UTIL

Microsoft Excel
Manual Prctico para todos
Docente:
Manuel Alczar Holguin
Email: malcazarh@hotmail.com
Manual de Excel Bsico
Manuel Alfredo Alczar Holguin

malcazarh@hotmail.com
Tema 01
Entorno de Microsoft Excel
Objetivos: En este tema alcanzar los siguientes objetivos:

Ingresar a Microsoft Excel.
Identificar la utilidad de una hoja de clculo.
Reconocer los principales elementos de la pantalla de Excel.
Desplazarse en la hoja de clculo.
En la medida que las leyes de la matemtica se refieren a

la realidad, no son exactas, y en tanto son exactas, no se
refieren a la realidad
(Albert Einstein)
Al lograr los objetivos del presente tema, estar en la

capacidad de ingresar a Excel y explicar las principales
utilidades del programa e identificar los elementos que
configuran su entorno.
Web: https://algovirtual.milaulas.com/
-1-

Aspecto Terico
1. Microsoft Excel
Programa de Microsoft que permite de manera principal ingresar valores
numricos y realizar clculos con ellos a travs de frmulas y funciones;
adems cuenta con opciones para realizar clculos con expresiones de tipo
texto y fecha.
2. Libro
Es la denominacin que se da a los archivos generados en Microsoft Excel,
que viene siendo el conjunto de hojas que componen el mismo.
El archivo de Excel al ser grabado en disco adquiere la extensin .XLSX.
3. Hoja de Clculo
Cuadrcula formada por la interseccin de columnas y filas, para el caso de
la versin del Office 2013 (16384 columnas y 1048576 filas), donde las
columnas estn etiquetadas con letras en la parte superior desde la A hasta
la XFD y las filas en el extremo izquierdo numeradas desde 1 hasta 1048576.
4. Utilidad de la Hoja de Clculo

Es til para:
Almacenar datos.
Administrar tablas de datos.
Realizar clculos simples.
Realizar clculos complejos.
Realizar grficos estadsticos.
5. Celda
Es la denominacin de aquel casillero producido por la interseccin de una
columna y una fila, capaz de almacenar un dato que puede ser: un nombre,
fecha de nacimiento, precio, calificacin, etc.
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6. Rango
Conjunto de celdas que al ser seleccionadas conforman una regin
rectangular.
7. Cinta de opciones
Cinta que contiene todas las opciones para el manejo de la hoja de clculo,
distribuida y ordenada en fichas.
8. Barra de frmulas
Es la barra que se encuentra en la parte superior y nos advierte en qu
celda nos encontramos y cul es el contenido de la celda activa.
9. Cuadro de nombres
Es la parte inicial de la barra de frmulas que nos indica la referencia de la
celda activa.
10. Desplazamiento
Es trasladarse de una celda a otra, puede hacerlo mediante combinacin
de teclas o el uso del mouse.
Microsoft Excel no es el nico programa de hoja

de clculo, pero s es el ms popular.
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Aspecto Procedimental
1. Ingresar a Excel
A. Presionar [Windows] + [R] (Opcin Ejecutar).
B. Escriba la palabra EXCEL.
C. Presione [Enter].
Activando el men Inicio, puede escribir en la

parte inferior EXCEL y cuando est en la lista de
programas encontrados darle un clic.
2. Activar o desactivar la cinta de opciones
Presione [CTRL] + [F1].
3. Activar o desactivar la barra de frmulas

A. Clic en la ficha Vista.
B. Active o desactive la casilla Barra de frmulas.
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4. Seleccionar una columna

A. Seale arriba de la columna (Sobre la letra).
B. Haga un clic.
Si desea seleccionar varias columnas:

Mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic en cada una de las
dems columnas.
Si desea en forma continua, presione [Shift] + [Clic] sobre la ltima

etiqueta de columna que desea seleccionar.
5. Seleccionar una fila

A. Seale delante de la fila (sobre el nmero).
B. Haga un clic.
Si desea seleccionar varias filas:

Mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic en cada una de las
dems filas.
Si desea en forma continua, presione [Shift] + [Clic] sobre la ltima

etiqueta de fila que desea seleccionar.
Cuando hay varias celdas seleccionadas, a

todas ellas les ocurre lo mismo.
6. Seleccionar una celda
Basta dar un clic sobre la celda si est a la vista
Si la celda no est a la vista:

A. Haga clic en el cuadro de nombres.
B. Escriba la referencia de la celda a la que desea ir.
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7. Seleccionar un conjunto de celdas

A. Haga clic en la primera celda.
B. Presionando la tecla [Shift] haga clic en la ltima celda a seleccionar.
8. Seleccionar en forma discontinua

A. Con el arrastre del mouse seleccione un bloque.
B. Mantenga presionada la tecla [Ctrl].
C. Con el arrastre puede seguir seleccionando ms bloques sin soltar la
tecla [Ctrl].
9. Ir a otra Hoja
A. Seale al nombre de la otra hoja en la parte inferior.
B. Haga clic sobre la etiqueta de la hoja a la que desea ir.
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10. Cambiar la escala de visualizacin Zoom

A. Seale en la esquina inferior derecha de la ventana a la marca del
medidor.
B. Arrastre la marca hacia la derecha o izquierda segn desee aumentar
o disminuir el zoom.
11. Guardar el libro por primera vez

A. Presione [F12].
B. En el panel izquierdo localice su carpeta de trabajo.
C. En la seccin Nombre de archivo escriba un ttulo relacionado con
su trabajo.
D. Haga clic en el botn Guardar.
12. Guardar el libro por segunda o posterior vez
Presione [CTRL] + [G].
13. Abrir un libro

A. Presione [Ctrl] + [F12].
B. En el panel izquierdo localice su carpeta.
C. Haga doble clic sobre su archivo.
Si presiona [Ctrl] + [A], use el botn examinar para visualizar la

estructura de carpetas.
-7-

14. Cerrar libro

A. Presionar [Ctrl] + [F4].
B. A la pregunta de si desea guardar el libro o no, la respuesta depende
del usuario.
15. Salir del Excel

A. De preferencia primero guarde su trabajo.
B. Presione [Alt] + [F4].
C. Si le pregunta por si desea guardar o no su libro, la respuesta depende
del usuario.
Para seleccionar toda la hoja haga clic en

el botn plomo que est arriba de la
etiqueta de la fila 1 y antes de la etiqueta
de la columna A.
Para seleccionar el bloque continuo de
datos se presiona [Ctrl] + [*].
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Glosario
Celda.- Mnima unidad de almacenamiento de datos en el libro.
Rango.- Conjunto de celdas que adoptan como referencia la primera celda

luego dos puntos (:) la referencia de la ltima celda.
Seleccionar.- Tambin se le denomina marcar, iluminar o sombrear celdas

para aplicarles posteriormente lo mismo.
Libro.- Denominacin que se le da a los archivos generados en Excel.
Zoom.- Es el acercamiento o alejamiento que se realiza de la zona de trabajo,

de tal forma que se ve ms grande o pequeo el contenido de la ventana.
Archivo.- Informacin que se ha guardado en un dispositivo de

almacenamiento para su uso posterior.
Anotaciones
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Tema 02
Edicin de la hoja de
clculo

Escribe correctamente los datos en las celdas.
Corrige el contenido de la celda.
Escribe en una celda en ms de un rengln.
Borra el formato de la celda.
Borra el valor de la celda.
El objeto de la educacin es formar seres aptos

para gobernarse a s mismos
y no para ser gobernados por los dems
(Herbert Spencer)

capacidad de ingresar datos en la hoja de clculo y editar los
mismos.
- 10 -

Aspecto Terico
1. Dato
Es la expresin que va a ingresar en la celda, el dato debe tener sentido y
este valor puede ser nombre, edad, precio, fecha de nacimiento, etc.
2. Tipos de datos
Solo hay tres tipos de datos:
1. Valores numricos.
2. Texto.
3. Lgicos.
a) Valores numricos en Excel
Formados por dgitos, signo de positivo o negativos y separador decimal,
considerando que los nmeros pueden adoptar diversos formatos entre
ellos las fecha y las horas.
b) Texto en Excel
Son los datos que estn conformados por al menos un carcter alfabtico;
es decir una letra, signo, espacio en blanco, etc.
c) Lgicos
Se trata de la expresin de VERDADERO o FALSO, quedan centrados
en la celda.
Al ingresar los datos observar que los nmeros

se alinean a la derecha y los textos a la izquierda;
sin embargo, luego podr cambiar la alineacin.
3. Salto de rengln
Los datos que escribe en las celdas van de izquierda a derecha; sin embargo
mes posible que desde el inicio escriba en ms de un rengln generando un
salto de lnea forzado al final del mismo.
- 11 -

4. Editar celda
Una vez ingresado el dato en la celda, posteriormente puede volver a ella
para corregir o modificar el mismo.
5. Formato
Las celdas, a parte del valor que almacenan, pueden almacenar
caractersticas como son el tipo y tamao de letra, el color de celda y de letra,
los bordes, el aspecto numrico, todo esto constituye el formato.
6. Comentario
Es la indicacin que puede dejar en una celda para que el usuario pueda
leerlo cuando est en la misma a manera de informacin o instrucciones.
Las celdas tienen valor y formato, al momento de

presionar la tecla Suprimir en una celda, solo
est borrando el valor mas no el formato.
- 12 -

1. Escribir datos
A. Seleccionar la celda con un clic.
B. Escribir el dato.
C. Presionar [Enter].
2. Modificar el contenido de la celda

A. Seleccionar la celda con un clic.
B. Presionar [F2].
C. Corregir.
D. Presionar [Enter].
3. Generar salto de rengln

A. Haga clic en la celda.
B. Escriba parte del dato.
C. Presione [Alt] + [Enter].
D. Siga escribiendo.
4. Insertar comentario
A. Haga clic en la celda en la que va a insertar comentario.
B. Presione [Shift] + [F2].
C. Escriba o modifique su comentario.
D. Haga clic fuera del comentario.
Los comentarios aparecen

automticamente cuando
acerca el mouse sobre la
celda que lo posee.
- 13 -

5. Borrar el valor de la celda

A. Seleccione la celda o celdas.
B. Presione la tecla [Suprimir].
6. Borrar el formato de la celda

A. Dar un clic sobre la celda.
B. Seleccionar la ficha Inicio.
C. Dar clic en el botn Borrar.
D. Elegir la opcin Borrar formatos.
7. Borrar el comentario de una celda

A. Dar un clic sobre la celda.
B. Seleccionar la ficha Inicio.
C. Dar clic en el botn Borrar.
D. Elegir la opcin Borrar comentarios.
8. Asignar ancho a las columnas

A. Sealar al lmite entre las columnas B y C.
B. Cuando la forma del puntero sea una cruz con flecha hacia la derecha e
izquierda, arrastre (puede dar doble clic para que adquiera ancho
automtico).
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Tema 03
Operadores en Excel

Conoce cules son los operadores aritmticos que utiliza Excel.
Diferencia la prioridad que hay entre los operadores.
Utiliza parntesis para dar prioridad a determinadas operaciones.
Escribe frmulas utilizando operadores aritmticos.
Copia frmulas a otras celdas.
En tiempos de cambio, los que estn abiertos al

aprendizaje se aduean del futuro y los que creen saberlo
todo estn equipados para un mundo que ya no existe
(Eric Hoffer)

capacidad de realizar clculos cotidianos como son sumas y
promedios, as como presentar adecuadamente los
resultados obtenidos.
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Aspecto Terico
1. Operadores
En Microsoft Excel los resultados se obtienen a travs de expresiones
mediante uso de los operadores aritmticos que se utilizan en clculos
matemticos cotidianos.
^ /
2. Jerarqua de los operadores

Como en la matemtica que conocemos, en una operacin combinada existe
una prioridad en las operaciones combinadas, que resulta as:
^ Para la operacin llamada potencia, ejemplo: 2^3 = 8
/ Para la operacin llamada divisin, ejemplo: 8/2 = 4
* Para la operacin llamada multiplicacin, ejemplo: 2*3 = 6
- Para la operacin llamada resta, ejemplo: 5-2 =3
+ Para la operacin llamada suma, ejemplo: 5+2 =7
Para obtener races, puede escribir as:

=base ^(1/raz), ejemplo:
=8^(1/3) = 2
3. Frmulas
Son las expresiones que utilizamos para obtener resultados, donde se
emplean los operadores segn la respuesta que deseamos obtener, estas
expresiones comienzan con el signo =.
4. Uso de los parntesis

Cuando se desea asignar prioridad a una expresin, esta puede estar
encerrada entre parntesis, as tenemos:
=2+3*5 sera 17, pero;
=(2+3)*5, sera 25, ya que se asigna la prioridad a (2+3).
- 16 -

Para realizar un control de tareas bsicas
como nuestro ndice de masa corporal, control
de gastos, lo podemos hacer mediante el uso
de frmulas.
1. Calcule su ndice de masa corporal

El control de nuestro ndice de masa corporal es necesario, por eso debe
existir una adecuada relacin entre nuestro peso y talla, si el resultado es
menor a 20 se asume que estamos desnutridos, si est por encima de 25 se
asume un sobrepeso y entre 20 y 25 es un estado normal.
A. Ubicarse en la celda B1, escribir su peso expresado en kilos.
B. Ubicarse en la celda B2 y escribir su talla expresada en metros.
C. Ubicarse en la celda B3 y escribir: =B1/B2^2
- 17 -

2. Calculando el saldo
A. Ubicarse en la celda D2.
B. Escribir =B2-C2 .
C. Regresar a la celda D2.
D. Sealar a la esquina inferior derecha de la celda y cuando tenga forma
de cruz negrita y pequea dar doble clic.
3. Calcular el gasto acumulado

A. Seleccionar la celda C3.
B. Escribir la frmula =B3.
C. Seleccionar la celda C4.
D. Escribir la frmula =B4+C5.
E. Seleccionar la celda C4.
F. Sealar a la esquina inferior derecha.
G. Dar doble clic para que complete la frmula en las dems celdas.
Anotaciones
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.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
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Tema 04
Referencias de celda
Diferencia referencias de celdas relativas y absolutas.

Escribe frmulas con referencias de celdas absolutas.
Copia frmulas con referencias de celdas absolutas.
Solo hay felicidad donde hay virtud y esfuerzo serio, pues

la vida no es un juego
(Aristteles)

capacidad de escribir frmulas y copiarlas a otras celdas sin
que se alteren ciertas referencias de celdas.
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Aspecto Terico
1. Referencia de celda
Cada casillero que se observa en la cuadrcula de la hoja es denominada
celda y a su valor nos referimos mediante una direccin, que es producto de
la interseccin de la columna y fila que la generan.
A la interseccin de la columna B y fila 3, nos referimos por B3.
2. Referencia de celda relativa

Toda referencia de celda que escribimos en una frmula es denominada
relativa, porque al copiarla a otras celdas, esta queda cambiada en la misma
proporcin que hay desde donde se ha copiado hasta donde se ha copiado.
Si en la celda B3 se tiene la frmula = A2 + C4.
Al copiarla a la celda B7, obtendr la frmula =A6 + C8. Porque est 4

filas ms abajo.
Al copiarla a la celda G3, obtendr la frmula =F2 + H4. Porque est 5

columnas ms a la derecha.
Al copiarla a la celda E4, obtendr la frmula =D3 + F5. Porque est 3

columnas a la derecha y una fila hacia abajo.
3. Referencia de celda absoluta

Es la referencia de celda que al copiar la frmula no se cambia y esto es
posible por el uso del smbolo $ delante de la referencia que queremos no se
mueva.
Ejemplos:
=B$2 + $C4 $A$1
Aqu la fila 2, la columna C y la referencia A1, no se movern al copiar la
frmula ya sea para celdas de abajo o de la derecha.
Al escribir la frmula, puede presionar la

tecla [F4] para cambiar de referencia
relativa a absoluta o viceversa.
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1. Calcular el precio en Soles

A. Ubicarse en la celda C5.
B. Escribir la frmula =B5 * C$2.
C. Situarse en la celda C5.
D. Sealar al punto de la esquina inferior derecha de la celda C5.
E. Dar doble clic para copiar la frmula a las celdas de abajo.
Observar que al copiar la frmula, la frmula de

celda siguiente ser =B6 * C$2, ya que el $ impide
que el 2 se mueva al copiar la frmula.
2. Aplicar rea, precio en soles y en US$
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A. Seleccionar la celda C5, escribir =A5*B5.

B. Seleccionar la celda D5, escribir =C5*B$1.
C. Seleccionar la celda E5, escribir =D5/B$2.
D. Seleccionar las celdas de C5 a E5.
E. Sealar a la esquina inferior derecha del bloque seleccionado.
F. Dar doble clic para copiar a las celdas de abajo.
Las filas 1 y 2 al copiarse a las celdas de

abajo son inamovibles porque son
referencias absolutas.
3. Calcular valor de inicial, saldo y cuota mensual
Suponiendo que ha comprado al crdito algunos artefactos, calcular el valor

de la inicial, la deuda pendiente y el valor de la cuota mensual por cada
artefacto.
A. Seleccionar B7, escribir =B6*$B3.
B. Seleccionar B8, escribir =B6 B7.
C. Seleccionar B9, escribir =B8 / $B1.
D. Seleccionar desde B7 hasta B9.
E. Sealar al punto de la esquina inferior derecha.
F. Arrastrar hacia la derecha hasta la columna G.
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Tema 05
Funciones Bsicas
Encuentra resultados utilizando las funciones Suma, Promedio, Max y Min.

Redondea los resultados obtenido con la funcin Redondear.
Copia celdas con funciones.
Cambia el formato de los nmeros.
Aumenta y disminuye la cantidad de decimales.
El esfuerzo es madre de todos los logros

(Annimo)

capacidad de realizar clculos cotidianos como son sumas y
promedios, as como presentar adecuadamente los
resultados obtenidos.
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Aspecto Terico
1. Funcin
Palabra reservada propia del Excel, que de acuerdo a una sintaxis devuelve
un valor como resultado. Las funciones resultan como frmulas elaboradas.
2. Argumento
Tambin llamado parmetro, es el dato que la funcin necesita para devolver
la respuesta, vale decir que el resultado de la funcin est en base a los
parmetros.
A las funciones debe asignarle los parmetros que

solicita, los mismos que pueden ser valores
constantes, referencias de celdas o resultados de
otras frmulas o funciones.
3. Sintaxis
Es el orden en el que se le asigna los parmetros, considerando que hay
funciones que no los requieren, en ese caso luego del nombre de la funcin
se abre y cierra parntesis.
Los parmetros de las funciones que forman parte de la sintaxis van
delimitados por separadores de lista que a veces es la coma y en otros casos
en el punto y coma, observe lo que indica en el comentario.
4. Funcin Suma
Devuelve la suma total de los valores que se le asigna como parmetros, que
como mximo pueden ser 255 argumentos; su sintaxis es:
=SUMA(nmero 1 ; [nmero 2] ; .)
Donde nmero1, puede ser una constante, referencia de celda o rango.
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5. Funcin Promedio
Devuelve la media aritmtica o promedio de los valores que se le asigna
como parmetros, que como mximo pueden ser 255 argumentos; su sintaxis
es:
=PROMEDIO(nmero 1 ; [nmero 2] ; .)
Donde nmero1, puede ser una constante, referencia de celda o rango.
Las celdas vacas son ignoradas, no son

tomadas en cuenta, por ejemplo si
promedia de A1:A4, en A1 hay un 10 y en A4
hay un 11, A2 y A3 estn vacas, el promedio
es 10,5 ya que solo promedio 10 y 11; sera
distinto si A2 y A3 tienen el valor 0.
6. Funcin Max
Devuelve el valor ms alto de una lista de expresiones numricas, su sintaxis
es:
=MAX(nmero 1 ; [nmero 2] ; .)
7. Funcin Min
Devuelve el valor ms bajo de una lista de expresiones numricas, su sintaxis
es:
=MIN(nmero 1 ; [nmero 2] ; .)
8. Aumentar y disminuir decimales

Esta opcin es la que permite que los nmeros se estandaricen en la cantidad
de decimales a mostrar, ms no redondea.
Si al nmero 10,5 le reduce los decimales se ver como 11, pero no est
redondeado.
9. Funcin Redondear
Esta funcin si nos devuelve un nmero redondeado a la cantidad de
decimales que se le indique, su sintaxis es:
= REDONDEAR (nmero; nmero de decimales)
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10. Copiar frmulas

Es copiar el valor real de las celdas a otras, considerando que si en la celda
a copiar hay una frmula con referencias de celdas, stas se mueven en la
misma proporcin que hay de celda origen a celda destino, es decir:
En la celda B4, tiene la frmula =SUMA ( A2 : A6 ) y desea copiar a la celda
D7, le copiar =SUMA ( C5 : C9).
Esto porque de celda origen a destino hay +2 columnas y +3 filas, lo mismo
que aplica a los parmetros.
11. Copiar solo frmulas

Es copiar el valor de las celdas, generalmente frmulas a otras celdas que
quiz ya tengan formato sin que este se vea alterado; es decir nicamente
copia la frmula.
Las cuatro funciones bsicas llevan la

misma sintaxis es decir un mximo de 255
argumentos
De preferencia como parmetros hay que
utilizar referencias de celdas, para que si
los valores constantes cambian, los
resultados de las funciones cambien
automticamente.
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Se va a registrar las cantidades de horas
laboradas por un grupo de personas y
establecer estadsticas de sumatorias,
promedios, mximos y mnimos.
Considerando el siguiente archivo:
1. Usando la funcin Suma

A. Ubicarse en la celda E10.
B. Escribir =SUMA(B4:H4) .
C. Ubicarse en la celda E14.
D. Escribir =SUMA(B4:B8 ; D4:D8 ; F4:F8) .
- 27 -

E. Ubicarse en la celda E16.

F. Escribir =SUMA(B8:H8) .
G. Ubicarse en la celda E17.
H. Escribir =SUMA(B4:H8) .
2. Usando la funcin Promedio

A. Ubicarse en la celda E11.
B. Escribir: =PROMEDIO(C4:C8) .
C. Ubicarse en la celda E15.
D. Escribir: =PROMEDIO(B5:H5 ; B8:H8) .
E. Ubicarse en la celda E18.
F. Escribir: =PROMEDIO(B4:H8) .
3. Usando la funcin Max

A. Seleccione la celda E12.
B. Escribir: =MAX(B4:F8) .
4. Usando la funcin Min

A. Seleccione la celda E13.
B. Escribir: =MIN(G4:G8) .
5. Usando la Redondear
A. Seleccione la celda F11.
B. Escribir: =REDONDEAR(E11,2) .
C. Seleccione la celda F15.
D. Escribir: =REDONDEAR(E15,0) .
E. Seleccione la celda F18.
F. Escribir: =REDONDEAR(E18,1) .
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Tema 06
Conteos en Excel

Realiza conteos en la hoja de clculo.
Realiza conteos para los datos que cumplan determinada condicin.
Realiza conteos para los datos que cumplan ms de una condicin.
La edad madura es aquella en la que todava se es joven,

pero con mucho ms esfuerzo
(Jean-Louis Barrault)

capacidad de obtener con precisin conteos en la hoja de
clculo en forma automtica.
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Aspecto Terico
1. Funcin Contara
Devuelve el nmero de celdas ocupadas en el rango sealado como
parmetro, es decir cuenta a las celdas no vacas; su sintaxis es:
=CONTARA ( Valor1 ; [Valor2; .])
Significa que se le puede asignar varios rangos, pero eso es opcional con
una rango basta.
2. Funcin Contar
Devuelve el nmero de celdas ocupadas con un valor numrico en el rango
sealado como parmetro, su sintaxis es:
=CONTAR ( Valor1 ; [Valor2; .])
Significa que se le puede asignar varios rangos, pero eso es opcional con
una rango basta.
3. Funcin Contar.blanco
Devuelve el nmero de celdas vacas con un valor numrico en el rango
sealado como parmetro, su sintaxis es:
=CONTAR ( Rango )
4. Funcin Contar.Si
Devuelve el nmero de celdas que cumplen con un determinado criterio o
condicin
=CONTAR.SI ( Rango ; criterio)
El criterio va entre comillas.
5. Funcin Contar.Si.Conjunto
Devuelve el nmero de celdas que cumplen con ms de un criterio a la vez
=CONTAR.SI.CONJUNTO ( Rango de criterio1 ; Criterio ; )
- 30 -

1. Uso de la funcin Contar y Contar.blanco
A. Seleccionar la celda G4 y escribir =CONTARA(C7:E7).

B. Seleccionar la celda G6 y escribir =CONTARA(C3:C17).
C. Seleccionar la celda G8 y escribir =CONTAR.BLANCO(C3:E17).
Las funciones de conteo nos permiten

ahorrar tiempo significativo, nos dan
precisin y son fciles de utilizar.
- 31 -

2. Aplicar funcin Contar.si
A. Seleccionar la celda E3, escribir =CONTAR.SI(C2:C16; Luis Rivera).

B. Seleccionar la celda E5, escribir =CONTAR.SI(C2:C16;Alvaro Castillo).
C. Seleccionar la celda E7, escribir =CONTAR.SI(C2:C16; Fredy Flores).
D. Seleccionar la celda E9, escribir =CONTAR.SI(C2:C16; Alberto Cruz).
3. Aplicar funcin Contar.si.conjunto
A. Seleccione la celda F3, escribir:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C16 ; Luis Rivera ; D2:D16 ; Maana).
B. Seleccione la celda F5, escribir:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C16 ; Alvaro Castillo ; D2:D16 ; Noche).
C. Seleccione la celda F7, escribir:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C16 ; Fredy Flores ; D2:D16 ; Tarde).
D. Seleccione la celda F9, escribir:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C16 ; Alberto Castillo;D2:D16 ; Tarde).
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Tema 07
Sumas condicionales

Suma valores para datos que cumplan determinada condicin.
Suma valores para datos cumplan ms de una condicin.
Nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en

el resultado. Un esfuerzo total es una victoria completa
(Mahatma Gandhi)

capacidad de realizar sumas en base a determinadas
condiciones; es decir, sumar solamente lo que le
corresponde sumar.
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Aspecto Terico
1. Funcin Sumar.si
La funcin Sumar.si es muy parecida a Contar.si en su sintaxis, ya que
devuelve una suma pero solamente de los valores que en el rango cumplen
determinado criterio.
Sintaxis:
=SUMAR.SI(Rango ; Criterio ; [Rango suma] )
Donde:
Rango, se refiere al rango que determina el criterio.
Criterio, es la condicin que debe cumplirse para que se considere en la

suma.
Rango suma, es el rango de las celdas que contienen los valores a sumar,
es opcional porque si es el mismo rango del criterio, puede omitirse.
2. Funcin Sumar.Si.Conjunto
Esta funcin devuelve una suma condicionada cuando se tiene ms de un
criterio o condicin.
Sintaxis:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango a sumar; Rango criterio1; Criterio1; )
Donde:
Rango a sumar, se refiere a los valores que se van a sumar.
Rango criterio1, es el rango donde se evala al criterio.
Criterio1, es la condicin que debe cumplirse.
Si hubiera ms de un criterio habra que

considerar rango y criterio nuevamente.
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1. Aplicar Sumar.si
Se desea averiguar la cantidad de das laborados por Manuel.
A. Seleccionar la celda A25.
B. Escribir =SUMAR.SI(A2:A22 ; Manuel ; F2:F22).
Se desea averiguar la cantidad de incidencias reportadas en campo.
B. Escribir =SUMAR.SI(B2:B22 ; Campo ; D2:D22).
- 35 -

Se desea averiguar la cantidad de incidencias resueltas por Ricardo.

B. Escribir =SUMAR.SI(A2:A22 ; Ricardo ; E2:E22).
Si el criterio fuese en base a un valor

numrico y nos piden mayor o menor
que algo, sera as >10, significa los
valores superiores a 10.
2. Aplicar Sumar.si.conjunto
Se desea averiguar la cantidad de das laborados por Manuel en campo.

B. Escribir:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(F2:F22;A2:A22;Manuel;B2:B22;Campo) .
Se desea averiguar la cantidad de incidencias reportadas en campo por

Edgar.

B. Escribir:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D22;A2:A22;Edgar;B2:B22;Campo) .
Se desea averiguar la cantidad de incidencias resueltas por Ricardo en

Sealizacin.

B. Escribir:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E22;A2:A22;Ricardo;B2:B22;Sealizacin) .
- 36 -

Tema 08
Porcentajes - Grficos

Expresa porcentualmente un valor en base a un total.
Encuentra el valor equivalente a determinado porcentaje de una cantidad.
Aplica formato porcentual a los nmeros.
Expresar resultados en grficos estadsticos.
El secreto de la felicidad est en no esforzarse por el

placer, sino en encontrar el placer en el esfuerzo
(Andr Gide)

capacidad de expresar porcentualmente los valores y
mostrar los resultados en grficos estadsticos.
- 37 -

Aspecto Terico
1. Expresar una cantidad como porcentaje de una
poblacin
Cuando se tiene una poblacin determinada, es posible expresar qu
cantidad de esa poblacin pertenece a determinado elemento pero ya no en
forma nominal, sino en forma porcentual.
Para esto nicamente se divide esa cantidad entre el total de la poblacin.
2. Obtener un valor como porcentaje de un valor

Es calcular una porcin del total, para esto nicamente se multiplica el valor
por el porcentaje que se desea obtener.
Para obtener valores porcentuales se aplica la

regla de tres simple, considerando que 100%
equivale a 1 por lo que se omite en la frmula.
3. Grfico estadstico
Es la representacin de los valores numricos con la finalidad de comprender
en forma rpida y sencilla los resultados obtenidos.
- 38 -

1. Expresar porcentualmente valores

B. Escribir la frmula =B4 / B$1.
C. Seleccionar la celda C4.
D. Asignar estilo porcentual en la cinta de opciones
E. Aumentar dos decimales con el botn
F. Sealar al puntito de la esquina inferior derecha de la celda C4.

G. Dar doble clic para copiar hasta la fila 9.
- 39 -

2. Obtener porcentajes de un total

B. Escribir la frmula =C$3 * B6.
C. Seleccionar nuevamente la celda C6.
D. Sealar al puntito de la esquina inferior derecha de la celda C6.
E. Dar doble clic para copiar a las celdas de abajo.
Para obtener porcentajes de cantidades, es

igual que en la calculadora; es decir valor por
porcentaje que se desea obtener, por ejemplo
=1200*18%, obtiene el 18% de 1200.
3. Expresar en grfico circular datos

A. Seleccionar desde A2 hasta B8 (puede dar un clic en una de esas
celdas, presionar [Ctrl] + [*].
B. Seleccionar en la cinta de opciones la ficha Insertar.
C. Elegir el grfico recomendado de tipo circular.
- 40 -

Una vez insertado el grfico, en la cinta de opciones aparece la ficha Diseo de

las herramientas de grfico y aqu puede cambiar el estilo.
4. Expresar datos en grfico de lneas

En la hoja se ha escrito los valores ahorrados
durante el primer semestre del ao y se quiere
mostrar la evolucin de ahorro mediante un
grfico de lneas.
A. Seleccionar desde A3 hasta B9 (puede dar un clic en una de esas

celdas, presionar [Ctrl] + [*].
- 41 -

B. Seleccionar en la cinta de opciones la ficha Insertar.

C. Elegir el grfico de tipo de grfico de lneas.
5. Agregar etiquetas de datos al grfico

A. Seleccionar el grfico.
B. En la cinta de opciones elegir la ficha Diseo (del grupo Herramientas de
Grfico).
C. Seleccionar la opcin Agregar elemento de grfico.
D. Elegir Etiquetas de datos.
E. Seleccionar una ubicacin Encima.
- 42 -

6. Cambiar el estilo de diseo

A. Seleccionar el grfico.
B. En la cinta de opciones elegir la ficha Diseo (del grupo Herramientas de
Grfico).
C. Seleccionar un diseo del grupo de estilos
Anotaciones
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- 43 -

Tema 09
Datos en Excel
Ordena su lista de datos por uno o ms criterios.

Filtra la lista de datos para mostrar los datos de su inters.
Realizar consultas mediante funciones de bsqueda.
La calidad nunca es un accidente; siempre es el resultado

de un esfuerzo de la inteligencia
(John Ruskin)

capacidad de ordenar datos, mostrar la informacin
necesaria mediante filtros de informacin, as como realizar
consultas de datos con la funcin BuscarV.
- 44 -

Aspecto Terico
1. Tabla de datos
Microsoft Office cuenta con Access para lo que es el manejo y administracin
de una base de datos; sin embargo, en Excel se dispone de opciones para
administrar datos, con tareas elementales como son ordenar y filtrar.
Se denomina tabla a la interseccin de columnas y filas, denominando a las
columnas como campos y a las filas como registros.
2. Ordenar datos
Una vez ingresados los datos para imprimir sera conveniente que estos
estn ordenados para localizar rpidamente a un registro en la lista.
Los datos se pueden ordenar en forma ascendente o descendente,
generalmente se utiliza el criterio alfabtico; sin embargo, si va a ordenar
meses o das de semana el criterio alfabtico no sirve, en este caso hay que
acudir a listas personalizadas.
Es conveniente que la tabla que va a ordenar

no tenga celdas combinadas al hacerlo.
- 45 -

3. Filtros automticos
De una tabla grande de datos, no todos los datos se necesitan
permanentemente; podra ser el caso que los registros que desea visualizar
cumplen con alguna condicin similar, como por ejemplo, ser de la misma
fecha.
El filtro consiste en esconder algunos registros y mostrar a los que cumplen
con determinada condicin o criterio.
4. Funcin BuscarV
Entre las funciones de Microsoft Excel, contamos con BuscarV, con la cual
es posible buscar un dato en una lista y cuando lo localiza podr devolver
datos que tenga asociados a su derecha.
Sintaxis:
=BUSCARV( Dato ; Tabla ; Columna ; Orden)
Donde:
Dato, es el valor a buscar o valor que conoce.
Tabla, es el rea de bsqueda, la primera columna debe contener el dato a

buscar.
Columna, es el nmero de columna donde est la respuesta.
Orden, 0, significa bsqueda exacta o que la tabla no est ordenada.
- 46 -

En una tabla de datos va a guardar registros de
sus amigos cual si fuera una agenda o directorio
telefnico, para luego realizar consultas de
datos.
Considerando la siguiente tabla:
1. Ordenar datos por apellidos y nombres

A. Seleccionar una celda de la tabla, por ejemplo, C10.
B. Dar clic en la ficha Datos de la cinta de opciones.
C. Clic en la opcin Ordenar.
- 47 -

D. En la seccin Ordenar elegir el campo Apellidos.

E. Clic en el botn Agregar nivel.
F. En la seccin Luego por elegir el campo Nombres.
G. Dar clic en Aceptar.
Ordenar por ms de un campo significa

ordenar solamente por el primero y hay
registros que coinciden ellos acuden al
segundo campo.
2. Ordenar datos por Mes

A. Seleccionar una celda de la tabla, por ejemplo, G3.
B. Dar clic en la ficha Datos de la cinta de opciones.
C. Clic en el botn Ordenar.
D. En la seccin Ordenar elegir el campo Cumpleaos.
- 48 -

E. En la seccin Criterio de ordenacin elija personalizada y le mostrar:
F. Elija los meses del ao y de un clic en Aceptar.
3. Filtrar datos
Necesitamos que en la lista solamente queden
los amigos de Arequipa y Tacna, veamos:
A. Seleccione alguna celda de la tabla con un clic en una celda de ella.

B. Dar un clic en la pestaa Datos.
- 49 -

C. Elegir la opcin Filtro.

Esto activa unos botones de lista desplegable junto a cada nombre de
campo.
D. Despliegue la lista de Ciudad y active las casillas de Tacna y Arequipa.
- 50 -

4. Consultas de datos
A. En la celda K7 hay que escribir un nmero de DNI.

B. En la celda K8 escriba =BUSCARV(K7; B3:H22 ; 2 ; 0).
C. En la celda K9 escriba =BUSCARV(K7; B3:H22 ; 3 ; 0).
D. En la celda K10 escriba =BUSCARV(K7; B3:H22 ; 4 ; 0).
E. En la celda K11 escriba =BUSCARV(K7; B3:H22 ; 5 ; 0).
F. En la celda K12 escriba =BUSCARV(K7; B3:H22 ; 6 ; 0).
G. En la celda K13 escriba =BUSCARV(K7; B3:H22 ; 7 ; 0).
Anotaciones
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.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
- 51 -
Tema 10
Impresin en Excel

Define el tamao, mrgenes y orientacin de la hoja.
Ajusta el contenido de la pgina a determinada escala.
Permite que se repitan filas y columnas de ttulo en la impresin.
Agrega encabezado y pie de pgina en las hojas impresas.
Une al esfuerzo la inteligencia;

as trabajars menos y hars ms
(Annimo)

capacidad de presentar los datos impresos con un formato
adecuado.
- 52 -

Aspecto Terico
1. Configurar pgina
Es definir las caractersticas de las hojas que va a utilizar, tales como el
tamao, mrgenes, encabezado y pie de pgina, escala de impresin entre
otras caractersticas, para que lo que ve en pantalla sea tal cual lo imprime.
2. Repetir filas y columnas en la impresin

Si el listado de datos que se imprime es grande, probablemente ocupe ms
de una pgina, por esta razn es necesario que en las dems pginas incluya
los ttulos de fila o columna segn corresponda, para que de esta forma
facilite la lectura del documento impreso.
Esta opcin tiene sentido si la impresin abarca

ms de una hoja, para esto es necesario usar
antes la vista previa [Ctrl] + [F2].
3. Escala de impresin
A diferencia de un procesador de texto, Microsoft Excel puede imprimir a
diversas escalas, tanto para ampliar como para reducir, e incluso la escala
puede estar en funcin a un nmero determinado de pginas.
- 53 -

4. Encabezado y Pie de pgina

Al igual que en un procesador de texto las hojas que se imprimen en Excel
pueden llevar un encabezado (margen superior) o un pie de pgina (margen
inferior), el mismo que se repetir en todas las pginas.
De esta forma puede numerar sus pginas.
5. Vista preliminar
Es obtener en pantalla una previsualizacin de cmo quedara impreso el
documento, til para poder realizar ajustes antes de malograr hojas en
pruebas previas.
- 54 -

1. Establecer tamao de hoja
A. Dar clic en la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones.
B. Dar clic en la opcin Tamao.
C. Elegir el tamao de papel que va a utilizar, que generalmente es A4.
Puede ir verificando con la vista previa [CTRL] +

[F2] y al presionar [Esc] volver a su trabajo y
notar una lnea gua que determina de dnde a
dnde va la pgina.
2. Cambiar orientacin del papel

A. Dar clic en la ficha Diseo de pgina.
B. Seleccionar la opcin Orientacin.
C. Elegir la orientacin necesaria vertical u horizontal.
- 55 -

Hay que considerar que si el trabajo a imprimir

es ms ancho que alto corresponde la
orientacin horizontal, pero si es ms alto que
ancho corresponde la orientacin vertical.
3. Establecer mrgenes
A. Seleccione la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones.
B. Elija la opcin Mrgenes.
C. Puede elegir una combinacin de mrgenes o elegir Mrgenes
personalizados.
- 56 -

D. Determine los mrgenes que va a utilizar.
Si activa las casillas Centrar en la pgina horizontal

o verticalmente, y el contenido es poco, este
quedar en el centro de la pgina y por ende los
mrgenes establecidos no sern vlidos.
E. Dar un clic en el botn Aceptar.
4. Asignar encabezado y pie de pgina

B. Dar un clic en la flecha de la esquina inferior derecha del grupo de
opciones configurar pgina.
- 57 -

Le mostrar:
C. Dar un clic en ficha Encabezado y pie de pgina.

D. Dar un clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina.
E. En este cuadro puede escribir lo que corresponda en cada seccin

(izquierda, central o derecha) o puede insertar los valores
predeterminados como son el nmero de pgina
, fecha u hora
, entre otros.
5. Escala de impresin
B. Elija la opcin Escala (cambie el valor para aumentar o disminuir, segn
corresponda)
- 58 -

Si da un clic en la flechita de la esquina inferior derecha, obtendr:
C. Aqu debe o fijar una escala porcentualmente o determinar en cuntas

pginas debe ingresar el documento.
D. Luego dar un clic en el botn Aceptar.
6. Repetir filas y columnas

A. Dar un clic en la ficha Diseo de pgina.
B. Seleccionar la opcin Imprimir ttulos.
C. Clic en el botn Ajustar texto.
Escriba de qu fila a qu fila y/o de qu columna a qu columna va a repetirse

en las dems pginas.
- 59 -

7. Vista Preliminar
A. Presione [Ctrl] + [F2].
B. Si est conforme, haga clic en el botn Imprimir y si desea continuar

trabajando pulse [Esc].
Glosario
Ajustar.- Es que la impresin se adapte a determinada cantidad de pginas.
Orientacin.- Es la forma como se leer la impresin en la hoja que puede

ser vertical u horizontal.
Vista Previa.- Impresin de prueba en pantalla.
Libro.- Denominacin que se le asigna a los archivos generados en Excel.
- 60 -

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2. Activar o desactivar la cinta de opciones

Presione [CTRL] + [F1].

3. Activar o desactivar la barra de frmulas

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4. Seleccionar una columna

Si desea seleccionar varias columnas:

Si desea en forma continua, presione [Shift] + [Clic] sobre la ltima

5. Seleccionar una fila

Si desea seleccionar varias filas:

Si desea en forma continua, presione [Shift] + [Clic] sobre la ltima

Cuando hay varias celdas seleccionadas, a

6. Seleccionar una celda

Basta dar un clic sobre la celda si est a la vista

Si la celda no est a la vista:

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Manuel Alfredo Alczar Holguin

7. Seleccionar un conjunto de celdas

8. Seleccionar en forma discontinua

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10. Cambiar la escala de visualizacin Zoom

11. Guardar el libro por primera vez

12. Guardar el libro por segunda o posterior vez

Presione [CTRL] + [G].

13. Abrir un libro

Si presiona [Ctrl] + [A], use el botn examinar para visualizar la

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14. Cerrar libro

15. Salir del Excel

Para seleccionar toda la hoja haga clic en

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Celda.- Mnima unidad de almacenamiento de datos en el libro.

Rango.- Conjunto de celdas que adoptan como referencia la primera celda

Seleccionar.- Tambin se le denomina marcar, iluminar o sombrear celdas

Libro.- Denominacin que se le da a los archivos generados en Excel.

Zoom.- Es el acercamiento o alejamiento que se realiza de la zona de trabajo,

Archivo.- Informacin que se ha guardado en un dispositivo de

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Manuel Alfredo Alczar Holguin

Objetivos: En este tema alcanzar los siguientes objetivos:

El objeto de la educacin es formar seres aptos