MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATEVPS

MAPRO

UGEL CHINCHEROS

INTRODUCCION
La Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros, elabora el presente Manual de

Procedimientos Administrativos (MAPRO), conteniendo la frecuencia de rutas enlazados entre si

y que ordenados en forma logica permiten alcanzar el objetivo establecido de cada
procedimiento, con el fin de brindar un servicio de calidad al usuario, en el plazo conveniente de
acuerdo a la naturaleza del procedimiento y en el marco del proceso de descentralizacion y

modernization de la gestion educativa.

<)0

<\6n

El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) que presentamos en esta primera fase

consta de cinco (5) procesos relacionados con los tramites que con mayor frecuencia demandan
los usuarios externos e internos de la Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros. Estos
procesos cuya ruta y secuencia se ha definido considerando el Principio de Simplicidad de la Ley
Ne 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General, eliminando toda complejidad
innecesaria, se presentan en forma ordenada y agrupada en funcion de las Areas Organicas que
conforman la Estructura de la UGEL, las mismas que son responsables de su ejecucion para
brindar un servicio eficiente y oportuno al ciudadano.

A. G.P.

.nofo,

flSESOfllfl

JoniaiGa

El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), sera un instrumento de gestion de la

Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros, que presenta en forma ordenada y sistematica
los tramites a seguir para cumplir con lo establecido en las normas vigentes: reduccion costos,
incremento de production, reduccion de lo innecesario, ahorro de tiempo, calidad y seguridad.
Asimismo, este documento de gestion se ira implementado y actualizando progresivamente
con nuevos procedimientos administrativos, a fin de ir mejorando constantemente la
gestion y el servicio que se brinda a la comunidad en general.

SONAL

jPqion

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 2

DATOSGENERALES
1. OBJETIVO:

Establecer las etapas, acciones, tareas tecnicas y perfodos conectados

> do

entre si y ordenados en forma logica, para el cumplimiento de los

procesos administrativos, con el fin de brindar un servicio de calidad al

usuario sobre la base de las atribuciones y competencias de las Areas

Organicas que conforman la Unidad de Gestion Educativa Local de

Chincheros.
2. ALCANCE:
Las normas, procedimientos y disposiciones contenidas en el presente

dc

Ed/ :

manual son de aplicacion obligatoria para las Areas Organicas existentes

de la Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros.
Tambien sera de cumplimiento obligatorio del personal, entendiendose
como tales a los servidores publicos que laboran en las distintas areas
involucradas en los procedimientos administrativos consignados en el
MAPRO.

3. APROBACION YACTUALIZACION:

si

o c

sl

El Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Gestion

Educativa Local de Chincheros, sera aprobado por Resolucion Directoral,
correspondiendo su actualizacion, modificacion e inclusion de nuevos
procedimientos, cuando las circunstancias se logren y justifiquen en
el marco de la modernizacion y descentralizacion educativa.

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 3

PROCEDIMIENTOS
La secuencia y modo de realizar las acciones, para la consecucion de pasos dentro de las
actividades administrativas, involucra tareas que el personal desarrolla en determinados tiempos
rA a

de realizacion en cada actividad, el uso de recursos materiales y tecnologicos y la aplicacion de

metodos de trabajo, todo esto para atender las solicitudes de los Usuarios internos y externos de
la UGEL de Chincheros.
El presente proceso de elaboracion del MAPRO se prioriza los siguientes procedimientos:
1. Expedicion de resolucion de subsidio por luto y gastos de sepelio.
2. Asignacion por tiempo de servicios-25 y 30 anos.
3. Expedicion de constancias de pago de remuneraciones y pensiones (constancia de

haberes).
4. Elaboracion de Informe Escalafonario.
5. Visacion de certificados de estudios.

Cuadro de Procedimientos Priorizados

direcc

N-

PROCEDIMIENTOS

Resolucion
Reconocimiento de
subsidio por luto y gastos
de sepelio

UNIDAD

EQUIPO OFICINA

ORGANICA

RESPONSABLE

AD

Escaiafon - Planillas Resoluciones-Sec.

General - Finanzas

Escaiafon - Planillas Resoluciones-Sec

General - Finanzas.

P - AD -2014

Resolucion de
Reconocimiento de
asignacion por tiempo de

AD

servicios ( 25 y 30 anos)
3

Expedicion Constancia de
pagos, remuneraciones y

AD

pensiones

Expedicion del Informe

Escalafonario.
Visacion y certificacion de

estudios

AD

Caja - Planillas -

Tesoreria

Escaiafon - Personal

CODIGO

- AD -2014

-AD -2014

-AD -2014

-AGP -2014

Sec. AGP AGP

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Responsable de

Certificaciones

Pag. 4

DESCRIPC10N DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

RESOLUCI6N DE RECONOCIMIENTO DESUBSIDIO POR

LUTO Y GASTOS DE SEPELIO

CODIGO:
DISPOSITIVO:

Base Legal

OBJETIVO

deEa,

Reconocer oportunamente el beneficio economico de subsidio por luto y gastos de sepelio que

correspondan de acuerdo a Ley.

BASE LEGAL
Ley de Presupuesto Anual vigente
Ley N9 28044, Ley General de Educacion
Ley N 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por

Decreto Supremo N 004-2013-ED.

Decreto Supremo N9 309-2013-EF, Decreto Supremo que establece el Monto
Unico del Subsidio por Luto y Sepelio a otorgarse a los profesores

comprendidos en la Carrera Publica Magisterial a la que se refiere la Ley N9

29944.

!
J5
a-s direcciO?; st
A. G.

f.

vV

Decreto Legislativo N9 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de

Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM

REQUISITOS
Formulario Unico de Tramite (FUT)

- ADMIKiSWACIOtr.it

Copia del DNI

Partida de Defuncion copia legalizada.

Partida de Nacimiento o de Matrimonio copia legalizada, segun corresponda
Comprobante de pago original a nombre del servidor solicitante que acredite
el gasto realizado (solo para regimen D.L. 276), en caso de solicitarse gastos
de sepelio.
ORIGEN:

Inicia cuando el usuario presenta por Mesa de Partes de la UGEL, su solicitud con los

/L

requisitos establecidos.

PERSONAL ;

<?"

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 5

DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION
Expedition de Resolution de reconocimiento de subsidio
por luto y gastos de sepelio.
1) Ingreso de la solicitud y foliation a traves de la Oficina de
Tramite Documentario, quien deriva el Expediente a Escalafon.

oiRECCji
A. G. fr

Cj

nal de

FJ

cada hora
1dia

3) Especialista del personal visa el Informe Escalafonario y deriva

a Responsable de Planillas.

Vi hora

Responsable de Planillas realiza el calculo correspondiente y

deriva a Ofic. de Resoluciones.

1dia

5) Of. Resoluciones, elabora proyecto de resolution, y este

remite a Asesoria Juridica.

1hora

6) Asesoria Juridica visa proyecto de resolution y devuelve a Ofic.

de Resoluciones.

1hora

7) Ofic. Resoluciones, deriva proyecto de Resolution para

visacion por las jefaturas: Administration, Gestion
Institutional, y para Firma del director UGEL.

1dia

8) Ofic. Resoluciones registra, numera la Resolution Directoral

(RD), distribuye copias a Planillas, Escalafon, AGI, NEXUS,
Secretaria General (2 originales de la RD)

1dia

9) Secretaria General registra la Resolution Directoral y dispone

la notification al solicitante.
FIN (duration dias habiles)

Lg

DIAS

2) Escalafon elabora Informe Escalafonario y deriva a Especialista

de Personal.

4)

>

TIEMPO/

1dia

5 dias y 3

Vi horas

f,
PHONALm

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Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 6

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DIAGRAMACld>N del proceso resoluci6n de reconocimiento de subsidio por luto y gastos de sepelio

Usuario

Unidad de
Escalafbn

Trimlte
Documentario

Oficina de

Personal

Unidad
planillas

Oficina de
Resoluciones

Asesoria

Secretaria
General

Juridica

Inicio
Proyecta

Verifica, visa

Presenta FUT

Recepci6n

Elabora
informe

escalafonario

resolucibn

Verifica, visa
resolucibn

1
!

.J

Realiza clculo
correspond iente

Hace visar
con: Admr.,
AGI, Dir.
UGEL,
distribuye
copias a

Registra, folia,
asigna N2 de

expediente
Registra, asigna No
RD y fecha

escalafdn,
AGI, NEXUS,
Secretaria

i___

Notlflcacidn
al solicitante

Firma cargo

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

General

Pag. 7

PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

RESOLUCl6l\l de reconocimiento de asignacion

POR TIEMPO DE SERVICIOS (25 Y 30 ANOS)

CODIGO:
DISPOSITIVO: Base Legal

OBJETIVO
Otorgar al servidor el reconocimiento de la asignacion por tiempo de servicios, al cumplir 25 o 30

anos de servicios prestados al Sector Publico.

BASE LEGAL

Ley de Presupuesto Anual vigente

Ley N9 28044 Ley General de Educacion
Ley N 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por

Decreto Supremo N 004-2013-ED.

Decreto Legislativo N9 276,

Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de

Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM

Decreto Ley N 11377, Sobre el Estatuto y escalafon del Servicio Civil.
DIRECCI

ehoT9

REQUISITOS
FUT
Copia de su Resolucion de Nombramiento

ADMIN1

Copia del DNI

ORIGEN

Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 8

DESCRIPCI6N Y TIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION

TIEMPO ;
/DIAS |

Resolution De Reconocimiento De Asignacion PorTiempo

De Servicios (25 Y 30 Anos)
1) Ingreso de la solicitud y foliation a traves de la Oficina de
Tramite Documentario, quien deriva el Expediente a Escalafon.
< Ui

2) Escalafon elabora Informe Escalafonario y deriva a Especialista

de Personal.

1dia

3) Especialista del personal visa el Informe Escalafonario y deriva a

Responsable de Planillas.

Zi hora

4)
au Cfy, ov

J'.o
:* ttk v
o-o

fSTn

'A > DIRECCJ0N ~i

ft'fe A. G.'P. * N

K#>

cada
hora

Responsable de Planillas realiza el calculo correspondiente y

deriva a Ofic. de Resoluciones.

1dia

5) Of. Resoluciones, elabora proyecto de resolution, y este remite

1hora

a Asesoria Jurfdica.

6) Asesoria Jurfdica visa proyecto de resolution y devuelve a Ofic.

de Resoluciones.
1 7) Ofic. Resoluciones, deriva proyecto de Resolution para visacion
por las jefaturas: Administration, Gestion Institutional, y para
Firma del director UGEL.
8) Ofic. Resoluciones registra, numera la Resolution Directoral
(RD), distribuye copias a Planillas, Escalafon, AGI, NEXUS,
Secretaria General (2 originales de la RD)
9) Secretaria General registra la Resolution Directoral y dispone la

notification al solicitante.

1hora
.

1dia

1dia

1dia

5 dias y

FIN (duration dfas habiles)

3/2

horas

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 9

c/0

J&90-X

cdAd

v-himO
/y,

Purima

/o ol

/io<n

Purim

\Puriin3c

diagramaci6n del proceso resoluciGn de reconocimiento de asignaci6n por TIEMPO DE SERVICIOS (25 Y 30 ANOS)

Usuario

Unidad de
Escalafdn

Trmlte

Documentario

Oficina de
Personal

Oficina de
Resoluciones

Unidad
planillas

Asesorfa

Secretaria

Juridica

General

Inicio
Proyecta

Verifica, visa

Presenta FUT
i Recepcion

Elabora
informe
escalafonario

resolucidn

Verifica, visa
resolucidn

-"X

Realiza

clculo

cor respond iente

Registra, foliado
Asigna N2 Exp.

Registra, asigna N ;
RDyfecha

Hace visar
con: Admr.,
AGI, Dir.
UGEL,
distribuye
copias a

escalafdn,
AGI, NEXUS,
Secretaria

General

1
|Notificaci6n j

Firma cargo

Fin

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 10

al solicitante

PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE PAGO DE

REMUNERACIONES Y PENSIONES (Constancia de

CODIGO:
DISPOSITIVO: Base Legal

Haberes)

OBJETIVO

Expedir Constancias de Pago de Remuneracion, Pension y/o descuentos que acrediten

tal segun la Planillas de Remuneraciones y Pensiones.

BASE LEGAL
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Ley del Presupuesto para el ano fiscal vigente.

fade

Directiva de Tesoreria para el ano fiscal vigente.

Ley Ne 28044 Ley General de Educacion
DIRECCI

Ley N 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por

>'/fchc*,
?<?/ c/e du3

Decreto Supremo N 004-2013-ED.

276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de

Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM

Decreto

Legislativo

REQUISITOS
0chi

FUT precisando informacion sobre condicion laboral y periodo de los cuales se solicita

constancia e instituciones laboradas.

Resolucion de contrata y nombramiento.

Recibo de pago por derecho contancia de haberes.

ORIGEN

Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.

>ONAL
hin

(8,

eqioQ/

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 11

DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION
Expedition De Constancia De Pago De Remuneraciones y/o
Pensiones
1) Ingreso de la solicitud y foliation a traves de la Oficina de Tramite
Documentario, quien deriva el Expediente a Ofic. del Cajero-

TIEMPO/
DIAS

Cada hora

Pagador.
2) Oficina Cajero-Pagador revisa en la Planilla de Pago de
Remuneraciones los datos del Trabajador de acuerdo a las fechas
solicitadas, y prepara el proyecto de Constancia de Pago de
Remuneraciones (original y copia) con los siguientes datos:
institution educativa del solicitante
Mes

\<3

'

Ano
direcci6/s'- 5,
A.

2 dias

Remuneration Basica

G..< <?/,

Remuneration Personal
Remuneration Transitoria
Regimen laboral aplicable
Regimen pensionario

- .-. cs
Ns'i

s*
Sr

Monto

J J1 -Jy
ApJlSTRAClON

3) El proyecto de Constancia de Pago de Remuneraciones es remitido

por el Cajero-Pagador al Responsable de Planillas, para su visacion
correspondiente y envio a la jefatura del Area de Administration.

>2 hora

El Jefe del Area de Administration firma la Constancia de Pago de

Vi hora
Remuneraciones y devuelve a Cajero-Pagador.
5) Cajero-Pagador registra y remite una Original de la Constancia de
Pago de Remuneraciones a la Oficina de Tramite Documentario
Vi hora
(Mesa de Partes) y este notifica al solicitante la Constancia
indicada.
2 dias y 2
FIN (duration dias habiles)
Vi horas

4)

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"nn-, P0ioo3<

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 12

a?:

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JC-

Vurirr.3

DIAGRAMAClPN DEL PROCESO EXPEDICIpN DE CONSTANQAS DE PAGO DE REMUNERACIONES Y

Trmlte

Usuario

Unidad Cajero Pagador

Documentario

PENSIONES (Constancia de Haberes)

Firma

Revisa en Plan illa de Pago de Remuneraciones, datos del

Trabajador de acuerdo a fechas solic'rtadas, y prepara proyecto de
Constancia de Pago de Remuneraciones (original y copia) con
datos:

Imcio

....

institucion educativa del solicitante

Recepci6n de

Presenta FUT

Registra, Foliar,
asigna N$

Expediente

Notifica a I
solicitante la

Firma cargo

Constancia

Mes
Ano

Verifica. visa

Remuneracion Basica
Remuneracion Personal
Remuneracion Transitoria
Regimen laboral aplicable
Regimen laboral pensionario
Monto

Remite original

indicada

Registra, Archiva
7

(
\

Fin

Expediente

)
y

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Ad mlnistracidn

Unidad de planillas

Pag. 13

constancia
_____
____

PROCEDIMIENTO

051600 .
"

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

\v

ELABORACI6N DE INFORME ESCALAFONARIO

CODIGO:

DISPOSITIVO: Base Legal

OBJETIVO

n5j/ de

Informar al usuario sobre la actualization de su legajo personal.

BASE LEGAL

Ley N 27815, Ley de Codigo de Etica de la Funcion Publica

Ley N9 28044, Ley General de Educacion

Ley N 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por

Decreto Supremo N 004-2013-ED.

Decreto Legislative N9 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de

Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM

a- 6- R

ZVJ

REQUISITOS
Formulario Unico de Tramite (FUT), precisando informacion sobre condicion laboral
(nombrado o contratado).
En caso de contratado presentar resoluciones y constancias de pago.

Recibo por derecho de informe escalafonario.

ORIGEN

Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.

DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS

&

DESCRIPCION
Elaboracion De Informe Escalafonario

IncV'A

TIEMPO/
DIAS

1) Ingreso de la solicitud y foliacion a traves de la Oficina de Tramite

Documentario, quien deriva el Expediente a Escalafon.

Cada hora

2) Escalafon elabora Informe Escalafonario remite el expediente a

Especialista de Personal.

En el dia

3) El Especialista Personal visa informe y remite el proyecto de

Informe Escalafonario para su envio al Jefe del Area de
Administracion.

Vi hora

4) El Jefe del Area de Administracion firma el Informe Escalafonario y

devuelve a Escalafon.

V2 hora

5) Escalafon envia a oficina de Tramite Documentario, este notifica al

solicitante el Informe Escalafonario.

En el dia

FIN (duracion dias habiles)

2 dias y 2

horas

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 14

"W.'/

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"

\& a7*VV.O$

SsPurimac

sMpunti

diagramaci6n del proceso elaboraci6n de informe escalafonario

Usuario

Trmlte

Documentario

Unidad Escalafdn

Oficina de Personal

Verifica,
Firma
Informe
escalafonario

Inicio

Presenta FUT

Recepcidn de
FUT

Elabora informe escalafonario

Verifica, visa j

Registra, Foliar,
asigna N<*

Expediente

Firma cargo

Ad ministracldn

Notif ica a I
solicitante

Rem'rte original

Registra, Archiva

Expediente

Fin

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 15

PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

VISACION DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

CODIGO:
DISPOSITIVO: Base Legal

OBJETIVO

Verificar la conformidad del Certificado de Estudios con las Actas de Evaluacion Final,
recuperacion y subsanacion que emiten las Instituciones Educativas publicas y privadas del nivel
primaria, secundaria y superior.
BASE LEGAL

.4
Ley N9 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General

II

Ley N9 28044, Ley General de Educacion y su Reglamento aprobado por

Decreto Supremo N 011-2012-ED.

REQUISITOS
FUT.

Certificado de Estudio original.

Recibo por derecho de pago en Caja, conforme al TUPA.
(Opcional) Para estudiantes que hayan estudiado fuera del la provincia de
Chincheros adjuntar copia del certificado de estudios de la Institucion Educativa
donde realizo estudios.
ORIGEN

Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 16

DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS

oSTe>

DESCRIPCION
Visacion De Certificados De Estudios

f\n
e\
>S>
Cj

DIRECci

Vp/'C/4'
o?'Rchcfv-c
N/c/c Edvi0/

TIEMPO

/DIAS

1) Ingreso de la solicitud y foliacion a traves del area de Tramite

Documentario y este envfa a Certificaciones.

Cada
hora

2) El Responsable de Certificaciones, verification de notas, codigo

modular, en SIAGIE, codigo de estudiante.

7i hora

3) Revisa y ubica en el Archivo de Actas promocionales

respectivas de la institution educativa, instituto superior Vi hora
tecnologico.
4) Verifica el certificado de estudios con los calificativos, nombre
y apellidos, anos de estudios, sellos y firmas, especialidad

(caso de institutos) que figuran en el Acta Consolidada

Zi hora

correspondiente/SIAGIE.
O'

5) Visado por responsable de certificaciones.

Yi hora

6) visado por director de AGP deriva a unidad de certificaciones.

a '//) cho<

F.is>

7) El responsable de Unidad de certificaciones, registra el

certificado firmado y visado, y remite a Tramite Documentario
y este notifica al solicitante del certificado de estudios.
FIN (duration dias habiles)

3p

En el dia

1dia y 3
horas

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Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 17

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DIAGRAMACIpN del proceso visaciOn de certificados de estudios

TrSmite
Documentario

Usuario

Unldad Certificaciones

AGP

Verifica,
Firma y Visa

Inicio

Verificacion de notas, codigo modular, codigo de

estudiante.
Revisa y ubica en el Archive de Actas promocionales
Recepadn de
FUT

Presenta FUT

Registra, Folia,
asigna N2

Expediente

Notifica al
solicitante

Firma cargo

Fin

respectivas de la institucion educativa, instituto

superiortecnologico.
Verifica el certificado de estudios con los
calificativos, nombre y apellidos, afios de estudios,
sellos y firmas, especialidad (caso de institutos) que
figuran en el Acta Consolidada correspondiente/
SIAGIE.

Expediente visado

Remite origina

Registra, Archiva
Expediente

Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros

Pag. 18