Beneficios esperados

(Insumos)
Recursos

Organismo como
proceso de conversion

Beneficio
final

Correccion de
desviaciones (control)

Mecanismos de control.

Por tanto, un organismo es un sistema abierto que intercambia informaci6n,

energia y materiales con su medio. Y adopta una estructura determinada por su integraci6n con los sistemas que forman su medio ambiente: c1ientes, causantes,
proveedores, bancos, gobiemo, etc. El organismo como sistema, forma a su vez un
ambiente condicionante, los subsistemas y elementos que se integran en el, por ejemplo los recursos humanos son un elemento cuyo rendirniento depende de la aplicaci6n que se Ie de y del medio desarrollado en su entomo.
El punto de vista del sistema abierto hace el estudio de los organismos mucho
mas dificil, que bajo la perspectiva de sistema cerrado, y concentrarse s610 en las
operaciones intemas e ignorar las influencias ambientales. Sin embargo, esto puede
llevarnos a conc1usiones err6neas.
Hay un pun to que es necesario ac1arar. Cuando se habla de organismos como sistemas abiertos, deberia decirse sistemas relativamente abiertos. De hecho, la mayoria de los organismos biol6gicos y los organismos sociales estan parcialmente
abiertos y parcialmente cerrados.
Pensar en una empresa publica 0 privada, 0 una instituci6n educativa, como un
sistema es reconocer que todo organismo esta compuesto por multiples elementos,
interconectados de manera compleja, y en evoluci6n permanente bajo la influencia
del medio exterior; y que debe ser orientado hacia la realizaci6n de objetivos generales.
Pero si la empresa u organismo pueden ser concebidos como sistemas totales, es
util discemir diversos niveles: por ejemplo, el sistema estrategico que formula objetivos y politicas generales y controla su realizaci6n; el sistema de coordinaci6n que
transforma los objetivos en directrices y planes y los ejecuta; y el sistema operativo
que realiza las operaciones.

1.5 Componentes del sistema organizacional

De acuerdo con 10 expuesto anteriormente, el principal componente del sistema
administrativo puede ser comprendido como un gran transformador 0 procesador de
insumos 0 recursos, a productos finales que se envfan al medio ambiente.
Los componentes del sistema organizacional son los siguientes:
a) El medio ambiente social, econ6mico, politico y cultural, cuyo ambito de
acci6n llega a contener esferas regionales, nacionales y aun intemacionales,
mediante una 0 varias entradas. Las entradas dan paso a varios insumos 0
recursos del medio.
b) Los insumos del sistema que serfan los componentes que ingresan a el y que
pueden comprender recursos existentes en el medio ambiente tales como:
recursos humanos, financieros, materiales, directrices, politicas, instrucciones
operativas, informaci6n, normas legales, etcetera.
c) Los procesos de conversi6n, que comprenden las estructuras organizativas de
procedimiento, as! como predisposiciones y experiencias person ales de los administradores, los procesos de conversi6n no s610 transforman los insumos en
productos sino que, en ocasiones, pueden abstenerse de procesar algunos para
orientar los prioritarios.
d) Las salidas 0 productos que pueden ser de condici6n diversa como: bienes, servicios, informaci6n, normas, opiniones, etcetera, y que provocan ciertos efectos sobre el medio ambiente, los cuales pueden ser beneficos 0 perjudiciales,
de acuerdo con la forma en que se acercan 0 se desvfan del cumplimiento de
los objetivos fijados al sistema.
e) La retroalimentaci6n del sistema organizacional que permite medir sus resultados de acuerdo con dos variables: su eficiencia, es decir, la relaci6n entre los
insumos requeridos y los productos elaborados y su eficacia, referida al mayor
o menor logro de los objetivos.
El medio ambiente, los insumos, el proceso de conversi6n, los productos y la
retroalimentaci6n, se relacionan e interactuan unos con otros, de la manera que se
muestra en la figura lA. A todo el conjunto de esos elementos y sus interacciones
se Ie denomina sistema organizacional.
Un sistema organizacional no es simplemente la unidad administrativa contenida en el proceso de conversi6n. Un sistema administrativo es la combinaci6n de la
unidad administrativa, con todos los elementos y los procesos que interactuan con
la unidad, es decir:
a) EI entomo en el que opera la unidad administrativa y que influye en la unidad
y es afectado por esta.
b) Insumos y productos de la unidad, conectados entre sf por el proceso de conversi6n y los mecanismos de retroalimentaci6n.

CONTROL

000
Administracion

o
DOD ~g:9

RECURSOS:
- Humanos
- Materiales
- Tecnicos

Bienes / Servicios

DIRECTRICES
POLITICAS
NORMAS
INSTRUCCIONES
INFORMACI6N

fJ

I I
I
I

I
I '- - - - - - - - - - - - - RELACI6N DE EFICIENCIA . - - - - - - I I

I
I

--------------

Normas
Opiniones
Informaci on

1 - - - 1- - - - '

:v

Para obtener los

objetivos propuestos

I
I

--------

Sistema de informacion

I 1
1 1
I ' - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - RELACl6N DE EFICACIA __ ::::::::::::::::::::::::::_1

El sistema administrativo_

(MEDIO AMBIENTE)
(social-economicopolitico-culturalregional-nacionalmundial)

Este tipo de sistema constituye una estructura util para tratar temas individuales;
pues no s610 enfoca la atenci6n sobre una descripci6n simple de las partes separadas,
sino tambien en la importancia y la relaci6n de esas partes entre sf.
Como estructura conceptual, el sistema administrativo nos ayuda a pensar en la
administraci6n publica 0 privada, y puesto que no es un conjunto fijo de participantes
activos puede servir para dirigir nuestras ideas hacia sucesos generales (es decir, las
generalizaciones sobre actividades administrativas de todos los organismos sociales),
o sobre sucesos particulares (es decir, actividades administrativas circunstanciales).
El sistema organizacional no es un conjunto de patrones fijos en el que los administradores establecen relaciones documentadas con su medio ambiente. El sistema es
una estructura conceptual que tiene como finalidad servir de ayuda en el estudio de la
administraci6n.
De la misma forma, podemos desglosar mas nuestra empresa u organismo, en conjunto de procesos, como son entre otros, los de ventas, producci6n, finanzas, personal, etc., teniendo cada uno su propio adaptador, el cual esta constituido por el analizador de informaci6n de entrada, las reglas de decisi6n, el analizador de informaci6n
intema y la unidad de control. Aunque cada subproceso puede operarse independientemente, es necesario un adapta~or que integre a todos estos para asegurar una adecuada coordinaci6n entre ellos. A su vez, la subdivisi6n de cada subproceso se hara
en terminos semejantes.
En la figura 1.5 se representa con cierto detalle una empresa como sistema total.
Se tiene como entrada de la informaci6n del ambiente intemo y extemo en materia
econ6mica, politica, social y psico16gica. En esta representaci6n s610 se muestran los
subsistemas de ventas y producci6n, insistiendo en que los resultados del subsistema
de ventas afectan directamente al de producci6n. Tambien se seiiala que, ademas de
que cada subsistema tiene su propio adaptador, existe otro de coordinaci6n general.

t::I

1.6 Subsistemas de un sistema organizacional

Como ya se cit6 anteriormente se debe considerar a un organismo social en terminos

de un modelo general de sistema abierto. El sistema abierto esta en interacci6n continua con su medio ambiente y logra un estado estable 0 de equilibrio dinamico mientras conserva su capacidad de trabajo 0 de transformaci6n de energfa. En efecto, la
supervivencia del sistema no sena posible sin un flujo continuo de transformaci6n y
producci6n. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operaci6n, y saca
los recursos transformados hacia el medio ambiente, en cantidad suficiente para que
el cicIo continue, por ejemplo. EI organismo recibe insumos de la sociedad en diversas formas: personal, materiales, dinero, informaci6n; transforma estos insumos en
productos, servicios; y paga sueldos y salarios al personal del organismo para mantener su participaci6n.
Se debe hacer el mismo tipo de analisis para cualquier tipo de organismo. El punto
de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teorfa administrativa mas integral.

DISENO DEL SISTEMA GENERAL

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III

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Diseno
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sistema
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de
produccion

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Pronostieo
ventas

Control

Proceso
ventas
programade

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Politico ~/'9
Sociologico
Psicologico
Tecnico

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11IU . ,

Empresa como sistema total.

Ventas

Buenos
servicios

1.6 Subsistemas de un sistema organizacional

ENTRADAS

1
Produccion

1
~

Otros
servicios
de apoyo

Personal

f+-

!
I

~
Finanzas

Yentas

SALIDAS
POR FUNCION ES

Recursos
humanos

-I

Recursos
materiales

Informacion

Productos

POR SU NATURALEZA
Sistemas
ambientales
Nivel
estrategico

Relaciona al organismo

---+ con su medio ambiente

Abierto

Diseiia planes
Diseiia sistemas integrales

Nivel
~ Integra las actividades
Coord.
'--_ _ _ _---'.
Internas

Nivel
operativo

Logra objetivos
eficiente y efectivamente

Cerrado

POR SU NIVEL JERARQUICO

Subsistemas par funcion, par naturaleza, par nivel jerarquica.

Si examinamos el interior de los elementos del sistema, descubriremos que estos

elementos estan compuestos por partes interrelacionadas, que actuan para producir
en conjunto, las acciones que debe cumplir el elemento dentro del sistema. En otras
palabras, tambien los elementos son sistemas en si, que vienen a ser subsistemas del
sistema examinado.
En general todos los sistemas -fisicos, biologicos y sociales- pueden ser considerados en un sentido organizacional. Un sistema esta compuesto por subsistemas de
orden menor y tam bien forma parte de un suprasistema. Por tanto, existe cierta jerarquia entre los componentes del sistema. Muchos autores de la teoria general de
sistemas han concluido que esta relacion jerarquica es muy importante en todo tipo
de sistema. La estructura jerarquica no solo se relaciona con los niveles sino que se
basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en
un sistema mas amplio, con el proposito de coordinar las actividades y procesos.
El sistema administrativo esta integrado por subsistemas, los cuales pueden ser
clasificados de acuerdo con los siguientes criterios:

Por la funcion 0 actividad, por ejemplo: comercializacion, produccion, finanzas, etcetera.

Por su naturaleza, por ejemplo: hombres, maquinas, informacion, productos,
etcetera.
Por el nivel organizacional, por ejemplo: estrategico, de coordinaci6n y operativo.

En la figura 1.6 podemos observar claramente 10 anterior.

1. Las organizaciones estan compuestas por niveles

cuales son.

subsistemas. Indique

2. De acuerdo con el autor Sayles L. l,cual debe ser el papel del adrninistrador
moderno, bajo el enfoque de sistemas?
3. Segun el grado de aislamiento
clasifican los sistemas?

influencia con el resto del entorno, l,como se

4. Enumere las caracterfsticas de los sistemas abiertos.

5. Explique brevemente los componentes de un sistema organizacional.
6. El sistema organizacional esta integrado por subsistemas. Explique como
pueden ser estos.