Beneficios del ERP - SAP

Muchas empresas entienden que necesitan un ERP, y pueden disponer de los medios para adquirirlo e
implementarlo, pero no se animan a dar el gran paso. Muchas de las razones, es que no conocen cual
sera el impacto econmico que sera el implementar un Sistema ERP en su empresa, no tienen un
estudio o anlisis de los beneficios econmicos que podran obtener gracias a la utilizacin de ese
sistema.
Un sector de las empresas pueden contar con sistemas de informacin independientes, pero sin ningn
grado de integracin y que no permiten a los empresarios conocer de manera confiable y oportuna el
estado de la organizacin, debido a que la base de datos de la empresa no est centralizada y existe la
duplicacin de informacin.
Aqu la premisa es muy simple: lo que no se conoce, no se puede medir. Una empresa no puede
descubrir dnde posee cuellos de botella (en aspectos comerciales o administrativos) si no posee
informacin centralizada y en tiempo real. Los datos deben ser fidedignos y trazables; debe rastrearse
con
facilidad
a
las
fuentes
y
a
los
responsables.
Los problemas se dan en la estructura informal y el desorden en la organizacin, se presenta una
variedad de sistemas con procedimientos que son incompatibles entre s. Y si no, implementando
soluciones a medida que, ms que proveer respuestas especializadas, slo le sirven para formalizar la
anarqua informativa.
Es lgico asumir que en el balance una alternativa de solucin ERP es totalmente imprescindible pero
por las mismas limitaciones internas (culturales, procedimental, econmicos, etc.) existe un temor al
cambio. Se sabe que estos cambios son radicales: la integracin implica la utilizacin de un sistema
central, lo cual se traduce en procedimientos formales, la organizacin tiene que alinearse y proveer la
informacin en forma oportuna y con responsabilidades bien definidas.
En la actualidad los sistemas ERP no son exclusividad de las grandes empresas que son capaces de
canalizar niveles fuertes de inversin, ya que las medianas empresas tambin pueden sacarle provecho
en las versiones desarrolladas si se tiene una adecuada planeacin y alternativas de financiamiento;
podemos decir que hoy en da los sistemas ERP son para todos, ya existen diferentes compaas que
estn especializadas en tratar de satisfacer las necesidades de la pequea y mediana industria.
Este sistema contribuira en la organizacin como solucin en muchos aspectos como:
Mejorar la eficiencia para unos resultados finales ms slidos.
Centrarse en hacer crecer el negocio.
Tomar decisiones ms inteligentes y ms rpidas.
Generar valor en menos tiempo.
Dar soporte a sus necesidades en constante cambio.
Las implementaciones de soluciones ERP son el primer gran paso en el camino hacia el crecimiento
de las organizaciones; pero si no es acompaado por otros cambios de fondo tanto estructurales como
de mentalidad, simplemente terminar por diluirse como un tibio intento de hacer las cosas de un
modo diferente.

Impacto en reduccin de Costos usando ERP - SAP

Componentes del Negocio:
Logstica :
o Cadena de Suministro.
o Aprovisionamiento.
Ventas :
o Ciclo de Ventas.
Financiero :
o Flujo de Caja.
Para el fin de nuestro propsito aplicaremos un anlisis de costo a cada uno de los componentes
identificados de la empresa, para as determinar el impacto en cada uno de ellos, si existe una
reduccin de costo en aquellos procesos bajo el uso del sistema.
Se utilizara tambin una serie de ecuaciones para cada uno de estos procesos, para realizar un anlisis
de costo/beneficio sobre la situacin actual del negocio y como seria utilizando la tecnologa SAP. Lo
cual nos mostrara cual sera el impacto econmico en cada uno de estos procesos, lo cual parte de una
reduccin de costos.
Una vez obtenido los resultados determinaremos el impacto que produce el sistema en la empresa.
Las ecuaciones a utilizar para cada proceso sern:
Logstica :
Cadena de suministro y aprovisionamiento
Costo total (CT): Costo total
Transporte (TR)= Costo de transporte, el cual es el pago del flete al proveedor, para el transporte del
pedido hacia el destino.
Costo del Producto (CP)= Costo del producto pedido.
Mano de Obra (MO= Costo de la Mano de Obra.
CT= TR+CP+MO
Inventario General:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Inventario (CI): Costo de Inventario.
Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Costo extras (CE): Costos administrativos, otros.
CT=CI+CP+CE

Ventas :

Ciclo de Ventas
Variables:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Mano de Obra (CMO): Costo de Personal, mano de obra
Costo Administrativo (CA): documentacin, llamadas, costos administrativos.
Costo Producto (CP): Costo de Producto.
CT=CMO+CP+CA
Financiero :
Flujo de Caja
Costo Total (CT): Costo total
Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Ventas (ventas): monto de ventas hechas.

Crdito y cobranza (CC): Monto de los cobros

CT=CP
Beneficio :
B=V+CC
Beneficio Total:
BT=B-CT

Aplicaciones de las ecuaciones para determinar el impacto econmico en los procesos:

Logstica:
Cadena de Suministro
Ejemplo: Si un cliente realiza un pedido en una de nuestras sucursales, y se efecta la venta sin
conocer la cantidad exacta que se tiene del producto en el almacn. La empresa se ve en la obligacin
de utilizar todos los recursos para cumplir con el pedido del cliente por lo que tiene que realizar un
pedido de emergencia a produccion para completar la cantidad o sino en peor de los casos conseguir el
producto y la cantidad requerida por el cliente.
Variables:
Costo total (CT): Costo total
Transporte (TR)= Costo de transporte, el cual es el pago del flete al proveedor, para el transporte del
pedido hacia el destino.
Costo del Producto (CP)= Costo del producto pedido.
Mano de Obra (MO= Costo de la Mano de Obra.
CT= TR+CP+MO
Si se usara el sistema nos evitaramos el costo de transporte, el costo del pedido, porque tendramos
estandarizadas las compras, cumplimiento de pedidos, la gestin de inventarios y envos a las
sucursales.
En estos cuadros nos mostrara con costos reales, los cuales se manejan en el entorno del negocio.
Costo Unitario del Producto S/ 146.00
Mano de obra 6 empleados a S/ 40.00/da S/ 240.00
Costo Logstico sin SAP
Descripcin
50 unidades de PT
Transporte
Costo Logistico con SAP
Mano de Obra
Descripcin
Total
Mano de Obra
Total

Costos
S/. 240.00
S/. 240.00

Costos
S/. 7,300.00
S/. 200.00
S/. 240.00
S/. 7,740.00

Inventarios:
Ejemplo 2: En este caso tocaremos los inventarios generales, tanto en el almacn como en las tiendas
sucursales.
Cuando se realiza un inventario general se cierra la empresa por un promedio de 3 das.
Variables:
Costo Total (CT): Costo total

Costo Inventario (CI): Costo de Inventario.

Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Costo extras (CE): Costos administrativos, otros.
CT=CI+CP+CE
Observemos el siguiente cuadro, el cual nos muestra la situacin actual, y con el uso del sistema.
Segn el promedio de ventas de la empresa es de S/100,000.00 semanal, lo que significa un promedio
de S/ 17,000 al da, por 3 das serian S/ 51,000.
Pago Personal por da, 30 empleados es un promedio de S/40 por da, en 3 das
3,600.00

S/

Gastos administrativos, transporte, otros S/ 400.00

Costo del Inventario sin SAP

Costo
de
Inventario / da
Personal
Extras
Total

S/. 51,000.00
S/. 3,600.00
S/.
400.00
S/. 55,000.00

Este tipo de inventario se hace regularmente cada 2 veces al ao, pero debido a que no existe una base
de datos centralizada y un sistema integrado al transcurrir las semanas todo el informe exacto de los
productos se desvirta por lo que el inventario en si ya no es exitoso.
Al desvirtuarse la informacin aumentan los costos ya conocidos debido a la informacin no
confiable; se presta a que ocurran fraudes dentro de la empresa (mal manejo de los productos, robos).
En cambio si se tuviera el sistema se evitara prcticamente todas esas consecuencias, el inventario
tambin se realizara una vez al ao o hasta 2 veces, pero con xito ya que se tendra informacin
exacta y confiable de los productos.
Con el sistema, el inventario sera ms rpido y eficiente ya que la data se pasara directamente al
sistema por lo que se podra acabar el inventario en 2 das.

Costo del Inventario con SAP

Costo
de
S/. 34,000.00
Inventario / da
Personal
S/.
2,400.00
Extras
S/.
400.00
Total
S/. 36,800.00

Ventas.
Ciclo de Ventas
En el ciclo de ventas ms que los costos, ac se ve la relacin con la optimizacin del tiempo, para as
generar una venta eficaz y eficiente.
Ejemplo 1: En el ciclo de ventas, el cliente realiza un pedido, si es una cantidad grande, se consulta al
almacn, el jefe de almacn constata ese pedido, si lo hay se traslada el pedido al almacn, sino se le
da otra solucin al cliente, se efecta la venta y se le genera al cliente la documentacin
correspondiente (factura, boleta, gua de remisin)
Variables:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Mano de Obra (CMO): Costo de Personal, mano de obra
Costo Administrativo (CA): documentacin, llamadas, costos administrativos.
Costo Producto (CP): Costo de Producto.
CT=CMO+CP+CA
En este cuadro observamos los costos que se emplean en la situacin actual, cuando se genera una
venta
Cualquiera.
SITUACION ACTUAL sin SAP
Costos
Descripcin
Producto
Administrativos
Mano de obra
Total

Costo
S/.
500.00
S/.
50.00
S/.
50.00
S/.
600.00

SITUACION CON SISTEMA con SAP

Costos
Descripcin
Producto

Costo
S/.
500.00

Mano de obra
Total

S/.
S/.

50.00
550.00

Si se tendra el sistema integrado y la data centralizada se evitara los costos administrativos, y errores
en los pedidos, en caso se origine una venta y el producto y la cantidad no exista en el almacn debido
a la falta de informacin, y como producto genere una insatisfaccin del cliente y se genere perdida de
ventas.
Financiero:
Flujo de Caja.

Ejemplo: Para los crditos y cobranzas utilizamos un personal de ventas para que cumpla esa funcin
por el conocimiento que tiene de la empresa. Si no designamos a otro es porque no conoce el
movimiento del negocio, y con el personal de ventas que usamos es ms efectivo. Pero este personal
de ventas descuida una parte importante que son las ventas y su produccin a la semana es muy baja
porque cumple las 2 funciones.
Aqu observaremos la situacin actual, y la situacin con el sistema, los cuadros nos muestran los
costos y beneficios.
Variables:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Ventas (ventas): monto de ventas hechas.
Crdito y cobranza (CC): Monto de los cobros
CT=CP
Beneficio:
B=V+CC
Beneficio Total:
BT=B-CT
Sin Sistema SAP
Costo
Descripcin
Personal

Costo
1,400.00

Descripcin
Ventas
Crdito y cobranzas

Beneficio
Monto
S/ 6,000.00
S/ 12,000.00

BT= S/ 16,600
Con Sistema SAP
Costo
Descripcin

Costo

Personal

1,400.00

Personal manejando el
Sistema
BT= S/ 47,800

800.00

Beneficio
Descripcin

Mont

o
Venta S/ 30,000.00
s
Crdito
cobranzas

S/ 20,000.00

Analizando sin sistema determinamos el costo y beneficio, y observamos que debido a la funcin que
tiene el personal, sus ventas son bajas.
Si se usara el sistema ese personal se dedicara solo a las ventas, como vemos el monto de las ventas
se incrementara en gran magnitud. Con respecto a las cobranzas se incrementaran tambin, porque se
tendran informes exactos, todo relacionado en crdito y cobranzas y as de esa forma se podran
tomar acciones acertadas con respecto a ello.
Con el sistema se contratara un personal mas para que solo interactu con el sistema y analice la
funcin de crdito y cobranza, pero dejara que ese personal de ventas se dedique a lo suyo generando
mayores ingresos para la empresa.