Triskelion 2015

TKSystem by Gamelearn
2010 Gamelearn. Prohibida su reproduccin total o parcial sin permiso escrito del propietario del copyright.
LECCIN 1: INTRODUCCIN
El sistema se cre inicialmente en torno al Triskelion, que como sabe, es el
smbolo de la sabidura. Cada una de sus tres ramas representa un pilar del
modelo. Por desgracia, muy pocos saben cules son esos tres pilares.
Durante aos de estudio, he encontrado un elemento omnipresente en las
lecciones de la Orden: la proactividad. Es esencial en los escritos de Sneca
y aparece de forma constante en todos los documentos a los que he tenido
acceso durante mi investigacin.
Permita que le ponga un ejemplo: Supongo que habr esperado alguna vez
en el dentista. La mayora de la poblacin acepta que su dentista le haga
esperar. En algunas ocasiones diez o quince minutos. En otras, mucho ms.
Qu es lo que pasa en la sala de espera? Con un poco de suerte, el dentista
ofrece algunas revistas del corazn de hace tres meses. Si ese no es el caso,
los clientes mirarn al techo o se mirarn entre ellos.
Lo ms triste es que casi todos piensan que la culpa de esa prdida de
tiempo es del dentista cuando la culpa es de todas y cada una de las
personas que esperan. Cuntas veces exigimos que se nos atienda de
manera puntual?Cuntas veces nos quejamos formalmente por el retraso?
Cuntas mostramos claramente nuestra indignacin?
El dentista hace muy bien su trabajo. Optimiza sus ingresos haciendo que las
esperas corran por cuenta de sus clientes. Mientras nadie se queje Por qu
debera cambiar su modelo?
Este robo de nuestro bien ms preciado, nuestro tiempo, sucede cada da en
las ms variadas circunstancias, pero casi todos lo permitimos. Por qu?
Segn Sneca, porque ni siquiera somos conscientes del valor que tiene
nuestro tiempo. Si no lo valoramos Cmo lo vamos a defender?
Y me dir: Pero la culpa es del dentista. Yo llego puntual. No puedo evitar
que me haga esperar. Y yo le dira: Sea proactivo! Cambie de dentista.
Busque uno que ofrezca puntualidad como parte de su servicio. Exija que se
le atienda de forma puntual. Reserve la primera hora de la maana para que
no le afecte ningn retraso acumulado. Llame antes de ir para confirmar que
no hay retrasos. Pida que le avisen si los hay.
En el peor de los casos, si la espera es absolutamente inevitable, preprese
para aprovechar el tiempo que estar esperando. Lleve algn documento
pendiente de leer, un libro, una revista de su inters, un porttil, su
telfono... lo que sea.
Lo importante es que, si se produce la espera, pueda hacer lo que decida

que quiere hacer, y no lo que las circunstancias le obliguen a hacer.
No todas las opciones sirven a todo el mundo. Lo importante es empezar a
cuestionarse cmo podemos evitar que se produzca ese robo de nuestro
tiempo.
Al contrario de lo que muchos piensan, proactividad no significa slo tomar
la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan;
decidir en cada momento lo que queremos hacer y cmo lo vamos a hacer.
Entender que tenemos las riendas de nuestra propia vida.
No podemos decidir qu es lo que nos sucede, pero s podemos decidir cmo
actuamos ante las cosas que nos suceden.
Otro ejemplo de esperas asumidas son los atascos de trfico. De media, los
habitantes de ciudades grandes, estn en el coche ms de una hora diaria
para ir y volver del trabajo. Una persona reactiva dira que son inevitables.
Que son culpa del acalde. Incluso pueden ser culpa del resto de los
conductores.
Una persona proactiva, consciente del valor de su tiempo, buscara formas
de evitar esos atascos: madrugara ms para evitar la hora punta, buscara
una ruta alternativa, usara el transporte pblico, comprara una moto,
negociara nuevos horarios con sus superiores, solicitara trabajar desde
casa, cambiara de casa, cambiara de trabajo, cambiara de ciudad... Por
supuesto, no todas son opciones viables para todos nosotros, pero cada uno
es responsable de buscar proactivamente su propia solucin.
De nuevo, si el trfico es verdaderamente inevitable, podemos pensar en
formas de aprovechar ese tiempo: escuchando audiobooks (libros ledos),
cursos de idiomas, nuestra msica favorita o haciendo llamadas pendientes.
Cinco das cada semana. Son 8 horas de aprovechamiento semanales. Una
jornada laboral de regalo cada semana!
Con ese tiempo, durante un ao podramos leer en el coche 100 libros,
aprender a hablar un idioma, resolver el 20% de nuestro trabajo antes de
llegar a la oficina o mantener el contacto con familia y amigos.
Aunque un reactivo siempre encontrar excusas y justificaciones: es
peligroso usar el mvil en el coche,la empresa no me paga el manos
libres,es muy temprano para llamar a mis amigos.
Solamente con una actitud de valoracin de nuestro tiempo, lucha por su

defensa y esfuerzo por sacarle el mximo partido, podremos aprovechar un
sistema de gestin del tiempo y productividad personal. Sea el que fuera.
El mejor sistema de gestin del tiempo es totalmente intil si la persona que
debe utilizarlo no tiene la actitud adecuada.
A parte de la proactividad, he descubierto que el sistema del Triskelion
define tcnicas y herramientas increbles alrededor de conceptos como la
planificacin, la organizacin y la ejecucin.
Por lo que dicen los que conocen el sistema, las tcnicas del Triskelion
permiten incrementar la productividad al tiempo que se controla el estrs.
Facilita la consecucin de los objetivos personales y profesionales, multiplica
la eficiencia y refuerza el foco y la concentracin.
LECCIN 2: LA VELA
Reunidos una vez ms en el Foro Boario, en la plaza, junto a la fuente de la
verdad, el maestro se dirige a nosotros con prudente erudicin...
Como acostumbra, se yergue solemne sobre el pedestal de la sabidura con
el templo de Hrcules Vctor de fondo. Despus de saludarnos con una ligera
inclinacin de cabeza, comienza su discurso...
S: La mayor parte de los hombres se queja de la naturaleza, culpndola
que nos haya criado para edad tan corta. El tiempo que tenemos no
corto; pero perdiendo mucho de l, hacemos que lo sea. La vida
suficientemente larga como para ejecutar en ella cosas grandes, si
empleramos bien. El problema es que no lo hacemos.
de
es
es
la
Nos robamos a nosotros mismos tiempo y dejamos que otros lo hagan. Y eso
es as, porque no entendemos que nuestro tiempo es nuestra vida. Pensadlo
cuidadosamente y os daris cuenta de que vuestra vida no es ms que el
tiempo de que disponis y cmo disponis de l.
Vuestra vida es como esta vela. La cera es el tiempo. Cada pellizco de cera
que se consume, desaparece. No se puede recuperar. Como los minutos de
que est construida nuestra vida. Lenta pero irremediablemente, la cera se
consume y no hay nada que podamos hacer para evitarlo.
Muchos incautos se muestran tranquilos pues, al fin y al cabo, la vela es
larga. Pero, craso error es considerar que tendremos todo ese tiempo por
delante. En cualquier momento, de cualquier lugar, una pequea bocanada
de aire podra hacer que la vela se apagara. Una enfermedad, un accidente,
una desgracia... cualquiera de ellos podra apagar vuestra vela antes de
tiempo. Tan seguros estis de que ser la vuestra aquella vela que arda
hasta consumirse por completo?
Slo cuando seamos conscientes de que cada minuto de nuestro tiempo es
un trozo de nuestra vida, cuando sintamos que el que nos roba un minuto
nos est robando un trozo de vida, cuando consideremos cada minuto como
un regalo que podra ser el ltimo, slo entonces, valoraremos
verdaderamente nuestro tiempo y lo defenderemos con uas y dientes.
Muchos
muchos
vuestra
llevaros
me preguntis por el secreto de la dicha, el xito, la riqueza... son

los pasos que se han de dar pero, sin ninguna duda, gestionar bien
vida o, lo que es igual, gestionar bien vuestro tiempo, habr de
al objetivo que tanto ansiis.
R: Es la transcripcin de una de las lecciones de Sneca. Adems habla del

lugar donde se reunan. Es una prueba clara de que Sneca hablaba a sus
seguidores de los secretos del xito y la felicidad... pero no demuestra la
existencia de La Orden.
LECCIN 3: RENE
Vers, lo ms importante si quieres ser eficiente, sobre todo si deseas
controlar tus niveles de estrs, es que dispongas de un sistema en el que
confes, que puedas llevar siempre encima y en el que puedas escribir
absolutamente todo.
Cuando hablo de todo, me refiero a tus citas, tus compromisos, tus tareas,
tus objetivos, tus ideas, tus proyectos... Y no slo en el mbito profesional;
tambin en el personal.
Muchas personas utilizan su cabeza para retener toda esa informacin.
Confan en su memoria para gestionar casi todo. Esto tiene tres problemas
fundamentales:
En primer lugar, por mucha memoria que tengas, siempre hay cosas que
olvidars.
En segundo lugar, aunque el cerebro es un almacn de informacin regular,
es un psimo sistema de alarmas y avisos:
Por un lado, te recordar temas pendientes cuando ests concentrado en la
ejecucin de otros asuntos, lo cual es un enorme obstculo para tu
concentracin, tu enfoque y tu productividad. Por ejemplo, te acordars de
que tienes que llevar el traje a la tintorera mientras ests concentrado
redactando un informe y no puedes hacer nada al respecto.
Distraerte recordando asuntos pendientes que no tienen relacin con lo que
ests haciendo, multiplica el tiempo que le dedicas a una tarea.
Por otro lado, tu mente se olvidar de avisarte de algunos asuntos que
necesitas recordar en un momento y un lugar determinados. Por ejemplo,
olvidars comprar las pilas para el mando de la televisin cuando ests en el
supermercado, aunque seguramente te acordars cuando ya ests en el
coche, de vuelta a casa, despus de haber esperado 10 minutos para pagar
en la caja.
Que tu mente no te recuerde las cosas cuando las necesitas es,
evidentemente, un serio obstculo para tu calma y tu efectividad.
El tercer problema, y el ms grave, de mantener toda la informacin en tu
cabeza es que genera un elevado nivel de estrs aunque no seamos
conscientes de ello.
Cada compromiso pendiente, cada problema sin resolver, cada tarea sin
hacer... revolotearn en tu cabeza de forma constante si es tu mente la

encargada de recordarlos. Esto hace que, a nivel inconsciente, tu cerebro
est permanentemente pre-ocupado y estresado.
Slo piensa en alguna situacin en la que has recordado algo que tienes que
hacer mientras ests en un bar o justo antes de irte a dormir. Piensa en la
pequea sensacin de tensin y pre-ocupacin que atraviesas hasta que,
finalmente, decides apuntarlo en una servilleta o enciendes la luz de la
mesilla para escribirlo en un papel. Multiplica esa sensacin de tensin por
los cientos de pendientes que tienes en tu vida e imagina el nivel de estrs
inconsciente al que te sometes.
Recuerda la leve sensacin de alivio que sientes cuando descargas tu mente
y lo vuelcas en la servilleta. Y eso que, en el fondo, eres consciente de que
esa servilleta terminar muy probablemente en la lavadora con tu pantaln.
Imagina el alivio que podras sentir si los cientos de pendientes quedaran
escritos, y adems, escritos en un sistema en el que confas. En un lugar en
el que sabes que podrs encontrarlo siempre que lo necesites.
Por lo tanto, hay tres poderosas razones para utilizar un sistema y escribir
en l absolutamente todo:
La primera es que la memoria puede fallarte.
La segunda es que la mente es un psimo sistema de alarmas y avisos.
Y la tercera es que ocupar la mente para recordar todos tus pendientes
genera un elevado nivel de estrs.
Evidentemente, para que todo funcione, hay que seguir unas directrices
bsicas y el sistema debe cumplir una serie de requisitos, pero me temo que
hoy no dispongo de ms tiempo. Quizs en otra ocasin.
LECTURA: GESTIN DEL TIEMPO

Gestionar bien nuestro tiempo implica que, en cada momento, hacemos lo
que decidimos hacer y no lo que las circunstancias nos empujan a hacer.
Un buen gestor del tiempo decide, de forma totalmente consciente, qu es lo
que hace y cundo lo hace.
Si estis viendo una serie de televisin porque al llegar a casa os habis
tirado por inercia en el sof y habis hecho zapping hasta encontrar por
casualidad la serie, entonces, es muy probable que no estis gestionando
bien vuestro tiempo. Si al llegar a casa, habis considerado las distintas
alternativas y, despus de hacerlo, habis decidido conscientemente que ver
la televisin es el mejor uso que podis hacer de vuestro tiempo, entonces
podrais estar gestionndolo bien.
Ahora bien, me cuesta imaginar que esta segunda opcin sea posible.
La mayora de nosotros nos quejamos porque no tenemos tiempo para
disfrutar de nuestro hobbie, para pasar tiempo con los nios, hacer deporte,
leer, quedar con los amigos... Si ese es vuestro caso, me cuesta creer que
decidis conscientemente ver la televisin en vez de hacer estas otras
actividades que son gratas, relajantes e importantes para vosotros. Ms bien
dira que son la inercia y el cansancio los que os llevan a tiraros al sof y
encender la tele.
Un buen gestor del tiempo sabe vencer esa inercia y se plantea, de forma
constante, cul es el mejor uso de su tiempo. Tanto de su tiempo de ocio
como de su tiempo de trabajo.
Si estis leyendo una revista porque es la nica que tenan en la sala de
espera, no estis gestionando bien vuestro tiempo. Si estis leyendo esa
revista porque habis decidido conscientemente leerla, podrais estar
gestionando bien tu tiempo.
Si estis en una reunin en la que no aportis, slo porque os han invitado,
no estis gestionando bien vuestro tiempo. Si decids acudir a la reunin
porque consideris que es importante estar en ella, podrais estar
gestionando bien vuestro tiempo.
Y por qu digo podrais? Porque para poder admitir que estis gestionando
bien vuestro tiempo, adems de ser decisiones conscientes, deben ser
decisiones correctas.
Un buen gestor del tiempo decide dedicar su tiempo a cosas importantes. Y

cules son las cosas importantes? Pues aquellas que le ayudan a conseguir
sus objetivos. Objetivos profesionales y tambin personales.
Si uno de vuestros objetivos es estar sano; salir a pasear, hacer deporte,
descansar adecuadamente, realizar tcnicas de relajacin... son actividades
importantes.
Si uno de vuestros objetivos es incrementar las ventas; llamar y visitar
clientes son actividades importantes.
Cualquier persona tendr objetivos relacionados con los distintos mbitos de
su vida: el familiar, el personal y el profesional.
Gestionar bien el tiempo no es sinnimo de producir cada hora del da.
Tampoco es sinnimo de hacer mucho. Gestionar bien el tiempo implica
hacer lo ms importante en cada momento.
Tengo un amigo que se levanta a las 5 de la maana, sale a correr, desayuna
mientras lee el peridico, lleva a los nios al colegio, va a trabajar, tiene
clase de idiomas mientras come, sale de trabajar antes que los dems pero
cumple sus objetivos, acude a clases de baile con su mujer, juega con los
nios, los acuesta y, despus de cenar, lee un poco antes de dormirse.
Tengo otro amigo que se levanta a las 11 de la maana, pasea a su perro,
pinta algo a lo largo del da, visita alguna exposicin y lee algn que otro
libro sobre pintura.
Si os pregunto cul de los dos gestiona mejor su tiempo, probablemente
pensis que el primero lo hace mejor.
Si os dijera que el objetivo vital de los dos es convertirse en pintor y
dedicarse profesionalmente al arte, cambiara vuestra perspectiva?
Nunca olvidis que gestionar bien el tiempo no es cuestin de hacer mucho,
sino de hacer lo que nos lleva a conseguir nuestros objetivos en cada uno de
los mbitos de nuestra vida.
Gestionar bien el tiempo tambin implica ser eficiente haciendo esas cosas
que son importantes... pero eso ya es un tema sobre el que escribir ms
adelante.
En resumen: un buen gestor del tiempo es consciente del valor de su
tiempo, decide de forma consciente qu es lo que hace con l y decide
dedicarlo, eficientemente, a actividades que son importantes.
PD: Creo que en alguna de nuestras conversaciones ha surgido el tema de la

diferencia entre eficaz y eficiente. En terminologa de La Orden, podramos
definirlos as:
Eficaz: Consigue el objetivo.
Eficiente: Consigue el objetivo optimizando los recursos.
LECCIN 4: DECIDE
Nuestro sistema de productividad personal est rodeado de cosas que hacer,
problemas que resolver, peticiones, encargos, proyectos...
Todas aquellas cosas sobre las que no hemos tomado una decisin las
llamamos pre-ocupaciones. Pre guin ocupaciones. Es decir, cosas de
las que nos ocupamos antes de ocuparnos realmente de ellas.
Las pre-ocupaciones generan estrs, ocupan tiempo e interfieren con el resto
de cosas de las que s te ests ocupando.
Existen dos formas de eliminar una pre-ocupacin: hacer algo para
resolverla o decidir que no vamos a hacer nada al respecto.
Imagina, por ejemplo, que tienes un rayn en el coche. Cada vez que te
montas en l, lo ves y recuerdas que tienes que repararlo. El rayn se ha
convertido en una pre-ocupacin y cada vez que lo ves te obliga a pensar en
l, a dedicarle tiempo y te provoca un leve nivel de estrs.
Mientras no tomes una decisin respecto al rayn, esa pre-ocupacin seguir
molestndote.
Hay dos formas en que podemos eliminar esta pre-ocupacin y el estrs que
conlleva:
En primer lugar, podramos decidir que no vamos a arreglar el rayn. Al fin y
al cabo, lo normal es que los coches tengan rayones y tener el coche
impoluto no compensa ni el tiempo ni el esfuerzo de llevarlo al taller. Puede
que sigamos viendo el rayn, pero a partir de la decisin, nuestra mente no
nos estar recordando que tenemos algo pendiente que hacer, ya que hemos
decidido no hacer nada.
En segundo lugar, podramos decidir arreglarlo. La mejor forma de eliminar
la pre-ocupacin sera llevar el coche al taller, pero quizs tomemos la
decisin de llevar el coche a reparar despus de las vacaciones de verano o
deleguemos en alguien para que se encargue de hacerlo. Hacerlo,
postponerlo o delegarlo tambin eliminar la pre-ocupacin y el estrs
asociado a ella.
Por lo tanto, una pre-ocupacin seguir siendo tal, hasta que tomemos una
decisin.
Si decidimos no hacer nada, la pre-ocupacin se eliminar y no entrar en
nuestro sistema.
Si decidimos hacer algo, la pre-ocupacin se convertir en lo que llamamos

una decisin y entrar en nuestro sistema.
Debes registrar todas tus decisiones en tu sistema. Un sistema en el que
confes y que evitar que las olvides. Slo as conseguirs que no vuelvan a
ser pre-ocupaciones.
Por lo tanto, la primera pregunta que debes plantearte ante una preocupacin es: Esto requiere que yo haga algo?Implica una accin por mi
parte? Voy a hacer algo al respecto?
Si la respuesta es s, tendremos que convertir esa decisin en una accin
concreta. Es preciso definir cul es exactamente el siguiente paso que vamos
a dar. El siguiente paso es la siguiente accin fsica y concreta para hacer
realidad esa decisin.
Hacer deporte es una decisin. Matricularme en el gimnasio es el
siguiente paso.
Aprender un segundo idioma es una decisin. Inscribirme en un curso online es el siguiente paso.
Muchas decisiones son como mini-proyectos y tenemos que ser capaces de
desgranarlos en las distintas acciones fsicas y concretas de que estn
compuestos.
Por ejemplo, llevar el coche al taller no es la primera accin fsica concreta
que tendremos que llevar a cabo. Antes de poder hacerlo, tendremos que
localizar el telfono del taller, llamar para pedir cita y, finalmente, llevar el
coche.
Por lo tanto, Localizar el telfono del taller es el siguiente paso que
deberas registrar en el sistema. Es una accin concreta que es fcil de llevar
a cabo.
Quieres que tu listado maestro de tareas sea un listado de siguientes pasos
y no un listado de decisiones.
Cunto crees que te movilizar a la accin una tarea como aprender un
segundo idioma? Imagina que tienes 15 minutos libres y que quieres
aprovecharlos. Empiezas a repasar tu listado de tareas y te encuentras con
la tarea aprender un idioma. Cuando la veas, pensars que es una tarea
gigantesca, demasiado difcil, enormemente complicada. Nunca te plantears
dedicar tus 15 minutos libres a algo as.
Si en vez de eso hubieras ledo una tarea como Buscar en Internet una
academia cerca de casa seguramente hubieras encontrado ms atractiva la
opcin de dedicar 15 minutos a tu decisin de aprender un segundo idioma.
Si escribes decisiones en vez de siguientes pasos en tu sistema, cada vez
que revises tu listado de tareas tendrs que llevar a cabo un pequeo
proceso de planificacin para definir cul es el siguiente paso que debes dar
en cada una de las decisiones. Esto te har perder mucho tiempo, evitar
que puedas tomar decisiones rpidas para aprovechar tiempos libres y te
desmotivar para mover tus proyectos adelante.
Tu sistema debe recoger todos los siguientes pasos que debes dar
relacionados con tus distintos objetivos y decisiones.
Constantemente debes estar preguntndote Cul es el siguiente paso?.
Cuando planifiques, despus de cada reunin, cuando establezcas un
objetivo a alcanzar, etc. No encontrars mejor forma de acercarte a tus
objetivos y hacer realidad tus decisiones.
El secreto de las personas ms eficaces y productivas es que son capaces de
definir un siguiente paso sea cual sea la magnitud del objetivo o del
proyecto. De esa forma, no se asustan ni procrastinan y empiezan a
moverse mucho ms rpido que las personas que no saben hacerlo.
En definitiva: Las pre-ocupaciones rodean tu sistema y estarn presentes
hasta que tomes una decisin. Si decides hacer algo, las estars dando
acceso al sistema. Dejarn de ser pre-ocupaciones y se convertirn en
decisiones. Y sern decisiones hasta que definas la siguiente accin fsica y
concreta a llevar a cabo. El listado de tareas de tu sistema deber recoger
todos tus siguientes pasos, tanto del mbito personal como del profesional.
LECTURA: DIAGRAMA DE DECISIN

En este documento voy a hablar del segundo pilar del sistema Triskelion:
Gestiona.
Este pilar establece tres pasos: rene todas tus pre-ocupaciones, decide que
hacer con ellas y organiza las acciones derivadas de tus decisiones en el
sistema.
En concreto, voy a describir el diagrama de decisin, que establece la forma
en que procesamos cada pre-ocupacin hasta convertirla en un elemento
que nuestro sistema pueda organizar.
1. ELEMENTOS DEL SISTEMA
Antes de empezar, voy a describir los distintos elementos que componen el
sistema Triskelion de Productividad Personal:
Bandeja de entrada fsica: Recoge los elementos fsicos (papeles,
revistas, correo fsico) que aterrizan en nuestro sistema.
Bandeja de entrada (Inbox): Recoge el correo electrnico que recibimos.
Las bandejas de entrada deben contener nicamente elementos sobre los
que todava no hemos tomado una decisin. Es decir, contienen preocupaciones. Estas pre-ocupaciones, junto a todas aquellas que revolotean
en nuestra cabeza, estn a la espera de que decidamos darles acceso a
nuestro sistema o no.
Aquellas pre-ocupaciones sobre las que decidamos hacer algo, se convertirn
en decisiones.
Estas decisiones accedern a nuestro sistema. Para
gestionarlas y organizarlas el sistema consta de las siguientes herramientas:
Listado de tareas: Registra y organiza todas y cada una de las acciones
pendientes de ejecucin (los siguientes pasos)
Calendario: Registra y organiza todas y cada una de nuestras reuniones y
compromisos, con otras personas y con nosotros mismos.
Notas: Registra y organiza informacin til de uso frecuente o relacionada
con proyectos en marcha. Algunos ejemplos: ideas, reflexiones; datos
recurrentes como nmeros fiscales, direcciones, datos de facturacin; citas
que nos han gustado, libros que queremos leer, pelculas que queremos ver,
ideas sobre regalos que podemos hacer a nuestra familia y amigos, artculos
interesantes; nuestras tallas de ropa, las de nuestra pareja o las de los
nios; recetas que nos gustan, restaurantes que queremos visitar, hoteles
que nos han gustado, datos recurrentes para viajes, check-lists de todo tipo
y un largusimo etctera.
Archivo: Registra y organiza informacin til de uso poco frecuente.
Contaremos con dos archivos: el fsico y el digital.
Contactos: Registra y organiza la informacin sobre las personas y la
manera de contactar con ellas.
Pendientes de lectura: Registra y organiza aquellos documentos, webs,
artculos, libros, informes que tenemos que leer en algn momento.
Cuaderno: Registra de forma provisional informacin que, despus, deber
pasar a alguno de las otras herramientas de registro permanente del
sistema.
Para las pre-ocupaciones a las que no demos acceso a nuestro sistema,
contamos con la principal herramienta de un buen gestor del tiempo: La
papelera.
Una vez que estn claros los distintos elementos que componen el TK
System (o sistema del Triskelion), podemos empezar a analizar el proceso de
decisin.
2. DIAGRAMA DE DECISIN
Nuestro sistema est rodeado de pre-ocupaciones. Es decir, asuntos sobre
los que todava no hemos tomado una decisin.
Como no somos capaces de hacerlo todo, debemos intentar que a nuestro
sistema slo accedan aquellas cosas que pueden contribuir a que
consigamos nuestros objetivos, tanto profesionales como personales.
Ojo! Tenemos que evitar, a toda costa, que alrededor de nuestro Triskelion
se acumulen pre-ocupaciones porque esto provoca muchas distracciones y
genera estrs. Debemos acostumbrarnos a tomar decisiones rpidas sobre
cada una de esas pre-ocupaciones.
La primera pregunta que tenemos que hacernos respecto a una preocupacin es: Hago algo?. Es decir, estoy dispuesto a llevar a cabo una
accin relacionada con esta pre-ocupacin?
En este caso, nuestra respuesta preferida siempre ser no. Recordad que
tenemos que ser estrictos en la defensa de nuestro tiempo y en la utilizacin
eficiente de nuestros recursos.
Si decidimos no hacer nada, nos desplazaremos por el diagrama hasta llegar
a una nueva pregunta: Respondo? Es decir, para poder eliminar esta preocupacin debo comunicarle mi decisin a alguien?
De nuevo, la respuesta ideal es no. Si fuera as, podramos movernos
directamente a la siguiente pregunta.
Pero en el caso de que debamos responder a alguien, tendremos que decirle
no. Un no asertivo. Es decir: diremos no, explicaremos por qu no (sin
excusarnos) y ofreceremos alternativas.
Intentar escribir sobre el no asertivo en algn otro momento. En
cualquier caso, di no de la forma correcta pero, sobre todo, di no lo ms
rpido posible. Todo el tiempo que transcurra hasta que lo hagas, la preocupacin no se habr resuelto.
Una vez salvado este paso, deberamos preguntarnos: lo necesito?
Imaginemos, por ejemplo, que la pre-ocupacin es un correo electrnico que

ha llegado a nuestra bandeja de entrada. Hemos decidido que no vamos a
hacer nada al respecto y hemos respondido con un no asertivo (si es
necesario). Ahora, tenemos que decidir si necesitamos conservar ese correo
electrnico o no. Una vez ms, la respuesta ideal es no. Si fuera as,
eliminaramos ese correo trasladndolo a la papelera de nuestro sistema.
Cuidado! Una de las mejores maneras de mantener el control, reducir el
estrs, mejorar nuestra organizacin y eficacia es eliminar toda la
informacin que no es realmente necesaria para nosotros. Evitad la
tendencia a acumular informacin por miedo o por inercia, porque es una
costumbre enormemente nociva para nuestra productividad.
En el caso de que decidamos que la informacin del correo electrnico la
vamos a necesitar en el futuro, la tendremos que recoger en nuestro
sistema. Esto lo podemos hacer de dos formas: guardando el correo en el
archivo digital (para informacin de uso no frecuente) o transfiriendo la
informacin a una nota (para informacin de uso frecuente)
Por lo tanto, un e-mail sobre el que he decidido no hacer nada:
- Acabar en la papelera si no lo necesito en el futuro.
- Se archivar si contiene informacin que pudiramos necesitar en el futuro.
- Se convertir en nota si contiene informacin que vayamos a utilizar de
forma frecuente [NOTA: Algunos mails de uso frecuente podrn archivarse
en vez de convertirse en nota. Depender del uso que necesitemos hacer de
esa informacin]
Volviendo al inicio del proceso de decisin, si hemos decidido hacer algo
respecto a la pre-ocupacin, entonces, debemos preguntarnos: Puedo
hacerlo en menos de tres minutos? Si fuera as, deberamos hacer lo que
fuese en ese mismo instante y convertir esa decisin en una tarea
completada.
Por ejemplo, si recibimos un mail en el que nos piden que mandemos un
dato de ventas, algo que podemos hacer en menos de tres minutos,
deberamos hacerlo antes de cerrar el mail. Es decir, tendramos que poner
en accin nuestro espritu ejecutivo y zanjar la tarea en ese mismo instante.
Si no es algo de lo que podamos deshacernos en menos de tres minutos,
pasaramos a la siguiente pregunta: Tengo que hacerlo yo? De nuevo, la
respuesta preferida es no. Es decir, si es algo que debe hacerse pero puede
hacerlo otra persona por nosotros, tendramos que delegar esa tarea.
Convertiramos, pues, esta decisin en una tarea delegada.
Si es algo que tenemos que hacer nosotros y que va a llevarnos ms de tres

minutos, tendremos que programar esa accin para ms adelante. La
registraramos en el sistema de tres formas posibles:
- Como una cita o reunin en nuestro calendario/agenda, si es algo que
tenemos que hacer a una hora concreta en un da determinado.
- Como una tarea, si es algo que an teniendo un dead-line (fecha lmite) no
necesita ejecutarse en un momento concreto.
- Como lectura pendiente.
Por qu tres minutos?
- Porque el proceso para delegar, registrar y hacer seguimiento de una tarea
tan breve podra llevarnos ms tiempo que ejecutarla nosotros mismos
[NOTA: Determinadas tareas, independientemente de su tiempo de
ejecucin, deben delegarse siempre]
- Porque programar una tarea para el futuro, registrarla en el sistema y
hacer el seguimiento correspondiente nos acabara llevando ms tiempo que
el que tardaramos en ejecutarla.
LECCIN 5: ORGANIZA
Esta noche os hablar de la importancia de la organizacin.
Si lo utilizamos correctamente, nuestro sistema incorporar una enorme
cantidad de elementos diferentes. Es esencial que cada uno de ellos tenga su
lugar especfico y que todos los que son similares estn agrupados.
Un buen sistema de productividad personal debe ser capaz de ayudarnos a
tomar las decisiones correctas de la forma ms rpida posible.
Tomar la decisin correcta implica analizar todas las diferentes tareas que
podramos ejecutar en un momento dado y elegir cul es la prioritaria.
Estemos donde estemos: En la oficina, en casa, en la calle, de viaje...
Imaginad que estamos en el aeropuerto. Faltan 15 minutos para el
embarque y queremos aprovecharlos.
Supongamos que tenemos parte de nuestras tareas pendientes apuntadas
en una libreta que llevamos encima, parte estn en nuestra bandeja de
entrada en forma de correo electrnico y algunas ms estn escritas en el
cuaderno con el que trabajamos en la oficina.
A la hora de tomar una decisin nos encontraremos con varios problemas:
En primer lugar, parte de las tareas estn en un cuaderno en la oficina por lo
que no podremos consultarlas. Sin una visin completa ser imposible
decidir qu tarea es la ms adecuada para este momento concreto.
En segundo lugar, tenemos algunas tareas en la bandeja de entrada, as que
tendremos que repasar todos nuestros correos electrnicos para encontrar
cules de ellos son tareas y cules no. sto supone perder parte del tiempo
disponible y, sobre todo, un enorme riesgo de acabar entretenindonos con
el correo electrnico.
En tercer lugar, despus de identificar los correos que, efectivamente, son
tareas, encontraremos un problema adicional: para poder priorizar las
tareas, necesitamos compararlas con las que tenemos en nuestra libreta.
Esto es mucho ms lento e ineficiente que si tuviramos un listado unificado.
Una lista maestra con todas y cada una de nuestras tareas pendientes nos
permitira hacerlo de forma rpida y eficiente. Especialmente si pudiramos
revisar solamente aquellas que podemos llevar a cabo en el aeropuerto.
Aunque esto es algo de lo que os hablar ms adelante.
Para que un sistema como Triskelion funcione, es imprescindible el orden y

la organizacin. En el sistema, cada elemento tiene su lugar. Las tareas
deben estar dentro del listado de tareas y en ningn otro sitio.
Utilizar el calendario como repositorio de tareas no es correcto por varias
razones:
En primer lugar, no podremos contar con un listado que nos permita tener
una visin integral de todas las tareas y que facilite su ordenacin y
priorizacin.
En segundo lugar, nos obliga a perder mucho tiempo navegando por el
calendario en busca de las tareas.
En tercer lugar, las tareas que no se ejecutan corren el riesgo de quedar
olvidadas en fechas pasadas del calendario.
En cuarto lugar, las tareas que no se ejecutan en la fecha prevista hay que
moverlas constantemente a nuevas fechas. Esto consume tiempo y nos hace
sentir mal porque nos recuerda que hemos fallado en la ejecucin.
Por ltimo, el calendario de nuestro software de productividad no est
diseado para gestionar tareas. Ms importante an, no aprovechamos las
enormes ventajas que tienen las herramientas que s que fueron
especficamente diseadas para ello: los gestores de tareas de Outlook,
Lotus Notes, los gestores de tareas de papel u otro tipo de software
especfico.
Utilizar la bandeja de entrada como repositorio de tareas,
aparentemente cmodo, es un error grave por distintos motivos:
aunque
El primero es que la bandeja de correo electrnico no est diseada para

gestionar tareas y no ofrece las funcionalidades de una aplicacin
especializada.
El segundo es que las tareas acaban mezcladas con el correo pendiente de
lectura, el spam, el correo pendiente de respuesta... Consultar las tareas
pendientes, implica rebuscar entre decenas si no centenas de correos
electrnicos. A parte del coste en tiempo que esto supone, implica un
enorme riesgo de distraernos con el correo cuando estamos, de hecho,
buscando tareas que ejecutar.
El tercero es que todas las tareas que estn en la bandeja de entrada no

estarn en el listado maestro de tareas. Con lo que perderemos la visin
integral y la capacidad de priorizar para tomar decisiones rpidas y
adecuadas.
Por lo tanto, debemos recolectar las tareas en el listado maestro de tareas
nica y exclusivamente.
LECTURA: EL SISTEMA
Me gustara ahondar en el segundo pilar del TK System: Gestiona. En
concreto, quisiera compartir mi experiencia entorno al tercero de los
elementos de este pilar: Organiza.
No trabajamos solos. Eso hace que sea muy complicado contar con bloques
de tiempo largos en los que poder trabajar concentrados en una tarea. Por
eso es tan importante ser capaces de aprovechar al mximo los breves
bloques de tiempo libre que surgen a lo largo del da.
Para poder hacerlo, es necesario contar con un sistema de Productividad
Personal que nos permita tomar decisiones rpidas y correctas sobre lo que
hacer en un momento dado.
Para conseguirlo, nuestro sistema debe recoger y organizar perfectamente
todas nuestras tareas pendientes, reuniones, informacin y compromisos. Y
debe permitirnos acceder a todas ellas en cualquier momento y lugar en que
lo necesitemos.
Que el sistema sea til depende en gran medida de que todos los elementos
similares estn en el mismo sitio y de que cada elemento tenga un nico
lugar.
El orden y la organizacin son claves a la hora de crear un sistema eficaz.
Elementos esenciales del sistema
1. Listado de tareas
Es el centro neurlgico de nuestro sistema. En l deben estar recogidas
TODAS nuestras tareas pendientes.
Una vez que una pre-ocupacin se ha convertido en decisin, esa decisin
hay que convertirla en un siguiente paso (la prxima accin fsica concreta
que tenemos que llevar a cabo)
Nuestro listado de tareas ser el listado de siguientes pasos que vamos
generando a medida que tomamos decisiones respecto a nuestras preocupaciones.
La forma en que escribimos las tareas en el listado es muy importante para

facilitar su revisin, organizacin y ejecucin. Estos son algunos consejos:
- Empieza siempre tus tareas con un verbo de accin. Eso empujar a tu
cerebro a la accin cuando este revisando el listado. Ejemplos: Redactar el
informe de ventas, comprar pilas para el mando de la televisin, llamar a
Eduardo para pedirle el diccionario de francs
- El asunto de cada tarea deber ser muy descriptivo. Cuando repasas tus
tareas pendientes no quieres tener que pensar qu significa cada una de
ellas. Recuerda que, en muchos casos, la tarea puede quedar en el listado
durante mucho tiempo. Evita asuntos como: Resolver lo de Antonio, mandar
los papeles a Carmen
- El asunto de cada tarea debe ser breve. Todo lo breve que sea posible sin
perder claridad.
- Cada una de tus tareas debe ser un siguiente paso. Arreglar el grifo no
es un siguiente paso. Conseguir el contacto de un fontanero es un
siguiente paso. Que las tareas sean siguientes pasos evitar que tu
cerebro tenga que procesar cada una de ellas cada vez que revisas el
listado.
Por qu es tan importante tener un listado de tareas?
- Porque evita que olvidemos las tareas que debemos ejecutar.
- Porque nos ofrece una visin global de todas nuestras obligaciones y nos
ayuda a ser ms estratgicos en nuestras decisiones.
- Porque acelera la toma de decisiones.
- Porque permite ordenar, organizar y agrupar las tareas para que sea ms
sencillo gestionarlas.
- Porque mejora nuestro control y permite rebajar los niveles de estrs.
- Y porque el cerebro necesita listados para poder priorizar. Necesita ver los
distintos elementos a la vez para poder decidir cul de ellos es ms
importante.
Nuestras tareas no pueden estar desperdigadas a lo largo de nuestro
cuaderno de trabajo, ni repartidas en cientos de post-its, ni en listados en
una hoja de clculo, ni en hojas sueltas de papel y mucho menos, en una
combinacin de todos ellos.
Es ESENCIAL que contemos con UN LISTADO NICO de tareas. En el que

registremos TODAS nuestras tareas pendientes de ejecucin. Tanto
profesionales como personales.
Evidentemente, un software especfico para gestin de tareas nos permitir
contar con una enorme cantidad de funciones especialmente diseadas para
la gestin de tareas: ordenacin por prioridades, alfabtica, por fecha de
vencimiento, por persona responsable; agrupacin por proyectos,
actividades, contextos; delegacin de tareas, control de dead-lines,
recordatorios, alarmas y un largo etctera.
Casi todos contamos con este tipo de software. Viene incluido en nuestro
Outlook o Lotus Notes pero, generalmente, permanece infrautilizado por
nuestro desconocimiento.
Tambin se puede conseguir software especializado en internet, de forma
gratuita. Merece la pena investigar sistemas como: Toodledo, Remember The
Milk y algunos otros.
2. Calendario
El calendario o la agenda es el lugar en el que debemos registrar nuestras
citas/reuniones.
Cualquier cosa que tengamos que hacer a una hora concreta en un da
determinado lo consideramos una reunin.
Preparar la presentacin de producto es una tarea. Aunque tenga un deadline (fecha lmite) es una tarea.
Presentar el producto al cliente es una reunin porque tendremos que
hacerlo en un momento concreto.
Si decido reservar dos horas el mircoles de 12h a 14h para preparar la
presentacin, entonces preparar la presentacin de producto sera una
reunin. Una reunin conmigo mismo pero una reunin al fin y al cabo
porque debe llevarse a cabo en un momento concreto.
Es muy importante diferenciar reuniones de tareas para evitar un uso
incorrecto del sistema.
Es bastante habitual utilizar el calendario para registrar tareas. Salpicar
nuestro calendario/agenda con las tareas que debemos ejecutar es
enormemente perjudicial por muchas razones:
- Desperdigar las tareas por el calendario nos impide tener un listado con
TODAS las cosas que tenemos que hacer. Perdiendo, por lo tanto, los
enormes beneficios de contar con un listado: no podremos ordenar,
organizar y agrupar; no podremos priorizar, ni revisar de forma rpida
nuestras tareas pendientes, ni tomar decisiones rpidas
Para poder entender cules son nuestras acciones pendientes tendramos
que navegar entre los das y semanas del calendario, perdiendo tiempo y
perdiendo la visin global que ofrecen los listados.
- Colocar una tarea el da que vence su dead-line es muy peligroso porque
corremos el riesgo de no ver esa tarea hasta que es demasiado tarde y ya
no tenemos tiempo de completarla.
- Colocar una tarea en un da previo a su vencimiento tiene todava ms
riesgos:
A) Si no completas la tarea el da que le has reservado, tendrs que moverla
a un nuevo da, con el desperdicio de tiempo que eso supone. Es mucho ms
eficiente tener esa tarea en un listado, siempre a la vista hasta el da en que
se pueda ejecutar sin tener que estar cambindola constantemente de lugar.
B) Cada vez que tienes que desplazar una tarea a una nueva fecha porque
no has sido capaz de completarla, tu cerebro recibe un mensaje negativo
que genera frustracin y contribuye a incrementar tu estrs.
C) Si no haces la tarea y olvidas cambiarla de fecha, es muy posible que
acabe perdindose en el calendario a medida que avanzas en el tiempo. Es
poco habitual mirar fechas anteriores cuando trabajamos con el calendario,
por lo que existen muchas posibilidades de que olvidemos la tarea en
cuestin.
- Incluir tareas en el calendario implica que estamos utilizando la
herramienta incorrecta. Los calendarios se han diseado para recoger
reuniones o eventos que suceden en un da concreto a una hora
determinada. Los listados de tareas se han diseado para recoger tareas
pendientes y dead-lines de ejecucin.
Igual que no utilizamos el listado de tareas para apuntar reuniones o para
archivar informacin importante, no deberamos utilizar el calendario para
registrar tareas.
Estaramos infrautilizando una herramienta que ha sido diseada para
gestionar tareas y forzando una herramienta diseada para gestionar
reuniones.
Por lo tanto, en el calendario slo debemos incluir reuniones (con otras

personas o con nosotros mismos) y algunas tareas que, s o s, vamos a
ejecutar ese da. Por ejemplo: Llamar a Luis por su cumpleaos.
Para este ltimo tipo de tareas, podemos utilizar la opcin Todo el da de
nuestro calendario, de forma que la tarea aparecer sin hora, al principio del
da.
3. Notas
En la zona de notas de nuestro sistema recogeremos cualquier tipo de
informacin til, prctica o recurrente que necesitemos utilizar de forma
frecuente o que tenga relacin con algn proyecto en marcha.
Por ejemplo, si viajamos mucho, es muy til contar con un check-list para
viajes. De esta forma, evitamos olvidos y no perdemos tiempo en pensar
qu cosas son necesarias cada vez que hacemos nuestra maleta.
Un ejemplo de check-list para viajes sera el siguiente:
-
Pasaporte.
Tarjetas de crdito.
Dinero.
Moneda local.
Billete de avin.
Reserva de hotel. Direccin y telfonos de contacto.
Datos de contacto del seguro de viajes.
Adaptador para enchufes.
Ordenador.
Cargador ordenador.
Telfono.
Cargador telfono.
Paraguas.
Mini-botiqun: analgsico, anti-cido
Nuestras notas pueden servir para que guardemos innumerables piezas de

informacin tiles y que queremos que estn accesibles. Algunos ejemplos:
-
Informacin legal o fiscal.

Informacin para reserva de viajes y hoteles.
Recetas.
Ideas para regalos.
Ideas para negocios.
Ideas para vender ms.
Ideas para nuestra novela, pintura, partitura
Citas.
Lecciones y reflexiones.
Datos de mercado.
Lecturas interesantes, inspiradoras, motivacionales
Lugares que visitar.
Restaurantes preferidos.
Hoteles favoritos.
Rutas de senderismo. Ideas para excursiones.
Usuarios y contraseas de pginas webs.
Nmeros de cuentas bancarias (sin contraseas)
Contraseas wifi de tus redes habituales.
Nmero de serie de ordenadores, tabletas, mviles
Datos de tus tarjetas de fidelidad.
Agendas de reuniones.
Notas de tus reuniones.
Y un largusimo etctera.
Las nuevas tecnologas nos permiten registrar una ingente cantidad de

informacin, sin ocupar espacio, sin coste y con acceso inmediato a travs
de las herramientas de bsqueda y organizacin.
Adems, en muchos casos ya podemos acceder a esa informacin en
cualquier lugar, porque esa informacin se sincroniza entre todos nuestras
herramientas electrnicas (ordenador, smart phone, tableta)
Todos nosotros tenemos acceso a software de gestin de notas. Tanto aquel
que incorporan los sistemas de productividad instalados en nuestros
ordenadores (Outlook o Lotus Notes) como distintas herramientas on-line
disponibles de forma gratuita, como Evernote o Springpad.
Os recomiendo encarecidamente que les echis un vistazo para entender las
inmensas posibilidades que tienen.
El correo electrnico y nuestro sistema
No debemos utilizar nuestro inbox como repositorio para acumular tareas
pendientes de ejecutar.
NI aquellos correos de terceros que nos solicitan que llevemos a cabo alguna
accin, NI aquellos correos que nos enviamos a nosotros mismos para
recordarnos algo que debemos hacer. Tanto los unos como los otros deben
trasladarse al listado maestro de tareas donde puedan gestionarse junto con
el resto de tareas.
En nuestra bandeja de entrada SLO debe haber correos electrnicos

pendientes de lectura o pendientes de respuesta.
Las razones ya las hemos desgranado con anterioridad:
- Las tareas que permanezcan en el inbox con forma de mail no estn en
nuestro listado maestro de tareas y por lo tanto no se pueden organizar,
filtrar, agrupar
- Consultar distintos repositorios de tareas es ineficiente y lleva ms tiempo
del necesario. Por lo tanto dificulta que tomemos decisiones correctas y
rpidas.
- Al no estar junto al resto de tareas complica la priorizacin.
- La bandeja de entrada est diseada para gestionar correos electrnicos y
no tareas, reuniones o informacin de uso frecuente. A pesar de las
posibilidades que nos dan las carpetas, las banderas y las estrellas,
estaremos forzando una herramienta que no est diseada para eso.
- La bandeja de entrada no puede indicarnos la fecha lmite de las tareas, ni
ordenarlas en funcin de su vencimiento, ni controlar la delegacin de las
mismas, ni ofrece posibilidad de alertas y avisos. Por lo tanto, utilizar el
inbox para gestionar tareas impide que optimicemos las ventajas que
ofrecen otras herramientas de nuestro software especficamente diseadas a
tal efecto.
- En la bandeja de entrada hay una enorme cantidad de informacin, correos
pendientes de abrir, pendientes de leer, pendientes de responder, spam
mantener nuestras tareas en ella, supone un riesgo cierto de que queden
completamente enterradas y acaben desapareciendo de nuestra vista.
Aunque mandarnos a nosotros mismos correos como recordatorio de tareas
que debemos ejecutar puede ser una buena idea para situaciones puntuales,
debemos considerarlo como una opcin temporal. Una vez que lleguen a
nuestra bandeja de entrada, tendremos que transferirlas inmediatamente al
listado de tareas.
Para hacer esto ltimo, es importante remarcar que tanto en Outlook como
en Lotus Notes, convertir un correo en una tarea (o en una reunin si fuera
el caso) es tan sencillo como arrastrar el mail sobre el icono del listado de
tareas (o el del calendario) tal y como podis hacer en el TK System.
En resumen: Necesitamos contar con un sistema organizado, accesible en

todo momento y en el que cada elemento tiene su lugar. Todos los
elementos similares han de agruparse, registrarse y gestionarse desde
aquella herramienta especficamente diseada para ello (listado de tareas,
calendario y notas) De todas ellas, la ms importante es el Listado de
Tareas, donde deben estar organizados TODOS nuestros siguientes pasos
pendientes de ejecutar.
LECCIN 6: OBJETIVOS
A lo largo de mi vida, muchos hombres me han preguntado por el xito y por
la forma de alcanzarlo. Viven con desasosiego una bsqueda permanente del
camino al xito cuando ni siquiera se han parado a pensar en lo que el xito
significa.
Qu significa xito para ti?Cundo considerars que lo has alcanzado?
La mayora ni siquiera se ha parado a pensar en ello.
No es acaso absurdo pretender encontrar algo sin saber siquiera lo que es?
Tener xito significa lograr los objetivos que te has propuesto. En lo
personal, en lo econmico, en lo artstico, en lo espiritual...
El gran problema con el xito es que la gran mayora de las personas no ha
definido claramente sus objetivos.
Muchos trabajan duro toda una vida ascendiendo por la escalera del xito
para descubrir, demasiado tarde, que la han apoyado en la pared
equivocada. Tras alcanzar un xito aparente, descubren que lo que han
conseguido y en lo que se han convertido no es lo que queran.
Sabes lo que quieres ser, lo que quieres tener, lo que quieres conseguir
durante tus prximos 20, 30 o 40 aos de vida?
Lo normal es que, de pensar en objetivos, lo hagamos a muy corto plazo.
Pero si lo meditas con detenimiento, los objetivos ms importantes son
objetivos a muy largo plazo que requieren esfuerzos prolongados en el
tiempo.
Si deseas alcanzar el xito, el primer paso es definir qu significa para ti.
Quieres ser un gran profesional?Artista?Atleta?Padre?Amigo?Quieres
ser rico?Poderoso?Quieres tener libertad?Calidad de vida?
Antes de emprender el viaje, debes saber exactamente dnde te diriges.
Algunos me responden: Yo lo tengo claro maestro. Deseo disponer de salud
y dinero. Pero todava estn muy lejos de haber definido sus objetivos.
Qu es salud?Cmo se mide?Qu significa dinero?Son 10 denarios o son
10.000?
Debes definir claramente y con todo lujo de detalle cada uno de tus
objetivos. De manera que puedas medir cun lejos ests de conseguirlos y
saber cundo los alcanzas.
No es suficiente con definirlos. Hay que plasmarlos por escrito. Un listado
con tus objetivos ms importantes ser tu mejor herramienta para el xito.
Te permitir repasarlos, trabajar con ellos, recordarlos de forma constante,
te motivar y te guiar en tus decisiones del da a da.
Cuando lo hayas definido por escrito, no olvides hacer SIEMPRE, cada da del
resto de tu vida, algo que contribuya a acercarte a alguno de ellos.
Los grandes objetivos requieren de esfuerzos continuados a lo largo del
tiempo. Aprender un idioma, triunfar en una carrera, construir una familia,
desarrollar una habilidad artstica, etc. ninguno de ellos puede conseguirse
de un da para otro.
Y no te confundas, muchos de tus objetivos no sern alcanzables. Sern una
forma de vivir. Por ejemplo, ser un gran bailarn, un gran lder o una persona
sabia, no son objetivos que se pueden tachar de una lista. Son una forma de
ser, una actitud personal, un trabajo y una mejora continuas a lo largo del
tiempo. Nunca llegars a un punto en que no puedas aprender algo nuevo o
mejorar de algn modo.
No es llegar lo que cuenta. El camino es lo que importa. Disfruta de ese
camino porque slo lo podrs recorrer una vez.
Disfruta de cada da de tu vida, sabiendo que ests haciendo lo que debes
para alcanzar las cosas que son importantes para ti. Y no esperes ni un
segundo. Cada da, a partir de este mismo momento, debes empezar a
moverte hacia las cosas que son importantes para ti.
La mayor rmora de la vida es la espera del maana y la prdida del da de
hoy.
Los objetivos no son solamente condicin indispensable para alcanzar el
xito, pues sin ellos no podramos definir el xito; tener objetivos tiene
innumerables beneficios:
Primero: Tener objetivos nos permite entender qu hay que hacer para
conseguirlos. Facilita que podamos crear planes y definir acciones para
alcanzarlos.
Segundo: Nos permite empezar a trabajar en ellos con mucha ms
anticipacin que el resto de las personas.
Tercero: Definir los objetivos con antelacin posibilita analizar el coste que
tiene conseguirlos. Algunos han llegado a ocupar importantes puestos en el
senado o se han convertido en importantes hombres de negocios pero slo a
costa de perder en el camino a sus amigos, sus familias y a s mismos. Poder
analizar los planes y acciones necesarios para alcanzar un objetivo, permite
analizar de antemano los costes que tendremos que asumir y valorar si nos
compensa.
Cuarto: Facilita enormemente la toma de decisiones. Si debo decidir entre
hacer algo o no hacerlo, o entre hacer una cosa u otra, slo tengo que
preguntarme: Contribuye esto a alguno de mis objetivos?
Quinto: Tener claro lo que buscamos, hace que estemos mucho ms atentos
a las oportunidades que surgen en nuestro camino y que estn relacionadas
con esos objetivos. Recordad que no hay viento favorable para el que no
sabe dnde va.
Sexto: Nuestro listado de objetivos es un recordatorio permanente y un
elemento motivador.
Por ltimo: Tener objetivos nos presiona, nos empuja a movernos, a tomar
decisiones que a veces son difciles y a asumir riesgos que nunca
asumiramos de otra manera.
Por lo tanto: Define claramente tus objetivos. Escrbelos. Y haz algo, cada
da, que te acerque a ellos.
LECTURA: OBJETIVOS
El centro de operaciones de nuestro sistema es nuestro listado de tareas
pero el centro neurlgico, el corazn del Triskelion, es nuestro listado de
objetivos.
El maestro Sneca siempre hizo hincapi en la importancia de aclarar, definir
y escribir nuestros objetivos. Una de sus frases favoritas era: No hay viento
favorable para un barco que no sabe a qu puerto va.
A partir de nuestro listado de objetivos podremos definir cules son las
tareas que necesitamos ejecutar para alcanzarlos.
Son nuestros objetivos los que nos permiten identificar qu es prioritario y
qu no lo es. Recordad que la definicin de importante es aquello que nos
permite acercarnos a nuestros objetivos.
Organizar y gestionar tareas sin saber dnde nos dirigimos, no tiene ningn
sentido. Nuestro sistema no est diseado para gestionar tareas sin ms.
Est diseado para hacernos ms eficaces y ms eficientes.
Roles y objetivos
Antes de definir nuestros objetivos, debemos ser conscientes de que en
nuestra vida representamos diferentes roles. En mi caso, yo tengo el rol de
empresaria, el de madre, el de esposa, el de hija, el de hermana, el de
amiga, el de bailarina y el de m misma.
Qu tienen que ver los roles con los objetivos? Muy sencillo: Cada uno de
los roles implica una serie de responsabilidades y, en muchos casos, lleva
parejos uno o varios objetivos.
Me explico: Por ejemplo, en mi rol de hija, uno de mis objetivos es disfrutar
de mis padres todo el tiempo que pueda. En el rol de bailarina, uno de mis
objetivos es conseguir superar el examen de la academia de danza. En el
rol de madre, uno de mis objetivos es conseguir que mi hija sea una buena
persona. En el rol de empresaria, uno de mis objetivos es alcanzar los 30
millones de facturacin en dos aos.
Como podis ver, analizar nuestra vida desde el prisma de los roles que
tenemos, nos puede ayudar a entender un poco mejor qu queremos y qu
es importante para nosotros. Sobre todo, nos ayuda a tener un
planteamiento mucho ms equilibrado a la hora de definir nuestras
prioridades porque evita que nos concentremos en exceso en una de las
reas de nuestra vida y dejemos de lado alguna otra.
Por lo tanto, os sugiero que antes de definir vuestros objetivos identifiquis

cules son vuestros roles porque de ellos emanaran, con toda probabilidad,
vuestros objetivos ms importantes.
Es ms, permitidme que os sugiera un ejercicio interesantsimo: lo
llamaremos el homenaje. Estas son las instrucciones:
- Busca un momento tranquilo en el que puedas estar solo y sin
interrupciones durante, al menos, 20 minutos.
- Slo necesitas una hoja en blanco y algo para escribir.
- Imagina que tienes 98 aos. Ests bien de salud, lcido y con energa. Tus
seres ms cercanos te han organizado una cena de homenaje. Todos estn
all. Tus padres, tus hermanos, tu pareja, tus hijos, tus mejores amigos y
algunos de tus compaeros de trabajo ms cercanos. Durante la cena, varios
de los asistentes se levantarn para hacer un breve discurso hablando de ti,
de tu vida y lo que has significado para ellos.
- Escribe en tu hoja de papel uno o dos prrafos de lo que te gustara que
dijeran: tu pareja, uno de tus hijos, uno de tus padres, uno de tus mejores
amigos, uno de tus compaeros de trabajo Uno o dos prrafos por cada
persona ser ms que suficiente pero puedes alargar la reflexin todo lo que
desees (aadiendo ms personas o extendiendo los discursos)
Os aseguro que si llevis a cabo este ejercicio, a parte de que notaris como
se aclaran muchas cosas, tendris prcticamente definidos los objetivos ms
importantes de vuestra vida, los que hacen referencia a quines queris ser.
Pocos escribirn: es el ms rico de la ciudad, tiene la casa ms grande del
barrio, me encantan sus coches de lujo. En general, la mayor parte de la
gente, cuando realiza esta reflexin escribe expresiones del tipo: es un
buen padre, me escucha y me ayuda, es una gran amiga, fiel y honesta,
ayuda a las personas
Es muy probable que hayis escrito pocas cosas relacionadas con tener y
muchas relacionadas con ser.
Pues hay buenas noticias: en primer lugar, todava no tenis 98 aos as que
os queda mucho tiempo para conseguir lo que habis escrito; en segundo
lugar, casi todo lo que habis escrito podis empezar a hacerlo desde ahora
mismo.
Una de las grandes ventajas de tener claros vuestros objetivos lo ms pronto
posible, es que tenis ms tiempo para trabajar en su consecucin.
Pues bien, el ejercicio de identificar nuestros roles slo es una forma ms de

ayudarnos a aclarar nuestros objetivos. Al final, lo que importa es que
acabemos con un listado perfectamente definido y detallado de nuestros
objetivos.
Cmo triunfar gracias a los objetivos
Numerosos estudios sealan el impacto enormemente positivo que tiene la
definicin de objetivos en nuestro rendimiento.
Uno de los ms conocidos se llev a cabo en una universidad estadounidense
en el que se pretenda encontrar qu rasgos caractersticos tenan los
triunfadores en comparacin con los no triunfadores. Para este
experimento se analizaron las caractersticas personales de un grupo de
estudiantes universitarios y, durante 25 aos, se les hizo seguimiento para
determinar si, finalmente, triunfaban o no.
Despus de ese tiempo, se agrup a los triunfadores y se analizaron las
caractersticas que los diferenciaban de los no triunfadores.
Tres fueron las caractersticas ms repetidas entre los triunfadores que no
estaban presentes entre los no triunfadores:
La tercera caracterstica ms repetida era la persistencia. Es decir, los
triunfadores, desde que estudiaban en la universidad se caracterizaban por
su persistencia. No se daban fcilmente por vencidos. Cuando queran algo
lo perseguan hasta conseguirlo. No se desanimaban ante los obstculos o
las adversidades. Persistan.
La segunda caracterstica ms repetida era la auto-confianza. Desde la
universidad, los triunfadores tenan confianza en s mismos. Estaban
convencidos de que podan conseguir lo que se propusieran.
La primera caracterstica, la ms repetida entre los triunfadores, era que
desde la universidad tenan tendencia a la definicin por escrito de objetivos.
Es decir, desde una edad temprana tenan claro lo que queran y, adems, lo
plasmaban por escrito.
Si lo pensis bien, triunfar no es otra cosa que conseguir nuestros
objetivos. Algunos de estos triunfadores se convirtieron en msicos de
renombre, otros consiguieron jugar en la NBA, otros se convirtieron en
padres de familia, grandes ejecutivos, bailarines, escritores En realidad
daba lo mismo. Triunfar implica conseguir nuestros objetivos. Si no tenemos
objetivos cmo podemos triunfar?
Los triunfadores resultaron ser personas normales que tenan

perfectamente claro lo que queran y lo plasmaban por escrito; tenan
confianza en que podan conseguirlo y persistan hasta lograrlo.
La inteligencia, la belleza, la creatividad, la capacidad de comunicacin, la
persuasin, etc. a pesar de lo que pueda parecer, no fueron los
determinantes del triunfo. Seguramente ayudaran pero, finalmente, tres
caractersticas marcaron la diferencia. Tres caractersticas que cualquier
persona puede tener, que se pueden desarrollar y que estn en nuestra
mano: definir por escrito nuestros objetivos, tener confianza y perseverar.
Los objetivos en nuestro sistema
La utilizacin de los objetivos para incrementar el rendimiento es una
constante en todos los mbitos: las empresas, los equipos deportivos, los
equipos de proyectos, los atletas, etc.
Los objetivos son esenciales para motivar, para potenciar el esfuerzo, para
marcar el camino a seguir, para mejorar los resultados, para fomentar la
creatividad, etc.
Es imprescindible que en nuestro sistema encontremos un lugar para
nuestros objetivos. Tenerlos por escrito dentro del sistema nos permite
tenerlos siempre visibles y revisarlos cuando necesitemos definir nuevas
tareas, nuevos proyectos o nuevas prioridades. Sern la brjula que marcar
nuestro norte cada vez que debamos tomar decisiones.
El sistema Triskelion incluye los objetivos dentro del listado de tareas. De
esa manera une, en uno solo, el centro neurlgico y el centro de
operaciones. En algn momento, ms adelante, explicar de qu manera
podemos utilizar nuestro software de gestin de tareas para conseguir esto
(tanto para Outlook, Lotus Notes o Aplicaciones Web)
LECCIN 7: CONTEXTOS
El sistema Triskelion tiene tres pilares. Uno de ellos es la gestin.
Gestionar hace referencia a la manera en la que manejamos los elementos
que entran en el sistema.
Las pre-ocupaciones son todos los elementos que nos rodean y sobre los que
todava no hemos tomado una decisin. Estn, por lo tanto, fuera de nuestro
sistema.
A algunos de ellos les permitiremos entrar en el sistema. Si lo hacemos, es
imprescindible que decidamos si implican una accin por nuestra parte y, si
es as, cul es exactamente el siguiente paso que tenemos que dar al
respecto. Esos siguientes pasos pasarn a formar parte de nuestro sistema
como tareas pendientes, citas, pendientes de lectura o, incluso, tareas
delegadas.
Aquellos elementos que no requieran accin por nuestra parte, se archivarn
o se eliminarn del sistema.
Una vez que hemos tomado una decisin sobre cada elemento, nos queda
organizarlos. Es decir: registrarlos, ordenarlos y tratarlos.
Cada elemento tiene un lugar concreto y ningn otro. Las tareas deben
quedar registradas en el listado maestro de tareas; las citas en el calendario
y los correos electrnicos pendientes de leer o responder, en la bandeja de
entrada.
El listado maestro de tareas pendientes es el corazn del sistema. El
componente del sistema al que se acude para tomar decisiones. Es una
herramienta increble para mejorar la calidad y la velocidad de nuestras
decisiones.
Para que funcione, todas las tareas pendientes (todas las acciones que
tenemos que llevar a cabo) tienen que estar registradas en este listado
maestro.
Tener este listado tiene ventajas nicas: Permite mantener el control, evita
olvidos, rebaja los niveles de estrs, acelera la toma de decisiones, facilita la
priorizacin y mejora la calidad de nuestras decisiones.
Pero el beneficio ms tangible del listado nico es que permite ordenar,
agrupar, organizar, o filtrar nuestras tareas pendientes. Utilizando Outlook,
Lotus Notus o cualquier gestor de tareas, podemos ordenar las tareas por
fecha de vencimiento, ver slo las que estn a punto de vencer, agruparlas
por proyecto, por persona responsable, por recursos necesarios y un largo
etctera.
Lo mejor de estas herramientas es que permiten agrupar las tareas. Djeme
que le explique cmo esto puede ayudarle:
Imagine, por ejemplo, que se encuentra en un taxi. El viaje durar unos 20
minutos y quiere aprovechar el tiempo.
Gracias al listado maestro, como primera ventaja, tiene usted la posibilidad
de consultar en ese mismo momento todas sus tareas pendientes. Pero no
tendra sentido perder el tiempo revisando tareas que no puede hacer en el
taxi. Para eso utilizamos las agrupaciones.
Una de las agrupaciones ms tiles tiene que ver con la situacin y los
recursos disponibles.
Hay tareas que slo se pueden hacer en la oficina porque necesitan de
recursos o personas a los que no tenemos acceso fuera de ella. Este tipo de
tareas las etiquetaremos como oficina. Quizs trabaja movindose entre
dos o ms oficinas. En ese caso, podra etiquetarlas como oficina uno y
oficina dos.
Hay tareas que slo se pueden hacer en casa. A stas las etiquetaramos
como casa.
Hay tareas que debemos hacer cuando estamos en la calle. Recados,
compras, encargos... para este tipo utilizaramos la etiqueta calle.
Y hay tareas que se pueden hacer en cualquier lugar, simplemente contando
con un ordenador o un telfono mvil, a las que etiquetaramos como
ordenador y mvil.
Esta agrupacin nos permite que, en el taxi, no perdamos tiempo ni nos
distraigamos revisando tareas que no podemos hacer en el taxi. En esa
situacin, podramos filtrar nuestro listado de tareas maestro y revisar slo
aquellas que estn etiquetadas como mvil. De manera rpida y eficiente
podemos analizar todas las tareas pendientes que podemos ejecutar en la
situacin concreta en la que nos encontramos.
El objetivo de la agrupacin por situacin es que en cada momento podamos
tomar decisiones rpidas a la vez que optimizamos los recursos disponibles.
Por ejemplo, si voy a la oficina slo un da a la semana, intentar ejecutar
tareas oficina y no otro tipo de tareas como las tareas ordenador que
podra hacer en cualquier otro lugar. Por supuesto, otro gran objetivo es no
perder tiempo revisando tareas que no se pueden hacer en la situacin
concreta en la que nos encontramos. As que si estamos en la calle a falta de
media hora para una reunin, consultaremos nuestras tareas calle para ver
si hay algn recado o compra pendiente. Seguramente eso ayude a que no
tardemos dos meses en comprar esas pilas para el mando de la televisin.
El listado de la compra que tenemos colgado en la cocina es til siempre y
cuando recordemos llevarlo con nosotros, lo que no pasa siempre. Tampoco
ayuda cuando nos acordamos de algo que hay que comprar y no estamos en
la cocina. Si ese listado est dentro de nuestro sistema, podremos
alimentarlo en cualquier momento y consultarlo siempre que lo necesitemos.
Como supondr, tener un sistema porttil y siempre accesible, en el que
estn todas nuestras tareas pendientes, tanto personales como
profesionales, es esencial para sacarle partido a esta forma de gestin del
tiempo.
Gracias a las herramientas actuales de gestin de tareas, este proceso de
etiquetado es enormemente sencillo y, adems, es rpido y fcil ordenar y
filtrar en funcin de esas etiquetas. Me gustara comentarle cmo pero se ha
hecho tarde y me temo que no dispongo de ms tiempo.
LECTURA: USO DE LAS AGRUPACIONES DE TAREAS

En el presente documento voy a explicar cmo adaptar la gestin de tareas
del TK System al software estndar con el que contamos la mayora de
nosotros: Outlook o Lotus Notes. Las explicaciones son igualmente vlidas
para otro tipo de software.
Categoras de situacin/recursos: Los contextos
Empezar con la agrupacin de tareas en funcin de la situacin y de los
recursos que se necesitan para ejecutarlas.
Cuando contamos con algunos minutos libres, en algn lugar en el que slo
disponemos de unos recursos determinados, es increblemente eficiente
poder consultar un listado de tareas reducido en el que slo aparecen
aquellas tareas que podemos ejecutar con esos recursos.
Con esta estrategia, ahorramos un tiempo precioso que, de otra forma,
dedicaramos a revisar decenas de tareas que no podemos ejecutar en ese
momento.
Adems, no nos distraemos con asuntos que no podemos resolver en ese
momento y podemos concentrarnos en aquellos de los que s podemos dar
cuenta.
Para crear las agrupaciones, en Outlook utilizaremos las categoras y en
Lotus las etiquetas. Os mandar por e-mail la forma de hacerlo.
Los contextos son algo muy personal y que depende en gran medida de los
entornos en los que trabaja cada uno. En cualquier caso, hay algunos
contextos bastante comunes que voy a describir:
1) TELFONO
En este contexto incluiremos todas aquellas tareas que se pueden ejecutar
contando nicamente con el telfono.
Todas las llamadas irn incluidas en este contexto.
Tambin incluiremos en esta categora aquellas tareas que por sus
caractersticas son susceptibles de ser ejecutadas con las nuevas
aplicaciones que incorporan los smart phones. Por ejemplo, lectura de
documentos, actualizacin de blogs, redaccin de textos breves, lectura de
e-books, escucha de audio-books, etc.
2) ORDENADOR
En este contexto recogemos las tareas que podemos ejecutar utilizando el
ordenador.
Redaccin de informes, preparacin de presentaciones, diseo de
propuestas, trabajo con hojas de clculo son ejemplos de tareas a las que
podramos asignar este contexto.
3) OFICINA
Para aquellas tareas que slo podemos ejecutar si estamos en la oficina.
Por ejemplo, aquellas que implican interactuar con compaeros de trabajo,
tener acceso a archivos fsicos, a documentacin reservada, acceso a
material o recursos especficos como escneres, impresoras, faxes, acceso a
internet (si no lo tuviera tu ordenador)
En el caso de que viajes habitualmente o tengas dos centros de trabajo en
vez de uno, podras crear dos categoras distintas. Por ejemplo: Oficina
Madrid y oficina Londres.
Para qu perder el tiempo revisando tareas que slo puedes hacer en
Madrid cuando ests en Londres?
4) CASA
El contexto de las tareas que deben ejecutarse en casa.
Por ejemplo: arreglar el pomo de la puerta, cambiar la bombilla, ordenar el
trastero
5) CALLE
Para aquellas tareas que se ejecutan en la calle.
Por ejemplo: Recoger el traje de la tintorera, hacer la compra, comprar el
regalo de tu pareja, enviar un paquete por correo
Cuando tengamos un rato libre, para poder tomar una decisin rpida y
correcta, podremos consultar nuestro listado de tareas. Gracias a l
tendremos una visin global de todas nuestras tareas pendientes. Y gracias
a los contextos, podremos centrarnos en aquellas que podemos hacer en el
lugar en el que estamos y con los recursos con los que contamos.
Lo que haremos, por lo general, es aprovechar esos recursos al mximo. Es

decir, si estamos en la oficina, por ejemplo, deberamos evitar hacer
llamadas (para las que slo necesitamos el telfono y que podramos hacer
en cualquier otro sitio) y revisaremos tareas oficina (que optimizan
nuestros recursos disponibles y que no podemos hacer en otro lugar)
Para conseguir que las categoras estn ordenadas de la manera que ms
nos convengan, podemos incluir un nmero delante del nombre. De esta
manera, Outlook y Lotus no las ordenarn por orden alfabtico. En nuestro
listado de tareas, veramos las categoras de la siguiente forma:
10
11
12
13
14
Telfono
Ordenador
Oficina
Casa
Calle
Categoras de apoyo
Hay otras dos agrupaciones de tareas que pueden sernos enormemente
tiles.
I. DELEGADAS
Cuando hemos delegado una tarea o estamos esperando a que alguien haga
algo por nosotros, no podemos incluir la tarea en una de las categoras de
situacin/recursos ya que no somos nosotros quienes vamos a tener que
ejecutarlas.
Pero queremos tener estas tareas registradas en nuestro sistema porque no
queremos que se nos olviden o necesitamos hacer seguimiento.
Si no queremos utilizar nuestra cabeza para recordar lo que tenemos que
hacer nosotros, mucho menos la querremos utilizar para recordar lo que
tienen que hacer los dems.
Por ejemplo, si estamos esperando que el fontanero nos mande un
presupuesto, que un compaero nos pase unos datos de mercado, que
nuestra pareja nos recoja un libro en la tienda, que un amigo nos devuelva
un disco que le hemos prestado son todo tareas que terceros deben hacer
y que podemos controlar si las incluimos en nuestro sistema. Eso s, lo
haremos en una agrupacin que no interfiera en nuestro trabajo
(DELEGADAS)
Gracias a las nuevas tecnologas, la categora delegadas tiene todava

posibilidades mayores. Tanto Outlook como Lotus Notes nos permiten crear
tareas y, despus, delegarlas a alguna de las personas de nuestro equipo.
Esa tarea quedara registrada en nuestro listado de tareas pero,
automticamente, se incorporara al listado de tareas de la persona en quien
la hemos delegado.
La persona en quien hemos delegado recibira un aviso por e-mail de la
tarea que le ha sido delegada y, lo ms importante, cuando la complete o la
cambie, recibiremos una actualizacin automtica del estatus de esa tarea.
Es decir, que con un esfuerzo mnimo, podemos hacer un seguimiento
estrecho de todas las tareas que las personas con las que trabajamos tienen
que hacer para nosotros.
Esta funcionalidad es crtica para cualquier persona que tiene equipos a su
cargo. Es imposible tener en la cabeza todas las tareas pendientes (las
propias y las del equipo) Con este sistema, de una forma sencilla podemos
tener una visin global de la situacin de todos los proyectos que tenemos
abiertos y de las tareas pendientes de todas las personas involucradas.
II. ALGN DA
Hay muchas cosas que queremos hacer en algn momento pero que, ni son
prioritarias ni corren ninguna prisa. Pero son cosas que no queremos dejar
de hacer cuando tengamos la oportunidad.
Aunque queremos hacerlas, no queremos que nos distraigan ni que nos
estresen. Queremos tenerlas controladas pero registradas en un lugar en el
que no interfieran con nuestras decisiones diarias.
Algn da es una agrupacin de tareas que no consultaremos de forma
habitual pero que evitar que olvidemos cosas que nos importan.
Por ejemplo, llevar a mi hija a ver ballenas, volar en globo, aprender a
pintar, visitar Toledo, pilotar un planeador, hacer cada libre, etc.
Esta agrupacin nos permite incluir deseos, sueos, experiencias que
queremos vivir pero que no tienen un dead-line especfico y que no
queremos que nos obliguen ni nos comprometan en ningn sentido. Estn
ah. Cuando podamos o cuando nos apetezca, las haremos.
Una agrupacin como esta, evita que algunas de las mejores ideas que se
nos ocurren a lo largo del tiempo, acaben cayendo en el olvido. De esta
forma, estn ah para cuando las necesitemos.
Con estas dos categoras adicionales, nuestra lista de categoras quedara

como sigue:
10
11
12
13
14
20
21
Telfono
Ordenador
Oficina
Casa
Calle
Delegadas
Algn da
Como veis, reservo los nmeros del 10 al 19 para categoras de

situacin/recursos y utilizo 20 y 21 para estas dos categoras adicionales. De
esta forma quedan separadas y facilitan su revisin.
Categoras de direccin
Como ya sabis, los objetivos son el corazn del TK System. Es por eso que
queremos tenerlos siempre visibles y que orienten nuestras decisiones da a
da.
De hecho, pensar en nuestros roles y en nuestros objetivos har que se nos
ocurran tareas que ejecutar y nuevos proyectos que emprender. Es decir, son
fuente de nuevas tareas para nuestro listado.
La mejor forma de conseguir que nuestros objetivos dirijan nuestras
acciones es que formen parte del centro de operaciones del sistema: el
listado de tareas.
Ni los roles ni los objetivos son tareas en s mismas pero dado que ni
Outlook ni Lotus nos ofrecen un lugar para incorporar nuestros objetivos a
nuestro sistema, el TK System ha ideado la forma de hacerlo:
I. ROLES
Creamos una categora llamada roles en la que incluimos varias tareas
ficticias que representan nuestros roles.
Por ejemplo:
Categora: ROLES
Tarea 1: Familia
Tarea 2: Amigo
Tarea 3: Pareja
Tarea 4: Directivo
Tarea 5: Salud
En realidad, estas tareas NO son tareas. Nunca las completaremos. Pero

hacer esto, nos permite tener nuestros roles dentro del listado de tareas,
para poder revisarlos a menudo.
Cuando revisemos los roles y vea Amigo quizs recordemos que tenemos
que quedar para tomar un caf con Laura. Si es as, crearemos una tarea
Llamar a Laura para caf que incluiremos en la categora TELFONO.
Aunque amigo (que es un rol) aparezca en el listado de tareas, estar
separado, dentro de una categora especfica (ROLES) y sabemos que NO
es una tarea.
Llamar a Laura para caf es una tarea que se completa y se elimina del
listado de tareas. Amigo no es realmente una tarea, es un recordatorio.
Nunca se completa.
Las tareas roles conforman un listado para nuestra revisin y recuerdo.
Si revisando los roles vemos salud quizs pensemos que tenemos que salir
a correr dos das esta semana. As que programaremos dos reuniones con
nosotros mismos en el calendario para ir a correr.
De esta forma, tener los roles siempre a la vista, impedir que se nos
olviden las cosas verdaderamente importantes y nos obligar a generar
proyectos y tareas relacionadas con nuestros roles. Es una herramienta
excelente para ayudarnos a conseguir nuestros objetivos.
II. OBJETIVOS
De nuestros roles emanan la mayora de nuestros objetivos.
Nuestros objetivos deben ser mucho ms concretos y especficos que
nuestros roles. Ejemplos de objetivos seran: Del rol pareja, salir a cenar
una vez por semana; del rol directivo, incrementar las ventas un 72% en
los prximos cinco aos, del rol salud: salir a correr tres veces por
semana.
Los objetivos podrn ser de corto, medio y largo plazo.
Funcionarn del mismo modo que los roles. Aunque los escribamos como
tareas, no son tareas. Compondrn un listado que nos ayudar a recordar lo
que es importante, a tomar decisiones, a generar proyectos y acciones que
nos muevan a conseguirlos, etc.
Salvo en algunas ocasiones, estos objetivos NO se completan y, por lo tanto,

permanecern en el listado.
Al igual que los roles, presidirn nuestra lista de tareas y servirn para que
con cada revisin, nos planteemos si hay algo que podamos hacer para
acercarnos a ellos.
Los objetivos nos ayudarn a tomar decisiones, a priorizar y a definir
estrategias.
Con la inclusin de roles y objetivos, nuestra lista de categoras quedara
como sigue:
00
01
10
11
12
13
14
20
21
Roles
Objetivos
Telfono
Ordenador
Oficina
Casa
Calle
Delegadas
Algn da
Observad que incluyo estas dos categoras con los nmeros 00 y 01 para
que permanezcan en la zona superior de la lista (presidiendo nuestro listado
de tareas)
Un ejemplo de listado de tareas podra ser el siguiente:
00 Roles
Padre
Empresario
Escritor
01 Objetivos
Acabar la novela este ao
Conseguir ampliar capital (3 millones de euros)
Comer mucha fruta y verdura
Hacer deporte dos veces por semana
Aprender rabe
10 Telfono
Llamar a Antonio para confirmar que ha recibido el paquete
Llamar al dentista para concerta cita para revisin
11 Ordenador
Terminar el informe de ventas
Preparar la presentacin de producto
Redactar el artculo para la revista
12 Oficina
Consultar la clusula 6 del contrato con Gamelearn
Pedir cargador al departamento de sistemas
Entregar declaracin de gastos a contabilidad
13 Casa
Arreglar el grifo
Ordenar el trastero
14 Calle
Recoger el paquete en correos
Comprar adaptador para el telfono
Comprar bombilla
Comprar calcetines para el nio
20 Delegadas
Elisa: Pasarme el presupuesto
Edu: Mandarme el estudio de mercado
Mam: Confirmarme fechas para visita de navidad
21 Algn da
Hacer con Rosa a un curso de submarinismo
Aprender a programar
Las categoras roles y objetivos no son en realidad tareas. Digamos que
es una pequea trampa que hemos hecho para poder incluir un recordatorio
constante de nuestros roles y objetivos en el centro de operaciones del
sistema (nuestro listado de tareas)
De esta forma, siempre los tendremos presentes a la hora de tomar
decisiones, de priorizar y de incorporar nuevas tareas al listado.
Observando el listado os daris cuenta de la enorme utilidad y practicidad
que tiene el TK System y lo rpido que se pueden tomar decisiones basadas
en nuestra situacin/recursos.
Veris tambin como la categora delegadas nos ofrece un enorme control
sobre aquellas tareas que no dependen de nosotros.
LECCIN 8: HAZLO YA. UNA A UNA, UNA VEZ Y HASTA EL FINAL

Lo primero que debe desarrollar un miembro de la Orden de la Sabidura es
su espritu ejecutivo, es decir, la capacidad de sacar cosas adelante, de
forma rpida y eficiente.
Un buen gestor del tiempo es capaz de evitar uno de los peores enemigos de
la productividad: la procrastinacin.
Procrastinar es aplazar tareas importantes sustituyndolas por tareas menos
importantes pero ms fciles y agradables de hacer.
Debes ser ejecutivo. Toma decisiones rpidas sobre lo que has de hacer y
lo que no, localiza sin dilacin la tarea ms importante a llevar a cabo y
HAZLA YA.
No esperes. No lo retrases. No te distraigas. No busques excusas. Hazlo ya!
La capacidad para hacer las cosas YA marca la diferencia entre los mejores y
los mediocres.
El sistema Triskelion establece que SIEMPRE debes comenzar cada da
decidiendo cules son tus 3T.
Es decir, las tres tareas ms importantes de entre todas las que tienes que
hacer.
De entre las 3Ts, hay una tarea que es la ms importante de todas. Esta
tarea la llamamos T+.
Tu jornada debe comenzar trabajando en tu T+. En ninguna otra cosa. No lo
retrases. No procrastines. No busques excusas. Empieza por tu T+.
Casi todo el mundo inicia su jornada de trabajo revisando el correo
electrnico. Es la manera perfecta de perder el control sobre tus prioridades.
En vez de planificar tu propia agenda, pondrs en manos de los dems y de
sus correos electrnicos el resto de tu da.
De entre todas tus tareas, hay varias que son muy importantes. Por qu no
empiezas el da trabajando en ellas?
Revisar el correo es una forma de procrastinar.
Te parece razonable empezar tu da sustituyendo tareas que sabes que son
importantes para ti por correos electrnicos que ni siquiera sabes sobre qu
tratan, de quin vienen o en qu pueden contribuir a tus objetivos?
Si empiezas revisando tu bandeja de entrada tienes todas las probabilidades
de acabar dedicando tus momentos de mayor energa y concentracin a leer,
responder, ordenar y eliminar correos.
Cuando termines, habrs perdido tres, cuatro e incluso ms horas y todava

no habrs trabajado nada en tus tareas ms importantes.
No pasa nada porque revises tu correo a media maana. De hecho, todos los
expertos en productividad recomiendan hacerlo slo dos o tres veces al da.
A no ser que tengas un trabajo que realmente exija que respondas en
tiempo real al correo electrnico, no va a pasar nada porque tardes en leer
un correo unas horas.
No se va a acabar el mundo, ni te van a despedir. Si de verdad existe una
emergencia y alguien necesita de tu respuesta inmediata, te aseguro que
encontrarn la manera de dar contigo.
Por lo tanto, lo primero al comenzar el da es definir tus 3T y empezar
trabajando en tu T+. Empieza con tu T+ a primera hora. No hagas ninguna
otra cosa antes. Empieza YA. No procrastines.
A la hora de ejecutar tareas, el sistema Triskelion establece un
procedimiento muy sencillo pero increblemente eficaz. Se sintetiza en la
siguiente frase: Una a una, una vez y hasta el final.
A) Una a una significa que debes concentrarte plenamente en la tarea que
ests llevando a cabo.
Concntrate al 100% en lo que ests haciendo. No inicies nuevas tareas ms
pequeas, ms agradables o ms atractivas. Enfoca todo tu esfuerzo y
atencin en la tarea.
No te distraigas pensando en otras cosas, consultando el correo electrnico,
haciendo o recibiendo llamadas, revisando tu agenda o tu listado de tareas.
Multitud de estudios han demostrado que el cerebro slo puede concentrarse
en una sola cosa cada vez.
Cuando hacemos multi-tarea, en realidad estamos dando saltos de una tarea
a otra y hacerlo, penaliza seriamente nuestra productividad.
Esos mismos estudios indican que la multi-tarea supone una reduccin
importante de la eficiencia y de la calidad del resultado.
B) Una sola vez significa que a cada tarea slo le dediques tiempo una vez.
Por nuestra tendencia a procrastinar y nuestra dificultad para tomar
decisiones rpidas acabamos dedicando a las tareas mucho ms tiempo del
necesario.
Por ejemplo, abrimos un correo electrnico: un compaero nos plantea una

opcin y nos pide que le demos el OK. Leemos el mensaje por encima y,
por falta de espritu ejecutivo, decidimos que le tenemos que dar una vuelta
y responder ms adelante.
Cerramos el mensaje sin hacer nada al respecto. Unos das ms tarde,
vemos el encabezado del mensaje y lo volvemos a abrir para recordar de lo
que se trata.
Tras un vistazo rpido nos acordamos de lo que es y volvemos a cerrarlo
porque no nos parece el momento de responder. Una semana ms tarde,
abrimos el mensaje por tercera vez y respondemos: OK.
Al final, hemos abierto el mensaje tres veces antes de hacer algo con l.
Quizs slo hayas perdido tres minutos pero si, como es normal, gestionas
decenas de correos cada da, podras estar perdiendo entre 30 y 60 minutos
cada da.
Gestionar ejecutivamente el correo nos permitira ganar entre 3 y 5 horas
extras cada semana. Media jornada extra cada semana!
As pues, si abres el mensaje, es porque vas a hacer algo con l. Sino, por
qu lo abres? Si lo abres es porque vas a responderlo, vas a archivarlo
donde corresponde o vas a eliminarlo.
Lo mismo aplica a esa revista que no acabas de leer, ese documento que no
acabas de archivar, esa factura que no terminas de registrar, etc.
C) Hasta el final significa que cuando empiezas una tarea tienes que
acabarla antes de cambiar a una tarea diferente.
Evidentemente hay tareas muy largas o situaciones que no lo permiten, pero
la norma general es que te concentres en la tarea y no la abandones hasta
que la hayas terminado.
Evita la tentacin de dejar una tarea a medias porque te has aburrido, te has
cansado o te apetece hacer algo ms fcil, ms rpido o ms divertido.
Volver a concentrarte despus de nuevo en la tarea ser mucho ms difcil
de lo que crees.
Si mientras trabajas te viene a la cabeza algo que tienes que hacer, una idea
o alguna preocupacin, apntala en tu listado de tareas y sigue trabajando
en tu tarea sin distraerte.
Recuerda: Una a una, una vez y hasta el final. En resumen: Empieza el da
planificando tus 3T. Elige la T+ y empieza con ella antes de hacer ninguna
otra cosa. Trabaja en ella hasta que termines y, cuando lo hagas, vuelve al
listado de 3T y repite el proceso con la siguiente tarea.
LECTURA: SOBRE EL TERCER PILAR DEL TK SYSTEM: HAZLO YA!

En esencia, el tercer pilar del sistema Triskelion te anima a ser ejecutivo, a
tomar decisiones rpidas respecto a tus pre-ocupaciones y a no procrastinar.
No quieres que, alrededor de tu Triskelion, se acumulen pre-ocupaciones.
Cuantas ms pre-ocupaciones tengas, menor control y ms estrs.
Debes tomar decisiones respecto a cada pre-ocupacin de la forma ms
rpida posible. Tienes que convertir las pre-ocupaciones en decisiones de
forma inmediata.
Aquello de lo que no te ocupas, te pre-ocupa y te genera estrs. Cuanto ms
tiempo permanezca la pre-ocupacin en el aire, peor.
En definitiva: Hazlo YA! Toma esa decisin YA. No dejes que esa preocupacin permanezca ah ms tiempo del necesario. Vas a hacer algo al
respecto o no?
Si decides que vas a hacer algo, transforma esa decisin en un siguiente
paso. Hazlo YA. Define YA el siguiente paso. Una decisin sin su siguiente
paso es peor incluso que una pre-ocupacin respecto a la que no hemos
tomado una decisin todava.
Finalmente, una vez definido el siguiente paso, cuando llega el momento de
ejecutar ese siguiente paso, hazlo YA! Ejecuta la tarea YA.
Evita que las tareas se oxiden en tu listado. Ocpate de ellas sin dilacin y
con decisin.
Debes combatir la procrastinacin: la tendencia a retrasar la ejecucin de
tareas que son importantes para dedicarte a otras tareas que no lo son pero
que son ms sencillas, cortas o agradables de hacer.
La procrastinacin es un enemigo muy peligroso. Completar pequeas tareas
sin importancia te da una falsa sensacin de productividad. Te engaas a ti
mismo pensando que has sacado mucho trabajo adelante cuando no es as.
En definitiva: toma una decisin YA, define el siguiente paso YA y, cuando
llegue el momento de ejecutar la tarea, ejectala YA.
Mejora tu ejecucin: Bloques de concentracin

Los bloques de concentracin son espacios de tiempo de entre media hora y
dos horas en los que te aslas para poder trabajar concentrado al 100% en
una tarea y SLO en esa tarea.
Tres requisitos necesitas cumplir para generar un bloque de concentracin:
bloquear tiempo, aislarte y enfocar.
1. BLOQUEA TIEMPO
Lo primero que debes hacer es asegurarte un espacio de tiempo libre. Para
hacerlo, la forma ms efectiva es programar una reunin contigo mismo en
un da y a una hora concretas.
Por lo general, tendemos a ser muy poco respetuosos con nuestras planes
pero, por alguna razn, las reuniones que tenemos en el calendario solemos
cumplirlas porque involucran a otras personas. Por qu no voy a cerrar una
reunin conmigo mismo? En realidad, soy la persona ms importante de mi
vida. Si respeto mi compromiso con otras personas, cmo no voy a hacerlo
con la persona ms importante que conozco?
- Cuando programas algo en el calendario incrementan las posibilidades de
que lo hagas. Piensa por ejemplo en la hora de salida de la oficina. Si no
tienes ningn tipo de objetivo, es muy probable que te demores en
abandonar la oficina. Si un da en concreto tomas la decisin consciente de
dejar la oficina a una hora determinada, es probable que salgas antes de lo
habitual. Pero, qu es lo que pasa si te has programado una reunin para
una clase de idiomas a la hora de salida? Es casi seguro que abandones la
oficina a la hora prevista.
- Cuando programas una reunin en el calendario para un bloque de
concentracin, evitas que otros compromisos se cuelen en ese espacio de
tiempo. Si no te reservas ese bloque de tiempo, a medida que se va
acercando el momento, tu agenda se va llenando de compromisos que
acaban ocupando absolutamente todo el espacio disponible. Por lo tanto,
debes reservar espacio para llevar a cabo la tarea antes de que te quedes
sin l.
Pero recuerda, si vas a incluir una cita en el calendario es porque vas a
cumplirla. En tu calendario slo pueden estar aquellos eventos/tareas que, s
o s, vas a completar el da en que estn programados.
2. ASLATE
Tienes que conseguir aislarte todo lo que te sea posible. Necesitas minimizar
las distracciones externas: ruidos, movimiento, interrupciones, llamadas de
telfono
Ideas para aislarte:
- Busca una zona tranquila en la oficina.
- Cierra la puerta de tu despacho si cuentas con uno.
- Reserva una sala de reuniones para trabajar en ella.
- Trabaja desde casa.
- Trabaja en el comedor (cuando est cerrado)
- Ponte unos tapones para los odos.
- Ponte unos cascos con msica que te ayude a concentrarte.
- Avisa a tus compaeros que estars trabajando en algo importante y
pdeles que no te interrumpan (sern mucho ms comprensivos de lo que te
crees)
- Coloca algn smbolo distintivo sobre tu mesa que indique a tus
compaeros que ests concentrado plenamente en una tarea: un cartel de
no molestar, un bandern, un mueco de peluche, un semforo, una
gorra
Obligatorio:
- Desconecta todas las alarmas y avisos. Especialmente el de nuevo mail.
- Desconecta todos tus blogs, foros, redes sociales
- Apaga todos los programas que no vayas a necesitar.
- Pon tu telfono en silencio o apgalo (si alguien llama, podr dejarte un
mensaje. No apagas el telfono cuando ests reunido con otras personas?
Qu te impide hacerlo cuando ests reunido contigo mismo?
- Cierra el correo electrnico (los e-mails pueden esperar una hora sin ser
abiertos. Hay muy pocas tan urgentes que no puedan esperar 60 minutos)
NOTA: Evidentemente no todas estas recomendaciones son aplicables a
todas las personas o a todos los puestos de trabajo. Pero s proactiva y
busca aquellas que s lo sean en tu caso o utilzalas para generar nuevas
ideas que puedan ayudarte.
3. ENFOCA
Una vez has conseguido bloquear un espacio de tiempo en el que has
minimizado las distracciones externas, toca lo ms difcil: evitar las
distracciones internas.
Son stas las verdaderas enemigas de nuestra concentracin y no las

distracciones externas aunque pueda parecer lo contrario.
Una vez que empieces a trabajar, recuerda: Una a una, una vez y hasta el
final.
Debes trabajar sobre una tarea y sobre NINGUNA otra. Y tienes que trabajar
en ella concentrado al 100%, hasta que la completes, antes de trasladar tu
atencin a ninguna otra cosa.
Tenemos tendencia a la multitarea (o lo que creemos que es multitarea).
En realidad, el cerebro NO puede hacer multitarea. Numerosos estudios han
demostrado que lo que el cerebro hace es saltar de una tarea a otra. El
resultado final: reduccin del rendimiento, ms errores, menor calidad del
resultado, mayor tiempo dedicado e incremento del nivel de estrs.
Cuando se produce una interrupcin durante la ejecucin de una tarea, lo de
menos es el tiempo que dura esa interrupcin. El coste ms importante tiene
que ver con la enorme cantidad de tiempo que necesitamos para volver a
concentrarnos en la tarea. Numerosos estudios determinan que retomar una
tarea y llegar al nivel de concentracin previo a la interrupcin puede llevar
entre 10 y 20 minutos.
Cuando trabajas en una tarea, hay un momento en el que, de pronto, te
abstraes de todo, en el que slo piensas en lo que ests haciendo, tu energa
se dispara, tu creatividad est desbocada, tu atencin completamente
volcada en la tarea, las ideas fluyen, tu velocidad para resolver dudas y
problemas se multiplica, la tarea parece simplificarse Ese estado de
absoluta concentracin lo llamamos Foco.
Cuando ejecutas una tarea, debes enfocarte en ella. Necesitars vencer la
tentacin de trasladar tu atencin a otra tarea, una tentacin que siempre
est ah y que es mucho ms poderosa de lo que crees. Tu cerebro te pedir
constantemente que cambies a otra cosa, se aburre si tiene que
concentrarse en algo por mucho tiempo, se cansa, necesita accin,
especialmente si la tarea que ests ejecutando es larga, ardua, aburrida o
compleja.
Tienes que ser fuerte y enormemente disciplinado para no dejarte llevar. En
cuanto notes que empiezas a pensar en otra cosa, oblgate a volver a centrar
tu atencin en la tarea. En cuanto tengas la pulsin de hacer otra cosa,
aunque sea algo sencillo o breve, impdetelo a ti mismo. No interrumpas la
tarea por ninguna razn hasta que la hayas terminado.
Si mientras trabajas te viene a la cabeza algo que tienes que hacer,

recuerdas algo que se te haba olvidado o se te ocurre una gran idea,
apntalo rpidamente y sigue con lo que estabas.
No interrumpas tu tarea para hacer una llamada, para consultar el correo,
para ordenar tu bandeja de entrada, para comentar la ltima noticia con tus
compaeros
Alcanzar el foco no es fcil y menos lo es mantenerlo durante un espacio
largo de tiempo. Dependiendo de cada persona, entre 40 minutos y 90
minutos, es el periodo mximo en que podemos estar enfocados.
Incrementar la cantidad de tiempo en que podemos estar enfocados es
cuestin de prctica. Prueba con 15 minutos durante unas semanas, despus
incrementa poco a poco la duracin de tu ciclo de concentracin. Con el
tiempo, encontrars cul es tu ciclo ptimo.
Entre ciclo y ciclo es imprescindible hacer descansos para recuperar energa
mental.
Estos descansos son un buen momento para premiarnos por el esfuerzo
(con un refresco, una tarea divertida, un snack) Tambin es una buena
oportunidad para levantarnos, caminar unos minutos, estirarnos y relajar la
vista (mirando objetos lejanos, el paisaje desde nuestra ventana, por
ejemplo)
Una tcnica muy til e interesante consiste en utilizar un reloj de cocina. Con
l, podemos programar la duracin de nuestro ciclo de concentracin (40
minutos por ejemplo) y trabajar enfocados hasta que suene la alarma. El
reloj es un objeto que nos recuerda que debemos permanecer concentrados
en la tarea y, adems, nos marca nuestros momentos de descanso. Una vez
que suena la alarma, programaramos cinco minutos de descanso y al
terminar stos, volveramos a programar un nuevo ciclo de 40 minutos de
concentracin. Y as, sucesivamente.
Tambin puede ayudarte a alcanzar el estado de foco usar tapones para
aislarte de los ruidos o escuchar msica barroca, instrumental suave o
sonidos relajantes.
En definitiva, si quieres multiplicar tu productividad, crea tus propios bloques
de concentracin: reservando tiempo en tu agenda, aislndote y enfocando.
Para ser ms eficaz y ms eficiente, hazlo YA y hazlo concentrado.
LECCIN 9: ENFOCA
Muchos os lamentis por la enorme cantidad de asuntos que os inquietan.
Por lo general, no gustis de mi respuesta respecto al principal culpable de
tal situacin. Y es que no hay mayor culpable que vosotros mismos.
No son ni los dems, ni las circunstancias las que provocan tan incmoda
situacin.
Algunos responderis: Pero maestro... tengo tantas responsabilidades como
las que se me encargan.
Mas coincidiris conmigo en que no sois seres inertes. Tenis capacidad para
hablar, para negociar, para decir que no.
Sin embargo, decir que no est lleno de inconvenientes: podis herir la
sensibilidad de los dems, podis dejar de agradar a otros, es difcil decir
que no...
Quizs necesitis aprender a decir no de forma ms asertiva. Quizs
precisis de mayor coraje o fuerza de voluntad. Quizs sea slo cuestin de
practicar algo ms. O quizs debis preocupaos un poco ms de vosotros
mismos y menos de los sentimientos de los dems.
Creo haberos dicho ms de una vez que proteger nuestro tiempo implica
cierto grado de egosmo y mucha fortaleza.
Es preciso que tomis consciencia del dao que os hace, a vosotros, a
vuestro tiempo y a vuestra vida, aceptar encargos, proyectos o
responsabilidades que no son importantes para vosotros.
Muchas de esas responsabilidades que tanto os angustian nunca lo hubieran
hecho de no haber entrado en vuestro sistema. Slo tendrais que haber
dicho que no.
Necesitis habituaros a decir que no a todo aquello que no es importante
para vosotros. No disponis de tiempo y energa suficientes como para
desperdiciarlos en asuntos triviales o que no os ayudan a conseguir vuestros
objetivos.
Pero no os llamis a engao. Las peticiones de los dems no son sino una
pequea parte del problema. Vosotros mismos os causis ms dao que
ningn otro.
Pretendis ocuparos de muchas ms cosas de las que sois capaces. Y el que

se ocupa de muchas cosas, hace muchas veces entrega de s a la fortuna.
Debis aprender a decos no a vosotros mismos. Hay asuntos que decids
emprender an siendo conscientes de que no podris terminarlos, proyectos
que iniciis sin disponer de tiempo suficiente para ejecutarlos,
responsabilidades que aceptis sin tener la capacidad suficiente.
Suponis que gozis de ms tiempo, de ms energa y de ms recursos de
los que realmente tenis. Os exigs demasiado. Os sobrevaloris. Pensis
que las tareas implicarn menos tiempo del que realmente requieren. Y al
final, todo os conduce al mismo punto: Sin necesidad alguna, os frustris y
os sents mal por no poder cerrar todos los frentes que tenis abiertos. Esto
afecta a vuestro estrs, a vuestra autoconfianza y a vuestra felicidad.
Cuanto digo habr de aplicarse, tambin, a las posesiones e incluso a las
personas.
Por qu llenar nuestras vidas con objetos intiles que utilizaremos unas
pocas veces?Por qu ensuciar nuestros hogares con posesiones estriles?
Por qu sacrificar espacio, patrimonio y tiempo en objetos inservibles?
Hay personas malas, negativas, crticas. Gente que nos hace sentir mal, que
nos desgasta, que roba nuestra energa. Sujetos que no aportan nada
positivo a nuestras vidas. Tambin a ellos hemos de decirles que no. No
desperdiciis vuestro tiempo con ellos. Eliminadlos de vuestras vidas.
El mundo est lleno de seres maravillosos de los que poder disfrutar.
Proteged vuestro tiempo para poder dedicrselo a ellos.
No hay tiempo para hacerlo todo. No hay necesidad de poseerlo todo.
Aceptad en vuestras vidas slo aquello que os importa de veras.
Simplificad vuestra vida. Eliminad todo lo trivial, todo lo superfluo.
Concentraos en lo que es importante, en lo que os aporta beneficio o
bienestar, en lo que disfrutis y en lo que os ayuda a conseguir vuestros
objetivos.
Haced menos y hacedlo mejor. Vivid ms lenta pero ms intensamente.
Disfrutad ms de lo que hacis.
Menos proyectos, menos preocupaciones y menos responsabilidades os
permitirn disfrutar de una vida ms plena, ms tranquila y relajada; y
sobre todo, os permitir mejorar la calidad de lo que s hacis.
Debis aprender a enfocar vuestra atencin, vuestro tiempo y vuestra

energa en aquello que es verdaderamente importante. No os dejis distraer
por lo trivial pues el tiempo que malgastis en ello nunca podris recuperarlo
y, ms temprano que tarde, acabaris arrepintindoos de semejante
desperdicio.
No podis hacerlo todo. Slo podis hacer unas pocas cosas. Aseguraos de
que, al menos, son las cosas ms importantes.
Proteged vuestra vida y vuestro sistema de todo aquello que no sea
importante. Enfocad vuestra atencin, vuestra energa y vuestros recursos
en lo que s lo es. Utilizad cuidadosamente vuestro tiempo, pues es limitado
y no podr ser restituido.
LECTURA: EL CRCULO EXTERIOR DEL TRISKELION: ENFOCA

El crculo exterior que rodea el Triskel representa la barrera que debes crear
para protegerte de todas aquellas pre-ocupaciones no importantes que
quieren acceder a tu sistema.
Tres instrumentos te ayudarn a conseguirlo:
1. SIMPLIFICA
Identifica qu es verdaderamente importante en tu vida (profesional y
personal) y dedcale ms tiempo.
Identifica todos aquellos proyectos, actividades, relaciones, posesiones que
son triviales y elimnalos de tu vida.
Simplifica tu vida. De esa forma, ganars libertad, ahorrars, tendrs mayor
sensacin de control y reducirs tus niveles de estrs.
2. CONCNTRATE EN TUS OBJETIVOS
Para poder impedir que lo que no es importante acceda a tu sistema,
primero necesitas saber lo que es y lo que no es importante.
Importante es aquello que te ayuda a conseguir tus objetivos, por lo tanto,
tu primer paso ser definir claramente, y por escrito, esos objetivos.
Igual que enfocas cuando ejecutas una tarea y te concentras al 100% en
ella, sin permitirte interrupciones, tienes que enfocar en un sentido ms
amplio: Es decir, tienes que enfocar y concentrar el 100% de tu energa, tu
tiempo y tu vida en conseguir aquello que es importante para ti.
La vida es muy breve como para desperdiciarla en cosas que no son
importantes para ti.
3. DI NO
La mejor herramienta de la que dispones para impedir el acceso a tu sistema
de las cosas no importantes es el no.
Decir que no a los dems y decirte que no a ti mismo es, probablemente, el
instrumento ms eficaz con el que cuentas para ser ms eficiente.
No puedes hacerlo todo. No tienes ni el tiempo ni la energa. Necesitas
elegir. Elige hacer lo importante.
LECCIN 10: REVISIN SEMANAL Y TO-DAY LIST

La revisin semanal es probablemente una de las herramientas ms
importantes del sistema.
Imagina que participas en una expedicin atravesando la selva amaznica.
Si te dedicas nicamente a cortar con tu machete toda la maleza que
encuentras a tu paso, trabajars mucho, rpido y de forma aparentemente
productiva, pero corres el riesgo de acabar avanzando en crculo o, incluso,
de perderte.
De forma peridica, necesitas subirte a un rbol para analizar desde arriba
tu situacin actual y el lugar al que quieres llegar; y para tomar decisiones
respecto al mejor camino para conseguirlo.
La maleza que apartas en tu camino son todas las tareas, compromisos,
interrupciones, crisis y fuegos que debes apagar a lo largo de tu jornada de
trabajo. En el da a da, estamos demasiado concentrados en la operativa. En
el corto plazo. Trabajamos cegados por lo inmediato de manera que la
maleza no nos deja ver la selva.
La revisin semanal, da la oportunidad de ver la selva desde arriba. Nos
ofrece una visin ms integral de nuestra vida, nuestros objetivos,
responsabilidades y compromisos.
Adems de ofrecernos una visin estratgica, la revisin semanal nos
permite poner al da nuestro sistema, repasarlo, ordenarlo, limpiarlo y
organizarlo para que siga siendo til como herramienta de productividad
personal.
La revisin semanal debes efectuarla al final o al principio de cada semana.
Algunos prefieren hacerlo el viernes por la tarde, otros el lunes antes de
empezar a trabajar y algunos buscan un momento en el fin de semana en el
que estn tranquilos. Cada persona debe elegir el momento que mejor
encaje en sus preferencias y asegurarse de que siempre es el mismo.
La revisin semanal est dividida en dos fases: decisin y planificacin.
En la primera fase debers convertir todas tus pre-ocupaciones en
decisiones.
Tus pre-ocupaciones estarn desperdigadas por diferentes lugares. Debes
reunirlas todas, transformarlas en decisiones y registrarlas en el sistema en
el lugar que les corresponda.
En primer lugar, vaca tu bandeja de entrada fsica. Toma cada uno de los
elementos que hay en ella, en el orden en que estn y convierte cada uno de
ellos en una decisin.
No apartes ningn elemento, no lo re-ordenes, no lo vuelvas a dejar en la
bandeja de entrada. Cada vez que tengas un elemento en tus manos debes
procesarlo utilizando el diagrama de decisiones del sistema Triskelion.
Si la decisin no implica una accin por tu parte, elimina, archiva o crea una
nota.
Si la decisin implica una accin por tu parte, hazlo ya (si te lleva menos de
tres minutos) o convirtela inmediatamente en una tarea, una tarea a
delegar, una reunin o una lectura pendiente. A continuacin, procede con el
siguiente elemento de la bandeja y as, sucesivamente, hasta que la bandeja
de entrada fsica est vaca.
Cuando termines con la bandeja, repasa tu cuaderno de notas. Busca en l
tus notas de reuniones o cualquier anotacin que implique una preocupacin. Con cada una de ellas, procede de la misma manera que con los
elementos de la bandeja de entrada. No pases a la siguiente pre-ocupacin
hasta que no la hayas procesado mediante el diagrama de decisiones.
En tercer lugar, repasa tu calendario. Especialmente las reuniones de la
ltima semana, de esta y de la semana que viene. Revisando las reuniones
pasadas podras recordar alguna accin pendiente o algn compromiso
adquirido durante las mismas. Repasando las prximas reuniones, podrs
pensar si hay alguna accin que tengas que llevar a cabo previa a esas
reuniones. De nuevo, una a una, procesa cada pre-ocupacin que emane de
la revisin del calendario.
Por ltimo, repasa mentalmente si hay alguna pre-ocupacin en tu cabeza.
Intenta convertir todas tus pre-ocupaciones en decisiones y procsalas como
corresponda.
En esta primera fase de la revisin semanal, habrs reunido todas tus preocupaciones y las habrs procesado. En este momento, todas tus preocupaciones deberan haber desaparecido. Aquellas sobre las que has
decidido no hacer nada se habrn eliminado, archivado o convertido en
notas. Aquellas sobre las que has decidido actuar se habrn convertido en
tareas o tareas a delegar en tu listado de tareas; en reuniones en tu
calendario o en lecturas pendientes.
La segunda fase de la revisin es la planificacin.
En la planificacin tendrs que definir cules son tus prioridades para la

semana que comienza.
En primer lugar, repasa tu listado de objetivos. Durante este repaso debes
preguntarte: Qu puedo hacer esta semana para acercarme un poco ms a
mis objetivos? Esta pregunta generar nuevas acciones que tendrs que
incluir en tu sistema.
Esta revisin semanal consigue que nunca pierdas de vista tus objetivos,
facilita tu toma de decisiones y, sobre todo, te obliga a planificar acciones
que te mueven hacia tus objetivos.
En segundo lugar, repasa tu calendario. De esta forma, puedes analizar
cules son tus compromisos y entender cunto tiempo tendrs disponible
para poder ejecutar tareas entre reunin y reunin.
En tercer lugar, repasa tu listado de tareas para decidir si hay alguna de
ellas que sea imprescindible ejecutar a lo largo de la semana. Si es as,
programa el espacio que vas a dedicarles. Es decir, fija en tu calendario una
reunin contigo mismo para llevar a cabo esa tarea.
De esta forma, tendrs una visin perfecta de todos tus compromisos y de
todas tus prioridades para la semana. Pero sobre todo, habrs planificado
momentos de concentracin para sacar adelante tus tareas prioritarias.
Reservar esos huecos multiplicar la probabilidad de que puedas ejecutarlas.
La segunda herramienta de la que voy a hablarte es el To-Day List. A pesar
de su simplicidad, su potencia es enorme.
Al comienzo de cada da, a primera hora de la maana, dedica 10 minutos a
revisar tu calendario y tu listado de tareas. Haz este ejercicio con tu revisin
semanal en mente.
El objetivo de esta revisin es que generes un listado de un mximo de siete
tareas que, s o s, tendrs que ejecutar a lo largo del da. Puedes usar una
hoja de papel para escribirlas o utilizar las opciones de tu software de
productividad para marcarlas y filtrarlas.
A lo largo de la jornada, sacar adelante esas tareas debe ser tu principal
prioridad. Trabaja con tu listado siempre a la vista. Revsalo de forma
habitual. Disfruta tachando cada tarea completada. Y bajo ningn concepto,
dejes tareas sin completar en el To-Day List al final del da.
S realista. Nunca elijas ms tareas de las que realmente puedes ejecutar.
Es mejor quedarse corto y aadir alguna ms a medio da que finalizar la
jornada con la frustracin de no haber sido capaz de limpiar el listado. Ten

en cuenta que a lo largo del da aparecern nuevas obligaciones y muchas
interrupciones que dificultarn que puedas completar las tareas de tu ToDay List.
La tarea ms importante del da la llamamos T+. Empieza el da trabajando
con tu T+ hasta que la termines. No hagas ninguna otra cosa antes de
terminar tu T+. NINGUNA OTRA COSA.
Muchos das, trabajar de esta manera se hace imposible. Al fin y al cabo, no
controlamos el 100% de nuestra agenda. Pero no poder hacerlo todos los
das no debe ser excusa para no intentar hacerlo cada da.
Utiliza la revisin semanal y el To-Day List como subiras a un rbol en
medio de la jungla para entender cmo y hacia dnde tienes que avanzar
para llegar a tu destino. Despus de haberlo hecho, podrs blandir tu
machete con la tranquilidad de saber que ests cortando maleza en la
direccin adecuada.
LECTURA: EL TO-DAY LIST

Hoy quiero referirme al To-Day List y hacer constar las razones por las que
es uno de los instrumentos ms importantes del sistema.
Nuestro
da
est
completamente
abarrotado
de
interrupciones,
compromisos, reuniones, llamadas de telfono, correo que aterriza en el
inbox Es un autntico caos. Una verdadera selva.
En ese caos tenemos que desenvolvernos. Ser capaces de analizar
problemas, priorizar, tomar decisiones y, sobre todo, ejecutar tareas con una
concentracin mxima.
Si comenzamos el da sin dedicar unos minutos a definir cules son nuestras
prioridades, despus, ya no podremos hacerlo.
En medio de la selva, apagando fuegos, reaccionando a los
acontecimientos perdemos de vista la visin global y slo vemos la maleza
que tenemos delante. Acabamos haciendo lo primero que se presenta, lo que
parece ms urgente, lo que alguien nos pide o, peor an, acabamos dejando
que sea el correo electrnico el que va encaminando nuestras decisiones y
acciones.
Trabajamos mucho, s, pero sin ningn tipo de gua. Con nuestro machete
cortamos con furia la maleza que tenemos delante. Pero sin orientacin. Los
acontecimientos nos empujan de un lado a otro y nosotros reaccionamos.
Nos dejamos la piel pero trabajamos sin control. Sin una direccin definida.
El To-Day List es nuestra brjula para el da. Nos permite recuperar el
control. Aclara nuestras prioridades de la jornada. Como lo hacemos antes
de que empiece la vorgine, tenemos oportunidad de mirar las cosas con
perspectiva. Subidos al rbol podemos decidir en qu direccin queremos
avanzar. Y esa direccin queda por escrito como referencia para el resto del
da.
Es verdad que cuando empiecen las interrupciones, las reuniones, las
llamadas volveremos a estar en el centro de la tormenta. Pero incluso
dentro de ella, contaremos con un listado de las tres cosas ms importantes
que tenemos que sacar adelante. La decisin ya est tomada, la priorizacin
ya est hecha, la direccin ya est decidida. Lo hicimos a primera hora,
cuando nadie nos molestaba. De esa forma, cada vez que tengamos un
hueco libre, cada vez que podamos hacer algo, an cuando la tormenta
sople fuerte a nuestro alrededor, tendremos una lista con la siguiente cosa
que tenemos que hacer.
Gracias al To-Day List evitamos que nuevos acontecimientos, mails,

interrupciones hagan que nos distraigamos, que perdamos de vista lo que
es importante, que sin darnos cuenta cambiemos la direccin en que
avanzamos a travs de la maleza.
El uso del To-Day List
Recordad que es imprescindible que el To-Day List se convierta en un listado
de las cosas que, s o s, vamos a hacer en el da. Es mejor escribir menos
tareas y tener que aadir ms en el camino que acabar la jornada sin
completar todas las tareas del To-Day List. TODAS las tareas que escribamos
en el listado deben haberse completado para el final del da.
Por eso es recomendable empezar a habituarnos a su uso aadiendo dos o
tres tareas como mximo. Hasta que dominemos la herramienta,
deberamos limitarnos a incluir nicamente nuestras 3T (las tres tareas ms
importantes a ejecutar en el da de hoy)
Por supuesto, el da lo empezaramos trabajando en nuestra T+ (nuestra
tarea ms importante del da)
El To-Day List puede estar escrito en una hoja de papel, en vuestro cuaderno
de trabajo, en vuestra mano da lo mismo siempre y cuando sea accesible
en todo momento. Evidentemente, el software de gestin de tareas es una
opcin ideal. Las opciones para marcar, ordenar y organizar tareas son muy
tiles para construir nuestro To-Day List.
Por ejemplo, en Outlook o en Lotus, podemos marcar con la estrella o con la
exclamacin de prioritaria las tareas que queremos incluir en el To-Day List.
Lo bueno de esta opcin es que no hay que volver a escribir la tarea (slo
marcarla) adems, la decisin la hacemos directamente dentro de nuestro
listado de tareas que es, precisamente, la herramienta a partir de la cual
decidiremos nuestras prioridades. Despus, slo hay que filtrar u ordenar
para que el sistema slo muestre aquellas tareas que hemos marcado con la
estrella o con la admiracin. Tambin es posible crear un campo
personalizado llamado To-Day List para construir nuestro listado sin
necesidad de utilizar la estrella o la exclamacin (os mandar un mail con
instrucciones de cmo hacer esto)
Usar nuestro software de gestin de tareas hace muy fcil incluir tareas en
el To-Day List, ordenarlas por prioridad, sacarlas del listado si fuera
necesario y marcarlas como completadas.
A medida que avanzamos en el da, marcaramos cada tarea como

completada hasta terminar con todas y, al da siguiente, partiendo de un
listado vaco, incluiramos las nuevas 3T para la jornada. As, sucesivamente.
Es muy importante que cada vez que completemos una de las tareas del ToDay List no nos dejemos llevar por la inercia y volvamos a entrar en la
dinmica de dejar que los acontecimientos dirijan nuestras decisiones:
Cuando termines una 3T debes volver a concentrarte en tu To-Day List para
empezar a trabajar en la siguiente 3T.
En definitiva, se trata de utilizar el concepto del foco tambin cuando
estamos trabajando en nuestro da a da. Es decir, concentrarnos en aquellas
tareas que son prioritarias mientras que el crculo protector del Triskelion
evita que otros asuntos menos importantes desven nuestra atencin;
concentrndonos en nuestros objetivos, simplificando y diciendo no, a
nosotros mismos y a los dems.
LECCIN 11: EQUILIBRIO

Desde que conoc el sistema Triskelion me he sentido especialmente
intrigado por los aspectos ms espirituales del mismo. Quizs por inclinacin
personal, quizs porque entr en contacto con La Orden siendo ya algo
mayor y la cosa de la tecnologa se me quedaba un poco grande.
El caso es que acab profundizando en los aspectos actitudinales del
sistema, ms que en las herramientas concretas.
Tres son los asuntos en los que ms he profundizado: la proactividad, el
equilibrio y el control del estrs.
La primera cosa que me atrajo del sistema fue la importancia que le da a la
proactividad. Siempre me ha molestado la gente que pone excusas y busca
justificaciones para todo. Creo que cada persona, en gran medida, tiene lo
que se merece. Suena algo duro pero es lo que pienso.
Si hay algo que no te gusta, cmbialo. Si hay algo que quieres, trabaja para
conseguirlo. Deja de esperar que las cosas sucedan. Haz t que sucedan.
Date la oportunidad de soar y el privilegio de trabajar para hacer tu sueo
realidad. No hay mayor felicidad que la de esforzarte por lo que es
importante para ti.
Y no me refiero slo al trabajo, la carrera profesional o la riqueza. Hablo de
muchas otras cosas: de tu forma de vida, de tu familia, de tus amistades, de
tus inclinaciones artsticas, etc.
Aqu es donde entra en juego el segundo de los asuntos de los que te
hablaba: el equilibrio.
Uno de los conceptos ms repetidos por el maestro Sneca era,
precisamente, el del equilibrio. Es decir, la necesidad de mantener
balanceados los distintos mbitos de nuestra vida.
El sistema Triskelion define tres mbitos esenciales: el personal, el familiar y
el profesional.
El profesional hace referencia a nuestro trabajo, carrera y economa. El
familiar a nuestra pareja, hijos, padres, hermanos, etc. Y el personal a
nosotros mismos; nuestra educacin, crecimiento personal, salud,
amistades, espiritualidad, hobbies, etc.
Dado que el tiempo de que disponemos es finito, si nos excedemos en el

tiempo dedicado a uno de ellos, inevitablemente se lo estaremos robando a
los otros dos. Conservar un equilibrio perfecto es prcticamente imposible,
pero debemos intentarlo.
De hecho, hay momentos en la vida en los que conscientemente
sacrificamos alguno de los mbitos por otro que tiene especial prioridad.
Cuando entramos en un nuevo puesto de trabajo o acabamos de tener un
hijo, por ejemplo.
Pero nunca olvides que desatender de forma continuada alguno de tus
mbitos acabar pasando factura.
Recibir una llamada del colegio informndote de que tu hijo se ha metido en
problemas, que tu pareja te diga que vuestra relacin est en crisis, sufrir
un amago de infarto, tener un ataque de ansiedad, perder una amistad o
una oportunidad de promocin son formas en las que los distintos mbitos,
al ser desatendidos, pueden acabar llamando a tu puerta.
Llegues o no al punto de un desenlace grave, relegar uno de tus mbitos
provocar en ti estrs. Porque en el fondo, sabes que hay cosas importantes
en tu vida que ests dejando de hacer.
Es precisamente el estrs y cmo evitarlo, el tercer asunto del que quera
hablarte.
Simplificando mucho las cosas, podemos decir que el estrs funciona por un
sistema de puntos. Cada preocupacin, cada crisis, cada problema... suma
puntos a tu nivel de estrs. Los puntos de estrs que acumulas tras un
divorcio o un despido no son, evidentemente, los mismos que provoca una
mudanza o una tarea a punto de vencer. Pero todos, en su medida, suman
en tu barra de estrs.
Los seres humanos podemos lidiar con un cierto nivel de estrs, pero hay
dos cosas que no llevamos nada bien: Superar el nivel mximo aceptable y
mantener niveles elevados de estrs durante periodos largos de tiempo. Las
consecuencias de ambas sobre la salud son mucho peores de lo que muchos
imaginan.
La forma en que gestionamos nuestro tiempo tiene un impacto directo en
nuestro nivel de estrs. Algunas recomendaciones del sistema Triskelion
contribuyen directamente a reducir en gran medida los puntos de estrs que
vamos sumando en nuestra vida.
Deja que enumere algunas de ellas...

Elimina tus pre-ocupaciones tomando decisiones rpidas sobre ellas y
definiendo el siguiente paso.
Elimina pre-ocupaciones diciendo no. A ti mismo y a los dems.
Simplifica tu vida. Evita que elementos no importantes accedan a tu sistema.
No aceptes ms proyectos y compromisos de los que puedes gestionar.
Escribe tus objetivos, revsalos cada semana y define acciones para
conseguirlos.
Conserva el equilibrio entre tus tres mbitos vitales.
Escrbelo todo en tu sistema. Si dejas de hacer algo, que sea porque has
decidido no hacerlo. No porque lo has olvidado. Y no sobrecargues tu cabeza
con informacin y distracciones innecesarias.
Ordena tus herramientas y tus espacios de trabajo.
No procrastines. Si hay algo importante que debes hacer, hazlo YA.
Invierte en el mbito personal: cuida tu salud con una dieta equilibrada,
ejercicio, descanso y tcnicas de relajacin.
Dispn de un sistema de productividad personal en el que confas y al que
puedes acceder siempre que lo necesites.
Cada una de estas recomendaciones no slo contribuir a incrementar tu
productividad, tambin mejorar tu sensacin de control y reducir tu nivel
de estrs.
Para terminar: Nuestra actitud y nuestra forma de pensar respecto a la
gestin del tiempo puede generarnos ms estrs del que creemos. Vivir en
lnea con los tres principios maestros ayuda de forma considerable a vivir de
una forma ms tranquila y relajada:
En primer lugar: No puedes hacer todo lo que quieres hacer. Por qu vivir
constantemente preocupado por todas las cosas que no has podido hacer?
Celebra, cada da, que has hecho tus tres tareas ms importantes.
En segundo lugar: No controlas el 100% de tu agenda. No te frustres porque

no puedes planificar tu da, porque trabajas rodeado de interrupciones o
porque no consigues cumplir tu programa diario. Asegrate, eso s, de que
aprovechas al mximo los pocos momentos del da que s quedan bajo tu
control.
En tercer lugar: No puedes recordarlo todo. No sobrecargues a tu cerebro
con informacin y distracciones innecesarias. Escribe todo en tu sistema.
Aunque he hablado mucho y con desorden, sintetizara mis conclusiones de
la siguiente manera: Gestiona proactivamente tu vida; Conserva el equilibrio
entre tus tres mbitos vitales: el personal, el familiar y el profesional; Y
aydate del sistema Triskelion para controlar tu nivel de estrs.
LECTURA: EL USO DEL CORREO ELECTRNICO

El correo electrnico NO es tu trabajo. Es una herramienta de comunicacin
y un instrumento de trabajo. No puedes permitir que se convierta en el
centro de todas tus decisiones y en el director de todas tus acciones.
No dejes que el correo sea el que determine qu es lo que haces y cundo lo
haces. Si dejas que controle tu da, sern otros los que estn decidiendo por
ti.
Te pagan para que vendas, para que gestiones, para que des servicio a tus
clientes, para que investigues, para que controles presupuestos NO te
pagan para responder correos electrnicos como un autmata.
Tienes que aprender a controlar el e-mail como lo que es: una herramienta a
tu servicio. El mail est a tu servicio, no t al servicio del mail.
A continuacin recojo algunas recomendaciones para el uso del correo
electrnico:
1. NO respondas el mail de forma inmediata: El e-mail es una
herramienta de comunicacin asncrona. Es decir, en la que las dos partes
que se comunican no lo hacen de forma simultnea. Por lo tanto, NO es
obligatorio responder en dos minutos. El mail NO es una herramienta para
solicitar decisiones o respuestas urgentes. Si fuera el caso, debe utilizarse el
telfono o el cara a cara.
No mal acostumbres a tus colaboradores respondiendo el mail de forma
inmediata. Crears un precedente y todos esperarn que sigas hacindolo.
Tampoco utilices el e-mail cuando necesites una respuesta urgente. Para
eso, utiliza el telfono.
2. No empieces el da consultando tu correo: S que es una inercia muy
poderosa pero tenemos que vencerla. No hay nada peor que empezar el da
leyendo el correo. Cuando lo hacemos, nos subimos a la ola del correo y es
muy probable que no podamos bajarnos de ella hasta que acabe el da.
Si empiezas con el correo, dejars que sea el correo el que determine cules
son las prioridades de tu da. T eres quien debe determinar esas
prioridades. No los dems. A primera hora del da tienes que preparar tu ToDay List. Despus, empezar a trabajar en una de tus 3T.
3. Consulta el correo slo 2 o 3 veces al da: Concntrate en trabajar, en

sacar tus tareas adelante, en completar tu To-Day List. Eso es lo que has
decidido que es lo ms importante para hoy. Por qu vas a cambiar tus
prioridades casi sin pensarlo porque alguien ha decidido mandarte un correo
pidindote algo o preguntndote algo?
Todos los expertos en productividad recomiendan consultar el e-mail dos o
tres veces al da: a media maana, a final de maana y a media tarde. NO
pasa nada porque un correo permanezca sin ser ledo durante dos o tres
horas. Cuando estamos reunidos, de viaje, de visita en un cliente no
estamos leyendo mails y NO pasa NADA.
4. Apaga el programa de correo electrnico: Muchas personas se pasan
el da chequeando constantemente el inbox para comprobar si ha llegado
algn nuevo mail. Lo hacen de forma compulsiva. Esto hace que pierdan una
ingente cantidad de tiempo y erosiona notablemente su capacidad de
concentrarse en sus tareas importantes.
Cierra tu inbox mientras trabajas en otras cosas. Disfruta de la sensacin de
poder enfocarte en tus asuntos importantes sin distracciones externas.
5. Desconecta el aviso de nuevo mensaje: Este aviso te distraer
constantemente. Har imposible que puedas concentrarte al 100% en una
tarea. Te parece razonable otorgar a cualquier persona del mundo el poder
de interrumpirte cuando ests trabajando enfocado en algo que es
importante?
Debes desconectarlo porque incluso si vences la tentacin de consultar el
mail (cosa que dudo mucho) el simple hecho de que el mensaje aparezca en
tu pantalla ya ha provocado tu desconcentracin (y recuerda el enorme
coste que supone volver a recuperar la concentracin una vez que la has
perdido)
6. Gestiona cada correo una sola vez: Muchas veces, abrimos y cerramos
un mismo mail varias veces sin hacer nada con l (sin tomar una decisin,
sin borrarlo, sin responderlo) Si multiplicas el tiempo que pierdes de esta
forma por los cientos o miles de mails que recibes a lo largo del mes te
dars cuenta del problema que esto supone para tu productividad.
Si no vas a hacer nada respecto a ese correo por qu lo abres?
Si lo abres es porque vas a hacer algo con l. No puedes cerrarlo y volver a
dejarlo en el inbox. Eso har que pierdas tiempo y contribuir a mantener tu
inbox completamente descontrolado.
Una vez que abres un mail (una pre-ocupacin) tienes que tomar una
decisin: vas a hacer algo al respecto? Si es que no, elimnalo o archvalo.
Si es que s, y puede hacerse en menos de tres minutos, hazlo. Si lleva ms
tiempo, convirtelo en una tarea, una tarea delegada, una reunin o una
lectura pendiente y scalo del inbox. No te permitas volver a cerrar un mail
sin haber tomado una decisin sobre l.
7. No utilices tu inbox como repositorio de tareas: Recuerda que en el
inbox slo debe haber mails pendientes de lectura o pendientes de
respuesta. Las tareas deben estar todas agrupadas en tu listado de tareas.
8. Mantn tu inbox en pantalla: No acumules ms mails en tu inbox de
los que quepan en la pantalla (mximo 30 mensajes) Tomar decisiones
respecto a tus mails cuando slo hay una docena es mucho ms fcil, ms
rpido, ms eficiente y ms motivador que hacerlo en un inbox con 200
mensajes.
Un inbox con cientos de mails es igual que un escritorio desordenado. Te
provocar estrs, reducir tu control, dificultar tu concentracin y daar tu
productividad.
El inbox es el lugar en el que aterrizan tus pre-ocupaciones. Es un lugar de
paso. En cuanto tomas una decisin respecto a la pre-ocupacin el mail debe
desaparecer del inbox.
El inbox NO es un archivo. Puedes archivar de forma rpida y sencilla. No
dejes mails innecesarios en el inbox. El inbox es la pista de aterrizaje de tu
sistema y tiene que estar despejada.
9. Define con tus colaboradores unas normas bsicas del uso del
correo electrnico: Si lo piensas bien, gran parte del correo que recibes y
que envas es entre colaboradores. Si dentro de tu equipo/organizacin
fuerais capaces de coordinar una poltica sencilla de uso del mail, todos
saldrais enormemente beneficiados.
El uso incorrecto del correo le cuesta a tu organizacin millones de horas
perdidas cada ao. Gran parte de esas horas perdidas las causan las propias
personas de la organizacin.
El beneficio de un declogo del uso del mail para tu productividad y la de tus
colaboradores sera enorme. Slo hace falta respetar algunas normas
bsicas que podran estar negociadas y consensuadas entre todos:
- Redactar asuntos breves y descriptivos: Que dejen perfectamente claro de
qu trata el contenido del mail. Nunca se enva un mail sin asunto.
- Coordinar una nomenclatura compartida para los asuntos: Incluir

indicaciones como PTI (Para Tu Informacin) o PTR (Para Tu Respuesta) o
FM (Fin del Mensaje - para los casos en los que se enva un mensaje sin
cuerpo y slo con asunto)
- Un mail por tema: No tratar diferentes temas en un mismo mail.
- Redactar mails breves: Tan breves como sea posible.
- El cuerpo del mensaje debe comenzar con la conclusin, la pregunta o la
peticin. Despus, se escriben los argumentos, explicaciones
- Limitar el uso de la exclamacin de urgente.
- Reducir al mnimo el uso de responder a todos o de los envos masivos.
- El correo electrnico NO se utiliza para temas urgentes.
- No utilizar el mail para delegar tareas: Si podemos enviar una tarea
delegada que automticamente se incorpora al listado de tareas del
delegado y del delegante, por qu enviar un mail?
- Evitar adjuntos: especialmente archivos pesados.
LECCIN 12: PRIORIZACIN

HB: Para la leccin de hoy he trado este tarro de cristal y estas piedras.
Djeme que las coloque dentro del tarro... Dira usted que el tarro est
lleno?
R: S. Eso parece.
HB: He trado tambin algunos cantos rodados. Son algo ms pequeos y
como puede ver, se cuelan entre los huecos que han dejado las piedras ms
grandes. Ahora el tarro est lleno No es as?
R: La verdad es que me hace dudar.
HB: Hace bien en dudar. Esta arena de playa que tengo aqu me permitir
rellenar todava ms este tarro aparentemente lleno.
R: Parece que ahora s que est lleno.
HB: S. Eso parece. Pero en realidad no es cierto. Esta jarra de agua me
permitir demostrarlo. Ve... la arena empapa el agua y me permite vaciar
gran parte de la jarra dentro del tarro.
R: Es increble.
HB: Lo es. Pero lo ser ms cuando entienda las implicaciones que esto tiene
sobre la gestin del tiempo.
Veamos... si el tarro representa una jornada de trabajo y las piedras, la
arena y el agua representan tareas. Qu leccin podramos extraer de este
experimento?
R: Que siempre hay tiempo para hacer mucho ms de lo que creemos?
HB: En realidad, lo que quiere decirnos este ejercicio es que si no
hubiramos puesto las piedras grandes al principio, nunca hubiramos
podido hacerlo.
Las piedras grandes representan las tareas prioritarias. El resto (la grava, la
arena y el agua) son tareas que no lo son.
En su jornada de trabajo siempre habr grava, arena y agua suficientes para
desbordar su tarro. No hay tiempo para hacerlo todo. Asegrese, por lo
tanto, de colocar primero sus tareas prioritarias. Si no lo hace, despus no
podr hacerlo.
Dado que no podemos hacer todas las tareas pendientes a lo largo del da,
asegurmonos de que las que hagamos sean las tareas prioritarias.
Pero qu significa prioritario? Muy sencillo: Una tarea es prioritaria si le
ayuda a conseguir sus objetivos. Cuando dude entre hacer una cosa u otra,
hgase siempre esta pregunta: Me ayuda esto a conseguir mis objetivos?.
Evite ejecutar tareas no prioritarias y concntrese en las que s lo son.
Hace mucho tiempo, un economista italiano llamado Wilfredo Pareto defini
la siguiente teora:
El 20% de los recursos de una nacin producen el 80% de su riqueza.
Desde entonces, esta teora se ha ido aplicando a distintos mbitos y una
vez tras otra, a demostrado su validez. Aplicada a la gestin del tiempo, la
teora de Pareto seala que el 20% de nuestras acciones generan el 80% de
nuestros resultados.
Si lo piensa bien, unas pocas cosas de las que hace, contribuyen a generar la
mayor parte de sus resultados.
Por lo tanto, el primer paso que tiene que dar es localizar cules son sus
tareas Pareto. Detecte qu cosas son las que realmente contribuyen a sus
objetivos.
El segundo paso es dedicarles un poco ms de tiempo cada da. Imagine el
incremento enorme de resultados que podra obtener dedicando un poco
ms de tiempo a unas tareas que, an suponiendo slo un 20% del total,
son las responsables de generar el 80% de sus resultados.
Debe dedicar menos tiempo a tareas no prioritarias e invertir ms en sus
tareas Pareto.
Asegrese de que sus tareas Pareto son las primeras que coloca dentro del
tarro que representa su jornada. Si no lo hace, se arriesga a que queden
fuera, desplazadas por la ingente cantidad de tareas no importantes,
reuniones, interrupciones, crisis, etc. que con toda seguridad surgirn a lo
largo del da.
Empiece la jornada trabajando en sus tareas Pareto. Cuando lleguen las
interrupciones, por lo menos, habr conseguido incluir alguna piedra grande
en su tarro de cristal.
Las crisis, los fuegos que apagar, las reuniones, las interrupciones, etc. son
algo que no podr evitar. Debe asumir con naturalidad que siempre ser as.
No se frustre por ello. Mientras trabaje con otras personas, no podr

controlar el 100% de su agenda.
El problema es que muchas personas, cuando finalmente disponen de algo
de tiempo que s est bajo su control, lo dedican a ejecutar tareas triviales
que no aportan nada a sus objetivos.
Este es el principal error que debe evitar. No se refugie en tareas banales en
los pocos tiempos que s estn bajo su control.
Lo que diferencia a los buenos gestores del tiempo es que aprovechan el
tiempo que s controlan para ejecutar tareas prioritarias.
LECTURA: REFLEXIONES SOBRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

Simplificando un poco, podramos clasificar todas nuestras actividades en
tres grupos diferentes: importantes-urgentes, importantes-no urgentes y no
importantes.
Importante: Contribuye a nuestros objetivos.
Urgente: Debe ejecutarse de forma inmediata o vence en un plazo menor
del que necesitamos para ejecutarla de forma adecuada.
Podemos definir tres reas en las que agrupamos a todas nuestras
actividades:
1. IMPORTANTES Y URGENTES
Crisis, fuegos que debemos apagar, reuniones de ltima hora, una llamada
imprevista de tu superior, un cliente enfadado, emergencias mdicas
2. IMPORTANTES Y NO URGENTES
Proyectos que contribuyen a nuestros objetivos, formacin y desarrollo,
investigacin, networking, aprender idiomas, hacer ejercicio, descansar,
pasar tiempo con la pareja, jugar con los nios, cultivar las amistades,
planificar, mejorar procesos, etc.
3. NO IMPORTANTES
Responder e-mails no importantes, abrir spam, revisar correo publicitario,
zappear en la televisin, participar en charlas triviales, prolongar la comida
ms de lo necesario, etc.
La mayora de la gente pasa gran parte de su jornada participando en
actividades que son importantes y urgentes. El da a da no pone las cosas
fciles y pasamos mucho tiempo apagando fuegos, resolviendo crisis y
cerrando asuntos con un vencimiento inminente.
Como ya sabemos, no tenemos el control del 100% de nuestra agenda.
Debemos asumir que lo normal, cuando trabajamos con otras personas, es
que gran parte del da est dedicada a comunicarse, acudir a reuniones,
interactuar y ocuparnos de los temas importantes y urgentes que surgen a lo
largo de la jornada (los hayamos incluido o no en nuestro To-Day List)
Como es natural, trabajar de esa forma nos agota y cuando tenemos un rato
de descanso, un momento libre en el que recuperamos el control sobre
nuestra agenda, muchos tenemos la tentacin de descansar dedicndonos
a tareas no importantes: Consultamos nuestras redes sociales, charlamos

con los compaeros, limpiamos nuestro inbox, miramos una revista que no
nos interesa, encendemos la televisin, revisamos algn blog, etc. En
definitiva, cuando tenemos el control, saltamos del rea 1 al rea 3.
Lo que diferencia a los grandes gestores del tiempo es que en los pocos
momentos en que recuperan el control sobre su agenda, dedican su tiempo
a actividades que son importantes (normalmente las cosas que han incluido
en su To-Day List) Es decir, saltan del rea 1 al rea 2. Y pueden hacerlo
porque saben lo que es importante (dado que han definido claramente sus
objetivos) y porque han identificado sus prioridades (gracias a la
planificacin semanal y al To-Day List) De esta forma, se adelantan a los
acontecimientos e impiden que sus tareas importantes y no urgentes acaben
convirtindose en tareas importantes y urgentes.
Si nos fijamos bien, observaremos que las actividades incluidas en el rea 2
son esenciales para la consecucin de nuestros objetivos. Pero como no son
urgentes, no les prestamos toda la atencin que merecen.
El problema de las tareas importantes y no urgentes es que, con el tiempo,
si no las ejecutamos, se van convirtiendo en urgentes (o porque se acerca su
dead-line o porque se nos echan encima las consecuencias de no haberlas
resuelto a tiempo) Es decir, con el tiempo, las tareas importantes y no
urgentes se acaban convirtiendo en crisis que resolver, en fuegos que
apagar
Por ejemplo, hacer deporte es una actividad importante (contribuye a
nuestro objetivo salud) pero no es urgente. No pasa nada si hoy no
hacemos ejercicio. Esa falta aparente de urgencia hace que no le
dediquemos atencin. Con el tiempo, la falta de ejercicio fsico puede
convertirse en una urgencia en forma de lesin, de dolores, de infarto
Otro ejemplo, aprender un idioma es una actividad importante (contribuye
a nuestro objetivo de desarrollo profesional) pero no es urgente. No pasa
nada si este mes no nos inscribimos en la academia. Pero con el tiempo,
podramos perder una oportunidad de promocin por no haber aprendido ese
nuevo idioma.
Casi todos nuestros objetivos dependen de tareas que son importantes pero
no urgentes. La mayora de nuestros objetivos necesitan de esfuerzos
moderados pero prolongados a lo largo del tiempo, no de esfuerzos
extremos y puntuales. No se consigue tener buena salud de un da para otro,
ni cultivar una network rica y amplia, ni mejorar nuestra relacin de pareja,
ni dar una buena educacin a nuestros hijos
El sistema Triskelion nos obliga a mirar al rea 2. Definir nuestros objetivos

nos ayuda a identificar las actividades importantes y no urgentes, mientras
que el foco, la planificacin semanal y el To-Day List evitan que actividades
no importantes nos quiten tiempo que podramos dedicar a las tareas del
rea 2.
Cambiar las ruedas
Es paradjico pero muchas de las actividades del rea 2 nos obligan a
parar. Realizarlas no aporta beneficios evidentes a corto plazo. Por
ejemplo, formarnos en Gestin del Tiempo, investigar el mercado, disear
estrategias, planificar, crear nuestro sistema de productividad o preparar
nuestro To-Day List son todas actividades que nos obligan a parar y que
no generan resultados inmediatos.
Cuando vivimos con tanta presin de resultados, con tanta prisa, no es fcil
parar y dedicar tiempo a las actividades del rea 2.
Pero pensemos en un piloto de Frmula 1 en medio de una carrera.
Podramos decir con seguridad que tiene bastante prisa. De hecho, la
diferencia entre subirse al podio y no hacerlo es cuestin de dcimas de
segundo. Entonces, cmo es posible que pare en medio de la carrera para
cambiar las ruedas?por qu no contina sin cambiarlas? As podra
adelantar a todos los pilotos que paran a cambiar sus ruedas.
La razn es sencilla: perder 8 segundos cambiando las ruedas le permite
ganar entre 2 y 3 segundos en cada una de las siguientes vueltas. No
cambiarlas le obligara a ir cada vez ms lento o correr el riesgo de salirse
en alguna curva.
Si a un piloto en medio de la carrera le compensa parar a cambiar los
neumticos, a nosotros, por mucha prisa que tengamos, tambin nos ser
rentable.
Por ejemplo, parar para analizar nuestra forma de trabajar, identificar
mejoras y aprender nuevas herramientas y sistemas de trabajo es como
cambiar nuestras ruedas. Parar para hacer un curso de Productividad
Personal y Gestin del Tiempo es como cambiar nuestras ruedas. Parar
para realizar tcnicas de relajacin y control del estrs es como cambiar
nuestras ruedas.
Aprender, mejorar, desarrollarse, cultivarse, planificar, relajarse, descansar,

hacer deporte, invertir en preparar a los miembros de tu equipo para poder
delegar en ellos, invertir en crear tu propio sistema de productividad
personal son todos ejemplos de cambios de rueda. Planifica tiempo para
este tipo de actividades.
Incluye dentro de tus roles el de piloto. De esa forma, siempre tendrs
presente que debes invertir en cambiar los neumticos. Para un momento
para que, despus, puedas ir ms rpido.
LECCIN 13: ORDEN

Piensa en el tiempo que dedicas a buscar cosas que no encuentras. Las
llaves de casa, del coche, la cartera, el reloj, ese mail, aquel documento,
aquella factura... Algunos estudios han calculado que una persona normal
dedica, de media, 20 minutos al da a buscar cosas.
20 minutos! Eso significa que a lo largo del ao dedicamos 120 horas a
buscar. El equivalente a 15 jornadas laborales. 3 semanas de trabajo!
15 jornadas completas que podramos dedicar a nuestra familia, a disfrutar
de nuestro hobby o a conseguir nuestros objetivos. 15 jornadas que
podramos ahorrar fcilmente siendo ms organizados.
Ten un lugar para cada cosa y deja siempre cada cosa en su sitio. De
esta forma tan sencilla, podrs ganar gran parte de esas 15 jornadas
anuales que muchos tiran a la basura.
Hasta ahora te he hablado de la organizacin en el sistema. Pero el orden y
la organizacin deben extenderse mucho ms all; a nuestra mesa de
trabajo, a nuestro ordenador, a nuestros archivos, a nuestra casa... incluso a
nuestra vida.
Mltiples estudios han analizado el impacto que el desorden tiene sobre la
productividad, y todos ellos coinciden en los mismos resultados:
El desorden provoca distracciones, genera estrs, disminuye la
concentracin y reduce la productividad.
Repito: el desorden distrae, dificulta la concentracin, genera estrs y
reduce la productividad.
Una de las claves del trabajo productivo tiene que ver con el orden en tu
espacio de trabajo.
Un escritorio cubierto de papeles, correo, fotos, adornos, etctera es el
primer enemigo de la productividad. Ten en cuenta que cada uno de los
elementos que hay sobre la mesa es un recordatorio de algo que tienes que
hacer, algo que te preocupa o algo que tienes que colocar en su sitio.
Imagina, por ejemplo, que trabajas elaborando un informe y por el rabillo

del ojo ves una factura asomando debajo de un montn de papeles. Lo
quieras o no, tu mente desconectar momentneamente del informe y
empezars a pensar que tienes que preparar tu hoja de gastos y que tienes
que imprimir la factura del vuelo y que, hablando de vuelos, tienes que
hacer la reserva de tu prximo viaje... y as, sucesivamente.
Dependiendo de lo fuerte que seas, volvers a concentrarte en el informe
relativamente rpido o acabars ordenando el montn de papeles o
preparando tu hoja de gastos. Peor an, podras acabar divagando sobre lo
que tienes que hacer sin hacer en realidad nada.
El tiempo que dediques a tu distraccin es lo de menos. Lo peor es la
cantidad enorme de tiempo que te costar volver a estar completamente
concentrado en tu informe. Nunca subestimes el tiempo y el esfuerzo que
ello supone.
Al igual que los
los iconos en el
que no ests
documentos por
papeles sobre la mesa son una distraccin, tambin lo son

escritorio de tu ordenador, los programas abiertos con los
trabajando, los avisos de nuevo e-mail recibido, los
archivar sobre la mesa auxiliar, etc.
Las interrupciones no son el nico problema del desorden en tu escritorio.

Un escritorio desordenado genera sensacin de estrs, de desequilibrio, de
desasosiego.
Alguna vez, antes de empezar a trabajar en algo importante, no has tenido
el impulso de ordenar tu mesa de trabajo? No te resulta enormemente
positiva, casi placentera, la sensacin de empezar a trabajar en algo con una
mesa totalmente limpia y despejada?
Al igual que debemos despejar la mente para poder concentrarnos en algo,
tenemos que despejar nuestro espacio de trabajo.
Aunque lleguemos a acostumbrarnos a ello, una mesa abarrotada y
desordenada provoca estrs. Inconscientemente tenemos la sensacin de
falta de control, de desbordamiento. Una mesa atestada provoca, incluso,
una falta real de espacio fsico y de libertad de movimiento que son, por lo
general, factores estresantes.
Si no lo has hecho antes, hazlo como un experimento; dedica un tiempo a
ordenar tu mesa y trabaja en una tarea con la mesa completamente
despejada. Notars una sensacin de alivio, de orden, de control y sentirs
cmo mejora tu concentracin. No te cuesta nada probarlo y los beneficios
pueden ser enormes.
El mejor consejo que podra darte es que cuando tengas que trabajar en
algo, en la mesa (o en el ordenador) slo debe haber una cosa: aquello
en lo que vas a trabajar. Ninguna otra cosa que pueda provocar
distracciones o que impida que tu mente se concentre al 100% en la tarea
que vas a llevar a cabo.
Muchas personas creen que una mesa con montones de papeles da
sensacin de trabajo duro, de esfuerzo. Creen que as demuestran que estn
muy ocupadas. Otros justifican el desorden como algo necesario para su
creatividad. Tambin los hay que aseguran que, dentro del desorden, saben
perfectamente dnde est cada cosa. Busquemos la excusa que busquemos,
el desorden provoca distracciones, perjudica nuestra concentracin, genera
estrs y reduce nuestra productividad.
Es ms, en muchos casos, el desorden es consecuencia de la falta de
disciplina, de fuerza de voluntad, de estructura y de profesionalidad.
Perdona mi falta de delicadeza pero, como dijo el maestro Sneca: Prefiero
molestar con la verdad que complacer con adulaciones.
LECTURA: PROYECTOS VS TAREAS

En la siguiente lectura quiero aclarar la diferencia entre proyecto y tarea.
Algo que nos ser muy til a la hora de estructurar y organizar nuestro
listado maestro de tareas.
Como todos sabemos, una tarea es un siguiente paso.
Conseguir el telfono del dentista es un siguiente paso.
Comprar bombilla de 50W es un siguiente paso.
El siguiente paso es la prxima accin fsica concreta que debemos dar
para acercarnos a un objetivo o completar un proyecto.
Y qu es un proyecto?
Un proyecto es un conjunto de siguientes pasos. Cualquier cosa que
requiere ms de un paso se podra considerar un proyecto.
Por ejemplo, Organizar la fiesta de cumpleaos de mi hija es un proyecto
ya que requiere varios siguientes pasos:
-
Comprar comida y bebida.

Contratar un payaso.
Preparar las invitaciones.
Enviar las invitaciones.
Pedir ayuda a mi hermano para que me ayude durante la fiesta.
Comprar el regalo de cumpleaos.
El TKSystem nos anima a hacer cada cosa una sola vez. Esto aplica a la
planificacin de nuestros proyectos. Queremos definir todos los siguientes
pasos del proyecto una sola vez. De forma que ya queden definidos y
cuando tengamos algunos minutos libres y queramos aprovecharlos para
ejecutar una tarea, no tengamos que planificar mentalmente cuando
veamos una tarea como Organizar la fiesta de cumpleaos de mi hija.
No tenemos tiempo para eso. Queremos poder tomar una decisin rpida
revisando gilmente tareas (siguientes pasos). Cuando leamos Comprar el
regalo de cumpleaos no tendremos que pensar. Slo tendremos que
ejecutar.
Los sistemas informticos son utilsimos para incorporar la gestin de

proyectos en nuestro listado de tareas. Con el uso de etiquetas o categoras,
podemos indicar qu tareas pertenecen a un proyecto determinado. De esa
forma, podemos agrupar todas esas tareas en una vista que slo incluye las
tareas relacionadas con ese proyecto.
La forma de hacerlo sera asignar a esas tareas, dos etiquetas/categoras
diferentes: una de proyecto y otra de contexto.
Por ejemplo, Comprar el regalo tendra dos etiquetas/categoras: Fiesta
cumpleaos y Calle.
De esta forma, cuando estemos planificando o revisando el proyecto,
podremos filtrar por Fiesta cumpleaos y ver todas las tareas relacionadas
con el proyecto.
Y cuando estemos en la calle, podremos ver la tarea Comprar el regalo
cuando filtremos por el contexto Calle.
En algunos sistemas, podremos utilizar carpetas o agrupaciones especficas
para proyectos. En cualquier caso, para los ms habituales (Outlook y Lotus
Notes) es suficiente con utilizar dos etiquetas/categoras a la vez.
LECCIN 14: GESTIONA

Este pilar se basa en tres principios fundamentales:
1. No puedes hacerlo todo.
2. No puedes controlarlo todo.
3. No puedes recordarlo todo.
En primer lugar, no es posible hacer todo lo que quieres hacer. Debes ser
consciente de que al final del da, muchas de tus tareas pendientes quedarn
sin hacer. Aprende a asumirlo con naturalidad. No sufras por ello. Hay gente
que ejecuta dos o tres tareas al da. No te castigues por sacar adelante
slo cinco tareas de las 20 que te habas propuesto. Celebra que fuiste
capaz de hacer 5. Y aprende a no exigirte ms tareas de las que puedes
ejecutar.
En segundo lugar, no es posible controlar tu agenda al 100%. Muchas
personas se frustran porque a lo largo del da, muy poco tiempo est
realmente bajo su control. Hay reuniones, interrupciones, crisis que atender,
etc. De nuevo, asume que esto es natural. No hay nada que puedas hacer
para evitarlo. Trabajar en una organizacin implica interactuar con otras
personas.
Dos cosas s podrs hacer:
La primera: Reducir, en la medida de lo posible, el tiempo que dedicas a esas
interacciones y maximizar su rentabilidad. Asegrate de que asistes slo a
las reuniones que son necesarias, de que ocupan el menor tiempo posible y
de que maximizas el rendimiento de cada una de ellas.
La segunda: Sacar el mximo provecho de los pocos huecos libres que te
quedan. Tras las crisis, las reuniones, las interrupciones... muchas personas
tienden a ocupar esos huecos con tareas banales e improductivas que les
permiten descansar, en cierta medida, del ajetreo diario. No se dan cuenta
de que, de esta forma, estn desperdiciando los pocos momentos de
productividad que s estn bajo su control. Tu sistema de productividad
personal tiene que permitirte, en unos segundos, hacer una evaluacin
rpida de tus tareas pendientes para poder elegir cul de ellas ejecutar en el
momento y en el tiempo disponibles.
El tercer principio es que no puedes recordarlo todo. No cometas el error de
utilizar tu memoria como nico almacn para tu informacin, tareas, citas,
compromisos, etc. pues no slo incrementar tu estrs sino que afectar
seriamente a tu eficacia.
Basado en esos tres principios, el pilar Gestiona propone tres pasos

bsicos:
1. Rene.
2. Decide.
3. Organiza.
El primer elemento es rene. Vuelca en un nico sistema, cmodo y
siempre accesible toda la informacin que necesitas tanto a nivel personal
como profesional. Desde tus objetivos, hasta tus tareas, pasando por tus
citas, tus contactos o tus ideas.
Escrbelo todo. En cuanto pienses en ello. De esa forma, evitars olvidarlo y,
sobre todo, te librars del estrs que conlleva mantener tus pre-ocupaciones
en la cabeza.
El segundo elemento es decide. Pregntate, para cada una de tus preocupaciones, si vas a hacer algo al respecto o no.
Si decides que no, elimina la pre-ocupacin y, si fuera necesario, archiva o
registra en tus notas.
Aprende a decir que no, a ti mismo y a los dems. A ellos, de forma
asertiva.
Si decides que s, convierte esa decisin en un elemento que tu sistema
pueda gestionar: un siguiente paso en la lista de tareas, una cita en tu
calendario, un documento pendiente de lectura o una tarea a delegar.
El tercer elemento es organiza. Asegrate de que cada elemento se
registra en el sistema en su lugar correspondiente. Todos los elementos
iguales en el mismo lugar. Un lugar para cada elemento.
Convierte el listado maestro de tareas en la herramienta central de tu
sistema. Asegrate de que est estructurado de forma que te permita tomar
decisiones rpidas y correctas sobre qu tarea llevar a cabo en cada
momento, en funcin de su prioridad y del contexto en el que te encuentras.
Para ello, utiliza las categoras para organizar y filtrar tus tareas.
Evita utilizar tu bandeja de entrada como repositorio de tareas. Maneja el
mail con inteligencia y evita que se convierta en uno de los principales
obstculos de tu productividad.
Asegrate de que el orden reina en cada uno de las herramientas de tu
sistema y, tambin, en tu espacio de trabajo, en tu casa e incluso en tu vida.
En resumen: El pilar gestiona del sistema Triskelion tiene tres elementos

fundamentales: rene, decide y organiza.
No olvides que tu sistema de productividad personal es tuyo. Debers
adaptarlo para que se ajuste a tus preferencias, tus gustos y tus
necesidades. Si el sistema no te resulta cmodo, til y atractivo no lo
utilizars.
Necesitas confiar en l y utilizarlo de forma continuada. Slo si lo utilizas en
todo y para todo conseguirs que se convierta en una herramienta
verdaderamente til.
Quizs, al principio, implique algo de disciplina acostumbrarse a l. Pero te
aseguro que si trabajas con l durante al menos 21 das, habrs creado un
hbito que te ayudar mucho ms de lo que puedas imaginar.
LECTURA: EL
GESTIONA
SEGUNDO
PILAR
DEL
SISTEMA
TRISKELION:
Tu sistema de productividad personal debe permitirte reunir, tratar y

organizar toda tu informacin, compromisos, tareas, objetivos, tus ideas
Debe ser cmodo de utilizar y estar permanentemente accesible.
El fin ltimo del pilar gestiona es organizar toda esa informacin para que
tengas la posibilidad de tomar las decisiones correctas de forma rpida.
Tres principios fundamentales justifican la utilizacin de un sistema que
permita organizar y estructurar toda esa informacin:
- No puedes hacerlo todo.
- No puedes controlarlo todo.
- No puedes recordarlo todo.
El pilar Gestiona de divide en tres sub-pilares fundamentales:
1. Rene
Vuelca en un nico sistema TODA la informacin. Tanto la profesional como
la personal.
Escrbelo todo. En cuanto te venga a la cabeza.
2. Decide
Utiliza el diagrama de decisin del TKSystem para eliminar pre-ocupaciones
o convertirlas en elementos que puedan ser gestionados por el sistema:
archivo, nota, delegada, tarea, reunin o para leer.
Hazlo de forma constante y automtica. No dejes pre-ocupaciones sin
resolver ms tiempo del necesario.
3. Organiza
El orden en el sistema te permitir tomar decisiones rpidas y correctas.
Registra cada elemento en su lugar correspondiente. Todos los elementos
iguales en el mismo lugar. Un lugar para cada elemento.
Estructura toda la informacin usando correctamente los distintos elementos
del sistema: listado de tareas, calendario, notas, archivo y pendientes de
lectura.
Utiliza las categoras para organizar todas tus tareas dentro del listado de
tareas.
LECCIN 15: PLANIFICA

Joyce hace referencia constante a la planificacin. Insiste en la necesidad de
trabajar con una meta en mente y con un plan de accin para llegar a ella.
Habla continuamente del segundo pilar de un sistema. Se refiere a l como
planifica. En algn momento escribe sobre otros tres pilares pero no he
conseguido descubrir nada sobre ellos.
En su diario menciona de forma persistente tres elementos que giran en
torno a la planificacin: los objetivos, la revisin semanal y el To-Day List.
El primer elemento es la necesidad de definir claramente nuestros objetivos.
Tanto personales como profesionales.
No basta con pensar en ellos o creer que los tenemos claros. Los objetivos
deben estar perfectamente definidos y contener todo lujo de detalles. Es
ms, hay que plasmarlos por escrito. Eso ayuda a cristalizar el pensamiento,
a aclarar la mente e, incluso, facilita su consecucin.
Cada uno de nosotros debe tener un listado de objetivos. Especialmente de
nuestros objetivos a medio y largo plazo. Este listado es el elemento central
de nuestro sistema. Un instrumento que nos ayuda a tomar decisiones, que
nos motiva y nos impulsa a movernos en la direccin correcta.
Hay una diferencia abismal entre las personas que trabajan cada da con sus
objetivos en mente y las que no lo hacen. Es muy fcil olvidar lo que es
importante en el torbellino del da a da, por eso el listado de objetivos es
tan valioso. Evita que olvidemos lo que es importante.
El segundo elemento es la revisin semanal.
Antes de comenzar la semana y de empezar a concentrar nuestra atencin
en el corto plazo y los aspectos operativos del da a da, es imprescindible
disponer de una vista de pjaro de nuestros objetivos, proyectos, tareas y
reuniones.
De esta forma, evitaremos vernos cegados por las cosas urgentes y los
detalles operativos, y podremos tomar las decisiones correctas para la
semana que vamos a comenzar. Decisiones correctas porque nos permiten
tener en cuenta la agenda, la carga de trabajo y nuestros objetivos.
En la revisin semanal debemos proceder de la siguiente manera:

- Reunir todas nuestras pre-ocupaciones.
- Decidir qu vamos a hacer con ellas.
- Organizar, en nuestro sistema, las acciones y proyectos que emanan de
ellas.
- Revisar nuestros objetivos y generar tareas que nos muevan hacia ellos.
- Revisar nuestro listado maestro de tareas.
- Por ltimo, con todo en mente, definir las prioridades de la semana.
El tercer elemento es el To-Day List.
Cada da, debe comenzar con una breve planificacin en la que definiremos
las tareas que, s o s, debemos completar en el da.
Parte de estas tareas habrn surgido a lo largo de la semana y otras las
habremos definido en nuestra planificacin semanal.
El To-Day List debe incluir slo unas pocas tareas. Debemos recordar que
son tareas que, pase lo que pase, tendremos que ejecutar en el da.
Dentro del To-Day List deberemos identificar las 3T. Es decir, las tres
tareas ms importantes a llevar a cabo en el da.
De entre las 3T, identificaremos la ms importante. Esa tarea la llamamos
T+ y es con la que empezaremos a trabajar a primera hora del da. Antes de
hacer ninguna otra cosa.
Trabajaremos sobre la T+ hasta que est completada para despus, si es
posible, empezar a trabajar en otra de las 3T.
En definitiva, lo que Joyce reflej en su diario no era ms que un sencillo
proceso de trabajo que obliga a pensar y a tomar decisiones antes de
ejecutar. Puro sentido comn.
El pilar planifica implica la definicin por escrito de objetivos; la revisin de
stos, de nuestros proyectos y de nuestras tareas al comenzar la semana; y
una breve planificacin diaria en la que concretamos las tareas ms
importantes a llevar a cabo en el da.
De esta manera, mantenemos el foco en nuestros objetivos y trabajamos
sobre nuestras prioridades evitando que el ajetreo diario nos haga olvidar lo
que es verdaderamente importante. Al terminar la jornada, puede que
acabemos ejecutando slo unas pocas tareas, pero de forma constante, da
a da, habremos hecho las ms importantes.
Recuerdo incluso una cita de Joyce en la que dice: Si una persona fuese
capaz de hacer, cada da, su tarea ms importante... an haciendo slo esa
nica tarea, nada ni nadie podra pararle.
LECTURA:
EL
PLANIFICA
PRIMER
PILAR
DEL
SISTEMA
TRISKELION:
El pilar Planifica del TKSystem se divide en tres sub-pilares:

1. Define tus objetivos
El primer paso que debes dar antes de disear tu propio sistema de
productividad personal es definir, exactamente qu es lo que quieres
conseguir en tu vida, en tu trabajo a corto, medio y largo plazo.
Debes definir claramente tus objetivos, escribirlos e incorporarlos a tu
sistema de forma que puedas repasarlos constantemente para evitar que se
te olviden y para que te ayuden a tomar decisiones.
Incorpora tus objetivos a tu listado de tareas para tenerlos siempre
presentes. Inclyelos en la categora objetivos.
2. Revisa cada semana
Una vez a la semana prate para tener una vista de pjaro y para salir de la
operativa del da a da. Sbete a un rbol para recordar dnde vas y decidir
el mejor camino para llegar all.
Revisa tus roles, tus objetivos, tus compromisos y tus tareas pendientes.
Define tus prioridades para la semana. En especial, define los siguientes
pasos que han de moverte, semana tras semana, hacia la consecucin de
tus objetivos.
3. Usa el To-Day List
Cada da, antes de hacer ninguna otra cosa, define cules son tus
prioridades para la jornada.
Especifica qu tareas, s o s, tendrs que ejecutar HOY. Elabora tu To-Day
List y mantn la lista visible durante toda la jornada. Tacha cada tarea a
medida que la completas.
Incluye en tu To-Day List tus 3T. Es decir, las tres tareas ms importantes
que debes ejecutar a lo largo de la jornada.
Empieza el da trabajando en tu T+, es decir, la tarea ms importante del
da. Hazlo antes de hacer ninguna otra cosa.
Cuando termines con una tarea del To-Day List, no olvides volver a
concentrarte en el listado para empezar con la siguiente tarea. No te dejes
llevar por el da a da. No olvides que has marcado unas prioridades para la
jornada. S estricto con tu plan, contigo mismo y con los dems.
LECCIN 16: ENFOCA

El sistema Triskelion est compuesto por tres pilares fundamentales. Pero
alrededor de ellos, hay un elemento que envuelve esos tres pilares.
Los miembros de La Orden lo llaman Foco.
Si te fijas en el Triskelion, vers que un crculo lo envuelve.
Este crculo simboliza una barrera de proteccin que evita que entren en
nuestro sistema y en nuestra vida elementos que no son importantes para
nosotros.
Eso nos hace mucho ms eficientes y nos permite tener un mayor control
sobre nuestra vida.
L: Veo que en lo referente a simbolismos, los miembros de La Orden no
dejaban nada al azar.
R: As es. Cada elemento del Triskelion quiere decirnos algo.
En este caso, que debemos enfocar nuestro esfuerzo y nuestra atencin
hacia las cosas que son verdaderamente importantes para nosotros.
Debemos evitar que elementos no relevantes entren en nuestro sistema y
nos interrumpan, nos hagan perder el tiempo o nos distraigan de nuestros
objetivos.
Dentro de esta parte del modelo del Triskelion se incluyen tres elementos
fundamentales: Simplifica, concntrate en tus objetivos y di no.
No hay tiempo en nuestro da para hacer todas las tareas pendientes. Por lo
tanto, debemos asegurarnos de que las pocas cosas que hacemos sean, al
menos, las ms importantes.
Importante significa que contribuye a la consecucin de nuestros objetivos.
Tanto personales como profesionales.
Debes evitar que elementos no importantes accedan a tu sistema. Para
hacerlo tendrs que tener fuerza de voluntad y ser dura contigo misma y con
los dems.
Hay que aprender a decir no. Tanto a nosotros mismos como a los dems.
A nosotros mismos porque somos los primeros responsables de iniciar

nuevos proyectos que no podemos abarcar, porque no somos realistas en el
clculo del tiempo y porque nos exigimos mucho ms de lo que realmente
podemos hacer.
A los dems porque muchas veces acabamos haciendo cosas que no
queremos hacer slo porque no nos hemos atrevido o no hemos sabido decir
que no a las personas con las que trabajamos y con las que convivimos.
Y, por ltimo, debes simplificar. Es decir, tienes que eliminar de tu vida todo
aquello que es superfluo, que no te aporta nada, que no te genera beneficios
o que no contribuye a que consigas tus objetivos.
!Ojo Una siesta, un caf con los amigos o escuchar la msica que te gusta
no son necesariamente superfluos.
Si contribuyen a tu objetivo de estar sana, de tener una vida social plena o
de disfrutar de los placeres de la vida, son elementos que deberas dejar
entrar en tu sistema.
Simplifica en tu vida: con menos responsabilidades, menos proyectos
abiertos, menos exigencias.
Simplifica en tu casa: con menos objetos, con menos propiedades intiles,
con menos ropa que no utilizas, con menos adornos, con menos muebles...
Ten en cuenta que todo, adems de un coste de adquisicin, tiene un coste
en espacio, un coste en tiempo, un coste de mantenimiento y limpieza, etc.
Como dijo Sneca: La verdadera libertad consiste en no ser esclavo de
ninguna necesidad.
Simplifica en tu oficina: con menos papel, menos cosas sobre la mesa,
menos suscripciones que seguir, menos blogs que leer, menos twits que
seguir, etc.
Y simplifica, incluso, en tus relaciones: con menos relaciones pero ms ricas
y profundas.
Eliminando relaciones con personas malas, negativas, crticas, dainas o que
por cualquier razn no puedan aportar algo beneficioso a tu vida.
Hay muchas cosas muy buenas en el mundo. Tienes tiempo slo para unas
pocas. Asegrate de que, por lo menos, no dedicas tiempo a ninguna mala.
LECTURA: ENFOCA
El crculo protector que rodea el Triskelion nos permite evitar que las preocupaciones y los elementos no importantes, accedan a nuestro sistema.
Importante significa que contribuye a que consigamos nuestros objetivos.
El foco te permitir incrementar tu productividad, mejorar tus resultados y
rebajar tus niveles de estrs. Evitar interrupciones, prdidas de tiempo y
que te desves de tus objetivos.
Tres son los elementos que componen lo que en el TKSystem llamamos
Foco:
1. Simplifica
Simplifica tu vida. Reduce tus compromisos, tus proyectos abiertos, tus
exigencias
Elimina de tu vida todo aquello que es superfluo, que no te aporta nada, que
no te genera beneficios o que no contribuye a que consigas tus objetivos.
Recuerda que tienes objetivos como estar sano, disfrutar de tu vida de
pareja, tener una familia feliz, aprender, etc.
Hay muchas cosas en el mundo que son importantes. No desperdicies el
poco tiempo del que dispones en aquellas cosas que no lo son.
2. Concntrate en tus objetivos
Define, detalla, escribe y repasa permanentemente tus objetivos.
Utilzalos para planificar, para tomar decisiones, para priorizar
Haz, todos los das, algo que te acerque un poco a tus objetivos.
Incorpora tus objetivos a tu sistema para tenerlos siempre presentes. No te
permitas dejar de hacer cosas que quieres, que te gustan y que necesitas
slo porque el da a da, el exceso de trabajo o la desorganizacin hacen que
olvides tus objetivos.
Evita que las cosas no importantes accedan a tu sistema.
3. Di no
Aprende a decir no. A ti mismo y a los dems.
Di no de forma asertiva. Y di no mucho.
No inicies proyectos que no puedes acabar, no intentes abarcar ms de lo
posible, evita involucrarte en actividades no importantes.
S realista cuando calcules el tiempo que suponen las cosas, no te
sobreestimes y no te exijas ms de lo que realmente puedes hacer.
LECCIN 17: HAZLO YA

Es una de las partes crticas del sistema. Los otros pilares del modelo se
refieren a la planificacin y a la organizacin, pero es precisamente la
ejecucin la que hace la diferencia entre un buen y un mal gestor del
tiempo.
De manera muy sucinta, el primer pilar del modelo explica que debes definir
lo que quieres conseguir e identificar los pasos a dar para conseguirlo.
El segundo pilar desarrolla un sistema que organiza y te recuerda tanto tus
objetivos como tus planes de accin.
Pero no puedes quedarte ah. A partir de ese punto, tienes que ejecutar los
planes que has establecido.
Aqu es donde muchas personas fallan.
El primer error a evitar es la procrastinacin. Es decir, posponer cosas
importantes para hacer otras que no lo son.
Haciendo esas cosas menos importantes pero ms agradables o que
suponen menos esfuerzo, nos autoengaamos con la sensacin de estar
ocupados cuando, en realidad, no estamos haciendo nada relevante.
Por ejemplo, estamos procrastinando si, en vez de empezar a trabajar en
una presentacin importante, empezamos a ordenar la mesa de trabajo,
limpiamos la bandeja de entrada de correos electrnicos o buscamos en
internet un nuevo software para presentaciones.
El problema de la procrastinacin es que, adems de minar nuestra
productividad, nos estresa ya que nos sentimos culpables por no estar
haciendo algo que tendramos que estar haciendo.
El sistema Triskelion hace mucho nfasis en el espritu ejecutivo, es decir, la
capacidad para empezar a trabajar de forma inmediata en las cosas que son
importantes. Sin esperar. Sin retrasar. Sin procrastinar.
El primer paso es identificar lo que es importante. Es decir, aquello que
contribuye a que consigamos nuestros objetivos. Mucha gente procrastina
sin darse cuenta porque ni siquiera tiene claro qu es y qu no es
importante.
El segundo es definir el siguiente paso, la siguiente accin fsica concreta

que tenemos que dar. De esta forma, por grande que sea o por difcil que
parezca la tarea, la habremos convertido en algo ms manejable.
Escribir la primera hoja de mi novela es una tarea mucho ms manejable
que escribir mi novela. Fragmentar los proyectos en tareas ms sencillas
ayuda a evitar la procrastinacin.
El tercer paso es EMPEZAR. Es lo ms difcil pero no es imposible. Para
hacerlo ms sencillo estas son algunas recomendaciones:
- Toma la decisin de ejecutar la tarea. No porque tienes que hacerlo. Sino
porque decides hacerlo.
- Ponte un dead-line para terminarla. Mejor an, ponte un dead-line para
empezarla.
- Recuerda siempre que parece ms difcil de lo que es. Una vez que
empiezas, te dars cuenta de que no es tan complicado como pareca.
- Programa una recompensa para cuando acabes la tarea. Un paseo, un
caf, una chocolatina, una tarea agradable...
- Piensa en los beneficios que comporta ejecutar la tarea. Analiza cmo te
ayudar a alcanzar tus objetivos.
- Prepara tu To-Day List he incluye la tarea que ests procrastinando entre
las 3T.
- Trabaja en la tarea en el momento del da en que tengas ms energa.
- Programa una reunin contigo mismo para llevarla a cabo. Reserva un
espacio de tiempo en tu agenda para aislarte y trabajar en ella.
- Si es una tarea larga, programa un perodo corto de tiempo para trabajar
sobre ella. As conseguirs empezar y romper la inercia. Te dar menos
pereza trabajar 30 minutos en un informe, que pensar que tienes que
dedicarle 4 horas de una sentada.
- No te permitas hacer ninguna cosa al comienzo del da, que no sea
empezar a trabajar en la tarea.
- Reduce al mnimo las interrupciones. Lo ltimo que quieres son ms
excusas para continuar procrastinando. Crea un bloque de concentracin.
- No pretendas hacerlo perfecto. El perfeccionismo es uno de los peores
enemigos de la productividad. Por un lado, te costar empezar porque la
tarea parecer ms difcil. Por otro lado, te costar terminar porque nunca
estar perfecto. Recuerda: La perfeccin tiene coste infinito.
Al final, es cuestin de actitud. Cuestin de decisin. No hagas ninguna otra
cosa antes, no pienses ms, no sigas planificando, no busques ms
informacin, no compres ms herramientas, no busques el ltimo software
disponible... empieza YA.
Sea como sea EMPIEZA. Da igual cmo. Da igual por donde. Empieza!
Escribe el ttulo del documento, abre la hoja de clculo y prepara los ttulos
de la tabla, escribe el primer prrafo de tu presentacin, pulsa nuevo mail
y escribe Estimado Seor..., descuelga el telfono y marca... Lo que sea.
Por pequeo que parezca, ayudar a que rompas tu inercia y te pondr en
marcha.
Lo bueno del espritu ejecutivo es que se puede ejercitar. A medida que te
acostumbras a ponerte a la tarea sin dilacin cada vez te resulta ms fcil y,
lo mejor de todo, empiezas a sentir una increble sensacin de logro,
optimismo y autoconfianza. Llegar un momento en el que pensars que
cualquier cosa es posible.
El segundo error a evitar es trabajar sobe la tarea de la forma incorrecta. Es
muy importante ceirse a una de las instrucciones ms importantes del
sistema Triskelion: Una a una, una sola vez y hasta el final.
No hagas multitarea. Lo nico que conseguirs es reducir la calidad de tu
trabajo y dedicar ms tiempo del necesario a cada tarea.
Cuando trabajes sobre una tarea, mantn el foco. Aslate en la medida de lo
posible. Evita distracciones (especialmente tus propias distracciones)
Vulcate al 100% en terminar antes de hacer ninguna otra cosa. Vence la
tentacin de cambiar de tarea, de consultar el mail, de archivar ese
documento, de hacer esa breve llamada pendiente... si en medio de la tarea
te descubres a ti mismo a punto de cambiar a otra cosa, detente. S fuerte.
Cambiar a otra tarea es como una adiccin. Es difcil no dejarse llevar. Pero
te aseguro que si eres capaz de conseguirlo, tu productividad se multiplicar
por 10.
Cuando termines con ella, no olvides que en tu To-Day List todava hay
tareas por hacer. No empieces a hacer ninguna otra cosa. Si has definido al
principio del da las tareas ms importantes, cuando termines con la
primera, sigue con la segunda y despus con la tercera, hasta que termines
de limpiar el listado.
As que de eso trata el pilar Hazlo YA: Empieza (ya) por la tarea ms
importante, trabaja con ella, y slo con ella, hasta que la termines y vuelve
al To-Day List para empezar con la segunda tarea ms importante del da.
LECTURA: EL TERCER PILAR DEL SISTEMA TRISKELION: HAZLO YA

Evita la procrastinacin. Empieza YA. Desarrolla tu espritu ejecutivo.
No te auto-engaes haciendo cosas no importantes para tener la sensacin
de que avanzas. Un buen gestor del tiempo hace casi exclusivamente cosas
importantes.
Identifica lo que es importante para ti, define el siguiente paso y EMPIEZA
YA.
Hazlo Ya, el tercer pilar del TKSystem, se compone de tres sub-pilares:
1. Empieza por la T+
Identifica, cada da, cul es la tarea ms importante que tienes que ejecutar
y empieza con ella a primera hora del da. Antes de hacer ninguna otra cosa.
2. Una a una, una sola vez y hasta el final
Mantn el foco. Concntrate al 100% en lo que ests haciendo. Aslate. Evita
distracciones e interrupciones (tanto tuyas como de los dems) Huye de la
multitarea.
Dedcale tiempo a cada tarea una sola vez. Una vez que empiezas con ella
no quieres tener que volver a dedicarle tiempo. Debes eliminarla de tu
listado en tu primer intento.
Trabaja en la tarea hasta que la termines. Evita la tentacin de cambiar de
actividad antes de haber terminado.
3. Vuelve al To-Day List
Cuando termines con lo que ests haciendo, no te dejes arrastrar por la
inercia. No empieces a revisar el mail, a trabajar en tareas superfluas, no te
distraigas Vuelve a concentrarte en tu To-Day List y empieza a trabajar en
la siguiente tarea del listado.
Existirn interrupciones, crisis, imprevistos No controlas el 100% de tu
agenda. Pero cuando recuperes el control, aunque sea un breve espacio de
tiempo, vuelve a enfocarte en lo que es importante: lo has decidido al
principio del da; est escrito en tu To-Day List.
LECCIN 18: EL SISTEMA DEL TRISKELION. EL TK SYSTEM.

Lo que voy a describir durante los prximos minutos es un modelo de
gestin del tiempo y productividad personal que ha ido evolucionando a lo
largo de cientos de aos gracias a los miembros de la Orden de la Sabidura
que lo han mejorado a partir de las enseanzas iniciales de su gran maestro
Sneca.
Este modelo est representado por el Triskelion. El smbolo celta de la
sabidura y el aprendizaje continuo. Cada una de sus tres patas, simboliza
uno de los pilares del sistema: Planifica, gestiona y hazlo ya. Alrededor de
estos tres pilares, encontramos un elemento que se encuentra presente en
todos y cada uno de ellos. Nos referimos a l como enfoca.
1. El primer pilar es Planifica. Antes de lanzarte a hacer por hacer,
asegrate de que lo que haces es lo correcto. Planifica a largo, a medio y a
corto plazo.
1.1. El primer paso es Define tus objetivos. Antes de nada, debes tener
claro lo que quieres conseguir. Define tus objetivos a largo y medio plazo y
plsmalos por escrito en un listado que te acompae permanentemente. El
listado te ayudar a no olvidar lo que es importante para ti, facilitar tu
toma de decisiones y te recordar constantemente que debes hacer algo
para acercarte a tus objetivos.
1.2. El segundo paso es Revisa cada semana. Una vez por semana, prate
y analiza el lugar donde ests y a dnde te diriges. Es el momento para subir
al rbol y ver la selva desde arriba. Tu revisin semanal te ofrece una visin
estratgica, te aparta de la locura del da a da y te permite mantener tu
sistema organizado y actualizado. Gracias a la revisin semanal podrs
despegar tu atencin del corto plazo y decidir cules son tus prioridades para
la semana.
1.3. El tercer paso es Usa el To-Day List. Es la planificacin ms operativa.
Al inicio de cada da define unas pocas tareas que s o s tendrs que
terminar antes de que finalice la jornada. Compromtete a terminarlas pase
lo que pase. Usa el listado como una herramienta que te ayude a no dejarte
arrastrar por distracciones, interrupciones, tareas no prioritarias, etc. Ser tu
plan para la jornada.
2. El segundo pilar es Gestiona. Cuando sabes lo que quieres y las acciones
que tienes que llevar a cabo para conseguirlo, necesitas un sistema que te
permita gestionar todas esas acciones.
2.1. En primer lugar, rene todas tus pre-ocupaciones. Ests rodeado de

ellas. Debes juntarlas todas. Scalas de tu cabeza, retralas de encima de la
mesa, encuntralas en tu cuaderno de notas, en tu bandeja de entrada
fsica, en tu calendario, etc. Toma conciencia de todas las pre-ocupaciones
que rodean tu Triskelion.
2.2. En segundo lugar decide. Tienes que procesar cada una de tus preocupaciones utilizando el diagrama de decisiones del sistema. Algunas preocupaciones ni siquiera entrarn en tu Triskelion. Las que s que entren,
debers transformarlas en un elemento archivado o en una nota (si no
requieren accin por tu parte) o en una tarea, una tarea delegada, una
reunin o una lectura pendiente (si requieren accin por tu parte).
2.3. En tercer lugar, organiza. Que tu sistema ordene estos elementos para
permitirte:
- Acceder a todos ellos de forma fcil, rpida y cmoda.
- Tomar decisiones rpidas y correctas sobre lo que puedes hacer en un
momento concreto.
- Evitar olvidos o prdidas de informacin.
3. El tercer pilar es Hazlo YA. Cuando sabes lo que quieres, las acciones a
llevar a cabo para conseguirlo y tienes un sistema que recoge y organiza
todas esas acciones, hay que hacer lo ms importante: Ejecutar esas
acciones.
Ante todo, evita la procrastinacin. Haz lo que sea por romper la inercia y
comenzar ya a trabajar en tus tareas prioritarias.
Cuando lo hagas, sigue los siguientes tres pasos:
3.1. Empieza por tu T+. Lo primero que debes hacer cuando te sientes en tu
mesa es trabajar en tu tarea ms importante. Cuando lleguen las
interrupciones, las reuniones, las crisis y los fuegos, por lo menos, habrs
conseguido avanzar algo en tu principal prioridad. Recuerda que en tu tarro
de cristal, primero debes colocar las piedras grandes.
3.2. Una a una, una sola vez y hasta el final. Concntrate plenamente en la
tarea en la que ests trabajando. Evita distracciones e interrupciones,
especialmente las que t mismo generas. No saltes de una tarea a otra. La
multitarea es enemiga de la productividad. Si las condiciones te lo permiten,
no pares de trabajar en la tarea hasta que est terminada. Un buen gestor
del tiempo se dedica a cada tarea una sola vez.
3.3. Cuando termines de trabajar en tu primera prioridad, no bajes la

guardia: Al comienzo del da definiste un listado de tus prioridades para la
jornada y tienes que volver a l. El To-Day List tiene que estar siempre
presente. Es tu plan del da. Ajstate a l todo lo que puedas. Evita
apartarte de l trabajando en tareas no importantes y que no son prioritarias
para ti.
Asume con naturalidad que no podrs hacer siempre todo lo que tienes que
hacer. Nadie puede. Slo podrs hacer unas pocas cosas cada da.
Asegrate, pues, de que esas pocas son las ms importantes que tienes que
hacer.
Asume tambin que no controlas el 100% de tu agenda. Las interrupciones,
las interacciones con otras personas, las crisis, etc. te apartarn de tu plan.
Pero recuerda, lo que verdaderamente diferencia a las personas altamente
productivas es que en los momentos que s controlan, son capaces de
trabajar en tareas importantes.
Alrededor de los tres pilares hay un elemento que llamamos Enfoca. Est
simbolizado por el crculo que envuelve los tres pilares y est presente en
todos y cada uno de ellos.
Cuando planifiques, cuando gestiones y cuando ejecutes; simplifica,
concntrate en tus objetivos y di no a los dems y, sobre todo, a ti mismo.
Enfoca constituye un crculo protector que impide que las cosas que no son
importantes, aquellas que no contribuyen a nuestros objetivos, accedan a
nuestro sistema. Es un escudo que t mismo debes construir a base de
proactividad, asertividad y constancia.
En definitiva: Planifica, gestiona y hazlo ya. Y en cada uno de estos pasos,
mantn el foco.
LECTURA: SIGUE APRENDIENDO

Hola a todos,
Aunque corta, mi relacin con La Orden ha sido intensa. sto me ha
permitido, no slo conocer un sofisticado sistema de productividad personal,
sino reflexionar largo y tendido sobre el tiempo y la vida.
No creo haber aprendido nada extraordinario. Casi todo lo que recoge el
TKSystem es puro sentido comn. Pero es un sentido comn que muchas
veces no ponemos en prctica.
En realidad, da lo mismo qu sistema de productividad personal tengamos,
las herramientas con las que contemos, el nombre que utilicemos para
referirnos a ellas Si no estamos dispuestos a probar, a aceptar cambios en
nuestra vida, a esforzarnos, a darle una oportunidad a lo nuevo no servirn
de nada.
Tener un sistema de productividad personal no va a hacer que tengamos
menos cosas que hacer, no va a eliminar de nuestras vidas los problemas,
las crisis, las personas con las que tenemos que interactuar cada da Pero
puede ayudar, y mucho, a mejorar nuestra sensacin de control, a
incrementar nuestros resultados y a rebajar nuestro nivel de estrs.
El TKSystem recoge los ltimos avances existentes sobre productividad y
gestin del tiempo a nivel internacional. Combina los consejos, las
herramientas y las reflexiones de los mejores gurs de la materia, pasados y
actuales.
Pero no debemos olvidar que siempre hay lugar para la mejora. Que no
podemos dejar de aprender. Que la gestin de la vida es un arte que nunca
terminamos de perfeccionar. Debemos seguir buscando, investigando,
probando Siempre hay sitio para el crecimiento, la mejora y el desarrollo.
El sistema del Triskelion es un sistema flexible. Cada uno debe adaptarlo a
su perfil, a su forma de trabajo, a su puesto Pero los pilares del sistema
son perfectamente aplicables a una gran variedad de situaciones y deben
permanecer como los cimientos sobre los que sustentemos el diseo de
nuestro propio sistema.
Nuestra vida puede cambiar, nuestros resultados pueden mejorar y nuestros
objetivos pueden conseguirse. Slo depende de una cosa: de nosotros
mismos. Estamos dispuestos a hacer el esfuerzo?a comprometernos con
nuestra mejora personal?a ser disciplinados?a ser constantes?
Un abrazo y mucha suerte a todos, Robert Wise.

Triskelion 2015

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Lo importante es que, si se produce la espera, pueda hacer lo que decida

Solamente con una actitud de valoracin de nuestro tiempo, lucha por su

me preguntis por el secreto de la dicha, el xito, la riqueza... son

R: Es la transcripcin de una de las lecciones de Sneca. Adems habla del

hacer... revolotearn en tu cabeza de forma constante si es tu mente la

LECTURA: GESTIN DEL TIEMPO

Un buen gestor del tiempo decide dedicar su tiempo a cosas importantes. Y

PD: Creo que en alguna de nuestras conversaciones ha surgido el tema de la

Si decidimos hacer algo, la pre-ocupacin se convertir en lo que llamamos

LECTURA: DIAGRAMA DE DECISIN

Imaginemos, por ejemplo, que la pre-ocupacin es un correo electrnico que

Si es algo que tenemos que hacer nosotros y que va a llevarnos ms de tres

Para que un sistema como Triskelion funcione, es imprescindible el orden y

El primero es que la bandeja de correo electrnico no est diseada para

El tercero es que todas las tareas que estn en la bandeja de entrada no

La forma en que escribimos las tareas en el listado es muy importante para

Es ESENCIAL que contemos con UN LISTADO NICO de tareas. En el que

Por lo tanto, en el calendario slo debemos incluir reuniones (con otras

Nuestras notas pueden servir para que guardemos innumerables piezas de

Informacin legal o fiscal.

Las nuevas tecnologas nos permiten registrar una ingente cantidad de

En nuestra bandeja de entrada SLO debe haber correos electrnicos

En resumen: Necesitamos contar con un sistema organizado, accesible en

Por lo tanto, os sugiero que antes de definir vuestros objetivos identifiquis

Pues bien, el ejercicio de identificar nuestros roles slo es una forma ms de

Los triunfadores resultaron ser personas normales que tenan

LECTURA: USO DE LAS AGRUPACIONES DE TAREAS

Lo que haremos, por lo general, es aprovechar esos recursos al mximo. Es

Gracias a las nuevas tecnologas, la categora delegadas tiene todava

Con estas dos categoras adicionales, nuestra lista de categoras quedara

Como veis, reservo los nmeros del 10 al 19 para categoras de

En realidad, estas tareas NO son tareas. Nunca las completaremos. Pero

Salvo en algunas ocasiones, estos objetivos NO se completan y, por lo tanto,

LECCIN 8: HAZLO YA. UNA A UNA, UNA VEZ Y HASTA EL FINAL

Cuando termines, habrs perdido tres, cuatro e incluso ms horas y todava

Por ejemplo, abrimos un correo electrnico: un compaero nos plantea una

LECTURA: SOBRE EL TERCER PILAR DEL TK SYSTEM: HAZLO YA!

Mejora tu ejecucin: Bloques de concentracin

Son stas las verdaderas enemigas de nuestra concentracin y no las

Si mientras trabajas te viene a la cabeza algo que tienes que hacer,

Pretendis ocuparos de muchas ms cosas de las que sois capaces. Y el que

Debis aprender a enfocar vuestra atencin, vuestro tiempo y vuestra

LECTURA: EL CRCULO EXTERIOR DEL TRISKELION: ENFOCA

LECCIN 10: REVISIN SEMANAL Y TO-DAY LIST

En la planificacin tendrs que definir cules son tus prioridades para la

jornada con la frustracin de no haber sido capaz de limpiar el listado. Ten

LECTURA: EL TO-DAY LIST

Gracias al To-Day List evitamos que nuevos acontecimientos, mails,

A medida que avanzamos en el da, marcaramos cada tarea como

LECCIN 11: EQUILIBRIO

Dado que el tiempo de que disponemos es finito, si nos excedemos en el

Deja que enumere algunas de ellas...

En segundo lugar: No controlas el 100% de tu agenda. No te frustres porque

LECTURA: EL USO DEL CORREO ELECTRNICO

3. Consulta el correo slo 2 o 3 veces al da: Concntrate en trabajar, en

- Coordinar una nomenclatura compartida para los asuntos: Incluir

LECCIN 12: PRIORIZACIN

No se frustre por ello. Mientras trabaje con otras personas, no podr

LECTURA: REFLEXIONES SOBRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

a tareas no importantes: Consultamos nuestras redes sociales, charlamos

El sistema Triskelion nos obliga a mirar al rea 2. Definir nuestros objetivos

Aprender, mejorar, desarrollarse, cultivarse, planificar, relajarse, descansar,

LECCIN 13: ORDEN