Auditora de Gestin

La Auditora de Gestin aunque no tan desarrollada como la Financiera, es si se quiere de igual o

mayor importancia que esta ltima, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma
apreciable el desempeo de la organizacin. La denominacin auditora de gestin funde en una,
dos clasificaciones que tradicionalmente se tenan: auditora administrativa y auditora operacional.

2.2.2.1 Concepto
Para entender el concepto de auditora de gestin es necesario conocer los conceptos
tradicionales de auditora administrativa y auditora operacional que fueron reemplazados por este
ltimo.
Wiilliam P. Leonard presenta la siguiente definicin de Auditora administrativa:
La Auditora administrativa puede definirse como el examen comprensivo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institucin
o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos
humanos y materiales.
Joaqun Rodrguez Valencia plantea una definicin de Auditora Operacional as:
Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o
una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el
rea de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin que sus objetivos se
cumplan, y determinar qu condiciones pueden mejorarse.
Los dos anteriores conceptos se han venido manejando de manera tal que se haca una
diferenciacin entre auditora administrativa y auditora operacional, cuando en la realidad eran dos
nombres para un mismo proceso, pues en la prctica no existan diferencias notables entre una y
otra. En Colombia, la modernizacin del Control Fiscal realizado por la constitucin de 1991 y el
funcionamiento del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, hicieron que se acuara la moderna
denominacin de auditora de gestin para reemplazar las antiguas auditora administrativa y
auditora operacional.
El Consejo Tcnico de la Contadura Pblica en su pronunciamiento No. 7 presenta la siguiente
definicin de Auditora de Gestin:
La auditora de gestin es el examen que se realiza a una entidad con el propsito de
evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se
logran los objetivos previstos por el Ente.
Sinembargo siguiendo el mismo mtodo para realizar los conceptos de Auditora es posible afirmar
que auditora de gestin es:
El examen crtico, sistemtico y detallado de las reas y Controles
Operacionales de un ente, realizado con independencia y utilizando tcnicas
especficas, con el propsito de emitir un informe profesional sobre la

eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma

de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo.

El concepto de auditora de gestin, con su preocupacin de control operativo, es el puente, y a

veces el catalizador entre una auditora financiera tradicional, y un mtodo de servicios
administrativos para solucionar el problema de un tiempo. Constituye un ingrediente necesario en
la plena implantacin de la auditora integral.
Los programas de auditora de gestin especficos para cada rea funcional mayor, proporciona al
auditor una gua con respecto a los tipos de controles, condiciones y circunstancias que
probablemente logre encontrar.
Igualmente, presentan preguntas especficas para hacer resaltar elementos de control
significativos. En ste generalizado enfoque, el auditor se siente comprometido para revisar y
evaluar los controles operacionales haciendo notar que el objetivo primario de la auditora de
gestin, es dar relevancia a aquellas reas en donde haya reduccin de costos, las mejoras en
operacin, o la mayor productividad, pueden lograrse mediante la introduccin de modificaciones
en los controles administrativos y operacionales, o en los instructivos de polticas, o por la accin
correctiva correspondiente.
La ventaja de ver a la empresa como una totalidad permite al auditor ofrecer sugerencias
constructivas, y recomendaciones a un cliente para mejorar la productividad global de la compaa.
Es as como la implantacin con xito de la auditora de gestin puede representar un aporte
valioso a las relaciones del cliente.

2.2.3.2 Procedimientos
La auditora de gestin consiste en las revisiones y evaluacin de dos elementos mayores de la
administracin:

Poltica de la corporacin. Determinacin de la existencia, lo adecuado y comprensivo de la

poltica as como el significado de sus instructivos como elementos de control en reas
funcionales. Valorizacin de los efectos de la ausencia de polticas; o recomendaciones
para la adopcin o modificacin de los instructivos formalizados.

Controles administrativos. Determinacin de la existencia, y lo adecuado de controles

administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de
productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las reas de funcionabilidad
mayor; y la coordinacin de controles de operacin con los instructivos de la poltica de la
corporacin.

Evaluacin de los efectos de la accin de controles administrativos u operacionales en

reas significativas, y recomendaciones para la adopcin o modificacin de tales controles.

La ndole y funcin de los controles administrativos u operacionales, por lo tanto, para el efectivo
control administrativo son fundamentales, ellos representan procedimientos, rutinas, y otros
requisitos obligatorios, o lineamientos especficos, que indican cmo y por qu medio debe de
ejercerse o canalizarse la auditora operativa.

Tambin puede tomar la forma de documentos o informe que acten como controles de s mismos,
o que estn diseados como medida de la efectividad como funcionan otros controles
operacionales. Desde un punto de vista funcional, son los medios de implantar los objetivos de
polticas de una corporacin.
A la inversa, la ausencia de instructivos de poltica vital, o de controles operacionales efectivos en
reas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global.
Al iniciar una auditora de gestin, el auditor prepara datos importantes que le sirven como
antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades histricas, recuperacin
sobre inversin, clases de productos usuales de distribucin, caractersticas mercantiles inusitadas
en el ramo del mercado, el volumen aproximado de ventas anuales, el activo y la influencia de
pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeacin y operaciones generales.
Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios, a fin de evaluar las
condiciones fsicas, y localizar indicios de posibles reas de problemas.
El auditor tambin puede aplicar tcnicas de anlisis financiero para estadsticas de operacin, que
tambin puede sugerir reas de problemas, o condiciones que influencian una recuperacin
desfavorable sobre la inversin, o estadstica de operacin adversa.

2.2.2.2 Objetivos de la Auditora de Gestin

El objetivo primordial de la auditora de gestin consiste en descubrir deficiencias o irregularidades

en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudar a
la direccin a lograr la administracin ms eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y
desempeo en todas las reas. Los factores de la evaluacin abarcan el panorama econmico, la
adecuada utilizacin de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
En la auditora de gestin se realizan estudios para determinar deficiencias causantes de
dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamientos, descuidos,
prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboracin fricciones entre ejecutivos
y una falta general de conocimientos o desdn de lo que es una buena organizacin. Suele ocurrir
a menudo que se produzcan prdidas por prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza
de las enfermedades crnicas, hace que vaya empeorando la situacin debido a la falta de
vigilancia.
Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, ste se encuentra en posicin de
determinar y poner en evidencia las fallas y mtodos defectuosos operacionales en el desempeo.
Respecto de las necesidades especficas de la direccin en cuanto a la planeacin, y realizacin
de los objetivos de la organizacin.
La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la direccin en la determinacin de
las reas en que pueda llevarse a cabo valiosas economas e implantarse mejores tcnicas
administrativas. Enseguida de una investigacin definida y donde quieran que surjan aspectos o
circunstancias susceptibles de remedio o mejora, es obligacin del auditor examinar con mirada
crtica y valorar toda solucin que parezca conveniente.
La revisin de los mtodos y desempeos administrativos, comprende un examen de los objetivos,
polticas, procedimientos, delegacin de responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia
operativa de la funcin o rea sometida a estudio, puede determinarse mediante una comparacin
de las condiciones vigentes, con las requeridas por los planes, polticas etc.

El pronunciamiento No. 7 determina como objetivos principales de la auditora de gestin los

siguientes:

Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad

Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas

Vigilar la existencia de polticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas

Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos

Verificar la existencia de mtodos o procedimientos adecuados de operacin y la eficiencia

de los mismos

Comprobar la utilizacin adecuada de los recursos.

2.2.2.3 Alcance de las actividades

La auditora de gestin puede ser de una funcin especfica, un departamento o grupo de
departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas
auditoras abarcan una combinacin de dos o ms reas.
Por ejemplo, en el estudio del procedimiento de pedidos recibidos por el departamento de ventas,
la investigacin puede incluir en dicho departamento las diversas rutinas observadas para el
procesamiento o trmite de la papelera y en el departamento de contabilidad, el procedimiento y
cualidades del personal que aprueba el crdito del cliente.
El campo de estudio puede abarcar la economa de la produccin, incluyendo elementos tales
como: especializacin, simplificacin, estandarizacin, diversificacin, expansin, contraccin e
integracin; tambin podra incluir los factores de produccin.
Por otra parte como en las reas de examen entre otras, podran comprender un estudio y
evaluacin de los mtodos para pronosticar: programacin del producto, costos de proyectos de
ingeniera, estimacin de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento
de datos, eficiencia administrativa, etc.
Los elementos en los mtodos de administracin y operacin que exigen una constante vigilancia,
anlisis, y evaluacin son los siguientes: planes y objetivos, estructura orgnica, polticas y
prcticas, sistemas y procedimientos, mtodos de control, formas de operacin y recursos
materiales y humanos.
El pronunciamiento No. 7 del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica ya citado plantea como
reas principales que integran una organizacin objeto de la auditora de gestin las siguientes:

Auditora de la gestin del sistema global de la empresa:

Evaluacin de la posicin competitiva

Evaluacin de la estructura organizativa

Balance Social

Evaluacin del proceso de la direccin estratgica

Evaluacin de los cuadros directivos

Auditora de la gestin del sistema comercial:

Anlisis de la estrategia comercial

Oferta de bienes y servicios

Sistema de distribucin fsica

Poltica de precios

Funcin publicitaria

Funcin de ventas

Promocin de ventas

Auditora de la gestin del sistema financiero:

Capital de trabajo

Inversiones

Financiacin a largo plazo

Planificacin Financiera

rea internacional

Auditora de la gestin del sistema de produccin:

Diseo del sistema

Programacin de la produccin

Control de calidad

Almacn e inventarios

Productividad tcnica y econmica

Diseo y desarrollo de productos

Auditora de la gestin del sistema de recursos humanos:

Productividad

Clima laboral

Polticas de promocin e incentivos

Polticas de seleccin y formacin

Diseo de tareas y puestos de trabajo

Auditora de la gestin de los sistemas administrativos:

Anlisis de proyectos y programas

Auditora de la funcin de procesamiento de datos

Auditora de procedimientos administrativos y formas de control interno en las reas

funcionales