ERP

Saiba como apenas

trs letras podem
gerar diferenciais
competitivos ao seu
negcio

ERP. Saiba como apenas trs letras podem gerar diferenciais competitivos ao seu negcio.

ndice
Introduo

03

Captulo 1 | O que um ERP

05

Captulo 2 | O que um ERP oferece

10

Captulo 3 | ERP na nuvem

16

Captulo 4 | De que forma investir em um ERP, tipo, agora!

18

Concluso

20

Mais contedos interesssantes

21

ERP. Saiba como apenas trs letras podem gerar diferenciais competitivos ao seu negcio.

Introduo
Na busca por uma boa colocao no mercado, as empresas so capazes de tudo:
fazem pesquisas de mercado, elaboram estratgias de todos os tipos, contratam os
profissionais mais talentosos do segmento em que atuam, investem uma quantia
considervel em aes de marketing desde as mais comportadas at as mais
mirabolantes, e por a vai.

O problema que, no meio dessa euforia toda, acabam no se dando conta de que
grande parte desse diferencial competitivo elas j tm, s no esto conseguindo
utiliz-lo a seu favor.

a que entra o trabalho de um ERP (Enterprise Resource Planning), sistema para

gesto empresarial que capaz de gerenciar e integrar todas as informaes
de uma empresa e ajudar o negcio a se destacar e se desenvolver de forma
sustentvel.

ERP. Saiba como apenas trs letras podem gerar diferenciais competitivos ao seu negcio.

Planejamento

Controle da produo

Gesto da
contabilidade

Gerenciamento
de vendas

ERP
Recursos
humanos

Gesto
financeira

CRM

Controle do estoque

Elaboramos este e-book para voc conhecer melhor as caractersticas desse

software, saber como funciona, as vantagens que capaz de gerar dentro de um
negcio e o que voc precisa saber para comear a utilizar um. Vamos l?

Boa leitura!

ERP. Saiba como apenas trs letras podem gerar diferenciais competitivos ao seu negcio.

Captulo 1

O que um ERP
Queremos apresentar a voc, neste momento, dois pequenos empreendedores.

O primeiro vive com o pagamento das contas da empresa atrasados. No por mal,
mas que ele realmente no consegue se organizar em relao aos prazos para
quit-las. Ele tambm costuma demorar muito at encontrar aquela informao que
tanto precisa, e quando encontra, geralmente no faz um bom uso dela: pensando
que est tomando uma tima deciso para o futuro da empresa, acontece tudo ao
contrrio do que imaginou, porque ele simplesmente se esqueceu de considerar os
outros dados que poderiam influenciar.

O segundo vai muito bem, obrigado. As contas esto sempre em dia e so poucos
segundos e cliques que o separam das informaes que procura, isso sem contar
que normalmente acerta em cheio nas decises tomadas. Talvez por isso sua
empresa no pare de crescer!

ERP. Saiba como apenas trs letras podem gerar diferenciais competitivos ao seu negcio.

Mesmo em uma breve comparao, j d para perceber a grande diferena entre

as duas gestes, no ? A verdade que a nica coisa que diferencia uma da outra
a presena de um ERP (Enterprise Resource Planning), ou um Planejamento dos
Recursos da Empresa. Mas qual o segredo dessas trs letrinhas, que, juntas, so
capazes de virar a vida das empresas de cabea para baixo para melhor?

Resumindo: ERP um software que faz o gerenciamento das informaes dos

setores de uma empresa e tambm dela por inteiro, se apresentando como uma
soluo completa para gesto empresarial. Ele organiza dados relativos a processos
tanto operacionais quanto administrativos e gerenciais, reunindo e centralizando
informaes de todos os departamentos ou dos mais importantes no momento
e gerenciando seu fluxo durante as atividades da organizao. Dentro do sistema,
os setores da empresa esto todos integrados por meio de seus mdulos, o que
significa que a informao registrada em uma rea tem impacto direto sobre um
relatrio gerado em outra, por exemplo.

Mdulos so as peas que formam o ERP, relacionadas s atividades

desenvolvidas dentro de cada setor Estoque, por exemplo, poderia ser um
mdulo, o qual abrange informaes sobre inventrio, compras, fornecedores, entre
outros.
ERP. Saiba como apenas trs letras podem gerar diferenciais competitivos ao seu negcio.

Agora que voc j entendeu o que um ERP, vamos falar sobre a sua empresa.
Em seu negcio so utilizados um ou mais sistemas em cada rea, para realizar
atividades especficas como gerao de folhas de pagamento e controle de
estoque, por exemplo. A, um belo dia, voc acaba digitando errado o valor do
salrio de um dos funcionrios e tambm percebe que vai faltar dinheiro para
comprar mais daquela matria-prima que no pode faltar para a fabricao dos
seus produtos. Tudo isso porque voc fez suas contas desconectado do que estava
acontecendo no RH e no Financeiro. E agora, Jos?

So apenas dois exemplos do que pode acontecer, e j d para imaginar o

tamanho da dor de cabea que essa falta de comunicao pode dar. Para evitar
esse tipo de coisa, a soluo investir em um nico sistema que integre todos os
departamentos, promovendo um verdadeiro trabalho de equipe entre as reas:
o Financeiro, por exemplo, pode saber quanto de dinheiro ter que destinar aos
impostos e quanto direcionar ao pagamento dos funcionrios, de acordo com
as informaes disponibilizadas pelo setor de Recursos Humanos. Lideranas
conseguem avaliar desempenhos e negociar aumentos com o RH. A rea de
Marketing pode consultar a de Vendas para saber quais so os produtos que
no esto tendo sada para, assim, desenvolver uma estratgia para tir-los das
prateleiras. Com o software, possvel at saber a verba que estaria disponvel para
ERP. Saiba como apenas trs letras podem gerar diferenciais competitivos ao seu negcio.

isso. Em tempo: uma empresa nem precisa ter as reas acima definidas para usufruir
dessas vantagens, at porque, no caso de micro e pequenas empresas, muitas
dessas atividades so desenvolvidas dentro dos setores principais.

Planejamento

Controle da produo

Gesto da
contabilidade

Gerenciamento
de vendas

ERP
Recursos
humanos

Gesto
financeira

CRM

Controle do estoque

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Em outras palavras, ele mantm todos os dados registrados e com base neles
possvel trabalharmos informaes mais abrangentes e refinadas, como o produto
mais vendido, quem so os melhores clientes da empresa, poca do ano em que se
vende mais um determinado produto, e por a vai. Ou seja, informaes importantes
e competitivas sobre o negcio que s podem ser obtidas com essa organizao e
cruzamento de dados.

A verdade que os ERPs combinam com a atual realidade do mercado. Para

se destacarem em relao s outras e conquistarem seu espao, as empresas
precisam ser competitivas e gerenciar de forma adequada os seus recursos, dados
e procedimentos, seja para reter e utilizar as informaes de forma a compor
seus diferenciais, seja para oferecer agilidade aos clientes e simplificar processos
burocrticos para, com isso, ganharem mais tempo para se preocuparem com
atividades de maior valor agregado.

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Captulo 2

O que um ERP oferece

Cada empreendedor encontra, no incio do seu negcio, a melhor maneira de
organizar e controlar processos e finanas. Entre os mtodos mais comuns esto as
famosas planilhas eletrnicas e aqueles grandes livros de anotaes. O problema
que esses mtodos funcionam muito bem enquanto a empresa d os seus primeiros
passos, mas quando comea a se desenvolver, crescem tambm o volume de
operaes e informaes e a necessidade de contratar mais funcionrios e controlar
o estoque, por exemplo.

Quer dizer: vo faltar linhas na sua planilha. E a voc comea a perceber

divergncias entre os nmeros e a luzinha vermelha comea a piscar quando os
clientes, insatisfeitos, j no so mais bem atendidos e voc comea a perder
dinheiro em processos que poderiam ser mais geis.

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Ok, mas no precisa se desesperar. Estamos falando isso apenas para mostrar
a falta que um ERP pode fazer e para voc parar de pensar que sistemas de
gesto empresarial foram feitos apenas para companhias de grande porte. Ele
fundamental para o sucesso de novos negcios e a implantao em micro e
pequenas empresas ainda mais fcil por terem fluxos de atividades mais enxutos.
Sem contar que, convenhamos, adaptar sua empresa a esse mtodo logo no
comecinho mais prtico do que esperar ela atingir um nvel de maturidade de
processos e at de cultura.

Os sistemas de ERP so capazes de abranger desde o planejamento at o

acompanhamento de resultados da organizao, passando pela gesto eficaz dos
relacionamentos com clientes e fornecedores. Esses softwares geralmente incluem
mdulos de controle financeiro, nos quais possvel acompanhar contas a pagar e
a receber, fluxos de caixa, receitas, despesas e outros fatores importantes para voc
entender as finanas do seu negcio e saber em tempo real a sua sade financeira.

Outro mdulo que no pode faltar em um ERP o de controle de vendas. Com

ele, o empreendedor consegue organizar e acompanhar seus processos de venda
desde a proposta comercial at a emisso da nota fiscal eletrnica. Tambm pode

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emitir boletos e gerenciar vendedores, comisses de equipes de vendas, clientes

e oramentos, ou seja, administrar todos os processos relacionados a vendas. O
controle de estoque tambm oferecido dentro de um ERP. Esse mdulo detalha
tudo que entra e sai da empresa, garantindo o acompanhamento do estoque em
tempo real e o abastecimento de mercadorias para que a empresa no perca
vendas, alm do gerenciamento de notas fiscais, transportadoras e fornecedores.

Contar com um ERP tambm ajuda a tomar decises inteligentes e concretas

em todos os nveis do negcio. Mas como? A partir dos relatrios gerados pelo
sistema, voc fica sabendo quais foram os produtos e servios mais vendidos e o
faturamento e as vendas por cliente, analisa os fluxos de caixa e as despesa e fica
por dentro de tudo que est acontecendo no estoque, por exemplo. Tudo isso com
base em nmeros e na integrao de dados que permite considerar as variveis do
negcio de forma ampla.

E a, vai dizer que os ERPs no so a cara do seu negcio? E essas so apenas

algumas das suas funcionalidades. O mais legal que esses softwares so
facilmente adaptveis a empresas de qualquer tamanho, como j dissemos, e de
qualquer segmento de atuao, pois a companhia no precisa implantar a soluo
completa, e sim ir agregando mdulos medida que for precisando.
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E os benefcios?
Vale a pena investir em um software de ERP? Pesquisas apontam que, guardadas as
propores de cada empresa, possvel ter at 32% de reduo nos estoques e de
14% nos custos com tecnologia da informao. Somado a isso, a produtividade pode
crescer at 26%, a gesto dos caixas melhorar e as receitas e lucros aumentarem
11%, o transporte e a logstica ficarem 9% melhores e a pontualidade na entrega
aumentar 6%.

26%

produtividade

11%
lucro

9%

eficincia
logstica

6%

pontualidade
na entrega

-14%

-32%

custos de
tecnologia

estoques

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Enumeramos abaixo, ainda, sete principais motivos para sua empresa se render a
um software de gesto empresarial:

muito mais seguro tomar decises sabendo o que est

acontecendo na organizao de forma geral e precisa,
considerando a situao de todos os departamentos. Ter esse
controle total da empresa tambm bom para saber quais so
os processos que precisam e podem ser melhorados e elaborar
estratgias mais certeiras para isso;

Implantar um sistema de ERP significa que voc ter menos

fornecedores de software, pois as solues estaro todas em
uma s, diminuindo custos com licenas, suporte tcnico,
servidores e treinamentos da equipe, por exemplo;

Torna a comunicao interna mais eficiente por meio da

padronizao de procedimentos, ajudando a lidar com grandes
volumes de informao, agilizando a obteno de dados e a
execuo de projetos e evitando retrabalhos e erros;

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Faz com que a empresa se adapte melhor e esteja sempre

atualizada em relao a mudanas no mercado e na legislao;

Reduz o tempo que os colaboradores costumavam gastar com

tarefas burocrticas por meio da automatizao de atividades,
melhorando sua produtividade e aumentando a eficincia no uso
do capital intelectual;

Oferece recursos de segurana que protegem a empresa contra

invases de hackers e a utilizao indevida das informaes por
meio da definio de senhas, limitaes de acesso e histricos de
uso, os quais permitem identificar os responsveis por eventuais
fraudes no sistema;

E o melhor que todas essas funcionalidades podem ser

utilizadas quando voc quiser e onde voc estiver, porque a
maior parte dos sistemas ERP pode ser hospedada na nuvem.

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Captulo 3

ERP na nuvem
Aumenta a
produtividade e
competitividade

Hospedar um ERP na nuvem significa, de forma prtica, que voc pode acessar
todas as informaes registradas nele onde e quando voc quiser. E olha que,
at algum tempo atrs, rodar sistemas de gesto empresarial fora da empresa era
algo praticamente impensvel. Por conta disso, um nmero incontvel de pessoas
cansou de imprimir ou salvar documentos em pendrives e outras mdias para
conseguir ter acesso ao que precisava fora do local de trabalho.

Mas a realidade hoje um pouquinho diferente. A computao em nuvem

surgiu como uma alternativa para as pequenas e mdias empresas usufrurem
dos recursos de informtica sem precisar investir em toda uma infraestrutura,

Diminui
os custos

a qual geraria custos altos e uma srie de gastos mensais com manuteno de
equipamentos, licenas e atualizaes de softwares, energia, refrigerao e
pagamento de equipe tcnica especializada, por exemplo.

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E, c entre ns: dificilmente uma micro ou pequena empresa estaria disposta a

desembolsar todo esse dinheiro, at porque est focada no seu desenvolvimento e
posicionamento no mercado, e no em manter uma super estrutura de TI em suas
instalaes no momento, principalmente diante da possibilidade da instalao na
nuvem.

Dessa forma, o ERP em nuvem se torna uma opo mais barata e vantajosa para
as empresas de forma geral, podendo ser, inclusive, um diferencial estratgico.
Alm dessa reduo de custos, essencial para tornar qualquer companhia mais
competitiva em seu segmento, ele permite o acompanhamento rpido e fcil
de tudo que est acontecendo na empresa em tempo real e na hora e local
que o usurio quiser, por meio de qualquer dispositivo com acesso internet
computadores, notebooks, tablets, smartphones, entre outros.

Por falar em acesso Internet, interessante, para as empresas que optarem por
ERPs rodados em nuvem, investir em uma conexo de qualidade, estvel e que
atenda todo o seu espao de trabalho, para poderem utilizar o software no mximo
de seu desempenho. Fica a dica!

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Captulo 4

De que forma investir em um ERP,

tipo, agora!
Suprir
necessidades
Reduzir
custos
Ganhar
competitividade

A contratao de uma boa conexo de internet uma coisa que as empresas

devem priorizar se quiserem contar com o servio de um ERP em nuvem. Mas, at
mesmo antes disso, preciso entender exatamente quais so as necessidades
da companhia em relao ao sistema para definir prioridades e traar o caminho
que ser seguido. No faz sentido, por exemplo, optar por um ERP que oferea um
mdulo de gesto de pessoas se voc estiver trabalhando sozinho.

O valor a ser desembolsado, querendo ou no, tambm um fator que influencia

bastante na hora da escolha. Porm, assim como acontece com outros produtos,
no uma boa ideia comprar a soluo mais barata somente pela economia, e
sim por acreditar que suprir as necessidades da empresa. Por outro lado, no faz
sentido escolher a mais cara achando que, por ela ter essa caracterstica, vai ser a
melhor do planeta. O ideal pesquisar e encontrar um equilbrio entre as

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necessidades do seu negcio e o valor que se pode investir nisso, sempre tendo
em mente que ERP no custo, e sim investimento!

E uma ltima dica, porm, no menos importante: voc pode at contratar um

ERP de ltima gerao, mas, por si s, ele no ser suficiente para conduzir o seu
negcio ao sucesso. Queremos dizer que o sucesso de um empreendimento se
faz, acima de tudo, com pessoas. Por isso, os colaboradores que forem lidar com
o sistema precisam receber treinamentos no apenas para aprender a manuselo, mas tambm para entender a importncia de tudo isso para a empresa e o seu
trabalho muitas vezes esses treinamentos so oferecidos pelo prprio fornecedor
do software, s ficar ligado na hora de escolher!

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Concluso
Se sua empresa j se rendeu s funcionalidades de um sistema ERP, provavelmente
voc se identificou com bastante coisa que abordamos aqui. Se ainda no, talvez
esteja passando pela sua cabea algo do tipo como no pensei em investir nisso
antes?

A verdade que no importa h quanto tempo voc est no mercado, mas sim a
vontade que tem de organizar seus processos e informaes e tornar sua gesto
competitiva para crescer.

Os ERPs foram feitos para empresas de todos os portes e ramos de atuao, e

acreditamos que os softwares para gesto empresarial sejam uma das atuais
tecnologias que mais combinam com os dias de hoje, pois oferecem agilidade,
simplicidade e integrao diante da quantidade espantosa de informaes com a
qual precisamos lidar todos os dias.

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Sobre o autor

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Marcio
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Sobre o ContaAzul
O ContaAzul o mais simples sistema de gesto on-line para micro e pequenas
empresas. Com ele voc controla seu financeiro, suas vendas, seu estoque, e emite
nota fiscal eletrnica sem complicaes.Alm disso, nosso atendimento de primeira
est disponvel para te ajudar gratuitamente por telefone, e-mail e chat.

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