LA MOLESTA DE PLANIFICAR

Adaptacin y traduccin del captulo titulado The Planning Hassle, Pginas 25 a 35, del libro Quality Without
Tears, del escritor Philip B. Crosby, realizada por Bernardo Castao Correa para sus cursos y seminarios.

Con el objetivo de mostrar un ejemplo detallado de Planificacin Corporativa, hice una bsqueda de aquella
compaa, que otros planeadores consideran que tiene el mejor sistema. Anticipo que sta fue una tarea muy
difcil, pero rpidamente entend, que el pros pro (Lo mejor) de la Planeacin era Light Blue Corporation (LB).
Su sistema era reverenciado en los diferentes crculos de planeacin y los Presidentes de otras empresas,
constantemente estaban contratando ejecutivos Junior de LB para implementar sistemas similares en sus
organizaciones.
No existan historias negativas acerca de LB o de su genio de la Planeacin, el Vicepresidente Senior, Harrison
Wilson. El seor Wilson acept verme en 10 das y dedicarme toda una tarde para responder a mis preguntas.
Tambin prometi contactarme con otros ejecutivos que usaban el sistema de planeacin en sus trabajos del
da a da.
Haciendo honor a su palabra, Harrison Wilson me recibi a las 12:30 y me invit a su oficina.
Me gusta empezar las reuniones a esta hora, me dijo, Porque todo el mundo est almorzando y nadie
interrumpe, yo solo como una manzana, as que el almuerzo no es lo ms importante para m.
Intercambiamos ancdotas por un momento, descubriendo que ambos tenamos amigos en comn y que
incluso podramos haber jugado en equipos contrarios, en un torneo interclubes de golf en Connecticut el ao
anterior.
Harrison me pregunt qu tanto saba del sistema de LB. Le repliqu que a pesar de que tena alguna
informacin, sta podra estar incompleta, as que apreciara mucho que pudiramos empezar desde el
principio, asumiendo que no conoca nada. Eso pareci agradarle mucho, pues coment que eso hara el
proceso ms fcil. Lo que perseguimos con nuestro sistema, es saber exactamente dnde estamos a cada
momento y estar conscientes de cmo se estn conduciendo nuestras diferentes operaciones. El seor
Rocque, nuestro Presidente, est decidido a que no tengamos sorpresas. Pero de igual forma est
comprometido con que los ejecutivos que asignamos para manejar las diferentes operaciones, tengan la
suficiente libertad de movimiento para tomar acciones, cuando sea necesario. As que buscamos un ptimo. En
efecto, yo llamo nuestro sistema como el concepto Accin ptima, o de manera corta AO.
Not que LB era una empresa diversificada en seis grupos, cuatro de ellos con orientacin a la manufactura y
los otros dos con orientacin financiera o de servicios. Eso fue lo que entend, del material que previamente
Harrison me haba enviado.
Si, dijo l, Estamos diversificados, pero usamos el mismo sistema AO como base, en todas las divisiones. Lo
que importa son las actividades de todas las personas involucradas, cmo llevan a cabo sus responsabilidades,
no como son vistos sus productos o servicios. Esto hace parte del concepto de mercadeo, el cual por supuesto
integramos dentro del concepto AO.
As que su planeacin es por y para la gente, sonre. l me devolvi la sonrisa de manera tmida, pero asinti
con la cabeza.
Ciertamente no existe razn alguna de que se haga, si no beneficia a nadie. Esa es una de las razones por las
cuales llevo a cabo revisiones trimestrales, para validar que el material s se est usando. Nosotros no
planeamos simplemente por el amor a la planeacin. El proceso tiene que pasar la prueba de utilidad.

En la primavera, cubrimos las proyecciones de mercado para los prximos tres aos, qu estamos viendo que
pasa, cmo afectar cada divisin y cul es la vista general. La gente de Mercadeo lidera esta parte del
proceso, pero mi gente est ah para empujar.
Cada planta, de cada divisin, viene con sus proyecciones; en ese momento todos pueden escuchar lo que
est pasando en el resto de la corporacin, pues todos atienden las presentaciones bsicas. Toma unas dos
semanas participar en todo.
Dnde hacen eso?, Pregunt.
Usualmente nos apoderamos de alguno de los grandes sitios de reuniones en las colinas de Poconos, replic.
Nos dan una buena tarifa, pues en esa poca no pasan muchas cosas por all. Y uno de los valores reales de
este tipo de reuniones, es la oportunidad que tienen todos los ejecutivos de mezclarse y conocerse unos a
otros
Despus de la encuesta de mercadeo, que se hace a principios del verano, empezamos con las proyecciones
financieras. stas son hechas en los niveles de grupos y divisiones. Queremos saber cmo se van a comportar
las ventas, mrgenes, inventarios, compensaciones y otras cifras, en los prximos tres aos. Tambin
preguntamos por cifras para cinco aos, pero eso es ms por ejercicio
Quin pone todo eso junto, desde el punto de vista de las plantas?
Principalmente el Gerente de la planta y los responsables de cada departamento. Tenemos un soporte de
planeacin en cada planta, que representa a mi oficina, pero el trabajo principal es responsabilidad de las
personas de la planta. Queremos que sea su programa. De lo contrario, no podra llevarse a cabo.
Pero cundo se junta toda esa informacin de proyecciones financieras?, pregunt. Acaso cada Gerente de
planta la enva a su oficina?.
l sacudi su cabeza pacientemente. El realmente quera que yo entendiera cmo funcionaba todo este
sistema.
El Presidente de cada divisin, rene toda la informacin y luego trabaja con su grupo de ejecutivos, para
garantizar que todo encaja. Usualmente, cada grupo me la enva a m, o quizs la discuten con el seor Rocque
para validar si todo est enrutado.
Luego, juntamos todas las cifras y las validamos con el Controler, quien las relaciona con los mrgenes de
ganancias las cifras del balance. Cuando todo eso est listo, tenemos una reunin general, usualmente
alrededor de la semana del cuatro de julio y todo el mundo puede ver las cifras juntas y al mismo tiempo.
Dnde tienen esa reunin?
Aqu, en las oficinas centrales. Tenemos un saln en el piso superior, que puede alojar a 175 personas de
manera confortable, permitindoles ver las pantallas. Me asegurar que usted pueda dar una vuelta por nuestro
saln y nuestro sistema de proyeccin. Tenemos algo nico en el mundo empresarial.
El seor Rocque siente que la gente trabaja ms duro y tiene ms lealtad, si cuenta con ms informacin. Esa
es una de las razones por las cuales nos concentramos en ese aspecto.
Y cunto tiempo duran esas reuniones?. Todas las personas asisten a todas las reuniones?
La visin general, que es presentada por mi personal ejecutivo, dura cerca de un da y medio. Luego, las
presentaciones de las Divisiones toman el resto de la semana. Sin embargo, no le pedimos al personal de una
divisin que se quede a las presentaciones de las dems divisiones, a menos que lo quieran hacer. Me
complace mucho decir que la mayora de ellos parecen querer. Ellos estn muy involucrados.

As que ahora ustedes tienen las proyecciones de mercado y tienen los aspectos financieros bien entendidos y
declarados. Utilizan el resto del tiempo en hacer seguimiento a estos objetivos?.
Oh Dios, no!, exclam. Esto es solo el comienzo. No te hace ningn bien solo saber lo que quieres lograr;
Tienes que meterte en la trinchera y determinar exactamente lo que debe hacerse para conseguir los objetivos.
Una vez que est listo el plan financiero, empezamos el plan de negocio.
En ese momento, el plan de negocios est en el punto en el que se tiene todo. Cada operacin tiene que decir
lo que van a hacer para conseguir esos objetivos, cunto capital requieren, si es que lo necesitan, qu clase de
problemas estn visualizando y qu creen que est haciendo la competencia.
Cunto tiempo les toma preparar esos planes?, pregunt. Los envan a su oficina para revisin?.
Ellos vienen a nuestra oficina, pero solo despus de que el personal de la divisin, el grupo de gente y el
personal de las oficinas principales, le da la bendicin. Acostumbrbamos que nos los enviaran a nosotros, pero
realmente eran incompletos. Esa fue una de las razones por las que creamos la escuela de planeacin. Cada
encargado de departamento de las plantas en la corporacin, asiste a una sesin de una semana. Gerentes de
planta y superiores asisten a una sesin especial de dos das.
Todos los aos?
Si, todos los aos. Queremos mantenerlos actualizados en las mejores tcnicas. Y usualmente tenemos una
sesin de dos das, que es despus de la reunin de fin de semana, del estado de la compaa con el
Presidente. El grupo de ejecutivos y los Presidentes de divisin, asisten a esa sesin, junto con el personal
directivo corporativo. Solo esperamos un poco y hacemos el curso. Ellos realmente adoran la oportunidad para
estar juntos.
Dnde funciona su escuela de planeacin?
Funciona en diferentes agradables resorts como Greenbrier, Broadmoor, Boca Ratn Club y otros. Eso da la
impresin de seriedad cuando lo hacemos as. Yo aprovecho para meterme en cada clase y mostrar mis
banderas
Estn sus ejecutivos realmente dedicados a planear a esa escala?, Eso no les quita mucho tiempo?
Realmente no toma tanto tiempo como piensa, dijo l. Pero es una inversin corporativa. Pensamos que es
bueno y que estaramos a la deriva si no lo hiciramos. Podemos identificar profundamente todas nuestras
actividades, hasta el ms pequeo aspecto. Si algo va mal, podemos determinar exactamente por qu y
aprender de ello.
Pero donde realmente ponemos todo junto, es en las presentaciones del plan de negocios. Esa es la parte ms
emocionante del ao. Cada divisin nos cuenta, planta por planta, operacin por operacin, qu es lo que va a
hacer durante los siguientes tres aos y cmo ser su desempeo respecto a los tres aos anteriores.
Cundo y dnde hacen esas sesiones?
Todo esto, a excepcin de las que se hacen para las operaciones de Latino Amrica y el lejano Oriente, se
hacen aqu. Vamos a Sao Paulo y Hong Kong para las otras. Agendamos la gran parte de noviembre y
diciembre para las reuniones del Plan de Negocios. Los Gerentes de ms alto nivel se sientan juntos.
El viejo, se asegura de hacerle a cada Gerente, al menos una pregunta; De esa forma ellos se convencen de
que l est interesado en los resultados. l es realmente un maestro en eso y nunca olvida lo que le
prometiste.
Despus de las reuniones del plan de negocios, qu pasa con el plan?

Bien, los planes como tal son archivados, pero el personal de operaciones empieza inmediatamente a auditar
la operacin para asegurarse que estn cumpliendo o excediendo lo programado. Cuando un problema
aparece, un equipo especial de tarea se crea para ayudar a la operacin, a resolver el problema. Debido a que
sabemos que es lo que debe estar pasando, podemos manifestar inmediatamente cundo algo est por fuera
de control.
Y despus del principio de ao?...
Empezamos el proceso de planeacin nuevamente. Es un proceso continuo, porque vivimos en un mundo
cambiante. Quiero pensar que los nuestros, con planes vivos; Podemos estar siempre actualizados y podemos
pegar duro cuando necesitamos accin.
Han hecho algn anlisis de cunto cuesta este proceso?.
Realmente no. Nos preocupa ms cunto nos costara no tenerlo. No podramos decir cmo operaramos.
Pero lo ms costoso es el personal de planeacin. Cerca de 97 personas en toda la compaa.
El ejecutivo de grupo Walter Thomas, era un partidario incondicional del sistema AO. Hace cinco aos no
sabamos haca donde bamos ni incluso dnde habamos estado?. Ahora podemos hacer un plan claro y
hacerle seguimiento semana a semana. Me reno con cada Presidente de divisin dos veces al mes y los tengo
a todos juntos cada seis semanas.
Es esa su reunin de ms alto nivel?
Bien, tenemos la reunin mensual corporativa con el Presidente y su grupo directivo. Le gustara ver esa
reunin; Es realmente un asunto bien llevado. El Controler presenta el estado de la empresa, los Jefes de
departamento de las oficinas principales hablan acerca de sus funciones, el Tesorero muestra el estado de las
cuentas por cobrar, manufactura hace una presentacin sobre el inventario. Despus, cada Presidente de
Divisin rinde una declaracin y es interrogado sobre su operacin. sta es realmente una reunin con sentido.
Cunto tiempo dura?, pregunt.
Usualmente dura solo un da y medio, pero una que otra vez se toma todo el segundo da completo. Si algo
significante aparece, Dave puede requerir un equipo de tarea para que se rena el da siguiente y empiece un
programa de accin correctivo.
Realmente ayuda a un Presidente de divisin, tener la posibilidad de convocar a un equipo de personas de
finanzas, manufactura, entrenamiento, calidad, ingeniera y otras funciones, rpidamente. Algunas veces ellos
no se quieren mover tan rpido como la gente del corporativo, pero estamos aprendiendo a hacerlo.
Thomas me llev a almorzar al comedor ejecutivo donde nos pudimos sentar con dos de los Vice Presidentes
funcionales: Howar Gibbons de manufactura y Carl Watson de Calidad. Ambos, con muy buen humor, me
contaron historias acerca de la reunin corporativa mensual, la mayora de ellas relacionadas con las
dificultades que pasaron, aquellos que no fueron capaces de cumplir sus objetivos.
Uno de los problemas con toda esta planeacin, es que todos terminamos con obligaciones que te quedan
colgadas con una vista de planeacin. Si no facturas suficientes ventas, o despachas suficientes productos, o
vendes el nmero correcto de plizas, estn en grandes problemas. Despus de todo, fuiste el que construy el
plan desde un principio.
Watson alcanz un tallo de apio. Estoy de acuerdo con Howard, dijo. Las mtricas estn ah para todos y son
visibles. Algunas veces llego a pensar que con eso nos estn restringiendo, nos estn limitando a no tener
opcin de conseguir algo que no estamos seguros de poder cumplir.

Walter Thomas se inclin un poco hacia atrs, frunci el ceo y plante lo siguiente. Yo no veo a nadie frenado
en absoluto, dijo. Algunas veces tengo que retrocederlos un poco y enrutarlos hacia algo que yo creo es ms
realista. Debemos tener planes que reflejen la vida real.
En la vida real, anot Howard, Las cosas no frenan en seco, mientras te preparas para una batalla. Tenemos
cada cosa trazada tan especficamente antes de empezar, que de vez en cuando el juego termina antes de que
hayamos salido de los vestidores a jugarlo.
S que tenemos un poco de eso, dijo Walter, Pero creo que las priorizaciones estn claras. Tenamos un
desastre real en el pasado, tienes que admitirlo
No hay duda de ello, probablemente hemos evitado algunos rollos reales. Pero por lo mismo, estoy a gusto de
estar aqu, en las oficinas principales, llevando a cabo una funcin en lugar de volver a manejar una divisin.
Aqu podemos enterrar los errores y nadie se da cuenta.
Cmo se sienten todos con la reunin anual de afinamiento de objetivos, en las colinas de Poconos?,
pregunt. Hubo in pequeo silencio, y luego Carl respondi. La nica cosa peor que ir, es no ser invitado.
Deborah F. Greese, Presidente de divisin de servicios de seguros y financieros, fue mi siguiente cita. Greese
haba llegado a LB, junto con su compaa, varios aos atrs y haba sido promovida rpidamente hasta llegar a
manejar la divisin que produce el 20% de los ingresos de LB y 40% de las utilidades. Despus de asegurarse
de que yo no estaba escribiendo para una revista de negocios, sino haciendo una investigacin para un libro,
decidi abrirse.
Francamente, dijo, Creo que sobre actuamos todo esto. Si yo asistiera a todas las sesiones de planeacin
que se supone debo atender, ms las revisiones del estado de las cosas con el grupo de ejecutivos, la reunin
corporativa mensual, las sesiones de entrenamiento y las reuniones de Presidentes de divisin, bien, tendra
solo tres das libres al ao para poder manejar mis compaas. Y no olvide que la gente que trabaja conmigo,
tienen adicionalmente que aguantar reuniones de actualizacin conmigo, as que siempre tienen falta de
tiempo. Adicinele a eso, el tiempo que toma viajar para estar pendiente de las operaciones y encontrar que
esta cosa es imposible. Ahora, no sera tan malo si alguien ms usara la informacin, adems de las personas
de las oficinas principales. Me atrevo a afirmar que nadie la usa; al menos mi gente no lo hace. Ellos tienen su
propia bitcora. Nosotros tenemos nuestra propia lista de actividades de dos hojas, que usamos en nuestras
reuniones. Ninguno de los formatos o libros o cualquier otra cosa de planeacin que Harrison Wilson elabora
existe en algn lugar distinto a su oficina y quizs en la biblioteca del Presidente.
Me qued estupefacto. Me est usted diciendo que el ejercicio completo es una gran molestia sin utilidad
alguna?. Quiere decir que todas las cientos, miles de horas de tiempo de los ejecutivos se han malgastado?.
Bien, no del todo. Probablemente no nos veramos los unos a los otros si no se llevaran a cabo esas
reuniones. Pero lograramos lo mismo con una simple reunin bimestral de dos das. Un planeador por divisin,
podra levantar la informacin planta por planta, o en mi caso, lnea de productos por lnea de productos, y
ponerla toda junta y luego, si al viejo o a Harrison no les gusta algo, lo podramos tratar en esa reunin.
Realmente no se necesita nada ms que eso.
Entonces, por qu lo hacen?, cul es el propsito?.
Propsito?. El propsito es crear una imagen de que LB es una corporacin magnficamente administrada, lo
cual genera que suban las acciones. Eso hace que la administracin se vea bien y todos nos volvemos
famosos.
Debe estar funcionando entonces; El crecimiento de su corporacin parece muy estable.

La gran parte de ese crecimiento, proviene de la inversin en el portafolio de seguros y del crecimiento en la
divisin de componentes electrnicos. Ambos crecen o se encojen, independientemente del proceso de
planeacin. En cerca de un ao, ms o menos el tiempo que tomar su libro en salir, deberan estarse
reversando las tendencias de esos dos negocios. Tenemos que deshacernos de varias operaciones y
diversificarnos en otras reas. Como sea, siempre ser difcil hacer un plan que pase el examen de ser
absolutamente infalible.
David Rocque, Director Ejecutivo, Presidente de la Junta, y Presidente de la empresa, era un encanto. A pesar
de su lista de ttulos, insisti en ser llamado Dave, tanto por parte ma como por sus empleados. Me desarm
inmediatamente, dicindome que debido a que no tena mucho tiempo, fuera directo al grano preguntndole lo
que quera saber, sin hacerlo perder tiempo. Naturalmente, le pregunt cunto dependa de ese proceso de
planeacin tan elaborado y de todos los reportes que venan con l?
Cuando quiera que necesite saber algo, simplemente llamo a la persona a cargo y le pregunto qu pasa. Ellos
siempre me lo cuentan. Y por supuesto, el Controler y otros Directores funcionales me mantienen actualizado,
con nfasis particulares si es que hay algn problema. As que creo que tengo una muy buna visibilidad de lo
que pasa.
Toda la planeacin y las revisiones formales de avances, ayudan a la gente de la operacin a pensar en su
trabajo de una manera ordenada, quizs llevndolos a hacer cosas que no haran de una manera ordinaria.
Todos parecen creer que el tema es til, as que no lo toco para nada.
Quiere decir que el sistema de planeacin no es para usted?, jade. Para quin es si no es para usted?.
Por qu?. Es para manejar la compaa. Solo porque yo no lo use como mi herramienta principal, no quiere
decir que no sea el pilar fundamental de nuestro sistema. Usted tiene que reunirse con Harrison para que le
haga resumen del tema. l es realmente un ejecutivo joven brillante.
Eso fue lo mximo a lo que llegamos. Rpidamente despus de eso, me retir del edificio de LB y volv a mi
oficina a transcribir mis notas. Lo ms claro que pude definir fue que, los nicos que queran tener que ver algo
con el complejo sistema de planeacin y control eran aquellos que lo administraban, algunos empleados
antiguos que crean que su jefe lo usaba para algo y el propietario de alguna posada en Poconos.
Este sistema de entretenimiento le estaba costando a la compaa al menos $45 millones de dlares al ao en
empleados, equipos de soporte y tiempo de los ejecutivos. Las entrevistas con los Gerentes de planta y de
oficina, mostraron que cada uno necesitaba un asistente para manejar la operacin, mientras el Gerente se
dedicaba a mantener contentos a la gente de las oficinas centrales.