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Ministrio de Administrao Estatal. Manual de Portugus: Cursos Modulares. SIFAP, Maputo, 2005.

Reunies e Assembleias Pp 26-28.


Como se anunciam as reunies e assembleia?
Os assuntos tratados em reunies ou assembleias so anunciados em convocatrias, formais ou informais,
publicadas na imprensa diria, veiculadas no sistema de comunicaes internas ou enviadas pelo correio.
Que elementos devem constar de uma convocatria
So elementos obrigatrios de uma convocatria seguintes:

Ttulo;

Organismo ou empresa e identificao do responsvel pela convocatria;

Presidente da mesa da Assembleia Geral;

Tipo de reunio (assembleia ordinria ou extraordinria);

Data, lugar e hora da reunio;

Agenda (enumerao dos assuntos a tratar) a que se d habitualmente o nome de ordem de trabalhos;

Data de convocatria

Facultativamente podero ainda constar:


- outros elementos identificativos do organismo ou empresa, ramo de actividades, sede, telefone, fax, etc.
- referencia aos artigos dos estatutos ou legislao
- convocatria para horrio posterior
Exemplo:
CONVOCATRIA
Convocam-se todos os.....................................(associados, membros da nome da associao) para
a .................................... que ter lugar ( ou que se realizar) em ......... de ......... s ........ horas, na
(sede, ........) sita ................................ com a seguinte
ORDEM DOS TRABALHOS (AGENDA)
1. Discutir, aprovar, ou modificar o relatrio de contas e parecer do conselho fiscal relativo aos exerccios
de .................................;
2 Eleger os corpos gerentes para binio de ............... , etc. Alterar o n ....do artigo..... dos estatutos.

Elevar a cota mensal de Mts.......... para...........;

Proceder a reviso de ..................;

Analisar a proposta de ...........................(oramento .............);

Tratar assuntos de interesse geral.


.............., ...........................de .................................de.......................

O presidente da mesa da Assembleia Geral


Conceito
um texto tcnico em que o sujeito enunciador revestido de competncia e poder de determinar a realizao
futura de uma reunio ou aco, convocando pessoa para participar na mesma, especifica o local, a data, o
tempo e a ordem de trabalhos.
A convocatria um texto prescrito formal que intima as pessoas de uma dada organizao para participarem
numa reunio.
um documento que se utiliza nas organizaes e de carcter obrigatrio. Este aspecto distingue-o do
convite, isto , a convocatria um texto funcional que tem um contedo de cumprimento obrigatrio por
parte dos convocados, o que j no se verifica com o convite que embora chamando sem obrigatoriedade.
um texto legislativo, semelhana do aviso e da circular, no qual o presidente da mesa associativa,
investido de autoridade e poder, legitimados por um processos eleitoral, convida ou ordena aos seus
subordinados (membros da associao ou instituio) a comparecerem na efectuao de uma actividade
futura (reunio, debate, assembleia, etc.).
Quem convoca pode aparecer de uma forma explicita e usa o termo convoca ou de uma forma implicita
usando as formas convoca-se ou so convocados, isto , passivas de se e de ser respectivamente.
A convocatria deve chegar ao seu destinatrio 48 horas antes da hora da realizao da reunio ou evento.
Estrutura da convocatria
A convocatria apresenta as seguintes partes:
Cabealho parte do documento que indica a origem, a instituio que convoca e o ttulo do documento
Convocatria em caracteres bem destacados e maisculas
Corpo uma parte da convocatria em que se explicita a entidade que convoca, os sujeitos convocados, o
objecto da convocatria, a data, e a hora, e o local do encontro bem como a ordem dos trabalhos.
Fecho a Parte final da convocatria e que compreende o seguinte: local e data de emisso da
convocatria, o cargo de quem convoca e a respectiva assinatura.
Caractersticas Lingusticas da Convocatria.

Possui marcas de espao e tempo;

Apresenta verbos no presente do indicativo;

Apresenta aces futuras;

Ocorrncia de verbos na passiva de se e de ser;

Ocorrncia das funes informativas e apelativas da linguagem.

ACTA: pp 37-41
Conceito
Acta um documento escrito que relata factos ocorridos numa dada instituio e as deliberaes tomadas em
tal reunio, de cuja convocatria dever constar o dia, a hora e o local da reunio e a respectiva ordem dos
trabalhos. Deve apresentar de uma forma sinttica ou pormenorizada, tudo o que ocorreu numa sesso ou
numa cerimnia.
Regras a observar na elaborao de uma acta
A acta elaborada pelo (a) secretario (a) na fase da reunio propriamente dita, devendo conter os aspectos
essenciais tratados num encontro e que espelhem, com fidelidade, o que nela se passou (intervenes dignas
de registo, declaraes, votaes, etc.):

O registo deve ser feito de uma forma clara e precisa;

A acta admite apenas algarismos por extenso, para evitar possveis rectificaes;

No admite linhas em branco, para evitar possveis acrscimos;

No admite rasuras ou emendas. Quando o erro detectado no momento da redaco, emprega-se a


palavra digo e, em seguida, o que se queria escrever; se o erro for detectado no fim usa-se a seguinte
estratgia: onde est X, l-se Y;

A acta lavra-se em livros prprios, o livro de actas ou folhas soltas, mas cronologicamente
enumeradas;

O texto pode ser preenchido em impresso/formulrio existente, manuscrito ou dactilografado.

As actas de reunies peridicas (actas de sesses ordinrias) so assinadas na sesso seguinte, depois
de lidas e aprovadas se no houver nenhuma alterao a introduzir-lhes.

Quarenta e oito horas, aps a reunio, dever-se- enviar uma cpia da acta a cada participante.

Nas actas de sesses de extraordinrias a leitura e aprovao so feitas imediatamente a seguir


sesso.

Uma acta pode ser assinada por todos os participantes ou apenas pela pessoa que preside a reunio e
pela secretria que elabora.
Estrutura da Acta

A acta constituda pelas seguintes partes:


1. Cabealho Que compreende a origem ou Instituio e o ttulo do documento;
2. Corpo que compreende: Forma de Abertura: data e hora exactas, local reunio, natureza da reunio,
pessoas convocadas (presentes e ausentes) suas funes e Agenda de Trabalhos Desenvolvida:
a) Forma de Abertura A formula fixa para iniciar, composta pelos seguintes indicadores: o n de ordem da
acta; a hora; o dia; o ms; o ano e o local de realizaes da reunio; bem como a agenda de trabalhos (se no
estiver em epigrafe, quer dizer, logo depois de cabealho).
b) O desenvolvimento dos Pontos Agendados

Indicao do nome de quem preside a reunio dos participante e dos convocados ausentes,
considerando ou no o justificativo da sua ausncia;

Indicao do expediente recebido e remetido;

Desenvolvimento dos pontos agendados (sntese das resolues tomadas ou desenvolvidas; resultados
das votaes se houver; declaraes de voto (se for o caso); qualquer outro ponto tratado na reunio);

3. Fecho que constitudo por uma formula fixa para encerrar a sesso, que pode ser:
... e nada mais havendo, foi encerrada a reunio, da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e
aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim secretrio, nos termos da lei.
Quanto a Assinatura, a acta pode ser assinada por todos os participantes, ou apenas pelos presidentes da
reunio e pelo secretrio que a lavrou.
Ao secretrio de uma acta compete:

A sua elaborao;

A difuso da mesma;

O respectivo arquivo;

Assegurar-se que as decises tomadas esto a ser executadas, alertando a quem de direito em caso
negativo.

Caractersticos lingusticas

Objectividade. Privilegia o essencial das intervenes, das decises tomadas, das votaes ocorridas,
das presenas e dispensa qualquer espcie de comentrio ou concluses;

Uso da parataxe ou coordenao porque a acta no tira concluses;

Predomnio do discurso indirecto

O verbo elemento essencial anunciador das aces; no pretrito perfeito e imperfeito do indicativo.

Advrbios ou locuo de ordem. inicialmente

Funo informativa da linguagem; preocupada com a verdade.

Caractersticas Metadiscursivos

Rigor ortogrfico e clareza da linguagem;

Escreve todos os algarismos por extenso para evitar falsificaes;

Para evitar todos os espaos em branco devem trancados para no se aumente nada que possa alterar o
valor semntico das proposies;

No apagar nem rasurar, em caso de engano escreva-se a palavra digo e escrever a palavra correcta;

Privilegia a ordem dos acontecimentos.

Actos de Fala a Usar na Produo de Uma Acta.


O verbo elemento essencial a considerar:

Expor, apresentar, anunciar, abordar, informar, referir, indicar;

Pedir, requerer, solicitar, perguntar, inquirir;

Responder, replicar, retorquir, contrapor, concluir;

Reafirmar; insistir, repetir, retomar;

Omitir, no abordar, cancelar, anular, encerar

Interromper, intervir, suspender, adiar;

Abalizar, apreciar, discutir, considerar, observar;

Enumerar, especificar, discriminar;

Acentuar, criticar, mostrar-se..., negar..., lamentar..., considerar, advertir, responsabilizar (se), exigir;

Aconselhar, sugerir, propor, alvitrar, recomendar, indicar, exprimir, mostrar-se..., manifestar....;

Garantir, assegurar, asseverar;

Nomear, designar, anunciar, recomendar, incumbir;

Constatar, verificar, concluir, examinar;

Fundamentar, alegrar, justificar, argumentar, citar, exemplificar.

Alternativa para o Final


Finalmente, fulano declarou encerrada (deu por finda) a sesso e convocou os presentes para a prxima
reunio (para a nova reunio) a ter lugar no dia ... pelas .... horas, no... (local).
Relacionamento dos Pargrafos
Relativamente no que respeita a ... procedeu-se a ... com os seguintes resultados:
No que respeita a ...
No que se refere a ...
Quanto a ...
1.Primeiro foi

1. proposto...

1. tendo sido deliberado

2. Seguidamente

2. sugerido.....

2. ressalvado

3. Depois

3. apresentado

3. aceite

4. Finalmente

4. ...

4. decidido, acordado

Feito isso...., passou-se discusso de ....


Deliberado, concludo, tratado ...... a anlise de .....
Expresses
Lida

por...

acta

da

sesso

anterior,

foi

mesma

aprovada

sem

restries. .......................................................
O expediente constou de leitura de dois ofcios emanados de ... (prestao de informaes relativas
a

pareceres

...

pareceres...) ..................................................................................................................................

de

Na ordem do dia, foi unanimemente aprovado o parecer emitido por ... acerca de ... pelo que foi
decidido

...

(comprar,

comunicar...)..........................................................................................................................................
Seguidamente (depois em seguida ...) procedeu-se votao relativa ... com os seguintes
resultados:.............
No .... ponto da ordem dos trabalhos, foi apresentada e aprovada a proposta de administrao que
se

arquiva

em

anexo

saber:... ...............................................................................................................................................
Quanto a ... (no que se refere a ..., no que respeita a ..., relativamente a ..., foi proposto o seguinte
(sugerido)...

sendo

acordado

(aceite,

decidido,

deliberado)...)... ...............................................................................................
Concluda a votao, deu-se inicio a ... (passou-se..., procedeu-se a... prosseguiu-se
com....) ............................
Nada mais havendo a tratar, foi a reunio dada por encerrada, pelas .... horas, e dela se lavrou a
presente acta, que aps lida e achada conforme, vai ser assinada pelo presidente da mesa (Director
Geral,...)

por

mim

secretariei................................................................................................................................................
...............
Relao Convocatria e Acta
Existe uma relao de subordinao pois, em condies normais no pode existir acta sem a
convocatria que vai primeiro convocar quem deve participar, indicar o lugar e a hora e a agenda da
mesma. A acta por sua vez a descrio detalhada da agenda, de tudo quanto vai ser tratado e que
foi atempadamente anunciado na convocatria distribudo pelos convocados.
Relao Acta e Relatrio
Se os dois so documentos ps renunio, enquanto a acta um documento detalhado dos
acontecimentos de um conjunto de actividades, de uma reunio o relatrio documento/texto
produzido com a intenso de expor resultados parciais ou totais de uma dada actividade, projecto ou
pesquisa ou qualquer outro evento com uma dada finalidade, sntese de acontecimentos passados e
pode basear-se na acta. Nalgum momento podem ser tomados como sinnimos.