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Excel 2013 Nivel

Medio
Captulo 3
Comparacin de datos

Seccin de Formacin. Octubre 2015.

Seccin de Formacin Excel Medio 2013 Captulo 3. Comparacin de datos.

Tabla de contenidos
Tabla de contenidos _________________________________________________________ 1
Objetivo del captulo. ______________________________________________________________ 2
Ventanas de Excel _________________________________________________________________ 2
Consolidacin de datos._____________________________________________________________ 5
Esquemas. _______________________________________________________________________ 7

Tabla de Ilustraciones ______________________________________________________ 12

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Seccin de Formacin Excel Medio 2013 Captulo 3. Comparacin de datos.

Objetivo del captulo.


Ofrecerle al alumno diversas herramientas para facilitar la comparacin y manejo de datos de
una hoja Excel.

Ventanas de Excel
A veces va ser necesario que realicemos comparaciones entre diferentes libros y entre diferentes
hojas de un mismo libro. Dependiendo de la naturaleza de los actos vamos a recibir un mtodo u otro para
compararlos. En esta primera opcin vamos a utilizar diferentes ventanas de Excel para comparar a ojo
datos de hojas de un mismo libro.
Resulta evidente que los datos a comparar deberan tener la misma estructura en ambas hojas,
para facilitarnos dicha comparacin.
El primer impulso ser observar los datos de las hojas alternando la visualizacin de una y otra.
Pero pronto nos daremos cuenta de que esta opcin es inviable. Lo ideal sera poder visualizar los datos
de ambas hojas a la vez.

Ilustracin 1. Grupo Ventana.

En primer lugar haremos clic en el botn nueva ventana del grupo ventana de la ficha vista. Excel
proceder a crear una nueva ventana cuyo contenido va ser exactamente el mismo libro que estbamos
editando. Digamos que Excel nos aporta una nueva visin del mismo libro. Pero hay que tener en cuenta
de que no se trata de una copia, sino del mismo original.
Excel en cada una de las visualizaciones o ventanas, aadir un nmero identificativo de dicha
ventana, en la parte superior de la ventana, en el lugar donde se muestra el nombre del fichero.

Ilustracin 2. Nmero de Ventana.

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Nosotros ahora podemos pedirle a Excel que cambie de ventana haciendo clic en vista y luego en
cambiar ventanas. En esta otra ventana podemos cambiar de hoja. De esta forma en cada ventana
tendremos visualizando una hoja diferente.
Cada vez estamos ms cerca de poder visualizar los datos conjuntamente, pero antes tendremos
que lograr visualizar las dos ventanas a la vez. Para lograrlo tendremos que hacer clic en el botn organizar
todo del grupo ventana.
Aparecer un cuadro de dilogo de organizar ventanas, que nos permitir escoger la forma en la
que queremos organizar dichas ventanas; como un mosaico, en formato horizontal, en formato vertical, o
en cascada.

Ilustracin 3. Organizar Ventanas.

Somos nosotros quienes debemos decidir el formato ms adecuado basndonos en el conjunto


de datos que queremos comparar.
En el caso de que escojamos una organizacin horizontal, tenemos que tener en cuenta el espacio
que ocupa la cinta de opciones, utilizando la caracterstica de ocultacin de dicha cinta para obtener ms
espacio de visualizacin.

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Seccin de Formacin Excel Medio 2013 Captulo 3. Comparacin de datos.

Ilustracin 4. Ocultar Cinta de opciones.

Una vez hayamos escogido la opcin que ms nos conviene, ahora slo nos queda comparar los
datos, pero antes haremos clic en ver en paralelo. Esta opcin adems activar por defecto otra opcin
llamada desplazamiento sincrnico.

El desplazamiento sincrnico nos va a permitir sincronizar el movimiento de ambas ventanas de


tal forma que si nosotros nos desplazamos en una de las ventanas, la otra tambin se va desplazar a la
vez. De esta forma podemos establecer una comparacin de los datos de una y de otra hoja.
Tenemos que tener en cuenta que en el momento en que activemos la sincronizacin debemos
estar en la misma fila, ya que si no existiera un desfase entre las filas de una y otra ventana. Esto tambin
ocurrir si hacemos en clic en ventana y desactivamos el desplazamiento sincrnico y nos movemos en
alguna de las ventanas. Al volver hacer clic en desplazamiento sincrnico, si volvemos a desplazarnos las
filas se encontrarn desfasadas. Otro dato a tener en cuenta es que aunque nosotros estamos trabajando
en dos ventanas diferentes estamos trabajando sobre un mismo libro, por lo tanto, los datos que
modificamos en una de las ventanas repercutirn en la otra.
Finalmente para dejar utilizar esta caracterstica cerraremos una de las ventanas de forma
habitual, y podremos utilizar todo el tamao de visualizacin de nuestro monitor para otra ventana.

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Consolidacin de datos.
En ocasiones vamos a necesitar que Excel agregue una serie de datos que estn reflejados en
diferentes localizaciones, ya sea dentro el mismo libro de Excel, o bien en distintos libros.
Lo ms frecuente es que necesitemos utilizar esta funcionalidad cuando tenemos una estructura
de datos que vara con el tiempo, y que tenemos que obtener clculos sobre las distintas versiones de esta
estructura de datos. Por poner un ejemplo, una empresa que necesite realizar el clculo total de las ventas
de diferentes franquicias, o en el caso de la UNED la suma de las matrculas de varios cursos para cada
uno de los planes de estudios. Nosotros vamos a disponer de la misma estructura, en la que aparezcan
cada uno de los planes de estudios, y los valores totales de cada una de las matrculas, para cada curso
acadmico.
Evidentemente con nuestros conocimientos actuales podemos realizar una fusin de los datos
manualmente, pero se tratara de un trabajo bastante engorroso. Utilizaremos en su lugar la herramienta
consolidar, disponible dentro del grupo de herramientas de datos de la ficha datos.

Ilustracin 5. Grupo Herramientas de datos.

En primer lugar vamos a tener que seleccionar una celda de a partir de la cual se va a crear
nuestra nueva tabla. A continuacin sale una ventana que nos va a permitir establecer las caractersticas
de la consolidacin.

Ilustracin 6. Consolidar.

Excel nos solicitar que especifiquemos qu tipo de funcin queremos que realice. En nuestro
ejemplo la funcin que queremos que realice es la de suma, pues lo que queremos es hallar el total de las

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matrculas de diferentes cursos. A continuacin Excel espera que introduzcamos una referencia. Podemos
introducirla a mano o bien seleccionndola en nuestro rea de trabajo. En dicha referencia tenemos que
incluir la totalidad de la tabla que queremos comparar. Cuando hayamos definido la referencia, tendremos
que pulsar el botn agregar, lo que provocar que Excel aada la referencia a la lista de referencias a
comparar, y aparecer en el grupo todas las referencias. Esta seleccin de referencia tendremos que
repetirla por cada una de las tablas que queramos comparar.
Si pulsamos en aceptar Excel va a calcular la suma de todos los datos numricos de nuestras
tablas. Pero aquellos datos que figurasen como cabeceras, tanto de filas como de columnas, no se vern
trasladados a la nueva tabla. Para lograr que ste los tengan cuenta como tales, tendremos que hacer clic
en las casillas de verificacin del conjunto usar rtulos en, antes de pulsar en aceptar.
Una vez creada la nueva tabla nosotros vamos a poder consultar los datos como habitualmente
estamos acostumbrados. Pero en el caso de que nosotros modifiquemos algn dato de la tabla original,
ste no se va a trasladar automticamente a la tabla consolidada, a no ser que hayamos hecho clic en la
casilla de verificacin correspondiente a crear vnculos con los datos de origen. Esta opcin nos permite
que cualquier modificacin que surja en los datos originales se traslade inmediatamente a la tabla
consolidada, proporcionando as una actualizacin inmediata.

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Esquemas.
En otras ocasiones nos encontramos con que tenemos que manejar un archivo con muchsimos
datos. El nosotros sabemos que podemos utilizar los filtros, pero estos filtros nos van a ofrecer informacin
adicional sobre los datos que ocupan nuestro rea de trabajo. Para obtener este tipo de informacin
nosotros vamos hacer uso de otra herramienta de es el que se denomina esquema.
Vamos a considerar que en pantalla tenemos un total de matrculas, que se corresponde con la
suma de las matrculas pendientes anuladas y ok. Para simplificar nuestra rea de datos podemos ocultar
las columnas de la visualizacin. Despus podremos volver a mostrarlas segn lo necesitemos. Pero a la
larga resulta tedioso. Vamos a pedirle a Excel que agrupar estas columnas.

Ilustracin 7. Grupo Esquema.

Primero seleccionaremos las columnas, y despus pulsaremos sobre el botn agrupar del grupo
esquema de la ficha datos.
Con ello le estaremos diciendo a Excel que agrupe de estas columnas, y nos mostrar en la parte
superior la visualizacin del agrupamiento.

Ilustracin 8. Visualizacin de agrupamiento de columnas.

Gracias a esta visualizacin podremos colapsar o expandir las columnas que se han agrupado.

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Ilustracin 9, Botones de niveles de agrupamiento.

Adems aparecern nuevos botones en la parte superior que nos permitirn seleccionar el nivel de
agrupamiento que queremos visualizar.

Ilustracin 10. Agrupamiento de filas.

Al colapsar las columnas agrupadas, stas se ocultaran, y en la parte superior aparecer un botn
+ que nos permitir volver a expandir dichas columnas.
De la misma forma que hemos agrupado columnas podemos agrupar filas. Por ejemplo, podemos
agrupar las filas correspondientes a un centro asociado. Como antes, tendremos que seleccionar las filas
correspondientes y pulsar sobre el botn agrupar. En este caso tambin se visualizar el agrupamiento
aunque en este caso se mostrar en vertical a la izquierda de los ttulos de las filas. Tambin, como en el
caso anterior, dispondremos de botones para seleccionar el nivel de agrupamiento que queremos
visualizar.

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Ilustracin 11. Agrupamiento vertical.

No obstante, en este caso si nosotros colapsamos las filas correspondientes a ese centro asociado,
este desaparecer del rea de datos visualizada. Esto es debido a que no existe ninguna fila que resuma
el centro asociado correspondiente.
Y es que algunas veces resulta muy difcil incorporar una fila resumen para cada categora de los
datos que disponemos, debido a que esta informacin es muy amplia. Para hacerlo manualmente tenemos
que ir insertando una fila cada vez que cambie una categora. En el ejemplo de los centros asociados,
tendramos que insertar una fila cada vez que cambiara el centro asociado, y en dicha fila deberamos
incorporar la suma de valores de cada una de las categoras, es decir borradores, matrculas pendientes,
anuladas y OK, adems del total de matrculas.

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Afortunadamente una vez ms Excel nos va a proporcionar una herramienta que nos permite
realizarla automticamente. En este caso el botn subtotal.

Ilustracin 12. Botn Subtotal.

Este botn nos va a permitir especificarle a Excel que queremos que realice un clculo sobre
determinadas columnas de nuestra rea de datos, para cada cambio producido en otra columna de
nuestros datos.
En el caso que nos ocupa, nosotros deberamos decirle que calcule la suma de los valores
correspondientes a las columnas borradores, matrculas pendientes, matrculas anuladas, matrculas ok y
total matrculas cada vez que haya un cambio en la columna centro asociado.

Ilustracin 13. Ventana Subtotales.

Estas opciones son las que tendremos que especificar en el cuadro que aparece a presionar el
botn subtotal.
Al aceptar Excel incluir una fila por cada subtotal que tenga que aadir en el rea de trabajo.
Adicionalmente, incorporar los niveles de agrupamiento que sean necesarios y que permitirn colapsar
una vez ms los datos mostrando nicamente la fila resumen que ha generado Excel.

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Ilustracin 14. Fila aadida por Excel para calcular subtotales.

Nosotros podemos pedirle a Excel que elimine el esquema, en cuyo caso se anula la posibilidad de
colapsar o expandir los datos. No obstante, eliminar este esquema no significa que Excel eliminar tambin
las filas resumen. Para eliminar estas filas tendremos que hacer clic en el botn subtotal y despus pulsar
el botn quitar todos. Excel se encargar de encontrar las filas que ha generado y las eliminar de nuestra
rea de datos.
Existe la posibilidad de que Excel genere un esquema automticamente. Para hacerlo tenemos
que hacer clic en el botn agrupar y despus en la opcin autoesquema.

Ilustracin 15. Botn Autoesquema.

Excel realizar un anlisis del rea de datos para determinar sobre qu celdas hemos calculado
agregados, por ejemplo una funcin suma o una funcin promedio. Una vez analizado el rea de datos
Excel aadir los niveles de agrupamiento necesarios para el esquema.

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Tabla de Ilustraciones
Ilustracin 1. Grupo Ventana. ____________________________________________________________ 2
Ilustracin 2. Nmero de Ventana. ________________________________________________________ 2
Ilustracin 3. Organizar Ventanas. ________________________________________________________ 3
Ilustracin 4. Ocultar Cinta de opciones.____________________________________________________ 4
Ilustracin 5. Grupo Herramientas de datos. ________________________________________________ 5
Ilustracin 6. Consolidar. ________________________________________________________________ 5
Ilustracin 7. Grupo Esquema.____________________________________________________________ 7
Ilustracin 8. Visualizacin de agrupamiento de columnas. ____________________________________ 7
Ilustracin 9, Botones de niveles de agrupamiento. ___________________________________________ 8
Ilustracin 10. Agrupamiento de filas. _____________________________________________________ 8
Ilustracin 11. Agrupamiento vertical. _____________________________________________________ 9
Ilustracin 12. Botn Subtotal. __________________________________________________________ 10
Ilustracin 13. Ventana Subtotales. ______________________________________________________ 10
Ilustracin 14. Fila aadida por Excel para calcular subtotales. ________________________________ 11
Ilustracin 15. Botn Autoesquema. ______________________________________________________ 11

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