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MARIANO GLVEZ
DE CHIQUIMULA
PROYECTO SISVEN
SISTEMA DE
CONTROL DE
INVENTARIO
INGENIERIA DE PROYECTOS
ING. MARVIN JIMENEZ MORALES
PROYECTO SISVEN
PROYECTO SISVEN
INTEGRANTES
JULIO CESAR GIRN
1390-07-5823
1390-08-7067
1390-06-6570
PROYECTO SISVEN
INDICE
INTEGRANTES ............................................................................................................................... 2
RESUMEN ..................................................................................................................................... 6
INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 7
JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS ........................................................................................................ 8
JUSTIFICACIN ......................................................................................................................... 8
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 8
Objetivo General .................................................................................................................. 8
Objetivos especficos ............................................................................................................ 8
MARCO TERICO .......................................................................................................................... 9
DEFINICIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN ...................................................................... 9
DEFINICIN DE INVENTARIO .................................................................................................... 9
ANTECEDENTES DEL CONTROL DE INVENTARIOS .................................................................. 10
PARTICIPANTES CLAVES ......................................................................................................... 10
Cliente ................................................................................................................................ 10
Gerente del Proyecto ......................................................................................................... 10
Miembros del Equipo ......................................................................................................... 10
Usuario Final del Software ................................................................................................. 10
DISEO METODOLGICO ........................................................................................................... 11
El inicio ................................................................................................................................... 11
Planificacin ........................................................................................................................... 11
Ejecucin ................................................................................................................................ 12
Supervisin y control .............................................................................................................. 12
El Cerrarse .............................................................................................................................. 12
DISEO DE FORMATOS .......................................................................................................... 14
CUESTIONARIO ................................................................................................................... 15
ESTUDIO DE CASOS ............................................................................................................ 15
PROYECTO SISVEN
PROYECTO SISVEN
Roles ................................................................................................................................... 29
TIEMPOS ..................................................................................................................................... 30
Definicin de Actividades ....................................................................................................... 30
Instalacin de Equipos de Computo y Aplicacin ............................................................... 30
Capacitacin y Pruebas de Uso .......................................................................................... 30
Configuraciones .................................................................................................................. 30
Revisin de Resultados y Reforzamiento de Conocimientos ............................................. 30
Atencin al Cliente Via Telefonica ...................................................................................... 30
Atencin al Cliente en Sitio y Costo Adicional .................................................................... 31
ESTIMAR DURACIN DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................ 31
Cronograma ........................................................................................................................ 31
CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 32
EGRAFA ...................................................................................................................................... 33
RESUMEN
El propsito de este proyecto es proponer una alternativa al problema de
Control Informatico de Inventarios. Para tal efecto, se recomienda la
implementacin de un Sistema de Control Administrativo para Inventario,
basado en computadora usando un programa de cmputo; adems se propone
un procedimiento general que pueda ser aplicado en proyectos similares.
Se presenta una propuesta de solucin que consiste en un producto de
control administrativo para inventarios denominado SISVEN. Esta solucin
comprende: el inventario, los registros de los articulos, altas y bajas de los
mismos.
En conclusin, para que los proyectos de implementacin de control
administrativo, tenga xito, es indispensable que las empresas definan las
funciones administrativas relacionadas con las operaciones de compra-venta,
ya que el uso inadecuado del sistema tiende a producir resultados
impredecibles, incluso errneos.
La empresa debe elegir el producto adecuado que cubra sus
necesidades y que adems, sea una opcin aceptable para que el proceso de
implementacin tenga un minimo impacto negativo.
Este proyecto tambin tiene como objetivo, buscar instruir a quin quiera
que requiera instalar el programa de computo para que facilite el control de
procesos administrativos de inventario. Este proyecto esta realizado pensando
en empresas distribuidoras de equipos de computo, componenetes electronicos
y accesorios.
PROYECTO SISVEN
INTRODUCCIN
Desde que se populariz el uso de las computadoras y su capacidad de
almacenamiento de informacin, su uso ha repercutido de manera importante
en la sociedad en general y en las empresas.
En concecuencia, el manejo de la informacin que se genera a travs de
una computadora es distinto al manejo manual; por ser esta de mayor volumen
y requerir una mejor organizacin.
La implementacin de Sistemas de Informacin a travs de la
computadora es en la actualidad una actividad que forma parte de las
necesidades administrativas de las empresas, ello facilita el manejo de la
informacin y la automatizacin de sus actividades; por lo que el profesionista
dedicado a los sistemas de informacin debe estar preparado para entender las
necesidades de esas empresas.
La gestin y estategias de las empresas dependen de las herramientas e
instrumentos tecnolgicos que dispongan. Los sistemas informaticos permiten
que dichas empresas posean informacin til, rpida, fluida y enfocada a las
tcnicas y estrategias de las mismas, informacin que el mundo cambiante
permite un cambio de rumpo oportuno. En este sentido la informacin es el
arma principal que ayuda a la gerencia, a los productos y a los servicios a
entrar en un mundo competitivo. El sistema de informacin es un sistemas ms
al servicio de la empresa y a sus objetivos.
Este documento, explica el proceso seguido para lograr disear un
Sistema de Informacin de Inventarios SISVEN.
PROYECTO SISVEN
JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS
JUSTIFICACIN
La necesidad para las empresas de hoy es la implementacin de un
sistema de informacin que tenga la capacidad de administrar y controlar su
registro de inventarios as como el abastecimiento automtico de sus productos
y servicios.
La razn por la que se realizar este proyecto se debe a que la empresa
en cuestin no cuenta con el control adecuado de inventarios. Los controles
que tiene son en hojas de clculo de Excel, por lo que al momento de vender
un producto le es difcil la actualizacin del mismo, llegando al extremo de no
tener en existencia un producto.
OBJETIVOS
Objetivo General
Objetivos especficos
Crear una base de datos que registre los productos por cdigo.
Facilitar la bsqueda de productos para verificar su existencia.
Generar orden de suministro automticamente.
Visualizar altas y bajas en los productos.
PROYECTO SISVEN
MARCO TERICO
Debido a que la empresa de venta de computadoras lleva inventarios en
hojas de Excel tiene inconvenientes en la actualizacin de sus registros por lo
que genera prdidas econmicas y de tiempo. Lo anteriormente expuesto
provoca muchos errores, tales como: la prdida de registros de productos,
inventarios poco confiables, precios que no han sido actualizados y otros; lo
que conlleva a una inseguridad en el uso de hojas de clculo de Excel.
DEFINICIN DE INVENTARIO
El inventario es una relacin detallada, ordenada y valorada de los
elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un
momento determinado. Antes, los inventarios se realizaban por medio fsico (se
escriban en un papel).
Es detallada porque se especifican las caractersticas de cada uno de
los elementos que integran el patrimonio. Es ordenada porque agrupa los
elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus
masas patrimoniales. Es valorada porque se expresa el valor de cada
elemento patrimonial en unidades monetarias.
PROYECTO SISVEN
PARTICIPANTES CLAVES
Cliente
Es el encargado del proyecto quien lidera al equipo del proyecto para alcanzar
los objetivos, asegurar la comunicacin efectiva entre la administracin y otras
organizaciones, asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y
resueltos a tiempo y adecuadamente.
Miembros del Equipo
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PROYECTO SISVEN
DISEO METODOLGICO
Se utilizarn los lineamientos del PMI (Project Management Institute
Instituto de Gestin de Proyecto). Un proyecto se logra con la integracin de los
procesos de la administracin de proyectos. Dentro del PMI se encuentra el
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) que es un trmino que
describe la suma de los conocimientos involucrados en la profesin de la
administracin de proyectos. Utiliza una variacin del Ciclo de Deming para el
mejoramiento continuo con 5 etapas del ciclo de vida: Inicio, Planificacin,
Ejecucin, Supervisin y Control, Cierre. El siguiente es una descripcin del
ciclo de vida y sus elementos principales.
El inicio
Autorizacin el proyecto
Comprometer a la organizacin con el proyecto o fase
Fijacin de la direccin general
Definicin de los objetivos de nivel superior del proyecto
Aseguramiento de las aprobaciones y los recursos necesarios
Validacin del alineamiento del proyecto con los objetivos generales
del negocio
Asignacin de un encargado del proyecto
Integracin administrativa
Planificacin
Definicin el alcance del proyecto
Refinacin los objetivos del proyecto
Definicin de todos los entregables requeridos
Creacin del marco para el cronograma del proyecto
Proporcionar el foro para la informacin que compartir con los
miembros del equipo y stakeholders
Definicin de todas las actividades requeridas
Ordenamiento secuencialmente de todas las actividades
Identificacin de las habilidades y los recursos requeridos
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PROYECTO SISVEN
Ejecucin
Coordinacin de los recursos, desarrollo del equipo
Aseguramiento de la calidad
Seleccin y acercamiento a los subcontratistas
Distribucin de la informacin
Trabajar el plan
Supervisin y control
Gestin del equipo, stakeholderes y subcontratistas
Medicin del progreso y supervisin del desempeo (general,
alcance, cronograma, costos, calidad)
Toma de acciones correctivas si y donde sean necesarias.
Resolucin del tema y avance
Gestin de los cambios solicitados
Gestin del Riesgo (tcnico, calidad, desempeo, gerencia de
proyecto, organizacin, externo)
Informes de desempeo. Comunicaciones
El Cerrarse
Conclusin de las actividades
Cierre administrativo hacia fuera (el frunce, distribuye, informacin
del
archivo
para
formalizar
la
terminacin
del
proyecto,
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PROYECTO SISVEN
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PROYECTO SISVEN
DISEO DE FORMATOS
1. Entrevista
Nombre de la Empresa:
Nombre del Entrevistado:
Cargo:
Fecha:
1. Cul es el problema a resolver?
2. Cules son las caractersticas del sistema que utiliza para resolver
el problema?
3. Qu informacin va a ser procesada?
4. Qu funcin desea que realice la aplicacin?
5. Quin solicita el desarrollo de este proyecto?
6. Quin utilizar el producto final?
7. Qu restricciones desea para la aplicacin?
8. Cmo desea que se generen los reportes?
___________________________
F. entrevistado
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PROYECTO SISVEN
CUESTIONARIO
Nombre de la organizacin:
Fecha:
6.
7.
8.
ESTUDIO DE CASOS
Nombre del participante: ________________________________________
ESTUDIO DE CASOS
Nombre del Caso:______________________________________________
1. Anlisis de la situacin
______________________________________________________
2. Identificacin del problema principal.
______________________________________________________
3. Identificacin de problemas secundarios (mnimo dos)
______________________________________________________
______________________________________________________
4. Alternativas de solucin (Mnimo dos)
______________________________________________________
______________________________________________________
5. Seleccin de la alternativa que viabiliza la solucin de la problemtica
planteada (decisin).
______________________________________________________
6. Recursos necesarios para implementarla.
______________________________________________________
7. Indicadores que permitirn medir el xito de la decisin tomada.
______________________________________________________
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PROYECTO SISVEN
MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin
De acuerdo con la naturaleza del proyecto el tipo de investigacin es de
campo. El proyecto consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de un
propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas,
requerimiento o necesidades de organizaciones o grupos sociales o proceso.
Nivel de Investigacin
De acuerdo al nivel de conocimiento que se adquiere esta investigacin
es descriptiva, ya que se logra caracterizar un objetivo de estudio concreto, con
sus caracteristicas y propiedades.
Diseo de Investigacin
El diseo de la investigacin es experimental ya que es de dimensin
transversal pues esta basada en su ubicacin temporal, es decir, un momento y
tiempo definido. El proposito de este mtodo es describir las variables y
analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado. La investigacin es
cuantitativa por que concuerda con los estudios cuantitativos que tienden a ser
altamente estructurados, de modo que como investigadores especificamos
caracteristicas principales de diseos antes de obtener un dato.
Poblacin y Muestra
En estadstica se denomina poblacin al mundo ideal, terico cuyas
caractersticas se quieren conocer y estudiar. Las poblaciones suelen ser muy
extensas y es imposible observar a cada componente, por ello se trabaja con
muestras, o subconjunto de esa poblacin. La poblacin para este estudio est
conformada por quince personas entre ellos gerentes, personal que conforman
Departamentos administrativos.
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PROYECTO SISVEN
Opt.
Acp.
Nab. Np.
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PROYECTO SISVEN
Si
No
Clasificacin de Inventario
Por Producto
27%
Por Proveedor
13%
Por Familia
Por Familia
60%
Por Proveedor
Por Producto
Anlisis: El 60% opino que el inventario se debe clasificar por familia, el 13 por
proveedor y el 27% por producto opinando en su mayoria que seria mejor llevar
este inventario porque es ms completa la informacin y es ms factible que
los otros.
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PROYECTO SISVEN
Proceso de Inventarios
Automatizado
0%
Ninguno
0%
Manual
Automatizado
Manual
100%
Ninguno
53%
Si
No
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PROYECTO SISVEN
Actualizaciones
0%
100%
Si
No
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PROYECTO SISVEN
FASE DE INTEGRACIN
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
Informacin del Proyecto
Datos
Empresa / Organizacin
Proyecto
Fecha de preparacin
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto
Desarrollo de Software
Creacin de un Software de Control de Inventarios.
17 de marzo de 2016.
Empresa de Venta de Computadoras.
---------------------
Julia Mara R. Marroqun
Patrocinador / Patrocinadores
Nombre
Cargo
-----
--------
Departamento /
Divisin
------
Rama ejecutiva
(Vicepresidencia)
------
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PROYECTO SISVEN
productos.
Requerimientos del Proyecto
Que los requerimientos especificados cumplan con las necesidades del cliente.
Que se cumpla con las fechas establecidas en el cronograma.
Que todas las partes interesadas se involucren en las actividades del proyecto.
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PROYECTO SISVEN
Objetivos
Objetivo General:
Disear un Sistema para el Control de Inventarios para una empresa de venta
de computadoras y dispositivos electrnicos que le permita llevar un registro
completo de sus productos y permita el abastecimiento del mismo.
Objetivos especficos:
Crear una base de datos que registre los productos por cdigo.
Facilitar la bsqueda de productos para verificar su existencia.
Generar orden de suministro automticamente.
Visualizar altas y bajas en los productos.
Alcances:
Fase I Gestin del proyecto
Fase II Diseo
Fase III - Implementacin
Fase IV - Pruebas
Fase V Cierre del proyecto
Premisas y Restricciones
Proceso de adquisicin de equipamiento y software dentro de los
plazos establecidos y las caractersticas requeridas.
Diseo de software acorde a los requerimientos de la parte interesada
(stakeholders).
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PROYECTO SISVEN
Fecha tope
Sin fecha
Un mes despus
del inicio del
proyecto.
Quince das antes
de la puesta en
marcha del
sistema.
Un mes
Nombre
Gerente de proyecto
Miembros del equipo de trabajo
Alta direccin de la empresa
Usuario final
Cargo
Miembro del equipo
Miembro del equipo
Gerente
Trabajador de la empresa
interesadas.
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PROYECTO SISVEN
Gerente de Proyecto
Nombre
Julia Mara R.
Marroqun
Cargo
Gerente
Departamento / Divisin
Gestin de proyectos
Niveles de Autoridad
rea de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)
Decisiones tcnicas
Resolucin de conflictos
Departamento / Divisin
Gestin de proyectos
Gestin de proyectos
Gestin de proyectos
Aprobaciones
Patrocinador
Ing. Marvin Rodrguez
Fecha
Firma
19/03/2016
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PROYECTO SISVEN
ALCANCE
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El Proyecto es un Sistema de base de datos que llevara el control y
administracin de la informacin que se registra en un inventario de cualquier
empresa dedicada a la distribucin y venta de equipos computacionales. La
recopilacin de informacin se hizo a travs de la observacin a empresas
dedicadas al servicio en mencin, algunas de ellas no cuentan con una
organizacin eficiente que les permita realizar sus procesos de negocio con
suficiente rapidez y efectividad, causando con esto, demora y perdida de
informacin.
ESPECIFICACIN DE REQUISITOS
Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las
empresas. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operacin de las tareas
mediante la construccin de una base de datos que pueda satisfacer las
necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando as una mejor calidad
en el registro de sus productos, por lo cual, estre proyecto tiene como objetivo
crear un Sistema de Control de Inventarios, registro de equipos electronicos y
articulos.
RECOLECCIN DE REQUISITOS
Anlisis de la Situacin
Las empresas que no cuentan con un sistema de informacin de forma
computarizada, llevan su control en forma manual, o sea, registran sus
operaciones en documentos escritos o en foramtos en computadora. Esto tiene
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PROYECTO SISVEN
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PROYECTO SISVEN
Administracin de Inventario
Lista de precios.
Entradas y salidas.
Baja de productos.
Emisin de Reportes.
ALCANCE
Las actividades de este proyecto tienen como finalidad llegar a la
implantacin del sistema con las siguientes etapas:
Diseo de la Solucin
Realizar la Propuesta.
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PROYECTO SISVEN
Funcin
Es el encargado de llevar a cabo y
asegurarse de que se ejecuten las
acciones
necesarias
para
que
la
funcin
es
de
apoyo
al
cuentas
por
cobrar
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PROYECTO SISVEN
TIEMPOS
Definicin de Actividades
Instalacin de Equipos de Computo y Aplicacin
La aplicacin se instala en las computadoras de acuerdo a las
indicaciones del cliente y se configur el servidor de base de datos para
compartir la informacin. Las computadoras que no cumplan con los
requerimientos de funcionamiento o presenten fallas se reportarn al
cliente.
Capacitacin y Pruebas de Uso
La capacitacin se organiza para un mximo de 3 personas, en caso de
haber ms se deber realizar otra capacitacin de a cuerdo a cada
usuario segn la informacin que manejan.
Configuraciones
El cliente deber proporcionar sus formatos, catalogos, notas,
cotizaciones, pedidos, proveedores, apartados, consultas y cualquier
formato que el sistema maneje y que el cliente quiera usar.
Revisin de Resultados y Reforzamiento de Conocimientos
Generalmente despus de la capacitacion y las pruebas, surgen
distintas preguntas acerca de situaciones no previstas o algunos temas
que no fueron tratados con amplitud necesaria de acuerdo al
requerimiento del cleinte. En este punto se asigna un tiempo para dar
dicha atencin y cubrir en lo posible las dudas planteadas.
Atencin al Cliente Via Telefonica
Una vez que se haya completado el ciclo de capacitacin y el cliente ya
se encuentre trabjando en el uso del sitema, se ofrece la asistencia
telefnica para tratar de resolver todas la dudas posteriores que puedan
presentar. En caso de requeriri asistencia en sitio, se aplica Atencin al
Cliente en Sitio.
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PROYECTO SISVEN
ACTIVIDAD
Instalacin de Equipos de Computo y
Aplicacin.
DURACIN
DIAS
DIAS
1a3
5 a 10
pruebas.
Configuracines
Revisin de resultados y reforzamiento
de conocimeintos.
2
2
Continuo
Por
adicional.
Solicitud
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PROYECTO SISVEN
CONCLUSIONES
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PROYECTO SISVEN
EGRAFA
https://sites.google.com/site/metodologiareq/capitulo-iii
https://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/01/18/queesel-pmi-y-que-es-el-pmbok/
http://www.pmoinformatica.com/2013/06/plantilla-de-acta-deproyecto.html
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Ttulo:
PROYECTO SISVEN
Asunto:
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Palabras clave:
Comentarios:
Fecha de creacin:
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