4. Ubquese en la celda E5 para comenzar a escribir las formulas.

5. Toda formula en Excel comienza con el smbolo =, de esta manera el computador interpretara
que lo que sigue ser una formula lgica matemtica.
6. Escriba el smbolo = A1+B1*C1-D1 que corresponde a la primera formula 5 + 10 * 5 5 donde:
A1 es la coordenada que corresponde al primer nmero es decir el 5
B1 es la coordenada que corresponde al segundo nmero es decir el 10
C1 es la coordenada que corresponde al tercer nmero es decir el 5
D1 es la coordenada que corresponde al cuarto nmero es decir el 5
10.
Otra vez vamos a borrar la formula y en esta ocasin la haremos sin el mouse, sino con las teclas de
movimiento de cursor.
11. Escriba el smbolo = usando las flechita hacia la derecha ubquese en la celda A1 y pulse el signo +, otra
vez usando la flecha hacia el lado derecho se mueve hasta la celda B1 y pulsa el smbolo *, y contine as
hasta que termine la formula.
12. Ahora vamos a hacer las siguientes formulas, con cualquier mtodo de los que hemos aprendido.
7. Al pulsar ENTER cuando termina la formula, la visualizacin de esta cambia automticamente para dar
paso a la respuesta, que para nuestro ejemplo es 50
8. Con fines didcticos borre esta frmula y vamos a volverla a crear de una manera diferente.
9. Escriba el smbolo =, pulse con el mouse en la celda que tiene el primer nmero (note que Excel escribe
por nosotros la direccin de la celda que hicimos clic), escriba el signo +, haga clic en donde est el 10,
es decir B1, escriba el signo *, haga clic en C1, escriba el signo que corresponde y contine as hasta que
termine la formula.
7
13. Compare como escribi las diferentes formulas con la siguiente tabla.
OPERACION
RESULTADO
5 + 10 * 5 - 5
=A1+B1*C1-D1
(((5+10)*5)-5)
=(((A2+B2)*C2)-D2)
(5+10)*(5-5)
=(A3+B3)*(C3-D3)
5+(10*5)-5
=A4+(B4*C4)-D4
INTRODUCCION A LAS FUNCIONES

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados
argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones
simples o complejas.
Igual que cualquier frmula debe empezar
con el smbolo = seguida del nombre de la
funcin y entre parntesis los argumentos.
Haga clic en una celda y pulse SHIFT F3
para ver las funciones
1. Usando nuestro ejemplo ubquese en la celda A5
2. Y hacia en el men inicio hacia el lado derecho haga clic en Autosuma
3. Excel tomar el rango ms cercano para ejecutar la funcin suma (se puede observar el rango por el
recuadro con las lneas punteadas), si el rango seleccionado es el correcto simplemente se pulsa ENTER,
si no es as debe de ir y sombrear el rango correcto y luego pulsar ENTER.
4. Vamos a copiar la formula en las dems columnas, colquese en la esquina inferior derecha y cuando
salga el + haga clic y arrastre hacia el lado derecho hasta la columna E
5. Introduzca una nueva columna. Haga clic con el botn derecho del mouse, en la letra que identifica la
columna A y note como el puntero cambio de forma a una flecha rellena negra, haga clic en insertar y
note que todo nuestro trabajo se desplaza para darle cabida a una nueva columna
6. Escriba como esta en la grfica
7. Ubquese en la celda B6 y haga clic en el triangulo que tiene al

lado derecho el botn de Autosuma y seleccione la funcin
Promedio, sombree el rango correspondiente (B1:B4) no
incluya las celdas de la suma.
8. Realice lo mismo con las dems funciones usando la que
corresponda.
Haga clic en la celda B6 luego en C6, luego en C7, As hasta la ltima celda. Mientras lo hace observe en la barra
de formulas como va cambiando la formula, a esto se le conoce como celdas relativas.
9
FORMATOS DE CELDAS
Hay formato de nmero, de bordes, de relleno, de fuente, de alineacin y de proteccin.
Usando el ejercicio anterior aprenderemos por ensayo y error como hacer uso de los diferentes formatos, as:
Bordes. Ensaye los diferentes estilos de lneas, colores, el lpiz para dibujar los bordes.
Color de Relleno y Color de fuente - no olvide hacer clic en el triangulo de seleccin de opciones
Fuente tipos de la letra
Tamao de fuente.
Alineacin
Orientacin
Ahora qutele las lneas de las celdas. Men Vista y desactive la opcin Lneas de cuadrcula
Este sera un ejemplo de formato de celdas
10
11
Ahora visualizaremos como quedara impresa.

-
Haga clic en el botn de office

Imprimir
Vista preliminar
11
Taller 1
Realice la siguiente factura.
1. Haga el formato de la factura
2. Haga las formulas que calcularn la factura
3. Llene algunos datos de la factura
FORMATO DE LA FACTURA
1. Haga tal como ve en la foto
2. Sombree el rango B2:F2
3. Haga clic en el botn combinar centrar
4. Ampli tres veces su tamao, la columna D

que corresponde a Detalle.
5. Reduzca un poco las columnas B y C que
corresponden a Cdigo y Cantidad.
6. Sombree el rango C4:F4 y aplique
Combinar centrar.
7. Haga lo mismo con las celdas en frente de
Nombre.
10. Sombree el rango que corresponde al V/Unit y V/Total y aplique formato de millares.
8. Sombree el rango A2:A26 y aplique:

a. Combinar centrar
b. Alinear al medio
c. Alinear Texto a la derecha
d. Orientacin seleccione girar texto hacia arriba
9. En la celda F5 de formato de texto
a. Clic botn derecho del mouse y seleccione formato de celda
b. En la pestaa Nmero seleccione Texto
12
13
FORMULAS DE LA FACTURA
1. Haga clic en la celda F7 para calcular el

V/Total
2. Cree la formula que calcule la Cant x V/Unit
3. Arrastre copiando esta frmula hasta antes de la
celda del subtotal
4. Ubquese en la celda F4 que corresponde al
valor del subtotal y haga la suma usando el botn
Autosuma
5. La frmula de IVA es el Subtotal x el 16%
6. La frmula del Total es Subtotal + IVA
Llenamos los siguientes valores y debe darlos estos mismos resultados
13
Haga algunos cambios en la cantidad en ms productos en los valores unitarios y observe como
automticamente cambian los valores totales
Guarde la factura, la necesitaremos en futuros talleres.
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la
celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que
contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la frmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por
ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automticamente de
=A1 a =A2.
Frmula copiada con referencia relativa
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia
a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De
forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias
absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en
Frmula copiada con referencia absoluta
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la
referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o
ambas celdas: =$A$1.
14
15
columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si
se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Frmula copiada con referencia mixta
Para entender lo anterior intente hacer el siguiente ejercicio, donde debe encontrar el valor del inters para cada
prstamo.
La frmula que calcula el valor del inters es

calcular los dems intereses, va dar un dato errado.
15
, ahora bien si la copiamos para
Esto se debe a que la formula tiene referencias relativas es decir cambian cuando las copiamos, de acuerdo a donde
resulte la posicin final.
Observemos las formulas que se generan
La formula va cambiando segn va bajando.

La celda del inters C4 debe mantenerse, porque todos los valores del
prstamo se deben multiplicar por el inters que est en la celda C4. Al
cambiar el inters ya no corresponde al 3% de nuestro ejemplo.
La solucin est en quela celdas del inters, es decir C4 no cambie cuando la copiamos, para eso usaremos las
referencias mixtas.
Como en nuestro ejemplo ya sabemos que el 4 de la celda C4 que corresponde al inters, no debe cambiar,
simplemente le agregamos el signo $ antes del nmero 4 a la primera formula
y la copiamos como ya sabemos.

Los valores ya son lo que esperamos y las formulas se han ajustado adecuadamente
Para ver si comprendimos el concepto, intente completar el ejercicio, de tal forma que con una sola formula con
la referencia mixta adecuada, la copiemos hacia abajo y luego copiemos otra vez hacia el lado derecho, la formula
cambiara solo donde debera hacerlo y los valores sern los correctos.
Estos signos pesos se pueden colocar en antes de la letra de la columna y antes del numero de cada fila de una
celda. Es decir podemos hacer algo como esto =$B$5*$C$4 y el resultado ser una formula con referencia
absoluta, si se quiere se puede colocar solo unos cuantos dependiendo de las circunstancias particulares de nuestro
problema a resolver.
16
17
TALLER 2
Hace varios aos en los colegios se haca entrega de la libreta de calificaciones, la cual tena el siguiente formato
1. Realice el anterior formato, incluyendo las funciones de promedio

2. Para el valor de los porcentajes la formula es: NOTA * porcentaje que corresponde a cada porcentaje
(Intente hacerlo con una sola formula usando referencias absolutas mixtas, copia la formula y la pega en
los dems celdas que corresponde a los porcentajes)
3. La Nota definitiva es la suma de los porcentajes
17
FUNCION SI
Esta es una funcin lgica de toma de decisiones. Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO
y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Falso
Prueba
lgica
Verdadero
Acciones si la
prueba es verdadera
Acciones si la
prueba es falsa
Fin
La funcin SI, solo tiene un resultado: verdadero falso y de acuerdo como resulte la prueba tomar un solo
camino para resolver el problema en cuestin, nunca har los dos caminos, al final se juntar y finalizara
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Ejemplo 1:
Suponga que tenemos dos nmeros uno para A y otro para B y queremos ordenarlos de forma ascendente, el
diagrama sera el siguiente
Falso
A<B
Verdadero
A, B
B, A
Fin
Sintaxis
18
19
Probemos:
A=5
B=10
Siguiendo el diagrama entramos a la prueba lgica y preguntar es A < B y la respuesta ser verdadera, por lo
tanto seguir el curso nicamente por el lado verdadero y ordenara colocando primero la A y luego la B, es decir
5, 10.
Falso
A<B
Verdadero
5, 10
Fin
Ensaye cambiando los valores.

Ensaye cambiando el signo a >
Ejemplo 2:
Vamos a suponer que un salario desde $1600.000 se considera como bueno y vamos a calificar el salario de
distintos personajes. El planteamiento en diagrama de flujo es el siguiente
19
Falso
Salario >=
1600000
Es bueno
Es regular
Fin
Verdadero
En Excel el planteamiento sera as:
Ubquese en la celda C5 y haga clic en el botn fx

O si prefiere pulse las teclas Shift F3
Por defecto esta la categora Usadas recientemente ensaye las

diferentes categoras y mire todas las diferentes funciones que tiene.
Para nuestro ejemplo seleccione la categora lgicas y seleccione la

funcin SI
Los valores que llevara son los mismos que tenemos en nuestro
diagrama.
Salario >=
1600000
Verdadero
Es bueno
Es regular
Fin
Falso
20
21
Observe que en la prueba lgica la celda que corresponde al valor de referencia C2 tiene referencia
absoluta.
Cambie algunos valores y la valoracin cambiara segn el salario, si este sobrepasa o no el valor de
referencia.
Cambie el valor de referencia a 1000.000. y observe como la valoracin se actualiza automticamente.
Ensaye cambiando en la prueba lgica el signo a < y haga las correspondientes modificaciones para que
este funcione
Ejemplo 3
La Empresa tiene una tabla para pagar las comisiones a sus trabajadores y necesita.
Estos son los vendedores con sus respectivas ventas en el mes
Falso
En nuestro diagrama de flujo la solucin sera as:
Venta<
5.000.001
Verdadero
Venta*5%
Venta*10%
Fin
21
Ensaye con el signo<=

Ensaye con el signo >
Ensaye con el signo >=
En todos los casos anteriores debe hacer los cambios respectivos para que la formula calcule como se espera.
Ejemplo 4
Queremos invitarlo a cenar y nos gustara que nos diga cul es su plato preferido de los siguientes listados
La idea es que el computador seleccione el plato que sea de su agrado,

que en este caso es fiambre.
Haga la frmula para que seleccione el plato de su agrado, recuerde que
cuando compara texto, este debe estar entre comillas.
Ahora cambie el ejemplo de tal manera que pueda seleccionar el plato que no le gustara que le sirvieran.
TALLER 3
En el taller 2 de la libreta de calificaciones va a aplicar lo aprendido.
1. Investigue la funcin Contar SI
2. Cuente cuantas materias en la nota definitiva son inferiores a 3
3. Enseguida del letrero Aprob use la funcin Si de tal forma que nos diga SI NO Aprob el ao
siempre y cuando no exista ninguna materia perdida.
Si ya le funciono intente poner todo en una sola formula.
22
23
FORMATO CONDICIONAL
En el ejemplo No. 4 de la invitacin a cenar, vamos a hacer que el plato que me guste tenga un color verde y caso
contrario los que no son de mi agrado en ese momento sean de color rojo.
1.
2.
3.
4.
5.
Sombree el rango de validacin (donde aparece si le gusta o no)

Men Inicio
De clic en Formato condicional
Resaltar reglas de celdas
Seleccione es Igual a..
6.
Llene exactamente como lo tenga escrito en su hoja
7.
Vuelva a hacer lo anterior para el caso de no me
gusta, con el color rojo.
Mire todas las diferentes opciones que brinda Formato condicional
VALIDACION DE DATOS
Usando el ejemplo anterior el de la invitacin a cenar, nos ubicaremos en una celda contigua a la de
VALIDACION.
1. Men Datos
2. Validacin de datos
3. Validacin de datos
4.
En la opcin Permitir seleccione lista
5. En la opcin Origen sombree el rango donde se

encuentra el listado de platos.
6. Pase a la pestaa Mensaje de entrada en el

titulo escriba SELECCIONE y en el mensaje escriba
Seleccione el plato de su gusto.
23
7. Pase a la pestaa Mensaje de Salida en el titulo

escriba ERROR y en el mensaje escriba Ese plato no existe
dentro del men.
8. Ahora modifique la frmula para que no se vea el plato de nuestro gusto, sino que este referenciado a la
celda donde aplicamos la validacin.

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Podemos concluir que Excel, cuando no

Observe que Excel tomar el modelo que le

Modificar ancho de columna.

12. Vuelva a modificar el ancho de la columna al tamao que tena antes.

Modificar alto de columnas

Autor: Omar Acosta Torres

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Autor: Omar Acosta Torres

Teclas de movimiento de cursor

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Autor: Omar Acosta Torres

Las respuestas correctas son:

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1. Cambie a la hoja2 y escriba los valores sin signos.

2. Sombree el rango que tienen los nmeros, es decir A1:D1.

Autor: Omar Acosta Torres

4. Ubquese en la celda E5 para comenzar a escribir las formulas.

Autor: Omar Acosta Torres

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INTRODUCCION A LAS FUNCIONES

1. Usando nuestro ejemplo ubquese en la celda A5

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2. Y hacia en el men inicio hacia el lado derecho haga clic en Autosuma

6. Escriba como esta en la grfica

7. Ubquese en la celda B6 y haga clic en el triangulo que tiene al

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Autor: Omar Acosta Torres

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Autor: Omar Acosta Torres

Fuente tipos de la letra

Autor: Omar Acosta Torres

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Este sera un ejemplo de formato de celdas

Ahora visualizaremos como quedara impresa.

Haga clic en el botn de office

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Autor: Omar Acosta Torres

4. Ampli tres veces su tamao, la columna D

Autor: Omar Acosta Torres

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8. Sombree el rango A2:A26 y aplique:

1. Haga clic en la celda F7 para calcular el

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Llenamos los siguientes valores y debe darlos estos mismos resultados

Frmula copiada con referencia relativa

Frmula copiada con referencia absoluta

Autor: Omar Acosta Torres

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ambas celdas: =$A$1.

Frmula copiada con referencia mixta

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La frmula que calcula el valor del inters es

, ahora bien si la copiamos para

Autor: Omar Acosta Torres

La formula va cambiando segn va bajando.

y la copiamos como ya sabemos.

Autor: Omar Acosta Torres

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