Diseo Tcnico y

Funcional de la
Solucin

SAL 060-Sistema
de Informacin
Salud ADMISION
AMBULATORIA
CONSULTA
EXTERNA MODULO
PM

Colsubsidio
Autor:
Fecha de Creacin:
Fecha de Modificacin:
Versin:

AIDA NORELA MULFORD

2013-06-2124/05/2013
YYYY-MM-DD
1.0

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

Pgina 2 de
15

Actualizaciones del documento

Versi
n

Fecha
21/06/20
13

1.0
1.1
1.2
1.3

21/06/20
13
00/06/20
13
00/06/20
13

Autor
Aida Norela
Mulford
Sonia Cardenas
Yorghy Bermeo
Aida Norela
Mulford
Aida Norela
Mulford

Autorizado
Aida Norela
Mulford
Aida Norela
Mulford
Sara Yrmanos

Descripcin
Creacin
Documento
Revisin, ajustes
y modificaciones
Aseguramiento
de calidad
Documento
Definitivo se
realizaron
correcciones

Informacin del proyecto

Nombre de
Proyecto

Sistema de
Informacin Salud

ID. De Proyecto

SAL 060

Fecha de Inicio

01/04/2013

16/09/2014

Sponsor

Carlos Urea

Fecha de
Terminacin
Unidad de
Negocio

Salud

Pgina 2 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

Pgina 3 de
15

ndice
1.

PROCESO.........................................................................................................4
1.1. Descripcin general..............................................................................4
1.2. Descripcin de funcionalidades y eventos..................................4
1.3. Consideraciones y requerimientos de la organizacin.........7
1.4. Modelo del negocio...............................................................................9
1.5. Definicin de Trminos.........................................................................9

2.

EVALUACIN DE REQUERIMIENTOS CUBIERTOS.............................9

2.1. Descripcin de las mejoras................................................................9
2.2. Descripcin de GAPs...........................................................................10
2.3. Posibles soluciones para GAPs identificados...........................10
2.4. Cambios en el proceso post-implementacin..........................10

3.

CONSIDERACIONES...................................................................................11
3.1. Datos maestros.....................................................................................11
3.2. Configuraciones del sistema............................................................11
3.3. Requerimientos de depuracin y migracin de datos..........11
3.4. Interfaces.................................................................................................12
3.5. Requerimientos de reporte..............................................................12
3.6. Formularios especiales y requerimientos de impresin......12
3.7. Seguridad y autorizacin de accesos especiales....................13
3.8. Entorno Plataforma Tecnolgica.................................................13
Pgina 3 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

Pgina 4 de
15

3.9. Backups....................................................................................................13
4.

APROBACIN...............................................................................................13

1. Proceso
1.1.

Descripcin general

El tratamiento de un paciente comienza con la admisin, esta consiste en un

proceso administrativo relativo a la gestin de pacientes, que tiene como
objeto ingresar al usuario a los diferentes servicios que presta Colsubsidio.
Colsubsidio procura contar con un proceso de admisin eficiente que ofrezca
confianza al usuario y su familia, asegure veracidad en los datos, y ahorre
tiempo y personal.
Este documento presenta como es el proceso actual de admisin en
Colsubsidio para los servicios ambulatorios de medicina general, odontologa,
especialidades de medicina y odontologa y procedimientos ambulatorios;
Como es el proceso de admisin para SAP y finalmente muestra cmo ser el
proceso de admisin para Colsubsidio en el sistema SAP con base en los
requerimientos y necesidades de la organizacin.
1.2.

Descripcin de funcionalidades y eventos

PROCESO AS-IS
El proceso de admisin que se explica a continuacin, es el que actualmente
aplica en la IPS Colsubsidio para el ingreso de los servicios del mbito
ambulatorio (medicina general, odontologa, Especialidades mdicas y
odontolgicas y procedimientos ambulatorios).
Agendamiento *: Proceso previo a la admisin del paciente, consiste en la
programacin de cita al usuario en el mbito ambulatorio y creacin del
evento. Durante esta etapa concurren los procesos de: Comprobacin de
derechos*, autorizacin* e importacin de los datos de identificacin del
paciente (nombre, apellido, edad, fecha de nacimiento, sexo) as como de
Pgina 4 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

Pgina 5 de
15

aseguramiento (asegurador, categora y vinculo) y valor a pagar.

El agendamiento de la prestacin la habilita permitiendo que la misma sea
cancelada
*Procesos que se describen en detalle en el documento referente.
Pago de la atencin: El usuario antes de ser atendido realiza el pago del
servicio solicitado y asignado a travs de diferentes canales de pago (directo
en Centro mdico: front o punto gil). Una vez se recibe el pago el sistema
cambia el estado de pago del paciente de pendiente a Cancelado, este
cambio se refleja en la vista de recepcin del prestador y le indica que el
paciente puede ser atendido.
Si el paciente programa la cita y no realiza el pago la pantalla de recepcin
indica el estado de pago como pendiente, esta condicin indica al prestador
que el paciente no puede ser atendido y no permite la recepcin del evento.

Pgina 5 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

Pgina 6 de
15

Tomado de Pantalla HIS-ISIS: recepcin pacientes citados

Recepcin paciente: Una vez el paciente es llamado por el prestador e
ingresa a la atencin, el profesional registra en la pantalla de recepcin del
combo box la opcin SI, la cual demuestra que el paciente asiste, esta accin
activa la Historia clnica y permite el registro en la misma de la atencin
brindada al usuario.
Si el paciente no asiste el prestador elige del combo box de la pantalla de
recepcin la opcin inasistencia la cual activa campo de texto donde registra
hora de llamada al paciente y no respuesta.

PROCESO TO BE ESTANDAR
A continuacin se describe el proceso de admisin para el sistema SAP
Pre-admisin: Actividad previa a la admisin, proceso que consiste en la
reserva de la cita por el usuario y permite planificar la capacidad disponible.
Al realizar esta accin la actividad queda en estatus Agendado.
Admisin: El proceso de admisin en SAP se realiza el da de la cita en la
recepcin (front).
La persona de admisin realiza las siguientes gestiones:
Carga todos los datos requeridos para asuntos administrativos (registro
informacin en campos de datos)
Relaciona Asegurador
Cambia estatus
Crea episodio
Recibe pago

Una vez efectuados los pasos enunciados se admite el paciente, esta accin
con lleva a la creacin del episodio (evento) que se asigna al registro maestro
del paciente y se identifica mediante un nmero nico y cambia el estatus de
Agendado a Facturado.
Pgina 6 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

El episodio ya creado cae al puesto de trabajo del mdico

ejecucin de la atencin.

Pgina 7 de
15

habilitando la

Funcionalidad opcional de Admisiones SAP: Si un paciente no tiene asignada

una cita por agenda y por demanda espontanea solicita una cita directamente
al centro mdico, admisiones puede crear el episodio sin que medie agenda
directamente en el puesto de trabajo del prestador. Lo que Implica que el
paciente no quede registrado en el reporte de agenda, pero si en el reporte de
atendidos.
Definicin de la variante
La variante para admisin ambulatoria se designa como Consulta externa, esta
consta de 2 pestaas denominadas:
Datos del paciente: Contiene 6 Subscreen
Datos de consulta: Contiene 4 Subscreen
Causa externa
Datos del paciente
- Datos del paciente: Nombre1 y nombre 2, apellido1 y apellido 2, Fecha
nacimiento, sexo, tratamiento, Ocupacin, Nacionalidad, Discapacidad.
- Otros datos del Paciente: Estado civil, Religin, Zona, Tipo y nmero
de documento.
- Direccin paciente: direccin, cdigo postal, telfono , email
- Acudiente: Nombres y apellidos, Parentesco, direccin, telfono, email
y cdigo postal
- Empresa: Nombre, direccin, cdigo postal, telfono, e mail
- Acompaante: Nombre, apellido, Parentesco, direccin, telfono, email
y cdigo postal.
Datos de Consulta
- Datos del episodio fecha inicio y final,
- Datos de consulta: clase episodio, clase consulta, motivo de consulta,
categora tratamiento, estatus,
- Asignacin Organizativa: Unidad mdica, Unidad de tratamiento y
unidad de edificio.
- Asignacin de Medico: Mdico tratante

Pgina 7 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

Pgina 8 de
15

Causa Externa: registra causa externa.

1.3.

Consideraciones y requerimientos de la organizacin

PROCESO TO BE SOLICITADO POR COLSUBSIDIO

Agendamiento (Pre-admisin): El procedimiento para la admisin de
pacientes demanda de un proceso previo llamado Agendamiento.
Durante el agendamiento el usuario que requiere una cita la programa por el
canal de preferencia (Audiocita, WEB, IVR o directa en centro mdico),
simultneamente se realiza comprobacin de derechos, autorizacin del
servicio y la importacin desde la base de datos del paciente de una amplia
gama de datos ya existentes, como por ejemplo: apellido, nombre, sexo, edad,
fecha de nacimiento, estado civil y Documento de Identidad del paciente
ambulatorio y los datos de aseguramiento como EPS, categora y vnculo.
Una vez realizada la comprobacin de derechos y la autorizacin de la
atencin se programa la cita.
Cuando por demanda espontanea del paciente este solicite una cita de forma
directa al front o atencin al usuario, el episodio ser siempre generado por
agenda, la funcionalidad de SAP que permite la creacin de un episodio sin
registrar en agenda no ser implementada.

Premisas:
Todos los episodios creados sin importar la ruta de generacin del
mismo sern efectuados por el proceso de agendamiento.
El agendamiento de la prestacin la habilita para ser cancelada.
Al finalizar este proceso se carga el estatus Agendado

Facturado: Hace referencia al pago de la cita asignada, esta actividad da

inicio a la admisin al crear el episodio (evento).
El usuario antes de ser atendido realiza el pago del servicio solicitado y
asignado a travs de diferentes canales de pago (directamente en centro
Pgina 8 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
:
1.0

Pgina 9 de
15

mdico: front, punto gil, Call center, pagina WEB). Una vez se recibe el
pago el sistema crea el episodio y cambia el estatus de este de Agendado a
Facturado, remitiendo el episodio al puesto de trabajo del prestador en la
fecha de la cita, habilitando as la ejecucin de la atencin.
Premisa:
Al finalizar la jornada todos los episodios creados que no fueron cerrados
(estatus fin atencin) por inasistencia del usuario, sern finalizados por
el sistema a travs de un proceso de JOB de cierre.
Por default se cargara como causa externa Enfermedad general, Durante
la atencin el prestador este validara y confirmara o cambiara la causa
externa.
Se utilizara la misma variante definida para el TO-BE estndar

1.4.

Modelo del negocio

<< Instrucciones para complementar esta seccin Aqu deber incluir el

flujo del proceso >>

1.5.

Definicin de Trminos

Episodio Hace referencia al evento o prestacin objeto de la atencin

Combo box: Lista desplegable con entrada
Variante: Funcionalidad atada a algn proceso que contiene y facilita la
creacin de un episodio. Dentro de la misma existen pestaas
Pestaas. Agrupador de caractersticas de un proceso
Subscreen: Agrupador de campos dentro de una pestaa.
Incumplimiento: Hace referencia a la Falta de cumplimiento o inasistencia a
una cita por el usuario

Pgina 9 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
Pgina 10 de
:
15
1.0

2. Evaluacin de Requerimientos Cubiertos

2.1.

Descripcin de las mejoras

Las mejoras esperadas con la implementacin de Admisin SAP

1. Disminucin del ingreso manual de datos, lo cual reduce la tasa de error
y acelera la transferencia de datos
2. Mayor capacidad de procesamiento de pacientes y mayor eficiencia del
personal de admisin.
3. Mayor satisfaccin delos usuarios.
4. Facilitar el flujo del proceso
5. Simplificar el proceso
6. Eliminar actividades que no agregan valor
7. Reduccin de tiempos, recursos y costos
8. Eliminar el retrabajo
9. Atender mejor los requerimientos del proceso, de acuerdo a las mejores
prcticas

2.2.

Descripcin de GAPs

GAP 1 En el sistema SAP el proceso de admisin comprende: validacin de

derechos, diligenciamiento de campos donde se ingresa el pagador y por ende
el valor que debe cancelar el paciente, el pago de la cita y finaliza con el
cambio de status y creacin del episodio, esto exige que se realice de
manera presencial por el paciente en la lnea de frente (front) el da de la
consulta, proceso que provocara congestin en los front, accin que va en
detrimento del servicio al usuario y est en contra de las disposiciones de los
entes reguladores que demandan procesos agiles y menos robustos para los
usuarios.
El modelo actual permite que la cita sea cancelada desde el momento del
agendamiento (pago previo a la cita) ya sea en las cajas de los centros
Pgina 10 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
Pgina 11 de
:
15
1.0

mdicos en puntos giles lo que agiliza la prestacin del servicio y reduce la

carga en el front. Dentro de la estrategia de negocio se plantea que existan
canales de pago adicionales a los actuales como Pago va WEB y Call center,
para adoptar estos nuevos canales es necesario contar con un proceso de
admisin que los contemple y que permita al usuario realizar su pago con
antelacin y de variadas formas, al final esto ampliara la red de recaudo e
impactara directamente el servicio al disminuir las filas en el front.
GAP2 Cuando el paciente no asiste a la cita el episodio queda abierto,
cuando esto sucede al facturar generar los RIPS estos entran sin haber sido
efectivos lo que puede derivar en una glosa.

2.3.

Posibles soluciones para GAPs identificados

GAP 1 Es necesario que el sistema ISH de SAP para el proceso de admisin

ambulatoria cargue la informacin bsica del paciente, asigne el pagador y
determine el valor a pagar automticamente al momento de la reserva de la
cita, habilitando el pago desde este momento. El sistema al recibir el pago,
independientemente del canal de pago utilizado (directo, punto gil, call
center o WEB) debe crear en ese momento el Episodio y cambiar el status de
agendado a facturado.
GAP2 Si el paciente no asiste a la cita el episodio queda abierto, por esto es
necesario implementar un proceso JOB de cierre, este es un Programa que
busca un objetivo previamente determinado
y realiza una accin preconfigurada sobre este, la cual se corre diariamente e identifica los episodios
abiertos y los cierra.
2.4.

Cambios en el proceso post-implementacin

<< Instrucciones para complementar esta seccin Describir los cambios en

el proceso existente que resulten de la implementacin de la aplicacin. Se
requerir esta seccin en especial en el caso que la solucin propuesta para
un GAP sea una forma de evitarlo (work around). Se deber mencionar la

Pgina 11 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
Pgina 12 de
:
15
1.0

rutina o procedimiento actual as como la nueva.>>

3. Consideraciones
3.1.

Datos maestros

Los datos maestros requeridos y que soportan el proceso de admisin son los
relacionados con el paciente y aseguramiento.

3.2.

Configuraciones del sistema

<< Instrucciones para complementar esta seccin Documentar todas las

consideraciones para tenerlas presentes durante la personalizacin del
sistema. Incluir en esta seccin cualquier comentario pertinente que utilice
terminologa propia de la aplicacin; por ejemplo, tipos de documentos
especiales que debern ser creados, condiciones, precios, etc.
Debe estar documentado el inventario de las configuraciones a realizar en el
orden requerido>>

3.3.

Requerimientos de depuracin y migracin de datos

<< Instrucciones para complementar esta seccin

Documentar el
procedimiento para la conversin de datos y carga inicial. Es importante
identificar el origen de los datos, el proceso de carga a utilizar (manual,
automtico, etc.) y todas las consideraciones pertinentes para los equipos de
Desarrollo y Migracin de Datos.
Identificar los sistemas legacy involucrados en el Proceso de Migracin de
Datos. De ser posible, indicar los registros esperados: los campos de datos
legacy relevantes, la complejidad para obtener la informacin requerida, las
necesidades de depuracin de datos, etc. >>
Pgina 12 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

3.4.

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
Pgina 13 de
:
15
1.0

Interfaces

<< Instrucciones para complementar esta seccin Describir las interfaces

temporales/permanentes a desarrollar; por qu y qu tan crtico es contar con
esta interfaz, etc. Ser necesario identificar claramente el/los sistemas
legacy involucrados, la plataforma del sistema, idioma, frecuencia,
requerimientos de ejecucin (en lnea, en segundo plano, etc.) >>

3.5.

Requerimientos de reporte

Los reportes dependientes de la admisin ambulatoria son:

Actividades agendadas por mes
Actividades agendadas por centro
Actividades agendadas por especialidad
Actividades agendadas por zona
Actividades agendadas por programa
Actividades agendadas por convenio
Incumplimiento por zona
Incumplimiento por convenio
Incumplimiento por prestador
Incumplimiento por centro
Incumplimiento por servicio
Pacientes asignados por mes
Pacientes asignados por centro
Pacientes asignados por zona
Pacientes asignados por convenio
Pacientes asignados por programa
3.6.

Formularios especiales y requerimientos de impresin

Pgina 13 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
Pgina 14 de
:
15
1.0

<< Instrucciones para complementar esta seccin Detallar los formularios

especiales, de haber, y dar una muestra del formulario (de ser posible, con
informacin). >>

3.7.

Seguridad y autorizacin de accesos especiales

<< Instrucciones para complementar esta seccin Definir el perfil de los

usuarios involucrados en el proceso y autorizaciones que se requieren,
especialmente de informacin confidencial, si se requiere.>>

3.8.

Entorno Plataforma Tecnolgica

<< Instrucciones para complementar esta seccin Detallar los protocolos

de comunicacin, servicios, sistemas operativos, variables de entorno
referente al HW que se deben contemplar como parte de la configuracin de la
solucin.>>

3.9.

Backups

<< Instrucciones para complementar esta seccin Detallar el proceso de

backup que se requiera en la solucin, Si Aplica>>

4. Aprobacin
APROBACIONES

Pgina 14 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proceso de Arquitectura
Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
Fecha de
elaboracin:
2013-02-15

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Versin
Pgina 15 de
:
15
1.0

Nombr
e:

Jos Ral Gordillo

Nombr
e:

Jorge Andrs Rodrguez

Cargo:

Lder Funcional (Salud)

Cargo:

Asesor de Tecnologa

Firma:

Firma:

Nombr
e:

Eugenio Ramrez

Cargo:

Gerente
de
(Consultora)

Proyecto

Firma:

Nombr
e:

Angie Carolina Corts

Cargo:

Gerente
de
(Colsubsidio)

Firma:

Nombr
e:

Aida
Norela
Barreto.

Cargo:

Lder Funcional MDULO PM Cargo:

Firma:

Firma:

Nombr
e:

Weimar Arango

Cargo:

Lider
(Neoris)

de

Mulford Nombr
e:

Yorghy Bermeo
Consultor PM

Nombr
e:
Integracin

Firma:

Cargo:
Firma:

Fecha de Firma

Pgina 15 de 15
Proceso de Arquitectura Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin

Proyecto