Um foco para

chamar de seu
Para desempacar, no basta se concentrar. preciso
aprender a dividir tarefas, abusar da agenda e
combater distraes. Muita coisa? Pois funcionou com o
autor deste texto. E pode funcionar com voc

Edio
337
Setembro de 2014
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Redao Super

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Alexandre de Santi

Ento, voc quer ter foco?

Bom, primeiro voc precisa de quatro folhas de papel e
uma caneta. Tudo na mo? Agora, preciso que voc
prossiga na leitura por 5 minutos seguidos. Afaste o
celular e, se estiver em frente ao computador, desligue
o monitor. E podemos comear.
Pegue a primeira folha e a caneta. Anote trs coisas
que voc quer fazer at o fim da vida - realizaes
realmente importantes, como aprender a tocar piano,
correr a So Silvestre, publicar um livro. No topo, d um
ttulo para essa lista: IMPORTANTE. Em outro papel,

coloque as tarefas que voc precisa cumprir hoje. Todas

mesmo - pagar aquela conta, marcar uma consulta,
comprar po. Nessa, o ttulo ser URGENTE. Em geral,
so coisas que ningum sente prazer em fazer - e so
urgentes porque voc no lidou com elas e agora o
prazo est estourando. Mas tudo bem. Anote essas
tarefas chatas em algum lugar para que elas no
ocupem espao no seu crebro e vamos adiante. Na
terceira folha, faa uma lista do que voc precisa ou
deseja resolver ao longo da prxima semana. Marcar
uma reunio? Devolver um sapato emprestado por uma
amiga? Buscar o resultado de um exame? Essa ltima
folha ser batizada NO URGENTE. Acredite: voc deu o
primeiro passo para organizar sua vida.
Grande parte das nossas frustraes ocorre porque
ficamos imersos nas tarefas dirias e no temos flego
para as outras. O que os especialistas dizem (e voc
acabou de aprender) que preciso separ-las fora.
Um diferencial das pessoas produtivas justamente o
talento para dosar atividades das trs listas em sua
rotina. preciso comprar po, mas precisamos achar
tempo para ir ao dentista e marcar a primeira aula de
violo. Ou seja, mesclar atividades urgentes,
importantes e no urgentes sem que voc acumule
frustraes (ou fique sem po para o seu sanduche).
Sim, um conceito simples. Mas basta rever a folha dos
objetivos importantes para perceber um problema: no
h como agir orientado por objetivos. Uma lista
grandiosa dessas chega a ser intimidante: como realizar
o sonho de correr a So Silvestre? Qual o primeiro
passo? Esses objetivos precisam se transformar em

tarefas. Para isso, voc precisa de uma quarta folha.

Releia a folha intitulada IMPORTANTE e reflita sobre
como tirar essas metas do papel. Exemplo: voc quer
aprender a tocar violo. Voc at tem o instrumento,
mas no sabe tirar um acorde. Uma boa tarefa seria
buscar professores na internet. Ou consultar amigos
que sabem tocar violo. Nessa folha n4, que eu
intitularia de A GALERA DELIRA! (manter o humor uma
tcnica para ir da frustrao ao entusiasmo), faa uma
lista com trs a cinco tarefas que lhe ajudariam a tirar
um sonho especfico do papel. E pode passar esse
sonho da folha de IMPORTANTES para NO URGENTES.
Avanamos bastante. Voc j organizou a vida de uma
forma que muitas pessoas nem sabem por onde
comear. Ao eleger prioridades, voc para de se
preocupar com as tarefas descartadas. Reduz o nmero
de informaes, organiza o movimento, orienta o
Carnaval. E o foco surge nessa janela.
AS GRANDES MINITAREFAS
Nosso crebro no evoluiu rpido o suficiente para lidar
com as distraes modernas. Enquanto o volume de
informao que nos atinge s faz crescer, nossa
capacidade de process-lo segue a mesma. E, mesmo
que voc no preste ateno em tudo, o processo de
descartar o que no interessa j compromete parte do
seu crebro. Um estudo da Universidade de Utah
mostra que multitask um privilgio: apenas trs em
cada cem pessoas so capazes de cumprir vrias
tarefas ao mesmo tempo sem perder eficincia. Ou

seja, foco um problema mundial. Mas tambm pode

ser pessoal. Tem um minuto para ouvir minha histria?
Comecei a me interessar por tcnicas de produtividade
em 2012, quando comprei o livro Driven to Distraction:
Recognizing and Coping with Attention Deficit Disorder
("Dado distrao: reconhecendo e lidando com o
distrbio do dficit de ateno", sem edio brasileira).
No foi uma escolha casual: quatro anos antes, eu tinha
sido diagnosticado com transtorno do dficit de ateno
e hiperatividade (TDAH). A partir da, passou a fazer
sentido a dificuldade que eu tinha para me organizar,
estudar e ler. Em resumo, um procrastinador serial.
Voc provavelmente no tem TDAH, e esta matria no
pretende curar ningum. Mas voc provavelmente j
experimentou seus sintomas: distrao, falta de foco,
dificuldade para se planejar. No sou nenhum exemplo
de superao, mas, se voc est lendo esta reportagem
na edio de setembro da SUPER, significa que as
tcnicas deram certo. Terminei no prazo.
Talvez voc j tenha percebido meu truque. Estou
dividindo uma tarefa (a leitura desta matria) em
minitarefas. E tambm estou apontando o objetivo final,
aonde voc vai chegar. So tticas complementares
que se valem de um cacoete milenar: nossos ancestrais
(e seus crebros) preferiam atividades de recompensa
imediata, como caar, em detrimento das que
recompensavam s a longo prazo, como guardar lenha.
Esse mecanismo at hoje nos faz procrastinar: adiamos
tarefas de benefcio distante (estudar para uma prova)
em favor do prazer instantneo (o joguinho viciante da
vez).

Para Piers Steel, autor do livro A Equao de Deixar

para Depois, a melhor estratgia usar essa herana
procrastinadora a nosso favor. Escrever ou ler um texto
de dez pginas (o meu e o seu desafio neste momento)
pode ser intimidador; mas, subdividido, o desafio se
torna mais gratificante. Completar cada parte d uma
sensao de recompensa - e, quando voc menos
percebe, est tendo satisfao imediata em uma tarefa
de longa durao.
At que ponto possvel dividir projetos em
minitarefas? No h uma medida ideal, mas Steel
sugere que uma tarefa comum possa ser quebrada em
at cinco pedaos. "Alugar apartamento" fica mais fcil
quando dividido em: 1) escolher um bairro; 2) vasculhar
sites e ruas; 3) marcar visitas aos apartamentos
favoritos; 4) pesar prs e contras e eleger um imvel; 5)
mandar proposta para a imobiliria. Ficou at fcil se
mudar.
Alm disso, minitarefas tm de cumprir alguns
requisitos. Tm de ser objetivas, para voc no ficar na
dvida se ela foi executada ou no. "Comer melhor de
manh" uma tarefa ruim porque no deixa claro o que
"melhor". Tente assim: "No caf da manh, comer
uma banana e trs fatias de melo". Tambm bom
que minitarefas sejam curtas, garantindo o barato das
recompensas peridicas. A chatice de fazer uma mala
aliviada quando dividida em "escolher a mala",
"selecionar roupas" e "colocar roupas na mala".
Tambm importante que os pacotes dirios de tarefas
faam sentido. No faz sentido dar OK em "escolher a

mala" e "selecionar roupas" num dia e deixar "colocar

roupas na mala" para o dia seguinte - voc vai dormir
com a sensao de que deixou algo incompleto. Em
projetos que duram vrios dias (como escrever a capa
da SUPER), o sentimento de vencer etapas permite a
voc descansar de verdade. Mais importante: lembre-se
de que so as tarefas que voc decidiu fazer. "Estamos
mais aptos a prestar ateno se for uma ateno que
escolhemos", afirma o guru da produtividade Michael
Hall, autor de livros como The Users Manual for the
Brain ("O Manual do Usurio do Crebro", sem edio
brasileira).
OLHO NO ALVO
Prximo passo: espalhar tarefas URGENTES e NO
URGENTES em uma agenda. Sim, bsico demais.
Bsico como pedir para algum comer mais frutas: todo
mundo sabe que importante, e quantos colocam em
prtica? Acostume-se: a partir de agora, voc vai passar
o dia inteiro com a agenda aberta.
Mas seja realista: voc no vai se tornar hiperprodutivo
a partir de amanh. "O ponto ideal quando voc tem
confiana para encarar projetos difceis, mas no
esquece que eles so difceis", diz Steel. Inclua trabalho
suficiente para saber que no h muito espao para
distraes, mas no lote o dia a ponto de ficar ansioso
(emoes negativas prejudicam o foco, como voc ver
mais tarde).
O problema das minitarefas que, muitas vezes, elas
so to micro que perdemos a noo do macro, de

como elas contribuem para atingirmos nossos objetivos

e organizar nossas vidas. Em mais quatro minutos,
vamos falar sobre como devemos manter nossos
desejos no horizonte. Veja o meu caso: estou sendo
disciplinado na ltima semana porque preciso viajar no
sbado. Tenho um evento de famlia no interior e no
quero faltar. Essa a minha motivao nesta semana.
Levei cinco dias para escrever esses primeiros
pargrafos e estou atrasado no meu prprio
cronograma em dois dias. Mas at agora no sofri o
meu antigo pnico: olhar para a tela em branco
enquanto as horas corriam, inclementes. J cheguei a
passar dois dias diante do computador sem conseguir
escrever uma nica frase. No abandonei a profisso
porque chegava um momento em que o pnico virava
meu aliado, como o filsofo Alain de Botton descreveu
brilhantemente: "O trabalho finalmente comea quando
o medo de no fazer nada supera o medo de fazer mal
feito". Subitamente, entrava em hiperfoco, que uma
habilidade comum aos portadores de TDAH. Me sentia
como Chico Xavier, como se um esprito tivesse feito o
trabalho por mim. O processo todo era muito dolorido.
Quando terminava a sesso medinica, eu estava
esgotado. Pudera: condensava todo o trabalho de uma
semana em 48 horas - 48 horas em que todo o resto da
vida ficava parada. Repetia para mim: nunca mais.
Falhar no planejamento e procrastinar, para mim,
significaria perder o evento e sofrer a ressaca do
hiperfoco. Se isso acontecer, vou ficar com raiva de
mim mesmo e, pior, das tarefas que estaro me
impedindo de fazer o que eu realmente quero. Um

cenrio perfeito para bloquear minha ateno.

Por isso, voc deve organizar as minitarefas de uma
forma que tenha sempre seu propsito em mente. "O
foco enfraquece medida que a nossa clareza de
propsito fica confusa. Ateno ocorre quando
alinhamos os nossos desejos mais verdadeiros com as
nossas aes. Quando fazemos isso, o foco vem fcil,
acontece espontaneamente", diz Hall. Jogo futebol com
os amigos todas as noites de quinta. um dos pontos
altos da minha semana. Mas, quando eu procrastinava
e via prazos se aproximando, me apavorava e
cancelava minha escalao com esperanas de
trabalhar noite - que raramente rendia, porque eu
ficava frustrado e perdia o foco. Decidi que nunca mais
ia cancelar o futebol por causa do trabalho. Resultado:
fiquei altamente disciplinado s quintas. Nunca mais
precisei faltar ao jogo. Fortaleci o valor que aquele
compromisso tinha na minha vida e orientei o meu
trabalho em funo disso - e no o contrrio, como
antes.
APENAS UMA VEZ
Uso trs ferramentas para distribuir minhas minitarefas.
Tenho um gerenciador de tarefas online que eu uso
somente para as coisas de trabalho, o Asana. No
passado, misturava tarefas profissionais e pessoais na
mesma ferramenta. Percebi que era um erro: durante o
expediente, as tarefas profissionais pareciam muito
mais importantes do que as pessoais (o que natural,
j que eu estava em horrio de trabalho). Mas a eu
desligava o computador do escritrio e no tinha nimo

de ligar o computador em casa para lidar com os

demais afazeres. A minha vida pessoal estava indo para
o buraco. Decidi transferir as tarefas ntimas para um
aplicativo no celular (o Any.Do). Assim, no dependia
mais de ligar o computador em casa. Parece bobagem,
mas a noo de propsito de cada tarefa ficou mais
clara, e isso me deu mais vontade de resolv-las porque
elas surgem no ambiente apropriado.
O meu terceiro sistema uma agenda propriamente
dita, a do Google. Ela fica aberta 100% do tempo no
meu navegador. Se aparece um compromisso, anoto
imediatamente em vez de deixar para depois (ou
nunca, como aconteceu milhares de vezes). Aprendi
isso no livro Driven to Distraction, no qual os autores e
pesquisadores Edward Hallowell e John Ratey me
apresentaram Ohio. No, no se trata do Estadopndulo que decide eleies americanas. Ohio uma
sigla para only handle it once, ou "lide apenas uma
vez".
Funciona assim: se algum lhe entrega um relatrio
chato e voc decide coloc-lo numa pilha sem criar uma
tarefa com hora marcada para lidar com ele, vai lidar
com o relatrio 1.002 vezes: quando o recebe; quando
finalmente toma uma atitude; nas mil vezes que se
lembrar dele com culpa entre uma ocasio e outra. Sem
Ohio, voc gasta muito mais ateno para completar
uma tarefa simples.
"Pilhas de papis servem como pequenas ameaas ao
redor da mesa ou da sala, silenciosamente construindo
culpa, ansiedade e ressentimento, alm de ocupar

espao fsico", escrevem Hallowell e Ratey. No livro, os

autores ligam o conceito s papeladas indesejadas, mas
adotei a sigla para qualquer tarefa chata, e no apenas
burocracia. Tudo o que no merece mais do que um
instante da minha ateno vira uma tarefa com prazo
ou compromisso na agenda. Ao ler um e-mail de
trabalho, j abro o gerenciador de tarefas Asana (que
tambm passa o dia aberto no navegador) e anoto
todas as obrigaes associadas ao contedo da
mensagem. Vale tambm para tarefas domsticas. Se
acabou o desodorante, anoto uma tarefa
imediatamente no Any.Do - e o celular vai apitar mais
tarde, me lembrando do problema em um horrio livre e no no meio do expediente.
Parece trabalhoso anotar tanta coisa. E, no incio,
mesmo. Mas logo se torna automtico, e voc percebe
que o custo de anotar menor do que recordar da pilha
(fsica ou metafrica) e da consequente angstia de
saber que precisa tomar uma atitude, mas sem saber
quando. Ohio mudou a minha vida e j virou parte do
vocabulrio dirio l em casa.
A minha meta era chegar ao final desta tarde com sete
pginas prontas. Consegui? No, faltou uma. Mas
avancei, j estou satisfeito. uma recompensa que
permite encerrar o dia mais tranquilo.
AMBIENTE PR-FOCO
Voltei de viagem e acordei devagar. Faz uma hora que
estou empacado. J fiz todos os meus rituais para voltar
a me concentrar. Exemplo: no estou usando relgio.

H cerca de um ano, me dei conta de que no gostava

da assimetria de ter um pulso mais alto do que o outro
enquanto digitava. Bobagem? Sim. Mas me incomodava
de verdade. Da, abandonei o relgio. O recado aqui no
tem nada a ver com acessrios de vesturio, mas com
informaes que roubam nacos da ateno.
Pronto, desempaquei. Lembrei que preciso de mais dois
minutos seus para explicar que planejamento no
basta. Voc precisa criar condies para ter foco. Sabe
o ar-condicionado que voc s se d conta de que
barulhento quando desligado? Vem um silncio
incrvel. Pois voc precisa aprender a desligar tudo que
rouba sua ateno. Comece eliminando problemas
bsicos como fome, frio, qualquer desconforto fsico. O
psiclogo Piers Steel afirma que temos entre quatro ou
cinco horas de pico de energia; sem oito horas de sono,
nem isso. Faa tambm o possvel para eliminar
desconfortos emocionais: "Com emoes negativas
fortes, como estresse, frustrao, raiva ou medo,
quase impossvel manter o foco", diz Michael Hall.
Passei cinco anos com uma dor inexplicvel na perna
esquerda. Doa se eu passava muitas horas sentado na
mesmo posio - ou seja, de segunda a sexta. Isso
roubava minha ateno: me mexia na cadeira,
procurava motivos para levantar. Nenhum mdico
resolvia o problema. Um dia suspeitei de que era um
problema nas costas que, de alguma forma, provocava
a dor na perna. Bingo. Fiz fisioterapia e resolveu.
Aprendi a fazer os exerccios em casa - sim, criei tarefas
dirias no aplicativo do celular para no me esquecer. E
a dor nunca mais voltou. Desliguei outro ar-

condicionado.
O DEUS DAS PEQUENAS COISAS
Voc fez sua lista de tarefas, adotou o mtodo Ohio e
cuidou do corpo e da cabea, mas segue empacado. Foi
o que aconteceu comigo nesse trecho por dias. Sempre
que chegava aqui, ficava pensando nas frias e em um
desconforto no joelho (trofu do futebol da ltima
quinta). No se iluda: imprevistos e distraes vo
bagunar a agenda. Por isso, fundamental replanejar
constantemente. E, se tudo der errado, replanejar tudo.
Eu no estava progredindo porque havia me esquecido
de criar tarefas objetivas para concluir esse trecho do
texto. Tambm no estava seguro sobre o que dizer. O
planejamento inicial no servia mais. A ltima tarefa do
projeto "Foco" era apenas "escrever trecho final". Isso
no serve: vago. Decidi criar duas tarefas: explicar o
poder que temos sobre as tarefas e a boa sensao de
mandar o planejamento para os ares e comear de
novo. Vamos l?
Saiba que voc tem mais poderes sobre suas prprias
tarefas do que tem conscincia. Depois que elas esto
na agenda ou no aplicativo, parecem imutveis. E, de
certa forma, elas so imutveis. So compromissos que
voc tem consigo mesmo - e com seus chefes, amigos,
familiares. Ao mesmo tempo, boa parte das metas e
atividades so escolhas essencialmente suas. Voc
um Deus das suas prprias tarefas. Voc tem o poder
de cri-las, adapt-las e adi-las sempre que quiser inclusive, como Deus, para descansar no stimo dia.

Lembrar-se disso transforma o replanejamento numa

tarefa at divertida. Todo mundo fica um pouco
chateado por fracassar no plano inicial - como eu
estava agora. Mas isso no pode ser desculpa para
navegar na internet sem rumo. Os prazos e as
minitarefas esto submetidos a uma lgica que
pertence a voc. Contanto que voc no estrague o
planejamento dos outros, est livre para replanejar. E
d um alvio saber que algumas tarefas no esto
atrasadas. Elas apenas ainda no foram replanejadas.
Rumo ao foco

Muitas vezes, procrastinamos porque no estamos convictos

de que estamos atacando as tarefas certas. Assim, seu
crebro "sabota" o foco, lhe forando a pensar em coisas que
voc no est fazendo, mas gostaria de estar. Aprenda a fugir
dessa e de outras armadilhas nas prximas pginas.
1. Separe o urgente do importante
Urgente: tudo aquilo que gera punio caso voc no resolva
no prazo estabelecido. Importante: tudo que ajuda a
conquistar objetivos, sem prazo claro ou prximo. Algumas
tarefas urgentes podem ser importantes. A diferena est em
saber dosar, dando conta das pendncias e tambm fazendo
o que traz satisfao. Muitos esto presos no acmulo de
urgncias, enquanto as coisas importantes ficam apenas no
plano do sonho.
2. Fatie o que importante em tarefas

Mesmo que voc crie uma lista de coisas importantes, h uma

armadilha: objetivos no so tarefas. Um dos principais
segredos do foco aprender a transformar sonhos em aes
prticas. Assim, voc tem clareza do prximo passo. "Falar
ingls fluentemente" intimidador. "Marcar aula de ingls"
uma tarefa clara.
3. Divida tarefas em minitarefas
Cumprir tarefas dispara a sensao de prazer. Use isso a seu
favor criando tarefas pequenas. O crebro fica mais
estimulado (e propenso a ter foco) quando sabe que poder
ter uma recompensa no curto prazo e no ter de esperar
dias, semanas, meses. Se voc est escrevendo um livro, no
quebre o objetivo apenas em captulos. Fatie em pginas - ou
at em pargrafos.
4. Anote tudo
Voc j passou por isso: senta para fazer algo, tenta se
concentrar, mas a mente invadida pela lembrana de outras
tarefas. E voc tenta esquec-las, mas elas prejudicam a
concentrao. A soluo uma s: anote tudo isso, de
preferncia colocando prazos para resolver ou voltar a pensar
no assunto.
5. Cuide do corpo
Encaramos o foco como um assunto da mente, mas ele
tambm vem de um corpo saudvel. Aquela dorzinha tira,
sim, sua concentrao. Se dorme pouco, perde horas
produtivas do dia seguinte. Por outro lado, se voc pegar no
batente depois de ter feito academia, as tarefas no vo

influenciar tanto o seu humor. Moral da histria: agende

tarefas chatas na sequncia de uma sesso de exerccios.
6. Desligue focos de desateno
Est calor e o ar-condicionado est estragado? D um jeito
nisso. O ambiente de trabalho barulhento? Fuja para outra
sala. Nem sempre temos controle do ambiente, mas, sempre
que possvel, tente criar as condies mnimas para o foco.
7. Abrace rituais prprios
O ambiente de trabalho ficou legal? Hora de cuidar das suas
manias. Se voc precisa de msica para se concentrar,
capriche na playlist da estao de trabalho. Se o fone
incomoda a orelha, livre-se dele. Se o sapato aperta, fique
descalo. Cada um refm de suas manias na hora de se
concentrar. Portanto, leve-as a srio e crie o seu ritual. um
prazer pessoal e intransfervel que ajuda a desempacar.
Replanejar

Tudo falhou. Voc est atrasado e angustiado com o

andamento das coisas. Calma: hora de reavaliar o
planejamento. Jogue tarefas no urgentes para o futuro.
Reduza as expectativas de concretizar grandes planos no
prazo que criou. Pea ajuda caso esteja sobrecarregado. Voc
no precisa se comprometer a planejamentos que no esto
funcionando. O importante adotar o hbito de repensar
tudo, todos os dias. E no empacar.

Em: http://super.abril.com.br/comportamento/um-foco-para-chamar-de-seu