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INSTRUMENTOS DE
GESTIN
ADMINISTRACION VI
MBA. JARDIEL PAREDES DEL AGUILA
Facultad de Ciencias Empresariales
Escuela Profesional de Administracin y Negocios
Internacionales
Estatuto
Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF).
CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemtica, informacin de
una organizacin (antecedentes, legislacin,
estructura,
objetivos,
polticas,
sistemas,
procedimientos, etc.) as como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para
el mejor desempeo de las tareas.
OBJETIVOS
Establecer y sistematizar las diversas polticas y
procedimientos de trabajo.
Servir de medios de comunicacin entre la
direccin y el personal.
CLASIFICACIN
1.
a) MACROADMINISTRATIVOS:
contienen
la
informacin de ms de una organizacin
(Corporacin).
b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una
sola organizacin o a una de sus reas en
forma especfica.
CLASIFICACIN
2. POR SU CONTENIDO
a) De organizacin y funciones
b) De procedimientos
3.
a)
b)
c)
d)
MANUAL
DE
ORGANIZACIN
Y
FUNCIONES
(MOF)
CONCEPTO
OBJETIVOS
Permite conocer los medios personales e
instrumentales de que dispone la organizacin.
Facilita el conocimiento de la estructura y hace
posible la valoracin de los puestos que la
integran.
Posibilita la accin directiva al establecer los
canales de comunicacin.
Fomenta la motivacin al proporcionar a cada
funcionario una visin global de la unidad, un
conocimiento completo de su papel dentro de
ella.
1.
2.
3.
4. Sancin
de
la
autoridad
superior:
aprobacin, V. B. o autorizacin de
aplicacin y uso del manual
DESCRIPCIN DE PUESTOS
I.
IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Inmediato superior
Subordinados
I.
IDENTIFICACIN:
DESCRIPCIN DE PUESTOS
II.
DESCRIPCIN
Naturaleza: (descripcin genrica del
puesto)
Atribuciones: (descripcin especfica del
puesto)
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:
II
II
DESCRIPCIN DE PUESTOS
III.
III
III
IDENTIFICACIN
Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.
1.
Naturaleza:
2.
Atribuciones:
3.
Relaciones de trabajo
4.
Autoridad:
5.
Responsabilidades:
III.
1.
Acadmicos
2.
Experiencia
3.
Habilidades y destrezas
4.
Otros requisitos
MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
(MAPRO)
CONCEPTO
CAMPO DE APLICACIN
OBJETIVOS GENERALES
NORMAS GENERALES
Es la descripcin de los lineamientos que
rigen o guan la conducta del ejecutor
(unidad administrativa, puesto de trabajo)
para su actuacin externa e interna en la
realizacin de las actividades que integran el
procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,
estatutos y otros instrumentos legales,
tambin prohbe cualquier accin que
contradiga la normalizacin del quehacer en
las operaciones necesarias.
SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de lenguaje
convencional con los que se designan o
representan ideas, conceptos, acciones, etc.,
La ms comn para la elaboracin de los
diagramas es de la forma ANSI (American
National Standard Institute) Ha preparado una
simbologa para representar flujos de
informacin del procesamiento electrnico de
datos, de la cual se han adoptado algunos
smbolos
para
diagramas
de
flujo
administrativos.
INICIO O FIN
OPERACIN,
ACTIVIDAD O
PROCESO
INSPECCIN,
REVISIN O
VERIFICACIN
CONECTOR
FUERA DE PAGINA
ARCHIVO FINAL
ARCHIVO
TEMPORAL
DOCUMENTO
TRANSFERENCIA
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA
MULTIDOCUMENTO
DECISIN
INICIO O FIN
EMPLEADO RESPONSABLE DEPENDENCIA
Iniciacin
o
terminacin
del
procedimiento al interior del smbolo.
En la parte Superior nombre del cargo
del responsable de la ejecucin de la
actividad, en la parte inferior el nombre
de la dependencia a que pertenece.
DESCRIPCIN DE LA
ACTIVIDAD
DECISIN
ARCHIVO
CONECTOR DE
ACTIVIDADES
CONECTOR DE FIN DE
PGINA
Utilizado
para
indicar
que
el
procedimiento contina en la pgina
siguiente.
Flecha
utilizada
para
indicar
la
continuidad de las actividades dentro del
procedimiento.
Para indicar por ejemplo un pedido,
requerimiento,
factura,
recibo,
comprobante, correspondencia, etc.
FLECHA INDICADORA
DE FRECUENCIA
DOCUMENTO
BLOQUE DOCUMENTOS
REMISION A OTRO
PROCEDIMIENTO
CINTA MAGNTICA
Utilizado
cuando
se
genera
un
documento en disco blando (diskette).
TIRA DE SUMADORA
Aprobacin y
Formalizacin.
Priorizacin de los
Procedimientos a
redisear.
Propuesta de los
Procedimientos
Mejorados.
Descripcin de la
Situacin Actual de
los Procedimientos
Inventariados.
Anlisis de los
Procedimientos.
Seguimiento y
Control.
Paso No.
Descripcin
5. DESCRIPCION
GRAFICA
DEL
PROCEDIMIENTO
(FLUJOGRAMA):
representa grficamente la
participacin directa de cada puesto de trabajo en
el proceso operativo de un procedimiento
determinado
CODIGO
MP-1-GG-2014
Versin N 01
Fecha: 27-12-2014
FINALIDAD
Establecer los criterios de Trmite Documentario, desde la Gerencia General, hacia las dems
unidades orgnicas de la Empresa.
BASE LEGAL
Estatuto de INDUPALSA.
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)
Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
Reglamento Interno de Trabajo(RIT)
Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIONES
El Departamento de Administracin, recibe diariamente, documentacin que el Gerente General,
deriva a su Departamento y otros.
El Departamento de Administracin, revisa y remite la documentacin recibida a las unidades
orgnicas que corresponden.
Las unidades orgnicas proceden a realizar y cumplir lo indicado por la Gerencia General.
Si es para dar respuesta, elaboran la documentacin y vuelve al Departamento de Administracin.
Si es para cumplimiento el Jefe del Departamento de Administracin hace seguimiento.
El Departamento de Administracin hace los trmites correspondientes ante la Gerencia General
para su firma.
La documentacin es devuelta a las unidades involucradas para que se tramiten de ser necesario.
Las Unidades Orgnicas dan cuenta al Gerente General, de su respectivo cumplimiento.
DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO
(Flujograma)
Gerencia
General
Dpto.
Administracin
Unidades
Orgnicas
INICIO
DESCRIPCIN
4.
5.
6.
7.
4
FIRMA
2
No
Si
Firma
6
7
FIN
CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
ndice
Introduccin
Objetivos Generales del manual
Alcance de aplicacin
Base Legal del manual
Simbologa
Descripcin de los procedimientos
- Nombre
- Cdigo
- Finalidad
- Base Legal
- Normas y Polticas de Operaciones.
- Descripcin del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
Glosario
Anexos
la
UNIDAD DE
ALMACN
PROVEEDOR
UNIDADES
SOLICITANTES
Unidad
Logstica
Admn.
INICIO
6
4
8
9
ACTIVIDAD