rea: AUDITORIA

VIII

Contenido:
INFORME ESPECIAL
Hallazgos de Auditoria Gubernamental .................................................................................................................. VIII-1

Hallazgos de Auditora Gubernamental

2. Base legal
Directiva N 006-97-CG/INT "Instructivo para la Formulacin y Comunicacin de Hallazgos de Auditora"
Resolucin de Contralora N 112-97CG (20/06/97)
NAGU 3.60 "Comunicacin de Hallazgos de Auditora"
Resolucin N 259-2000-CG: Modifican Normas de Auditora Gubernamental y dejan sin efecto directivos
sobre comunicacin de hallazgos y
evaluacin de indicio de responsabilidad penal y civil (13/12/00).
3. Objetivos de los hallazgos
Los hallazgos de auditora gubernamental deben referirse a diversos aspectos de
la estructura de control interno entre
otros: ambiente de control, sistema de
contabilidad, procedimientos de control
su propsito es proporcionar informacin
til y oportuna adopcin de acciones
correctivas.

5. Plazos de comunicacion
a. El plazo de recepcin de los descargos,
aclaraciones o comentarios sern hasta
de CINCO DAS HBILES, debemos sealar que el plazo para la recepcin de
las aclaraciones o comentarios requiere
ser establecido teniendo en consideracin las particularidades de cualquier hallazgo, tales como la naturaleza del anlisis, alcance del examen, etc.
b. La ampliacin de plazo, procede a otorgarse por una sola vez, siempre y cuando la persona receptora de la comunicacin, lo solicite sustentadamente por
escrito, antes de su vencimiento.
c. La prrroga por el trmino otorgado
inicialmente 5 das ms. Para lo cual se
efectuar las coordinaciones del caso
con el supervisor de auditora. Si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la
persona comunicada se puede otorgar una aplicacin extraordinaria de
10 das tiles en lugar de los 5 das.

4. Comunicacin de hallazgos
a) La comunicacin de hallazgos de
auditora se efecta por escrito en forma reservada y directa debiendo
acreditarse su recepcin, en caso de no
ser ubicadas las personas comprendidas, los hallazgos sern notificados a

6. Requisitos que debe contener

la comunicacin de hallazgos
Los oficios de comunicacin de hallazgos
deben contener los siguientes aspectos:
Reserva
Materialidad
Hallazgos vinculados a la participacin

o competencia personal de su destinatario.

Recepcin acreditada o publicacin en
el diario de mayor circulacin.
7. Elementos de los hallazgos
A) Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es"
B) Criterio "lo que debe ser"
C) Causa "Por qu sucedio"
D) Efecto "Diferencia entre lo que es
y lo que debe ser"

Ejemplo:
Sumilla: "La entidad no cuenta con equipos
de seguridad para casos de emergencia".
A. Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es"
1. La entidad no cuenta con los elementos y
equipos necesarios para actuar en caso
de emergencia (incendio, siniestros, etc.)
2. El rea de mantenimiento y servicios no
realiza revisiones peridicas para detectar
posibles daos o emergencias.
B) Criterio "lo que debe ser"
1. No cumplimiento de la norma tcnica de
control 100.04, asignacin de autoridad
y responsabilidad.
2. Norma tcnica de Control infringida;
300.05 mantenimiento de bienes de Activo Fijo.
3. Norma tcnica de Control Infringida;
300.08 proteccin de bienes de Activo
Fijo "deben establecerse procedimientos
para detectar, prevenir, evitar y extinguir las
causas que puedan ocasionar daos o
prdidas de bienes pblicos".
C) Causa "Por qu sucedi"
1. Subestimacin de los niveles reales y potenciales de riesgo e inseguridad y por
consiguiente no se cuenta con los equipos y elementos indispensables de seguridad.
2. Dentro de su organizacin el rea de mantenimiento y servicios no cuenta con personal con funciones y responsabilidad de detectar y reportar posibles daos materiales.
D) Efecto "Diferencia entre lo que es y lo
que debe ser"
1. Posibilidad de mayores daos y perjuicios
humanos y materiales en caso de presentarse daos siniestros y desastres.
2. Se exponen los diferentes recursos de la
entidad a mayores niveles de riesgo e
inseguridad en perjuicio de la entidad,
desembolsndose mayores costos de
operacin.

ACTUALIDAD EMPRESARIAL | N 88

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PRIMERA QUINCENA - JUNIO 2005

1. Concepto
Los Hallazgos determinan y sealan las
presuntas deficiencias, errores o irregularidades identificadas durante el examen
de auditora como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora,
los cuales deben ser comunicados a las
personas comprendidas en las observaciones estn o no prestando servicios en
la entidad examinada. A fin de brindarles
la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados (descargos) para su evaluacin oportuna.

travs del Diario Oficial El Peruano y otro

de mayor circulacin de la localidad en
que se encuentre la entidad auditada,
por 3 das hbiles consecutivos.
b) El auditor debe desarrollar sus hallazgos de auditora y transcribirlos en los
papeles de trabajo debidamente
referenciados y documentados, en la
redaccin de los hallazgos, el auditor
debe utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los
asuntos en forma objetiva concreta y
concisa y debe considerar los atributos de "condicin y criterio"
c) La responsabilidad de la comunicacin
de hallazgos de auditora y la oportuna evaluacin de las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al
auditor encargado y al supervisor de
auditora.

Elementos

CPC Mara Luisa Silva Peredo

Consultor de Gobiernos Locales - Segunda
Especializacin en Auditora Integral

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O
R
M
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8111-1

VIII

INFORME ESPECIAL

8. Comunicacin de hallazgos de personas comprendidas y no ubicadas (Ex Funcionarios)

Cuando el equipo de auditora halla agotado todos los medios
a su alcance para ubicar a las personas que deben recibir la
comunicacin, se proceder a citarlos mediante aviso publicado
en el Diario Oficial El Peruano o en el diario designado a las
comunicaciones judiciales de provincias. Mediante aviso publicado de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 3.60, la
publicacin debe ser publicada por tres das hbiles consecutivos cuando se evidencia que la persona debe recibir una comunicacin, se encuentre en el extranjero, se proceder a efectuar
la citacin a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores.
9. Evaluacin de los hallazgos
Al efectuar la evaluacin de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores relacionados con la entidad tales como: su
tamao, su complejidad, diversidad de actividades, estructura
orgnica y otras caractersticas.
Por lo tanto, la comunicacin de hallazgos no solamente consiste
en determinar observaciones que contengan fraude u error sino
tambin observaciones de tipo operativo gerencial. As como, las
debilidades de control interno los mismos que deben ser comunicados a la entidad. El propsito de valuar los hallazgos de auditora
es considerar si los resultados de todos los propsitos de auditoria
sustentan la razonabilidad de los saldos reflejados en los EEFF, as
como en el cumplimiento de metas y objetivos.
10. Conferencia final con la alta direccin sobre comunicacin de hallazgos
La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el
supervisor del equipo de auditora al trmino del trabajo, para
hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad
examinada en forma oral y por escrito mediante oficio la totalidad de los hallazgos de auditora encontrados en el transcurso
de su trabajo, el propsito de esta conferencia es informar a la
alta direccin sobre los hallazgos de auditora que, durante el
trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables.
11 Memorandum de conclusiones
El memorndum de conclusiones es un documento interno que
describe los aspectos siguientes:
a. La confirmacin de que los papeles de trabajo fueron revisados.
b. La discusin de los hallazgos de auditora, con relacin a los
objetivos de la auditora.
c. Las conclusiones sobre si la evidencia de auditora obtenida
es suficiente y apropiada para formarse una opinin de
auditora.
d. Las conclusiones con respecto a los estados financieros, si tiene
o no errores e irregularidades de importancia relativa.

PRIMERA QUINCENA - JUNIO 2005

12. Descargo de la comunicacin de observaciones

Al trmino del desarrollo de cada observacin se indicar de modo
suscinto los descargos que presenten las personas comprendidas en la misma, as como, la opinin del auditor despus de
evaluar los hechos observados y los descargos recibidos.
13. Categorizacin de las observaciones

8111-2

Observaciones que implican:

1. Responsabilidad Civil.
2. Responsabilidad Penal.
3. Corrupcin administrativa.
4. Perjuicio econmico, considerando la magnitud del monto, relacionado con la envergadura y naturaleza de la entidad.
5. Gestin ineficiente que explica el cumplimiento de objetivos y metas.

Categora
A

...continu

INSTITUTO

DE

INVESTIGACIN EL PACFICO

Categora
B

1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento.

2. Responsabilidad administrativa.
3. Perjuicio econmico medianamente significativo.
4. Gestin ineficiente que implica el incumplimiento de algunas metas

Categora
C

1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento.

14. Modelos de comunicacin de hallazgos

COMUNICACIN DE HALLAZGOS (AUDITORA EXTERNA)
AO DE .....................................................
OFICIO N
SR
..............................
CARGO QUE DESEMPEA
..............................
ENTIDAD AUDITADA
ASUNTO:Comunicacin de hallazgos y presentacin de aclaraciones y
descargos.
REF:NAGU 3.60 - Comunicacin de Hallazgos de Auditora, aprobada con
R.C N 112-97-CG y mdificado con R.C. N 259-2000-CG.
Me dirijo a Ud. en relacin a la auditora efectuada en la entidad..........
Con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria determin
hechos irregulares en la gestin examinada, en las cuales ha participado,
segn se detallan en el anexo adjunto en la gestin examinada, que consta
de 20 folios, por lo cual agradecer se sirva alcanzar en forma individual y
directa a este equipo sus descargos sustentados documentalmente, dentro
de un plazo perentorio mximo de ....... das calendario de recibido el
presente, a fin de permitirnos su respectiva evaluacin.
Es importante sealar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta,
esta circunstancia ser revelada en el informe, as como los hechos materia
de observacin, as mismo, debemos puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deber mantener estricta reserva sobre
el contenido del presente documento.
Atentamente;
------------------------------Auditor Encargado

COMUNICACIN DE HALLAZGOS (OAI)

MEMORANDUM N
A
:
ASUNTO
:
REFERENCIA :
Fecha

Sr. Ing.
Gerente del rea de Infraestructura Pblica
NAGU 3.60 - Comunicacin de Hallazgos de Auditoria,
aprobada por
RC N 112-97-CG, modificado RC N 259-2000-CG
Lima........de....................................del 2002

Me dirijo a Ud. en relacin a la auditoria efectuada en el rea de infraestructura pblica en cumplimiento al programa anual de auditora, con la
finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria, determin hechos
irregulares en la gestin examinada, en los cuales ha participado, segn se
detalla en el anexo adjunto que consta de ........................... folios, por lo
cual agradecer se sirva al alcanzar en forma individual y directa sus descargos sustentados documentariamente dentro de un plazo perentorio mximo de ........ das calendario de recibido el presente. A fin de permitirnos su
respectiva evaluacin.
Es importante, que, vencido el plazo y no se recibiese respuesta esta
circunstancia ser revelada en el informe, as como, los hechos materia de
observacin asimismo, cabe puntualizar que debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento, deber mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento.
Atentamente,
_________________________
CPC.
JEFE DE LA OAI