1.

AUDITORIA del CICLO de ADQUISICIONES y PAGOS

La adquisicin de mercaderas y servicios incluye partidas como la adquisicin de
materias primas, equipos, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e
investigacin y desarrollo.
El ciclo NO INCLUYE la adquisicin y pago de servicios de empleados, ni las
transferencias internas y distribucin de costos dentro de la organizacin.
El ciclo de adquisicin y pagos tambin EXCLUYE la adquisicin y reembolso de
capital.
El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones:
Adquisiciones de mercancas y servicios; y desembolsos de efectivo para estas
adquisiciones.
Las devoluciones de compras y rebajas tambin son una clase de transaccin, pero,
para la mayora de las compaas, las cantidades son insignificantes.
Existe un nmero mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos
que para cualquier otro ciclo en una empresa tpica. Las cuentas afectadas por el
ciclo incluyen activos, pasivos, gastos y cuentas de ingresos. Por lo tanto, lleva mas
tiempo auditar el ciclo de adquisicin y pagos que cualquier otro.
Toda transaccin se carga o acredita a las cuentas por pagar; puesto que muchas
compaas efectan algunas adquisiciones en dinero por cheque o por caja chica; la
figura es una simplificacin. Suponemos que las transacciones de desembolso en
efectivo se procesan en la misma forma que todas las dems.
2. NATURALEZA del CICLO
El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios
para obtener las mercancas y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por
lo general con la preparacin de una requisicin de compra por un empleado
autorizado que necesita las mercancas o servicios y termina con el pago por los
beneficios recibidos.

3. El Ciclo de Adquisicin y Pago

El ciclo de adquisicin y pago incluye algunas funciones como:

Adquisicin de bienes, mercancas, servicios y mano de obra
Pago de adquisiciones
Clasificacin, resmenes e informes de lo que se adquiri y lo que se pag
Principales funciones tpicas de compras
Seleccin de proveedor
Solicitar compras
Comprar
Dentro de la adquisicin de bienes intervienen algunos departamentos o reas
funcionales tales como:
Recepcin
Crdito y Cobranzas
Caja-Pagadura
Contabilidad
Financiero
Contralora

 Compras
La funcin de Compras tiene como objetivos:
Reducir el nivel de inventario
Combinar lotes pequeos en compra de lotes grandes
Implantar control de calidad en las compras
Establecer polticas de adquisicin y licitacin
Mantener registro de los productos
4. PROCESAMIENTO DE LAS RDENES DE COMPRA
El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancas o servicios por el
personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobacin necesaria
dependen de la naturaleza de las mercancas y servicios, y de la poltica de la
empresa.
Hay diferentes tipos de compras entre las cuales podemos sealar:
1. Compras Normales: son consumos repetitivos y necesarios. La autorizacin
normalmente es dada por un departamento donde se centraliza la gestin.
2. Compras Extraordinarias: sonreposiciones poco frecuentes. La autorizacin es de
altos niveles de decisin de la empresa.
3. Compras Menores: son aquellas de escaso valor, adquisicin accidental y
limitada. Suelen ser abonadas por fondos fijos. No es presupuestada. Autoriza y
deciden los responsables de cada oficina.
4. Compras Importadas: las importaciones en una empresa pueden ser normales o
extraordinarias, depender de las tareas habituales de la empresa.
5. LAS ETAPAS DE LA SOLICITUD DE MERCANCIAS O SERVICIOS SON LAS
SIGUIENTES:
1.-Elaboracion de la Requisicin de compra: solicitud de mercancas y servicios que
presenta un empleado autorizado.
2.-Elaboracion de la Orden de compra: documento que identifica la descripcin, cantidad e
informacin relacionada con las mercancas y servicios que la empresa piensa comprar. Con
frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacin para la adquisicin de
mercancas y servicios.
3.- valuacin por parte del Controle interno: la autorizacin correcta de las adquisiciones es
una parte esencial de esta funcin, porque asegura que las mercancas y servicios se
adquieran para propsitos autorizados de la organizacin y evita la adquisicin de partidas
excesivas o innecesarias. La mayora de las compaas permiten la autorizacin general para
la adquisicin de necesidades regulares de operacin.
Explicacin concreta de las etapas de la solicitud de mercancas o servicios
Despus de haberse aprobado la adquisicin, se inicia una orden para adquirir las mercancas
o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una partida especfica a determinado

precio, que se entregara endeterminado lugar o en un tiempo designado. Por lo general, la

orden esta por escrito, y es un documento legal que es un ofrecimiento de compra. Para la
mayora de las partidas rutinarias, se usa una orden de compra para indicar la oferta.
Es comn que las compaas cuenten con departamentos de compra para asegurar una
calidad adecuada de mercancas y servicios a un precio mnimo. Para un buen control interno,
el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisicin o recepcin de
mercancas. Todas las rdenes de compra estn foliadas previamente e incluyen suficiente
columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma
cuando se ordenan las mercancas.
6. RECEPCION DE MERCANCIAS Y SERVICIOS
La recepcin de mercancas o servicios del proveedor es un punto crtico en el ciclo de la
empresa, porque es el punto en donde la mayora de las compaas reconocen por primera vez
la adquisicin y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancas, un
control adecuado exige que se examine su descripcin, cantidad, arribo oportuno y condicin.
ETAPAS DE LA RECEPCION DE MERCANCIAS Y SERVICIOS
1.-Elaboracion del Reporte de recepcin: el reporte de recepcin es un documento que se
prepara en el momento que se reciben las mercancas tangibles, que indica la descripcin de
las mercancas, cantidades recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La recepcin de
mercancas y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes
reconocen normalmente la constitucin de un pasivo por la adquisicin.
2.- Valuacin por parte del Control interno: la mayora de las empresas hacen que el
departamento de recepcin inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las
mercancas. Por lo regular se enva una copia al almacn y otra al departamento de cuentas
por pagar para sus necesidades de informacin. Para evitar el robo y el mal uso, es importante
que se controlen fsicamente las mercancas desde el momento de su recepcin hasta su
salida. El personal en el departamento de recepcin debe ser independiente del personal de
almacn y del departamento de contabilidad.
Los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancas conforme pasan de la
recepcin al almacn, y del almacn a fabricacin.\
7. RECONOCIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD
El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepcin de mercancas y servicios
requiere registros rpidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los
estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo; por lo tanto, se debe tener
gran cuidado para incluir solo las adquisiciones validas de la compaa en las cantidades
correctas.
8. .PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVo

Para la mayora de las organizaciones, el pago se efecta por cheques preparados por
computadoras a partir de la informacin que se incluye en el archivo de transacciones de
adquisiciones en el momento que se reciben las mercancas y servicios. Es usual que los
cheques se preparen en un formato de copias mltiples, con el original para el proveedor, una
copia se archiva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada
numricamente. En la mayora de los casos, los cheques individuales se registran en un
archivo de transacciones de desembolsos de efectivo.
9. CONCEPTOS Y EXPLICACION DE LOS ELEMENTOS RELACIONADOS CON EL
PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVO:
Cheque: medio de pago de la adquisicin cuando se vence el pago. Despus, una
persona autorizada firma el cheque, y este se convierte en un activo. Cuando el
proveedor lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque
cancelado.
Diario de desembolsos de efectivo: diario para registrar las transacciones de
desembolso en efectivo. El diario de desembolso en efectivo se genera para
cualquier periodo, por las transacciones de desembolso de efectivo que se incluyen
en los archivos de la computadora. Los detalles del diario se asientan en el archivo
maestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario al mayor general
por medio de la computadora.
Controles internos: los controles ms importantes en la funcin de salidas de
efectivo incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad necesaria,
separacin de responsabilidades para firmar los cheques y desempear la funcin
de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el
que firma el cheque en el momento en que lo firma.
Los cheques estn foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte
la alteracin del nombre del receptor o la cantidad.
Tambin es importante tener un mtodo de cancelacin de los documentos de
respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en un
momento posterior. Un mtodo comn es escribir el nmero de cheque en los
documentos de respaldo.
10. EL RIESGO DE COMPRAS Y PAGOS
Al identificar los objetivos y plantear las tcnicas de control que se deben efectuar
para el cumplimiento de los objetivos en el ciclo de compras y pagos, puede existir
un riesgo de no cumplimiento, al no ejecutar correctamente estas tcnicas
ocasionando errores potenciales como:
* Compra de bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados,
recibidas pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.
* Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en periodo
indebido, pagos no autorizados.
*Controles internos relevantes:
# Confeccin de archivo maestro de adquisiciones que deber cruzar con los
mayores contables.

#Respecto de la venta de los equipos el control se basar en la existencia de un

mtodo formal que informe a la administracin de la organizacin de la cual se
trate, la venta, abandono o robo de la maquinaria u otros equipos.
# Respecto de la conservacin de activos. El control incluye el uso de archivos
maestros para los activos fijos individuales, que pueden moverse con facilidad
(herramientas, vehculos, etc.) a los cuales se les asignan nmeros de identificacin
con la finalidad de que se facilite el posterior conteo fsico y su conciliacin con el
personal de contabilidad.
11.CUENTAS DE IMPORTANCIA RELACIONADAS CON EL RIESGO DE COMPRAS Y
PAGOS:
Depreciaciones: El objetivo ms importante del gasto de depreciacin es la precisin, que
tiene dos aspectos fundamentales
- Determina si el cliente est siguiendo una poltica de depreciacin consistente de
perodo a perodo
- Si son correctos los clculos realizados.
2.- Para poder determinar la correcta poltica de depreciacin se debe considerar:
1) la vida til estimada para el bien,
2) el mtodo de depreciacin utilizado (lineal, creciente o decreciente),
3) el valor estimado de realizacin y 4) el momento en el que se comenzar a computar la
misma (ao de alta o ao de baja).
Un mtodo til para verificar los montos imputados en el perodo y evaluar su razonabilidad es:
multiplicar los activos fijos por las distintas tasas de depreciacin anual.
Depreciacin Acumulada: Los cargos a dicha cuenta se van verificando por un lado, cuando
los activos se van eliminando y cuando se verifican los cargos por depreciacin del ao.
Se hace nfasis sobre 2 objetivos:
a) La depreciacin acumulada que figura en el archivo maestro debe coincidir con el mayor
general contable y
b) La depreciacin acumulada en el archivo maestro es correcta.
Gastos Pagados por Anticipado
Los gastos diferidos, los pagos por anticipado y los intangibles son activos cuya vida puede
variar de varios meses a varios aos. El incluirlos dentro de los activos es ms una
consecuencia del resultado de equiparar los ingresos con gastos, que del valor de reventa o
liquidacin que puedan tener los mismos.
Dentro de estos se pueden citar algunos ejemplos como:
* Renta pagada por anticipado
* Costos de Organizacin
* Impuestos pagados por adelantado
* Seguros pagados por anticipado
* Margas registradas
* Derechos
* Oros Cargos diferidos

La caracterstica tpica entre estos activos y otros como cuentas por cobrar o
inventarios, es su inmaterialidad o escaso monto en muchas auditoras.
Al igual que cuando hablamos de Equipos de Fabricacin y, tomando como ejemplo
la cuenta Seguros Pagados por adelantado, la relacin entre esta y el ciclo de
adquisiciones y pagos queda claro al observa y examinar los cargos que se realizan
a la cuenta de activos.
Continuando con la cuenta de Seguros Pagados por adelantado podemos decir que
el Control Interno en este componente es parte del ciclo de adquisiciones y pagos y
se divide en categoras: a) Controles sobre la adquisicin y registro del seguro y b)
controles sobre la cancelacin del gasto de seguro.
Pasivos acumulados
Los pasivos acumulados son obligaciones no pagadas estimadas por servicios o beneficios que
se han recibido antes de la fecha de cierre. Otra forma de acumulacin es la aquella que se
debe estimar cuando existe incertidumbre en el monto debido.
En el momento de la auditoria, dos objetivos son de suma importancia:
1) verificar bienes o servicios existentes para los cuales es apropiado realizar una acumulacin.
2) que la acumulacin se haya realizado de forma correcta, que exista un tratamiento
consistente ao a ao.
Las cuentas involucradas en este procedimiento son:
- impuestos sobre propiedad o consumo acumulados
- gastos de impuestos sobre propiedad o consumo
El auditor inicialmente debe obtener del cliente un programa de pago de impuestos y comparar
cada pago con el ao anterior. Tambin se debe analizar los papeles de trabajo sobre activos
fijos para ver si existen altas o bajas importantes que puedan afectar la acumulacin de
impuesto. Luego de esto hay que analizar la razonabilidad del clculo del impuesto, muchas
veces es posible verificar el total comparando el monto establecido en el programa con el taln
de pago del cliente. En los casos en los que no se haya producido ninguna modificacin con el
ao anterior se puede ajustar por el incremento esperado.
12.
AUDITORIA DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS DEL CICLO DE COMPRAS
Y PAGOS
Procedimientos de auditoria
Son los procedimientos aplicados para la revisin de este componente agrupados en tres
subcomponentes:
I - Compras,
II - Pagos y
III - Cuentas a pagar.
I - Compras de bienes y servicios
Procedimientos analticos:
* Efectuar un anlisis comparativo entre los montos de compras de bienes y servicios y saldos

de cuentas de gastos de este periodo con respecto al ejercicio anterior y con lo presupuestado.
Aqu deben cotejarse los registros contables con el presupuesto y verificar la razonabilidad del
las variaciones y su justificacin por parte de la gerencia.
*Considerar la razonabilidad de las compras efectuadas, esto puede facilitarse si el ente lleva
ordenesde compra donde se detallan plazos, cantidades y condiciones de compra; todo
contrastado con la informacin contable.
* Comparar los totales de compras por mes e investigar fluctuaciones inusuales.
Pruebas de cumplimiento de controles: consisten en obtener evidencia de que ciertos
controles funcionan en forma efectiva.
Revisin gerencial de estados financieros y comparacin con montos presupuestados para
verificar la razonabilidad de compras, gastos y descuentos y bonificaciones.
Revisin gerencial y seguimiento de informacin de fluctuacin en el volumen de compras,
compras significativas y cambios de precios o cantidades.

II - Pagos/Desembolsos por bienes y servicios

Procedimientos analticos: anlisis comparativo entre los montos de este periodo, el periodo
anterior y el presupuesto; investigar los movimientos inusuales como desembolsos por da,
semana, mes, desembolsos anteriores y posteriores al cierre al cierre del periodo. Revisar la
contabilidad para detectar partidas significativas.
Pruebas de cumplimiento de controles: revisar los flujos de fondo y presupuesto financiero
para verificar la razonabilidad de los desembolsos. Requerir informacin de los responsables
sobre la fluctuacin de los desembolsos y los pagos significativos
III - Cuentas a pagar
Procedimientos analticos: los procedimientos de comparacin con el periodo anterior y el
presupuestado se hacen sobre la base de cuentas a pagar, por proveedor, tipo de compra o
centro de costo; crditos y bonificaciones y plazo promedio de pago.
Pruebas de cumplimiento de controles: revisin por la gerencia de los estados financieros
comparados con lo presupuestado para verificar la razonabilidad de las cuentas a pagar.
Revisin y seguimiento de cuenta a pagar significativas, saldo de deudores, informes de
recepcin y facturas no apareadas, cuentas litigiosas con proveedores, devoluciones sin haber
recibido notas de crdito, relacin entre la informacin analizada y la contable, evidencia de
seguimiento de situaciones inusuales pro parte de los responsables a cargo. Conciliacin del
listado de cuentas pagar con el mayor deben ser aprobadas por personal jerrquico, ya que
pueden surgir ajustes contables a realizar.