Cmo estructurar una presentacin en cinco

partes
En ms de una ocasin me he visto en llamadas o visitas comerciales en las que,
por no haberme preparado de forma adecuada, no he logrado transmitir
correctamente los beneficios de mi producto en funcin del inters de mi
interlocutor. En otras, he presentado informacin a mis jefes o compaeros de
trabajo sin lograr hacerles entender la importancia de mi mensaje por estar ste
diluido entre informacin irrelevante o poco organizada. Todo por no saber cmo
estructurar un discurso ni la importancia de una correcta preparacin previa.
Max Atkinson, investigador, consultor y blogger dice que la estructura es la gua que
permite a la audiencia saber qu esperar de la charla, a dnde tiene que ir sta y
(muy importante) cundo se estima que termine. Es ms fcil digerir una
presentacin si se tiene una idea clara desde el principio sobre qu va a cubrir y en
qu orden lo har. Para ello, sugiere lo siguiente:

Estructura de una presentacin en cinco partes

1. Preintroduccin
Al iniciar una ponencia, es comn que no todos los miembros del pblico estn
atentos. Por ello, no conviene ir directamente al grano, ni siquiera detallar el ndice
de contenidos porque muchos no se enterarn de nada. Asimismo, si la situacin lo
permite, es mejor evitar iniciar con formalidades (saludos, agradecimientos,
currculum) porque corremos el riesgo de perder a los pocos que s estn atentos.
En este momento, lo recomendable es abrir con algo que capte fcilmente la
atencin y predisponga a escuchar lo que sigue, que es donde est la chicha, el
contenido. Citas, preguntas retricas, historias, datos sorprendentes o
controvertidos, o incluso la conclusinmisma de la presentacin, son algunos de los

recursos de los que podemos ayudarnos para comenzar con fuerza. Ms sobre
cmo iniciar un discurso aqu.
2. Introduccin
En este punto ya deberamos tener la atencin del pblico. El gesto de
agradecimiento y el hola, qu tal entran mejor aqu que en la preitroduccin. Aun
as, mejor no enrollarse demasiado para evitar echar a perder lo logrado al inicio.
En determinados eventos, puede que en este punto ya nos hayan presentado
debidamente. De lo contrario, una breve ancdota que, con informacin relevante,
demuestre que tenemos derecho a hablar sobre el tema, servir para afianzar
nuestra credibilidad.
No obstante, la verdadera razn de esta parte es indicar al quienes escuchan el
esquema secuencial de la charla. Esto les permitir hacerse una idea de qu
esperar y en qu orden, as como de llevar un control (consciente o inconsciente)
del tiempo. La incertidumbre sobre la estructura puede causar impaciencia, sobre
todo cuando la audiencia siente que el ponente comienza a alargarse ms de la
cuenta.
3. Cuerpo
Es la parte ms larga de la charla y, en realidad, aqulla a la que la audiencia ha
venido a escuchar. Brent Kerrigan dice que, lo ms importante de la estructura de
un discurso es un mensaje contundente; aquello que queremos que el pblico
recuerde. ste debe estar acompaado de secciones de apoyo. Se recomienda no
pasar de tres o cuatro, ya que ms de cuatro pueden suponer un reto a la
capacidad de retencin de nuestro pblico.
Si cada una de estas secciones es considerablemente larga, pueden tratarse como
mini discursos, cada uno con introduccin y conclusin. Tambin, para facilitar la

escucha, es recomendable planificar bien las transiciones entre un tema y otro,

entrelazando la conclusin de uno con la introduccin del siguiente.
4. Resumen
Dicen en el mundo de las presentaciones (con mayor o menor razn) diles lo que
vas a contarles, cuntaselo y diles lo que les has contado. La primera parte sienta
las bases de lo que se tratar. La segunda es la razn de ser de la ponencia. La
tercera, o resumen de lo que se ha contado, busca dejar un recordatorio de los
puntos clave que se han tratado. Esto permite al pblico refrescar las secciones
iniciales y llevarse consigo lo fundamental de la ponencia.
ste es un buen momento para invitar al dilogo y contestar cualquier pregunta que
pueda surgir.
5. Conclusin
La gente se queda con lo ltimo que escucha, por ello, es recomendable recordar
de algn modo en la conclusin el mensaje principal de la charla. Tambin es buen
momento parallamar a la accin, dando pautas a quienes nos escuchan de qu
hacer con nuestro mensaje.
Y como esto ser lo ltimo que escucharn de nosotros (ya que las preguntas se
contestaron con anterioridad), lo suyo es cerrar de manera memorable, siempre
intentando entrelazar la conclusin con aquello con lo que iniciamos la
presentacin.
Mucha gente peca de no preparar sus ponencias de forma consciente y exhaustiva,
apoyndose en el hecho de tener mucha experiencia y, en consecuencia de
conocer muy bien el tema en cuestin. Pero hay una gran diferencia entre conocer
bien el tema y tener claro qu decir al respecto y por qu.

Sin una estructura clara y bien planificada, las presentaciones, las charlas y los
discursos lograrn, en el mejor de los casos, entretener, pero nunca vender la idea
y conseguir el cambio en el pblico que el ponente pretende. Porque de eso tratan
las ponencias: de vender ideas y de guiar hacia el cambio.

La estructura de la presentacin

La estructura de la presentacin debe

ser dinmica y responder a las posibles preguntas, dudas y expectativas que vaya generando
el propio mensaje. Desde el punto de vista formal, la estructura de la presentacin debe
cumplir un orden expositivo acorde a los objetivos de sta. Si queremos financiacin no
conviene hacerse los misteriosos, en cambio, si se presenta un producto como tal y queremos
motivar y encandilar, se puede jugar ms con la sorpresa.
Esquema para hacer la estructura de una presentacin:
Qu queremos decir?
Contexto/Competencia
Tu ventaja
Plan de accin
Necesidades
Cambio/Proyecciones
Aunque este es un esquema general, segn el tipo de presentacin, habr que organizar de
forma diferente la presentacin. Lo que s es comn a todas las presentacin es la idea de
ganar la atencin de la audiencia en el primer momento, as como hacer un cierre fuerte, que
redondee todo lo expuesto.
Otros recursos que pueden ayudar a preparar la estructura de la exposicin es atender a las
5W: Quin?, qu?, cundo?, dnde?, por qu?

La estructura de tu presentacin en siete transparencias o menos

1. Cautiva y capta la atencin de la audiencia

Hazles desear saber qu vendr a continuacin, un deseo que debers ser
capaz de acrecentar a lo largo de toda la presentacin. Utiliza alguna de
las aperturas para empezar con fuerza tu presentacin. Esta escena te servir
para involucrar a la audiencia intelectual y emocionalmente, facilitndole un
atisbo de lo que vendr a continuacin, creando un entorno en el que la gente se
sienta motivada para tomar las decisiones correctas. Esta escena dicta el tono
posterior de la presentacin, ya que determinar en buena medida la actitud que
la audiencia adoptar durante la presentacin. Si el conflicto nuclear queda ya
bien asentado, conseguirs interesar a la audiencia desde el principio.
El objetivo principal de esta escena es presentar el conflicto de forma
interesante en trminos que la audiencia pueda comprender, a poder ser de
manera que le toque de cerca.
2. Proporciona la historia previa
Explica los hechos que han conducido al estado actual de las cosas. La historia
previa aporta un contexto para comprender mejor los hechos y facilitar la toma
de decisiones. Si aportas demasiada, la historia perder momento; si aportas

demasiado poca, no tendr sentido. Depender de la audiencia y de la

complejidad de la situacin que te veas forzado a procurar ms o menos
informacin, animado siempre por el objetivo de hacer tu historia ms
comprensible y emocionalmente satisfactoria para la audiencia.
El objetivo principal de esta escena es responder a la pregunta: cmo hemos
llegado hasta aqu?
3. Crea tensin
Explora las consecuencias e implicaciones de actuar y de no actuar para
afrontar problemas y conflictos. Aunque habrs introducido el conflicto en la
primera escena, ahora es momento de estirarlo y crear resonancia con la
audiencia. Esta escena hace que la audiencia no slo piense sobre la idea, sino
que empiece a considerar posibles acciones. Para aumentar su eficacia, puedes
presentar los conflictos en orden creciente de impacto emocional a lo largo de
un continuum.
El objetivo principal de esta escena es crear una intensa sensacin de urgencia.
4. Lleva la tensin al clmax
Ofrece una eleccin que obligue a la audiencia a tomar una decisin.
El objetivo de esta escena es doble: por un lado, llevar la tensin a su punto
lgido; por otro, ayudar a la audiencia a efectuar la transicin desde pensar
acerca del problema hacia hacer algo acerca del problema.
5. Da opciones
Idealmente no ms de una: o mantener el status quo, sin cambiar ni intentar
superar las consecuencias conocidas; o cambiar la situacin actual, afrontando
consecuencias diferentes y desconocidas. La decisin ltima recae sobre la
audiencia, no puedes tomarla por ella. Si buscas influir en el curso de accin,
debers enmarcar las opciones de forma ventajosa para ti, presentando tu
opcin deseada como la ms provechosa y las otras como menos interesantes o
favorables. Cuanto ms limites las posibles opciones, mayor ser tu influencia.
Idealmente, no des ms que una.
El objetivo principal de esta escena es influir la manera como la audiencia
piensa acerca de las opciones para resolver el conflicto.
6. Resuelve el conflicto

Da respuesta a la gran pregunta planteada durante la presentacin. No se trata

de dar todos los detalles sobre cmo implantar tu solucin, sino de conseguir
que sea aceptada como el mejor curso de accin. Cntrate en el qu y deja
que la audiencia te pregunte el cmo.
7. Prepara la secuela
No suele ser necesario que muestres detallados planes de accin durante la
presentacin. Suele ser mejor idea mostrar el primer paso a dar y crear el plan
de accin conjuntamente con la participacin de la audiencia. Si es tu misin
crear el plan detallado, puedes llevarlo impreso como documento, repartirlo a la
audiencia tras la presentacin y discutirlo con ella calmadamente.
En general, el objetivo de tu presentacin es impulsar a la audiencia a la accin,
no definir la accin al detalle.