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Microsoft Official Academic Course

MOS EXAMEN

77-420

Microsoft Official Academic Course MOS EXAMEN 77-420 Microsoft Excel 2013

Microsoft Excel 2013

Microsoft Official Academic Course MOS EXAMEN 77-420 Microsoft Excel 2013

Microsoft Official Academic Course

Microsoft excel 2013

Incluye la cobertura de los siguientes exámenes de Especialista en Microsoft Office (MOS):

examen de Mos 77‑420: excel 2013 examen de Mos 77‑427: experto en excel 2013, Parte 1 examen de Mos 77‑428: experto en excel 2013, Parte 2

2013 examen de Mos 77‑427: experto en excel 2013, Parte 1 examen de Mos 77‑428: experto

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Editor

Bryan gambrel

Publicador

Don fowley

Director de Ventas

Mitchell Beaton

Editora Técnica

Joyce nielsen

Director Ejecutivo de Marketing

Chris ruel

Subdirectora de Marketing

Debbie Martin

Directora de relaciones Estratégicas de Microsoft

natasha Chornesky de Microsoft learning

Asistente de Programa Editorial

Allison winkle

Director de Contenido

Kevin holm

Editora de Producción

Jill Spikereit

Director Creativo

harry nolan

Diseño de portada

Tom nery

Diseñadora de Producto

Jennifer welter

Editora de Contenido

wendy Ashenberg

Este libro fue configurado en Garamond por BoxTwelve, e impreso y encuadernado por Courier/Ken- dallville. Las cubiertas fueron impresas por Courier/Kendallville.

Copyright © 2014 por John Wiley & Sons, Inc. Todos los derechos reservados.

Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada en un sistema de recuperación o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico, mecánico, fotocopiado, grabación, análisis u otra forma, excepto los permitidos bajo las secciones 107 o 108 de la ley de Copyright de Estados Unidos 1976, sin el permiso previo por escrito del editor o autorización mediante el pago de la cuota correspondiente por copia al Copyright Clearance Center, Inc. 222 Rosewood Drive, Danvers, MA 01923, (978) 750-8400, fax (978) 646-8600. Las solicitudes de permisos a la editorial deben diri- girse al Departamento de permisos, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030- 5774, (201) 748-6011, fax (201) 748-6008. Para realizar pedidos de libros o para ponerse en contacto con el servicio al cliente, llame al 1-800-CALL WILEY (225-5945).

Microsoft, ActiveX, Excel, InfoPath, Microsoft Press, MSDN, OneNote, Outlook, gráficos dinámicos, tablas dinámicas, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, Windows Mobile y Windows Server son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. Otros nombres de productos y compañías mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.

Los ejemplos de compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos mencionados son ficticios. No se pretende ni se debe inferir de ningún modo relación con ninguna empresa, organización, producto, nombre de dominio, dirección de correo electrónico, logotipo, persona, lugar o acontecimientos reales.

El libro expresa puntos de vista y opiniones del autor. La información contenida en este libro se proporciona sin ninguna garantía expresa, implícita ni estatuaria. Ni los autores, John Wiley & Sons, Inc., Microsoft Corporation, ni sus revendedores o distribuidores serán responsables de cualquier daño causado o presuntamente causado directa o indirectamente por este libro.

ISBN 978-0-470-13308-8

Impreso en los Estados Unidos de América

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

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CONTRATO DE LICENCIA DEL USUARIO FINAL DE WILEY PARA EL EBOOK DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR

Este es el Contrato de Licencia del Usuario Final limitado de John Wiley and Sons, Inc. (“Wiley”), que rige el uso que hace del eBook de Microsoft Official Academic Course (“eBook de MOAC”) y del contenido relacionado (“Contenido para el Instructor”) de Wiley. Al acceder, descargar o utilizar el eBook de MOAC O EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR, usted acepta los términos y condiciones de este Contrato. Si no los acepta, no acceda, descargue ni utilice el eBook de MOAC NI EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR.

Licencia:

Por medio de este documento, Wiley concede al miembro, instructor o estudiante del Programa Microsoft IT Academy (“usted”) derechos que puede ejercer en virtud de este contrato, y usted acepta una licencia no exclusiva y no transferible para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor solo según los siguientes términos y condiciones:

a. Usted reconoce que los eBooks de MOAC y el Contenido para el Instructor se le licencian por un periodo breve y que el uso que haga de estos está sujeto a los términos y condiciones de este contrato.

b. Los siguientes son dos conjuntos independientes de derechos de uso. Solo uno de estos conjuntos se aplica a su caso.

i. Si usted es un miembro activo del Programa Microsoft IT Academy:

1. Los eBooks de MOAC son solo para el uso de los instructores y estudiantes.

2. Solo puede descargar la cantidad de copias del título del eBook de MOAC aplicable necesarias para los instructores que imparten la clase correspondiente a dicho título y para los estudiantes que asisten a la misma.

3. Solo puede distribuir los títulos del eBook de MOAC a los instructores que imparten una

de las clases correspondientes a dicho título y a los estudiantes que asisten a la misma, a través de:

o

correo electrónico;

o

un dispositivo USB seguro conectado directamente a los dispositivos personales de los estudiantes;

o

un sitio web protegido con contraseña al que solo tengan acceso los instructores

y estudiantes.

4. Solo puede distribuir el Contenido para el Instructor a los instructores, con fines de preparación y enseñanza de una de las clases correspondientes al título del eBook de MOAC asociado.

5. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo a un eBook de MOAC, se le notificará a cada persona que solo puede acceder o utilizar un eBook de MOAC si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los siguientes criterios:

o

Solo se utilizará el eBook de MOAC para fines personales de entrenamiento.

o

Solo se instalará el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de propiedad de la

persona o que esté bajo el control de esta.

o

No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.

o

Solo se podrá utilizar el título del eBook de MOAC mientras dure la clase en la que la persona está participando, es decir, mientras se enseñe el título del eBook de MOAC

o

por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, se

deben eliminar de forma segura todas las copias del título del eBook de MOAC que la persona posea o que estén bajo su control.

o

El uso que se haga de los títulos del eBook de MOAC también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompañen o que se incluyan en el eBook de MOAC.

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6. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo al Contenido para el Instructor, se le notificará a cada instructor que solo puede acceder o utilizar el Contenido para el Instructor si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los siguientes criterios:

o

Solo se utilizará el Contenido para el Instructor con fines de preparar y enseñar la sesión de entrenamiento.

o

Solo se instalará el Contenido para el Instructor en un dispositivo que sea de propiedad del instructor o que esté bajo el control de este.

o

No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente.

o

Solo se podrá utilizar el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en la que el instructor enseña el título del eBook de MOAC relacionado o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del título del Contenido para el Instructor que el instructor posea o que estén bajo su control.

o

El uso que se haga del Contenido para el Instructor también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales aplicables, que acompañen o que se incluyan en el Contenido para el Instructor.

ii. Si es un estudiante, usted reconoce y acepta que:

1. Actualmente asiste a la clase de un miembro de IT Academy Program que enseña el eBook de MOAC.

2. Solo utilizará los eBooks de MOAC para fines personales de entrenamiento.

3. Solo instalará el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de su propiedad o que usted controle.

4. No copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.

5. El uso que haga de los títulos del eBook de MOAC también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompañen o que se incluyan en el título del eBook de MOAC.

c. Salvo según se autorice expresamente en la sección b anterior, no puede cargar, copiar, modificar, transmitir, hacer trabajos derivados, reenviar ni distribuir ningún eBook de MOAC ni Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente, creado mediante descompilación, así como tampoco el código fuente de ningún eBook de MOAC o Contenido para el Instructor. No puede imprimir copias de ningún eBook de MOAC ni Contenido para el Instructor completo; sin embargo, puede imprimir páginas individuales o secciones de los capítulos del eBook de MOAC específicamente para su uso en el aula. No puede utilizar ni total ni parcialmente el eBook de MOAC ni el Contenido para el Instructor con fines de retribución monetaria por medio de la venta, reventa, préstamo, transmisión, contratación o cualquier otra forma de explotación del eBook de MOAC o del Contenido para el Instructor. Si transmite la propiedad de cualquier eBook de MOAC o Contenido para el Instructor a terceros, se pondrá término a su licencia automáticamente. Dicha terminación será adicional y sustituirá cualquier recurso de equidad, civil o de otro tipo disponibles para Wiley.

d. Solo podrá utilizar el título del eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en la que se enseñe el título del eBook de MOAC específico o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, deberá eliminar de forma segura todas las copias del título del eBook de MOAC y del Contenido para el instructor que posea o estén bajo su control.

e. LOS EBOOKS DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR SE LICENCIAN “TAL CUAL” Y “SEGÚN DISPONIBILIDAD”, SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO.

f. Usted reconoce que todos los derechos (incluyendo, sin limitación, la propiedad intelectual, las patentes y los secretos empresariales) en los eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor son propiedad única y exclusiva de Wiley y sus licenciantes. La aceptación de este contrato no lo convierte en propietario de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor, sin embargo, sí le concede una licencia limitada para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor de acuerdo con las disposiciones de este contrato. Usted acepta proteger el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor del uso, la carga, la descarga, la reproducción o la distribución no autorizados. Además, acepta no traducir, descompilar, desensamblar ni realizar ingeniería inversa de ninguno de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor. Wiley se reserva todos los derechos que no se le concedan expresamente en este contrato.

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Prefacio

Bienvenido al programa de Microsoft Official Academic Course (MOAC) para Microsoft Office 2013. MOAC representa la colaboración entre la empresa editorial John Wiley & Sons, Inc. y Microsoft Learn- ing. Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de enseñanza convincentes e innovadoras para los instructores y destrezas de aprendizaje superiores para los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo mínimo gracias a la preparación e instrucción por el conocimiento en profundidad de los creadores de Microsoft Office y Windows, así como por la elaboración de los libros de texto por una editorial de prestigio mun- dial debido a la calidad pedagógica de sus productos. Se desafía a los alumnos a que logren su potencial usando nuevos conocimientos técnicos como miembros altamente productivos del área de trabajo.

Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2013

y creador de los exámenes de Especialista en Microsoft Office (MOS), los estudiantes tienen la seguri-

dad de que se abordarán los temas más relevantes para el éxito personal y profesional. La participación directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC es preciso y está actualizado; también significa que los estudiantes recibirán la mejor instrucción posible para tener éxito en los exámenes de certificación y en el entorno de trabajo.

PrOgrAMA MICrOSOft OffICIAl ACAdEMIC COurSE

La serie de cursos Microsoft Official Academic Course constituye un programa completo dirigido

a instructores e instituciones para preparar e impartir cursos de gran calidad sobre las tecnologías

de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rápido ritmo de cambios en la tecnología y el plan de estudios desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de necesidades más allá de las herramientas de instrucción académica para que un instructor esté preparado para impartir el curso. El programa MOAC trata de proporcionar soluciones para todas estas necesidades de manera sistemática con el fin de garantizar una experiencia de entrenamiento satisfactoria y gratificante para el instructor y el alumno: aprendizaje técnico y plan de estudios para la preparación del instructor con nuevas versiones de software; el propio software para que los alumnos lo usen en casa para la adquisición de conocimientos prácticos, evaluación y validación del desarrollo de habilidades; y un excelente conjunto de herramientas para realizar la instrucción en el aula y en el laboratorio. Todas ellas son importantes para la entrega sin problemas de un interesante curso sobre software de Microsoft, y todas se proporcionan con el programa MOAC.

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vi

Información sobre el libro

CArACtEríStICAS PEdAgógICAS

El material didáctico MOAC para el sistema Microsoft Office 2013 está diseñado para cubrir todos los objetivos de aprendizaje para el examen de MOS, que se denomina "dominio del objetivo". Muchas características pedagógicas han sido desarrolladas específicamente para los programas de Microsoft Official Academic Course.

Mediante una extensa información sobre los procedimientos y conceptos técnicos integrados, a lo largo del libro de texto se plantean desafíos para el alumno y el instructor por igual. A continuación, mostramos una lista de características clave de cada lección diseñadas para preparar a los estudiantes para el éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo:

Cada lección comienza con una Matriz de conocimientos de la lección. Más que una lista estándar de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento de software tratado en la lección con el dominio del objetivo de examen MOS específico.

Cada lección se abre con una Orientación sobre el software. Esta característica proporciona una visión general de las características de software con las que trabajarán los estudiantes en esta lección. La orientación detallará las propiedades generales del software o de características específicas, tales como una cinta o un cuadro de diálogo; e incluye una imagen de la pantalla grande con etiquetas.

Instrucciones concisas y frecuentes paso a paso enseñan a los alumnos características nuevas y ofrecen la oportunidad de ponerlas en práctica. Los pasos numerados proporcionan instrucciones paso a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran conocimientos de software. Los pasos también muestran resultados e imágenes de la pantalla para que coincidan con lo que los estudiantes deben ver en las pantallas del ordenador.

Ilustraciones: las imágenes en pantalla proporcionan información visual a medida que los estudiantes van realizando los ejercicios. Estas imágenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso.

Evaluación de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los estudiantes deben responder verdadero o falso, rellenar espacios en blanco, emparejar o elegir entre varias opciones, todo ello sobre conceptos aprendidos en la lección.

Proyectos: proporcionan actividades de final de lección progresivamente más difíciles.

Archivos en línea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios para cada lección.

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Programa de apoyo para el instructor

los programas Microsoft Official Academic Course van acompañados de una generosa variedad de recursos que incluyen extensas imágenes del libro de texto para formar un paquete pedagógico coherente Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para impartir sus cursos. Los recursos disponibles en línea para su descarga incluyen:

Guías del instructor que contienen soluciones para todos los ejercicios del libro de texto, así como de los capítulos y notas para la clase. Estas guías están disponibles en el sitio de apoyo del libro del instructor.

Archivos de la solución de todos los proyectos del libro que están disponibles en línea en el sitio de apoyo del libro del instructor.

Un banco de pruebas que contiene preguntas organizadas por lección en formatos de respuesta múltiple, verdadero o falso, respuesta corta y redacción, y se puede descargar desde el sitio de apoyo del libro del instructor. Se proporciona una clave de respuestas completa.

Presentaciones de PowerPoint. Un conjunto completo de presentaciones en PowerPoint está disponible en el sitio de apoyo del libro del instructor para mejorar las presentaciones en el aula. Estas presentaciones, adaptadas a la cobertura de temas del texto y a la matriz de conocimientos, están diseñadas para transmitir los conceptos clave abordados en el texto.

Archivos de datos del alumno que están disponibles en línea en el sitio de apoyo del libro del instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio de apoyo del libro del estudiante.

Archivos de datos del alumno

COPIA dE lOS ArChIvOS dE PrÁCtICAS

Es posible que el instructor ya haya copiado los archivos de prácticas antes de que llegue a clase. Sin embargo, tal vez le pida que copie los archivos de prácticas por sí mismo al comienzo de la clase. Asimismo, si quiere completar cualquiera de los ejercicios de este libro por sí mismo en el hogar o en el lugar de trabajo después de clase, puede que le interese copiar los archivos de prácticas.

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reconocimientos

Nos gustaría dar las gracias a los numerosos instructores y revisores que han leído cuidadosamente el esquema y el manuscrito, y han proporcionado información muy valiosa para obtener materiales didácticos de calidad.

Catherine Bradfield, DeVry University DeAnnia Clements, Wiregrass Georgia Technical College Dee Hobson, Richland College Sandra Jolley, Tarrant County College Joe Lamontagne, Universidad de Davenport Edward Martin, Kingsborough Community College-City University of New York Aditi Mukherjee, Universidad de Florida—Gainesville Linda Nutter, Peninsula College Dave Rotherham, Sheffield Hallam University

Nos gustaría expresar nuestro agradecimiento al equipo de Microsoft Learning, en especial a Alison Cunard, Tim Sneath, Zubair Murtaza, Keith Loeber, Rob Linsky, Anne Hamilton, Wendy Johnson, Julia Stasio y Natasha Chornesky por su estímulo y apoyo en la creación de los programas Microsoft Official Academic Course con los mejores materiales académicos para que los alumnos e instructores dominen las nuevas tecnologías de Microsoft. Finalmente nos gustaría dar las gracias a Jeff Riley y su equipo de Box Twelve Communications, Laura Town y su equipo de WilliamsTown Communications, Debbie Collins y Sandy DuBose por su asistencia técnica y editorial.

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Créditos de autor

KIM lIndrOS

Kim Lindros es una escritora a tiempo completo, desarrolladora de contenido y administradora de proyectos que ha trabajado en el ámbito de la alta tecnología y la informática desde principios de los noventa. Coautora de Introduction to Computers with Windows XP and Office 2007 (Kaplan, 2013), MTA Microsoft Technology Associate Exam 98-349 Windows Operating System Fundamentals (Wiley, 2012), PC Basics with Windows 7 and Office 2010 (Jones & Bartlett Learning, 2010), y numerosos cursos centrados en Windows y Microsoft Office.

rICK WIntEr

Rick Winter ha publicado más de 50 libros y artículos sobre informática y para niños, y ha formado

a más de 3000 adultos en el ámbito del software informático. Tiene una licenciatura en Artes en

Medioambiente Internacional de la Universidad de Colorado y un Máster de Administración Pública de la Universidad de Colorado en Denver. rick ha recibido premios que incluyen el Creek School District Leadership y el Service Award, Information Systems Trainers Distinguished Service Award, así como

el Rocky Mountain Chapter Society for Technical Communication Distinguished Award, es Phi Beta

Kappa, Eagle Scout y aparece en el "Quién es quién en América".

JEnnIfEr fultOn

Jennifer Fulton, socio de Ingenus, LLC y antigua "entrenadora de equipos" de iVillage, es una escritora técnica experimentada con más de 20 años en el negocio. Jennifer ha escrito y editado cientos de materiales de cursos en línea para universidades y colegios públicos y es autora de más de los 150 libros más vendidos sobre equipos informáticos para usuarios principiantes, intermedios y avanzados, entre los que se incluyen Outlook 2010 All-in-One for Dummies, Windows 7 eLearning Kit for Dummies y Outlook 2007 All-in-One Desk Reference for Dummies. Jennifer también es entrenadora de equipos informáticos para empresas e imparte diversos cursos sobre Windows, Microsoft Office, Paint Shop Pro, Photoshop Elements y otros.

GREGORY TRUBY (EXPERTO EN CONTENIDO)

Gregory Truby es el propietario de GabrAria LLC, una consultora que desarrolla aplicaciones profesionales personalizadas, basadas en Excel y Access para empresas. Asimismo, Greg ha impartido seminarios sobre Excel por todo el país para la formación de empresas como Fred Pryor Seminars. Desarrolló el curso e impartió las clases del programa de aprendizaje sobre Excel Avanzado de cinco días completos para profesionales financieros para la revista CFO. Antes de abrir su propia empresa, Greg trabajó en el sector de los negocios internacionales durante más de 20 años. Creó un sistema de contabilidad multiusuario para ahorros y préstamos mientras vivía y trabajaba en Costa Rica. Multiplicó por 20 la exportación de un pequeño fabricante del Medio Oeste en menos de siete años. Mientras estaba en Sony Electronics, dirigió un grupo de exportación que que hizo exportaciones por valor de más de 32 millones de dólares al año y supervisó la conversión del Centro de reparación de piezas mundial de América en una zona de comercio exterior. A Greg le gusta aprovechar su experiencia en la solución de sus propios problemas empresariales en Excel para desarrollar materiales pedagógicos y enseñar a los demás a responder de forma eficaz a sus necesidades de negocio en Excel.

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Contenido breve

lECCIón 1:

InfOrMACIón gEnErAl

1

LECCión 2:

TRaBajaR CON MICROsOfT EXCEl 2013 12

LECCión 3:

UsO DE OffICE BaCksTaGE 34

LECCión 4:

UsO DE fóRMUlas BásICas 47

LECCión 5:

UsO DE las fUNCIONEs 60

LECCión 6:

DaR fORMaTO a RaNGOs Y CElDas 68

LECCión 7:

fORMaTO DE hOjas DE CálCUlO 88

LECCión 8:

aDMINIsTRaCIóN DE hOjas DE CálCUlO 103

LECCión 9:

TRaBajaR CON DaTOs Y MaCROs 120

LECCión 10:

UsO DE fóRMUlas avaNzaDas 155

LECCión 11:

PROTEGER lOs lIBROs 180

LECCión 12:

CREaCIóN DE GRáfICOs 200

LECCión 13:

aGREGaR IMáGENEs Y fORMas a UNa hOja DE CálCUlO 236

LECCión 14:

COBERTURa aDICIONal PaRa El EXaMEN DE EXPERTOs EN EXCEl 77-427 260

LECCión 15:

COBERTURa aDICIONal PaRa El EXaMEN DE EXPERTOs EN EXCEl 77-428 287

aPéNDICE 318

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Información general 1

MAtrIz dE COnOCIMIEntOS dE lA lECCIón

Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

iniciar Excel

Crear libros en blanco nuevos

1.1.1

Trabajar en la ventana de Excel

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

1.4.3

Cambiar la vista de Excel

Dividir la ventana

1.4.13

 

Cambiar las vistas de un libro

1.4.6

Trabajar con un libro ya existente

Mostrar cómo se usa ir a.

1.2.4

 

Mostrar cómo utilizar el cuadro de nombre.

1.2.5

Contoso, Ltd. ofrece atención sanitaria especializada para toda la familia, desde el período prenatal hasta la tercera edad. La clínica, propiedad de la Dra. Stephanie Bourne, tiene una lista creciente de pacientes. En la actualidad cuenta con 36 empleados, entre ellos tres médicos de familia adicionales. El horario de atención de cada médico es exclusivo y la instalación está abierta de 7 de la mañana a 7 de la tarde los lunes, y de 8 de la mañana a 4 de la tarde el resto de la semana. La directora y la nueva ayudante que va a contratar se encargarán de realizar el seguimiento de los ingresos y los gastos de la práctica, así como del mantenimiento de un gran volumen de datos de los empleados. Por otra parte, la directora creará ejercicios de simulación para probar a los candidatos, en especial a aquellos que hayan finalizado recientemente la Universidad. En esta lección, aprenderá a introducir texto y números en una hoja de cálculo de Excel para mantener actualizados los registros de empleados. Al finalizar el libro, deberá de ser capaz de realizar las tareas de simulación que se exigen en la prueba para usuario especializado de Microsoft Office y las simulaciones necesarias en varios trabajos, para las que se necesita tener aptitudes centradas en Excel.

OrIEntACIón SObrE El SOftWArE

Pantalla de inicio de Microsoft Excel

Microsoft Office Excel 2013 ofrece herramientas avanzadas que permiten a los usuarios organizar, analizar, administrar y compartir información fácilmente. Las celdas, las filas y las columnas de las hojas de cálculo, así como las mismas hojas de cálculo como parte de un libro constituyen el fundamento de Excel y las ubicaciones donde trabajará. La mayoría de las herramientas que usa al

que se extiende por la parte superior de la ventana.

orientadas a la realización de tareas. Cada

orientados a la realización de tareas específicas para

el tipo de trabajo que el usuario está realizando en esos momentos. Dado que se puede personalizar la cinta y que según la configuración pueden aparecer nuevas opciones como las pestañas DESARROLLADOR, COMPLEMENTO y POWERPIVOT, es posible que la pantalla tenga un aspecto diferente al de la figura 1-1.

pestaña está dividida en

Dicha cinta está organizada en

trabajar en Excel se encuentran en la

cinta
cinta

pestañas de comandos

grupos de comandos

2

lección 1

barra de herramientas de acceso rápido

Pestañas de comandos

Barra de título

Pestaña ArChIvO Cinta Cuadro de nombres Celda activa Etiquetas de columnas barra de fórmulas Etiquetas
Pestaña ArChIvO
Cinta
Cuadro de nombres
Celda activa
Etiquetas de
columnas
barra de
fórmulas
Etiquetas de
filas
Pestaña de la hoja de cálculo
figura 1-1

Libro en blanco de Excel

INICIaR EXCEl

Para trabajar de forma eficaz con Microsoft Excel, es preciso familiarizarse con su interfaz de usuario principal. Puede abrir Microsoft Excel 2013 en Windows 8 yendo a la esquina inferior izquierda de la pantalla, haciendo clic en Inicio, a continuación haciendo clic con el botón derecho en un área vacía de la pantalla Inicio y, por último, haciendo clic sucesivamente en Todas las aplicaciones y en Excel 2013.

Excel abre una lista de plantillas y en la mayoría de los casos solo se elige un libro en blanco o se abre

un archivo anterior. En la Figura 1-1, se muestra un

libro
libro

o archivo de hoja de cálculo. Un libro es

similar a un libro físico con muchas páginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre del programa (Excel) aparecen en la barra de título en la parte superior de la pantalla. Libro1 (o Libro2, Libro3 y así sucesivamente) es el título temporal del libro hasta que lo guarda con el nombre que elija. El

nuevo libro contiene una

hoja de cálculo
hoja de cálculo

(Página1) por defecto (similar a la primera página de un

libro), donde se introduce la información. Si un libro tiene más páginas (u hojas de cálculo), use las pestañas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de estado y se identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con el botón de nueva hoja (+) puede agregar hojas de cálculo o cambiar su nombre para identificar su contenido tantas veces como sea necesario.

Abrir Excel

En este ejercicio, aprenderá a usar la pantalla Inicio para abrir Excel y ver la primera hoja de cálculo en blanco del libro.

Información general

3

PASO A PASO

Iniciar Excel

PREPÁRESE. Asegúrese de que Microsoft Excel esté instalado en su ordenador. A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Si se muestra el escritorio de Windows, haga clic en la miniatura de la pantalla Inicio en la esquina inferior izquierda de la pantalla de Windows 8.

2. Haga clic sucesivamente en un área vacía de la pantalla y en todas las aplicaciones.

3. En la lista de aplicaciones bajo Microsoft Office 2013, haga clic en Excel 2013 Se abrirá una ventana con los últimos archivos de Excel abiertos y ejemplos de plantillas que puede utilizar (véase la Figura 1 - 2).

figura 1-2

Pantalla de inicio de Microsoft Excel

Archivos

recientes

que ha

abierto (si

los hay)

recientes que ha abierto (si los hay) haga clic en un libro en blanco para iniciar

haga clic en un libro en blanco para iniciar un nuevo archivo.

haga

clic para

obtener

más

información

sobre Excel.

haga clic en otras plantillas para ver qué puede hacer en Excel o para empezar con un ejemplo.

4. Haga clic en libro en blanco. Se abrirá un libro en blanco y se mostrará la hoja de cálculo denominada Hoja1 tal como se muestra en la Figura 1-1.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

tome nota

Si utiliza Excel en varias ocasiones, es posible que le interese anclar la aplicación en la pantalla Inicio. En la pantalla Todas las aplicaciones, haga clic con el botón derecho en la aplicación y elija Anclar a Inicio. También puede seleccionar Anclar a la barra de tareas para que pueda hacer clic en el icono de la parte inferior de la pantalla del escritorio de Windows para iniciar Excel.

Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas, columnas y celdas. Todas las

columnas de
columnas
de

una hoja de cálculo empiezan en la parte superior de la hoja de cálculo, llegan hasta la parte inferior de

esta y se identifican mediante una letra. Todas las

filas
filas

empiezan en el borde izquierdo de la hoja de

celda celda activa
celda
celda activa

de la

cálculo, continúan a la derecha y se identifican mediante un número. Cada cuadro o

cuadrícula se identifica por la intersección de una columna y una fila. Así, la primera celda de una hoja

de cálculo abierta es A1. Introduzca la información escribiéndola en la

o seleccionada,

cuyo contorno está formado por un rectángulo en negrita. Esto también se denomina la celda actual o resaltada.

4

lección 1

TRaBajaR EN la vENTaNa DE EXCEl

Cuando inicia Excel y hace clic en Libro en blanco, el programa abre un libro nuevo y muestra una hoja de cálculo en blanco. En la sección anterior, aprendió qué son algunos de los componentes más importantes de la hoja de cálculo de Excel como las filas, las columnas y las celdas. En esta sección, explorará la ventana de Excel y aprenderá a identificar y personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, la cinta y otras herramientas y componentes importantes en la pantalla. También aprenderá a abrir y utilizar la vista Backstage, sustituto de Microsoft para el botón de Office y los comandos del menú Archivo de las versiones anteriores de Office.

0,03

la

que utiliza más a menudo en cualquier sesión de Excel determinada. Se muestra en el lado izquierdo de la barra de título, por encima de la cinta (aunque puede mover la barra de herramientas por debajo de la cinta si quiere que esté más cerca del área de trabajo). Puede agregarle o quitarle comandos para que contenga únicamente los comandos que usa con más frecuencia. En esta lección, aprenderá a mover y personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregando y quitando comandos. También

aprenderá a usar la

, que se muestra en forma de rectángulos pequeños que

permite tener un acceso rápido y fácil a las herramientas

barra de herramientas de acceso rápido

información en pantalla

muestran texto descriptivo cuando pone el puntero sobre un comando o un control.

PASO A PASO

uso de las herramientas en pantalla

PREPÁRESE. USE el libro en blanco que abrió en el ejercicio anterior para realizar estos pasos:

1. Señale cada uno de los iconos de la barra de herramientas de acceso rápido y lea la descripción que aparece como información en pantalla.

tome nota

Use la información en pantalla para recordar la función de los comandos. la información en pantalla mejorada se muestra en un rectángulo más grande que contiene más texto descriptivo que una información en pantalla. La mayoría de dicha información contiene un vínculo a un tema de ayuda.

2. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable. En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregará a la barra de acceso rápido. Vuelva a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresión rápida en la lista desplegable (véase la Figura

figura 1-3

Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido

1-3).

de la barra de herramientas de acceso rápido 1-3). 3. A continuación, haga clic con el

3. A continuación, haga clic con el botón derecho en cualquier punto de la barra de herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones.

4. Haga clic con el botón derecho en la pestaña InICIO y haga clic en Contraer la cinta de opciones. Ahora, solo permanecen las pestañas en pantalla, lo que aumenta el área de trabajo.

Información general

5

6. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable. Haga clic en Mostrar encima de la cinta de opciones de la lista desplegable.

7. Haga clic con el botón derecho en el comando Abrir comando y seleccione Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

8. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable y en Impresión rápida para quitar la marca de verificación del menú y así eliminar el icono de impresión rápida de la barra de herramientas de acceso rápido.

tome nota

Para agregar a la barra de acceso rápido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga clic en Más comandos en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. También puede haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas de acceso rápido o en cualquier pestaña de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rápido para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE Excel.

De forma predeterminada, la barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer. A medida que trabaje en Excel, personalice la barra de herramientas de acceso rápido para que contenga los comandos que utiliza con más frecuencia. Sin embargo, no elimine los comandos Deshacer y Rehacer. Estos comandos no están disponibles en las pestañas de comandos de la cinta.

CaMBIaR la vIsTa DE EXCEl

En la cinta, la pestaña VISTA contiene comandos para controlar el aspecto del documento visualizado. También puede abrir y organizar ventanas nuevas y dividir ventanas para obtener vistas en paralelo de diferentes partes del documento.

Cambio de la vista de Excel

Como indicamos en una sección anterior, algunos grupos de pestañas de la cinta tienen una flecha en la esquina inferior derecha denominada Selector de cuadro de diálogo. Si se hace clic en la flecha, se abrirá un cuadro de diálogo o una ventana que contiene más opciones para dicho grupo de comandos en concreto. En este ejercicio, aprenderá a usar los comandos de la pestaña VISTA para cambiar la vista de Excel.

PASO A PASO

Cambio de la vista de Excel

PREPÁRESE. iniCiE Excel y empiece un nuevo libro.

1. Si es necesario, haga clic en la pestaña InICIO para activarla.

2. Seleccione la celda A1 para activarla. A continuación, escriba 456 y presione tabulador.

3. En la esquina inferior derecha del grupo Fuente, haga clic en la flecha del Selector de cuadro de diálogo. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas de la Figura 1-4. En la mayoría de los casos, la fuente predeterminada de Excel es Calibri, 11 puntos, sin negrita ni cursiva.

figura 1-4

Cuadro de diálogo Formato de celdas

predeterminada de Excel es Calibri, 11 puntos, sin negrita ni cursiva. figura 1-4 Cuadro de diálogo

6

lección 1

4. Observe que la pestaña Fuente del cuadro de diálogo está activa. Desplácese hacia abajo en la lista fuente, haga clic en Arial y luego en Aceptar. Ahora la celda B1 está activa.

5. Escriba 456 en esta celda y, a continuación, presione tabulador. Observe la diferencia de tamaño y aspecto entre este número y el que introdujo en la celda A1.

6. Haga clic en la pestaña vIStA.

7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en diseño de página. En esta vista, puede ver los márgenes, dónde hay saltos de página y puede agregar un encabezado o un pie de página (véase la Figura 1-5).

figura 1-5

Vista Diseño de página

regla

vertical

regla horizontal El panel de la derecha muestra celdas adicionales que se imprimirían en otra
regla horizontal
El panel de la derecha muestra
celdas adicionales que se
imprimirían en otra página si esta
tuviera entradas

8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en normal para que la hoja de cálculo ya no muestre reglas, ni encabezados, ni pies de página ni saltos de página.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Como se demuestra en este ejercicio, puede obtener una vista previa de la hoja de cálculo impresa haciendo clic en la pestaña VISTA de la cinta y, a continuación, haciendo clic en Diseño de página en el grupo Vistas de libro (primera sección). Esta vista le permitirá ajustar las páginas antes de imprimir. Puede cambiar el diseño y el formato de la hoja de cálculo tanto en esta vista como en la vista Normal. También puede usar las reglas para medir la anchura y la altura de la ventana y determinar si necesita cambiar los márgenes o la orientación de impresión.

División de la ventana

Cuando una hoja de cálculo contiene una gran cantidad de datos, puede ver solo una pequeña porción de la hoja de cálculo en las vistas Normal y Diseño de página de Excel. El comando Dividir le permite superar esta limitación ya que permite ver la hoja de cálculo en dos paneles o en cuatro cuadrantes. Después de ejecutar este comando, puede usar las barras de desplazamiento de la derecha y de la parte inferior de la ventana para mostrar distintas secciones de la hoja de cálculo al mismo tiempo de modo que pueda comparar o contrastar más fácilmente los datos o ver qué efecto podría tener un cambio en una parte de la hoja de cálculo en otra parte distante de la misma. En este ejercicio, aprenderá a dividir la ventana de Excel y utilizar las barras de desplazamiento para ver diferentes secciones de una hoja de cálculo. También practicará la introducción de datos en celdas de ventanas divididas y aprenderá a eliminar la separación para volver a obtener una vista de ventana única.

Información general

7

PASO A PASO

dividir la ventana

PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que dejó abierta en el ejercicio anterior o escriba 456 en las celdas A1 y B1 de un libro nuevo.

1. Haga clic en la celda f1 para activarla.

2. En la pestaña ViSTA, haga clic en dividir. Observe que la pantalla se divide verticalmente en dos paneles diferentes.

3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel de la derecha, mantenga presionada la flecha derecha hasta que vea la celda AA1. Observe que puede seguir viendo las celdas A1 y B1 del panel de la izquierda.

4. Vuelva a hacer clic en dividir. La pantalla ya no estará dividida.

5. Haga clic sucesivamente en la celda a17 y en dividir. La pantalla se dividirá horizontalmente en dos paneles diferentes.

6. Vuelva a hacer clic en dividir. La pantalla ya no estará dividida.

7. Haga clic sucesivamente en la celda f14 y en dividir. Esta vez, la pantalla se dividirá en cuatro paneles.

8. Elija el cuadrante inferior derecho haciendo clic en cualquier celda de ese panel y luego desplácese hacia abajo para mostrar la fila 40.

9. En la celda H40, escriba 236 y presione Entrar. Deberán verse los datos introducidos en las celdas A1 y B1 junto con lo que acaba de escribir en la celda H40 (véase la Figura 1-6).

figura 1-6

Trabajo en una ventana dividida

Comando dividir barras de desplazamiento
Comando dividir
barras de
desplazamiento

10. Haga clic en dividir para eliminar la división. Dejarán de verse los datos de la celda H40.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE el libro y DEJE Excel abierto.

tome nota

El comando Dividir es especialmente útil cuando se necesitan comparar diversas partes de una larga hoja de cálculo.

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo que contiene pocos datos, es fácil desplazarse por ella y centrarse en celdas concretas. Sin embargo, a medida que adquiera experiencia trabajando con Excel, es posible que acabe trabajando en hojas de cálculo mucho más grandes. La capacidad de ver más de una sección de una hoja de cálculo al mismo tiempo usando ventanas divididas es especialmente útil cuando se necesita comparar diferentes secciones de datos.

8

lección 1

TRaBajaR CON UN lIBRO Ya EXIsTENTE

Muchos libros requieren actualizaciones frecuentes porque los datos existentes cambiaron o deben agregarse datos nuevos. Los trabajadores con frecuencia abren un libro existente, actualizan la información y luego guardan el libro para revisarlo de nuevo más tarde. A menudo, un usuario crea archivos que, posteriormente, son usados o actualizados por otros usuarios. Los nombres de archivo deben reflejar el tipo de datos que el archivo contiene. Un nombre de archivo descriptivo le permitirá localizar y recuperar rápidamente los archivos. Los nombres de archivo pueden tener hasta 255 caracteres de largo, incluida la extensión de archivo. No obstante, la mayoría de los usuarios utilizan nombres cortos descriptivos que identifican claramente el contenido del libro.

navegación por una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un millón de filas y más de dieciséis mil columnas. Hay varias maneras de moverse por las hojas de cálculo que contienen numerosas filas y columnas. Puede usar las teclas de flecha, las barras de desplazamiento o el mouse para navegar por una hoja de cálculo. En los ejercicios siguientes, estudiará los diversos métodos para moverse por una hoja de cálculo.

 

tome nota

Una hoja de cálculo puede ser muy grande o muy pequeña según sus necesidades. Las columnas disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta 1.048.567.

PASO A PASO

navegación por una hoja de cálculo

 

PREPÁRESE. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la ubicación de los archivos de datos de Lesson01, seleccione 01 Contoso Employee Info y haga clic en Abrir.

1. Presione Ctrl + fin para ir al final del documento (celda D27).

2. Presione Ctrl + Inicio para ir al principio del documento (celda A1).

3. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba a3 y presione Entrar para activar la celda.

4. Presione Ctrl + flecha abajo para ir a la última fila de datos (celda A27).

 

tome nota

Ctrl + Flecha le permite ir al comienzo y al final de rangos de datos. El título de la hoja de cálculo, que abarca todas las columnas, no se considera parte del rango de datos de la hoja de cálculo.

 

5. Presione Ctrl + flecha derecha. La celda D27, la última columna del rango de datos, se convierte en la celda activa.

6. Presione Ctrl + flecha abajo. Se visualizará la última fila posible de la hoja de cálculo.

7. Presione Ctrl + Inicio.

8. Presione Bloq Despl. A continuación, presione la tecla flecha derecha. Esto moverá la columna activa una columna hacia la derecha, y toda la hoja de cálculo se moverá.

9. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de los datos.

10. Si el mouse tiene un botón de rueda, gire dicho botón adelante y atrás para desplazarse rápidamente por la hoja de cálculo.

 

tome nota

Cuando Bloq Despl está activo, se muestra BLOQ DESPL en el lado izquierdo de la barra de estado. Para usar las teclas de flecha para moverse entre celdas, desactive Bloq Despl. Algunos teclados disponen de una tecla de Bloq Despl mientras que otros no. Se trata de una opción y no de una necesidad.

HAGA UnA PAUSA. Vuelva a presionar Bloq Despl para desactivarlo. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Información general

9

navegación de datos con el comando ir a

El libro usado en estos ejercicios no es especialmente largo ni complicado. Cuando empiece a trabajar con bases de datos o conjuntos de libros mucho más grandes, tal vez le gustaría disponer de medios más

indica la celda

actual en la que está, y le da la oportunidad de nombrar la celda o un rango. El comando Ir a puede llevarle a puntos concretos de una hoja de cálculo, incluidas celdas y rangos de celdas a las que dio un nombre.

sencillos que el desplazamiento para moverse por los datos. El

Cuadro de nombres

PASO A PASO

navegación de datos con el comando Ir a

USE el libro 01 Contoso Employee Info del ejercicio anterior.

1. Seleccione la celda a17.

2. En el Cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas, seleccione la celda a17.

3. Elimine a17, escriba MedAssts y presione Entrar.

4. Seleccione la celda M11.

5. En la pestaña iniCiO, en el grupo Edición, haga clic en buscar y seleccionar. Haga clic en Ir a. Aparecerá el cuadro de diálogo ir a (véase la Figura 1-7).

figura 1-7

Cuadro de diálogo ir a

a (véase la Figura 1-7). figura 1-7 Cuadro de diálogo ir a 6. En la lista

6. En la lista ir a, haga clic en MedAssts y luego en Aceptar. La celda A17 se convertirá en la celda activa.

7. Vuelva a hacer clic en buscar y seleccionar y luego en Ir a Especial. Aparecerá el cuadro de diálogo ir a Especial (véase la Figura 1-8).

figura 1-8

Cuadro de diálogo ir a Especial

la Figura 1-8). figura 1-8 Cuadro de diálogo ir a Especial 8. En el cuadro de

8. En el cuadro de diálogo ir a Especial, haga clic en Última celda.

9. Haga clic en Aceptar. La celda D27 se convertirá en la celda activa. La última celda es la celda inferior derecha de la hoja de cálculo con contenido o formato.

CiERRE el libro y no guarde. CiERRE Excel.

10

lección 1

Evaluación de conocimientos

varias opciones

Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Indique cuál de los elementos siguientes está disponible cuando ve una flecha en la esquina inferior derecha de un grupo de la cinta.

a. cuadro de diálogo

b. libro adicional

c. lista de hojas de cálculo

d. parte adicional del rango actual

2. ¿Qué función le permitirá obtener una vista previa de los encabezados, pies de página, saltos de página y otras características que se imprimirán?

a. Diseño de página

b. Diseño de impresión

c. Desplazamiento sincrónico

d. Vista de la ventana

3. Cuando divide una ventana ¿en cuántos paneles se divide?

a. dos

b. tres

c. cuatro

d. dos o cuatro

4. ¿Cuál es la intersección de una fila y una columna?

a. rango

b. pestaña

c. gráfico de barras

d. celda

5. indique cuál de los elementos siguientes empieza con Guardar, Deshacer y Rehacer y puede personalizarse para contener los comandos que usa con más frecuencia.

a. Una hoja de cálculo

b. La ventana de ayuda

c. La barra de herramientas de acceso rápido

d. La cinta

6. ¿Con cuántas hojas de cálculo abre un libro de Excel 2013 nuevo?

a. una

b. dos

c. tres

d. cuatro

verdadero / falso

haga un círculo alrededor de la v si el enunciado es verdadero o alrededor de la f si el enunciado es falso.

v

f

1.

La barra de herramientas de acceso rápido aparece en el lado derecho de la barra de título, por encima de la cinta.

v

f

2.

Las columnas de una hoja de cálculo se identifican mediante números.

v

f

3.

El contorno de la celda activa de una hoja de cálculo es un rectángulo en negrita.

v

f

4.

La vista Diseño de página es útil cuando se preparan los datos para imprimirlos.

Información general

11

Proyectos

Proyecto 1-1: usar la cinta

PREPÁRESE. iniCiE Excel si no está ejecutándose y visualice un libro en blanco.

1. Haga clic en la pestaña vIStA. Se trata del acceso instantáneo a la vista Backstage. Haga clic en varios de los comandos de la vista Backstage que se muestran en la barra de navegación del panel izquierdo.

2. Haga clic en la flecha volver al documento para volver al libro. Haga clic en la pestaña InICIO si no aparece. Mueva el puntero del mouse sobre la cinta, lea la información en pantalla que aparece cuando inmoviliza el puntero encima de elementos individuales de la cinta.

3. En la pestaña iniCiO, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha fuente. Observe que se muestra la primera fuente de la parte superior de la lista de fuentes. Vuelva a hacer clic en la flecha para ocultar la lista.

4. Vuelva a hacer clic en la flecha fuente y elija times new roman. Observe el cambio correspondiente en la fuente de la lista de fuentes.

5. Mueva el puntero a la barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en el botón deshacer. Observe que la fuente vuelve a la fuente predeterminada, por lo general Calibri.

6. Haga clic en la pestaña InSErtAr. Mueva el puntero sobre la cinta y examínelo mientras lee la información en pantalla.

7. Haga clic en la pestaña vIStA. Señale de nuevo la cinta y estudie sus características.

8. Vuelva a hacer clic en la pestaña ArChIvO para mostrar la vista Backstage.

9. Haga clic en el comando Cerrar de la parte inferior del panel izquierdo para cerrar el libro. Si el sistema le solicita que guarde el documento, elija no guardar.

DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 1-2: navegar por una lista de casas en venta

Fabrikam, Inc., un agente inmobiliario, tiene una lista de casas en venta. Necesita saber cuán larga es la lista.

PREPÁRESE. iniCiE Excel si todavía no está en funcionamiento.

1. Abra el archivo 01 Fabrikam Customer Houses.

2. Presione Ctrl + fin para ir a la última celda del libro.

3. Presione Ctrl + Inicio para ir a la primera celda.

4. Haga clic en la celda B6.

5. Presione Ctrl + flecha derecha para ir al borde derecho del rango activo.

6. Presione Ctrl + flecha izquierda para ir al borde izquierdo.

7. Presione Ctrl + flecha arriba para ir al borde superior del rango activo.

8. CiERRE el libro.

CiERRE Excel.

2 trabajar con Microsoft Excel 2013

MAtrIz dE COnOCIMIEntOS dE lA lECCIón

Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Crear libros

Crear libros en blanco nuevos

1.1.1

Guardar libros

Guardar libros en formatos de archivo alternativos

1.5.2

 

Mantener la compatibilidad con versiones anteriores

1.5.6

 

Guardar archivos en ubicaciones remotas

1.5.8

introducir y editar datos básicos en una hoja de cálculo

Anexar datos a una hoja de cálculo

2.1.1

 

Buscar y reemplazar datos

2.1.2

 

Ajustar el ancho de columna

1.3.5

 

Mostrar cómo usar la herramienta de autorrelleno

2.1.4

 

Ampliar información a través de las columnas

2.1.5

 

Eliminar celdas

2.1.6

Usar tipos de datos para rellenar una hoja de cálculo

Aplicar formatos de número

2.2.6

Cortar, copiar y pegar datos

Copiar y pegar datos

2.1.3

Editar las propiedades de un libro

Agregar valores a las propiedades de un libro

1.4.8

Por lo general, comprar una casa es la mayor inversión financiera que realizan las personas en su vida. Los agentes inmobiliarios

asesoran y ayudan a quienes desean comprar una casa nueva o vender la suya. Algunos agentes también ayudan a encontrar

casas de alquiler a quienes lo desean. Cuando las personas quieren vender sus casas, a menudo contratan a un agente inmobiliario

quien, a cambio de vender la casa, obtiene una comisión o un porcentaje sobre el precio de venta. En Estados Unidos, los

agentes tienen que pasar un examen de su estado para poder ejercer la profesión. Muchos agentes autorizados se convierten

también en Realtors®. Se trata de un nombre registrado que el agente solo puede usar si se une a una asociación local, estatal

o nacional de Realtors®. Fabrikam, inc., con sede en Columbus, Ohio, es una empresa inmobiliaria propiedad de Richard Carey

y David Ortiz. Fabrikam cuenta con cinco agentes de ventas a tiempo completo y un pasante universitario. El pasante de Fabrikam

usa Excel como ayuda para administrar las ventas y los gastos, y para dar soporte al negocio. En esta lección, seguirá viendo,

agregando y manipulando datos en una hoja de cálculo de Excel 2013 similar a la que usa Fabrikam, inc.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

13

13

OrIEntACIón SObrE El SOftWArE

Pestaña InICIO de Excel

la cinta de Microsoft Office Excel 2013 se compone de una serie de pestañas, cada una relacionada con tipos específicos de tareas que realiza en Excel. La pestaña INICIO, que se muestra en la Figura 2-1, contiene los comandos que los usuarios ejecutan más a menudo cuando crean documentos de Excel. Al estar los comandos visibles en la superficie de trabajo, el usuario puede ver, con solo echar un vistazo, la mayoría de las tareas que quiere llevar a cabo. Cada pestaña contiene grupos de comandos relacionados con tareas o funciones específicas.

Cortar

grupos de Pegar Copiar Selectores de cuadros de diálogo de comandos comandos flechas de las
grupos de
Pegar
Copiar
Selectores de cuadros de diálogo de
comandos
comandos
flechas de las opciones de
comandos

figura 2-1

Cinta, barra de fórmulas y opciones de comando

barra de fórmulas

Marcador de columna

Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas de opciones asociadas a Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que además de la tarea predeterminada, la tarea tiene otras opciones asociadas. Asimismo, algunos de los grupos tienen asociados selectores de cuadros de diálogo. Si hace clic en ellos, se mostrarán comandos adicionales que no aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación y Número tienen asociados cuadros de diálogo, mientras que Estilos, Celdas y Edición no.

CrEAr lIbrOS

hay tres maneras de crear un libro de Microsoft Excel nuevo. Puede abrir un libro nuevo y en blanco usando la pestaña ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage o cuando inicia Excel. Puede abrir un libro de Excel ya existente, introducir datos nuevos o adicionales y guardar el archivo con otro nombre, creando así un libro nuevo. También puede usar una plantilla para crear un libro nuevo. Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para mostrar ciertos tipos de datos, tales como informes de ventas, facturas, etc.

Creación de un libro desde cero

Para crear un libro nuevo, inicie Excel y seleccione un libro en blanco u otro tipo de plantilla. Si está trabajando en Excel y quiere empezar un libro nuevo, haga clic sucesivamente en la pestaña ARCHIVO, en Nuevo y en Libro en blanco. Las hojas de cálculo a menudo empiezan por un texto que describe su contenido. En este ejercicio, creará dos libros de Excel: uno con una dirección de la empresa y otro con un mensaje telefónico rápido.

14

lección 2

figura 2-2

Opciones disponibles después de iniciar Excel

2 figura 2-2 Opciones disponibles después de iniciar Excel 1. Haga clic en libro en blanco

1. Haga clic en libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel, aparecerá Libro1 – Excel en la barra de título de la parte superior de la ventana. Se abrirá un libro en blanco con la celda A1 activa.

2. En la celda A1, escriba fabrikam Inc.Esta celda constituye el título principal de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que a medida que escribe, el texto aparece en la celda y en la barra de fórmulas (véase la Figura 2-3). Consulte la definición de barra de fórmulas en la sección "Edición del contenido de una celda" de la página 37.

figura 2-3

El texto escrito aparece en la barra de fórmulas y en la celda activa.

aparece en la barra de fórmulas y en la celda activa. 3. Presione Entrar . El

3. Presione Entrar. El texto se introduce en la celda A1, aunque parece como si fluyera a la celda B1.

4. En la celda A2, escriba 123 fourth street y presione Entrar.

5. En la celda A3, escriba Columbus, Oh 43204 y presione Entrar.

6. En ocasiones, se necesita un área de trabajo rápido para completar otra tarea mientras se está en medio de un libro. Puede abrir otro libro como área de borrador. Haga clic en la pestaña ArChIvO y, en el panel izquierdo, haga clic en nuevo. Aparecen las distintas plantillas disponibles (véase la Figura

2-2).

7. En la vista Backstage, haga clic en libro en blanco. Se abrirá otro libro de Excel y aparecerá Libro2 en la barra de título.

8. En la celda A1, escriba llamadas y presione Entrar.

9. En la celda A2, escriba vuelo de David Ortiz Ua 525 llegada a las 16:30 y presione Entrar.

HAGA UnA PAUSA. DEJE los dos libros de Excel abiertos para el siguiente ejercicio.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

15

guArdAr lIbrOS

los archivos se pueden guardar en una carpeta del disco duro del equipo, una unidad de red, un disco, un CD, una unidad USB, OneDrive u otra ubicación de almacenamiento. Sin embargo, primero debe identificar dónde se guardará el documento. El resto del proceso de guardar es el mismo, independientemente de la ubicación del dispositivo de almacenamiento.

nombrar y guardar un libro

Cuando se guarda un archivo por primera vez, se le hacen dos preguntas importantes: ¿Dónde quiere guardar el archivo? ¿Qué nombre le dará al archivo? En esta lección, practicará la respuesta a estas preguntas con dos archivos diferentes. De forma predeterminada en todas las aplicaciones de oficina los documentos se guardan en la carpeta Mis documentos.

PASO A PASO

nombrar y guardar un libro

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo.

1. Haga clic en la pestaña ArChIvO para abrir la vista Backstage. En el panel de la izquierda, haga clic en guardar como para mostrar las opciones de guardar.

2. Haga doble clic en Equipo para abrir el cuadro de diálogo Guardar como (véase la Figura 2-4).

figura 2-4

Cuadro de diálogo Guardar como

la Figura 2-4). figura 2-4 Cuadro de diálogo Guardar como 3. En el panel de navegación

3. En el panel de navegación izquierdo, en el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Escritorio. El escritorio se convertirá en el nuevo destino del archivo guardado.

4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en nueva carpeta. Aparecerá un icono de carpeta con las palabras Nueva carpeta seleccionadas.

5. Escriba Excel lección 2 y presione Entrar.

6. Haga clic en el botón Abrir.

7. En el cuadro nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Address Solution.

8. Haga clic en el botón guardar.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

tome nota

Guarde el libro a menudo, en especial antes de abrir otro libro u otra impresión, o después de introducir información.

Guardar en OneDrive

OneDrive es una aplicación basada en la nube que permite almacenar los archivos, de modo que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios si así lo desea. OneDrive es también un excelente lugar para almacenar los archivos de copia de seguridad de

16

lección 2

documentos importantes. OneDrive se entrega con Windows 8 o se puede instalar la aplicación gratuita de escritorio en Windows 7 y Windows Vista. En este ejercicio se presupone que el usuario tiene Windows 8 cargado con OneDrive.

PASO A PASO

guardar en Onedrive

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo.

1. Haga clic en la pestaña ArChIvO y luego en guardar como.

2. En la vista Backstage, en Guardar como, haga clic en [nombre del usuario] Onedrive (véase la Figura 2-5). Es posible que deba iniciar sesión en OneDrive si todavía no lo ha hecho.

figura 2-5

información de OneDrive sobre la vista Backstage

figura 2-5 información de OneDrive sobre la vista Backstage 3. Haga clic en el botón Examinar

3. Haga clic en el botón Examinar.

4. Haga clic en el botón nueva carpeta.

5. En el cuadro de texto nueva carpeta, escriba Excel lección 2 para guardar una carpeta para esta lección en OneDrive y presione Entrar.

6. Haga doble clic en el icono Excel lección 2 para pasar a esa carpeta.

7. Guarde el archivo con el mismo nombre (o escriba 02 Fabrikam Address Solution en el cuadro nombre de archivo) y haga clic en el botón guardar.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar un libro con otro nombre

Puede cambiar el nombre de un libro ya existente para crear otro libro. Por ejemplo, la dirección que creó en el ejercicio anterior es actual. Si tiene varias oficinas, puede guardar el archivo con otro nombre y usarlo para escribir datos de otra oficina. También puede usar un libro ya existente como plantilla para crear libros nuevos. En este ejercicio, aprenderá a usar el cuadro de diálogo guardar como para implementar cualquiera de estas opciones.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

17

PASO A PASO

guardar un libro con otro nombre

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba fabrikam Inc. en la celda A1.

1. En la celda A2, escriba 87 East Broad street y presione Entrar.

2. En la celda A3, escriba Columbus, Oh 43215 y presione Entrar.

3. Haga clic en la pestaña ArChIvO y, en el panel izquierdo, haga clic en guardar como. La vista Backstage muestra que la carpeta actual (véase la Figura 2-6) corresponde a Excel Lección 2 de OneDrive, porque es la carpeta que se usó por última vez para guardar un libro.

figura 2-6

Carpetas actuales y recientes utilizadas

libro. figura 2-6 Carpetas actuales y recientes utilizadas 4. Haga clic en Equipo para volver a

4. Haga clic en Equipo para volver a la unidad de disco que usó antes.

5. En el panel derecho, haga doble clic en Excel lección 2.

6. Haga clic en el cuadro nombre de archivo, después haga clic detrás de fabrikam escriba broad para que el nombre quede como 02 solución Dirección fabrikam Broad.

7. Haga clic en guardar. Acaba de crear un libro nuevo al guardar un libro ya existente con otro nombre.

8. Haga clic en la pestaña ArChIvO y, en el panel izquierdo, haga clic sucesivamente en guardar como y en Examinar.

9. En el cuadro nombre de archivo, escriba 02 solución Plantilla dirección fabrikam.

10. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha desplegable y elija Plantilla de Excel. Haga clic en el botón guardar.

tome nota

Las plantillas se guardan automáticamente en otra ubicación, de modo que puedan abrirse con la opción ARCHIVO, Nuevo.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE Excel. no guarde el libro de llamadas telefónicas.

Si crea una plantilla basada en el archivo de ejemplo para usarla para cada libro nuevo, eliminará la posibilidad de perder datos por haber sobrescrito un archivo después de escribir datos nuevos. Para usar la plantilla, seleccione ARCHIVO > Nuevo > Personal y seleccione la plantilla que guardó. Al salir, se le solicitará que guarde el archivo con otro nombre.

Guardar un libro en formato de Excel anterior

los archivos creados con versiones anteriores de Excel pueden abrirse y revisarse en Excel 2013. Sin embargo, si algunos usuarios no tienen la última versión o utilizan otras aplicaciones, tal vez no sean capaces de abrir el archivo. Puede guardar una copia de un libro de Excel 2013

18

lección 2

(con la extensión de archivo .xlsx) en una versión que sea compatible con Excel 97 a través de las versiones de Excel 2013 (con la extensión de archivo .xls). El símbolo del programa que aparece con los nombres de archivo es diferente, pero es una buena idea darle otro nombre al archivo de la edición anterior. También es una buena idea comprobar qué problemas podrían perderse con el comprobador de compatibilidad de Excel.

PASO A PASO

guardar un libro en formato de Excel anterior

PREPÁRESE. iniCiE Excel.

1. En la parte inferior del panel izquierdo, haga clic en Abrir otros libros.

2. En el panel de libros recientes de Backstage, haga clic en 02 solución Dirección fabrikam Broad.

3. Primero compruebe los problemas de compatibilidad. Haga clic sucesivamente en la pestaña ArChIvO, en Información, en Comprobar si hay problemas y, por último, en Comprobar compatibilidad. Se abrirá el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad de la Figura 2-7.

figura 2-7

El comprobador de compatibilidad muestra que no hay problemas de compatibilidad

muestra que no hay problemas de compatibilidad 4. Lea la información del cuadro de diálogo Comprobador

4. Lea la información del cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad y haga clic en Aceptar.

5. Haga clic sucesivamente en la pestaña ArChIvO, en Exportar y en Cambiar el tipo de archivo. La vista Backstage muestra los diferentes tipos de archivo (véase la Figura 2-8).

figura 2-8

Cambiar las opciones de tipo de archivo en la vista Backstage.

tipos de archivo (véase la Figura 2-8). figura 2-8 Cambiar las opciones de tipo de archivo

Trabajar con Microsoft Excel 2013

19

6. Haga clic en libro de Excel 97-2003 (*.xls) y luego en guardar como.

7. En el cuadro nombre de archivo, haga clic antes de solution, escriba 97-03 y, a continuación, haga clic en guardar.

8. Haga clic en la pestaña ArChIvO y luego en Abrir. El panel Libros recientes de la vista Backstage muestra el último conjunto de documentos que se han guardado.

9. Haga clic en 02 solución Dirección fabrikam Broad.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar en formatos de archivo distintos

Se puede guardar un archivo de Excel 2013 en un formato que no sea .xlsx o .xls. Los formatos de archivo que aparecen como opciones en el cuadro de diálogo Guardar como o en la pestaña ARCHIVO dependen de los tipos de formato de archivo compatibles con la aplicación. Si guarda un archivo en otro formato, tal vez se pierda parte del formato, los datos y las características.

PASO A PASO

Guardar en formatos de archivo distintos

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo.

1. Haga clic en la pestaña ArChIvO y luego en el botón Exportar.

2. Haga clic en el botón Cambiar el tipo de archivo. Excel explica los diferentes tipos de archivo (véase la Figura 2-8).

3. Haga clic en la opción Crear documento PDf/XPs. En la Figura 2-9 se muestra por qué motivo se usa este formato.

figura 2-9

Vista previa de Backstage con información sobre el formato PDF/XPS

de Backstage con información sobre el formato PDF/XPS 4. En el panel derecho, haga clic en

4.

En el panel derecho, haga clic en el botón Crear PDf/XPs.

5.

En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Escritorio.

6.

Haga doble clic en Excel lección 2 para ir a esa carpeta.

7.

El nombre del archivo le da el nombre con una extensión PDF.

8.

Haga clic en Publicar.

9.

La aplicación del lector abre el archivo PDF mostrado.

10.

Presione alt + f4 para cerrar la aplicación del lector.

11.

Si es preciso, presione Alt + tab para regresar al archivo de Excel.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE todos los libros abiertos y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

tome nota

Adobe PDF (formato portátil de documentos) garantiza que su archivo impreso o consultado conserve el formato deseado, pero el archivo no se puede cambiar fácilmente. También puede guardar sus libros en formato de página web para usarlos en sitios web con opciones de Página web de un solo archivo o página web. Para importar datos a otro formato, también puede probar los formatos Texto (delimitado por tabuladores) o CSV (delimitado por comas). Todas estas opciones están disponibles en el menú desplegable Guardar un tipo o en la pestaña ARCHIVO.

20

lección 2

IntrOduCIr y EdItAr dAtOS bÁSICOS En unA hOJA dE CÁlCulO

Puede escribir los datos directamente en una celda o en varias celdas de una hoja de cálculo.

También puede copiar y pegar información de otra hoja de cálculo o de otros programas.

toma la información de una única ubicación y la duplica. El comando

Pegar
Pegar
Copia
Copia

se usa para poner

esta información en otra ubicación. Para introducir datos en una celda de una hoja de cálculo, debe activar la celda deseada y luego escribir los datos. Para ir a la siguiente columna después de introducir texto, presione la tecla Tab. Continúe presionando dicha tecla para ir a la siguiente columna.

introducción de datos básicos en una hoja de cálculo

Cuando termine de escribir las entradas de una fila, presione Entrar para ir al principio de la fila siguiente. También puede utilizar las teclas de flecha para ir a una celda adyacente o hacer clic en cualquier celda para activarla. Presione Entrar para aceptar la entrada. En el ejercicio siguiente, creará una lista de personas que trabajan en la oficina.

PASO A PASO

Introducir datos básicos en una hoja de cálculo

PREPÁRESE. Si es necesario, iniCiE Excel y AbrA un libro nuevo.

1. Haga clic en la celda A1, escriba fabrikam Inc. y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la siguiente fila, a la celda A2.

2. En la celda A2, escriba lista de empleados y presione Entrar.

3. Haga clic en la celda a4, escriba nombre y presione tab. Observe que la celda activa pasa a la siguiente columna, a la celda B4.

la celda activa pasa a la siguiente columna, a la celda B4. Solución de Si escribe

Solución de

Si escribe datos incorrectos, puede hacer clic en la celda y volver a escribir la entrada. En las secciones

problemas

siguientes, verá cómo editar texto.

4.

Escriba Extensión y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la primera celda de la fila siguiente.

5.

Escriba richard Carey y presione tab.

6.

Escriba 101 y presione Entrar. Parece que Richard Carey está cortado.

7.

Haga clic en la celda a5 y observe que la entrada completa de Richard Carey aparece en la barra de fórmulas.

8.

Haga clic en la celda a6, escriba David Ortiz y presione Entrar.

9.

Escriba Kim Akers y presione Entrar.

10.

Escriba nicole Caron y presione Entrar.

11.

GUARDE el libro en la carpeta Excel Lección 2 del equipo como 02 Fabrikam Employees Solution. El archivo debe tener un aspecto como el de la Figura 2-10.

figura 2-10

El libro completo de 02 Em- pleados de Fabrikam

figura 2-10 El libro completo de 02 Em- pleados de Fabrikam HAGA UnA PAUSA. DEJE el

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para la próxima lección.

tome nota

El texto se almacena en una única celda, incluso cuando parece que se extiende a las celdas adyacentes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y la celda siguiente contiene datos, los datos se muestran truncados. Para editar los datos, debe ir a la celda donde comienza el texto y no a las celdas adyacentes.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

21

Cambio del ancho de columna

En Excel, el ancho de columna se establece basándose en los datos existentes. Cuando se agrega una entrada a una columna que se extiende más allá del ancho de dicha columna, es necesario ajustar el ancho de esta para dar cabida a la entrada.

PASO A PASO

Cambiar el ancho de columna

PREPÁRESE. Use el archivo 02 Fabrikam Employees Solution del ejercicio anterior.

1. Mueva el puntero del mouse entre las columnas A y B, a los marcadores de columna de la parte superior de la hoja de cálculo (véase la Figura 2-11). El puntero del mouse tomará la forma de una flecha de dos puntas.

figura 2-11

Marcadores de columna para las columnas A y B

tome nota

2-11 Marcadores de columna para las columnas A y B tome nota ancho de columna con

ancho de columna con flecha de dos puntas

2. Haga doble clic en el marcador de columna entre A y B. El ancho de la columna cambiará a la entrada más ancha de la columna A. En este caso, las entradas más anchas son Lista de empleados y el nombre de Richard Carey.

Para cambiar el ancho de columna manualmente, señale el marcador de columnas entre las columnas A y B y arrastre el puntero a la izquierda o a la derecha en vez de hacer doble clic.

3. Arrastre el puntero del mouse con la flecha de dos puntas entre las columnas B y C hasta que aparezca la información en pantalla Ancho: 20 (145 píxeles) o algo parecido a esta cantidad (véase la Figura

figura 2-12

Arrastrando la flecha de dos puntas la información en pantalla muestra el ancho de la columna

2-12).

en pantalla muestra el ancho de la columna 2-12). 4. GUARDE el archivo 02 Fabrikam Employees

4. GUARDE el archivo 02 Fabrikam Employees Solution. Esto sobrescribirá la versión anterior sin el cambio de ancho de columna.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

tome nota

Cuando escriba texto que sea más largo que el ancho de la celda, parecerá como si el texto se extendiera a la celda contigua. Sin embargo, cuando escriba en la celda siguiente, el texto desbordado no se mostrará. El texto sigue estando ahí. A menudo es más fácil corregir un trabajo si los anchos de columna coinciden con el texto más largo. Puede hacer doble clic en los marcadores de columna para ajustar automáticamente a la entrada más amplia o arrastrar el marcador de columna para ajustar el ancho de la columna al ancho deseado.

Edición del contenido de una celda

Una de las ventajas de los registros electrónicos en comparación con los registros manuales es que en los primeros los cambios se pueden efectuar de forma rápida y sencilla. Para editar la

22

lección 2

información de una hoja de cálculo, puede introducir los cambios directamente en la celda o

editar el contenido de una celda en la

barra de fórmulas
barra de fórmulas

, ubicada entre la cinta y la hoja de

cálculo. Cuando introduce datos en una celda, el texto o los números aparecen en la celda y en la barra de fórmulas. También puede introducir los datos directamente en la barra de fórmulas. Sin embargo, antes de introducir los cambios, debe seleccionar la información que va a cambiar.

Seleccionar texto
Seleccionar texto

significa resaltar el texto que debe cambiarse. Puede seleccionar una única

celda o parte del texto de la celda en la barra de fórmulas antes de realizar los cambios. También puede hacer doble clic en una celda para colocar el punto de inserción para la edición.

PASO A PASO

Editar el contenido de una celda

PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco.

1. Haga clic en la celda A1, escriba fabrikam y presione Entrar. El punto de inserción se moverá a la celda A2 y no aparecerá nada en la barra de fórmulas.

2. Haga clic en la celda A1. Observe que la barra de fórmulas muestra Fabrikam (véase la Figura 2-13).

figura 2-13

Celda activa y barra de fórmulas mostrando la mis- ma información

y barra de fórmulas mostrando la mis- ma información barra de fórmulas Celda activa 3. Haga

barra de fórmulas

Celda activa

3. Haga clic después de fabrikam en la barra de fórmulas, deje un espacio, escriba Incorporated y presione la tecla tab. El punto de inserción se moverá a la celda B1 y no aparecerá nada en la barra de fórmulas (véase la Figura 2-14).

figura 2-14

Aunque parece que el texto está en B1, se trata de texto extendido desde A1.

tome nota

está en B1, se trata de texto extendido desde A1. tome nota no se muestra nada

no se muestra nada en la barra de fórmulas.

4. Haga clic en la celda A1 y en la barra de fórmulas, haga doble clic en Incorporated para seleccionarlo. Escriba Inc. y presione Entrar.

5. Escriba ventas y presione Entrar.

6. Haga clic en la celda a2 y después de ventas en la barra de fórmulas.

7. Presione Inicio. El punto de inserción se moverá al principio de la barra de fórmulas.

Mientras está editando en la barra de fórmulas, puede presionar Inicio para ir al principio, Fin para ir al final o las teclas de flecha izquierda o derecha para mover un carácter a la vez. Presione Suprimir para suprimir los caracteres situados después del punto de inserción. Presione la tecla retroceso para suprimir los caracteres anteriores al punto de inserción.

8. Escriba Mensual y presione la barra espaciadora. Presione Entrar.

9. En la celda A3, escriba enero y presione Entrar.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

23

10. Haga clic en la celda a3, escriba febrero y presione Entrar. El texto original de la celda A3 desaparece y febrero sustituye a enero.

11. Haga clic en la celda a3 y presione Eliminar. Se eliminará la entrada de la celda A3.

12. Sobre la fila 1 y a la izquierda de la columna A, haga clic en el botón Seleccionar todo. Se seleccionan todas las celdas de la hoja de cálculo.

13. Presione Eliminar. Se eliminarán todas las entradas.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

tome nota

Si

edita el contenido de una celda y cambia de opinión antes de presionar Entrar, presione Esc

y

se restaurará el texto original. Si cambia el contenido de una celda y luego no quiere el

cambio, haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o presione

Ctrl + Z. Se restaurará el texto eliminado.

Puede editar una celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el texto de reemplazo en la celda. O bien, puede hacer clic en la celda y en la barra de fórmulas.

Cuando esté en modo de edición:

El punto de inserción aparece como una barra vertical y la mayoría de los comandos está inactiva.

Puede mover el punto de inserción utilizando las teclas de flecha izquierda y derecha.

Use la tecla Inicio del teclado para mover el punto de inserción al principio de la celda y utilice la tecla Fin para mover el punto de inserción al final de la célula. Puede agregar caracteres nuevos en la ubicación del punto de inserción.

Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en modo de edición, presione Mayús mientras presiona las teclas de flecha. También puede usar el mouse para seleccionar caracteres mientras edita una celda. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el puntero del mouse sobre los caracteres que desea seleccionar.

Al igual que en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o el texto que introduce en una celda:

Borrar el contenido de la celda.

Reemplazar el contenido de la celda con otra cosa.

Editar el contenido de la celda.

Eliminación y borrado del contenido de una celda

Para borrar todo el contenido de una celda, haga clic en la celda y presione Suprimir. Esto borrará el contenido de la celda en vez de la celda en sí. Para borrar el contenido de más de una celda, seleccione todas las celdas que quiera borrar y, en el teclado, presione la tecla Suprimir. Si presiona Suprimir, eliminará el contenido de la celda, pero no eliminará ningún elemento del formato (como negrita, cursiva o un formato de número diferente) que pueda haber aplicado a la celda.

PASO A PASO

Eliminar y borrar el contenido de una celda

PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco.

1. En la celda A1, escriba 1 y presione Entrar.

2. Escriba 2 y presione Entrar.

3. Escriba 3 y presione Entrar.

4. Escriba 4 y presione Entrar.

5. Resalte las celdas A1 a a4 (que contienen los números 1 a 4).

24

lección 2

6.

Presione Eliminar. Se borrarán todas las celdas.

7.

En la barra de acceso rápido, haga clic en el botón deshacer para rehacer las entradas de la celda.

8.

Haga clic en la celda B5, escriba 275.000 UsD y presione Entrar. El valor y el formato se colocarán dentro de la celda.

9.

Haga clic en la celda B5 y presione Eliminar.

10.

Escriba 225000 sin el signo de dólar ni el punto y presione Entrar. Tenga en cuenta que 225.000 USD tiene formato. Aunque no se conserve la entrada original, la celda conserva el formato anterior cuando presiona Eliminar.

11.

Haga clic en la celda B5 y en la pestaña iniCiO, en el grupo Edición, haga clic en borrar (véase la Figura

figura 2-15

El menú Borrar

2-15).

borrar (véase la Figura figura 2-15 El menú Borrar 2-15). 12. Haga clic en borrar formatos

12. Haga clic en borrar formatos. 225000 se mostrará sin el signo de dólar ni el punto.

tome nota

Borrar muestra una serie de opciones. Para eliminar la entrada y el formato, seleccione Borrar todo.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

uSAr tIPOS dE dAtOS PArA rEllEnAr unA hOJA dE CÁlCulO

Puede introducir tres tipos de datos en Excel: texto, números y fórmulas. En esta lección ya introdujo texto básico y datos numéricos. En los ejercicios siguientes, introducirá fechas y utilizará el relleno automático para completar los datos de una serie. En la lección 4, "Uso de fórmulas básicas", introducirá fórmulas. Las entradas de texto contienen caracteres alfabéticos y cualquier otro carácter que no constituya un valor puramente numérico. La fuerza de Excel radica en su capacidad para calcular y analizar números basándose en los valores numéricos introducidos. Por supuesto, si introduce números incorrectos, los cálculos obtenidos estarán equivocados. Por dicho motivo, es fundamental especificar los datos de forma precisa.

introducción de fechas

las fechas se usan a menudo en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de datos en un período de tiempo especificado. Al igual que el texto, las fechas pueden utilizarse como encabezados de fila o de columna. Sin embargo, se considera a las fechas números de serie, lo que significa que son secuenciales y se pueden agregar, restar y usar en los cálculos. Las fechas también pueden utilizarse en fórmulas y en la elaboración de gráficos y tablas. La forma en que se muestra inicialmente una fecha en una celda de una hoja de cálculo depende del formato en el que escriben los caracteres. En Excel 2013, el formato de fecha predeterminado usa cuatro dígitos para el año. También de forma predeterminada, las fechas se justifican a la derecha de las celdas.

PASO A PASO

Introducir fechas

PREPÁRESE. ABRA 02 Fabrikam Sales de los archivos de datos de esta lección.

1. Haga clic en la celda B5, escriba 4/1/2014 y presione Entrar.

2. Haga clic en la celda B6, escriba 25/1/14 y presione Entrar. La fecha se introduce en C6 como 25/1/2014 y B7 se convierte en la celda activa.

3. Escriba 17/1 y presione Entrar. 17-Ene se introduce en la celda. Haga clic en la celda B7 y observe que en la barra de fórmulas aparece 17/1/20XX (con XX representando el año actual).

Trabajar con Microsoft Excel 2013

25

5. En la celda B8, escriba 28/1/14 y presione Entrar.

6. Escriba 21 de enero de 2014 y presione Entrar. En la celda, aparecerá 21 de enero de 2014. Si introduce una fecha en otro formato que el especificado o ya había introducido algo en la celda y lo había borrado, puede que la hoja de cálculo no refleje los resultados descritos. Los formatos de fecha de la columna B no son coherentes (véase la Figura 2-16). En la sección siguiente, aplicará un formato de fecha coherente.

figura 2-16

Si no escribe todas las fechas igual, los formatos del libro serán incoherentes.

fechas igual, los formatos del libro serán incoherentes. 7. En la celda B9, escriba 1/1/10 y

7. En la celda B9, escriba 1/1/10 y presione Entrar. Observe que el valor cambia pero que el formato sigue siendo el mismo.

8. Haga clic en el botón deshacer para volver al libro que se muestra en la Figura 2-16.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Excel interpreta los años de dos dígitos de 00 a 29 como los años 2000 a 2029; los años de dos dígitos que abarcan desde 30 hasta 99 se interpretan como los años comprendidos entre 1930

y 1999. Si especifica 28/01/28, la fecha se mostrará como 28/01/2028 en la celda. Si especifica 28/01/37, la celda mostrará 28/01/1937.

Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrará como 28-ene-20. Si escribe 28/01 sin especificar el año, Excel interpretará la fecha como perteneciente al año en curso. En la celda se verá 28-ene y la barra de fórmulas mostrará 28/01 seguido del año en curso. En la próxima sección, aprenderá a aplicar un formato homogéneo a una serie de fechas.

Cuando especifica una fecha en una celda con un formato determinado, se aplica automáticamente formato a la celda, aunque elimine la entrada. Los siguientes números que especifique en la celda se convertirán al formato de la fecha de la entrada original.

Independientemente del formato de fecha mostrado en la celda, la barra de fórmulas muestra

la fecha con el formato mes/día/año de cuatro dígitos porque es el formato requerido para los

cálculos y los análisis.

Rellenar una serie con llenado automático

Excel ofrece opciones de

datos o con formato. Para rellenar una celda nueva con datos existentes en una celda adyacente, use la función de relleno automático ejecutando el comando o usando el

controlador de relleno. El

es un grupo

para rellenar automáticamente las celdas con

llenado automático

controlador de relleno

es un pequeño cuadrado verde ubicado en la

rango
rango

esquina inferior derecha de una celda o un rango de celdas seleccionado. Un

de celdas contiguas que selecciona para realizar operaciones en todas las celdas seleccionadas. Al referirse a un rango de celdas, la primera y la última celda se separan mediante dos puntos (por ejemplo, C4:H4). Para usar el controlador de relleno, señale la esquina inferior derecha de la celda o el rango hasta que el puntero del mouse se convierta en una +. Haga clic en el controlador de relleno y arrástrelo desde las celdas que contienen datos a las celdas que desea llenar con esos datos o haga que Excel continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, basándose en un patrón establecido. En este ejercicio, usará el comando de relleno automático y el controlador de relleno para rellenar celdas con datos. Para elegir un rango para las series, escriba las dos primeras entradas, selecciónelas y luego utilice el controlador de relleno para ampliar la serie mediante el patrón de las dos celdas seleccionadas.

26

lección 2

PASO A PASO

Rellenar una serie con llenado automático

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba el texto de la Figura 2-16.

1. Seleccione el rango C4:h4. Enero está en la primera celda.

2. En la pestaña iniCiO, en el grupo Edición, haga clic en el botón rellenar. Aparecerá el menú Rellenar (véase la Figura 2-17).

figura 2-17

Menú desplegable Rellenar

la Figura 2-17). figura 2-17 Menú desplegable Rellenar botón de relleno Opciones de relleno 3. En

botón de relleno

Opciones de relleno

3. En el menú, haga clic en derecha. Todas las celdas se rellenarán con el contenido de C4 (enero).

4. Haga clic en el botón deshacer.

5. Seleccione el rango C9:C13 y haga clic en el botón rellenar. Elija Abajo. El contenido de C9 se copiará en las cuatro celdas adicionales.

6. Haga clic en el botón deshacer.

7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador de relleno de la esquina inferior derecha de la celda (véase la Figura 2-18), arrástrelo a E4 y libérelo. Aparecerá el botón Opciones de autorrelleno y se mostrará de enero a marzo.

figura 2-18

El puntero del mouse cambia a un + negro en la parte inferior derecha de un rango seleccionado

negro en la parte inferior derecha de un rango seleccionado Controlador de relleno 8. Haga clic

Controlador de relleno

8. Haga clic en la celda C5, seleccione el controlador de relleno, arrástrelo a C9 y suelte. Todos los números se convertirán en 275.000 USD en la columna C. El botón Opciones de autorrelleno aparecerá en D10 (véase la Figura 2-19).

figura 2-19

Puede rellenar con números, formatos u otras opciones.

2-19 Puede rellenar con números, formatos u otras opciones. Opciones de autorrelleno, botón 9. Haga clic

Opciones de autorrelleno, botón

9.

Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno y elija rellenar formatos solo en la lista que aparece. Todos los números regresarán a sus valores anteriores y adoptarán el formato anterior.

10.

Repita los pasos 8 y 9 para el rango B5:B9.

11.

Haga clic en la celda A9 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno a a15. Se repetirá el nombre de Ryan Calafato.

12.

Haga clic en el botón deshacer para volver a la hoja de cálculo.

13.

GUARDE el libro como 02 Fabrikam Sales Solution.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE Excel.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

27

tome nota

tome nota

Tabla 2-1

Ejemplos de series con llena- do automático

tome nota

Cuando Excel reconoce una serie, la opción de relleno predeterminada es completar la serie. Cuando usa el controlador de relleno y no hay una serie, el valor predeterminado es copiar el contenido de la celda. El botón Opciones de autorrelleno también permite rellenar únicamente el formato o rellenar sin formato.

Después de rellenar las celdas con el controlador de relleno, aparece el botón Opciones de autorrelleno para que pueda elegir cómo se rellenará la selección. En Excel, la opción predeterminada es copiar el contenido y el formato originales. Con el relleno automático, puede seleccionar cómo aparece el contenido de la celda original en cada celda del rango rellenado.

Cuando escribe datos suficientes para que Excel reconozca una serie, el controlador de relleno hará el resto. Por ejemplo, para registrar ventas diarias, puede que quiera que las columnas consecutivas estén etiquetadas con los días de la semana. Si escribe Lunes en la primera celda, puede rellenar el resto de los días arrastrando el controlador de relleno desde la celda de Lunes para completar la serie.

Excel reconoce Enero como el comienzo de una serie natural y completa la serie hasta

donde lleve el controlador de relleno. Por definición, se entiende que una

serie natural
serie natural

es una

serie con formato de texto o números que se extienden en una secuencia normal como meses, días de la semana, números u horas. Por ejemplo, una serie de números natural podría ser 1, 2, 3, o 100, 200, 300, o una serie natural de texto podría ser lunes, martes, miércoles o enero, febrero, marzo. Para diferentes series naturales, véase la Tabla 2-1.

Selección inicial

Serie extendida

1

1, 1, 1, 1, …

1, 2

3, 4, 5, …

2012, 2013

2014, 2015, 2016, …

8:00

9:00, 10:00, 11:00, …

18:00

19:00, 20:00

lun

Mar, Mié, Jue

lunes

Martes, Miércoles, Jueves

ene

Feb, Mar, Abr

enero

Febrero, Marzo, Abril

trim1

Trim2, Trim3, Trim4, Trim1

2/8/2014, 2/15/2014

2/22/2014, 3/1/2014, 3/8/2014, …

1º cualquier texto

2º cualquier texto, 3º cualquier texto, 4º cualquier texto

cualquier texto 1

Cualquier texto 2, Cualquier texto 3, Cualquier texto 4

Tenga en cuenta que tal vez tenga que seleccionar dos celdas en lugar de una para seguir algunos de los patrones anteriores. Para crear su propia lista personalizada, vaya a ARCHIVO > Opciones > Avanzadas > Sección General > Cree listas para utilizar con criterios de ordenación y secuencias de relleno > Editar listas personalizadas.

COrtAr, COPIAr y PEgAr dAtOS

Después de introducir datos en una hoja de cálculo, a menudo es necesario reorganizar o cambiar el orden de parte de dichos datos para que sea más fácil comprender y analizar la hoja de cálculo. Puede utilizar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Excel para copiar o mover celdas completas con su contenido, formato y fórmulas. Estos procesos se abordan a medida que se realizan los ejercicios de esta sección. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el formato solo sin copiar el valor de la celda, o copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la fórmula en sí misma. También puede copiar el valor de la celda original pero conservar el formato de la celda de destino.

28

lección 2

Las funciones de cortar, copiar y pegar pueden realizarse de varias formas mediante:

El mouse

los comandos de la cinta

Los comandos de acceso directo, tales como Ctrl + C (copiar), Ctrl + X (cortar) y Ctrl + V (pegar)

El panel del portapapeles de Office

Copiar una serie de datos con el mouse

La edición mediante arrastrar y colocar está activada de forma predeterminada, para que pueda usar el mouse para copiar (duplicar) o mover celdas. Solo tiene que seleccionar la celda o el rango de celdas que desea copiar y mantener presionada la tecla Ctrl mientras apunta al

borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un

puntero de copia
puntero de copia

(flecha con un

signo más), podrá arrastrar la celda o el rango de celdas a la nueva ubicación. A medida que arrastra, una información en pantalla desplazable identifica dónde se copiará la selección si libera en ese momento el botón del mouse. En este ejercicio, practicará la copia de datos con el mouse.

PASO A PASO

Copiar una serie de datos con el mouse

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, iniCiE Microsoft Excel.

1. Abra el archivo 02 Customer Houses.

2. Seleccione el rango a12:a22.

3. Presione Ctrl y mantenga presionado el botón del mouse mientras apunta al borde derecho del rango seleccionado. Se mostrará el puntero de copia.

del rango seleccionado. Se mostrará el puntero de copia. Solución de Recuerde que debe mantener presionada

Solución de

Recuerde que debe mantener presionada la tecla Ctrl en todo momento, mientras arrastra una serie de

problemas

datos para copiarla con el mouse; de lo contrario, moverá la serie en vez de copiarla.

4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre la selección a la derecha, hasta que aparezca H12:H22 en la información en pantalla desplazable junto a la selección.

5. Suelte el botón del mouse y, a continuación, deje de presionar Ctrl. Los datos de A12:A22 también aparecerán en H12:H22.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mover una serie de datos con el mouse

los datos pueden moverse de una ubicación a otra de un libro de forma muy parecida a las operaciones de copia. Para mover una serie de datos, seleccione la celda o el rango de celdas y

apunte el borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un

podrá arrastrar la celda o el rango de celdas a otra ubicación. Cuando se mueven datos, estos reemplazan los datos existentes en las celdas de destino. En este ejercicio, practicará mover una serie de datos de un rango de celdas a otro.

puntero de movimiento

,

PASO A PASO

Mover una serie de datos con el mouse

PREPÁRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.

1. Seleccione E12:E22.

2. Señale el borde derecho del rango seleccionado. Se mostrará el puntero de movimiento.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

29

4. Suelte el botón del mouse. En la hoja de cálculo, las celdas de destino están vacías; por lo tanto, no es preciso preocuparse por reemplazar los datos existentes. Los datos que antes se encontraban en E12:E22 ahora están en i12:i22.

5. Arrastre A1 a h12. Observe que un cuadro de diálogo le advierte acerca de la sustitución del contenido de las celdas de destino.

6. Haga clic en Cancelar.

7. Arrastre A1 a h11.

8. Arrastre E1 a I11. La hoja de cálculo debe tener un aspecto similar al que se muestra en la Figura 2-20.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

figura 2-20

02 Customer houses

tome nota

ejercicio. figura 2-20 02 Customer houses tome nota Cuando se intenta mover una selección a una

Cuando se intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro de diálogo de advertencia. "Aquí ya hay datos. ¿Desea reemplazarlos?" es un recordatorio de que mover los datos a una nueva ubicación reemplaza los datos existentes. Puede hacer clic en Aceptar o cancelar la operación.

Copiar y pegar datos

El

están disponibles para usarlos en el libro activo, en otros libros o en otros programas de

recopila y almacena hasta 24 elementos copiados o cortados que

Portapapeles de Office

Microsoft Office. Puede

pegar
pegar

(insertar) los elementos seleccionado en el portapapeles en otra

cortados
cortados

(movidos) los datos se extraen de la hoja de

ubicación de la hoja de cálculo. Los datos

cálculo, pero siguen estando disponibles para usarlos en varias ubicaciones. Si copia varios elementos y luego hace clic en Pegar, solo se pegará el último elemento copiado. Para obtener acceso a varios elementos, debe abrir el panel del portapapeles. En este ejercicio, usará comandos del grupo Portapapeles y el panel del portapapeles para copiar y pegar datos de celdas.

PASO A PASO

Copiar y pegar datos

PREPÁRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.

30

lección 2

2. Seleccione a1:E22 y presione Eliminar.

3. Seleccione h11:I22 y en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar. El borde que rodea el rango seleccionado se convierte en un borde móvil.

4. Seleccione A1 y haga clic en el botón Pegar. El borde móvil permanece activo alrededor de H11:I22. Un rango copiado no se desactiva hasta que escriba texto nuevo, ejecute otro comando, haga doble clic en otra celda o presione Esc.

5. Seleccione a20 y haga clic en la flecha desplegable del botón Pegar. Aparecerá el menú de opciones de Pegar (véase la Figura 2-21).

figura 2-21

Opciones de Pegar

Pegar (véase la Figura 2-21). figura 2-21 Opciones de Pegar 6. En Pegar valores, seleccione la

6. En Pegar valores, seleccione la primera opción. Observe que los valores de la columna B ya no tienen formato.

7. Haga clic en el botón deshacer.

8. Seleccione h11:I22 y presione Eliminar.

9. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior del libro.

10. GUARDE el libro como 02 Customer Houses Solution.

HAGA UnA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

tome nota

Pegar con vista previa dinámica se introdujo en Office 2010. Si señala las opciones de Pegar en el menú contextual o las opciones del comando Pegar en el grupo Portapapeles, podrá ver los cambios antes de aplicarlos en realidad.

EdICIón dE lAS PrOPIEdAdES dE un lIbrO

El libro tiene una serie de propiedades asociadas que facilitan su administración. Entre las propiedades figuran elementos que el usuario cambia indirectamente como el tamaño del

también

archivo o la fecha en que se este editó por última vez. Las

incluyen elementos que se cambian directamente como las palabras clave. Si se asignan

propiedades de libro

palabras clave
palabras clave

a las propiedades de un documento, será más fácil organizar y buscar

documentos. También puede agregar más notas al archivo para clasificar y administrar documentos.

Asignar palabras clave

Si trabaja para Fabrikam, Inc., puede asignar la palabra clave ventas a hojas de cálculo que contienen datos sobre ingresos. Esto hará que pueda buscar y localizar todos los archivos que contengan información sobre ventas. Se puede asignar más de una palabra clave a un documento.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

31

PASO A PASO

Asignar palabras clave

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, iniCiE Microsoft Excel.

1. ABRA el archivo 02 Customer Houses Solution con el que trabajó en los ejercicios anteriores.

2. Haga clic en ArChIvO. La vista Backstage mostrará las propiedades actuales en el lado derecho de la ventana (véase la Figura 2-22).

figura 2-22

Propiedades del documento actual

Figura 2-22). figura 2-22 Propiedades del documento actual 3. En la parte superior del panel derecho,

3. En la parte superior del panel derecho, haga clic en el botón Propiedades. El menú desplegable Propiedades mostrará dos opciones (véase la Figura 2-23). Haga clic en Mostrar el panel de documentos.

figura 2-23

Menú desplegable de propiedades

de documentos . figura 2-23 Menú desplegable de propiedades 4. Haga clic en el campo Palabras

4.

Haga clic en el campo Palabras clave y escriba Cliente, M. cuadrados, Precio.

5.

Haga clic en el campo Categoría y escriba Ingresos.

6.

Haga clic en el campo Autor y escriba su nombre.

7.

Sobre el campo Autor, haga clic en la flecha desplegable Propiedades del documento y luego en Propiedades avanzadas. Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades.

8.

Haga clic en la pestaña resumen del cuadro de diálogo para ver las propiedades que introdujo.

9.

Haga clic en la pestaña Estadísticas para ver la fecha de modificación del archivo.

10.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.

11.

En la esquina superior derecha del panel información del documento, haga clic en el botón Cerrar.

12.

GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 2 como 02 Customer Houses Prop Solution.

HAGA UnA PAUSA. CiERRE Excel.

32

lección 2

Después de guardar el archivo, la pestaña Estadísticas registrará cuándo se obtuvo acceso al archivo y cuándo se modificó. También identificará a la persona que guardó el archivo por última vez. Después de guardar un libro, la barra de título del cuadro de diálogo Propiedades mostrará el nombre y la ubicación de este.

Evaluación de conocimientos

varias opciones

Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿Cuál de las opciones siguientes son detalles que describen o identifican un archivo, incluido al autor?

a. Pegar

b. Propiedades del documento

c. Copiar

d. Rango

2. ¿Qué comando se utiliza para insertar una selección cortada o copiada en una celda o un rango de celdas?

a. Pegar

b. Propiedades del documento

c. Copiar

d. Rango

3. Si quiere utilizar un libro en otro tipo de documento, indique en qué forma puede guardarlo con la opción guardar como.

a. Formato de archivo

b. Hoja de cálculo

c. Hoja de archivo

d. Rango de archivo

4. ¿Cuál de los siguientes es el pequeño cuadrado verde de la esquina inferior derecha de una celda o un rango de celdas seleccionado que puede usar para copiar una celda en celdas adyacentes o para crear una serie?

a. Puntero de celda

b. Marcador de columna

c. Controlador de relleno

d. Barra de fórmulas

5. ¿Cuál de los siguientes se usa para arrastrar o hacer doble clic para cambiar el ancho de una columna?

a. Puntero de celda

b. Marcador de columna

c. Controlador de relleno

d. Barra de fórmulas

verdadero / falso

haga un círculo alrededor de la v si el enunciado es verdadero o alrededor de la f si el enunciado es falso.

v

f

1.

El uso de la tecla Suprimir elimina el texto y el formato de una celda.

v

f

2.

Puede asignar palabras clave para que otros usuarios puedan buscar sus documentos en línea.

v

f

3.

La barra de fórmulas se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel.

v

f

4.

Use el controlador de relleno para crear una serie natural, como los meses del año.

v

f

5.

Los libros pueden guardarse como páginas web, archivos PDF y para usarlos en versiones anteriores de Excel.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

33

Proyectos

Proyecto 2-1: Crear un libro de opciones de viviendas muy solicitadas

Cree un nuevo libro de Fabrikam, Inc., que es el resultado de un grupo focal que muestra las opciones de casa más deseadas para compradores primerizos.