13 processos que todo

Software de Gesto
da Qualidade
Empresarial (EQMS)
deveria

automatizar

Implementar um Software de Gesto da Qualidade

Empresarial (EQMS), em organizaes de pequeno ou grande
porte, muitas vezes um projeto de longo prazo, que pode
demandar expressivo investimento financeiro, expressiva
alocao de recursos e trazer rupturas com velhas prticas.
Mas que, certamente, ir aprimorar a produtividade de sua
empresa e trazer vantagem competitiva se for bem realizado.
Por isso, as organizaes tm todo o direito de exigir que
estes produtos altamente valiosos caibam em seu negcio
como uma luva.

Contudo, boa parte das solues no entregam o

esperado. So difceis de usar, esto repletas de
recursos desnecessrios e no do poder para
algum fora da sala de controle, so inflexveis.
Para garantir a escolha da soluo de EQMS correta,
necessrio seguir algumas etapas que iro
aumentar sua chance de sucesso.

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Um EQMS que
acompanha a sequncia
de operaes de sua
empresa e aprimora a
sua produtividade
deve automatizar os
13 processos a seguir:

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Controle de documentos: a mais crtica

disciplina da garantia da qualidade
Em grandes organizaes comum que diferentes unidades, e at
mesmo departamentos, possuam diferentes tipos de documentos,
bem como diferentes mtodos de manipulao e controle. Sem um
sistema centralizado para garantir uniformidade, a tendncia a
redundncia nos esforos para criar e distribuir documentos.
Um EQMS consolida esses esforos. Ele proporciona um repositrio
nico de arquivos, bem como o controle de documentos. Isso a
chave para localizar documentos com facilidade e gerar relatrios
eficazes.

01
Controle de
documentos

Um EQMS permite a comunicao e a colaborao nas demandas da

qualidade por meio de documentos entregues pela web com
privilgios de segurana baseados em papis funcionais. Os usurios
podem criar, editar, interligar e arquivar documentos dentro do
padro corporativo.
So exemplos desses documentos: procedimentos de operao
padro, melhores prticas, materiais de treinamento, contedo
regulamentar, entre outros. Esses documentos tambm podem ser
inseridos em workflows, facilitando seu encaminhamento e entrega
para pessoas chave.

CAPA e EQMS:
mais que apenas aes corretivas
Parte do portflio de funcionalidades de um EQMS, a CAPA
(Corrective Action/ Preventive Action) uma ferramenta utilizada

02

por muitas organizaes para identificar, resolver e evitar no

conformidades por meio de aes corretivas e preventivas. Seu

CAPA:
No-conformidade,
Aes corretivas e
preventivas

objetivo melhorar a qualidade dos processos.

Embora a CAPA seja empregada h muito tempo pelas empresas,

ela evoluiu com as novas tecnologias e estratgias. Atualmente

comum a ferramenta ser integrada com outras aplicaes de TI e
desempenhar um papel central nas iniciativas de gesto de
qualidade global.

Treinamento de colaboradores:
gerencie com perfeio o
desenvolvimento de cada funcionrio
O impacto da gesto de treinamento muitas vezes esquecido
pelos executivos. Mesmo com a sua grande importncia e estreita

ligao com a conformidade, qualidade, sade, segurana e uma

03

grande variedade de outras reas-chave relacionadas com o

desempenho dos negcios. Felizmente, a automao, combinada

Treinamento de
colaboradores

com outros recursos de software de ltima gerao transformou a

Gesto de Treinamento em uma ferramenta mais til do que nunca.
Quando aplicados corretamente, as ferramentas de treinamento de
um EQMS podem retirar da equao atividades que no agregam
valor administrativo. Com isso, pode se dedicar maior tempo sobre
a qualidade do contedo e a eficcia do treinamento em si.

Tratamento de reclamaes:
automatizar para melhorar a qualidade
e garantir a conformidade
Embora as queixas dos clientes possam ter uma conotao
negativa, elas fornecem dados valiosos e espontneos que
seriam difceis de serem encontrados. Por isso, empresas
lideres de mercado esto utilizando o EQMS para automatizar
a Gesto de Reclamao e ajudar a fechar o ciclo de gesto de
qualidade.

04
Tratamento de
reclamaes

A Gesto de Reclamao, quando tratada como parte de um

EQMS, impulsiona melhorias para a reteno de clientes,
reservas de garantia, horas de servio, risco operacional e
outras reas. Por conectar as reclamaes de clientes com
processos de negcios, que so tradicionalmente separados,
as empresas que utilizam um EQMS tem colocado produtos
de qualidade superiores nas prateleiras, destacando-se no
mercado.

Automao de CEP:
ganhe inteligncia na fabricao

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Controle
estatstico de
processos (CEP)

O controle estatstico do processo uma ferramenta principalmente

utilizada para ajudar a empresa a medir, analisar e reduzir a
variabilidade em processos de negcios importantes. A maioria das
vezes aplicada pelas empresas nos processos de fabricao, mas
seus conceitos podem ser aplicados a qualquer processo. O CEP
tambm , muitas vezes, uma ferramenta de apoio em outras
iniciativas de qualidade ou melhoria contnua, como TPM, TQM ou
6Sigma.
Um EQMS geralmente desempenha um papel de apoio na conquista
destes objetivos, especificamente atravs da reduo da
variabilidade e a reduo da no-conformidades e resduos.

Gerenciamento de Mudanas:
garanta uma mudana para melhor
Automatizar e gerenciar o Controle de Mudanas com um EQMS
melhora o ciclo de vida do produto, seu tempo de entrega, apoia
iniciativas de cadeia de fornecimento global, aumenta a qualidade
do produto e a flexibilidade para se adaptar a novas normas, o que
reduz os custos operacionais.

06
Gerenciamento
de mudanas

Algumas empresas conhecem, por experincia, os problemas que

podem ocorrer com uma inadequada gesto da mudana em seus
negcios. H casos em que as empresas no conseguem avaliar e
gerenciar corretamente o impacto de mudanas como realocar
locais de fabricao, para aumentar a produo, ou mudar
fornecedores, para diminuir os riscos. Os resultados podem ter um
impacto que varia desde atrasos para atender a demanda quando
para apresentar um novo produto para aprovao, o que faz com
que a empresa sofra financeiramente.

Relatrios empresariais:
para impactar a melhoria contnua
Quando h vrias fontes de dados, e no h uma fonte nica da
informao, comum surgirem problemas com a integridade dos
dados. Por vezes, isso o resultado do crescimento dos negcios,
fuses e aquisies, sistemas legados, fragmentadas atualizaes de
aplicativos corporativos, gerenciamento do ciclo de vida do produto e
de Sistemas de Execuo de Fabricao.

07
Relatrios

Por isso, as principais indstrias esto implementando o EQMS como

plataforma nica e integrada de dados para padronizar e harmonizar
os processos de qualidade e obter maior controle sobre essas
operaes.
Para superar complexidades e imprecises com a qualidade dos
dados, um fabricante deve eleger um EQMS que tenha capacidade de
anlise que suporte os processos de negcios to bem quanto
possua recursos de anlise e relatrios aprofundados. Ao eliminar a
necessidade de integrao e migrao de dados para anlise, os
fabricantes podem capacitar a equipe da qualidade, reduzir custos e,
ao mesmo tempo, reforar a sua estratgia de gesto da qualidade.

Gesto de auditoria: planeje, execute,

avalie e acompanhe auditorias para
reforar a conformidade
A Gesto de Auditoria uma rea onde o EQMS tem uma histria
slida em harmonizar processos diretos e indiretos e fornecer um
forte ROI. Alguns argumentam que a Gesto de Auditoria deve ter
prioridade sobre outros processos devido a uma relao direta com
o desempenho.

08
Gesto de
auditoria

Uma soluo de gerenciamento centralizado, flexvel de auditoria

como parte do EQMS direciona o compartilhamento, a orientao e
prticas recomendadas, para no mencionar os efeitos secundrios
positivos como ser uma verdadeira memria empresarial. Assim,
quando capturar e associar uma constatao, determinando a
causa raiz e conduzindo aes corretivas e/ou preventivas, faz com
que se torne um artefato que no ser enterrado e esquecido.

Gesto da qualidade de fornecedor:

construa uma estratgia forte e
transforme-a em vantagem competitiva

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Gesto da
qualidade de
fornecedor

A Gesto de Qualidade do Fornecedor (SQM) busca garantir que bens

ou servios atendam s necessidades do cliente com pouca ou
nenhuma adaptao ou inspeo. um componente integral para o
custo total da qualidade, por isso as empresas que desenvolvem
EQMS comearam a incorpor-la em seus softwares.
Um gerente de qualidade deve integrar seu EQMS com o dos
fornecedores e, se possvel, com os fornecedores do fornecedor
(muitas vezes atravs de um portal web compartilhado). Esse o
mtodo ideal de se obter uma avaliao de desempenho em tempo
real e de maior visibilidade.

Gesto de Calibrao: fornea as

conexes essenciais entre as tarefas de
manuteno e os processos de qualidade

10

A Gesto de Calibrao permite um melhor gerenciamento da

carga de trabalho, minimiza os custos, mantem a programao da
produo e garante a aprovao do cliente. Tudo isso mantendo a
conformidade com padres internacionais de qualidade como o
FDA e a ISO.

Gesto de
calibrao

Os negcios crescem e mudam, e o mesmo acontece com as

necessidades de calibrao. Por isso, recomenda-se utilizar a
Gesto de Calibrao integrada a um EQMS para monitorar
calibraes agendadas e no agendadas, rastrear locais de Gage,
recuperar registros de calibrao, produzir certificados de
calibrao e etiquetas de cdigo de barras de calibragem, realizar
anlise Gage R&R, criar relatrios personalizados e minuciosos
para anlise da gesto e muito mais.

Gesto da Conformidade:
crie uma Cultura de Conformidade
com uma soluo unificada
Atualmente, organizaes de toda indstria convivem em ambientes
altamente regulamentados e orientados por padres mundiais, alm
de enfrentam presses de governana corporativa, gesto de riscos
e conformidade.

11
Gesto de
conformidade

Para reduzir os riscos empresariais e otimizar o desempenho, as

empresas precisam demonstrar conformidade diante de um
conjunto crescente de normas ISO, normas governamentais e
iniciativas de qualidade. Encontrar a maneira mais eficiente e flexvel
para enfrentar esse desafio pode ser complexo, mas ir transformar
o gerenciamento de conformidade em um benefcio.
Um Software de Gerenciamento da Qualidade Empresarial o auxiliar
a criar uma Cultura de Conformidade" unificada para gerenciar todo
o espectro de iniciativas de gesto de conformidade na empresa,
desde a rea de finanas, de fabricao, de marketing, at a
distribuio.

FMEA: uma poderosa mas subestimada

ferramenta de anlise de riscos

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Anlise de
modo e efeito
de falha (FMEA)

A Anlise de Modo e Efeitos de Falha (FMEA) um processo

demorado at mesmo para os fabricantes de alto nvel, com
recursos para investir pesadamente em customizaes de
sistemas. No entanto, tambm um processo altamente eficaz
quando coordenado da maneira correta. O desafio como preparar,
coordenar e, quando necessrio, rever os FMEAs para harmonizar
com o planejamento avanado de qualidade dos produtos (APQP).
Os FMEAs devem ser uma parte chave do APQP e da estratgia de
conteno de custos de sua empresa. Os custos aumentam quando
os defeitos de qualidade surgem ao final do processo de produo.
Nesse contexto, o EQMS a ferramenta ideal para identificar
possveis falhas, atribuir o risco e seguir em frente para as aes
corretivas e preventivas.

EHSM: transforme seu sistema de gesto

de qualidade e seu sistema de ambiente,
sade e segurana em um nico
ambiente integrado
Um EQMS direciona a conformidade com a norma OHSAS 18001 e

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demonstra uma performance slida de sade e segurana

ocupacional.

Meio Ambiente,
Sade e
Segurana
(EHSM)

Ele fornece a estrutura perfeita para enfrentar o desafio de

compatibilidade da norma OHSAS 18001 com sistema de gesto

de sade e segurana, que define como gerenciar risco, identificar
o risco e implementar os controles adequados. O EQMS fornece
uma comunicao eficaz em todos os nveis da organizao,
gerencia a identificao e correo de no conformidade e fornece
uma plataforma para a melhoria contnua.

SoftExpert Excellence Suite

Da Gesto da Qualidade para a
Excelncia na Gesto
SoftExpert Excellence Suite a soluo mais
completa para a implementao e simplificao
de programas de qualidade e conformidade
corporativos, atravs de processos da
qualidade automatizados e altamente
interativos que promovem o alinhamento com
os produtos, operaes e prticas de negcio
especficas de cada organizao.

Controle de
Documentos

No-conformidade/Aes
corretivas e preventivas

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Treinamento de
colaboradores

Tratamento de
reclamaes

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Controle estatstico
de processos (CEP)

Gerenciamento
de mudanas

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Relatrios

Gesto de
auditoria

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Gesto da qualidade
de fornecedor

Gesto de
calibrao

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Gesto de
conformidade

Anlise de modo e
efeito de falha (FMEA)

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Meio ambiente, sade

e segurana (EHSM)

Sobre a SoftExpert
A SoftExpert a empresa lder de mercado em solues para a excelncia na
gesto, fornecendo softwares e servios para o aprimoramento de processos de
negcio, conformidade regulamentar e governana corporativa.
Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil
usurios ao redor do mundo, as solues da SoftExpert so utilizadas por empresas
dos mais variados portes e ramos de atuao, incluindo manufatura, governo,

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farmacutico, hospitais e laboratrios, servios financeiros, alta tecnologia e TI,

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Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert

oferece servios de implantao, treinamento, hospedagem, validao, suporte e
assistncia tcnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre
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