Instrumento de Supervisin Modalidad Comunitaria

1. Componente Familia Comunidad y Redes

INSTRUMENTO DE SUPERVISIN
MODALIDAD COMUNITARIA
1. COMPONENTE FAMILIA, COMUNIDADES Y REDES SOCIALES

Directora General
Cristina Plazas Michelsen
Ao 2016
1

Componente Familia, Comunidades y Redes Sociales

Responsable: Familia Entidad - Centro Zonal

Instrumento de Supervisin Modalidad Comunitaria

1. Componente Familia Comunidad y Redes

VARIABLE Y DEFINICIN
1. Registro civil:
Se refiere a
la
garanta
y
reconocimiento de la ciudadana e
identidad de los nios y nias
mediante el registro civil.

INSTRUCTIVO
Verifique en las carpetas de los nios y las nias inscritos en
la Unidad de Servicio y establezca de acuerdo con el
Formato Anexo 1 Documentos Beneficiarios diligenciando
los datos del beneficiario de acuerdo a la situacin
encontrada. (Nuip, edad, nombre y si cuenta o no con el
registro civil en las condiciones solicitas)

Nota:

Para la verificacin tenga en cuenta los siguientes criterios:

1. En caso de no tener el Registro

Civil, la familia puede solicitar el
apoyo de la Entidad Administradora
de Servicio, el agente educativo
comunitario
(padre
o
madre
comunitaria), y del Centro Zonal del
ICBF, o de la entidad competente.

1. La fotocopia del registro civil que reposa en las carpetas de

las nias y las nios es legible y sin enmendaduras.
2. Anotaciones en el registro de novedades en el que se hace
el requerimiento de la copia del registro civil de nacimiento
(no aplica si cumple con el criterio 1).

3. Actas de compromiso con un tiempo no mayor a dos

2. Cuando alguno de los nios y nias meses con padres o cuidadores para la consecucin del
no tiene registro civil se debe generar registro civil de los nios y nias (no aplica si cumple con el
una Situacin de Accin Inmediata.
criterio 1).
4. Cartas de gestin ante Entidades Competentes con un
tiempo no mayor a dos meses con su respectivo seguimiento
(no aplica si cumple con el criterio 1).

Tiempo para exigir la variable: A

partir de la inscripcin del nio o
nia a la Unidad de Servicio

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Responsable: Entidad

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VARIABLE Y DEFINICIN
2. Ficha de caracterizacin socio familiar:
Hace referencia a la obtencin de
informacin de los nios, nias y sus
familias
sobre
las
condiciones
materiales de vida, las experiencias y
relaciones sociales en las que viven,
la cual es necesaria para planear las
acciones
que
promueven
su
desarrollo integral.

INSTRUCTIVO
Verifique en las carpetas de los nios y las nias inscritos en
la Unidad de Servicio y de acuerdo a la situacin encontrada,
transcriba en el Formato Anexo 1 Documentos
Beneficiarios si cuenta o no con la ficha de caracterizacin
sociofamiliar en las condiciones solicitas)
Tenga en cuenta los siguientes criterios:
1. En la carpeta de los nios y las nias reposa la ficha de
caracterizacin socio-familiar.
2. Se encuentra totalmente diligenciada con esfero.
3. Se encuentra en buenas condiciones y sin enmendaduras

4. Si la Unidad de Servicio cuenta con un diagnstico de la

caracterizacin del grupo de familias que contemple aspectos
como (Redes familiares, redes sociales, aspectos culturales,
Tiempo mximo para exigir la aspectos del contexto y aspectos tnicos cuando se requiera)
variable: A partir del segundo mes
de iniciadas las actividades en la
Unidad de Servicio
VARIABLE Y DEFINICIN
3. Orientacin a la familia sobre
condiciones para el desarrollo de
los nios y nias:
Se refiere a las acciones que se
desarrollan en la Unidad de Servicio,
con el fin de orientar y/o apoyar a la
familia
en
temas
significativos
relacionados con el desarrollo infantil
y la vida familiar.

INSTRUCTIVO
A partir de la documentacin existente en la Unidad de
Servicio, determine la existencia de evidencias que den
cuenta de la planeacin y desarrollo de actividades de
formacin a las familias de los nios y las nias.
Verifique el cumplimiento de los siguientes criterios:
1. Plan de Formacin con cronograma para padres de familia,
que sea acorde con el diagnstico de la caracterizacin de las
familias, incluye (temas, metodologa, responsables, tiempo y
descripcin del tema).

Nota: Si la visita es realizada antes

de tres meses de haberse iniciado las 2. Actas de capacitacin y planillas de asistencia de las
actividades de formacin con un porcentaje mnimo de
actividades en la unidad de servicio,
participacin del 70% de las familias.
es vlido contar con el plan de
formacin
derivado
de
la
3. Formatos de evaluacin de talleres formativos. (con una
caracterizacin de las familias, sin
muestra representativa, teniendo en cuenta el nmero de
evidencias de su aplicacin.
asistentes al taller)
Tiempo mximo para exigir la 4. Cartas de gestin ante entidades del sector para el trabajo
variable: A partir de los 3 meses de
con familias con su respectivo seguimiento.
inicio de las actividades en la
Unidad de Servicio

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VARIABLE Y DEFINICIN
INSTRUCTIVO
4. Servicios institucionales de Identifique si la Unidad de Servicio cuenta con documentos
donde se evidencie que se informa a las familias de los
derechos.
Hace referencia a que la Unidad de nios y nias, sobre la existencia y acceso a servicios
institucionales competentes para actuar ante situaciones de
Servicio cuenta con la informacin amenaza o vulneracin de derechos, de igual manera, que
actualizada de las instituciones esta informacin divulgada se encuentre actualizada.
competentes
para
conocer
Tome como fuentes de verificacin, las siguientes:
situaciones de amenaza o de
vulneracin de los derechos de los 1. Evidencias sobre las acciones informativas a las familias.
nios y las nias y a partir de ello
informa a las familias para acceder a 2. Directorio visible y actualizado de servicios institucionales
para la atencin de las situaciones de amenaza o
los mismos.
vulneracin de derechos.

Tiempo mximo para exigir la

variable: A partir del inicio de las
actividades en la Unidad de
Servicio.
VARIABLE Y DEFINICIN
5. Gestin para la atencin
psicosocial:
Entendida como la accin que
desarrolla la madre comunitaria con el
Centro
Zonal,
los
padres
o
responsables de los nios y nias y
otras instituciones, para garantizar
que sean atendidos los nios y nias
que requieren este servicio.

INSTRUCTIVO
Revise en las fichas de caracterizacin socio familiar en el
Modulo II Nios y nias menores de 5 aos, parte G,
literales G10 al G13, las caractersticas particulares de cada
uno de los nios y nias vinculados a la Unidad de Servicio y
a partir del dialogo con la madre comunitaria verifique:

Nota: En las comunidades indgenas

la
gestin
psicosocial
tambin
involucra a las autoridades indgenas,
taitas, mamas, payes, jaivanas,
sabedores, mamos entre otros, los
cuales se asocian a los mdicos
tradicionales o a los ancianos de las
comunidades, por lo tanto la gestin
no solo se debe medir con la
articulacin con centro zonal.

2. Si realizo remisin de los casos que ameritan atencin

psicosocial al Centro Zonal u otras entidades facultadas en el
tema. Para ello Verifique en las carpetas de los nios y nias
si se cuenta con soporte de remisin.

1. Si la madre comunitaria identific condiciones de riesgo

que determinen la necesidad de atencin psicosocial de los
nios y nias.

3. Identifique a partir del dilogo con la madre comunitaria, si

report al Centro Zonal la necesidad de atencin psicosocial
de algn nio o nia. En caso afirmativo, indague con ella si
el Centro Zonal efectivamente realiz algn tipo de atencin
para cada uno de los nios o nias reportados.

No aplica: Si no se ha presentado
ningn caso que amerite atencin
psicosocial y si la madre comunitaria
no remiti al Centro Zonal la
necesidad de atencin psicosocial
para algn nio o nia.
Tiempo mximo para exigir la
variable: A partir del inicio de las
actividades en la Unidad de
Servicio
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VARIABLE Y DEFINICIN
6. Orientacin a la familia para el
acceso a la educacin formal:
Hace referencia a las acciones que se
desarrollan en la Unidad de Servicio, para
informar y sensibilizar a la familia de los
nios y nias, que cuentan con la edad
para ingresar a la educacin formal.

INSTRUCTIVO
Identifique en la Unidad de Servicio si se realizan acciones de
sensibilizacin e informacin a las familias de nios y nias que
estn en edad de egresar de la Unidad de Servicio, con el fin de
orientar su ingreso a la educacin formal.
Verifique la existencia de evidencias que den cuenta de:

No Aplica: Cuando en el momento de la 1. Tiene un registro de los nios y nias con edad para egresar de la
visita no hay nios y nias prximos a UDS para acceder a la educacin formal.
egresar.
2. Tiene soportes que evidencien la sensibilizacin a las familias
usuarias sobre la importancia de la vinculacin de los nios y nias a
los servicios educativos formales.
Tiempo mximo para exigir la variable
a partir del segundo mes de iniciadas
las actividades en la Unidad de
Servicio.

3. Tiene soportes que evidencien la Informacin brindada a las

familias sobre las instituciones educativas de su localidad, barrio,
sector, etc., y los requisitos necesarios para la vinculacin de los
nios y nias a las instituciones educativas.

VARIABLE Y DEFINICIN
7. Pacto o Manual de Convivencia.
El pacto o manual de convivencia hace
referencia a estilos democrticos que
generan relaciones de negociacin y
acuerdos. La finalidad del pacto de
convivencia es lograr la regulacin de las
relaciones entre todos los actores de la
Unidad de Servicio.

INSTRUCTIVO
Verifique en la Unidad de Servicio la existencia de un pacto o
manual de convivencia y solicite soportes que permitan evidenciar el
cumplimiento de los siguientes criterios:

Nota: El Manual de Convivencia en

algunas Unidades de Servicio, ha sido
elaborado y aplicado bajo principios de
inclusin, equidad y respeto, con la
participacin de los nios, nias, familias
y/o cuidadores y el equipo institucional;
por lo tanto es vlido este documento
como Pacto de Convivencia

3. Incluye regulaciones para el equipo de trabajo de la UDS, para las

familias y para los nios y nias.

1. Formalizado en un documento.
2. Construido con la participacin de diferentes actores de la
comunidad institucional.

4. Las regulaciones definidas no atentan contra la dignidad y

derechos de los nios y nias, tales como: Golpes, insultos entre
otros.
5. Conocido por las familias, los nios y las nias y talento humano
de la Unidad de Servicio
6. Actualizado mnimo cada 2 aos (slo se evala este criterio si
lleva ms de dos aos de elaborado el primer manual o pacto de
convivencia).

Tiempo mximo para exigir la variable

a partir del segundo mes de iniciadas
las actividades en la Unidad de
Servicio.

7. En las carpetas de los nios y nias vinculados a la Unidad de

Servicio reposa el acta de formalizacin de los acuerdos y
compromiso debidamente diligenciada y firmada por la madre, padre
y/o cuidador y la Unidad de Servicio. Transcriba en el Formato
Anexo 1 Documentos Beneficiarios si cuenta o no con el acta de
compromiso.

Ao 2016
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Anexo 1 DOCUMENTO BENEFICIARIOS

Aplica para las Variables 1, 2 y 7
Instrucciones:
1. Identifique en las carpetas de los nios y nias que asisten a la modalidad y verifique qu documentos o soportes se encuentran en cada una
de ellas.
2. Seale con una X en la casilla correspondiente la condicin del documento hallado.

Documento

Registro civil

Ficha de
Caracterizacin
Socio Familiar

Actas de
compromiso de
padres de familia

EXISTENCIA

EXISTENCIA

EXISTENCIA

SI
N0

NUIP

EDAD

NO

SI

NO

SI

NO

Nombre

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
TOTAL

Ao 2016
6