Oficios judiciales: pautas de confeccin

Por Javier Antonio Cornejo(*)

-En un proceso judicial, los letrados no confeccionan nicamente escritos, sino que
tambin deben realizar diversas piezas procesales, como ser oficios, pliegos de
posiciones, interrogatorios de testigos, convenios, cdulas, mandamientos, testimonios,
etc.
-Es por ello que en este trabajo analizaremos las pautas de confeccin del oficio
judicial, documento relevante en un proceso y que muchas veces abunda en un
expediente judicial. A dicho fin, expondremos las generalidades de la pieza, y luego
presentaremos modelos.
-Nos centraremos en las normas del Cdigo Procesal Civil y Comercial de la Nacin
(CPCCN), destacando la aplicacin de la Ley 22.172, y algunas particularidades de su
confeccin segn la legislacin bonaerense (CPCCBA).

I- Generalidades
-Los oficios son comunicaciones escritas ordenadas por el tribunal, y que pueden tener
como destinatarios tanto reparticiones pblicas, como personas jurdicas privadas o
personas fsicas.
-En el mbito nacional, dicha pieza se encuentra regulada en el artculo 131 del
CPCCN, que establece Toda comunicacin dirigida a jueces nacionales por otros del
mismo carcter, se har mediante oficio.
-En similar sentido, en el mbito de la provincia de Buenos Aires, el artculo 131 del
CPCCPBA establece Toda comunicacin dirigida a los jueces de jurisdiccin
provincial por otros del mismo carcter, se har mediante oficio
Son varios los supuestos en los cuales la legislacin procesal establece el oficio como
medio de comunicacin. A ttulo de ejemplo, podemos citar en el mbito nacional los
artculos 333 (requerimiento de prueba documental a entidad privada); 341 (citacin a
una provincia como demandada); 407 (declaracin confesional por oficio); 538
(embargo de bienes registrables).
Asimismo, en ambas jurisdicciones, los artculos correspondientes a prueba de
informes (arts. 396 y s.s. del CPCCN, y 394 y s.s. del CPCCBA) prevn el oficio como
pieza que se libra para la produccin de dicha prueba.

II- Contenido del oficio

-Para graficar el contenido de un oficio, podemos destacar en su estructura las siguientes
partes.
- El encabezado. El mismo est conformado por: a) un ttulo (vgr. oficio judicial,
oficio de embargo de haberes); b) un destinatario (la persona o entidad a la que va
dirigido); c) la presentacin (quien suscribe el oficio declara en qu actuaciones se
orden la pieza, su ubicacin y dems datos identificatorios); d) la comunicacin
propiamente dicha (vgr. los datos que la entidad debe informar, la orden de embargar el
bien registrable, etc).
- Cuestiones especiales aplicables a un oficio en particular. La legislacin procesal
prev para ciertas comunicaciones requisitos especiales. Por ejemplo, en el Reglamento
para la Justicia Nacional el artculo 52 establece: Los oficios que se libren para la
anotacin de embargos o inhibiciones debern expresar, en cuanto fuere posible, el
nombre, estado, nacionalidad, edad, domicilio, profesin y datos de enrolamiento del
embargado o inhibido. Se indicar, adems, los nombres de sus padres y del cnyuge si
fueran conocidos.; asimismo, el artculo 59 exige: Para la transferencia a cuentas
bancarias deber detallarse el nombre del beneficiario, la cantidad a transferir, el banco,
con especificacin de casa o localidad, y el nmero o libro o folio de la cuenta
bancaria.
-Por su parte, en lo que respecta a la prueba informativa, el artculo 400 del CPCCN y
el 398 del CPCCBA establecen que debe consignarse la prevencin que corresponda
con relacin al plazo y recaudos para la contestacin.
Asimismo, la legislacin especial aplicable a la institucin destinataria del oficio
tambin puede contemplar requisitos particulares; como ejemplo podemos citar el
Digesto de Normas Tcnico Registrales (DNTR) aplicable a las tramitaciones que se
realizan ante los Registros de la Propiedad del Automotor, que establece -en su Ttulo II
Captulo II Seccin 3-, la obligatoriedad de consignar en los oficios librados en juicio
sucesorio la identificacin del automotor y datos completos de las personas a cuyo favor
se ordena la inscripcin (nombre, apellido y nmero de documento).
-Como se ver ms adelante, tambin la Ley N 22.172 establece un contenido especial
para los oficios dirigidos a tribunales de otra jurisdiccin (mencin sobre la
competencia del tribunal oficiante, nombre de las partes, objeto o naturaleza del juicio y
el valor pecuniario, si existiera).
- La transcripcin de la resolucin que lo ordena.
- La indicacin de las personas autorizadas para diligenciar el oficio.
- El cierre. Conformado por un saludo de estilo (vgr., sin otro particular, saludo a Ud.
Atte.), y el sello y firma de la persona habilitada para suscribirlo.

Veremos en el punto siguiente, que en varios supuestos los oficios debe ser firmados por
los funcionarios judiciales (Juez, Secretario, o ambos). En estos casos, ser el letrado
quien se encargue de la confeccin de la pieza, para luego dejarla a confronte, es decir,
para que un empleado del Juzgado controle su correcta confeccin. Si el proyecto de
oficio realizado por el letrado es correcto, el empleado lo pasar a la firma del
funcionario o magistrado.
-En los oficios que se libren en la Capital Federal, no es obligatorio consignar el
nombre y apellido de los respectivos magistrados o funcionarios titulares o interinos del
tribunal, pero s debe consignarse la sede del juzgado o tribunal que entiende en la causa
(Acordada CSJN 43/1974).

III- Firma del oficio

-El principio general est contenido en el artculo 38 (tanto del CPCCN como del
CPCCBA) que establece que es funcin del Secretario suscribir los oficios ordenados
por el Juez.
-Como primera excepcin a este principio general, el mismo artculo prev en el mbito
nacional que las comunicaciones dirigidas al Presidente de la Nacin, ministros y
secretarios del Poder Ejecutivo y magistrados judiciales, sern firmadas por el Juez. Por
su parte, en el mbito de la provincia de Buenos Aires debe suscribir el Juez los oficios
dirigidos al gobernador de la Provincia, ministros y subsecretarios del Poder Ejecutivo,
funcionarios de anloga jerarqua u magistrados judiciales.
-Se destaca que en ambos supuestos, la confeccin del mismo estar a cargo del
profesional interesado en dicha pieza procesal, quien dejar el proyecto de oficio a
confronte en el Juzgado [1], para que luego el mismo sea firmado por el funcionario
competente. El Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil contempla las pautas
que debe seguir el personal del Juzgado responsable del confronte [2].
-Como segunda excepcin, los artculos 400 del CPCCN y 398 del CPCCBA,
establecen que firmar y sellar el letrado patrocinante los oficios de pedido de informe,
testimonios y certificados, y la remisin de expedientes ordenados en un juicio. Deber
el letrado transcribir la resolucin que ordena el libramiento del oficio, salvo en los
supuestos de oficios dirigidos a bancos, oficinas pblicas, o entidades privadas que
tuvieren por nico objeto acreditar el haber del juicio sucesorio, los que sern
presentados directamente por el abogado patrocinante, sin necesidad de previa peticin
judicial.
-Se destaca que cuando en la redaccin de los oficios los profesionales se apartaren de
lo establecido en la providencia que los ordena, o de las formas legales, sern pasibles
de sanciones disciplinarias, ya sea de oficio o a peticin de parte.
-Otra excepcin es la que analizaremos en el punto siguiente, cuando el oficio tiene
como destinatario otro tribunal de distinta jurisdiccin, ser de aplicacin la Ley N
22.172, que prev en dicho supuesto la suscripcin de la pieza por parte del Juez y del
Secretario en conjunto.

IV- Oficio Ley N 22.172

-La Ley N 22.172 contempla dos supuestos vinculados con la comunicacin por oficio,
correspondiendo a cada uno distintos requisitos especiales para la confeccin de la
pieza.
IV.1- Comunicaciones entre tribunales de distinta jurisdiccin:
-Las comunicaciones entre tribunales de distinta jurisdiccin territorial, se realizar
directamente por oficio, sin distincin de grado o clase, siempre que ejerzan la misma
competencia en razn de la materia.
Segn el artculo 3 de la referida Ley, dicho oficio no requiere legalizacin y debe
contener:
1. Designacin y nmero del tribunal y secretara y nombre del juez y del secretario.
2. Nombre de las partes, objeto o naturaleza del juicio y el valor pecuniario, si existiera.
3. Mencin sobre la competencia del tribunal oficiante.
4. Transcripcin de las resoluciones que deban notificarse o cumplirse y su objeto
claramente expresado si no resultase de la resolucin transcripta.
5. Nombre de las personas autorizadas para intervenir en el trmite.
6. El sello del tribunal y la firma del juez y del secretario en cada una de sus hojas
IV.2- Pedidos de informe, notificaciones y citaciones en otra jurisdiccin:
-Los pedidos de informe y citaciones que deban realizarse en una jurisdiccin distinta a
la que tramita el juicio, no requerirn la comunicacin por oficio al tribunal local.
Cuando la pieza que se ordene fuere un oficio, se regir en cuanto a sus formas por la
ley del tribunal de la causa, y se diligenciar conforme las normas del lugar donde
deban practicarse.
Al igual que las cdulas cuya tramitacin se rige por la Ley N 22.172, estos oficios
llevarn en cada una de sus hojas y documentos que se acompaen el sello del tribunal
de la causa y se har constar el nombre de las personas autorizadas para intervenir en el
trmite. El oficio, debe ser presentado ante la oficina destinataria del mismo, por un
abogado o procurador matriculado en la jurisdiccin a la que va dirigida. Por lo tanto, si
la o las personas que figuran en el oficio como autorizadas no tienen ste carcter,
debern sustituir facultades en otro profesional matriculado en la jurisdiccin
destinataria de la diligencia.
Es de destacar que conforme el artculo 12 de Ley N 22.172, las medidas judiciales
-entre ellas los oficios- tramitadas en otra jurisdiccin generan honorarios a favor de los
letrados intervinientes en ellas, sea que se lleven a cabo con o sin intervencin del
tribunal de la localidad en que se cumplieron, como sera en este ltimo caso una
inscripcin en los registros locales. La regulacin de estos estipendios corresponder y
debe solicitarse al tribunal local, y se practicar de acuerdo a su ley arancelaria. La ley
de honorarios de abogados y procuradores 21839 -de aplicacin en Capital Federal y
tribunales federales con asiento en las provincias-, no trae previsiones al respecto, por lo
que el juez nacional deber utilizar las pautas del art. 16 de dicha norma para fijar la
retribucin letrada por estas tareas; en cambio, la ley de aranceles bonaerense 8904
contiene en su art. 50 exhaustivas previsiones segn el acto de que se trate, v. gr. se
regularn dos ius por cada notificacin o acto semejante [3].