CASO DE ESTUDIO N 1:

La funcin de Organizacin y Mtodos.

Metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo.
GRAFICOLOR S.A.
1. GRAFICOLOR S.A. acta en el medio desde el ao 1987, realizando actividades grficas. La empresa
comenz su accionar en forma muy reducida pero, con el pasaje del tiempo, debido a la calidad
de sus trabajos, a la correcta atencin de sus clientes y al estricto cumplimiento en los
compromisos asumidos, fue creciendo en forma importante, transformndose en una de las ms
reconocidas empresas del ramo.
Su crecimiento comercial no fue acompaado de la adaptacin administrativa necesaria, por lo
que desde hace aproximadamente 5 aos enfrenta serios problemas de organizacin y
administracin. El Directorio ha insistido frente a Gonzalo Pereira, Gerente General de
GRAFICOLOR S.A., para que ponga en prctica acciones que otorguen a la empresa el prestigio que
obtuvo en sus primeros aos de vida.
En realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen claramente
determinadas sus actividades, por lo que Gonzalo Pereira consider conveniente desarrollar dos
acciones simultneas: en primer lugar crear una unidad interna de Organizacin y Mtodos y en
segundo lugar listar las principales actividades que se cumplen actualmente ms las que debera
cumplir, a su criterio, la unidad de Organizacin y Mtodos.
2. El listado de actividades confeccionado por el Gerente General es el siguiente:
1) Disear la estructura organizativa de la empresa.
2) Confeccionar un registro de proveedores.
3) Asesorar tcnicamente en la compra de nuevos computadores para la administracin.
4) Analizar y disear los procedimientos administrativos de la empresa.
5) Determinar la dotacin de personal necesaria para las distintas unidades integrantes de
la estructura organizativa de la empresa.
6) Registrar la asistencia del personal.
7) Planificar las ventas.
8) Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores.
9) Presupuestar los trabajos grficos encomendados por los clientes.
10) Facturar los trabajos realizados.
11) Cobrar las facturas y pagar a los proveedores.
12) Confeccionar un presupuesto financiero semestral.
13) Redactar un proyecto de reglamento interno de personal.
14) Coordinar las actividades entre las reas de Produccin, Ventas y Finanzas.
15) Analizar y sugerir cambios en la disposicin fsica actual.
3. Otra de las inquietudes de Gonzalo Pereira es el continuo retraso que se produce en la ejecucin
de las tareas administrativas. Las investigaciones por l realizadas le permitieron establecer que
las causas de dichos retrasos radicaban en la superposicin o duplicacin de actividades en
algunas unidades organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas. Lleg
al convencimiento tambin, que la indefinicin del rol de cada empleado y el desconocimiento de
las tareas especficas que deben cumplir, obstaculizaba el funcionamiento administrativo y
colaboraba en los retrasos enunciados.
4. Si bien Gonzalo Pereira adopt la decisin de crear la unidad interna de Organizacin y Mtodos,
tena algunas dudas respecto a los resultados a esperar de la misma. Dichas dudas provenan de

la conversacin que haba mantenido con su amigo Jorge Ramrez, que era Gerente de
Administracin de una empresa exportadora. Ramrez le coment la experiencia que vivi su
empresa, hace 3 aos, cuando recurri al asesoramiento de un inexperto Analista de Organizacin
y Mtodos para la solucin de problemas organizativos y debi rechazar el informe final
presentado por el mismo con las siguientes observaciones:
La propuesta realizada contemplaba la incorporacin de tecnologa y recursos humanos
que excedan las posibilidades financieras de la empresa;
Uno de los problemas planteados -atrasos en la facturacin- no haba sido resuelto;
La propuesta recomendaba una nueva estructura orgnica para la empresa pero no
defina la distribucin del trabajo dentro de cada unidad;
Las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos de la sociedad
annima;
El informe fue entregado 90 das despus de la fecha prevista;
SE SOLICITA:
1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la funcin de Organizacin y
Mtodos.
2) IDENTIFICAR a qu otros rganos de la empresa asignara las actividades que no corresponden a
la funcin de Organizacin y Mtodos.
3) EXPRESAR qu informacin buscara para realizar un correcto diagnstico de la situacin
planteada en el punto 3 del caso de estudio y DETERMINAR qu mtodo utilizara para obtener
esa informacin.
4) IDENTIFICAR qu etapa o etapas de la metodologa de mejoramiento administrativo no ha
cumplido correctamente el Analista de Organizacin y Mtodos, de acuerdo a lo planteado en el
punto 4 del caso de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto cumplimiento
Fuente: Universidad Valle del Monroy

CASO DE ESTUDIO N 2 :
Javier Lezama es estudiante de la Facultad de Ingeniera Industrial de la Universidad Alas Peruanas.
Sus padres son propietarios de una ferretera, donde trabajan un encargado y tres empleados que
dependen de l. Organizacin y Mtodos es la materia favorita de Javier y la aprob con muy buenas
calificaciones. Javier le plante a sus padres que mediante la aplicacin de las tcnicas de
racionalizacin administrativa aprendidas podra incrementar las ganancias de la ferretera. Sus
padres permitieron que realizara un estudio del procedimiento de compras y recepcin de la
mercanca. Por ser su primer trabajo como Analista, Javier, que tiene buena capacidad de anlisis y
propuesta, emprendi la tarea con gran entusiasmo e ideas creativas.
1) EXPRESAR qu requisitos valorara Ud. para seleccionar a un Analista de Organizacin y Mtodos.
FUNDAMENTAR su respuesta.
2) EXPRESAR qu informacin debe obtener Javier para llegar a un correcto diagnstico del
procedimiento.
3) EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que mtodo o mtodos utilizara usted para esta actividad de
mejoramiento administrativo.

Fuente: Universidad Valle del Monroy