PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ARMONIZACIN DE REQUISITOS
MECI Y NTCGP
MECI

CRONOGRAMA
NTC GP 1000
COMPROMISOS / TAREAS

Subs.

Componente

Elemento

PRODUCTOS

RESPONSABLE

2013

Requisito

Etapa preparatoria para la implementacin

del sistema integrado de gestin.

5.1 Compromiso de la Direccin

Principios de: Enfoque hacia el cliente (1.2 a),
1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS
liderazgo (1.2 a), participacin activa de los
Y PROTOCOLOS TICOS
servidores y particulares que ejercen funciones
pblicas (1.2 c) y transparencia (1.2 j).

Suscribir el acta de compromiso para la implementacin Acto adtivo de

del sistema integrado de gestin (MECI - NTCGP 1000). compromiso de la
Suscribir acto administrativo de adopcin del MECI
direccin , adopcin del
SGI y nombramiento del
representante de la
direccin.
Nombrar el representante de la direccin

Director

Formalizacin alta direccin

Acto adtivo de definicin

de la alta direccin

Director

Ejecutado

Conformar el equipo operativo (equipo de

implementacin del sistema de gestin institucional)
Equipo tcnico de calidad y control

Equipo interdisciplinario
para la implementacin
conformado.

Director
Representante de la
direccin

Ejecutado

Elaborar el diagnstico institucional

Documento de
diagnstico elaborado

OAP

Ejecutado

Sensibilizar, socializar y capacitar en el sistema

integrado de gestin institucional

Sensibilizar el 100% de
los colaboradores de la
entidad

OAP

Permanente

Cdigo de tica definido

que contenga los
principio y valores

Talento Humano
OAP

Definir principios y valores

Ejecutado

Ejecutado

Febrero - Abril

Elaborar Cdigo de tica

Febrero - Abril

Definir funciones por cada cargo

Manual de funciones

Ejecutado

Elaborar perfiles de cargo

1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO

6.2 Talento Humano y nums. 6.2.1 y 6.2.2
HUMANO

1.1 AMBIENTE DE
CONTROL

1. CONTROL ESTRATGICO

1.1.3 ESTILO DE DIRECCIN

1.2.1 PLANES Y PROGRAMAS

1.2
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

1.2.2 MODELO DE OPERACIN

POR PROCESOS

1.2.3 ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL

Establecer poltica de talento humano

Poltica de Talento
humano definida

Definir criterios de operacin del proceso (por ejemplo:

procedimientos de seleccin, contratacin,
capacitacin, evaluacin de competencias y evaluacin
de desempeo)

Procedimientos
documentados del
proceso de Talento
humano.

Establecer el plan de formacin y/o capacitacin

Plan de formacin y/o

capacitacin definido.

Ejecutado

Establecer programa de Bienestar social /Salud

Ocupacional

Programa de Bienestar y
Salud Ocupacional

Ejecutado

Elaborar, revisar, aprobar y difundir el cdigo de buen

gobierno.

Cdigo de Buen
Gobierno aprobado y
socializado

Elaborar, revisar, aprobar y difundir el normograma

institucional

Normograma elaborado
y socializado

Ajustar plan estratgico de la entidad

Plan estrategico
formulado

Elaborar el plan de accin de la entidad vigencia 2013

Plan de accin
formulado y publicado

Realizar el despliegue estratgico

Planes operativos
formulados

Realizar la planeacin del sistema de gestin

institucional

Poltica y objetivos del

SGI

Elaborar y aprobar mapa de procesos

Mapa
de
procesos
aprobado y socializado

Director
OAP

Caracterizar los proceso de la entidad

Procesos caracterizados

OAP
Lideres de proceso

Elaborar la estructura organizacional de la entidad

Estructura
organizacional

Febrero - Abril

Lder de proceso
talento humano
OAP

Febrero - Septiembre

Director
Alta Direccin
OAP

Febrero - Junio

Alta Direccin
Lideres de proceso

Enero - Julio

5.1 Compromiso de la Direccin

Principios de: Enfoque hacia el cliente (1.2 a),
liderazgo (1.2 a) y transparencia (1.2 j).
5.5.3 Comunicacin interna, 8.5.1 Mejora
continua, etc).

5.4 Planificacin;
5.3 Poltica de la calidad;
7.1 Planificacin de la prestacin del servicio

Ejecutado

OAP.
Representante de la
Direccin

Ejecutado
2013
Ejecutado
2013

Marzo - Junio

Ejecutado

4.1 y 4.2

5.5.1 (Responsabilidad y autoridad),

5.5.2 (Representante de la Direccin)

Enero - Abril

Director
Lder Gestin Humana
OAP

Ejecutado

Pgina 1 de 4

PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ARMONIZACIN DE REQUISITOS
MECI Y NTCGP
MECI

CRONOGRAMA
NTC GP 1000
COMPROMISOS / TAREAS

Subs.

Componente

Elemento

1.3.1 CONTEXTO ESTRATGICO

1.3.2 IDENTIFICACIN DEL

RIESGO
1.3 ADMINISTRACIN
DEL RIESGO

1.3.3 ANLISIS DEL RIESGO

1.3.5 POLTICAS DE
ADMINISTRACIN DEL RIESGO

PRODUCTOS

RESPONSABLE

2013

Requisito

4.1 nm. g)
5.6.2 nm. h, Informacin para la revisin de la
Direccin (en el cual un insumo son los riesgos
actualizados e identificados);
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin
del servicio, donde establece que la prestacin
del servicio o la produccin del bien debe
realizarse bajo condiciones controladas, entre
ellas, adems de la informacin, criterios de
aceptacin, deben gestionarse los riesgos de
mayor probabilidad;
8.3 Control del producto o servicio no conforme,
donde la entidad debe definir acciones para
impedir el uso o aplicacin diferente al previsto de
un producto o servicio no conforme.
8.5.3 Accin preventiva (actuacin sobre los
riesgos)

Identificar riesgos (que afecten el cumplimiento de la

funcin institucional - estrategia, e identificar los riesgos
por proceso)

Metodologa de gestin
del riesgo aprobada

Elaborar el mapa de riesgos

Mapa de riesgos

Elaborar plan de mejoramiento para riesgos

identificados

Plan de mejoramiento

Elaborar la poltica de administracin del riesgo

Establecer la poltica de
administracin
del
riesgo

Ejecutado

Representante de la
Direccin
OAP

Abril - Julio

Julio - Agosto

Director
OAP

Agosto - Septiembre

Pgina 2 de 4

PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ARMONIZACIN DE REQUISITOS
MECI Y NTCGP
MECI

CRONOGRAMA
NTC GP 1000
COMPROMISOS / TAREAS

Subs.

Componente

Elemento

2.1.1 POLTICAS DE OPERACIN

2.1.2 PROCEDIMIENTOS

PRODUCTOS

RESPONSABLE

2013

Elaborar las polticas de operacin de los procesos

Polticas de operacin
documentadas
y
socializadas

Lder de proceso
OAP

Abril - Agosto

Elaborar, revisar, aprobar y difundir los procedimientos

obligatorios (6).

Procedimientos
obligatorios aprobados y
socializados

Requisito
4.1 nm. c);
7.2 Determinar requisitos del servicio /cliente,
disear las polticas para lograr su satisfaccin

4.2.1 nm. c)
Procedimientos de la NTCGP: 4.2.3, 4.2.4, 8.2.2,
8.3, 8.5.2, 8.5.3

Febrero - Junio

Lider de proceso
OAP

Elaborar, revisar, aprobar y difundir los mtodos de

operacin y control de los procesos (Manuales,
procedimientos, instructivos, guas, entre otros)
En la documentacin incluir los requisitos establecidos
en las normas aplicables para: seleccin, evaluacin y
aprobacin de proveedores, verificacin de producto
comprado, identificacin y trazabilidad, propiedad del
cliente, preservacin del producto/servicio

Documentos operativos
aprobados y
socializados

Enero - Diciembre

2.1 ACTIVIDADES DE
CONTROL

2.1.3 CONTROLES

4.1. g) puntos de control sobre los riesgos;

4.1 control de procesos cuando sean operados
por terceros
4.2.3, 4.2.4,
Cap 7 (operacin de los procesos)
8.5.3 en tanto es de carcter preventivo.

Definir controles en la operacin

(quedan establecidos en la documentacin de los
procesos y en las polticas de operacin)

Documentos operativos
aprobados y
socializados (contiene
los controles)

Lider de proceso
OAP

Enero - Diciembre

2.1.4 INDICADORES

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos;

8.4 anlisis de datos (ver principio de Enfoque
basado en hechos para la toma de decisiones).

Definir sistema de medicin a travs de indicadores

Definir indicadores de
eficiencia,eficacia
y
efectividad

Lder de proceso
OAP

Abril - Diciembre

2.1.5 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS (DE
OPERACIN)

4.2 Gestin documental

4.2.2 Manual de la calidad

Elaborar manual de gestin integral

Manual
de
gestin
integral elaborado y
socializado

OAP

Junio - Octubre

OAP

Ejecutado

2. CONTROL DE GESTIN

Identificar necesidades de informacin externa para el

Caracterizacin de
cumplimiento de la funcin institucional. (se hace desde procesos
la caracterizacin de los procesos)
Matriz de informacin y
comunicacin (interna y
Identificar flujos de informacin internos y externos
externa)

2.2.1 INFORMACIN PRIMARIA

5.2 Enfoque al cliente

7.2 Procesos relacionados con el cliente
8.2.1 Satisfaccin del cliente

Establecer mtodos de gestin de PQR (Definir,

documentar, difundir e implementar estndares de
gestin de PQR)

Actualizar
procedimientos de pqr, y
estrategia de Servicio al
cliente.

Definir metodologa para la medicin de la satisfaccin

del cliente

Metodologa para medir

la satisfaccin del
cliente definida y
socializada.

Enero - Mayo

Lder atencin al
ciudadano
OAP
Marzo - Mayo

2.2 INFORMACIN
4.1 Requisitos Generales
Literal d)
2.2.2 INFORMACIN SECUNDARIA 4.2 Gestin documental
8.4 Anlisis de datos

Implementar sistema de archivo (Ley general de archivo

594/00 implantada)
Establecer mecanismos para el registro, anlisis y
consolidacin de datos e informacin (se define en
procedimientos y sistema de informacin)

4.1 Requisitos Generales

6.3 Infraestructura, que incluye equipos para los Disponer de sistema de informacin que soporte la
2.2.3 SISTEMAS DE INFORMACIN
procesos y sus dispositivos requeridos para su operacin de la entidad. (Software y hardware)
funcionamiento como hardware y software.

2.3.1 COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL

Lder gestin
documental
OAP

Enero - Diciembre

Sistemas de informacin
para la operacin de la
entidad.
(Matriz sistema de
informacin ACR)
Polticas para el uso de
programas informticos

Lder UTI
Lder gestin
documental
OAP

Febrero - Diciembre

5.1 Compromiso de la direccin

5.5.3 Comunicacin interna
7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo

Ejecutado

Elaborar manual de comunicaciones (que incluya

comunicacin organizacional, comunicacin informativa
y plan de medios) e implementar las disposiciones que
en materia de comunicacin se definan en dicho
manual.

2.3 COMUNICACIN
PUBLICA

2.3.2 COMUNICACIN
INFORMATIVA

Gestin documental
implementada - ley 594

7.2.3 Comunicacin con el cliente

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
1.2.j. Principio de transparencia

Manual de
comunicaciones
elaborado y socializado
- Matriz de flujos de
informacin y
comunicacin interna y
externa

Lder comunicacin
OAP

Ejecutado

Pgina 3 de 4

PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ARMONIZACIN DE REQUISITOS
MECI Y NTCGP
MECI

CRONOGRAMA
NTC GP 1000
COMPROMISOS / TAREAS

Subs.

Componente

Elemento

PRODUCTOS

RESPONSABLE

2013

Encuesta Referencial
Aplicada

OAP

Ejecutado

Informe de
autoevaluacin del
control.

OAP

Abril
2014

OAP

Abril
2014

Informe de avaluacin al
Elaborar informe de evaluacin del sistema de control sistema de controol
interno - Encuesta referencial.
interno.
Informe
Ejecutivo Anual

Control Interno

Ejecutado

Conformar y capacitar equipo auditor

Equipo
auditor
competente
para
la
realizacin de auditoras
integradas. (MECI - GP
1000)

Control Interno
OAP

Enero - Marzo
2014

Elaborar el programa de auditora

Programa de auditora

Elaborar el plan de auditora

Planes de auditora por

proceso (rea)

Requisito

Aplicar encuesta DAFP de seguimiento

implementacin del MECI Y DE LA NTCGP

la

3.1.1 AUTOEVALUACIN DEL

CONTROL
3.1
AUTOEVALUACIN

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos

5.6 Revisin de la Direccin.

Elaborar y presentar informes de autoanlisis de la

gestin realizada por el proceso, la dependencia y la
entidad

3. CONTROL DE EVALUACIN

3.1.2 AUTOEVALUACIN DE
GESTIN

3.2.1 EVALUACIN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO

Elaborar y presentar informes de autoanlisis para el

mejoramiento de los controles del proceso, dependencia
y la entidad

5.6 Revisin de la Direccin.

3.2 EVALUACIN
INDEPENDIENTE
3.2.2 AUDITORA INTERNA

8.2.2 Auditora interna

Informe de
autoevaluacin de la
gestin.

Realizar auditoria al sistema integrado de gestin

Informes de auditora
Preparar y presentar informe de auditora
3.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
3.3 PLANES DE
MEJORAMIENTO

3.3.2 PLAN DE MEJORAMIENTO

POR PROCESOS
3.3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO
INDIVIDUAL

Elaborar e implementar el plan de mejoramiento Plan de mejoramiento

institucional
institucional
5.6 Revisin por la Direccin
6.2 Talento humano
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
8.5.2 Accin correctiva
8.5.3 Accin preventiva

Ejecutado

Control Interno
Equipo auditor

Control Interno
Equipo auditor

Ejecutado

Octubre - Noviembre
Noviembre

Lderes de proceso
Control Interno

Diciembre 2013 - Junio

2014

Elaborar e implementar el plan de mejoramiento por Plan de mejoramiento

proceso
por proceso

Lideres de proceso
Control Interno

Diciembre 2013 - Junio

2014

Elaborar e implementar el plan de mejoramiento Plan de mejoramiento

individual
individual

Servidores pblicos
Control Interno

Abril - Junio
2014

Pgina 4 de 4